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INDICE

1 OBJETIVO.................................................................................................................................. 3

2 ALCANCE.................................................................................................................................. 3

3 DEFINICION............................................................................................................................... 3

4 RESPONSABLE......................................................................................................................... 3

5 DOCUMENTACION APLICABLE...............................................................................................3

6 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................4

6.1 REQUISITOS Y CONTROL DE LOS REGISTROS............................................................4

6.1.1 ALMACENAMIENTO.................................................................................................. 4

6.1.2 PROTECCION............................................................................................................ 4

6.1.3 EL CONTROL DE LOS REGISTROS SE REALIZARÁ DE LA SIGUIENTE

MANERA:................................................................................................................................... 5

7 REGISTROS Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÒN...................................................................5

8 ANEXOS.................................................................................................................................... 7

8.1 Lista de distribución de documentos (DC-R-01).................................................................7

8.2 Lista maestra de documentos vigentes (DP-R-02).............................................................8

8.3 Lista de distribución de documentos a entidades externas (DP-R-03)...............................9

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS A ENTIDADES EXTERNAS...............................9

8.4 Lista de control de documentos de origen externo (DP-R-04)..........................................10

8.5 Lista maestra de registros (DP-R-05)...............................................................................11

8.6 Historial de actualizaciones (DP-R-06).............................................................................12

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1 OBJETIVO

Establecer diversos controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,

retención y la disposición de todos los registros en R.P.M. MANTENCION INDUSTRIAL.

2 ALCANCE

Este procedimiento será aplicado a todos los registros que sean parte integral del Sistema de
Gestión de R.P.M MANTENCION INDUSTRIAL.

3 DEFINICION

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas. Estos pueden estar en formato papel o magnético.

4 RESPONSABLE

Responsable del Sistema de Gestión de Calidad.

5 DOCUMENTACION APLICABLE

Dentro de las dependencias de R.P.M MANTENCION INDUSTRIAL.

6 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

CODIFICACIÒN DE LOS REGISTROS

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R-TRNO-01, la descripción de cada uno de los componentes de la

Codificación indican que el documento corresponde a:

 R : Registro.
 TRNO : Torno
  01 : Primer documento.

Esta codificación se interpreta como: El primer registro sobre torno.

6.1 REQUISITOS Y CONTROL DE LOS REGISTROS

Los requisitos que deben cumplir los registros son los siguientes:

6.1.1 ALMACENAMIENTO

 El almacenamiento de los registros de efectuar en carpetas, fólderes o cualquier otro

medio que garantice su conservación y fácil recuperación, y se mantendrán resguardados
en archivadores y/o escritorios. Para los registros electrónicos se debe contar con respaldo
en discos duros externos.

 Los registros son almacenados por un periodo mínimo de 3 años salvo que se especifique
lo contrario en la documentación del sistema. El control de los registros se llevará en una
“lista maestra de registros”.

 Disponibles: apropiadamente archivados y disponibles para consulta cuando se requiera.

6.1.2 PROTECCION

 Los registros en papel se deben mantener en lugares limpios y en condiciones apropiadas

que no permitan el deterioro del archivo, esto es, libre de polvo, humedad o cualquier
elemento que afecte su legibilidad y conservación.
 Para el caso de registro electrónico y discos, estos se mantienen en archiveros libres de
polvo y humedad.

 Se debe contar con extintores de fuego en lugares apropiados, para salvaguardar los
registros en papel o medios electrónicos.
6.1.3 EL CONTROL DE LOS REGISTROS SE REALIZARÁ DE LA SIGUIENTE MANERA:

 La redacción de cada procedimiento del sistema de gestión de calidad se especifica:

código, registro asociados; responsable del archivo de cada registro; modo de archivo del
registro; tiempo de archivo y disposición.
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 La custodia de los registros está restringida al responsable de su archivo, quien velara por
su cuidado, identificación y accesibilidad.
 Para aquellos registros que son mantenidos en soporte informático, se realizarán copias de
seguridad en intervalos de 4 meses. Estas copias de seguridad estarán en poder del
respectivo custodio.
 Una vez que se ha cumplido con el tiempo de almacenamiento de los registros el
responsable de archivo elimina los registros comunicando previamente a cada jefe de área
la eliminación de los archivos.

Con la aplicación correcta del presente procedimiento se debe asegurar que los registros de
calidad permanezcan:
 Legibles.
 Fácilmente identificables.
 Recuperables.

7 REGISTROS Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÒN

Responsable Modo de Ubicación Tiempo Disposición

Identificación
del archivo Archivo de
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Archivo

8 ANEXOS

8.1 Lista de distribución de documentos (R-DSDC-01)

Código: R-DSDC-01
LISTA DE DISTRIBUCION DE
Revisión: 1
DOCUMENTOS
Página: 1 de 1
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Nº Procedimientos Código Versión Fecha de Aprobación

8.2 Lista maestra de documentos vigentes (R-DCVT-01)

Código: DP-R-02

LISTA MAESTRA DE Revisión: 1

DOCUMENTOS VIGENTES Página: 1 de 1

Fecha:

Responsable
Código Tipo de documento Fecha Dist. Gerencia Total
confección Nº Rev

P-ESML-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

P-FRSD-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

 Código:
Revisión:
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P-OXCT-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

P-SLAR-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

P-TRNO-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

P-TBAL-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

PL-EMER-01 PLAN ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

P-INAI-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

P-CONT-01 PROCEDIMIENTO ASESOR 00 01/12/2015 Gerente 1

TOTALES 9

8.3 Lista de distribución de documentos a entidades externas (R-DDEX-01).

Código: R-DCEX-01

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Revisión: 1

A ENTIDADES EXTERNAS
Página: 1 de 1

Fecha:

ENTREGADO POR:

Código Nº versión Nombre Destinatario Nº Fecha Nombre Firma

del copia
Document s
o
 Código:
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8.4 Lista de control de documentos de origen externo (R-CDEX-01)

Código: R-CDEX-01

LISTA DE CONTROL DE Revisión: 1

DOCUMENTOS DE ORIGE Página: 1 de 1

EXTERNO
Fecha:

Fecha de Tipo de Título de Documento Ubicación

Recepción Documento
 Código:
Revisión:
CONTROL DE REGISTRO
Fecha:

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8.5 Lista maestra de registros (R-MARE-01)

Código: R-MARE-01
LISTA MAESTRA DE Revisión: 1
REGISTROS
Página: 1 de 1

Fecha:

Nº Código Fecha V. Nombre

10

11

8.6 Historial de actualizaciones (R-HSAC-01)

Código: R-HSAC-01
LISTA MAESTRA DE Revisión: 1
REGISTROS
Página: 1 de 1

Fecha:
 Código:
Revisión:
CONTROL DE REGISTRO
Fecha:

Página 11 de 11

Indicar fecha de
FECHA
actualización/ modificación

Indicar Origen; Actualización por

Origen Fechas, hallazgos, cambio de
proceso, entre otros.

Breve descripción de los cambios del

Descripción
documento

Realizada Responsable de la
por realización/modificación

Versión
Nueva versión que origina la
Asignada
actualización/ modificación