1.

Comunicación interna y externa

Uno de los aspectos de vital importancia en una organización, es la comunicación, por

ello, jugar y divertirse se convierte en una herramienta de comunicación interna que
permite fomentar el compañerismo, la creatividad y la motivación. De acuerdo con esto,
se generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros internos de la
organización, este tipo de dinámica comunicativa, se denomina comunicación interna y
tiene vital importancia para el fortalecimiento de la comunicación entre los diversos
miembros de una empresa.

Imagen 1, Fuente: (Freil, 2013)

Los funcionarios de la organización se convierten de esta manera en el público interno

que tiene tanta o más importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad
corporativa, permite desentrañar virtudes y defectos de la empresa, mediante
estrategias de comunicación efectiva lo cual permite fortalecer la imagen para contarla
a los demás.
Debido a esto, todo plan de comunicación externa debe tener su correlato es decir, su
guía en el frente interno. La importancia y pertinencia de esto, radica en que permite:

- Involucrar al personal: para que exista una empresa debe existir un personal
que la conforme, este personal es el encargado de transmitir valores y objetivos
empresariales. Cada empleado tiene un lugar de vital importancia y es este lo que lo
hace sentir como parte de la organización.

- Ser coherente y coordinar el plan de acción: tener establecido un plan de

acción coordinado exige que las estrategias de comunicación requeridas por las
organizaciones sean coherentes y mantengan un flujo constante de comunicación de
acuerdo con los diferentes departamentos que conforman la organización.

- Participar y seguir el cambio: las transformaciones que se generan a partir de

la expansión de la empresa a nivel local, nacional o internacional, que exigen a las
organizaciones una gran adaptabilidad y esfuerzo coordinado de comunicación y
capacitación que los acompañe para seguir en el cambio.

- Activar la productividad: para optimizar procesos productivos toda empresa

necesita no sólo de una adecuada comunicación, además de esto, es de vital
importancia la participación del personal en los resultados de la organización. Debido a
esto, es importante que cada empleado, colaborador o usuario de la empresa sepa no
sólo qué tiene que hacer y cómo, sino por qué y para qué lo hace.

Imagen 2.Fuente: (GOVBA, 2013)

 2. Plan de comunicación interno

Toda organización es producto de la participación activa de varias partes de la

empresa: objetivos, mecanismos organizativos y estructura económica. La
comunicación es un mecanismo que transversaliza a la institución en diversidad de
dimensiones. A raíz de ello, se pueden reconocer diversos ámbitos de la comunicación
en las organizaciones:

- Ámbito de la información: este espacio se compone de normas y datos

empleados por la empresa de acuerdo con las funciones y el objetivo definido.

- Ámbito de divulgación: se componen de diversos elementos que buscan

captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la
organización. Para este tipo de objetivo comunicativo, se utilizan boletines,
publicaciones y comunicados.

- Ámbito de formación y socialización: Posibilita reforzar de forma explícita la

cultura institucional. En este espacio de influencia se insertan todas las actividades de
capacitación, recreación y eventos institucionales.

- Ámbito de participación: expresarse mediante diversos modos de

comunicación en la empresa, es permitir que cada uno de los miembros de esta se
exprese, mediante el uso de la palabra. Este tipo de dinámica abre espacio para el
reconocimiento y colaboración de los diversos entes que conforman la empresa. Este
tipo de comunicación involucra el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas,
las sugerencias y las propuestas.
Para la ejecución del plan de comunicación interno, es pertinente un planeación previa,
esta permite una ejecución del plan y su posterior evaluación. Todo plan de
comunicación interna necesita contar con la decisión política de la máxima autoridad,
por ello, cuando se elabore el plan es preciso que se encuentre respaldado sino todo el
esfuerzo uy planeación habrá sido en vano. El plan incluye como objetivos precisos
comunicar la visión, misión, política de calidad, y valores de la organización.

Imagen 3.Fuente: (GOVBA, 2010)

A continuación se retoma el Decálogo de atributos para una Gestión en

Comunicación,1 el cual se constituye en una serie de consejos para la elaboración
adecuada de este plan.

___________________

1. Chávez, Norberto La imagen corporativa Teoría y práctica de la identificación institucional.

Editorial gili gaya. México. Pág. 42 .2013.
“Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organización

Sinergia: apoyo recíproco entre mensajes: Uno corrobora al otro. Una sinergia clásica se da
entre la publicidad y la prensa de una empresa

Síntesis: concentración y especificidad: La comunicación eficaz tiene alto grado de

concentración y especificidad. Concentración en contenido y especificidad en contenido y en
oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.

Dinamicidad: Evolución adaptativa permanente. La comunicación debe estar adaptándose

permanentemente sin perder el estilo.”

3. Herramientas de gestión

La generación de distintos Soportes de Comunicación Interna agilizan la gestión y

contribuyen para que sea más rica la comunicación. Los soportes pueden abarcar
desde formatos orales, escritos, audiovisuales o digitales.

El aprovechamiento de las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación

abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades, algunas de ellas
son:

- Carta al Personal: este tipo de formato exige brevedad y legibilidad. La función

de este tipo de formato es la de servir para difundir información importante tales como
resultados, cambios en la organización, etc. La ventaja principal se refiere a la rapidez
de su llegada y la impresión emocional que despierta en el remitente. Debido a esto, se
recomienda no realizar una carta para múltiples destinatarios comunes sino de manera
personalizada.

- Carteleras: Debido a su formato, la efectividad como medio de comunicación es

contundente. Las recomendaciones para que una cartelera logre comunicar un
mensaje es que se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Con
respecto as u contenido, esta puede contener información general, normativas
institucionales e informaciones que intercambia el personal. Para lograr que su
contenido sea bien interpretado debe seguir un orden debido que esto brinda al usuario
la posibilidad de visualizar su contenido de forma rápida. Por último, para evitar malos
entendidos, se debe consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.

- Cuadernillo de Bienvenida: Este tipo de formato responde a la necesidad de

servir como guía para cualquier persona que ingresa a prestar sus servicios a una
Institución nueva necesita saber a dónde se ha incorporado. Debido a loa anterior,
algunas organizaciones diseñan este material que tentativamente puede incluir: una
síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.

- Manuales de estilo: Se denominan manuales, sin embargo son guías

sistematizadas de procedimientos institucionales. Su estructura, se encuentra
establecida a partir de un orden que va desde la información técnica, organizativa e
histórica de la empresa. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Además, como
la dimensión de la comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagen
creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando
contradicciones.

- Folletos: Su estructura facilita la cobertura de temas particulares como las

coberturas de las Aseguradoras de riesgos de trabajo (ART) o ¿Qué hacer frente a un
accidente laboral? se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en
el contexto de campañas de concientización interna.

- Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y

cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de
diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral.
Además, la identificación de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la
valoración como persona y por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas
publicaciones se adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica
entre la redacción y el personal.

- Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar,

capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio
acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.

- Línea abierta o Línea directa: Es una línea telefónica donde todos

pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador.
Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al
mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable
y a los pocos días se deben contestar los mensajes.

- Buzón de Comunicaciones: Permiten que todos los integrantes de la

organización se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores
de la organización su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

- Medios electrónicos: Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el

contexto de la Revolución Científico Tecnológico, cada vez se producen menos frente a
frente. Un número creciente de redes se intercalan y organizan la interacción. A partir
de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no sólo de
individuo a individuo, sino también de los individuos con la organización como
espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una
empresa se puede citar:

- E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de fijación del
destinatario.

- Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo.
Sólo se necesita colocar las computadoras en red.

- Listas de distribución y foros de discusión por Internet: puede servir para motivar
a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas
pertinentes serían institucionales.

- En la página web institucional se puede prever un área restringida sólo para los
integrantes de la institución e implementar los foros.

- Evaluar: La evaluación del proceso periódica es necesaria para analizar la

posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos
darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan
será difícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más
difundidos son las encuestas y sondeos de opinión interno.

También hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan,
durante su ejecución y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los
objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.
 Referencias

 Chávez, Norberto. La imagen corporativa Teoría y práctica de la identificación

institucional. Editorial gili gaya. México.2013.

 Solano Castro Adrián. Administración de la educación. Promai-uned. San José

de Costa Rica,.2008
 Control de documento

Autores Nombre Cargo Dependencia Fecha

Expertos Diana Carmona Experta Sena - Centro Noviembre 28 de

temáticos Milian Temática Agroindustrial 2013

Regional Quindío

Revisión John Jairo Guionista Sena - Centro de Diciembre 06 de

Alvarado Diseño e 2013
González Innovación
Tecnológica
Industrial –
Regional
Risaralda.

Andrés Felipe Líder línea de Sena - Centro de Diciembre 10 de

Valencia producción Diseño e 2013
Pimienta Innovación
Tecnológica
Industrial –
Regional
Risaralda