62 - Excel para Empresas Pymes - Unidad 4 (Pag 78-99)

Unidad 4
Gráficos, vincular, imprimir y

seguridad
EXCEL PARA EMPRESAS PYMES · UNIDAD 4 ·
· Prof. Ing. Lorena Carballo · 79 ·
Temario:
 Gráficos
o Tipo de Gráficos
 Vincular planillas
 Imprimir una planilla
 Seguridad
 Descarga de plantillas
Introducción
Es determinante luego de todo el trabajo que hemos realizado poner atención a la forma
de presentar la información y lo realizaremos mediante gráficos, vinculación de recursos y
aplicando técnicas de impresión. Luego aplicaremos técnicas para manejar la seguridad de
los datos que contienen nuestros archivos de Excel, también descargaremos soluciones
pre-armadas mediante la descarga segura de plantillas.
Relación con otras Unidades

En esta cuarta Unidad nos enfocaremos en la forma de presentar la información usando
gráficos, vínculos e impresiones, también gestionaremos la seguridad del archivo y
descargaremos plantillas en forma segura. Estos contenidos nos permitirán cerrar el
camino en el tratamiento de datos con una profundidad media empleando Excel.
Objetivos específicos
 Insertar, modificar gráficos.
 Configurar la impresión de diferentes recursos.
 Vincular con distintos destinos.
 Configurar un archivo seguro.
 Descargar plantillas en forma segura.
· UNIDAD 4 · EXCEL PARA EMPRESAS PYMES
· 80 · Prof. Lic. Lorena Carballo ·
Esquema de contenidos
Gráficos, vincular,
imprimir y
seguridad
Gráficos Vincular planillas
Tipo de Gráficos
Minigráficos
Imprimir una
Seguridad
planilla
Descarga de
plantillas
Gráficos en Excel
Microsoft Office 2013 es un entorno integrado, por lo tanto al crear gráficos utiliza los
mismos recursos en Excel, Word, PowerPoint; por lo tanto los temas siguientes los podrá
aplicar en otros programas.
Los gráficos son alternativas muy interesantes para resumir valores numéricos, nos
ofrecen la posibilidad de hacer más significativos los datos para que sean más fáciles de
comprender.
Lo ideal es seleccionar los valores y luego insertar el gráfico.
Para agregar un gráfico en la ficha Insertar en Gráficos, hacemos clic sobre

el tipo preferido.
Otra opción es hacer clic en Insertar/Gráficos/Gráficos recomendados, al hacer clic

en Todos los tipos de gráficos, podemos elegir un tipo de todas las opciones posibles.
Existe una gran variedad de tipos de gráficos para diferentes situaciones y datos a
representar; Columna, Línea y Circular son los más populares, además disponemos de
variados modelos.
Al seleccionar las celdas a graficar e Insertar/Gráficos de Columna,

Línea, Circular, Barra, Área, Dispersión u Otros gráficos podremos
elegir el tipo de la Galería de gráficos y obtendremos el gráfico con
dichos datos.
Cuando seleccionamos el gráfico disponemos de las Herramientas de gráfico, sus fichas

de Diseño y Formato.
Expertos
En la personalización de los gráficos podemos configurar características de

Diseño y Formato.
Al seleccionar el gráfico en Herramientas de gráficos contamos con la ficha Diseño:

podemos cambiar el diseño con Diseño rápido, además Cambiar colores y disponemos del
comando Cambiar el estilo de gráfico tiene una galería con diferentes combinaciones de
colores y efectos; con el grupo Datos podemos Cambiar entre filas y columnas,
Seleccionar datos de otra zona, mediante Cambiar tipo de gráfico podemos aplicar otro
modelo de gráfico por ejemplo circular, líneas, área al gráfico actual.
La ficha Formato al igual que en el resto de los objetos gráficos nos permite indicar el
Estilo de forma, Organizar la posición y ajuste y hasta indicar el Tamaño exacto de cada
elemento del gráfico; entre otras personalizaciones.
Tipo de Gráficos
Vamos a conocer los tipos de gráficos más representativos que ofrecen Excel y el uso más
frecuente que se le da a cada tipo de gráfico. Luego de crear cada gráfico observa en la
ficha Formato las opciones que tienes disponibles.
Con los ejemplos trabajados hasta el momento o con los datos que utilices
en tu trabajo realiza al menos un gráfico de cada uno de estos tipos:
Gráficos de líneas (dispersión):
Se utilizan para poner énfasis en las tendencias y en el cambio de los valores a través del
tiempo, normalmente a intervalos iguales.
Dichos intervalos se presentan en el eje horizontal.
Los empleamos cuando tenemos muchos valores de tiempo, por ejemplo ventas diarias.
Gráficos de columnas y de barras (progresión):
Se emplean para comparar valores en un momento determinado. Si se desea poner

énfasis en la diferencia que existe entre las series, se utilizan los gráficos de columnas o
de barras. Cada columna o cada barra se visualizan en un color diferente.
Gráficos circulares (composición):
Se emplean para mostrar la relación entre las partes de un todo. Utilizan un círculo para
representar una única serie de valores. A cada categoría se le asocia un sector del círculo
proporcional al porcentaje que representa.
También se llaman gráficos de torta.
Vamos a resumir por tipo de gráfico la cantidad de instancias de tiempo y variables que
deberíamos colocar como máximo para que el gráfico sea entendible y sea más
significativa la información que deseamos ofrecer:
Tipo Tiempo Variables Ejemplo
Composición 1 Máximo 10
Progresión 10, si son 3a5

meses
podemos 12
Dispersión n (podemos 1a3

graficar la
cantidad de
tiempo que
deseemos)
Por ejemplo si en los gráficos de dispersión (líneas) colocamos más de 3 variables

tendremos muchas líneas que se cruzan y dificulta mucho la lectura, pero sobre todo el
análisis sobre los valores, por este motivo si tenemos que graficar en forma diaria los
valores de todo el año (tenemos 365 elementos en el tiempo) las variables ventas, pago
proveedores, alquiler, sueldos, electricidad, etcétera; quizás es mejor crear un gráfico con
algunas variables y luego otro gráfico de totales.
Imaginemos que queremos graficas las ventas depende de la frecuencia de tiempo

emplearemos diferentes tipos de gráficos:
1) Supongamos que queremos graficar las ventas en forma diaria durante un año, en
este caso tenemos una variable “ventas” y en período de tiempo 365 valores; el
tipo de gráfico ideal para esta situación es un gráfico de dispersión.
2) Ahora queremos graficar el total vendido por mes para mostrar la evolución de las
ventas; en este caso es conveniente que empleemos un gráfico de tipo progresión
(puede ser de barras o columnas).
3) Para finalizar este análisis queremos comparar el total de las ventas en cada
semestre dentro del año, para resolver esta situación y comparar el tipo ideal de
gráfico es el de composición donde además podríamos elegir un estilo que
agregue un porcentaje.
Gráfico con una tecla

Esta parte es contenido avanzado para que profundices.
Si tenés seleccionadas dos columnas y presionás en el teclado F11 (la tecla de

función F11 no la tecla F y 11), generalmente está en la línea superior del
teclado. Obtendrás automáticamente un gráfico de barras en una hoja nueva, este es un
truco de uso avanzado, probalo en un archivo con tus valores.
Minigráficos
A partir de la versión 2010 tenemos disponibles minigráficos, son gráficos que se ubican
en una celda.
Tienen menor funcionalidad que los gráficos anteriormente tratados, sin embargo son
muy útiles para resumir en una celda el comportamiento de una variable.
Actividad de aprendizaje
Crear un mini gráfico Ejercicio paso a paso
Para crear un minigráfico tenemos que:
1. Hacer clic en la celda donde deseamos el gráfico.

2. En Insertar/Minigráficos elegimos el tipo deseado, en
este ejemplo Línea.
3. En la ventana elegimos el rango

de datos, son las celdas con los
valores numéricos a graficar, en
ubicación aparecerá la celda
desde donde comenzamos este
paso a paso. Presionamos
aceptar.
4. Obtendremos un minigráfico cuyo tamaño es el de la celda donde se ubica.
Tendremos disponible, al hacer clic en la celda que tiene el minigráfico, una solapa de
Herramientas para minigráfico, donde podremos cambiar el tipo, elegir el estilo, cambiar
los colores, y borrar; además de otras funcionalidades.
Vincular planillas
Disponemos de varias formas para vincular los datos de las planillas de
Excel:
* Referencias, como hemos utilizado en el capítulo anterior, mediante

referencias externas a otra hoja o a otro libro.
* Pegar como vínculos, nos permite seleccionar una celda en una hoja y en otra celda
de otra hoja u otro libro elegimos Inicio/Pegar/Pegar vínculos, obtenemos el resultado
de la celda origen, es otra forma de aplicar una referencia externa.
En el caso de pegar en otro archivo veremos el nombre del libro entre corchetes y el
nombre de la hoja seguido del signo de admiración que cierra.
* Hipervínculos, nos permitirán “enganchar” desde este archivo a otro archivo de Excel a
una hoja en particular. Accedemos a los hipervínculos mediante
Insertar/Vínculos/Hipervínculos, elegimos el destino deseado y presionamos Aceptar.
Nos permiten navegar por las hojas del libro o entre los libros al presionar CTRL+clic
sobre el hipervínculo.
La interrelación de datos, el traslado de totales son alternativas muy interesantes para

explotar el potencial de una planilla de cálculo que nos permita analizar los valores y
tomar decisiones fundamentadas en la información de nuestros libros, es indispensable
poder vincular los valores entre hojas y libros para aprovechar los recursos.
Imprimir una planilla

La impresión genera muchas dudas cuando comenzamos a interactuar con planillas de
cálculos, sin embargo no es una tarea compleja si la realizamos de forma ordenada.
Antes de analizar el procedimiento recordemos que las hojas de las planillas de cálculo se
relacionan con las hojas contables por lo tanto no tienen relación con las páginas a
imprimir, una hoja de un libro de Excel requiere muchas páginas para imprimirse.
Para imprimir en Archivo seleccionamos Imprimir en la ventana elegimos

en Impresora de la impresora de lista y en Propiedades podemos
configurar las características de la impresora que tengamos instalada. En
Intervalo de páginas podemos indicar todas (sin marcar nada) o Páginas
Desde: una página inicial Hasta: una página final.
En Imprimir podemos indicar la Selección de celdas activas, las Hojas

activas (son las hojas que hemos seleccionado desde el nombre de cada una
antes de acceder a la impresión), Todo el libro nos facilita el trabajo para no
imprimir por hoja y Tabla estará disponible en tablas dinámicas o cuando aplicamos en
Inicio/Estilos/Dar formato como tabla.
En las impresiones de varias Copias podemos tildar Intercalar para que se imprima en
forma completa cada juego y nos ahorremos el tiempo de apilar y ordenar las páginas de
papel.
Si en la ventana de Imprimir presionamos Vista previa o en Archivo/Imprimir

seleccionamos Vista preliminar accedemos a la configuración del libro a imprimir.
Podremos observar las hojas con Zoom acercarnos o alejarnos de los datos, con Página
siguiente y Página anterior desplazarnos por las páginas a imprimir.
Al presionar Configurar página aparecerá una ventana para personalizar la Página

indicando la Orientación del papel en forma Vertical, Horizontal; el Tamaño del
papel para que se ajuste el contenido al tamaño indicado; en Márgenes establecemos el
tamaño de margen Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho, como el espacio extra para
Encabezado y Pie de página, es factible Centrar en la página Horizontalmente y
Verticalmente tildando las opciones, estas alternativas son interesantes cuando
tenemos poco contenido en la hoja.
En Encabezado y pie de página podemos tipear el texto a incluir en las hojas al

comienzo y al final del papel, o Personalizar encabezado y Personalizar pie de
página, en el caso de portadas tildaremos Primera página diferente, y si vamos
imprimir doble faz y queremos que tenga un estilo similar a los libros seleccionaremos
Páginas impares y pares diferentes.
En Configurar página/Hoja con Repetir filas en extremo

superior se impriman en todas las hojas los títulos, en archivos extensos marque
Orden de las páginas Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Luego de configurar las alternativas que se adapten a nuestro archivo presionamos

Imprimir.
Seguridad
Los datos y los resultados que obtiene mediante Excel suelen ser
confidenciales, en otras circunstancias es inconveniente que todos los
miembros de la organización o cualquier persona que tenga acceso a su
computadora acceda libremente a sus archivos, por tal motivo se
presenta a continuación los procedimientos necesarios para configurar
una contraseña para el acceso al libro de trabajo, proteger hojas para que no las
modifiquen en el caso de enviar el archivo a otra persona que necesita ver los
datos pero no modificarlos como por ejemplo un catálogo o saldos de cuentas de
clientes.
Configurar una contraseña Paso a paso
1. En el menú Archivo, seleccione Guardar (si ya ha

guardado el libro elija Guardar como seleccionando el nombre de archivo
que ya tenía).
2. En la ventana de Guardar como haga un clic sobre el icono
de Herramientas y seleccione Opciones Generales.
3. Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

4. Ingrese una contraseña permitir la apertura
del archivo y otra de escritura. Usted puede
usar diferentes contraseñas para abrir y
guardar si hay personas que solamente
puedan leer los datos y otras tengan acceso
para modificar y guardar los cambios
realizados en el archivo. Presione Aceptar.
5. La próxima ventana
le pide ingrese nuevamente la
contraseña, es para verificar que ha
ingresado correctamente la
contraseña y no se ha confundido al
tipearla.
6. En este momento el
archivo está protegido mediante
contraseñas.
Acceder a un archivo protegido Paso a paso
1. Abra el archivo cómo lo realiza habitualmente.

2. Antes de mostrar
ningún dato Excel le ofrecerá la
siguiente ventana para que usted
ingrese la contraseña. Ingrese la
contraseña de acceso para abrir el
archivo.
3. En el caso que el archivo tenga configurada una contraseña de escritura
Excel le mostrará el cuadro de diálogo para que tipee la contraseña para
tener permiso para realizar cambios y guardarlos.
Proteger una hoja Paso a paso
Aplica una contraseña a la hoja y controla el tipo de actividades permitidas

a los usuarios sobre una hoja.
1. En la hoja que desee proteger, haga clic

Revisar/Cambios, luego en Proteger
Hoja.
2. Aparecerá una ventana donde usted
puede elegir el tipo de actividades que
estarán protegidas en dicha hoja.
3. Seleccione las actividades que desea
proteger.
4. Ingrese una contraseña y presione
aceptar.
5. Recuerde que
todas las contraseña que
configure deberá ingresarlas
dos veces para comprobar
que no ha habido errores de
tipeo, por tal motivo ingrese
nuevamente la misma
contraseña y presione
aceptar.
6. Cuando un usuario sin permiso intente modificar algún dato de una celda
Excel le mostrará el siguiente mensaje indicando que la hoja se encuentra
protegida.
Desproteger una hoja Paso a paso
1. El procedimiento para desproteger una hoja es similar a la
protección. En la hoja protegida haga clic en Revisar\Cambios y

seleccione Desproteger hoja.
2. Deberá ingresar la contraseña de protección de hoja asociada para poder
eliminarla.
Descarga de plantillas
En el siguiente sitio web podrás descargar plantillas sobre diferentes temas,
te podrán servir de ayuda para iniciar tus libros de Excel o para encontrar
ideas entre los ejemplos ofrecidos:
http://office.microsoft.com/es-ar/templates/
Para guardar: sobre la plantilla, clic en Descargar.
Hay dudas frecuentes al trabajar con plantillas en los siguientes puntos vamos a
plantear y responder a dudas preguntas y varias cuestiones a tener en cuenta al
descargar un archivo de Internet:
1. ¿Qué es más conveniente abrir el archivo con la plantilla o guardarlo en el

disco rígido?
Siempre es mejor guardarlo en el disco rígido y luego abrirlo; por dos motivos:
primero para que el antivirus escanee el archivo, la mayoría de los antivirus
en su instalación por defecto escanean antes de guardar un archivo en
cambio no todos escanean antes de abrir un archivo de la web; el segundo
motivo es que el procedimiento de guardado será más rápido ya que
solamente guarda el archivo, en cambio en la alternativa de apertura directa
de la web tiene que guardar y abrir.
2. ¿Todas las plantillas que descargo tienen macros? ¿Cómo habilita el archivo si
tiene macros asociadas?
No todos los archivos de plantillas tienen macros, depende de la

funcionalidad del archivo, en el caso que tenga macros para habilitarlas en la
ventana superior de aviso hacer clic en Opciones, clic en habilitar.
3. ¿Qué debe hacer para que se actualicen las modificaciones que ha realizado
en el archivo?
Guardo el archivo normalmente como si lo hubiera creado en mi

computadora.
Ventas y pronóstico de ventas globales de tablets Ejercicio integrador
Practicamos gráficos y funciones.
1) Cree una tabla y un gráfico que contenga los datos del ejemplo anterior,
sobre pronóstico de ventas Globales de Tablets por sistema operativo (el
valor para 2012 de QNX es 1000 no está en el gráfico visible). Coloque en la
columna A los sistemas operativos a partir de A2 y en las columnas B a F
los años 2011 a 2016, dentro de la tabla los valores numéricos.
2) En la hoja 2 obtener el total de unidades vendidas de QNX y el máximo de

Android.
3) Realice un gráfico que muestre para el sistema operativo Android el

avance a lo largo de los años. Piensa bien sobre el tipo de gráfico
adecuado para este caso.
4) Realice un gráfico que compare todos los años y la cantidad de unidades

vendidas, para el sistema operativo IOS. Reflexionar sobre el mejor tipo de
gráfico para esta situación.
Resolución:
Compara esta secuencia con los pasos que realizaste para comprobar
vos mismo que resolviste en forma correcta.
1) En un archivo ingresar los datos como en la tabla siguiente (en A1 podés colocar
un título):
Creamos un gráfico de barras seleccionado todos los valores y presionando F11 en

el teclado ó en la ficha Insertar seleccionamos Gráfico, uno dentro del tipo
columnas y presionamos Aceptar. En la ficha Diseño podemos cambiar la
combinación de colores, estilo, etcétera.
2) Hacer clic en la hoja2 en la celda que desee, en Fórmulas/Biblioteca de funciones
haga clic en Insertar función, buscar la suma, en el asistente en el renglón
número1 hacer clic en el ícono de la flecha roja, clic en la hoja1 seleccionar desde
B5 hasta E5 (donde están las cantidades de QNX) volver a hacer clic en la flecha
roja del asistente y presionar aceptar. La fórmula será =SUMA(Hoja1!B5:E5) podés
comparar con la tuya.
Vamos a hacer la función para el valor máximo de Android, hacemos clic en otra
celda y en Fórmulas/Biblioteca de funciones haga clic en Insertar función, buscar
el máximo (se llama MAX), en el asistente en el renglón número1 hacer clic en el
ícono de la flecha roja, clic en la hoja1 seleccionar desde B3 hasta E3 (donde están
los valores de Android) volver a hacer clic en la flecha roja del asistente y
presionar aceptar. La fórmula será =MAX(Hoja1!B3:E3) compará con tu fórmula.
3) En este caso para mostrar el avance a lo largo de los años es conveniente un
gráfico de progresión (podemos elegir de barras o columnas a nuestro gusto).
Seleccionamos los valores arrastrando con el mouse desde A1 hasta E1 (para
seleccionar los títulos), presionamos CTROL en el teclado y seleccionamos los
valores de Android desde A3 hasta E3; presionamos F11 en el teclado ó en la ficha
Insertar seleccionamos Gráfico, uno dentro del tipo columnas. En la ficha Diseño
podemos cambiar la combinación de colores, estilo, etcétera.
4) Para comparar el tipo ideal de gráfico es el de composición, seleccionamos los
valores arrastrando con el mouse desde A1 hasta E2 (para seleccionar los títulos y
los valores de IOS); en la ficha Insertar seleccionamos Gráfico, uno dentro del tipo
circular. En la ficha Diseño podemos cambiar la combinación de colores, estilo,
etcétera. En este tipo de gráfico no podemos emplear la tecla F11 porque hace
gráficos de columnas.
Resumen
En esta unidad trabajamos diferentes alternativas para crear gráficos, vincular recursos,
configurar la impresión, también aplicamos varias técnicas para que nuestro archivo sea
seguro y finalmente descargamos plantillas en forma segura con soluciones ya diseñadas
para situaciones frecuentes.
Espero que este recorrido juntos le fuera de utilidad, que las técnicas ofrecidas, los
ejemplos de empresas entregados y los análisis sobre casos reales le fueran de utilidad y
le permitan encontrar herramientas para su PYME.
Le recuerdo que en la plataforma virtual hay una autoevaluación para que entrene con los
contenidos trabajados.
Me pongo a su disposición para lo que necesite, y le agradezco que me permitiera

compartir con usted este espacio de capacitación profesional…
Ing. Lorena Carballo

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Relación con otras Unidades

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Gráficos Vincular planillas

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Lo ideal es seleccionar los valores y luego insertar el gráfico.

Para agregar un gráfico en la ficha Insertar en Gráficos, hacemos clic sobre

Otra opción es hacer clic en Insertar/Gráficos/Gráficos recomendados, al hacer clic

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Al seleccionar las celdas a graficar e Insertar/Gráficos de Columna,

Cuando seleccionamos el gráfico disponemos de las Herramientas de gráfico, sus fichas

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En la personalización de los gráficos podemos configurar características de

Al seleccionar el gráfico en Herramientas de gráficos contamos con la ficha Diseño:

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Gráficos de líneas (dispersión):

Gráficos de columnas y de barras (progresión):

Se emplean para comparar valores en un momento determinado. Si se desea poner

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Gráficos circulares (composición):

Tipo Tiempo Variables Ejemplo

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Progresión 10, si son 3a5

Dispersión n (podemos 1a3

Por ejemplo si en los gráficos de dispersión (líneas) colocamos más de 3 variables

Imaginemos que queremos graficas las ventas depende de la frecuencia de tiempo

Gráfico con una tecla

Si tenés seleccionadas dos columnas y presionás en el teclado F11 (la tecla de

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 87 ·

Para crear un minigráfico tenemos que:

1. Hacer clic en la celda donde deseamos el gráfico.

este ejemplo Línea.

3. En la ventana elegimos el rango

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4. Obtendremos un minigráfico cuyo tamaño es el de la celda donde se ubica.

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 89 ·

* Referencias, como hemos utilizado en el capítulo anterior, mediante

La interrelación de datos, el traslado de totales son alternativas muy interesantes para

· 90 · Prof. Lic. Lorena Carballo ·

Imprimir una planilla

Para imprimir en Archivo seleccionamos Imprimir en la ventana elegimos

Desde: una página inicial Hasta: una página final.

En Imprimir podemos indicar la Selección de celdas activas, las Hojas

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 91 ·

Si en la ventana de Imprimir presionamos Vista previa o en Archivo/Imprimir

Al presionar Configurar página aparecerá una ventana para personalizar la Página

En Encabezado y pie de página podemos tipear el texto a incluir en las hojas al

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En Configurar página/Hoja con Repetir filas en extremo

Luego de configurar las alternativas que se adapten a nuestro archivo presionamos

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1. En el menú Archivo, seleccione Guardar (si ya ha

3. Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

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1. Abra el archivo cómo lo realiza habitualmente.

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Aplica una contraseña a la hoja y controla el tipo de actividades permitidas

1. En la hoja que desee proteger, haga clic

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1. El procedimiento para desproteger una hoja es similar a la

protección. En la hoja protegida haga clic en Revisar\Cambios y