P 05procedimientoauditorias Hidrico

“PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS
INTERNAS”
Versión: 02 P-05
ELABORADO REVISADO APROBADO

Coordinador SGC Coordinador del PDRH Coordinador del PDRH
12.09.19 16.09.19 18.09.19
La Molina, Setiembre 2019

PROGRAMA DE DOCTORADO EN RECURSOS HÍDRICOS P-05
Versión: 02
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Fecha: 18.09.19
CONTENIDO
0. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO........................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 4
3. BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 4
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................ 4
5. RESPONSABLES .............................................................................................................................. 5
6. DESARROLLO ................................................................................................................................... 6
6.1. Planificación de las Auditorías Internas .................................................................................... 6
6.2. Preparación de las Auditorías ...................................................................................................... 7
6.3. Ejecución de las Actividades de las Auditorías Internas ...................................................... 7
6.3.1. Reunión de Apertura .......................................................................................................................... 7
6.3.2. Recolección de la Información ......................................................................................................... 7
6.3.3. Preparación, Evaluación y Entrega del Informe de Auditoría ...................................................... 8
6.4. Seguimiento ....................................................................................................................................... 8
7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS ...................................................................................... 10
8. FORMATOS Y REGISTROS.......................................................................................................... 11
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reproducir sin autorización de la Coordinación del PDRH.
Versión: 02
Fecha: 18.09.19
0. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN ACTUAL

N° Descripción N° Descripción
En el punto 4. Términos y Definiciones, se
organizan en orden alfabético y primero
los términos y luego las siglas.
1 Creación de la Información Documentada. 1
Además, se agrega la definición de
“observación” y se cambia la definición de
“oportunidad de mejora”.
En el punto 6.3.2 Recolección de la
información, se hace referencia a los
2 hallazgos de auditoría y su clasificación,
en el cual se ha agregado la clasificación
de “observación.
En el punto 6.3.3 Preparación, Evaluación
y Entrega del Informe, se cambia el
formato de informe, el cual estaba bajo la
siguiente identificación: P-05-F-05 Informe
de Auditoría Interna; el actual formato se
identifica de la siguiente manera:
F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría.
3
Esta modificación se realiza con fines de
alinear las actividades de Auditoría con las
indicadas a nivel institucional.
Del mismo modo se realiza el cambio de
los formatos en el punto 8. Formatos y
Registros, correspondientes al
F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría.
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos mínimos necesarios para llevar a cabo las auditorías internas, con
el propósito de evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad del PDRH frente a los criterios de
auditoría y conforme al estándar de la norma ISO 9001:2015.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicación en el ámbito estructural y organizativo del PDRH

para el cumplimiento de sus objetivos.
3. BASE LEGAL
▪ Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos:

Requisito 9.2 Auditoría Interna.
▪ Modelo de Acreditación para Programas de Estudios de Educación Superior Universitaria
(octubre 2016).
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
▪ Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoría.
▪ Evidencias de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
▪ Coordinador SGC: Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad del Programa de
Doctorado en Recursos Hídricos, que tiene como función principal ser el apoyo de la Alta
Dirección en el control del Sistema de Gestión de la Calidad.
▪ Coordinador del PDRH: Es el más alto cargo a nivel del Programa de Doctorado en
Recursos Hídricos, encargado de dirigirlo y controlarlo, por lo que también cumple el rol
de Alta Dirección.
▪ Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia durante la auditoría.
▪ Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de la auditoría.
▪ Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo
una auditoría.
▪ Auditado: Organización que es auditada.
▪ No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
(En general existen no conformidades reales y no conformidades potenciales).
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▪ Observación: Es una falla aislada o esporádica en el contenido o implementación de los

documentos del SGC, o cualquier incumplimiento parcial en un requisito de la norma de
referencia que no llega a afectar directamente o de manera crítica al Sistema de Gestión
de Calidad
▪ Oportunidad de Mejora: Acción recomendada, que al ser implementada implica una mejora
en el Sistema de Gestión de la Calidad.
▪ Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
▪ SAC: Solicitud de Acción Correctiva, registro de gestión de la acción correctiva.
▪ SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
▪ PDRH: Programa de Doctorado de Recursos Hídricos.
5. RESPONSABLES
▪ Coordinador del PDRH.

▪ Coordinador SGC.
▪ Personal Administrativo.
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6. DESARROLLO
6.1. Planificación de las Auditorías Internas
El Coordinador SGC debe organizar por lo menos una vez al año una auditoría completa del
SGC, esto no le inhibe en organizar auditorías internas adicionales si a través de las
encuestas, reclamos del cliente o de cualquier otra vía de información sospeche o tenga
certeza de que la eficacia y el desempeño del SGC se están viendo afectados.
Es responsabilidad del Coordinador SGC realizar la programación de las auditorías internas

teniendo en cuenta el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como
también los resultados de anteriores auditorías. Para ello debe elaborar el P-05-F-01
Programa de Auditorías Internas, el cual sirve para tener proyectado un rango de fechas para
la ejecución de la auditoría. Dicho programa debe enviarse al Coordinador del PDRH para su
revisión y aprobación.
Una vez aprobado el Programa de Auditorías Internas, el Coordinador SGC elabora el registro
P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna, el cual contiene: objetivo, alcance, auditados, auditores,
los métodos, puntos a auditar, fecha, horario y lugar.
La selección de los auditores internos debe registrarse en el P-05-F-03 Lista de Auditores

Internos, teniendo en cuenta que sean independientes de la actividad o área a auditar. Los
integrantes del equipo auditor pertenecientes al PDRH deberán cumplir con los siguientes
requisitos como mínimo:
▪ Tener como mínimo seis meses de experiencia en el PDRH.

▪ Haber recibido un curso de interpretación de la norma ISO 9001:2015.
▪ Haber recibido y aprobado un curso de formación de auditores internos en sistemas de
gestión de la calidad.
En caso de contratar auditores externos, se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
▪ Ser Auditor Líder en ISO 9001:2015.

▪ Contar con experiencia en auditorías en relación a ISO 9001:2015, al menos haber estado
en 2 auditorías con mínimo 3 días cada una.
Es responsabilidad del Coordinador SGC comunicar a los auditores y al responsable del área
auditada el P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna.
El desarrollo de la auditoría interna por parte de auditores debe realizarse de acuerdo a lo

descrito en el presente procedimiento, en caso surja algún inconveniente en ejecutarse lo
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anterior debe evaluarse y consensuarse entre ambas partes, el auditor líder y el Coordinador
SGC.
6.2. Preparación de las Auditorías
En caso de requerirse una reprogramación de la fecha u hora de la auditoría por parte del
equipo auditor o del responsable del área auditada, deberán informar al Coordinador SGC los
motivos por los cuales no es factible ejecutar la auditoría según lo planificado y definir una
nueva fecha y hora.
El equipo auditor, antes de la auditoría, deberá realizar el estudio de escritorio de la

documentación del área a auditar e iniciar el llenado del registro P-05-F-04 Lista de
Verificación.
6.3. Ejecución de las Actividades de las Auditorías Internas
6.3.1. Reunión de Apertura
En el lugar y a la hora acordada, se deberán reunir el Equipo Auditor, el Coordinador del

PDRH, el Administrador del PDRH, el Coordinador SGC y demás auditados (si es necesario)
con el fin de comunicar el objetivo y el alcance de la auditoría, hacer la presentación de los
auditores (en caso sea necesario) y explicar brevemente como se llevará a cabo la auditoría.
6.3.2. Recolección de la Información
De acuerdo al registro P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna, el equipo auditor deberá recoger
la información necesaria y suficiente a través de:
▪ Entrevistas.
▪ Observación de las actividades.
▪ Revisión de los documentos.
▪ Revisión de los registros por medio de un muestreo apropiado.
La información obtenida deberá registrarse en el registro P-05-F-04 Lista de Verificación, y

solo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría la cual deberá
ser registrada y evaluada frente a los criterios de la auditoría para determinar hallazgos. Los
hallazgos de la auditoría pueden ser calificados como conforme, no conforme, observación y
oportunidad de mejora. A medida que se detectan hallazgos se deberá informar y aclarar al
auditado o al responsable del área auditada. Si surge la necesidad de confirmar con otras
fuentes la información obtenida, el auditor deberá contrastar dicha información y anotar el
resultado en el registro P-05-F-04 Lista de Verificación.
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Nota: Durante la recolección de la información, el auditor debe: ser objetivo, de mentalidad

abierta, no realizar comentarios u opiniones personales, mantener el control en la auditoría,
asegurarse de conocer plenamente los hechos y evidencias objetivas.
6.3.3. Preparación, Evaluación y Entrega del Informe de Auditoría
Luego de la recolección de información, el equipo auditor puede disponer de un tiempo para

realizar cruce de información entre sus miembros y para definir los hallazgos de auditoría.
Los resultados de la auditoría interna deben comunicarse a través de una reunión de cierre
con la participación del Coordinador del PDRH, Administrador del PDRH, el Coordinador SGC
y los auditados (estos últimos si se cree conveniente).
Una vez culminada la reunión de cierre, el equipo auditor es responsable de la elaboración,

contenido y entrega de los siguientes documentos:
▪ P-05-F-04 Lista de Verificación.

▪ F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría.
El F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría, cuenta con una plantilla a nivel institucional, este
informe debe ser entregado a más tardar 1 semana después de la reunión de cierre de la
auditoría, este informe está sujeto a evaluación, la cual consiste en:
▪ Revisar la redacción de las no conformidades y según sea el caso solicitar al equipo

auditor corregir la redacción en base a las evidencias obtenidas, determinar si la no
conformidad procede o no procede (por falta de evidencias o sustento), etc.
▪ El Coordinador SGC será responsable de autorizar la elaboración de las SAC cuando vea
que son convenientes.
Posteriormente, el Coordinador SGC deberá realizar las actividades detalladas en el

documento P-03 Procedimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas, según
correspondan. El auditado junto al responsable del área auditada deberá proceder a dar
solución a las no conformidades detectadas.
6.4. Seguimiento
El Coordinador SGC debe realizar el seguimiento de las acciones correctivas propuestas. Una
vez cumplido el plazo indicado en la SAC, o antes en los casos que la ejecución se efectúe
antes de lo planificado. El responsable de la SAC comunicará al Coordinador SGC que ya ha
culminado de ejecutar las correcciones o acciones correctivas, luego el Coordinador SGC
deberá verificar si las correcciones y acciones correctivas han sido implementadas, de no ser
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así, y existiendo una justificación, se reprograma para otra fecha de revisión la cual debe
registrarse en la respectivo P-03-F-01 Solicitud de Acción Correctiva.
Se debe realizar la verificación de la eficacia, y ésta se ejecutará de acuerdo a la naturaleza

de la acción correctiva.
El Coordinador SGC deberá informar periódicamente al Coordinador del PDRH para que
intervenga en los casos de incumplimiento con las fechas acordadas, o cuando las acciones
correctivas, propuestas por el Responsable del proceso auditado, requieren de su aprobación.
El Coordinador SGC dará por cerrada la SAC si evidencia que las acciones correctivas han
sido implementadas y son eficaces. El registro P-03-F-01 Solicitud de Acción Correctiva
quedará archivado en un file bajo la responsabilidad del Coordinador SGC al igual que los
demás registros de auditoría.
El Coordinador SGC es el encargado de elaborar el informe del estado de las SAC que
comprende el resultado y estado de las mismas, para la evaluación por el Coordinador del
PDRH en la Revisión por la Dirección, o cuando este lo requiera.
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7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

P-05-F-01 Programa de Auditoría Interna
P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna
P-05-F-03 Lista de Auditores Internos
P-05-F-04 Lista de Verificación
F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría
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8. FORMATOS Y REGISTROS
1 P-05-F-01 Programa de Auditoría Interna
PROGRAMA DE DOCTORADO DE RECURSOS HÍDRICOS P-05-F-01

Versión: 01
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA
Vigencia: 07.09.18
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
ÁREA / AÑO: 20__

N°
PROCESO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC
1 PROCESO 1
2 PROCESO 2
3 PROCESO 3
4 PROCESO 4
5 PROCESO 5
6 PROCESO 6
7 PROCESO 7
8 PROCESO 8
9 PROCESO 9
LEYENDA:
P PROGRAMADO
E EJECUTADO Coordinador del PDRH
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Versión: 02
Fecha: 18.09.19
2 P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna
PROGRAMA DE DOCTORADO DE RECURSOS HÍDRICOS P-05-F-02

Versión: 01
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
Vigencia: 07.09.18
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
Auditoría Nº Nº de días Fechas Programadas

Auditor Líder
Auditores Internos
Observadores
Criterios
Día
Requisitos
Hora Auditor Proceso / Responsable / Documentación
9001
Coordiandor SGC
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3 P-05-F-03 Lista de Auditores Internos
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Versión: 02
Fecha: 18.09.19
4 P-05-F-04 Lista de Verificación
Una vez impreso o copiado este documento, se convierte en COPIA NO CONTROLADA, prohibido reproducir sin autorización de la Coordinación del
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PDRH.
Versión: 02
Fecha: 18.09.19
5 F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría (1 de 3)
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Versión: 02
Fecha: 18.09.19
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Versión: 02
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“PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS

ELABORADO REVISADO APROBADO

La Molina, Setiembre 2019

0. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................ 3

VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN ACTUAL

El presente procedimiento es de aplicación en el ámbito estructural y organizativo del PDRH

▪ Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos:

▪ Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

▪ Observación: Es una falla aislada o esporádica en el contenido o implementación de los

▪ Coordinador del PDRH.

6.1. Planificación de las Auditorías Internas

Es responsabilidad del Coordinador SGC realizar la programación de las auditorías internas

La selección de los auditores internos debe registrarse en el P-05-F-03 Lista de Auditores

▪ Tener como mínimo seis meses de experiencia en el PDRH.

▪ Ser Auditor Líder en ISO 9001:2015.

El desarrollo de la auditoría interna por parte de auditores debe realizarse de acuerdo a lo

6.2. Preparación de las Auditorías

El equipo auditor, antes de la auditoría, deberá realizar el estudio de escritorio de la

6.3. Ejecución de las Actividades de las Auditorías Internas

6.3.1. Reunión de Apertura

En el lugar y a la hora acordada, se deberán reunir el Equipo Auditor, el Coordinador del

6.3.2. Recolección de la Información

La información obtenida deberá registrarse en el registro P-05-F-04 Lista de Verificación, y

Nota: Durante la recolección de la información, el auditor debe: ser objetivo, de mentalidad

6.3.3. Preparación, Evaluación y Entrega del Informe de Auditoría

Luego de la recolección de información, el equipo auditor puede disponer de un tiempo para

Una vez culminada la reunión de cierre, el equipo auditor es responsable de la elaboración,

▪ P-05-F-04 Lista de Verificación.

▪ Revisar la redacción de las no conformidades y según sea el caso solicitar al equipo

Posteriormente, el Coordinador SGC deberá realizar las actividades detalladas en el

Se debe realizar la verificación de la eficacia, y ésta se ejecutará de acuerdo a la naturaleza

7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

1 P-05-F-01 Programa de Auditoría Interna

PROGRAMA DE DOCTORADO DE RECURSOS HÍDRICOS P-05-F-01

ÁREA / AÑO: 20__

E EJECUTADO Coordinador del PDRH

2 P-05-F-02 Plan de Auditoría Interna

PROGRAMA DE DOCTORADO DE RECURSOS HÍDRICOS P-05-F-02

Auditoría Nº Nº de días Fechas Programadas

3 P-05-F-03 Lista de Auditores Internos

4 P-05-F-04 Lista de Verificación

5 F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría (1 de 3)

6 F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría (2 de 3)

7 F-PE03.1.01-1 Informe de Auditoría (3 de 3)

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