SENA

Centro de Gestión Administrativa

Tecnólogo en Gestión Administrativa

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales de la

organización

Proyecto: 12645 Fortalecimiento a las microempresas de Bogotá en las funciones

administrativas y contables

Instructora
Yohana Heredia Almonacid

Integrantes
Agudelo Sanabria Johan Sebastián
Ávila Goméz Kyllie Jusley
Barón Rincón Angie Valentina
Holguín Torres Jeferson David

Ficha: 2254836

Trimestre II – 2021

Junio 2021
MANUAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

“CARDHER MARKETING
S.A.S”
 INTRODUCCIÓN

La empresa CARDHER MARKETING S.A.S es una microempresa constituida el

día 11 de junio de 2020 ante la Cámara de Comercio de Colombia, es una
microempresa dedicada a la comercialización y distribución de materiales plásticos
PVC, Pet, Poliestiresno, polipropileno y material de publicidad para empresas. Además,
se dedica a la parte de la mercancía promocional como lo es la imagen de la empresa o
publicidad.

Por el momento la empresa cuenta con un contador y el representante legal que

vendría siendo el mismo gerente, esto se debe a que por la pandemia a causa del
COVID -19 y al ser una microempresa desarrollándose en el mercado, se decidió
reducir costos y para ello era necesario la no contratación de personal por cierto tiempo.
Se estima que en el lapso del mes de abril a junio se dé incrementación de personal
dentro de la entidad.

Sus clientes son empresas del sector de industria y comercio como lo son:
Empresas de artes gráficas, publicidad, termo formados, empresas de furgones
(Necesitan una serie de láminas de plástico para la carga de alimentos que requieren
ser refrigerados dentro del mismo), entre otras.

Contar con un sistema de gestión documental ayuda y promueve el control y

gestión de la documentación. A demás de emplear y crear una solución de digitalización
de estos documentos que permita establecer varias versiones, su veracidad, su
aprobación y así mismo sus protocolos que garanticen el acceso de la información.

Una estrategia principal de la microempresa en la gestión documental, es que

cuando ya se cumpla el ciclo vital de los documentos, se tenga como objetivo de
volverlos de físicos a digitales. Gracias a la tecnología, podrá ser más rápidas en el uso
de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, la seguridad en los
documentos, para que finalmente sea más productivo y eficaz al acceder a esta
información.

Los beneficios de digitalizar los documentos, va ahorrar en los costos, ya que no

se va a invertir que el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.); evitar el riesgo de
documentos mal archivados; Eficacia en la búsqueda y accesibilidad, evitando
duplicaciones, retrasos, etc. Y se controla la seguridad asignado perfiles y usuarios
para que esta información no sea consultada por personas equivocadas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL

Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por los sujetos obligados, desde su origen, hasta su destino final, su objetivo es
facilitar su utilización y conservación de estos sea físico o digital.

Se utilizan en el seno de las organizaciones públicas y privadas con el objetivo

de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos que soportan negocios
o actividades, sea de carácter administrativo, contable, legal, jurídico, histórico, cultural
y técnico. La idea principal de la gestión documental es tener una visión exacta y
completa de las políticas, funciones y servicios de una entidad.
1.PLANEACIÓN: En esta etapa se lleva a
2.PRODUCCIÓN: En este paso se realiza la
cabo la revisión, análisis e interpretación de
evaluación de los documentos, su creación,
las necesidades y objetivos empresariales,
ingreso y categorización, teniendo en cuenta
que encaminarán las estrategias futuras en
su relevancia y funcionabilidad en los
cuanto a la gestión documental. la
procesos en los que incide. De igual modo,
planeación es la implementación de los
se revisa todo lo relacionado con la creación,
protocolos, normas y objetivos de gestión,
estructura, soportes y medios de tratamiento
así como las bases que se han de tener en
de los documentos y la ejecución de
cuenta en la producción, categorización y
tecnologías y de estrategias, con el fin de
almacenamiento de los documentos,
gestionar e intervenir en la aplicación o
partiendo de una revisión preliminar del
ahorro de recursos.
contexto empresarial.

3.GESTIÓN Y TRÁMITE: Aquí se da

importancia al análisis del documento de
4.ORGANIZACIÓN: Son todas las
manera integral, es decir, su incidencia en
operaciones técnicas de gestión documental,
los procesos de la empresa, así como las
en el que por medio de una revisión a fondo
funcionabilidades que tiene en el exterior.
del documento se establece su categoría,
Se da revisión a los trámites en los que
serie documental, valorización, tiempo de
incide el documento, su nivel de relevancia
almacenamiento, departamento al que
y la calidad y facilidad del acceso que este
pertenece y el tipo de archivo al que será
debe tener. Así pues, se identifica y
designado. Lo anterior a fin de establecer
controla el propósito del documento y su
ordenación y almacenamiento documental,
intervención en los distintos procesos
con base en su ciclo de vida.
administrativos, legales, de consulta y
gestión.

6.DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Se
considera como todos los procesos de
selección y valoración del documento, en pro
5.TRANSFERENCIA: Políticas de
de su conservación o eliminación; teniendo
transferencia de los documentos en su fase
como base las tablas de retención y
de archivo en donde se tienen en cuenta
valoración documental. Esto permite el
los formatos, migración, estructura,
seguimiento de todos los ciclos de vida de
conservación y conversión, ceñidas a las
cada documento, a fin de darle su respectivo
tablas de valoración documental (TVD).
tratamiento, y de ser el caso, de establecer
las pautas para llevar a cabo su eliminación y
destrucción.
nw

7.PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Son

todos los procedimientos, tácticas y
requerimientos que se deben llevar a cabo
durante todo el procedimiento de gestión
documental y archivo, con el propósito de
garantizar su preservación a largo plazo. De
este modo se implementan los medios y
formas para la conservación de la información.
8.VALORACIÓN: Es el procedimiento
continuo en el que se determinan sus valores
primarios y secundarios, los cuales ayudan a
establecer su relevancia al interior de la
empresa y de este modo su conservación y
disposición final, temporal o definitiva.

Importancia de la gestión documental

La gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas que

tienen como objetivo la planificación, manejo y organización de la documentación que
se produce o que es recibida por otras entidades.

Por lo general en CARDHER MARKETING se crean o reciben varios documentos como

facturas o recibos de compra los cuales son frecuentes, es por esto que es necesario
de un sistema de gestión documental que permita tener un buen almacenamiento y
cuidado de la información.
 1. Planeación

Dentro de la microempresa CARDHER MARKETING S.A.S, se manejará un archivo

tanto físico como digital. Esto se debe a que la microempresa es reciente y teniendo en
cuenta el virus Covid - 19, se toman una serie de medidas de distanciamiento cómo el
pico y cédula, cuarentenas… lo cual no permiten realizar el pedido o compra
presencialmente en la entidad.

Es por ello, que la poca documentación que se está generando es digital, sin embargo,
también existe física. A continuación, se mostrará los departamentos actuales de la
micro empresa:

 Archivo Digital:

Un archivo digital, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio

que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora. (Documentación intangible-
electrónica).

Para la documentación digital de la microempresa se utilizará

el archivo con control descentralizado con control
centralizado, ya que este tipo de archivo permite que cada
una de las dependencias se haga responsable de recibir,
despachar, archivar, y conservar la documentación que a ella
le compete, ya sea producida o recibida de él mismo.

CARDHER MARKETING S.A.S, organizara su archivo digital

de la siguiente manera:

Se creará una carpeta base en la plataforma de DRIVE con el

nombre: "ARCHIVO CARDHER MARKETING S.A.S" dentro de
esta carpeta estarán las carpetas divididas por departamentos
con color y nombre que los distinga, al interior de cada
departamento estarán organizadas carpetas por tipo de
documento, así mismo estos se organizan en orden
cronológico del más antiguo al más actual.
El ciclo vital de los documentos de manera
digital será de la siguiente manera, los
documentos de gestión los cuales se
encuentran en proceso de ser tramitados
además de una utilización y consulta
frecuente se mantendrán guardados en el
explorador de documentos de un
computador de cada dependencia.

Posterior a esto, para la transferencia

primaria al archivo central los archivos
pasarán a una carpeta de drive que estará
dividida por departamentos y tipo
documental ya que son documentos que
finalizaron su proceso de tramitación y tienen una consulta poco frecuente. Ejemplo en
el siguiente link:

https://drive.google.com/drive/folders/12sfdv1SRjSU9-O3-2D4ajtEL-greauZ0?
usp=sharing

Para el traslado secundario de los archivos al

archivo histórico, de manera digital pasarán a
una unidad de almacenamiento externo como
por ejemplo: una memoria externa. De la
misma manera que el archivo físico, el archivo
digital tendrá un periodo de tiempo de cinco
años de conservación para posteriormente
entrar en el proceso de disposición final.

 Archivo Físico:

El archivo físico es aquel que de forma permanente va a almacenar información en

forma física (Documentación tangible), donde se tiene en cuenta que su información es
completamente custodiada y administrada por los entes encargados.

En este orden de ideas, el archivo físico de CARDHER MARKETING S.A.S, se

manejará de la misma manera que el archivo digital donde se utilizará el archivo con
control descentralizado con control centralizado.
CARDHER MARKETING S.A.S organizara su archivo físico de la siguiente manera:

Teniendo en cuenta que se tienen diferentes

dependencias cada una contará con su espacio de
conservación y control de sus archivos físicos, con
estanterías organizadas en cajas y dentro de estas sus
carpetas donde irán los tipos de documentos físicos.
Estos archivadores estarán ubicados en cada
departamento.

Además, se utilizarán archivadores verticales, los cuales

contendrán documentos que sean importantes para el día
a día, además de que se facilitará su consulta

Los estantes y archivadores se manejan por

dependencias ya que cada una se hará cargo y
asumirá su proceso documental, sin embargo, cada
una usará los archivadores o estantes dependiendo a
sus necesidades o comodidad. Para ello a cada
departamento le corresponderá un color que ayudará a
identificarlas.

Cabe decir que, en el caso de las cajas de archivo

documental, se ordenarán cronológicamente, es decir, a la caja le corresponderá un
año (podría ser el año 2020), esa caja contendrá carpetas rotuladas a las que se les
asignará un mes y esa carpeta contendrá los documentos que produjo dicho
departamento durante ese lapso de tiempo. En caso de que la carpeta se llene
completamente, puede realizarse la rotulación correspondiente para que los
documentos de dicho mes continúan desde otra carpeta.

Los portafolios tendrán en su parte inferior un rótulo de identificación el cual contendrá

el siguiente rótulo de caja:
 2. Producción

En las empresas, en este caso CARDHER MARKETING S.A.S los documentos son
realizados ya que estos son los que sirven como sustento de cada situación que sucede
en la empresa como: tener los registros económico como: facturas de compra o venta,
además de ser objeto de consultas, análisis y comunicación en los procesos que se
hacen o que se hicieron anteriormente en la empresa.

Dentro de CARDHER MARKETING S.A.S, se evidencian más que todo los documentos
contables, algunos de estos ejemplos son:

 ZONAS:
Todos los documentos deben tener las tres Zonas las cuales se van a especificar a
continuación que contiene cada una:

ZONA 1: Espacio destinado para el

membrete que incluye: razón social,
sigla o acrónimo, logotipo en caso
de tenerlo y el Número de
Identificación Tributaria (NIT). Se
recomienda usar las siguientes ZONA 1 ZONA 3
medidas: 14 cm. horizontales, desde
el borde izquierdo de la hoja y entre
3 cm y 4 cm verticales desde el
borde superior.

ZONA 2: Espacio destinado para la

impresión de dirección, apartado,
correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se
recomienda usar las siguientes
medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde
el borde inferior de la hoja y ZONA 2
centrado.

ZONA 3: Espacio superior derecho

destinado al registro y radicación del
documento; es complementaria de la
zona 1.
  MEMORANDO: El memorando es un
documento, con un escrito breve por
el que se intercambia información
entre distintos departamentos de una
organización para comunicar alguna
indicación, recomendación,
instrucción, disposición, etc.

Suele utilizarse más que todo dentro del

departamento de recursos humanos, así
como por ejemplo un llamado de atención
por retardo al horario establecido, ascenso
de puesto, felicitación etc.

 COMPROBANTE DE PAGO:

El comprobante de pago es
un documento que certifica el
traspaso de algún bien o que
se generó un servicio en
cambio de algún valor
acordado.
El comprobante de pago se
genera con el fin de que
haya una constancia de las
transacciones.
Se utiliza este comprobante
para ejecutar la entrega o
remisión de los bienes
vendidos. En él, la persona
que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado
el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base
para la preparación de la factura.

 FACTURA DE VENTA: Es un
documento que respalda las
actividades comerciales, puede ser
venta de productos o servicios y la
expide un vendedor a su cliente.
Algunas de las características que
la componen son:

1. Encabezado con el nombre de

Factura, para dejar claro ante
qué tipo de documento nos
encontramos.

2. Fecha y número de factura.

3. Datos del emisor: nombre de la

empresa, razón social, CIF y
domicilio social.

4. Datos del receptor: los mismos

datos que el emisor, salvo el
domicilio, que no hace falta.
  CARTA: Es un medio de comunicación
escrita por un remitente y enviado a una
destinataria, por cual se trasmite
información o se realiza una solicitud,
nos sirve para comunicar nuestras ideas
y pensamientos frente alguna situación
en común.

La carta puede ser un texto diferente para cada

ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto.
En ese sentido, solo en parte puede
considerarse texto plenamente expositivo o
apelativo.