GENERALIDADES DE LOS

DOCUMENTOS

Instructora Yennis Argüello Pallares

 GENERALIDADES DE LOS
DOCUMENTOS

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Caracteres externos Caracteres internos

Clase Entidad productora
Tipo Orígenes funcionales
Formato Fecha y lugar de
producción
Cantidad Contenido sustantivo
Forma
 EXTERNOS
Forman la apariencia externa del documento

Clase

determinada por el procedimiento empleado para transmitir la

información. Por tanto dependiendo del procedimiento
empleado tendremos documentos:

 Textuales: transmiten la información mediante texto escrito.

 Iconográficos: documentos que emplean signos no textuales
para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.)
 Sonoros: emplean el sonido para transmitir la información
(discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.)
 Audiovisuales: documentos que combinan la imagen en
movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)
 Electrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto
con soporte físico o sin él.
Tipo

¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un

oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipos documentales
como actividades posibles tiene un organismo.

Formato

va de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son

carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video cassettes el formato es
CD, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, gif, etc, ó de
textos electrónicos es txt, HTML, doc, etc.

Cantidad o volumen

se trata del número de unidades (volúmenes, legajos,

documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en
metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si
son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.
Tipo documental:

Es la unidad documental producida

por un organismo en el desarrollo de
una competencia concreta, actividad
administrativa, regulada por una
norma de procedimiento y cuyo
formato, contenido informativo y
soporte son homogéneos.
Forma
nos estamos refiriendo a la tradición
documental, es decir, a la
condición de original o copia de los
documentos: se trata de un
original, de una copia simple, de
una copia certificada.
INTERNOS
Se refieren a la formulación del discurso y contenido del
documento.

Entidad productora: nos referimos al autor del

documento (cualquier persona física o institucional,
pública o privada). Es decir, el responsable legal del
mismo.

Orígenes funcionales: son las razones por las cuales se

ha producido un documento. Es decir, la función (gestión
de recursos humanos), la actividad (contratación de
trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de
trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de producción: estos caracteres sitúan

al documento en el tiempo y en el espacio. Datación
crónica y tópica.
 CARACTERÍSTICAS

Objetividad: El documento de archivo

constata una actividad personal o
institucional sin añadir a ello
criterios de valoración o subjetividad.
Unicidad: Cada documento de archivo es
único, no se produce en múltiples
ejemplares. Las copias de un
documento estas no son “ejemplares”
del documento original, sino otro
documento igualmente único.
Carácter seriado: Los documentos de
archivo se producen uno a uno y con
el paso del tiempo constituyen series.
 Medio que fija y
Material ( papel,
transmite el
disco, cinta)
contenido
TÉCNICA SOPORTE

El asunto
ESTRUCTURA CONTENIDO

Hace referencia
al formulario
Tipo documental:

Unidad documental simple

originada en una actividad
administrativa, con
diagramación, formato y
contenido distintivos que sirven
como elementos para
clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática.
 TIENE UNA CLASIFICACIÓN

 1. CLASE:
Textual: escritos
No Textual: Iconográficos, sonoros, audiovisuales,
magnéticos (Word, Excel).

 2. CONTENIDO:

Imperativo : judiciales,(leyes, decretos,, sentencias)

Testimoniales o probatorios: La autoridad da fe de
( registro civiles, diplomas, certificaciones, cédula)
Informativos o noticiosos: Correspondencia, notas,
presupuesto.

 3. FUNCIÓN EN EL TIEMPO: vital, importante, útil, no

esenciales
 4. POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD:

públicos, libre acceso, confidenciales.

 5. ENTE PRODUCTOR: públicos, privados

 6. SEGÚN SU TRADICIÓN DOCUMENTAL:

Original, copia