PRODUCTO ASOCIADO A PROYECTO FORMACIÓN

PLAN DE MEJORA

NARLY LORENA VANEGAS MENESES

FICHA 1017108

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECOTURISTICA

REGIONAL MAGDALENA

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

PALMIRA

2017
 PRODUCTO ASOCIADO A PROYECTO FORMATIVO

PLAN DE MEJORA

NARLY LORENA VANEGAS MENESES

FICHA 1017108

Trabajo escrito presentado a:

Instructora Carmenza María Caraballo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECOTURISTICA

REGIONAL MAGDALENA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA

PALMIRA

2017

2
 1. INTRODUCCIÓN

Este trabajo permite evidenciar que a través del análisis logístico a la empresa X
se proponen algunas acciones viables que establecerán mejoras al interior de la
misma.

El presente trabajo muestra cómo la selección de las mejores alternativas de

soluciones industriales puede mejorar los indicadores de productividad dentro de
una empresa. El estudio fue desarrollado a través de un diagnóstico general que
permitiera la generación de los mejores indicadores de productividad.

La formulación de los indicadores debe mostrar el estado de tres aspectos

principalmente: Calidad, Tiempo y Costos.

Las soluciones que se requieran para incrementar la productividad van desde

cambios totales en los métodos de trabajo hasta mejoramiento continuo de los
procesos. Sin embargo debe estudiarse cuidadosamente la causa del resultado de
los indicadores para saber a ciencia cierta qué solución implementar.

2. OBJETIVO

Aplicar lo aprendido para analizar los procesos logísticos de la empresa y formular

planes de mejora para la misma que le permitan incrementar los niveles de
producción.

3. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Definir la empresa, su objeto social, su estructura organizacional, las áreas que la

conforman y otros aspectos que consideren importantes.

3.1 INFORMACIÓN GENERAL

ACTIVIDAD ECONÓMICA: Producción y Comercialización toda clase de

colchones, almohadas, lencería, cobijas de algodón.

ANTECEDENTES: La empresa se creó en el año 2000, con la premisa de

producir con comodidad y elegancia ropa para el hogar; ella cuenta con la
asesoría y control de calidad de una reconocida empresa internacionalmente con
una larga trayectoria en el mercado nacional la cual apoyó, proporcionando la
infraestructura y los recursos técnicos, para la constitución de la empresa X.

3
Actualmente la empresa cuenta con 70 empleados de los cuales el 80 % son
mujeres, principalmente distribuidas en las áreas de lencería y acolchados aunque
de igual manera se destacan en la parte administrativa abarcando un gran
porcentaje, exceptuando los cargos del área de diseño, aludiendo a un clima
organizacional enfocado a la superación de la mujer en términos laborales,
económicos y sociales, posicionando de esta manera género femenino como una
fuerza fundamental para el desarrollo óptimo de la empresa.

3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Fig. 1 Organigrama

4
3.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA

3.3.1 Políticas de Calidad

Garantizar el cumplimiento de las especificaciones acordadas con los

clientes internos y externos, los entes reguladores y los inversionistas,
mediante el control permanente de los procesos y cobertura del mercado,
comprometiendo el talento humano con el mejoramiento continuo y la
competitividad.

3.3.2 Objetivos

1. Expandir la cobertura del mercado existente.

2. Enfocar el trabajo de la empresa hacia las necesidades y satisfacción del
cliente interno y externo.
3. Fomentar la competencia y bienestar del talento humano.
4. Desarrollo de altos niveles de competitividad en el mercado.

3.3.3 Valores Empresariales

1. Orden
2. Limpieza
3. Puntualidad
4. Responsabilidad
5. Deseo de Superación
6. Honradez y Rectitud
7. Respeto al Derecho de los Demás
8. Respeto a las Normas y Reglamentos
9. Gusto por el Trabajo
10. Interés por la Inversión y el Ahorro.

4. DIAGNÓSTICO

Diseñar un formato que permita tomar datos o información de la gestión

logística en la empresa X en los siguientes aspectos:

4.1 ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA

Existencia formal del departamento de logística:

 Responsable del área.
 Organigrama del área.
 Número de personas en el departamento de logística.
 Áreas encargadas involucradas en la toma decisiones de actividades
logísticas.

5
4.2 SITUACIÓN ACTUAL

Departamento de Logística: No existe un departamento como tal, el área

de logística pertenece al departamento de operaciones. Esto se puede
apreciar en el organigrama

Número de personas = Tres Personas

Gerente de Operaciones: Carlos Arturo Olarte

Asistente de Logística Administrativo: Víctor C. Dávila

Asistente de Logística Operativo: Freddy A. Vidal

Las áreas encargadas involucradas en la toma de decisiones de actividades

logística es el mismo departamento de Operaciones, la logística en la
empresa X es una logística de distribución de P.T, no tiene integrados los
departamentos, compras es el encargado de hacer los requerimientos de
M.P y de entregarlos a operaciones.

4.2 1. Acción Mejorada

 Realizar un plan de trabajo con el objetivo de involucrar e integrar

otros departamentos como compras, mercadeo y ventas
 Implementar un sistema de inventarios Probabilísticos para eliminar
los costos de inventarios y de devolución de Producto terminado.
 En la medida que crezca la empresa contratar personal con un perfil
acorde al cargo solo para esta área y no que deba realizar otras
funciones.

4.3 PRODUCTOS Y CLIENTES

 Cantidad y descripción de referencias de producto terminado.

 Número de clientes
 Número de Puntos de entrega.
 Descripción de los canales de distribución utilizados en la Empresa.
 Relación con los clientes.

Para la entrega de PT se tercerizó la distribución y se contrató empresas de

paqueteo que llevan el producto a distintos almacenes, cuando la cantidad
de pedidos tiene un peso mayor a 1000 kg despachamos con empresas de
masivos; en un 95% trabajamos con almacenes en la modalidad de
consignación y el 5% restante trabajamos con el cliente directamente.

6
Número de Clientes en consignación: 18 clientes distribuidos en las zonas
donde tenemos presencia.

Requisitos generales para registrarse como Distribuidor

 Estar inscrito en la respectiva Cámara de Comercio.
 Cumplir con todas las especificaciones, términos y condiciones
requeridas para el suministro de materiales.
 Haber sido previamente calificado aspectos técnicos, financieros y de
integridad.

Se deben anexar los siguientes documentos

1. Formato de Registro de distribuidor completamente diligenciado.

2. Declaración irrevocable de aceptación de los Términos y Condiciones de
Compra firmada por el representante legal de la compañía.
3. Certificado de Existencia y Representación legal actualizado y original
expedido por la Cámara de Comercio.
4. Copia legible de la Cédula de Ciudadanía para personas naturales.
5. Copia del RUT (Registro Único Tributario) actualizado.
6. Dos referencias comerciales con no más de 6 meses de expedición.

Caracterización de los productos

En la búsqueda de la satisfacción del cliente, la empresa X desarrolla sus

productos, utilizando el desarrollo tecnológico y la investigación de los
requerimientos ortopédicos; para esto utiliza estándares de calidad que
permiten lograr una total satisfacción y productividad. Son productos de alta
calidad, durabilidad y comodidad.

COLCHONETA

 Colchoneta ganso
 Colchoneta Down
 Colchoneta pato
 Colchoneta fiber cloud
CAMA ELECTRICA

COBIJA

 Cobija princesa
 Cobija ganso

7
  Cobija Down
 Cobija pato
 Cobija fiber cloud
ALMOHADA

 Princesa
 Ganso
 Down
 Pato
 Fiber cloud
 Imitación ganso
 Soft
 Látex
 Cervical visco elástica
 Visco elástica

PRODUCTOS EN PLUMA

 Cobija ganso
 Cobija Down
 Cobija pato
 Almohada Ganso
 Almohada Down
 Almohada Pato
LENCERIA

 Esferas
 Sigrid
 Kadena
 Katty
 Kenia
 Lina
 Pespunte
 Safari
 Trenza
 Barcelona,
PROTECTOR

 Colchón toalla, acolchado, liso, maryluna

 Almohada, toalla, acolchado, liso, maryluna

8
4.4 SERVICIO AL CLIENTE

 Estrategia de servicio al cliente

 Sistema de indicadores
 Procedimientos para evaluar la satisfacción del cliente
 Requisitos del producto según el punto de vista de los clientes
 Condiciones de entrega de los productos

La gestión empresarial hoy en día se caracteriza por centrar la atención,

cada vez más, en un elevado nivel de servicio al cliente. Esta tendencia está
revolucionando la gestión de las relaciones con los clientes y la empresa X
no es la excepción y aplica todas estas estrategias para ser cada día más
competitiva en un mercado el cual la competencia cada día es mayor.

Contar con un correcto diseño del servicio al cliente es fundamental para

trabajar por una adecuada competitividad empresarial.

Reducir la brecha entre el servicio brindado y el percibido es hoy objetivo

esencial de las organizaciones, la reducción de esta solo es posible a través
de un adecuado nivel de organización del sistema logístico, es por ello que
se ha reconocido que el diseño del servicio al cliente constituye el punto de
partida del diseño de los sistemas logísticos.

La empresa X presenta un procedimiento general para el diseño del servicio

al cliente, una herramienta para analizar el mejoramiento del valor de los
productos

Los elementos a considerar para establecer una estrategia de servicio:

a) El cliente. Identificar con exactitud  quién es el cliente y requerimientos y

las necesidades.

b) La competencia. Identificar las fortalezas y debilidades de los

competidores y con ello establecer un servicio al cliente que proporcione una
ventaja competitiva.

c)   Los patrones, costumbre y posibilidades de los clientes. La

estrategia de servicio requiere ser evaluada en término de cuánto ingreso
reporta a la empresa y cuál es el costo que implica su aplicación para
garantizar la viabilidad de tal estrategia.

9
En la empresa X hace parte de su política cumplir con las metas
propuestas en cuanto a los clientes se refiere, ya que a la final estos son los
que compran el producto y los ingresos de la empresa dependen de la
cantidad de clientes que posea.

4.4.1 Estrategias con los nuevos o futuros clientes

Para la empresa X es muy importante conservar sus clientes, atendiendo

todas sus demandas e inquietudes de manera eficiente, pero al igual que
cualquier empresa tiene la visión de crecer cada día y esto solo es posible
si la cantidad de clientes aumentan.

Por eso la compañía busca cada día nuevos mercados promocionando su

producto con sus cualidades, los procedimientos que se realizan para
obtenerlo, las instalaciones de la empresa y la tecnología con que cuenta.

4.4.2 Condiciones de Entrega

Son pactadas cuando se recepciona el pedido y se genera la orden de

producción.

4.5 CANALES DE DISTRIBUCIÓN

No cuentan con el servicio de distribuidor directo, no se posee flota propia.

Cuando se genera un pedido y teniendo en cuenta la cantidad despachada,
se realiza a través de una empresa de paqueteo (TCC, envía, etc.) o una
empresa de masivos (capacidad de 5000kg en adelante); el producto llega a
un determinado almacén, esta empresa transportadora suministra guías o
tecnologías para hacerle seguimiento por internet, el producto entra en
consignación. El almacenaje y la información correspondiente a
características, cantidad, inventarios, facturación, etc., lo maneja el almacén
en compañía de un funcionario de la empresa X.

OPERADORES LOGÍSTICOS

 Utilización de operadores logísticos

 Descripción de los operadores logísticos y servicios que presta a la
Empresa X
 Factores que decidieron la subcontratación de los servicios logísticos
anteriormente mencionados
 Debilidades y fortalezas de los operadores logísticos

10
Para la prestación del servicio la compañía dispone de la maquinaria y
equipo adecuado para cada componente dentro del manejo integral.

Esta maquinaria está representada en montacargas, estantería, máquina de

cierre, máquina de sacar, equipos de monitoreo ambiental, etc., los últimos
modelos y un adecuado mantenimiento tanto preventivo como correctivo
garantizan la prestación de un servicio de la forma más adecuada.

Una fortaleza es que los proveedores en un alto porcentaje presentan una

alta tasa de cumplimiento en sus entregas, y la mayor debilidad es que las
entregas de los pedidos no son entregados a tiempo por parte del tercero
contratado por lo cual se presenta un alto porcentaje de quejas por parte de
los clientes por incumplimiento en los tiempos pactados.

Para mejora se está trabajando en la aplicación de las siguientes

sugerencias por parte de los asesores.

Servicios de almacenaje.

 Servicios de mayor valor añadido, con menores niveles de stock.

 Mayor complejidad de la gestión: control de lotes o números de serie,
suministros secuenciados, picking intensivo con creciente número de
referencias.
 Integración de tareas especiales: manipulaciones, prefabricados,
customizaciones, reparaciones.
 Integración del sistema con ERP
 Suministro de información.
 Recepción, fraccionamiento, clasificación, ubicación, pesaje,
preparación de pedidos, expedición (carga).

Servicios de transporte.

 Servicios con mejores plazos de entrega y más rápido y fácil acceso a

la información.
 Mayor especialización y variedad de los servicios de transporte.
 Mayor adecuación de los plazos de servicio a los requerimientos de
entrega.
 Larga distancia y distribución capilar. Carga completa, grupales.
 Más exactitud de la información del transporte.
 Integración de los sistemas mediante el intercambio de información.
 Accesibilidad en tiempo real.
 Materialización y seguimiento de políticas de transporte.

11
4.6 SISTEMA DE DISTRIBUCION FISICA

 Esquema de distribución física de la empresa

 Canales de distribución
 Transporte
 Puntos de venta
 Centros de distribución
 Almacenamiento, envase y embalaje

Puntos De Venta

 ANDINO Calle 85 # 11-78

 CHICO Calle 100# 11b-39
 UNICENTRO Calle 122#18b-69
 BULEVAR Local 102 CC BULEVAR NIZA
 MAGDALA Calle 161# 19-10
 FABRICA Carrera 21# 164-30

4.7 PROVEEDORES O APROVISIONAMIENTO.

 Cantidad de proveedores
 Relación empresa – proveedores
 Selección de proveedores
 Evaluación de proveedores
 Otros aspectos que consideren importantes tener en cuenta

4.7.1 Criterios de Selección y Evaluación de Proveedores

Requisitos: Según los estatutos de la empresa, los requisitos más
importantes para la selección de proveedores, son los que se presentan a
continuación en orden jerárquico:
1. Condiciones de los Materiales: La empresa revisa de manera
minuciosa las condiciones de entrega del material solicitado, de tal
manera que si este no cumple con las especificaciones impuestas es
rechazado.
2. Tiempos de Entrega: La empresa define con cada proveedor unos
tiempos convenidos entre ambas partes, donde el incumplimiento de

12
 estas pautas provocará grandes consecuencias en el nivel de
producción de la empresa debido a la ausencia de recursos para la
consecución del producto, adicionalmente se provoca una
disminución en la confiabilidad por parte de la empresa hacia el
proveedor.
3. Trayectoria: De acuerdo a las relaciones históricas, se les da
prioridad a los proveedores con mayor prestigio dentro de la
organización, prevaleciendo aquellos que tienen mayor antigüedad.
4. Capacidad: Según los niveles de producción se tiene en cuenta el
proveedor que tenga la mayor disponibilidad de materiales y recursos
necesarios para satisfacer los requerimientos relacionados con la
empresa.
5. Cumplimiento de Requisitos: Debido a la necesidad de definir
parámetros para la consecución del proceso productivo, la empresa
impone unos requisitos al proveedor, el cual los debe cumplir de
manera estricta porque son necesarios para cumplir con las
especificaciones de calidad para lograr altos índices.
6. Garantía: De acuerdo al respaldo que ofrecen los proveedores sobre
sus productos se define que las características de los recursos
suministrados sean invariantes, con relación a las especificaciones
impuestas por la empresa.
7. Precio: Ya establecidos los anteriores requisitos, se escogen los
proveedores que cumplan con ellos, y por último se elige aquel que
ofrezca el precio más beneficioso para la empresa.
8. Situación Legal: Es importante para la empresa X realizar compras
de materia prima con proveedores que garanticen una situación legal
clara, para así evitar inconvenientes en el proceso de compra de
materiales.

13
IDENTIFICACIÓN PROVEEDOR
NOMBRE EMPRESA NIT

CIUDAD DIRECCIÓN

MATERIA PRIMA-MATERIAL CANTIDAD

DOCUMENTOS REQUERIDOS AL PROVEEDOR

SI NO
REGISTRO CÁMARA Y COMERCIO
RUT
CERIFICADO DE CALIDAD
CERTIFICADO DE GARANTÍA
Punto
* Los proveedores serán evaluados con estos requisitos
s
Las condiciones de compra y pago son favorables para
Precio la empresa, se ofrecen créditos y facilidades de pago (el
cobro de interés se hace vencidamente).
Para la entrega de la materia prima se cuenta el estado
Condiciones
actual
Se deben de realizar entregas en periodos de tiempo
Tiempos de iguales, entregando cantidades variables dependiendo
entrega de las necesidades del mercado, se entrega toda la
cantidad en un pedido.
Cumplimient Debe manejar información mínima del material, ensayos
o de y pruebas hechos a los mismos, algún certificado de
requisitos calidad que respalde el producto. (Cartas de control).
Se compromete y respalda el buen o mal
Respaldo funcionamiento del material, estando a disposición para
posibles problemas.
Debe contar con métodos de inspección para cada
Inspección materia prima, llevando registros e informando a la
empresa.
Posee la infraestructura necesaria para soportar algún
Capacidad
pedido con gran variabilidad.
Métodos de Frecuentemente utiliza ensayos que determinen las
ensayo óptimas condiciones de los materiales que despacha.
Posee buen nombre dentro del ramo, tiene políticas de
Trayectoria calidad y aplica algún tipo de mejoramiento en los
métodos de producción
Presenta para cada producto fichas técnicas, donde
Ficha técnica describa especificaciones, propiedades, características,
normas, documentos, métodos de muestreo.

14
 Tot
al puntos

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR :

DOCUMENTO DE PROVEEDORES

Tabla 1. Ficha proveedores

4.8 COSTOS LOGISTICOS E INDICADORES DE GESTION.

 Sistema de información de costos de información

 Embalaje
 Transportes
 Almacenamiento e inventarios
 Sistema de indicadores de la gestión logística

La empresa tiene un sistema contable llamado Soflant que permite conocer

el cualquier momento el estado financiero de la empresa, además de los
valorizados en cantidades por producto y en dinero en cada uno de los
almacenes en consignación.

El embalaje lo hace directamente la empresa no cuenta con terceros.

Costos de inventarios. Estos valores son la cantidad en dinero que tienen

invertido a la fecha en el producto terminado. Ver tabla 2.

15
 FECHA Y VALOR DEL INVENTARIO
EN PT
Fecha PRODUCTO TERMINADO
Jan 1 $184,537,350.00
Feb 1 $160,170,993.00
Mar 1 $256,555,261.00
Apr 1 $258,182,072.00
May 1 $297,374,999.00
Jun 1 $315,070,710.00
Jul 1 $250,483,811.00
Aug 1 $289,618,413.00
Sep 1 $311,821,831.00
Oct 1 $330,212,055.00
Nov 1 $308,250,273.00
Dec 1 $226,007,561.75
Jan 2 $201,387,044.62
Feb 2 $254,920,561.00
Mar 2 $254,456,110.00
Apr 2 $242,022,796.54
May 2 $251,968,249.32
Jun 2 $242,755,172.56
Jul 2 $241,374,966.00
Aug 2 $248,724,606.61
Sep 2 $190,891,504.17
Oct 2 $189,559,821.62
Tabla 2. Costos de Inventario

4.9 GASTOS DE TRANSPORTE

En el año anterior el 14% de los despachos se realizó con empresas

transportadoras de paqueteo. En el año presente, el 60% de los despachos
ha sido realizado con empresas de paqueteo.

4.9.1 Valor en pesos pagados vigencia actual a las empresas de transporte.

Optimizar gastos que se incurren al transportar producto terminado a las

diferentes zonas al igual que minimizar el envío de producto terminado con
empresas transportadoras de paqueteo.

16
 Tabla 3. Gastos de Transporte

4.10 SISTEMA DE INFORMACION

Tecnologías de la información y aplicaciones informáticas utilizadas en la

logística.

No manejan un software especializado en logística, poseen bases de datos

y tablas en Excel que permite tomar decisiones acerca de costo óptimo de
despacho y la empresa a la que se debe despachar, teniendo en cuenta el
destino, el peso, el tiempo de entrega, tipo o línea de producto y valor o
seguro de la mercancía.

Alternativas de Mejora

 Se podría conformar un departamento de logística, ya que al momento se

encuentra un asistente de logística en el departamento de operaciones,
aunque ambos departamentos están directamente ligados, se podría
crear el nuevo departamento para que los diferentes procesos como
compras, generación de producto y entregas se maximizaran y fueran
más efectivas.

 En el área de almacenamiento se debe detallar con un código de barras

para cada producto y obtener una fácil y rápida ubicación de cada
producto dentro de las plataformas de almacenaje; también esta
codificación ayudaría bastante para el embalaje de los productos.

5. RESULTADOS

 Describir los resultados y conclusiones del diagnóstico.

 Plantear alternativas de mejora al proceso de gestión logística de la
empresa.

17
 6. CONCLUSIONES

 La logística se ha convertido en una ventaja competitiva en el entorno

actual, los avances tecnológicos, la alta competencia y mayor
exigencia del cliente, lo que requiere que a las empresas sean más
eficientes y productivas en los diferentes procesos de la cadena
logística y así poder competir a nivel local e internacional.

 La empresa X presta el servicio cuando es requerido en el desarrollo

de un nuevo proyecto y en cumplimiento de la normatividad vigente
según la información recopilada.

 La prioridad es lograr indicadores y relacionarlos con los procesos de

gestión. Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el sentido de
desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o
dar de baja lo innecesario. Luego se deben identificar y/o implantar
esos indicadores de gestión que son o serán los principales artífices
del pilotaje de los procesos.

 Se comprobó que la empresa X presenta falencias en los procesos y

que es necesario reestructurar el sistema logístico, además de ejercer
el control interno para garantizar la calidad de los productos y
satisfacer las necesidades de sus clientes.

18