MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA MECANINPREC

SAS

LINA VANESSA GIL BERMUDEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ANÁLISIS Y DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
BOGOTÁ D.C.
2021
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................4

2. OBJETIVO DEL MANUAL.................................................................................................5

3. CONVENCIONES.................................................................................................................6

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.....................................................................................7

4.1. Requisitos por parte de los usuarios..................................................................................7

4.2. Requisitos tecnológicos.....................................................................................................7

4.2.1. Hardware....................................................................................................................7

4.2.2. Software.....................................................................................................................7

5. INGRESO AL SISTEMA.....................................................................................................9

6. OPERACIÓN DEL SISTEMA...........................................................................................13

6.1. Interfaz Grafica...............................................................................................................13

6.2. Página principal de acceso..............................................................................................15

6.3. Menú de Navegación......................................................................................................16

6.4. Funcionamiento principal...............................................................................................16

6.4.1. Usuarios...................................................................................................................16

6.4.1.1. Registro de Usuarios........................................................................................17

6.4.1.2. Administrar Usuarios.......................................................................................18

 6.4.2. Clientes....................................................................................................................19

6.4.2.1. Registro de Clientes..........................................................................................19

6.4.2.2. Informe de los clientes.....................................................................................21

6.4.3. Productos.................................................................................................................22

6.4.3.1. Registro de Productos.......................................................................................23

6.4.3.2. Informe de los productos..................................................................................24

6.4.4. Cotización................................................................................................................25

6.4.4.1. Registro de Cotización.....................................................................................25

6.4.4.2. Informe de las cotizaciones..............................................................................26

7. CONSIDERACIONES O RECOMENDACIONES ADICIONALES............................28

8. REFERENCIAS...................................................................................................................29

9. GLOSARIO..........................................................................................................................30
 1. INTRODUCCIÓN

La principal función del manual de usuarios se utiliza para dar mayor conocimiento del software

a los usuarios que lo van a utilizar, al igual que brindarles un documento para generar mayor

conocimiento para la manipulación de las herramientas.

Este documento es muy importante para la organización debido a que ayuda a apoyar la

ejecución de la herramienta.

Cada vez que se presente una duda fuera del tiempo de la capacitación es importante revisar el

presente documento y así poder brindar asesoría sobre los errores posteriores.

Este es un documento que al igual se ira modificando con las correcciones y adicciones que se

hagan al sistema de información.

 2. OBJETIVO DEL MANUAL

Generar mayor conocimiento sobre el uso del sistema de información de Mecaninprec SAS,

además de indicar como se deben hacer cada uno de los procedimientos al interior del sistema.

Este manual pretende dar una imagen a como se ejecutará el software para así de una idea más

clara del mismo y evitar que se comentan grandes errores, haciendo utilizar tiempo en

argumentos sin fundamentos.

 3. CONVENCIONES

 CC: Cedula de ciudadanía

 CE: Cedula de extranjería

 PP: Pasaporte
 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

4.1. Requisitos por parte de los usuarios

Los usuarios que van a interactuar el sistema de información deben cumplir con unos

requerimientos mínimos:

- Deben ser bachilleres.

- Deben ser mayores de edad.

- Tener conocimiento básico en el uso de computadores.

- Tener manejo básico de herramienta de Microsoft Office.

4.2. Requisitos tecnológicos

4.2.1. Hardware

COMPUTADOR O PC DE MESA / COMPUTADOR PORTATIL

DESCRIPCIÓN POR
ÍTEM CANTIDAD COMPONENTE
COMPONENTE
1 1 Mouse Óptico inalámbrico 2.4 Ghz.
Core I7Intel Core I7 9700 Hd 630
2 1 CPU
1tb 8gb Pc
Cable de conexión para el
3 1 Cable VGA
monitor
4 4 Cables de poder Enchufe Black Awin 2mm.
Teclado Alámbrico
5 1 Teclado USB Español
Mecánico Gaming GPRO
6 1 Monitor plano LCD Freesync 75hz Hdmi F22t350
7 1 Fuente de poder FSP Hexa+400 W.
8 1 Tarjeta madre INTEL UHD 630
4.2.2. Software

ÍTEM CANTIDAD COMPONENTE

Carpeta de Instalación del sistema de información de
1 1 Mecaninprec SAS – Documento rar Anexo
Ubicar carpeta en: Disco Local C/xampp/htdocs
Servidor Xampp Control Panel v3.3.0
2 1
Puertos: 80, 443
 Motor de Base de Datos MySQL
3 1 Puertos: 3306
MySQL Workbench 8.0 CE
4 1 Sistema operativo: Windows 10 64bits
5 1 Microsoft Office 2016 o mayor
6 1 Navegador de fácil acceso (Mozilla Firefox / Google Chrome)
 5. INGRESO AL SISTEMA

1. Encender el sistema Xampp Control Panel, a través de su símbolo en la página principal.

2. Ingresar al navegador de su preferencia, en este caso el seleccionado es Google Chrome.

3. En la en la barra de direcciones, colocar la siguiente URL:

http://localhost/Instalador_Mecaninprec_SAS/Controllers/UsersControllers.php?

action=login

La ventana principal permite un acceso directo al sistema de información.

4. Ingresar el correo electrónico institucional que fue asignado al momento de la firma de

contrato, en el primer espacio.

 5. Ingresar la contraseña en el campo correspondiente, es importante tener en cuenta que

si no recuerda esta no es posible ingresar al sistema y crear un disfrute del mismo.

6. Seleccionar el botón “Ingresar” para dar apertura al sistema de información.

7. Aparecerá una vista que muestra el nombre del usuario y de esa manera se puede validar si

se hicieron todos los pasos anteriores de la manera correcta.

8. Para cerrar sesión solo se debe presionar el botón de salir y volverá a quedar en el iniciar

sesión.
 6. OPERACIÓN DEL SISTEMA

6.1. Interfaz Grafica

Se hizo un diseño inicial en Visual Studio Code en HTML, pero para su ejecución y

funcionamiento es necesario la utilización de un navegador web, en este caso se usará

Google Chrome.

Para capturar la información fu necesario el uso de los formularios, desde los cuales se

puede hacer el registro, modificación y eliminación de los datos.

Los controles que se aplicaron fueron:

 Caja de Texto: Para ingresar todo tipo de información sean letras o números según

lo requerido.

 Caja de Selección: Permite el ingreso de información limitada según lo que se

requiera.

 Campo Fecha: Permite el ingreso de fechas en el formato (dd-mm-aaaa), para

llamar es importante seleccionar el icono de calendario.

 Botón: Este icono permite ejecutar la acción de registrar, actualizar, iniciar sesión y

demás.

 Iconos: Estos elementos permiten ejecutar las funciones como actualizar y eliminar

de una manera más simple.

Caja de

Texto
Campo de

Fecha

Campo de

Selección

Botón
 Iconos

6.2. Página principal de acceso

Al ingresar al sistema de información nos encontramos con la pagina principal, en esta se

encuentra un carrusel con algunas imágenes con algunos de los trabajos realizados por

parte de la empresa, adicionalmente se encuentra una breve descripción de lo que significa

la metalmecánica para tener en cuenta en caso de que algún cliente lo pregunte.
Al final de la pagina se encuentra los datos básicos contacto y las paginas web de la

organización.

6.3. Menú de Navegación

El menú principal del sistema esta formado por Usuarios, Clientes, Productos,

Cotizaciones y Ordenes de Venta, a su vez cada una de ellas esta conformada por un

registro y el informe o la administración de los datos.

6.4. Funcionamiento principal

Las opciones del menú de navegación son explicadas a continuación:
 6.4.1. Usuarios
El gerente general y el diseñador de la aplicación son los que únicos que tienen acceso a

esta opción puesto que son los que pueden registrar y administrar a los usuarios que

podrán hacer el funcionamiento de la aplicación.

Este es un menú desplegable que contiene las opciones:

6.4.1.1. Registro de Usuarios

En esta opción se digitarán los datos básicos de los usuarios en el formulario que se

presenta a continuación, estos datos son para poder mantener el contacto en caso de

alguna falla que se presente:

a. Tipo de Identificación
b. Identificación
c. Nombre Completo
d. Correo
e. Contraseña
f. Dirección
g. Cargo
Cuando se diligencian todos los campos sin dejar un espacio, se oprime el botón

“Registrar” para hacer el guardado de la información.

 6.4.1.2. Administrar Usuarios

En esta opción se encontrarán las cartas con la información básica registrada de cada

uno de los usuarios, esta a su vez esta compuesta por las acciones (Actualizar y

Eliminar).
 6.4.1.2.1. Actualizar: En la parte final de cada una de las cartas esta esté icono

desde el cual se puede modificar la información de los usuarios debido a

un error inicial o a un cambió en el proceso de los mismos, a parece un

formulario similar al de registro, pero sin los campos vacíos.

6.4.1.2.2. Eliminar: El otro botón de la parte final corresponde a la eliminación de

los registros en la base de datos.

6.4.2. Clientes
Todos los usuarios podrán tener acceso a este campo, por lo que podrán registrar y

visualizar informes de los clientes que serán los que estarán presentes en la relación con

el producto y posteriormente en la orden de venta.

Este es un menú desplegable que contiene las opciones:

6.4.2.1. Registro de Clientes

En esta opción se digitarán los datos básicos de los clientes en el formulario que se

presenta a continuación, estos datos son para conectar con los productos y

posteriormente la orden de venta:

a. Identificación
b. Nombre Completo/Razón Social
c. Nombre Responsable (En caso de que sea una persona natural seria el mismo
Nombre Completo)
d. Correo
e. Dirección
f. País
g. Ciudad
h. Teléfono
Cuando se diligencian todos los campos sin dejar un espacio, se oprime el botón

“Registrar” para hacer el guardado de la información.

 6.4.2.2. Informe de los clientes

En esta opción se encontrarán una tabla con la información básica registrada de cada

uno de los clientes, esta a su vez está compuesta por las acciones (Actualizar y

Eliminar).
6.4.2.2.1. Eliminar: El otro botón de la parte final corresponde a la eliminación de

los registros en la base de datos.

6.4.2.2.2. Actualizar: En la parte final de cada una de las cartas esta esté icono

desde el cual se puede modificar la información de los clientes debido a

un error inicial o a un cambió en el proceso de los mismos, a parecer un

formulario similar al de registro, pero sin los campos vacíos.

 6.4.3. Productos
Todos los usuarios podrán tener acceso a este campo, por lo que podrán registrar y

visualizar informes de los productos que serán los que estarán presentes en la relación

con la cotización y posteriormente en la orden de venta.

Este es un menú desplegable que contiene las opciones:

 6.4.3.1. Registro de Productos

En esta opción se digitarán los datos de registro de los productos en el formulario que se

presenta a continuación, estos datos son para conectar con las cotizaciones y

posteriormente la orden de venta:

a. Código
b. Fecha
c. Nombre del Producto
d. Medidas
e. Características
f. Material de Elaboración
g. Uso Principal del Producto
h. Seleccione un cliente

Cuando se diligencian todos los campos sin dejar un espacio, se oprime el botón

“Registrar Producto” para hacer el guardado de la información.

 6.4.3.2. Informe de los productos

En esta opción se encontrarán una tabla con la información básica registrada de cada

uno de los productos, esta a su vez está compuesta por las acciones (Actualizar y

Eliminar).

6.4.3.2.1. Actualizar: En la parte final de cada una de las cartas esta esté icono

desde el cual se puede modificar la información de los clientes debido a

un error inicial o a un cambió en el proceso de los mismos, a parecer un

formulario similar al de registro, pero sin los campos vacíos.

 6.4.3.2.2. Eliminar: El otro botón de la parte final corresponde a la eliminación de

los registros en la base de datos.

6.4.4. Cotización
Todos los usuarios podrán tener acceso a este campo, por lo que podrán registrar y

visualizar informes de la cotización que serán los que estarán presentes en la relación

con la orden de venta.

Este es un menú desplegable que contiene las opciones:

6.4.4.1. Registro de Cotización

En esta opción se digitarán los datos de registro de la cotización en el formulario que se

presenta a continuación, estos datos son para conectar con las cotizaciones y

posteriormente la orden de venta:

a. Código Cotización
b. Fecha de cotización
c. Seleccione un producto
d. Costo de Mano de Obra
e. Costo de Materiales
 f. Precio Total
Cuando se diligencian todos los campos sin dejar un espacio, se oprime el botón

“Registrar Cotización” para hacer el guardado de la información.

6.4.4.2. Informe de las cotizaciones

En esta opción se encontrarán una tabla con la información básica registrada de cada

una de las cotizaciones, esta a su vez está compuesta por las acciones (Actualizar y

Eliminar).
6.4.4.2.1. Actualizar: En la parte final de cada una de las cartas esta esté icono

desde el cual se puede modificar la información de los clientes debido a

un error inicial o a un cambió en el proceso de los mismos, a parecer un

formulario similar al de registro, pero sin los campos vacíos.

6.4.4.2.2. Eliminar: El otro botón de la parte final corresponde a la eliminación de

los registros en la base de datos.

 7. CONSIDERACIONES O RECOMENDACIONES ADICIONALES

 Para poder acceder al sistema de información se debe contar con el apache Xampp

encendido.

 Los usuarios deben haber recibido la capacitación en cada uno de los módulos de manera

previa antes de enfrentarse al sistema de información.

 Cuando se actualice o elimine un usuario/cliente/producto/cotización dicha información se

borrará automáticamente y no habrá manera de recuperarla.

 Es una aplicación que aun se encuentra en diseño por lo cual puede presentar varios

errores.

 No es posible eliminar un cliente o producto que se este anidado a un producto o

cotización según corresponda por eso es importante hacer la eliminación de los registros

de forma correspondiente.
 8. REFERENCIAS

SENA. (2017). Manuales técnicos de la aplicación. Bucaramanga: SENA - Regional Santander.

 9. GLOSARIO

 Apache: XAMPP es una distribución de Apache completamente gratuita y fácil de

instalar que contiene MariaDB, PHP y Perl.

 Base de datos: capaz de almacenar gran cantidad de datos, relacionados y estructurados,

que pueden ser consultados rápidamente de acuerdo con las características selectivas que

se deseen

 Interfaz Gráfico: software que permite la interacción con la máquina de manera gráfica,

esto es con elementos como botones, ventanas, iconos o enlaces.

 Formularios: plantilla que contiene espacios vacíos, los cuales están destinados para ser

rellenados por algún individuo con un propósito específico.

 Registro: es el espacio físico o virtual donde se deja constancia de un hecho, o el acto de

hacer lo mismo.