PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA

CHICA
 Procedimiento para el manejo de Caja Chica
DATOS DE CONTROL

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA

TÍTULO: CHICA

Fecha de autorización: 09/01/2010

Fecha inicio de vigencia: 11/01/2010
Última fecha de actualización: 26/07/2010
Número de actualización: 1

Firmas de liberación del procedimiento

Elaboró Revisó
Jefe del Departamento de Contabilidad Control Interno

Viki Ramírez Cabrera Rocío Alicia Vega Anaya

Revisó Autorizó
Gerencia General Presidente del Consejo de Administración

J. Sabás Ledesma Jaime Ma. Libia García Pacheco

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CONTENIDO

1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DEFINICIONES 3
4. MARCO LEGAL 3
5. RESPONSABILIDADES 3
5.1 Gerente General 3
5.2 Jefe del Departamento de Contabilidad 3
5.3 Analista Contable 4

6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4

7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4
8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO 4
9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 4
10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 4
11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5
11.1 Analista contable encargado de cuentas por pagar 5
11.2 Analista contable asignado para administrar el fondo de caja chica 5
11.3 Jefe del Departamento de Contabilidad 6

12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA 6

12.1 Detección de No Conformidad 6
12.2 Declaración de Auditoría 6

13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 6

14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 7

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1. OBJETIVO
1.1 Establecer los pasos y los formatos para el manejo, utilización, reembolso y registro contable del fondo de
caja chica del corporativo.

2. ALCANCE
2.1 Este procedimiento abarca los recursos asignados al fondo de caja chica del corporativo exclusivamente para
el pago de viáticos y gastos por comprobar, ambos gastos y solicitudes autorizados previamente según lo
determinado en el Reglamento de Compras y Gastos (IGCPH-07-06-01). Los reembolsos solicitados por
socios colaboradores adscritos a un área distinta al corporativo, podrán efectuarse previa autorización de
estos en la sucursal de la Cooperativa.

3. DEFINICIONES
3.1 Se Deroga

3.2 Día asignado para la comprobación de los recursos utilizados del fondo de caja chica: Día en que el saldo del
fondo de la caja chica sea menor o igual a $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.) en efectivo, y el último día
hábil del mes.

3.3 Fondo de Caja Chica: Recursos monetarios asignados bajo la custodia de una persona responsable, los
cuales serán exclusivamente para el pago de vales por comprobar menores o iguales a $5,000.00 (cinco mil
pesos 00/100 M.N.), y facturas y/o comprobantes menores o iguales a $5,000.00 (Cinco mil pesos 00/100
M.N.) que amparen el desembolso de recursos por viáticos, combustible, compras que representen
adquisición de activos fijos y otros gastos requeridos para dar continuidad a la operación y servicios que
ofrece la Cooperativa.

4. MARCO LEGAL
4.1 Reglamento de Compras y Gastos (IGCPH-07-06-01)

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Gerente General

5.1.1. Autorizar el monto máximo de reposición del fondo de caja chica.

5.2 Jefe del Departamento de Contabilidad

5.2.1. Autorizar el formato de reposición del fondo de caja chica.

5.2.2. Realizar arqueos al fondo de caja chica

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5.3 Analista Contable

5.3.1. Manejar y custodiar el fondo de caja chica, así como resguardar los recursos monetarios en caja fuerte.

5.3.2. Registrar las salidas de efectivo del fondo de caja chica del corporativo

5.3.3. Realizar reposición de efectivo mediante cheque para fondo de caja chica.

6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este procedimiento es el Jefe del Departamento
de Contabilidad, siguiendo el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02).

6.2 El Jefe del Departamento de Contabilidad deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a Documentos
(FGCPH-04-02-03), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente el Consejo
de Administración podrá autorizar dichos cambios.

7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el
procedimiento, la Ley o la operación de La Cooperativa.

8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO

Tipo
Cliente Requerimientos Indicador
Interno Externo
Socios Reembolsos oportunos de los
colaboradores
 pagos y vales por comprobar
Jefe del
Verificar que se cumpla el Arqueo del fondo de caja
Departamento de  procedimiento de caja chica chica
Contabilidad

9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS

9.1 ANEXO UNO: Diagrama del Procedimiento para el manejo de Caja Chica.

10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

10.1 El diagrama correspondiente a este procedimiento se muestra en el Diagrama del Procedimiento para el
manejo de Caja Chica.

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11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

11.1 Analista contable encargado de cuentas por pagar

11.1.1. Cuando corresponda, llena y firma de elaboró el Formato de reposición para el fondo de caja chica
(FGCPH-07-18-01) por el importe comprobado en la Lista de comprobación del manejo de caja chica
(FGCPH-07-18-02) y lo entrega al analista contable asignado para administrar el fondo.

11.1.2. Recibe del analista contable asignado para administrar el fondo de caja chica los comprobantes
originales de pagos, las solicitudes de gastos por comprobar y/o viáticos (FGCPH-07-06-08) vencidas, y la
lista de comprobación del manejo de caja chica.

11.1.3. Concilia; los comprobantes originales de pago y las solicitudes de gastos por comprobar y/o viáticos
(FGCPH-07-06-08), contra la lista de comprobación del manejo de caja chica y con el efectivo disponible
en el fondo de caja chica.

11.1.4. Registra en el sistema contable los conceptos indicados en la lista de comprobación del manejo de
caja chica.

11.2 Analista contable asignado para administrar el fondo de caja chica

11.2.1. Paga a los beneficiarios las facturas o comprobantes originales autorizados de conformidad con el
Reglamento de Compras y Gastos por concepto de viáticos o vale de gastos por comprobar.

11.2.2. Una vez reembolsado el efectivo coloca el sello de pagado (incluyendo fecha) sobre los comprobantes
originales

11.2.3. El día asignado para la comprobación de los recursos utilizados en el fondo de caja chica muestra los
recursos monetarios disponibles en el fondo y entrega al analista contable asignado de cuentas por pagar;
la lista de comprobación del manejo de caja chica, los comprobantes originales de pagos, y las solicitudes
de gastos por comprobar y/o viáticos (FGCPH-07-06-08). En caso de ausencia laboral justificada o
cambio de persona asignada para administrar el fondo de caja chica, adicional a los comprobantes y
documentos anteriores entrega los recursos monetarios bajo su resguardo.

11.2.4. En su caso, recibe del analista contable encargado de cuentas por pagar el Formato de reposición
para el fondo de caja chica (FGCPH-07-18-01), firma el espacio de solicitó y recaba la firma de
autorización por parte del Jefe del Departamento de Contabilidad y cambia por cheque con el importe
autorizado en dicho formato.

11.2.5. En caso de que el monto del fondo de caja chica no sea suficiente para cubrir los reembolsos a los
beneficiarios notifica al Jefe del Departamento de Contabilidad.

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11.3 Jefe del Departamento de Contabilidad

11.3.1. Cuando le sea solicitado por el Analista contable asignado para administrar el fondo de caja chica,
solicita al Gerente General mediante oficio con su respectiva justificación el incremento del monto máximo
de reposición del fondo de caja chica.

11.3.2. En el área de la oficina del Departamento de Contabilidad, y en presencia del analista contable
asignado para administrar el fondo de caja chica realiza arqueo sorpresivo mínimo una vez al año,
cumpliendo el punto 11.1.2 y 11.1.3

11.3.3. Devuelve al analista contable asignado para administrar el fondo de caja chica los comprobantes
originales de pagos, las solicitudes de gastos por comprobar y/o viáticos (FGCPH-07-06-08), y el efectivo
disponible. En caso de sobrantes procederá a realizar en el sistema contable el registro contra otros
ingresos, en caso de faltantes procederá a efectuar el registro contra la cuenta de deudores diversos del
Analista Contable que administra el fondo de la caja chica.

12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA

12.1 Detección de No Conformidad

12.1.1. En caso de cualquier No Conformidad con origen en este procedimiento, se aplicarán los criterios de
los siguientes procedimientos: Procedimiento de Control de Producto No Conforme (PGCPH-08-02),
Procedimiento de Acciones Correctivas (PGCPH-08-03) y Procedimiento de Acciones Preventivas
(PGCPH-08-04).

12.2 Declaración de Auditoría

12.2.1. El presente procedimiento se audita de acuerdo al Procedimiento de Auditoría Internas (PGCPH-08-

01).

13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES

13.1 El control de actualizaciones se hace con base en lo establecido en el Procedimiento para Control de
Documentos (PGCPH-04-02).

Revisión Fecha Descripción del Cambio

0 09/01/2010 Primera versión.
1 26/07/2010 Actualización de documento.

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14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
14.1 Consejo de Administración.

14.2 Consejo de Vigilancia.

14.3 Gerencia General.

14.4 Jefe del Departamento de Control Interno.

14.5 Jefe del Departamento de Contabilidad

14.6 Analista Contable

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