TEMA Nº 9

SISTEMATIZACIÓN

Prof. Surelys Pérez

SISTEMATIZACIÓN

Proceso a través del cual se busca

ordenar, organizar y conectar de la
mejor manera los elementos de la
organización, para lograr cumplir de la
forma mas eficiente y efectiva los
objetivos para los cuales fue creada la
organización.
PASOS
SISTEMATIZACIÓN

ÓRDEN LÓGICO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR,
EQUIPOS, PERSONAL Y
AMBIENTE DE TRABAJO

ARMONÍA ENTRE SUS

ELEMENTOS
DEFINICIÓN
“Estudio, análisis y mejoramiento de los sistemas, que
sirven, controlan y coordinan todas las operaciones
de una empresa”
ALONSO TUR, José M (2004)

“Proceso permanente y acumulativo de construcción

de conocimiento a partir de nuestra experiencia de
acción/intervención en una realidad”
www.ccon.org.co [Documento en línea]. Marzo,
2008
IMPORTANCIA DE LA SISTEMATIZACIÓN

• Objetivos generales y específicos  unidades que

integran a la organización.

• Asigna las funciones básicas  determinar las

responsabilidades que corresponden a cada uno de
los departamentos creados.

• Asigna las tareas a cada proceso  de organizar y

concatenar adecuadamente los recursos de cada
departamento, lograr la eficiencia de la organización,
al menor costo y por ende cumplir con los objetivos
para la cual fue creada.
Además del estudio y diseño de sistemas de
contabilidad y control comprende:
• Estudio de la organización y procesos,
• Mejoramiento de practicas de oficinas y
procesamiento de datos (formularios,
archivos, mecanización)
• Documentación (manuales)
• Estudio del trabajo
• Estudio de factibilidad.
• Aplicaciones de técnicas administrativas.
OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACIÓN

• Mejorar el servicio al cliente.

• Acelerar los procesos sin desmejorar la
calidad.
• Mejorar los controles.
• Reducir los costos operativos y
administrativos, así como mejorar la
productividad.
• Obtener mayor exactitud y velocidad
en el procesamiento de datos y en la
generación de informes.
• Suministrar información contable
adecuada a la gerencia para la toma
de decisiones
BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓN

1-Fortalece la organización, ya que permite:

– Corregir las debilidades de la estructura

organizativa, aclarando y definiendo las
funciones y responsabilidades de las distintas
unidades.
– Aclarar las líneas de autoridad.
– Coordinar funciones y relaciones de
departamentos.
BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓN

2- Ayuda a la Administración y a los Supervisores:

– Crear los medios de información oportuna

para la toma de decisiones.
– Producir informes más completos y
oportunos.
– Ahorrar tiempo a la administración eliminando
la supervisión de las tareas, asegurando una
productividad satisfactoria.
BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓN
3- Asegura un trabajo de oficina de calidad
y a un costo menor al:
– Establecer procedimientos simples y
completos que faciliten la ejecución del
trabajo.
– Reducir la carga de trabajo mediante la
eliminación de formularios, informes y
controles innecesarios.
– Proporcionar ambiente de trabajo adecuado
por lo que se aumenta la productividad.
 PARÁMETROS O
PRINCIPIOS QUE HAY QUE
TOMAR EN CUENTA
PARA EL PROCESO DE
SISTEMATIZACIÓN.
• RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se
debe dar el proceso de control
interno y a su vez debe suministrar
información a un costo razonable,
el costo debe ir de acuerdo a los
beneficios que el proceso genere.
• CONFIABILIDAD: La información
que suministre debe ser lo más
confiable posible para así poder
subsanar errores y tomar
decisiones adecuadas.
• ESTRUCTURA ORGÁNICA Y EL
CONTROL INTERNO: El sistema se
adaptará a la organización de tal
modo que le permita satisfacer las
necesidades particulares de
información y control.
• FACTORES HUMANOS: Se deberá
escoger a los trabajadores y
empleados de acuerdo a sus
aptitudes y destrezas de modo que
su labor sea desempeñada lo mas
eficientemente posible.
• PROCESAMIENTO INTEGRADO DE
DATOS: El sistema deberá captar los
datos de las diferentes unidades que
componen a la organización de modo
que luego la ensamble para poder
suministrar información confiable y
global de acuerdo a las diferentes
necesidades usuarios.
• OPERACIONES MECANIZADAS: Para
recolectar la información descrita en el
principio anterior se considerará la
mecanización de esta ya que se logran
trabajos más claros, precisos y a mayor
velocidad.
• REPORTAJE: Toda información
obtenida de la sistematización debe
servir para los usuarios internos y
los externos.
• FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD
Y CONSISTENCIA: todo sistema
debe diseñarse para ser flexible,
uniforme en los criterios y
consistente en su adaptación.
• PISTA DE AUDITORÍA: Significa
que al obtener un resultado este
pueda ser analizado siguiendo los
pasos del proceso.
• DOCUMENTACIÓN: Para toda
transacción debe ser diseñado un
formulario o forma que avale la
operación, debe ser reglamentado
su uso y descrito el procedimiento
(manuales).
 -Sistematización-
Secuencia del Trabajo
1. Examen exploratorio y proposición
preliminar.
2. Planificación, programación y metodología
del trabajo.
3. Investigación del sistema y sus
requerimientos.
4. Análisis, síntesis y diseño.
5. Instalación e implementación.
6. Manual y el informe final.
1-Examen exploratorio y
proposición preliminar.

• A. Entrevista Inicial con el cliente.

• B. Examen exploratorio.
• C. Proposición Preliminar
• D. Autorización para la investigación.
 2- Planificación, progr. y
metod. del trabajo.
• A. Enfoque Departamental
• B. Enfoque procedimental.

Técnicas de Recolección de Datos:

• Lectura de Documentos
• Observación
• Toma de Inventarios
• Entrevista
• Cuestionario
3-Investigación del sistema
actual y sus requerimientos.
• Recolección de Datos: Lectura de
Documentos, Observación, Toma de
Inventarios, Entrevista, Cuestionario

• Registro de los Datos: Transcripciones,

esquemas gráficos o tabulados.
 4-Análisis, síntesis y diseño.
Análisis: Es la investigación Científica, hacer
preguntas y determinar cual es la
equivocación.

Síntesis: generar ideas/preguntas y

proporcionar las respuestas, decidir que
hacer en relación a las imperfecciones
encontradas.
Objetivos: Eliminar, Simplificar, Combinar,
Cambiar la secuencia-------- Diseñar
 `Diseño:

La calidad del trabajo dependerá del conocimiento

que el investigador tenga de:

 Cuestiones Administrativas
 Venta y propaganda
 Diseño y formularios
 Métodos y controles de oficina
 Comunicaciones
 Aparatos especiales de archivo
 Procesadores de datos electrónicos
 Aparatos de copiar y duplicar
 Procedimientos
 Idiomas
5- Instalación e implementación
• Planificación y programación: reducir la
confusión, instalación gradual. Naturaleza y
extensión del trabajo preparatorio.

• Preparación: entrenamiento, prueba

(marchas piloto), recibo (equipos,
formularios, materiales) y sincronización.

• Instalación: tensión y presión externa.

6-Informe Final y Manual.
Se Procede a la Entrega del Manual

Vigilancia por un periodo no menor a 90 días.

Prevenir utilizar sistemas viejos y actualizar los recién

instalados de acuerdo a cada necesidad