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Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

Alexander Castaño Echeverry

Noviembre 2020

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Gestión Logística

Ficha 2075288
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Contenido
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.........................................................................................................3
Presentación......................................................................................................................................3
Objetivo General................................................................................................................................3
Identificación e interpretación de los procesos.................................................................................4
Relación de procesos y procedimientos.............................................................................................5
Descripción de los procedimientos....................................................................................................6
RECIBO DE MERCANCIA..................................................................................................................6
INGRESO DE MERCANCIA...............................................................................................................9
ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA............................................................................................11
RECEPCION DE PEDIDOS...............................................................................................................13
SEPARADO DE MERCANCIA..........................................................................................................15
REVISION DE MERCANCIA...........................................................................................................17
CARGUE DE MERCANCIA..............................................................................................................19
DESPACHO DE MERCANCIA..........................................................................................................21
Conclusión........................................................................................................................................23
Bibliografía.......................................................................................................................................24
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Presentación
Este documento tiene como propósito identificar he interpretar los procesos, así
como también la relación en cada uno de ellos, además de describir los procesos
de forma comprensible para quienes quizás no lo conozcan, contiene también un
flujograma que permite ver fácilmente como es el funcionamiento y la forma de
proceder según el área, los métodos de medición y también los objetivos y
alcances de cada uno.

La importancia que presenta este manual es la facilidad y la forma como proceder

de cara a cualquier requerimiento y en torno a tomar decisiones en todas las
áreas, la funcionalidad de permitir conocer que pertenece a que y de quien es el
encargado de realizar cierta actividad.

Por último, hay que tener en cuenta que este manual de procedimientos es
aplicable a todas las áreas en general de la compañía; debe ser socializado al
personal nuevo que integre l compañía.

Objetivo General
Este presente manual tiene como objetivo estandarizar los procesos,
implementando las normas claras y precisas de los métodos y formas de ejecución
de los procedimientos de trabajo y la manera como debe actuar un equipo de
trabajo en su área. A través de esta, se debe capacitar el personal permitiendo
tener la información correspondiente y generalizada de todo el proceso.

Además, se pretende documentar toda la información a través de formatos con el

fin de llevar un control y cumplir con los estándares de calidad.
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Identificación e interpretación de los procesos.

Se estandariza de forma general las áreas de trabajo por medio del mapa de
procesos como componente macro, a partir de este se desglosan las sub áreas
que apoyan y son parte fundamental para cumplir con los objetivos cumpliendo el
desarrollo de los procesos.
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Relación de procesos y procedimientos

CARACTERIZACION CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
ENTRADAS SALIDAS
RESPONSABL SERVICIO O
PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES CLIENTE
E PRODUCTO
Saldo y
rotación de
mercancía de Realización de las
puntos de órdenes de compra para
Puntos de Ordenes de Proceso de
venta. todos los proveedores del Auxiliar de
venta compras recibo de
Negociaciones centro de distribución. compras
Proveedores mercancía
y
cumplimientos.
Recibo de la mercancía
Facturación y
entregada por el Auxiliar de Mercancía
Órdenes de organización de
Compras proveedor, con base en recibo centro de recibida y
compra Mercancía
orden de compra definida distribución aprobada.

Órdenes de
compra
Recibo de Ingreso de facturación Mercancía
Facturas de Pedidos de
mercancía recibida y aprobada. Auxiliar de ingresada al
venta recibidas mercancía
facturación sistema
Listado de
negociaciones

Organización de
Recibo de
Mercancía mercancía recibida en
mercancía Mercancía
estibada por zonas y puestos Auxiliar centro
organizada
referencias. definidos. de distribución

Tarjetas de
lotes marcadas
Listado de Cargue de pedidos
Facturación y Analista centro con punto de
existencias del mercancia por puntos de Separado de
organización de distribución venta y número
centro de venta al sistema. mercancia
de mercancía de lote a
distribución
separar
Lote de
Separado de Mercancia,
Pedidos de mercancía por Mercancía Revisión de
con base a la solicitud del Auxiliar centro
mercancía punto de venta separada mercancia
lote. de distribución
para separar
Listado
impreso de Revisión de mercancia,
Mercancía mercancía verificando punto de Auxiliar de Mercancía Cargue de
separada separada por venta, cantidades y revisión de revisada mercancía
punto de venta referencias solicitadas. mercancia

listado impreso Cargue de mercancia Mercancía

Auxiliar centro Despacho de
Mercancía con firma de aprobada, según aprobada para
de distribución mercancía
Revisada aprobación programación despacho
Paquete de
Remisiones
remisiones Separar remisiones
Coordinado legalizadas y
Cargue de listas por originales y copias, Traslado a los
centro de mercancia
mercancía punto de venta verificando que toda la puntos de venta.
distribución cargada en el
para mercancia está lista.
camión.
despachar
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Descripción de los procedimientos.

RECIBO DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Verificar la orden de compra de los productos que Aplica desde la orden de compra hasta la firma
entrega el proveedor, su calidad y sus cantidades de aprobación de la factura.
mediante revisión exhaustiva de la persona
competente en tal cargo.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Orden de compra: Documento que emite el comprador para pedir aprovisionamiento al vendedor,
este lleva toda la información necesaria: Nombre del proveedor, cantidad requerida, costos etc.

Proveedor: Que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin
determinado.

RESPONSABLES
El área de compras está en la responsabilidad de generar la orden de compra, a su vez la persona o
personas encargadas de realizar el recibo de mercancia tienen el deber de revisar tal orden de
compra y cotejar con la factura que entrega el proveedor para verificar que no existan anomalías.

FLUJOGRAMA RECIBO DE MERCANCIA

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DESCRIPCION DEL PROCESO

El auxiliar de recibo de mercancía se encarga de recoger todas las facturas de los proveedores que
están en turno para entregar ordenar estás con base a su llegada, este procede a cuadrar en el
muelle al camión que se le recibirá, adicionalmente verifica en el sistema de información de la
empresa por medio del NIT del proveedor si carga cuenta con su respectiva autorización.

Llegado el caso que no se encuentre la orden de compra en el sistema de información de la

empresa; ya que puede que el colaborador responsable no la realizo o el software no permita
cargarla el auxiliar, se comunica con el proceso de compras encargado por vía telefónica, solicitando
la autorización para el recibo de dicha mercancía. El enviara por medio de un correo electrónico la
orden, permitiendo realizar el descargue de cada una de las referencias que se encuentra dentro del
camión o definiendo si esta no se recibe y se debe devolver al transportista.

El auxiliar del centro de distribución carga la orden de compra en la terminal portátil y procede a
realizar el escaneo de cada una de las referencias que se va estibando y en este mismo momento
verifica la cantidad de mercancía relacionada en la factura con la cargada en el sistema de
información. Registrando en la FC el código escaneado y las novedades presentadas de ser el caso.
Cuando la estiba se encuentre llena el auxiliar de centro de distribución traslada está a la zona la cual
está designada para la mercancía entrante, quedando lista y siendo ser almacenada.

Al momento de terminar todo el descargue el auxiliar de recibo verificara la factura. Determinando si

esta cumplió con la cantidad y referencia de mercancías solicitada o por el contrario presento algún
tipo de novedad, si este es el caso deberá realizar la respectiva nota al proveedor igualmente firma
de recibido la copia y la original de la empresa.

Después de tener firmada la factura esta es escaneada y enviada por correo electrónico al
responsable de la facturación del centro de distribución, colaborador el cual no está en las
instalaciones de este. Se encuentra ubicada en las oficinas del proceso de compras.
RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO
Actividad de seguimiento: Se realiza evaluacion a proveedores, cumplimiento de citas
programadas, seguimiento de tiempos de descargue.
Actividad de medicion: Se miden tiempos de descargue, cumplimiento de citas desde el momento
de su agendamiento.
Recursos: Se utiliza para tal fin las terminales portatiles y computador designado.
Firma y fecha de aprobacion:
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INGRESO DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Revisar la información legal de las facturas, Desde el recibo de los documentos hasta el
ingresar la información al sistema si el proceso ingreso en el sistema.
está correcto.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

FACTURA: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su
cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.

RESPONSABLES
Líder de compras, auxiliar de compras, coordinador de centro de distribución.
FLUJOGRAMA RECIBO DE MERCANCIA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

El auxiliar de compras encargado del ingreso de la mercancía realiza la recepción por medio del
correo electrónico las facturas que recibe a diario por parte de los proveedores el centro de
distribución.
Este es el encargado de revisar la información legal de la factura como son:
 La fecha vigente de entrega de la misma
 Nit del proveedor
 Número de factura
 Resolución de facturación
Si al momento de la revisión se presenta algún tipo de inconveniente el auxiliar debe comunicarse ya
sea por vía telefónica o por medio de correo electrónico con el proveedor solicitando el cambio de la
misma, por el contrario si esta se encuentra de forma correcta se procede a realizar el ingreso de
cada uno de los ítem facturados.
Al terminar todo el ingreso se verifica que los totales tanto de la factura de venta como la del sistema
de información de compras coincidan, si por algún motivo esta presenta diferencias el auxiliar deberá
comunicarse nuevamente con el proveedor e informar que se realizara una nota débito por diferencia
en valores o referencias.
Se procede a grabar la factura de venta en el sistema de información, actualizando referencias y
precios de los mismos, Quedando así, el listado de referencias del centro de distribución Actualizado.
Para la solicitud de pedidos por parte de los puntos de venta.

RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO

Actividad de seguimiento: Verificacion y comparativos de costos.
Actividad de medicion: A traves de relacion de documentos mediante la plataforma Vision.
Recursos: Herramientas ofimaticas.
Firma y fecha de aprobacion :
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ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Ingresar la mercancia hacia las estanterías y Se realiza desde el momento del recibo de la
encontrar la ubicación acorde al producto según mercancia en los muelles, hasta la ubicación en
su distribución fisicoquímica, también, rotara la las estanterías.
mercancia según las fechas de vencimiento y
tendrá las áreas de trabajo libres.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Remisión: La nota de remisión es un documento mercantil interno de las compañías, que sirve
como prueba documental en todo acto de compra venta comercial, cuya función es dejar constancia,
a través de la firma del receptor, de la recepción de un pedido de mercadería.

RESPONSABLES
Coordinador centro de distribución.
FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

Cada zona del centro de distribución cuenta con un responsable de almacenar la mercancía que
pertenece a su área de trabajo.
El auxiliar revisa la mercancía entrante, verificar que se encuentre codificada y con el strikes del mes
de ingreso. Adicionalmente la debe trasladar hasta el área y buscar donde se encuentra ubicada esta
referencia y abrir un espacio, dado el caso que no se tenga existencia de la misma se le busca uno.
Al momento de encontrar la misma referencia se procede realizar una rotación de la mercancía, la
cual consiste en almacenar la entrante de última y la más antigua de primera. Después se procede a
realizar el respectivo almacenamiento.

RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO

Actividad de seguimiento: Revisión por percepción.

Actividad de medicion: Ocular.

Recursos: Físicos y mecánicos.

Firma y fecha de aprobacion :
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RECEPCION DE PEDIDOS
OBJETIVO ALCANCE

Relacionar y cotejar las facturas con las Desde el recibo de la factura de forma digital,
cantidades correspondientes, costos, impuestos hasta el ingreso en el sistema.
etc. para posteriormente ingresarlas al inventario
en el sistema.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Abarrote: Conjunto de artículos comerciales, especialmente comidas, bebidas y conservas.

RESPONSABLES
Coordinador centro de distribución.
FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

El auxiliar de centro de distribución ingresa al sistema de información de la empresa en la opción

pedidos, encontrando en la bandeja cada uno de los puntos de venta, todos estos están identificados
uno por uno por medio de un determinado costo.
Al momento de identificar qué punto de venta realizo pedidos el auxiliar revisa cada uno de estos y
verifica si son de abarrotes o es una solicitud de suministros como papelería, empaques o elementos
de aseo y desinfección.
Carga cada uno de estos en los sistemas respectivos, debido que ambos tienen software de
operación diferente, Para cargar los pedido en el sistema se ingresa a un número de lote disponible
en la red ya sea en suministros o abarrotes, ingresando el centro de costo del punto de venta el cual
lo solicito y adjuntando la relación de la mercancía solicitada.
Para el caso de suministros se procede a imprimir de forma inmediata la remisión y es entregada al
responsable de separar estas.
Ya para el caso de los pedidos de abarrotes, se procede a escribir en una tarjeta ya establecida; el
número de lote en el cual se cargó dicho pedido y el punto de venta. Al momento que se tienen todas
las tarjetas con su respectiva información, se entrega cada uno de estos a los auxiliares de separado
del centro de distribución adicionando en esta el nombre del responsable de separar dicha
mercancía.

RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO

Actividad de seguimiento: Se realiza un cotejo de la remisión y su número de pedido por parte del
punto de venta.
Actividad de medicion: Contraste de stock frente al pedido.
Recursos: Sistemas ofimáticos.
Firma y fecha de aprobacion :
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SEPARADO DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Separar la mercancia pedida por el punto de Desde la entrega del pedido realizado por el
venta en los tiempos establecidos. punto de venta, hasta la entrega en el punto de
revisión.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Ofimática: designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan

en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados.

RESPONSABLES
Coordinador centro de distribución y Auxiliares.
FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

El auxiliar centro de distribución solicita un lote para separar, donde encuentra el número y el punto
de venta al cual pertenece, seguido de esto, este ingresa a la terminal portátil que se le tiene
asignada, digitado el código relacionado en esta, verificando que el nombre escrito coincida con el
que aparece en el sistema.
Después el auxiliar realiza una verificación de toda la mercancía solicitada por el punto de venta y
determina si la mayor cantidad de esta, es de alimento o de aseo, al definir este aspecto, comienza el
separado con el ítem que tiene más productos, al finalizar sigue con el resto. Al momento de
realizarlo. El responsable lleva a cabo un escaneo por medio de la terminal portátil, tomando un
producto de cada referencia separada y digitada el número el cual separo.
Cuando se tiene la estiba completa el auxiliar se dirige a trasladar por medio de un estibador manual
la mercancía a la zona de separado marcada con el nombre asignado. De igual forma se asigna un
letrero con el mismo punto.
Por último el auxiliar verifica en la terminal portátil que todas las referencias solicitadas hayan sido
separadas correctamente, procede a salirse del lote y entregar este para ser impreso.

RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO

Actividad de seguimiento: Cuadros de seguimiento y revisión

Actividad de medicion: Cuadros de seguimiento y revisión.

Recursos: Sistemas ofimaticos.

Firma y fecha de aprobacion :
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REVISION DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Revisar completamente y cuidadosamente a Desde el momento del separado hasta el cargue
través de las hojas de traslado toda la mercancia en los camones.
que se separa puesto que el sistema de entrega
es totalmente certificado.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Cotejar: Se trata de un método muy rápido y dinámico, ya que permite que todas las operaciones a
futuro con ese proveedor, provengan del cliente que provengan, ya no tengan que validarse, sino que
únicamente se tiene que adjuntar el acuerdo de facturación a terceros.

RESPONSABLES
Coordinador Centro de Distribución.
FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

El auxiliar de centro de distribución se encarga de llevar a cabo la revisión de la mercancía separada,

toma de la carpeta de remisiones pendientes por revisar una de estas, donde verificara el punto de
venta al que pertenece dicha hoja y se dirige al mismo buscando el número de lote asignado para
este.

Cuando se tiene identificado el lote, el cual se debe revisar el auxiliar realizara en orden una
verificación de todas las referencias separadas en la estiba, dicha inspección se lleva a cabo con una
terminal portátil donde se escanea uno de los productos de cada referencia separada determinando
si el código escaneado es igual al relacionado en la remisión seguidamente se procede a determinar
si las cantidades especificadas en el documento son iguales a las contadas de forma física.
Si al momento de la verificación se presenta alguna inconveniente ya sea por diferencia en
cantidades o códigos se llama al que está relacionada en la remisión, indicando que separo dicha
mercancía; reportando a este la inconformidad y solicitando que estas novedades sean corregidas,
mientras se realiza la corrección, se relaciona la novedad en la hoja asignada para esto dejando
consignado el nombre del responsable y los cambios en referencias encontrados.

Cuando se realiza la corrección, el auxiliar verifica que dicha novedad este correctamente, colocando
en la estiba el letrero de revisado lo cual significa que esta mercancía se encuentra verificada y
conforme.

Se procede por parte del responsable de la revisión a firmar la remisión como aprobada y dejarla en
la carpeta de mercancía lista para ser despachada.

RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO

Actividad de seguimiento: Verificación de actividad realizada de acuerdo a los protocolos y el uso

de las herramientas correspondientes

Actividad de medicion: Se mide según la cantidad de errores en el mes, sobre el total de

mercancia despacha en el mismo.

Recursos: Medios Ofimáticos y tablas de seguimiento.

Firma y fecha de aprobacion :

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CARGUE DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Cargar en los camiones de la empresa la Desde el separado de mercancia hasta, el cargue
mercancia que ha sido pedida por cada punto de en los camiones.
venta en el tiempo oportuno.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
PICKING: Comprende la recolección y agrupación de una serie de productos diversos para cumplir
con un pedido. El picking, puede hacerse bajo procedimientos manuales, automáticos y mixtos. 
PACKAGING ó PACKING: Puede resumirse como empaque, embalaje y envase. Se origina desde
el momento que cada producto tiene propiedades físicas, comportamientos químicos e inclusive
biológicos que deben ser tomados muy en cuenta en la decisión de la presentación frente al
consumidor y consecuentemente en su introducción en cadenas de abastecimiento logístico y de
distribución.
RESPONSABLES
Coordinador centro de distribución, auxiliares, conductores.
FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

El coordinador del centro de distribución o el responsable en el momento se encarga de asignar los
puntos de venta que se despacharan en ese día, informando al auxiliar de la revisión de mercancía
quien se dirige a revisar la lista de cargues semanales ya establecida e informar a los auxiliares que
les corresponde realizarlo.
Los auxiliares responsables del cargue de mercancía, con la ayuda de estibadores manuales se
encargan de llevar cada una de las estibas separadas y aprobadas por parte del de revisión al
camión. Si en dado caso no cuenta con letrero de verificado el que ejecuta el traslado debe preguntar
si este lote puede ser despachado o si se alcanza a revisar; si esta logra ser revisada será cargado
de igual forma, de no poder serlo se dejara la estiba en el puesto que se encuentra.
RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO
Actividad de seguimiento: Verificación de mercancia cargada en buen estado, en cada punto de
venta.
Actividad de medicion: Revisión mensual de productos entregados a cada punto de venta.
Recursos: Medios ofimáticos.
Firma y fecha de aprobacion :
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DESPACHO DE MERCANCIA
OBJETIVO ALCANCE
Despachar la mercancia en el tiempo oportuno, Desde el separado de mercancia, la revisión,
siguiendo los requerimientos del cliente interno. hasta el cargue de la mercancia y el envío hacia
los puntos de venta.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Cross Docking: Consiste en una técnica de consolidación y preparación de pedidos de productos
provenientes de diferentes proveedores para su envío a varios destinos (puntos de venta o clientes).
Todo en un lapso de tiempo menor a 24 horas"

RESPONSABLES

Coordinador centro de distribución, auxiliares.

FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DEL PROCESO

Al instante en que el coordinador del centro de distribución o responsable; se encarga de asignar el

punto que se va a cargar, se procede a organizar las remisiones impresas para este mismo, dejando
así la original y su respectiva copia de aprobación, si en dado caso alguna remisión no tiene la firma;
él debe averiguar con el auxiliar de revisión, si dicha mercancía ya se encuentra aprobada. Si en ese
momento el determina que no está separada no se incluye el documento en las del despacho a
realizar y será devuelta ejecutando su respectivo separado.
Al momento de tener las remisión definidas para ser despachas el responsable procede a relacionar
todas estas en la planilla de trasporte definida por la empresa colocando la fecha de solicitud y la de
despacho, el número del sello de seguridad, nombre del conductor a realizar este trasporte y cada
uno de los números de las remisiones y facturas a entregar.
Cuando se tiene la planilla totalmente diligenciada es entregada al conductor con su respectivo sello
de seguridad el cual debe colocárselo al camión antes de comenzar su recorrido.

RECURSOS, SEGUIMIENTO, MEDICION Y DESEMPEÑO

Actividad de seguimiento: Revisión mensual de los listados de salidas de traslado, así como
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también las planillas de verificación de documentos.

Actividad de medicion: Seguimiento a los tiempos de entrega de los conductores en los tiempos
establecidos.

Recursos: Planillas y validación de sistemas ofimáticos.

Firma y fecha de aprobacion :

Conclusión

Al realizar el manual de procesos y procedimientos logísticos se puede

evidenciar claramente las actividades relacionadas por área dentro de una
organización, así como también el grado de responsabilidad que cumple
cada persona responsable de velar porque las actividades se lleven con
total normalidad y siguiendo los protocolos establecidos.

Se puede ver que a través de este, es fácil detectar anomalías y también

clarificar falencias para posteriormente tomar las mejores decisiones.

Además, permite controlar y verificar que los procedimientos se estén

realizando de forma correcta y en los tiempos establecidos a través del
seguimiento y validación de cumplimento por parte de los responsables.
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Bibliografía.

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SEN
A/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Guia_tecnica_para_la_elaboracion_d
e_manuales.PDF

https://www.esan.edu.pe/

https://angeldelsoto.com