Universidad Nacional Experimental

“Francisco de Miranda”
Área de Tecnología
Departamento de Gerencia
Asignatura: Formulación y Administración de Proyectos

GUIA TEMA 2. PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Objetivo Didáctico:
- Comprender que es la gerencia de proyectos y porque es importante
- Relacionar los pasos y características de la planificación de proyectos
- Analizar el proceso de la planificación operacional.

Gerencia de un proyecto
Es la actividad de dirigir y coordinar las interfaces funcionales dentro del marco
tridimensional (alcance, tiempo y costo) de los objetivos del proyecto.
Es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar,
organizar talentos. y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo
requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de
tiempo, y costo definidos: con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar
los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias.
Beneficios de la Gerencia de Proyectos.
 Permite la identificación de:
-Responsabilidades
-Tiempo límite de la programación
-Una metodología para el análisis de la información
-Problemas de manera anticipada
 Minimización de la necesidad de reportar continuamente la ejecución del
proyecto
 Medición del cumplimiento del programa
 Desarrollar la capacidad de estimación para futuros proyectos
En general, se puede decir que: La gerencia “exitosa” de proyectos puede ser definida
con el logro de los objetivos enmarcados en:
 El tiempo programado
 Los costos estimados
 El desempeño y el nivel de la tecnología
Realizado por: Ing. Juan Nuñez; Revisado por: Ing Aracely Henríquez. MSc, Ing.
Vilexi Navas e Ing. Nayleth Sánchez.
  La asignación de los recursos en forma eficaz y eficiente

Etapas de la Gerencia de Proyectos:

1. Planificación
2. Programación
3. Supervisión y Control

Planificación
La planificación es una fase del proceso administrativo a través del cual se pretende
sistematizar por adelantado lo que se quiere hacer en la empresa.
La planificación puede ser descrita como la función de seleccionar los objetivos de un
“negocio” y establecer las políticas. Procedimientos y programas requeridos para
lograrlo. En un “ambiente de proyecto” esta función incluye, definir un predeterminado
“curso de acción”, dentro de previsiones sobre el desenvolvimiento futuro del proyecto.

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Objetivos
 Definir exhaustivamente el trabajo que contempla el proyecto; a objeto de que
sea fácil de identificar, entender y asimilar por el equipo de trabajo.
 Reducir la incertidumbre
 Incrementar la eficiencia de los procesos, establecimiento metas en cuanto a
tiempo, costos y/o logros.
 Definir una base para el control y seguimiento

Actividades y pasos del Trabajo de Planificación.

¿Qué es lo que se va a hacer?
¿Quién lo va a hacer?
- Funciones organizativas
- Unidades Funcionales
¿Cuándo y bajo qué circunstancias y/o condiciones se va a hacer?
¿Qué medios de comunicación usar?
- Formularios y documentos
- Reuniones formales
-Contactos personales

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Características de una Buena Planificación.
 Creativa: En definir las herramientas y su adaptación a las necesidades
particulares de cada proyecto.
 Flexible: En adaptarse a los cambios de ambiente, ya sean internos o externos.
 Disciplinada: Mediante la definición de metas y controles
 Dinámica: Ajustando los programas de manera continua, durante la ejecución
del proyecto.
Planificación de la ejecución
Consiste en el nivel de detalle de las actividades, con el fin de lograr los objetivos
planteados, determinado: Requerimientos, cantidad y Recursos necesarios.
Define de manera detallada los objetivos del proyecto, sus prioridades y “filosofía”
gerencial de ejecución y está diseñada para satisfacer tanto los requerimientos del
trabajo técnico, como los de gerencia y administración. El producto de esta etapa es el
plan de ejecución del proyecto, el cual provee de una referencia básica y de una
documentación resumida a los participantes en el proyecto, que con su revisión
sistemática, pueda realizársele mejoras durante la ejecución del mismo.
El plan de ejecución debe incluir:
 Antecedentes del proyecto.
 Definición y alcance del trabajo.
 Servicios, obligación y responsabilidad a cargo del propietario y contratista.
 Bases de contratación y regulaciones de aprobación.
 Identificación del proyecto y código de cuentas.
 Filosofía de diseño y especificaciones.
 “Criticidades” del cronograma y procedimientos de control y reportes.
 Procedimientos de ingeniería, procura, construcción y puesta en marcha.
 Procedimientos de administración, auditoria y “flujo de caja”
 Plan de financiamiento.

Planificación del Control.

Consiste en la definición de los elementos que indicaran si las actividades planificadas
originalmente han sido ejecutadas satisfactoriamente.

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  Medición del progreso
 Comparación de lo ejecutado Vs el plan
 Análisis de Impacto
 Hacer ajustes a la Planificación

Factores que inciden en la Planificación

 Definición de objetivos y requerimientos
 Objetividad y realismo de la planificación
 Efectividad del trabajo en equipo
 Asignación de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.
 (Tiempo-recursos)
 Sencillez y practicidad de los sistemas de apoyo
 Estabilidad contractual del personal asignado al proyecto
 Claridad y accesibilidad de los canales de comunicación
 Nivel de detalle y su relación con la naturaleza y complejidad del proyecto.

El Proceso de Planificación Operacional

Alcance de Trabajo.
Conjunto total de actividades que deben ejecutarse según los objetivos del proyecto.
La definición y el alcance del trabajo, es una documentación que incluye la
jerarquización de los objetivos a cumplir en el proyecto, una descripción breve del
trabajo a ejecutar, las restricciones del financiamiento (en caso de estar presentes), las
especificaciones técnicas aplicables al proyecto y el cronograma maestro del proyecto,
esto con el fin de alcanzar las metas deseadas.
Ahora bien:
En función de los objetivos, se debe identificar:
 Elementos de trabajo y su interrelación
 Unidades funcionales
 Disponibilidad de recursos organizacionales y corporativos
 Requerimientos para el flujo de información del proyecto

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Estructura Analítica de Trabajo (EAT)
Establece el alcance de trabajo en forma estructurada según la naturaleza de los trabajos
y las disciplinas a las cuales pertenece, es decir, según paquetes de trabajo.
La EAT debe contener todo el trabajo a realizarse en el proyecto, permitir la
asignación de trabajo en cada nivel, estar asociada con la estructura organizativa
del proyecto y la selección de la unidad fundamental debe facilitar la
contabilización y control de costos y tiempos.
En la estructura analítica de trabajo, se identifican:
 Objetivos finales e intermedios
 Requerimientos de labor, materiales y otros insumos
 Correlaciones e interdependencias
 Requisitos del sistema de información
 Funciones de apoyo administrativo
 Conexiones entre la organización y el proyecto
Pasos para la construcción de la EAT
 Divida el proyecto en sus objetivos principales
 Fragmente cada objetivo en actividades
 Divida las actividades en sub-actividades
 Repita el paso 3 hasta la mínima expresión
Niveles de la EAT
Niveles Descripción
I Proyecto total
II Sub-proyecto
III Tarea
IV Sub-tarea
V Paquetes de trabajo
VI Nivel de Esfuerzo

Ejemplo de estructura analítica de trabajo:

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Paquetes de Trabajo.
Los paquetes de trabajo, representan la unidad más pequeña del proyecto, subdivisión
posterior que se realiza para identificar detalles y responsabilidades a niveles inferiores
de la organización.
El objetivo, es dividir el trabajo total en disciplinas (especialidades) atribuibles a grupos
específicos de responsables.
Los paquetes de trabajo, representan unidades de trabajo al nivel que es ejecutado,
especifican un presupuesto medible (Bs, horas-hombre), y establecen límites de
ejecución del trabajo.
Cada paquete de trabajo crea componentes organizacionales específicos (recursos,
materiales, coordinación), cuyo ensamble e integración constituye un requisito
organizacional total necesario para el proyecto.

Estructura Organizativa de Proyectos

Es un método formal que muestra como la gente y las organizaciones (empresas)
van a desarrollar el trabajo. Es decir presentar el organigrama general del
proyecto, para así observar la cantidad total de personal que trabajara en el
proyecto y las relaciones entre ellos.

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Debido a que en cada proyecto de inversión se presentan características
específicas y normalmente únicas, la tendencial actual es que la estructura
organizativa se haga acorde a los requerimientos propios y situación particular
de cada proyecto.
Ejemplo de estructura organizacional.

Matriz de Responsabilidades
Es la integración de la estructura analítica de trabajo (define el Que) con la estructura
organizacional del proyecto (define el Quien), es decir representar Quien va hacer Que.
Aquí se visualizan las responsabilidades de quien es el que aprueba, el responsable
directo, el que supervisa y ejecuta cada una de las actividades planificadas.

A continuación se observa un ejemplo:

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Sistema de codificación de actividades.
Toda actividad debe ser identificada con un conjunto de dígitos, con la finalidad de
facilitar su identificación; Dicha identificación debe ser realizada con carácter numérico
y depende de la naturaleza del trabajo que se esté realizando.
Son muchas las veces en las cuales los planificadores se encuentran con la dificultad de
codificar actividades que fueron realizadas adicionales al proyecto y que no están
planificadas. Es importante recordar que todo proyecto tiene la posibilidad que en su
culminación se presenten actividades adiciones por requerimientos del mismo, por lo
que debe preverse esa condición.
Decimos entonces que:
 La estructuración lleva a la codificación de:
- Actividades, paquetes de trabajo, recursos, disciplinas, etc.
 El código debe ser único a fin de:
- Facilitar el proceso de seleccionar y ordenar los datos sobre actividades
- Permitir un control por nivel de responsabilidades en el proyecto.

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Determinación de Ordenamiento Lógico y Red Lógica.
 Ordenamiento Lógico: Una vez conocidas las actividades que deben ejecutarse,
debe elaborarse el ordenamiento de estas. Es decir, el orden estratégico y lógico
que se seguirá para ser ejecutadas.
 Red Lógica: Conociendo las relaciones lógicas entre actividades (SS, FS, SF,
FF) y el ordenamiento lógico se puede definir las relaciones lógicas de las
actividades, las cuales son las denominadas relaciones de precedencias y
dependen muy profundamente de la naturaleza de las actividades, de las
estrategias aplicadas, de los recursos aplicados, de los recursos existentes.
Las relaciones de precedencias son las siguientes:
 F-S. (Finalizar-comenzar): La mayoría de las actividades son de este orden,
quiere decir que debe culminarse la actividad precedente para comenzar la que
sucede.
 S-S. (Comenzar-comenzar): Son actividades que se desarrollan en paralelo, es
decir, puede iniciarse una actividad siguiente sin haber culminado la precedente.
 S-F. (Comenzar-Finalizar): Indica todas aquellas actividades que deben
comenzar para culminar la antecesora.
 F-F. (Finalizar-Finalizar) Indica aquellas actividades que deben culminarse para
poder culminar la actividad antecesora.
Realizado por: Ing. Juan Nuñez; Revisado por: Ing Aracely Henríquez. MSc, Ing.
Vilexi Navas e Ing. Nayleth Sánchez.
Realizado por: Ing. Juan Nuñez; Revisado por: Ing Aracely Henríquez. MSc, Ing.
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