Guia05com218 2019

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
DEPARTAMENTO DE COMPUTACIÓN
COMPUTACIÓN II
GUÍA DE CLASE #: 5
“DISEÑO DE ENTRADAS”
1. Definición de un formulario. ............................................................................................................. 2
2. Elementos a considerar en el diseño de formularios. ........................................................................ 3
2.1. Siete secciones de un formulario. ............................................................................................... 3
3. Secciones de un formulario a tres secciones de la pantalla............................................................... 5
4. Diseño de la interfaz gráfica de usuario. ........................................................................................... 5
4.1. Recomendaciones para el Diseño de interfaz gráfica de usuario. .............................................. 5
4.2. Uso de color en el diseño de pantallas. ...................................................................................... 6
5. Creación de un formulario en Access. .............................................................................................. 7
5.1. El asistente para formularios. ..................................................................................................... 8
5.3. La vista diseño de formulario ................................................................................................... 12
5.3.1. El área de diseño consta de tres secciones: ....................................................................... 13
5.3.2. La pestaña Diseño de formulario ...................................................................................... 13
5.3.3. Manejo de los controles .................................................................................................... 17
5.3.4. Propiedades de un formulario: .......................................................................................... 23
5.3.5. Ventana propiedades: ........................................................................................................ 24
5.4. Creación de un formulario en vista de diseño. ......................................................................... 28
5.4.1. Incluir un formulario dentro de otro formulario. .............................................................. 29
5.4.2. Diseño de formularios personalizados .............................................................................. 34
5.4.3. Añadir Campos Calculados. .............................................................................................. 47
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1. Definición de un formulario.
Qué es un formulario?
Un formulario permite crear la interfaz de usuario, y es una forma de interacción entre el usuario y la
base de datos que permite presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas
o de una o más consultas.
Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma
más "amable" y cómoda por medio de la definición de pantallas. Los formularios tienen la ventaja de
poder:
- Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo.
- Calcular campos.
- Crear y utilizar gráficos.
- Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden
ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están
uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no
correspondan a ese registro.
Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia.
En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de
los formularios.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada,
en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato
totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario
puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.
Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas
puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las
tablas se actualizan.

2. Elementos a considerar en el diseño de formularios.
El analista de sistemas debe ser capaz de diseñar un formulario completo y útil; los formularios
innecesarios desperdician los recursos de una organización. Los formularios son instrumentos
importantes para dirigir el curso de trabajo. Son documentos impresos que las personas deben llenar de
manera estandarizada. Los formularios solicitan y capturan la información requerida por los miembros
de la organización que, a menudo, se introducirá en la computadora; por medio de este proceso, sirven
como documentos fuente para los usuarios o constituyen el origen de los datos que los humanos deben
introducir en aplicaciones de comercio electrónico. Para diseñar formularios útiles debemos tener en
cuenta los siguientes cuatro lineamientos de diseño de formularios:
1. Que los formularios sean fáciles de llenar.
2. Que cumplan con el propósito para el que se diseñaron.
3. Que su diseño contribuya a que se completen con precisión.
4. Que sean atractivos
2.1. Siete secciones de un formulario.
Hay un método que facilita a las personas llenar los formularios en forma correcta; éste se enfoca en
agrupar la información en forma lógica. Las siete secciones principales de un formulario son:
1. Encabezado.
2. Identificación y acceso.
3. Instrucciones.
4. Cuerpo.
5. Firma y verificación.
6. Totales.
7. Comentarios
.
2.1.1. Leyendas
El uso de leyendas claras es otra técnica para facilitar el trabajo de llenar un formulario. Las leyendas
indican a la persona que completa el formulario lo que debe poner en una línea, espacio o cuadro en
blanco. En la siguiente figura se muestran varias opciones para las leyendas. Se muestran dos tipos de
leyendas de línea, dos tipos de leyendas de verificación y ejemplos de una leyenda enmarcada y una
leyenda de tabla.

3. Secciones de un formulario a tres secciones de la pantalla.
Las secciones de un formulario se pueden traducir a tres secciones de pantalla:
La salida de pantalla se debe dividir en tres secciones.
La parte superior está constituida por una sección de “encabezado”: contiene los títulos de software y
de archivos abiertos, menús desplegables e iconos que realizan ciertas tareas.
La sección media se denomina el “cuerpo” de la pantalla. El cuerpo se puede usar para introducir datos;
se organiza de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo debido a que las personas en las culturas
occidentales mueven sus ojos por una página de esta forma. Las leyendas e instrucciones se deben
suministrar en esta sección para ayudar al usuario a introducir los datos pertinentes en el lugar correcto.
También puede haber ayuda sensible al contexto disponible cuando el usuario haga clic en el botón
derecho del ratón en la sección del cuerpo de la pantalla.
La tercera sección de la pantalla es de “comentarios e instrucciones”, y puede mostrar un menú corto de

comandos que recuerdan al usuario aspectos básicos como cambiar de página, funciones y acciones
como guardar el archivo o terminar de introducir datos. Al incluir dichos aspectos básicos los usuarios
inexpertos se sienten mucho más seguros sobre su capacidad para completar la tarea. Otras maneras de
mantener simple la pantalla es utilizar ayuda sensible al contexto, botones desplegables que revelen
más información y otras ventanas desplegables. Los usuarios pueden minimizar o maximizar el ta-
maño de las ventanas según sea necesario. De esta manera, los usuarios empiezan con una pantalla
simple y bien diseñada que pueden personalizar y controlar por medio de varias ventanas. Los
hipervínculos en un formulario basado en Web sirven para un propósito similar
4. Diseño de la interfaz gráfica de usuario.

Una interfaz gráfica de usuario (GUI) es la forma en que los usuarios interactúan con los
sistemas. Esto también se conoce como interfaz de apuntar y hacer clic (point-and-click). Los
usuarios pueden usar un ratón para hacer clic en un objeto y arrastrarlo hasta una posición
específica. Las interfaces gráficas de usuario aprovechan las características adicionales en el
diseño de pantallas, como los cuadros de texto, las casillas de verificación, los botones de
opción, los cuadros de lista y de lista desplegable, los controles deslizantes y botones
aumentar/disminuir, los cuadros de diálogo con controles en pestañas y los mapas de imagen.
4.1. Recomendaciones para el Diseño de interfaz gráfica de usuario.

Antes de implementar los formularios y los informes, hay que diseñar su aspecto. Es conveniente tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:
 Utilizar títulos que sean significativos, que identifiquen sin ambigüedad el propósito del
informe o formulario.
 Dar instrucciones breves y fáciles de comprender.

 Agrupar y secuenciar los campos de forma lógica.
 Hacer que el aspecto del informe o formulario sea atractivo a la vista.
 Utilizar nombres familiares para etiquetar los campos.
 Utilizar terminología y abreviaturas consistentes.
 Hacer un uso razonable y consistente de los colores.
 Dejar un espacio visible para los datos de entrada y delimitarlos.
 Permitir un uso sencillo y adecuado del cursor.
 Permitir la corrección carácter a carácter y de campos completos.
 Dar mensajes de error para los valores ``ilegales''.
 Marcar los campos que sean opcionales.
 Dar mensajes a nivel de campo para explicar su significado.
 Dar una señal que indique cuándo el informe o formulario está completo
4.2. Uso de color en el diseño de pantallas.
El color es una forma atractiva y comprobada de facilitar a los usuarios las tareas que requieren la
entrada de datos en la computadora. El uso apropiado de color en las pantallas nos permite contrastar el
primer plano con el fondo, resaltar los campos importantes en los formularios, mostrar los errores,
resaltar la entrada de código especial y llamar la atención para muchos otros atributos especiales.
Hay que usar colores de alto contraste para mostrar el primer plano y el fondo, de manera que los
usuarios puedan comprender rápidamente lo que se presenta. El color de fondo afecta la percepción del
color de primer plano. Por ejemplo, el verde oscuro tal vez se vea distinto si se quita de un fondo
blanco y se coloca en uno amarillo. Las cinco combinaciones más legibles de letras en primer plano
sobre un fondo son (empezando con la combinación más legible):
1. Negro sobre amarillo.

2. Verde sobre blanco.
3. Azul sobre blanco.
4. Blanco sobre azul.
5. Amarillo sobre negro.
Las combinaciones menos legibles son rojo sobre verde y azul sobre rojo. Como podemos ver, los
colores brillantes se deben usar para el primer plano, y los menos brillantes para el fondo. Los colores
con contrastes fuertes se deben asignar primero a los campos que se deben diferenciar; después se
pueden asignar otros colores.
Use el color para resaltar los campos importantes en las pantallas. Los campos que son importantes se
pueden mostrar en colores distintos de los demás. Tenga en cuenta las normas culturales. Por lo general

el color rojo implica peligro, pero “en números rojos” también significa que una empresa está
perdiendo dinero. Verde significa “avanzar” y es un color seguro en los países occidentales.
Ejemplo de interfaz gráfica de usuario para procesar una factura:
Ceación de un formulario en Access.
A un formulario que visualiza un registro de una vez se le conoce como un formulario sencillo
o básico.
Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a nuestra
medida. Para ver cómo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaña
crear.

1. Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el
diseño de un formulario.
2. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación
del formulario.
3. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
4. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos

dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
4.3. El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que
puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo
mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
Campo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de

campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un
formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa
distribución.
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última
pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el
nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
 Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:

Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
4.4. Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos
en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción abrir en el menú contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo
largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que
ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.
4.5. La vista diseño de formulario

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe
presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más
adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic
derecho sobre él para seleccionar la opción en el menú contextual.
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:

4.5.1. El área de diseño consta de tres secciones:
 La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del formulario.
 La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros
o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en
una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un solo registro.
 La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del
formulario de la pestaña Organizar:
Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente,
que puedes ver en la imagen anterior.
4.5.2. La pestaña Diseño de formulario

En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando
entramos en la Vista Diseño del formulario.

El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar
de una vista a otra.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista
Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la
vista diseño.
Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo
hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a
tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su
aspecto final.
También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya
hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario (ver sección
propiedades del formulario más adelante).
En la sección Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes, que hace aparecer y
desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para
que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

En la parte central puedes ver la sección Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de
controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código
haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
seleccionado.
5.3.2.1. La sección Controles y campos

Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo
que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se
utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón
de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar
controles con el fin de hacerlos más legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que
se pueden añadir al formulario.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble
clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear
todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón
correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón .
El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la

imagen) al crear determinado tipo de controles se abrirá un asistente para crearlos.
El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles:
Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o
en su propiedad Título.
Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .

Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del
origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque
depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario
estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por
ejemplo para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario.
Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen
del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o
una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último
caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se
ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para
mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra
un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la
desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de
diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece
desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una
o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al
área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de

opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que
desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es
mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación,
botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se
abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado,
o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto
, sino, este otro .
Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este
aspecto , sino este otro .

Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor
Sí, el botón aparecerá presionado.
Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por
ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no
sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el
botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta
acciones predefinidas distintas.
Control pestaña , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos
campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas.
Control imagen para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de
registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento
Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.
Salto de página , el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista
Preliminar y a la hora de imprimir.
Línea para añadir una línea en el formulario.
Rectángulo para añadir un rectángulo al formulario.
Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón
4.5.3. Manejo de los controles

Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles independientes) estos
son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran
información contenida en la tabla o consulta adyacente. Para realizar cualquier modificación en un
control se hace clic sobre él.
Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está seleccionado aparece
rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores
de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado
pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es
muy útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de
la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de Propiedades en la pestaña
Diseño.
Hoja
Propiedades
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el
control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada
la tecla Mayúsculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida: pulsar el botón
izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece
dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando soltemos el botón del ratón, todos los controles que
entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace falta que el control se encuentre
completamente dentro del cuadrado).
Añadir controles

Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de campos haciendo clic en
el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño. En esta ventana aparecen todos los campos
del origen del formulario. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del
ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el
campo. Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto
asociado al campo. El siguiente botón permite visualizar u ocultar la lista de campos:
Lista de campos:
También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.

Si queremos añadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la sección Controles y
campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrarás en la pestaña Diseño. Haz clic sobre el
tipo de control que queremos añadir, verás que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos
en el área del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo apretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño deseado.
Copiar controles
Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Sólo
tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio (también
puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + C). Luego pégalos en el formulario utilizando el botón
Pegar de la pestaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl + V.

Este método te ayudará a crear rápidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la
operación de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de
controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes
modificar este nombre haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Propiedades en el
menú contextual.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control
hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. En ese momento pulsar el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición definitiva. Cuando seleccionamos un
control también se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control como su
etiqueta.
Para mover únicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta
y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice arrastrar la etiqueta.
También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice debe aparecer
encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se moverán todos.
Cambiar el tamaño de los controles.

Para cambiar el tamaño de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño, a
continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño, cuando el puntero toma la
forma de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el
control tome el tamaño deseado.
Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de
ellos, se cambiarán todos.
Con el botón Autoformato que se encuentra en la pestaña Organizar podemos cambiar
con un clic el aspecto de nuestro formulario asignándole un diseño de los que tiene
Access predefinidos, son los estilos que aparecen también en el asistente para
formularios.
También podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botón Subformulario de la pestaña

Diseño (junto al resto de los controles).
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina
formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una

combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una
relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla
Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el
subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario
principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).
Además de poder utilizar la pestaña Organizar para modificar el formato de nuestros formularios
podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos serán muy útiles para mejorar la presentación de
los objetos que creemos:
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero
tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda.
Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda, derecha, arriba, abajo.
Podemos utilizar el botón para que los controles se alineen automáticamente.
Utiliza las opciones de la sección Tamaño para ajustar el tamaño de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos
ajustar y pulsamos la opción más adecuada a lo que queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.
Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.
Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.
Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el tamaño y
después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineación.
Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el
otro se actualice para cuadrar con el primero.
Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, además de
moverlos libremente por el área de diseño, podemos utilizar unas opciones de la sección Posición.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opción más adecuada a lo que
queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre
todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o
reducir ese espacio (Disminuir).
También podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles
(Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la
izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

4.5.4. Propiedades de un formulario:
Un formulario tiene atributos específicos, llamados propiedades, que puede utilizar para cambiar su
apariencia y tarea. Para acceder a estas propiedades.
Para visualizar las propiedades de cualquier objeto debemos situarnos en ese objeto y abrir la ventana
Propiedades, en concreto para acceder a las propiedades del formulario hacer clic sobre la esquina
superior izquierda del formulario (la que tiene un cuadrito negro) y hacer doble clic en dicho cuadrito
llamado selector de formulario o bien clic en el botón de la ficha diseño, se abrirá la

ventana Propiedades que iremos viendo a continuación o bien pulsando dos veces sobre el botón
Selector de formulario
Hoja
propiedades
Selector de
formulario

4.5.5. Ventana propiedades:
Las propiedades están organizadas en esta ventana en varias fichas, la ficha Todas recopila todas las
propiedades, la ficha Eventos permite asociar macros, procedimientos o código VBA a ejecutar cuando
se produzca algún evento asociado al formulario, esto no entra en el marco de este curso.
De las demás fichas destacaremos las propiedades que más se utilizan.
4.5.5.1. La ficha Formato
El título es el que aparece en la barra de título

del formulario.
Vista predeterminada permite especificar la
presentación inicial del formulario, es la vista
con la que se visualizan los datos al abrir el
formulario. En esta propiedad podemos elegir
entre los siguientes valores:
Un único formulario: muestra un sólo
registro por pantalla.
Formularios continuos: muestra varios
registros (tantos como quepan en la ventana
actual), se genera una copia de la sección
detalle del formulario por cada registro que
quepa en la ventana.
Hoja de datos: muestra los campos del
formulario organizados en filas y columnas
como la vista hoja de datos que ya
conocemos.
Las propiedades Permitir... indican a qué tipo
de vista se puede pasar una vez abierto el
formulario, las que tengan la propiedad a Sí
serán las vistas mostradas en la lista del botón
ver de la ficha diseño.
Barras de desplazamiento: permite definir
qué barras de desplazamiento queremos que
se vean en el formulario para cuando el
formulario es más grande que la pantalla de
nuestro ordenador, puede ser la vertical,
horizontal, ambas o ninguna.
Selectores de registros: para especificar si
deben aparecer o no los selectores de registros
(el selector de registros es el pequeño cuadrado o barra colocado a la izquierda de un registro en el que
se puede hacer clic para seleccionar todo el registro en las vistas Hoja de datos y Formulario y que
aparece con un lápiz cuando estamos modificando el registro).

Botones de desplazamiento: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la vista formulario la
barra de desplazamiento por los registros del origen del formulario
Separadores de registros: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la vista formulario una línea
de separación entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada es la
de Formularios continuos.
Ajuste de tamaño automático, indica si una ventana Formulario se abre automáticamente con el
tamaño adecuado para mostrar registros completos. La ventana Formulario sólo cambia de tamaño si
se abre en vista Formulario. Si abres el formulario primero en la vista Diseño o la vista Hoja de
datos y a continuación, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no cambiará de tamaño.
Centrado automático: indica si el formulario será centrado automáticamente en la ventana de la
aplicación cuando se abra.
Dependiendo del tamaño y la colocación de la ventana de la aplicación, los formularios pueden
aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicación, ocultando parte del mismo. Al
centrar el formulario automáticamente cuando se abre hace que sea más fácil de ver y de usar.
Si en la vista Diseño introduces algún cambio en un formulario cuya propiedad
AjusteDeTamañoAutomático está establecida en No y cuya propiedad CentradoAutomático está
establecida en Sí, cambia a la vista Formulario antes de guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft
Access recorta el formulario por los bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario.
Si la propiedad CentradoAutomático está establecida en No, se abre una ventana Formulario con su
esquina superior izquierda en la misma posición que cuando se cerró.
Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana
Formulario.
Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del formulario, en ocasiones
definir una imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de memoria.

4.5.5.2. La ficha Datos.
Origen del registro: permite indicar de qué tabla o consulta se sacarán los datos a visualizar en el
formulario. Al posicionar el cursor sobre esta propiedad en la parte derecha aparece una flecha para
desplegar la lista de todas las tablas y consultas definidas en la base de datos y poder elegir una de
ellas, también aparece el botón que permite entrar en una ventana Diseño de consulta y definir
una nueva consulta que no se almacenará como tal sino que la propiedad se rellenará con el código
SQL correspondiente a la consulta que hayamos definido. También las personas que sepan SQL pueden
escribir la sentencia SQL directamente en la propiedad.
Filtro: permite poner una condición para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el
formulario. El filtro entrará en funcionamiento cuando pulsemos el botón aplicar filtro de la barra de
herramientas o la opcíón Aplicar filtro u ordenar del menú Registros.
Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si
queremos poner varios campos de ordenación tenemos que separarlos por punto y coma.
Permitir filtros: si esta propiedad está establecida a No quedarán desactivados los botones de la barra
de herramientas y las opciones del menú Registros referentes a filtros.
Permitir ediciones: si esta propiedad está establecida a No no se podrán realizar cambios en los datos
que aparezcan en el formulario, únicamente se podrán visualizar.
Permitir eliminación: si esta propiedad está establecida a No no se podrán borrar registros.
Permitir agregar: si esta propiedad está establecida a No no se podrán añadir nuevos registros.
Entrada de datos: si esta propiedad está establecida a Sí cuando se abre el formulario no se visualizan
los registros que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a

añadir nuevos registros. Se puede utilizar por ejemplo cuando queremos que alguien introduzca nuevos
datos en una tabla pero sin que tenga acceso a los datos que estaban ya grabados.
4.5.5.3. La ficha Otras
Emergente: un formulario emergente es un formulario que permanece encima de otras ventanas. Un

formulario emergente puede ser modal o no modal.
Modal: cuando un formulario se abre como un formulario modal, el usuario debe cerrar el formulario
para poder hacer clic fuera del formulario. Los cuadros de diálogo y los mensajes suelen ser modales.
Ciclo: permite especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el
último campo de un formulario dependiente.
Si elegimos el valor Todos los registros, pasaremos al siguiente registro.
Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al primer campo del
registro.
Si elegimos el valor Página activa, regresamos al primer campo de la página.

4.5.5.4. La ficha eventos
Permite asociar macros, procedimientos o código VBA a ejecutar cuando se produzca algún evento
asociado al formulario.
4.6. Creación de un formulario en vista de diseño.

Ahora crearemos un formulario de la tabla Empleados de forma manual:
1. Dar clic en el botón Diseño del formulario, luego aparece ventana vista Diseño en
blanco. Observe que la zona cuadriculada es la zona que veremos cuando estemos utilizando el
formulario. Esta zona se puede ensanchar con el Mouse "estirando" su esquina inferior derecha
para que ocupe más zona de pantalla.
2. Con la base de datos abierta y situados en la pestaña Crear, dar clic en el botón selector de
formulario y luego clic en el botón hoja de propiedades.
Hoja de
Selector de propiedades de
formulario la ficha diseño

3. En la ventana Propiedades del formulario, seleccione la Ficha datos y en la propiedad origen
del registro selecciona el objeto de base de datos instrucción SQL en el que se basa el
formulario.
4. Seleccionamos en este caso la tabla empleados y luego cerramos la ventana propiedades.
5. Para agregar el primer campo al formulario de clic en el botón Agregar campos

existentes. Seleccione un campo de las lista de campos y arrástrelo a la zona de
trabajo del formulario.
6. Termine de cargar el resto de campos y sitúelos de forma más o menos coherente.

Cuando le guste el resultado, puede hacer una prueba para ver cómo quedará con el botón Vista
Formulario. Para volver a la pantalla de diseño, pulse el botón vista y luego seleccione vista
Diseño. Puede cerrar el formulario y ponerle un nombre.
Incluir un formulario dentro de otro formulario.

Formulario con subformulario:
La utilidad de un formulario con un subformulario es poder observar los datos de dos tablas que tienen
algo en común.
 Access permite actualizar cualquier dato de la tabla que se encuentra en la parte "Varios" de la
relación y cualquier campo que no se clave principal en la parte "Uno" de la relación. Esto
significa que cuando un formulario este basado en una consulta, puede actualizar todos los
campos del formulario que proceden de la tabla "Varios" y la mayoría que proceden de la tabla
"Uno". Dado que el propósito general del formulario es buscar y actualizar los registros de la
parte "Varios" de la relación mientras revisa la información de la parte "Uno", este tipo de
formularios se denomina "Formularios Varios a Uno".
 Dentro de un formulario se puede insertar un "Subformulario" que permite visualizar
información de una tabla que tenga una relación de "uno a varios".
 Se puede crear directamente un subformulario en un formulario, primeramente se debe haber
creado la consulta que se va a utilizar por el subformulario, en segundo termino se debe escoger
en la barra de herramientas la opción de subformulario y escoger el tamaño deseado, marcamos
el objeto del subformulario y a continuación abrimos sus propiedades y en el origen del control
ponemos el nombre de la consulta que contiene la información deseada.
 Es aconsejable que al momento de crear un formulario que lleve incrustado un subformulario,
se realice primero el subformulario (Este debe basarse en una consulta que puede incluir
campos calculados) y luego se diseñe el formulario principal, ambos formularios se construyen
por separado y finalmente se unen.
 Cuando se cree el subformulario es necesario establecer su propia barra de desplazamiento
vertical (Tipo tabular).
 Hay dos formas de incrustar el subformulario en el formulario principal: 1. Es abriendo el
formulario principal, y luego desde la ventana base de datos mover el subformulario hacia el
formulario principal, 2. Crear un subformulario mediante el botón de subformularios de la barra
y especificar en el origen del control el subformulario.
 Cuando se trabaja con un subformulario es necesario vincular los campos principales con el
formulario principal con la finalidad de lograr una correspondencia de "uno a varios",
(vincular campos primarios y secundarios del objeto incrustado).
Para crear un subformulario se va a utilizar el ejemplo de la base de datos NorthWind. En este ejemplo
Necesitamos que en el formulario principal se muestre información básica del pedido y en
subformulario el detalle de los productos que incluye el pedido.De forma que tras crear el formulario
pedios, con todos los datos básicos del pedido, se va a crear dentro del formulario, el subformulario.
Hagamos los siguientes pasos:

1. Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir
el formulario principal en Vista diseño. Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón
Subformulario/Subinforme
Siguiendo con el ejemplo de la clínica, se abre el formulario de Médicos con el que se va a
trabajar, en modo diseño. Y se hace clic sobre el botón subformulario .

Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se quiera situar el subformulario. Para crear
el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratón
en diagonal hacia la esquina inferior derecha. Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se
suelta el ratón. Dentro del rectángulo creado estará el subformulario.
2. Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el formulario
se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente.
El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de Detalles de
pedido tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta.
3. En la ventana siguiente se selecciona la tabla de Detalles de pedido y los campos que se quiere
que formen parte del subformulario.
4. Se pulsa Siguiente. En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el
formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos
coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la mía propia, si
alguno de los vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se pulsa Siguiente.

En este caso, la relación que sugiere el programa es la correcta, entonces damos clic en el botón
siguiente.
Cuando la relación que sugiere Access no es la correcta se debe seleccionar Definir la mía propia. El
aspecto de la ventana variará:
En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formulario Id pedido que permite
la relación con la otra tabla; Detalles de pedido. Y en Campos del subformulario/subinforme se debe
seleccionar el campo que permite la relación de la tabla Detalles de pedido con el formulario Pedidoss.

Los campos que permiten la relación deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los
datos que contengan.
Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la flecha que hay en el
primer recuadro bajo Campos del...
En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenará junto con los demás
formularios.
Tras realizar estos pasos el formulario de pedidos quedará así en el Vista Diseño:
En Vista Formulario se ve la utilidad del subformulario.
Formulario Principal:
Pedidos
Subformulario: Detalles de
pedido
4.6.1. Diseño de formularios personalizados
Además de los controles explicados hasta ahora hay otros que permiten aprovechar plenamente el
entorno gráfico de Windows. El control lista desplegable ( combo box) puede aumenta la
velocidad y la precisión al introducir datos, ya que permite elegir el valor de una lista predefinida en
lugar de escribirlo. Esto garantiza que el dato introducido existe previamente en una lista desde la que
es escogido y elimina una fuente de errores. Los botones de opción o de alternar (botón de opción)
permiten elegir un valor entre varios mientras que las casillas de verificación (casilla de
verificación) permiten dar valores a los campos Sí/No. El control imagen (novedad en Access
95) complementa a los controles marco dependientes e independientes a la hora de añadir imágenes a
un formulario.. Los botones de orden permiten ejecutar procedimientos Access VBA .
4.6.1.1. Cuadros Combinados y Cuadros de Lista

Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios
de los valores.
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un
cuadro de texto con un triángulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la
lista.
Una de las formas más sencillas para crear un control

de este tipo es utilizando el Asistente para controles.
Su uso es muy sencillo, sólo tendrás que activar el
asistente antes de crear el control sobre el
formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaña Diseño.
Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado
se lanzará un generador automático del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos,
cumplimentará las propiedades del control para que muestre los datos que desees.
En el tema 3, con el asistente para búsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros
combinados y de lista, aquí repasaremos las propiedades más importantes.
Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la fuente de donde
sacaremos los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta.

Si seleccionamos Lista de valores el control mostrará un listado de unos valores fijos que nosotros
habremos introducido.
La opción Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos
pertenecientes a una tabla o consulta.
En cualquier caso se deberán indicar qué campos o valores serán mostrados con la siguiente propiedad:
Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre

de una tabla o consulta o también podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores
de la lista.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el

nombre de una tabla o consulta.
Si, por el contrario, habíamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que
queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas:
"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el
número de orden de la columna.
Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con
encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a Sí, cogerá la primera fila de valores como fila
de encabezados.
Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias
columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.
Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no
se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la
lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de
error y no deja almacenar este valor.
Filas en lista: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta
propiedad sólo se muestra para el control Cuadro combinado.
Selección múltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida.

Si seleccionamos Ninguna el modo de selección de la lista será único, es decir sólo podremos
seleccionar un valor.
Si seleccionamos Simple permitiremos la selección múltiple y todos los elementos sobre los que hagas
clic se seleccionarán. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre él.
Seleccionando Extendida permitiremos la selección múltiple, pero para seleccionar más de un elemento
deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS
y dejándola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos serán seleccionados.
Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro de lista.
Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos
haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Cambiar a...
Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prácticamente
todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orígenes de datos.
A modo de ejemplo se muestra como introducir un Cuadro Combinado en el formulario Empleados

para introducir de forma más eficaz los datos del cargo. Es importante insistir en que para que la lista
desplegable sea eficaz, la cantidad de registros que deben aparecer en la misma no debe ser muy
elevada.
Los pasos para crear la lista desplegable con el asistente para listas desplegables son:
1. Se abre el formulario Empleados en modo de diseño y se elimina la cuadro de texto asociada al

cargo. Es necesario que el botón Asistente para controles esté activado.
2. De clic en el control Cuadro combinado en la sección de controles de la ficha diseño

3. y arrastrando sobre el formulario aparece el cuadro de diálogo del asistente. Se tienen varias
posibilidades: se pueden obtener los datos una tabla, de una consulta, o introducir manualmente los
valores que se desean incluir en el combo.
4. A continuación seleccione la opción escribiré los valores que desee.
5. Cuando de clic en el botón siguiente aparecerá la siguiente ventana donde debe definir el campo
donde se almacenara el valor seleccionado en el cuadro combinado.

6. Y para finalizar coloque la etiqueta correspondiente al cuadro combinado y de clic en el botón
Finalizar.

Es posible también añadir una lista desplegable al formulario sin utilizar el asistente.
Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

 Abrir el formulario Clientes en modo diseño y pulsar el botón Asistente para controles
de la sección controles de la ficha diseño y asegúrese que

esté desactivado.
 Clicar en la herramienta Cuadro combinado y arrastrar en el formulario.

 Abrir la ventana Propiedades de la lista desplegable y en la carpeta Datos especificar la fuente de
los datos (Origen de la fila, Tipo de origen de la fila), así como el origen de control (Origen del
control). Es posible además establecer el número de columnas así como el ancho de las mismas en
la carpeta Formato.
Uso del asistente para cuadros de lista.

1. Para Abrir el formulario en vista diseño, seleccione y luego de clic en el botón vista y
seleccione vista diseño.
2. Para activar los asistentes para controles, asegúrese de que el icono Asistentes para controles se
seleccione .
3. Presione el control Cuadro de Lista de la sección de controles de la ficha deseño y luego
presione dentro del formulario en blanco. En respuesta, Access lanza el asistente y visualiza el
primer cuadro de dialogo.
4. Elija entre crear su propia lista de elementos o vincular la lista a los datos de una tabla o
consulta. Si va a crear su propia lista, elija escribiré los valores que desee. Si va a confiar en una
tabla o consulta, elija el establecimiento predeterminado, Quiero que el cuadro de lista busque

los valores en una tabla o consulta. Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla
o consulta si desea seguir este ejemplo. Presione siguiente para continuar.
5. El siguiente cuadro de dialogo le solicita los campos que contienen los valores que desea incluir
en el cuadro de lista(o elementos). Para que los valores estén en secuencia, introduzca un
seleccione los campos en el orden en el que desea que quiere que se visualicen:
6. El siguiente cuadro de dialogo le solicita porque campo se ordenará la información en el cuadro

de lista:

7. El siguiente diálogo le solicita el ancho que desea que tengan las consultas:
8. En el siguiente cuadro de diálogo tiene que definir si el valor seleccionado en un cuadro de lista
se guarde en un campo o no:

9. El cuadro de dialogo final le solicita una etiqueta descriptiva, presione finalizar para visualizar
el cuadro de lista terminado.
Como crear un cuadro de lista desde cero.

Para crear un cuadro de lista sin el asistente, elija Lista de valores de la lista desplegable de
propiedad Tipo de origen de la fila.
Luego, introduzca los valores apropiados como la propiedad Origen de la fila, separando cada uno
por un punto y coma.
4.6.1.2. Uso de controles de botón de comando.

Un botón de comando es uno de los controles menos complicados, simplemente ejecuta una tarea.
Utilice el asistente para botones de comando:

1. Abre un formulario en blanco, visualice, la sección controles y asegúrese de que se seleccione
el botón Asistente para controles.
2. Presione la herramienta botón de comando en el cuadro de herramientas y luego presione dentro
del formulario en blanco.
3. Access inicia el asistente para botones de comando y visualiza su primer cuadro de dialogo. El
cuadro de lista categorías visualizar varias tareas Que el asistente puede automatizar. El cuadro
de lista acciones visualiza las diferentes elecciones para el elemento categorías seleccionado.
Como ejemplo, seleccione Operaciones con formularios en el cuadro de lista Categorías y
Cerrar formulario en el cuadro de lista Acciones. Presione Siguiente para continuar.

4. El próximo cuadro de dialogo le permite definir la leyenda del botón. Expresamente, puede
visualizar texto descriptivo o un icono. La opción predeterminado visualiza un icono Salir.
Pero, si desea visualizar texto elija esa opción y luego introduzca Salir.
Cuando haya terminado, presione siguiente para continuar.
5. El cuadro de dialogo final le pide que ponga un nombre identificativo al botón. Presione
finalizar.

5.5.2.3. El Control Grupo de Opciones
Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirán para mostrar al usuario un conjunto
limitado de alternativas representadas por Botones de opción, Casillas de verificación o Botones de
alternar.
Si queremos utilizar este grupo de controles la forma más sencilla será insertando un control de tipo
Grupo de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo
botón de opción, casillas de verificación o botón de alternar como deseemos.
La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo
tiene que hacer clic en el valor que desee y sólo puede elegir una opción cada vez de entre el grupo de
opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.

El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que
queremos que se encuentre vinculado en la tabla.
Los controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la
opción, que será el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos.
Por tanto, deberás establecer la propiedad Valor de la opción para cada uno de los controles de opción
de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en
el Origen del control del control Grupo de opciones.
La propiedad Valor de la opción sólo admite un número, no podrás introducir texto por lo que este tipo
de controles únicamente se utilizan para asociarlos con campos numéricos.
En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo
tanto no estar sujeto a ningún campo.
Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de diálogo

personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuación alguna acción
basada en esa entrada.
La propiedad Valor de la opción sólo está disponible cuando el control se coloca dentro de un control
de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificación, un botón de alternar o un botón de opción no
está en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opción. En su lugar, el
control tiene la propiedad Origen del control y deberá establecerse para un campo de tipo Sí/No,
modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la
opción de Asistente para controles activada.
Así, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzará el generador y

con un par de pasos podrás generar un grupo de controles de forma fácil y rápida.
Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrándolo sobre el área de
diseño, a continuación arrastra sobre él los controles de opción, y finalmente tendrás que rellenar la
propiedad Valor de la opción de cada control de opción y la propiedad Origen del control del grupo de
opciones.

5.5.2.4. Agregar un control Ficha a un formulario para crear un formulario de varias
páginas.
El Control Pestaña
Cuando tenemos una gran cantidad de información que presentar, se suele organizar esa información en
varias pestañas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaña:
Un control Pestaña es un contenedor que contiene una colección de objetos Página. De esta forma
cuando el usuario elige una página, ésta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de
cambios.
Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página individualmente. Una vez
insertado el control Pestaña deberemos hacer clic sobre el título de una de las Páginas para modificar
sus propiedades. El título de la página se podrá modificar a través de la propiedad Nombre.
Para insertar elementos dentro de una página deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas
seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente deberás colocar el
cursor sobre la página hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:
Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su título y rellenarla del
mismo modo.
Es posible añadir nuevas Páginas o eliminarlas, para ello sólo tienes que hacer clic derecho sobre el
control Pestaña y seleccionar Insertar página para añadir una nueva página o hacer clic en Eliminar
página para eliminar la página activa.

Si tienes más de una página incluida en el control Pestaña deberás utilizar la opción Orden de las
páginas... en el menú contextual para cambiar su disposición. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposición de la página seleccionada
de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estará situada más a la izquierda y, al
contrario, la que se encuentre en la parte inferior estará situada más hacia la derecha.
Cuando hayas terminado pulsa el botón Aceptar y podrás ver el control Pestaña con las Páginas
ordenadas.
4.6.2. Añadir Campos Calculados.
Un control calculado es el que contiene una expresión. Una expresión combina otros valores y
operadores para producir un resultado.
Los operadores son los símbolos matemáticos, tales como los signos +,-,*, y /, que utiliza para realizar
operaciones matemáticas.

Además de operadores matemáticos, Access tiene otros tipos de operadores:
 Los operadores de comparación permiten las comparaciones:=,<,>,<=.>=,<>, ES, COMO.
 Los operadores lógicos: O, Y y ENTRE.
 Los operadores de concatenación le permiten combinar cadenas: & y a veces +.
Puede utilizar los controles calculados para visualizar información que no esta almacenada en las base
de datos Suponga que quiere mostrar el total de ventas de un producto determinado. O quizá desea
mostrar una cantidad de descuento para ciertos clientes. Estos son valores que normalmente no
almacenara en la base de datos , pero podría necesitarlos parad dirigir negocios.
En su mayoría, utilizara controles de cuadro de texto para visualizar el resultado de las expresiones.
Puede utilizar otros controles, pero el cuadro de texto es inherentetemente mas apropiado para la tarea.
Como hacer para añadir un control calculado:
 Añada la expresión como la propiedad Origen del Control del control.
 Preceda la expresión con el operador =
Crear un control calculado:

1. Con un formulario existente abierto en Vista Diseño, busque o cree el espacio que necesitara
para el control.
2. Pulse la herramienta Cuadro de texto en el cuadro de herramientas y luego pulse la ubicación
para insertar un cuadro de texto nuevo.
3. Puede añadir la expresión de dos formas: abra la hoja de propiedades del nuevo control e
introduzca en el campo de propiedad Origen del Control, o pulse dentro del control y
simplemente introdúzcala allí. Pulse Vista de la barra de herramientas Diseño de formulario
para volver a Vista Formulario.
La mayoría de controles calculados se actualizan ellos mismos cuando el formulario o el control
obtiene el enfoque. Si desea actualizar todos los controles calculados del formulario puede utilizar el
método Recalc:
formulario.Recalc
En esta sintaxis, formulario es el objeto de formulario que tiene los controles que desea calcular.(O
con el formulario actual abierto, puede presionar F9).
Ejemplo de controles calculados
Lo que haremos será utilizar el formulario de la tabla Detalles de pedido que hicimos con el Asistente
para formularios.-
1. seleccione el formulario Detalles de pedido y pulse el botón Vista Diseño.
Vamos a insertar un campo calculado para el total del pedido. Podríamos crear un campo nuevo
para ese fin. Para ello, tendríamos que ir al diseño de la tabla e insertarlo como campo nuevo del
tipo numérico. En este caso no lo crearemos, sino que insertaremos un campo independiente que lo
único que harán será realizar un cálculo matemático de otros campos. Hemos añadido una casilla de
texto con el botón Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las etiqueta por el de Total

por producto. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debe seleccionarla y pulsar doble clic para
acceder a sus propiedades.
2. Ahora debe seleccionar con un clic el campo Independiente del Total por producto y acceder a sus
propiedades (con doble clic, o con el botón derecho y la opción Propiedades)
3. En el cuadro que aparece, sitúe el cursor en el campo Origen del control. Aquí definimos de donde
vienen los datos. Éstos pueden venir de algún campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de
alguna operación de cálculo con campos. A la derecha verá dos cuadraditos. Pulse el de la derecha
(puntos suspensivos)
4. Le aparecerá otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aquí podemos definir fórmulas
o funciones que realizan ciertas operaciones.
5. Escoja de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados – Detalles de

pedido.

6. Escoja de la ventana central Cantidad
7. Pulse el botón Pegar
8. Escoja del área de operadores el operador *
9. Escoja de la ventana central Precio
10. Pulse el botón Pegar
11. Pulse clic en la ventana superior y termine de escribir la fórmula: [Cantidad] * [Precio]
12. Cierre la ventana del generador de expresiones desde el botón Aceptar
13. En la ficha formato del campo , busque la propiedad formato y escoge la opción Moneda
14. Cierra la ventana de propiedades
15. Prueba una vista previa desde el botón Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior
izquierda
Observe que el campo tiene que aparecer ya con el cálculo hecho:
Es importante señalar que este campo no existe como tal en la tabla Detalles de pedido. Son sólo es un
campos calculado.

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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

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Página 2 de 50 CICLO II-2019

2.1. Siete secciones de un formulario.

Página 3 de 50 CICLO II-2019

La salida de pantalla se debe dividir en tres secciones.

La tercera sección de la pantalla es de “comentarios e instrucciones”, y puede mostrar un menú corto de

4. Diseño de la interfaz gráfica de usuario.

4.1. Recomendaciones para el Diseño de interfaz gráfica de usuario.

Página 5 de 50 CICLO II-2019

4.2. Uso de color en el diseño de pantallas.

1. Negro sobre amarillo.

Página 6 de 50 CICLO II-2019

Ejemplo de interfaz gráfica de usuario para procesar una factura:

Ceación de un formulario en Access.

Página 7 de 50 CICLO II-2019

4. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos

4.3. El asistente para formularios.

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Página 8 de 50 CICLO II-2019

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Página 9 de 50 CICLO II-2019

Página 10 de 50 CICLO II-2019

Página 11 de 50 CICLO II-2019

4.4. Editar datos de un formulario

4.5. La vista diseño de formulario

Nos aparece la ventana Diseño de formulario:

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4.5.2. La pestaña Diseño de formulario

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haciendo clic sobre el botón .

5.3.2.1. La sección Controles y campos

El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la

El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles:

Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .

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Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de

aspecto , sino este otro .

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Línea para añadir una línea en el formulario.

Rectángulo para añadir un rectángulo al formulario.

4.5.3. Manejo de los controles

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También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.

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Cambiar el tamaño de los controles.

También podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botón Subformulario de la pestaña

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Podemos utilizar el botón para que los controles se alineen automáticamente.

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llamado selector de formulario o bien clic en el botón de la ficha diseño, se abrirá la

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El título es el que aparece en la barra de título