Matería Sistemas de Información – Material de Apoyo Mapas de

Procesos

¿Qué es un Mapa de Procesos?

Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie
bidimensional. Iniciados por el hombre con el propósito de conocer su mundo, y apoyados primeros sobre
teorías filosóficas, los mapas constituyen hoy una fuente importantísima de información, permitiendo que
nos situemos en relación al mundo que nos rodea.

Algo similar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de la Unidad Funcional (UF)
en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relación al trabajo que en ella se desarrolla y así
conocer dónde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta. El mapa de procesos es, por tanto, un
diagrama que muestra, de manera visual, los procesos que conforman la UF, así como las relaciones (si
las hay) que existen entre ellos.

Un mapa tendrá mayor o menor calidad según la cantidad de información que proporcione, siempre de
acuerdo a la escala adoptada. En un mapa de procesos ocurre igual. Para que se convierta en una
herramienta útil, es imprescindible que estén recogidos todos los procesos: ninguno debe quedar fuera.

No es necesario descender a recoger en detalle las tareas que se llevan a cabo en la Unidad, pero sí se
deben describir todos los grandes grupos de actividades que las engloban.

Este documento debe ser conocido y consensuado por todos los componentes de la UF, de modo que
todos se sientan reflejados.

La cuestión esencial en la elaboración de un mapa de procesos es que la expresión gráfica debe ser clara,
sin sacrificar por ello la precisión. No existe un formato predeterminado para construir el mapa de
procesos. Cada UF deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a la complejidad o sencillez de la
estructura de su sistema, de modo que permita que todos los componentes de la unidad puedan
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comprender de forma rápida cuál es su lugar dentro de la organización y en qué medida su actividad
influye en la de los demás integrantes de la UF.

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Todo mapa de procesos suele comenzar con una clara indicación del cuál es el comienzo de la actividad
de la UF. En la mayoría de los casos este punto de partida está relacionado con una petición de un
usuario; en otros, podrá ser una disposición reglamentaria o incluso la continuación de los procesos de
otra UF. Igualmente, el mapa de procesos suele cerrar el diagrama con la prestación del servicio al
usuario.

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El Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos de una Organización, es la representación gráfica de los procesos de ésta y de sus
interrelaciones.
A la hora de realizar el Mapa de Procesos, habrá que identificar primero todos los procesos que integran
la organización y posteriormente se deberán clasificar.

En el Mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:

 Procesos estratégicos: Son todos los procesos que proporcionan pautas de acción para todos los
demás procesos y son realizados por la dirección general o en nombre de esta. Se suelen hacer
referencia a reglamentación, leyes, normativas,… aplicables al producto, servicio, administración y
funcionamiento que no son controladas por el mismo.
 Procesos clave u operativos: Hacen referencia a los Procesos de la cadena de Valor de la
Organización y tienen impacto en el cliente, creando valor para éste. Son las actividades esenciales
de la Organización, su razón de ser.
 Procesos de apoyo o soporte: Son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales de la
Organización.

Tras su clasificación, deberemos establecer las relaciones existentes entre ellos para poder dar por
terminado nuestro Mapa. Para simplificar la explicación, os adjunto un Mapa de muestra, muy estándar,
para aclarar todos estos conceptos.

Asimismo, debe quedar claramente marcada la diferencia entre los tres tipos de procesos que hemos
definido: estratégicos, clave y de soporte. Esta diferencia no tiene por qué venir dada exclusivamente por
la distribución de los procesos en grupos separados; también pueden identificarse mediante colores,
formas, etc. Sea cual sea el método elegido, debe quedar clara esta diferenciación.

Las relaciones entre procesos se suelen representar mediante flechas, que indican los puntos de contacto
en los cuales un proceso influye en otro (normalmente como elemento de entrada del proceso siguiente).

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