Los Execution Instruments

Bienvenido al camino más común de un ejemplo de P2P, visto en un Execution Instrument. Como
podemos ver, consta de seis pasos de proceso, empezando por la creación de una partida de solicitud de
compra y terminando con la compensación de la factura. No todos los casos siguen este camino más
común, sin embargo.
Un problema bastante común en P2P es un cambio de precio después de haber enviado una orden de
compra. El trabajo manual al cambiar la orden produce en un coste innecesario para la empresa.
Usando el Explorador de variantes, puede ver que esta ya es la tercera variante más común en el ejemplo
que estamos viendo. Para unir los puntos entre el Explorador de variantes y lo aprendido en los
fundamentos de la extracción de procesos: explorar tus procesos de tal manera solo es posible debido a las
huellas digitales que ha recuperado de tus sistemas de origen.
La visualización en el Explorador de variantes consiste básicamente en estructurar y clasificar todas las
huellas digitales recogidas a través de tus datos, creando una copia digital de tu organización. Pero
volvamos a nuestras actividades de cambios de precios no deseados y cómo podemos inspeccionar los
casos afectados con más detalle.
Podemos filtrar por esos casos haciendo clic en la actividad y seleccionando la opción adecuada. Si
ampliamos la imagen, encontramos que más de 152 000 elementos de órdenes de compra, lo que
constituye el 14 % de todos los casos P2P, incluyen al menos un cambio de precio. Después de
seleccionar estos casos, podemos ver que suponen un valor neto de órdenes de compra de 482 millones €.
Muy bien, ya hemos identificado una actividad no deseada y sus detalles únicamente con inspeccionar el
proceso utilizando el Explorador de variantes. Pero probablemente no quieres pasar manualmente por más
de 600 variantes de proceso, ¿verdad? Entonces, ¿cómo podemos acelerar la tarea de encontrar tus
mayores brechas de ejecución y el potencial de ahorro con tan solo unos clics?
En la mayoría de los casos, ya sabes que tu proceso ideal debería ser así. Es probablemente el camino más
común que vimos al principio, con quizás algunas variaciones para las excepciones necesarias. Por
ejemplo, puede tener modelos BPMN de ejercicios anteriores de mapeo de procesos o de consultoría que
reflejen tu proceso futuro.
Aunque no hayas definido tu objetivo todavía, la herramienta de comprobación de conformidad de
Celonis puede servirte de gran ayuda. Compara automáticamente tu proceso actual con el proceso futuro.
Puedes diseñar un proceso estándar desde cero en Celonis, seleccionar un modelo BPMN existente del
Repositorio de procesos de Celonis, o incluso extraer un proceso ideal directamente de los datos.
En nuestro ejemplo, la herramienta de comprobación de conformidad identifica que el 63 % de los casos
ya se ajustan a nuestro modelo de proceso futuro. Además, puede recuperar el número de infracciones del
cumplimiento así como la tendencia de la conformidad a lo largo del tiempo. Celonis marca de forma
automática las infracciones del proceso. Ya hemos descubierto esta actividad no deseada de cambio de
precio cuando usamos el Explorador de variantes.
La herramienta de comprobación de conformidad ofrece una lista completa de las infracciones que
afectan a nuestro proceso futuro y que, por tanto, requieren acción y atención. Celonis puede utilizar el
aprendizaje automático para llevar a cabo un análisis automatizado de la causa de fondo que identifica las
correlaciones entre una infracción de cumplimiento seleccionada y los metadatos asociados de los
elementos correspondientes de la orden de compra.
Los metadatos pueden ser un nombre de proveedor, un grupo de materiales o una planta específica, por
nombrar algunos. En este caso, los componentes de aprendizaje automático integrados en Celonis
identificar un proveedor en particular, Umbrella Corporation, como posible causa de fondo de los
frecuentes cambios de precios. Introduzcamos una capacidad más de Execution Instruments: la
evaluación comparativa de los procesos.
La evaluación comparativa de procesos permite analizar los procesos comparándolos en función de sus
aspectos más importantes como equipos, productos, periodos de tiempo o países. Para nuestro proveedor
IDES, hagamos una evaluación comparativa del proceso de compra para sus divisiones en Alemania y en
los Estados Unidos: en este ejemplo, nos interesa la tasa de automatización de ambas divisiones y cómo
se comparan entre sí. Las actividades resaltadas en verde están muy automatizadas mientras que las
resaltadas en rojo siguen siendo principalmente manuales. Debido a estos códigos de color, nos hacemos
una idea del rendimiento de las divisiones con el primer vistazo: El proceso P2P en la división
estadounidense de IDES está mucho más automatizado que en la división alemana.
De hecho, Celonis nos dice que la tasa de automatización de IDES AG es del 36 % en comparación con el
68 % de IDES Retail Inc. Junto con la tasa de automatización, Celonis también nos muestra que el tiempo
de procesamiento de la división estadounidense es aproximadamente 6 días más rápido de media que su
homóloga alemana. Es muy probable que el tiempo de procesamiento más rápido se deba en realidad a la
mayor tasa de automatización identificada en la división estadounidense.
Por último, pero no menos importante, Celonis encontró un número considerablemente menor de
variantes de proceso para la división estadounidense lo que normalmente es una señal de procesos más
estandarizados. Por tanto, podría valer la pena echar un vistazo detallado a los procesos de IDES Retail
Inc. para derivar las mejores prácticas que pueden aplicarse a IDES AG.