AUDITORIA ADMINISTRATIVA EJE 3

PRESENTADO POR

INGRID JOHANA GUIO HERNANDEZ

JUAN ANDRES MAHECHA PARRADO

DIANA ROCIO PAEZ

PRESENTADO A

KEVIN DE JESUS CARABALLO CAMARCO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FAULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS

Bogotá, marzo 2021.

 INTRODUCCION

La auditoría administrativa no es solo información recopilada para ser analizada y

verificada para definir cumplimiento de las normas y estándares, la auditoría administrativa

abarca a nivel generar todas las ares funcionales de una organización con el fin de encontrar

oportunidades de mejora a tiempo y de lograr supervisar que los procesos estén siendo

correctamente aplicados. Esta auditoría puede ser enfocada en un área específica, pero en

este caso se ira hacer el estudio al área de Recursos humanos, sin embargo, los factores a

analizar no deben ser únicamente cuantitativos pues al dejar de un lado los cualitativos se

podrían excluir datos necesarios que indicen directamente en la consecución del logro de

objetivos corporativos. Para medir la efectividad de las operaciones en una organización es

necesario la implementación de indicadores de gestión con el fin de poder detectar

desviaciones en los procesos y determinar a tiempo fallas que permitan solucionarlas a

tiempo. En el presente análisis se busca implementar la auditoria administrativa al proceso

que hay en el área de recursos humanos (RRHH) de la empresa SEGUROS MUNDIAL

S.A, mediante el método de Análisis factorial el cual involucra todas las funciones que

intervienen en una empresa, su interacción y buscar ofrecer a la dirección una guía correcta

para la adecuada gestión de dichas funciones. Este método utiliza indicadores cuantitativos

y cualitativos los cuales permiten proporcionarnos información integral de todo el proceso

el cual puede ser medible. En este caso utilizaremos el Análisis factorial de tipo

exploratorio, el cual permite indagar y tratar de descubrir las variables que intervienen en la

consecución del logro de los objetivos dentro de dicho proceso, aquí se irán a ver el paso 3

y cuatro del método de análisis factorial, siendo los siguientes combinar los hallazgos y

diagnosticar, presentación del diagnóstico.

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ANALISIS FACTORIAL
Es una técnica que se usa para reducir un gran número de variables en un menor número de

factores. Esta técnica extrae la varianza común máxima de todas las variables y las coloca

en un puntaje común. Como un índice de todas las variables, podemos usar este puntaje

para un análisis posterior. El análisis factorial es parte del modelo lineal general y este

método también asume varios supuestos: existe una relación lineal, no hay

multicolinealidad, incluye variables relevantes en el análisis y existe una verdadera

correlación entre las variables y los factores. Hay varios métodos disponibles, pero el

análisis de componentes principales se usa con mayor frecuencia.

Tipos de métodos para extraer factores:

Hay diferentes tipos de métodos utilizados para extraer el factor del conjunto de datos:

1. Análisis de componentes principales: este es el método más común utilizado por los

investigadores. El análisis de componente principal comienza a extraer la varianza

máxima y los coloca en el primer factor. Después de eso, elimina esa varianza

explicada por los primeros factores y luego comienza a extraer la varianza máxima

para el segundo factor. Este proceso va hasta el último factor.

2. Análisis de factor común: el segundo método preferido por los investigadores extrae la

varianza común y los pone en factores. Este método no incluye la varianza única de

todas las variables.

3. Factorización de la imagen: este método se basa en la matriz de correlación. El

método de regresión se usa para predecir el factor en factorización de imagen. 

4. Método de máxima verosimilitud: este método también funciona en la métrica de

correlación, pero usa el método de máxima verosimilitud para factorizar.

5. Otros métodos de análisis de factores: la factorización Alfa supera los mínimos

cuadrados. El peso cuadrado es otro método basado en la regresión que se utiliza para

factorizar.

1. Combinar los hallazgos y diagnosticar

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

la compañía, que estén cumpliendo con las actividades requeridas, se les pedirá

soportes para poder llevar un control e informe de gestión.

Una buena capacidad para lograr los objetivos es la realización de una auditoria

muy completa ya que debe estar estructurada, para que el alcance este de la mano

con los objetivos y se lleve una correcta ejecución.

Propuestas

- Liderazgo y toma de decisiones.

- Alinear la estrategia de la empresa

- Enfocarse en el compromiso y estabilidad de los colaboradores

 - aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría,

- Planificar y organizar el trabajo eficazmente,

- Llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado,

- establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia,

- Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y

revisando documentos, registros y datos,

- Entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la

auditoría,

- Verificar la exactitud de la información recopilada,

- Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar

los hallazgos y conclusiones de la auditoría,

- Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y

conclusiones de la auditoría,

- Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría,

- Preparar informes de auditoría,

- Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información, y

- Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con

el apoyo de un intérprete.

b. ¿Como se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

El proceso se ejecuta según lo planeado en los manuales de funciones del área, pero

a diario se presentan novedades, ya que se evidencia falta de información de lo que

se requiere para un correcto funcionamiento.

 Inicialmente el encargado de la organización debe realizar una planeación en donde

se determinan los objetivos y las estrategias. Este proceso se completa con la

evaluación, en donde se compara el trabajo de la organización con los objetivos

planteados para descubrir desvíos y realizar las correcciones en la planeación o

ejecución.

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

- Falta de comunicación entre las áreas internas de la compañía.

- Retraso en la ejecución de las actividades.

d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Los factores a los que se deben de poner más atención es la capacitación del

personal o colaboradores con el propósito de que puedan obtener un mayor

rendimiento en las tareas que van a realizar según su cargo. Realmente las

capacitaciones y retroalimentaciones ayudan al personal para tener un mayor

compromiso con los objetivos de toda organización.

- Conflictos de rol múltiple.

- Diferencias de opiniones o conocimiento sobre un problema determinado

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Estrategias

Métodos y técnicas relativas a la calidad: para permitir al auditor examinar los sistemas

de gestión de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados.

Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar

- La terminología de la calidad,

- Los principios de gestión de la calidad y su aplicación, y

-  Las herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo: control

estadístico del proceso, análisis de modo y efecto de falla, etc.).

Procesos y productos, incluyendo servicios: para permitir al auditor comprender el

contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la auditoría. Los conocimientos

y habilidades en esta área deberían contemplar

- La terminología específica del sector,

- Las características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios, y

- Los procesos y prácticas específicas del sector.

Factores que nos impiden alcanzar los objetivos propuestos son:

  Recursos disponibles inadecuados, por cantidad y/o conocimientos.

 Programa de actividad mal seleccionado.

 Falta de autoridad de la Unidad.

 Capacidad supervisora limitada.

 Independencia de criterio condicionada o limitada.

 Falta de compromiso del Directorio en disponer de un buen Control Interno.

f. Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores:

La actualización de documentos de la empresa de seguros es una falencia al corregir

por los auditores, por ese motivo se debe de hacer una reunión dentro del equipo de

auditores para exponer cada uno nuestras dudas de las áreas de la empresa de

seguros para así mismo dar una buena solución a esta problemática que hay en cada

una de ellas, por esto es necesario el conocimiento de los procesos de la

organización.

2. Presentación del diagnostico

El Departamento de Recursos Humanos se encarga de todos los temas relacionados con el

personal de la empresa. Las funciones del Departamento de RRHH  son muy amplias y

diferentes y por este motivo lo mejor es establecer un protocolo de actuación para cada

actividad.

Documentos administrativos

o Contrato de trabajadores
Documentos de gestión de los empleados

o Ficha de procesos

o Control de fichajes

Documentos de planificación del personal

o Turnos de los empleados

* Una de las problemáticas que más frecuente se está presentando en la compañía es el

formato del contrato de los trabajadores ya que este tiene como última versión del año

2016, por eso en este caso la actualización de información de los trabajadores es muy

importante para la empresa este es un documento más habitual ya que determina la relación

entre la empresa y el trabajador.

* La ficha de los procesos de cada uno de los trabajadores es muy relevante para el cargo

que ejerce cada uno de ellos, pero en este caso hay procesos que están en la ficha, pero no

se están realizando, también se deberá generar un mejor procesamiento para cada uno de

los trabajadores para que ellos así mismo conozcan sus funciones y sus obligaciones

laborales.

* El control de fichajes en esta empresa está muy descontrolada ya que cada uno coloca en

la ficha de ingreso la hora de llegada que quiera no hay un control suficiente para cada uno

de ellos, por eso en toda empresa es necesario controlar si los trabajadores cumplen con la

jornada de trabajo por ello se implementa un sistema de control de horarios.

* Planilla de los turnos de los trabajadores, en esta situación hay trabajadores que por

obligación o por cumplir una meta de ventas o producción se dan a la obligación de seguir
laborando ya que la empresa tiene la obligación de pagarles esas horas demás, pero es aquí

donde no hay un control de las horas no hay una persona responsable para que lleve este

control ni una maquina donde este un control de la entrada y salida de este trabajador por

eso hay mucho desorden en esta parte, pero para esto se debe de tener un mejor proceso y

organización para los trabajadores no se aprovechen de la situación y haya un mejor control

interno para que así la empresa no entre en la quiebra.

- Exponer a las personas involucradas.

Nombre Cargo
Pablo Morales Gerente General
Cristian Barrero Gerente administrativo y de gestión

humana
Dimas Enrique de Armas Auditor Profesional
Diego Ramirez Analista de control interno
Andres Diaz Director de operaciones

- Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

Una de las mejoras que se puede tener en el área de recursos humanos seria estar más

enfocados en lo que está pasando en la compañía, tener más cuidados con las fichas de la

entrada y salida de los trabajadores ya que puede ser una falta grave para la empresa, en

este caso se debe de comprar un lector de huella digital donde esta misma maquina ira a

dar toda la información a la área de RRHH a la hora exacta de entrada y salida de los

trabajadores con eso en el momento de que ellos cobren sus horas extras la empresa no se

vea afectada al realizar los pagos de los trabajadores, En la ficha de procesos es una de las
falencias que no se está teniendo presente en esta área ya que es de mayor importancia ver

como se está organizando la empresa en los procesos de cada área si se está haciendo lo

adecuado o no, por eso es necesario revisar esta parte para que en si la empresa marche con

éxito al momento de hacer esta clase de procedimientos.

Creemos que Recursos Humanos ha tenido éxitos importantes en el pasado, pero debe

evolucionar para afrontar mejor los retos de futuro en un contexto complejo y muy

competitivo y que existen algunas razones para ser autocríticos.

CONCLUSIONES
o La planificación de los recursos humanos es una actividad propia de las

organizaciones, que alcanza su máxima eficacia cuando es capaz de integrar los

objetivos individuales de los empleados dentro de los objetivos de la organización.

o La solución global y la solución personal pretenden resolver el gran desafío de la

planificación en el ámbito social: la asignación del capital humano dotado de la

aptitud y actitud idónea para el logro de los objetivos de la organización.

o Conectar la planificación estratégica del negocio con la planificación de los recursos

humanos, aparte de generar un sinfín de utilidades, permite que este segundo

proceso abandone la óptica del mantenimiento a corto plazo y adopte una

perspectiva a más largo plazo capaz de generar ventajas competitivas sostenibles.

o Auditar el área de Recursos Humanos involucradas supone estudiar dos vertientes.

Por un lado los aspectos formales tales como los aspectos cuantitativos de la

plantilla (edad, formación, número, departamentalización, organigrama,

retribuciones) y por otro los aspectos cualitativos (relaciones interpersonales, estilo

de dirección, principios, cultura empresarial). Conocer todos los aspectos, tanto los

cuantitativos como los cualitativos, es por tanto una pieza clave para alcanzar el

éxito en una fusión o adquisición empresarial.

o Se ha dado un conclusión dentro de esta auditoría que uno de los objetivos más

importantes y relevantes dentro de esta área son los siguientes: Conocimiento de

 la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus

características, evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a

cabo, registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la

organización, administración de salarios y planes de incentivos, control de presencia

e índice de ausentismo.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Referente de pensamiento eje 3, https://areandina.instructure.com/courses/14034

Documentos de RRHH citado el 11 de septiembre del 2020 Bogotá, Colombia, disponible

en la página de internet: https://www.factufacil.es/documentos-necesarios-en-la-gestion-de-

recursos-humanos.html