Código SST-PR-02

PROCEDIMIENTO
Vigente desde Mar/ 2020
COMUNICACIONES, Versión 01
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Proporcionar una comunicación efectiva para garantizar la información de aspectos relevantes sobre el
Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo a todos los colaboradores tanto internos como
externos de XXXXXXXX, permitiendo la participación y consulta del personal para los procesos de
mejora continua.

2. ALCANCE

Este procedimiento tiene alcance a todas las actividades o decisiones que requieran comunicarse tanto
a nivel interno como a las partes interesas externas relacionadas con el Sistema de Gestión de
seguridad y salud en el trabajo.

3. RESPONSABILIDADES

La elaboración, administración y control de este documento, es responsabilidad del responsable del

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

4. DEFINICIONES

Acto inseguro: Comportamientos de las personas las cuales pueden generar un accidente de trabajo.
Condición insegura: Estado de los equipos, herramientas, instalaciones, muebles y enseres entre otros
los cuales pueden generar un accidente.
Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.
Comunicación interna: Flujo de información al interior de la Empresa.
Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
Cliente: Organización o persona que recibe el servicio o producto.
Documento: Información y su medio de soporte.
Información: Datos que poseen significado.
Proveedor: Organización o persona que proporcionan un producto o servicio.
Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada
por una decisión o actividad.

5. CONDICIONES GENERALES

Los empleados, contratistas, proveedores y clientes de XXXXXXXXXXX podrán consultar la

información relacionada con el Sistema de Gestión y demás documentos en las siguientes fuentes:

En el proceso de Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Carteleras: Información direccionamiento estratégico de la organización, reglamentos y políticas,
información de interés

Los empleados tienen su representación principal en el Comité Paritario de Seguridad y salud en el

trabajo y el Comité de convivencia laboral, y en el proceso SGSST.

Las comunicaciones tanto internas como externas que se manejan en la empresa se encuentran
definidas en Matriz de comunicaciones.
 Código SST-PR-02
PROCEDIMIENTO
Vigente desde Mar/ 2020
COMUNICACIONES, Versión 01
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Página 2 de 4

6. PROCEDIMIENTO

No Actividad Registro
Reuniones Operacionales: Lideradas por gerente General estas reuniones se
realizan de manera periódica para revisar temas críticos para toda la
1
organización y formalizar la planeación de trabajos importantes. Es un No aplica
espacio efectivo para interactuar y discutir sobre temas que involucren a los
líderes de proceso.
Reuniones periódicas SG-SST: Bajo la coordinación del responsable del
SGSST, se realizan reuniones periódicas con el personal de la empresa en
2
las que se revisan temas relevantes para el área con respecto a cambios, Registro de
aplicación de normas, informes, peligros, riesgos, sistema de gestión, asistencia
investigación de incidentes y demás factores que impacten las operaciones
y actividades en la compañía.
Comunicación Externa
3 Relación de
XXXXXXXXXX utiliza como medio de comunicación con el cliente quejas y
externo las siguientes líneas telefónicas: 6651463 – 6657602- 3006007002 reclamos
para recepción de quejas, reclamos y sugerencias.
Comunicación interna
Correo
Las comunicaciones internas en XXXXXXX. Se realizan a través de
electrónico.
correos electrónicos, folletos, carteleras, comunicados, actas de reuniones
Acta de
generales, capacitaciones y entrenamiento y comunicación directa en el Reunión.
4 área de trabajo. Control
Para los aspectos de seguridad y salud en el trabajo se cuenta además con asistencia.
Reporte de actos
tarjetas de reporte de actos y condiciones inseguras, las cuales pueden
y condiciones
utilizadas por cualquier trabajador, contratista y visitante al observar un
inseguras
acto o condición subestándar.
4 Difusión de elementos del SGSST Correo
electrónico.
Todos los documentos del SGSST serán comunicados a todas las partes
interesadas de la empresa inmediatamente; esto permitirá una mejor
orientación de la protección en las labores a realizar. El responsable del
Acta de
SGSST de XXXXXXXXX comunicará entre otras, la siguiente
Reunión.
información a través de los medios establecidos en el anexo del
procedimiento.

 Política, Objetivos, Mapa de Procesos y Organigrama Control

 Informes de Revisión por la Gerencia asistencia
 Peligros y riesgos en los lugares de trabajo
 Procedimientos, Instructivos y formatos del SGSST
 Cambios en las operaciones, sobre los nuevos riesgos en salud e
impactos en el ambiente.
 Código SST-PR-02
PROCEDIMIENTO
Vigente desde Mar/ 2020
COMUNICACIONES, Versión 01
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Página 3 de 4

 Consultas en materia de seguridad, salud en el trabajo por parte del

personal.
 Investigación de accidentes y casi accidentes.
 Cumplimiento de requisitos legales y de otra índole que apliquen.
 Acciones y resultados del SG al personal.
En la matriz de comunicaciones del Sistema de gestión en donde se
describen con más detalles los aspectos a comunicar.
Nota: XXXXXXXXXX. no realizará comunicaciones externas sin previo
autorización de la Gerencia General.
Proceso de Consulta
El proceso de SGSST consultará a través de la representación de los
Correo
trabajadores con la debida antelación la adopción de las decisiones
electrónico
relativas a:

 La planificación y la organización del trabajo en la empresa.

 La organización y desarrollo de las actividades de protección de la Acta de
5
salud y prevención, incluida la designación de trabajadores o el Reunión
recurso a un servicio de prevención ajeno.
 La designación de trabajadores encargados de las medidas de
emergencia. Control
 Los procedimientos de información y documentación. asistencia
 Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la
seguridad y salud.
6 Proceso de Participación Informe
investigación de
Los trabajadores tienen participación en:
incidentes
 La elección de sus representantes en el Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo y el comité de convivencia
laboral. Correo
 El establecimiento de controles operacionales Electrónico /
 Reporte de actos y condiciones inseguras
 Notificación e investigación de casi accidentes, enfermedades
profesionales. Cartelera
 Identificación de peligros en los lugares de trabajo.
 Reporte y seguimiento de Acciones correctivas y preventivas.
 Asistencia a las capacitaciones aportando sus conocimientos y/o
experiencias relacionadas.
 Reporte y análisis de indicadores.
 Aportes, liderazgo y actuación oportuna relacionada con atención
de emergencias.
Orden y aseo en el puesto de trabajo, zonas comunes e impresoras.
Las solicitudes pueden realizarse cada vez que se requieran por medio
 Código SST-PR-02
PROCEDIMIENTO
Vigente desde Mar/ 2020
COMUNICACIONES, Versión 01
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Página 4 de 4

verbal al responsable del SGSST y escrito por correo electrónico.

7 FIN

7. CONTROL DE CAMBIOS