3.1.3.

Planeamiento de las Propuestas de Mejora

 Establecer el nivel óptimo de inventario:
Esto es importante para implementar y optimizar todos los mecanismos de control de
inventarios. Esta definición hace referencia a ese punto en que la cantidad de stock no
muestra excesos que incrementen los gastos de almacenamiento, pero tampoco presenta
insuficiencias que impidan responder a la demanda de los clientes. Lo ideal es determinarlo
en base a datos del histórico de ventas y la demanda de los clientes.
Al plasmar este indicador puedes establecer buenas estrategias para mejorar el control de
inventarios, porque sabes a ciencia cierta cuáles son las cantidades ideales de cada producto
en almacén y puedes priorizar su gestión. 

 Realizar un seguimiento de inventario con precisión

Cuando ya se ha determinado el nivel óptimo de stock, debes asegurarte de mantenerlo así
en todo momento. Para apoyarnos en esta compleja tarea, se puede implementar un
software de gestión de inventarios, una herramienta en la que se tiene toda la información
de la mercadería que sale o entra al almacén, y se actualiza en tiempo real.
- Nos hacemos la pregunta ¿Cómo mejorar el control de inventarios con la respectiva
información? 
Identificando escasez de existencias y excesos de mercancía para solicitar a tiempo pedidos
de compra, y diseñar estrategias de ventas para salir de los productos con baja rotación o
próximos a su fecha de caducidad. 

 Hacer un conteo físico del inventario periódicamente

Es una de las mejores estrategias para mejorar el control de inventarios. Aunque en el
sistema tienes la información de todas las existencias, se puede dar el caso de que salgan
artículos sin ser contabilizados, que pueden ser: Ventas no registradas, descuidos del
operario, hurtos, etc.
Por eso es importante y necesario realizar un conteo físico periódicamente, aunque sea
aleatorio, para verificar que las existencias reales coincidan con las registradas.
  Utilizar un software de facturación electrónica
El software de gestión es el mejor de todos los mecanismos de control de inventarios, pero
si se integra con un sistema de facturación electrónica puedes obtener mejores resultados. 
Cada vez que la empresa realice una venta y genere el respectivo DTE, el sistema de
inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la mercancía
vendida. 
Más que nada se basa en simplificar procesos. De hecho, el software de facturación es de
gran ayuda para el control de stock aun cuando no esté alineado con el sistema de
inventarios, o incluso si no se cuenta con un sistema de inventarios.
Esto ocurre básicamente, porque el software de facturación genera un reporte de ventas y
compras en el que se puede visualizar qué productos se han vendido y cuáles se han
adquirido durante un tiempo determinado. Al compararlo con el registro inicial de
existencias se debería saber, en el papel, qué artículos se tienen en almacén, cuáles no y
cuáles tienen mayor rotación. 

 Desarrollar un plan logístico amplio e integral

Improvisar con el manejo del inventario es similar a gestionar el dinero y los gastos sin
ningún control. Después de todo, está compuesto por activos que pasarán a ser líquidos en
el corto plazo, por lo cual tienen un gran peso y valor financiero.
Por esta razón, desde el momento en que se define el plan de negocios se necesita
establecer un plan logístico y estratégico que abarque todas las acciones relacionadas con el
control de esta área.
Si la empresa inició actividades años atrás y aún no se ha dado este paso, se deben analizar
muy bien las características de las operaciones y detectar los problemas clásicos que
experimenta con el inventario para después desarrollar una estrategia amplia y enfocada en
la optimización.
Además de establecer el nivel óptimo de stock y especificar las tecnologías y recursos que
se utilizarán para monitorear las operaciones, un plan logístico de inventario demanda
definir los siguientes puntos clave: Tareas específicas, Responsables de tareas, Jerarquías y
Sistemas de clasificación en almacenes.
  Llevar a cabo informes de gestión
Para que se refuerce y se consolide el control de inventarios, se deben desarrollar informes
de gestión periódicos que permitan detectar puntos de mejora, problemas y, además,
avances con respecto a meses o años anteriores.
Las pérdidas ocurridas en un periodo determinado de tiempo y las discrepancias entre el
inventario físico y el digital son algunas muy buenas métricas que la empresa puede
analizar y documentar.
El rendimiento de los colaboradores involucrados con el manejo del inventario, el impacto
real de las tecnologías implementadas y la asertividad del plan logístico son otros aspectos
a tener en cuenta en los informes de gestión.

 Metodología 5S para el control de inventarios

Seiri: Clasificación y descarte
La primera etapa está enfocada en los principios de separación y eliminación de lo
innecesario; considerando que un entorno de trabajo ordenado y seguro prescinde de todo
lo que no se necesita para realizar la tarea que está destinada a ese espacio.
Para conseguir el objetivo, se debe clasificar todo el contenido del espacio para ser tratado
posteriormente:

Eliminación: Es el destino de lo que no se usa o se usa muy poco. Ya sea eliminación

completa o cualquier otro destino que lo suprima, la intención es liberar espacio físico.

Almacenamiento: Es el destino de lo que se usa poco, pero que no puede ser eliminado.

Recolocación: Las cosas que se usan de forma eventual no pueden entorpecer el trabajo
diario, para lo que se debe habilitar un espacio de almacenamiento de fácil acceso desde el
puesto de trabajo.

Mantenimiento: Para todo aquello que se usa de forma diaria en el puesto de trabajo, que
debe ser ordenado en la siguiente etapa.
Seiton: Organización
Esta etapa se resume en la frase: “Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”, es decir,
este principio lo que busca es que todo lo que se necesita para realizar el trabajo tenga la
ubicación correcta.

 Lo que se usa más frecuentemente, al alcance de la mano.

 Lo que se usa en secuencias, debe estar en base a la secuencia.
 Lo que está esperando salida, debe estar al principio.

Para que el funcionamiento sea lo más ágil posible, el conjunto de la organización debe
unificar la forma de llamar a las cosas y estandarizar los puestos de trabajo con los mismos
criterios.

Seiso: Limpieza
Teniendo sólo lo necesario y con la clasificación adecuada, es momento de preocuparse por
la limpieza del lugar de trabajo. Esta es parte importante de esta metodología, pero es
fundamental para mantener la salud de los trabajadores e imprescindible para mantener su
motivación.

La limpieza, además de ser una tarea cotidiana, debe tratar las fuentes de suciedad de la
siguiente forma:

 Si se puede eliminar, se elimina.

 Si no se puede eliminar, se crea un plan de limpieza que impida su recurrencia.

Seiketsu: Visualización
Cuando orden, higiene y limpieza son hábitos interiorizados en la organización, con un
criterio único para todos los departamentos y personas; se puede identificar cualquier
desvío mediante la gestión visual.
Para implementar esta visualización, se han de crear equipos de trabajo que recorren los
espacios de la empresa para identificar puntos de mejora con un sistema de gestión por
colores:

 Lugares verdes – sin desvíos.

 Lugares rojos – con desvíos.

Shitsuke: disciplina y compromiso

La última etapa de las 5S está dedicada al mantenimiento del sistema, para lo cual se
necesita una disciplina y un control estricto. Para ello, es importante establecer unos
objetivos y medir los resultados obtenidos, de modo que se pueda evaluar y en su caso,
resolver fallos.

El último principio es el que determina el éxito o el fracaso, ya que no solo es necesario que
se ordene.

A partir de aquí, entra en juego la filosofía kaizen, que estipula que todo puede ser
mejorable siempre y por tanto se debe aspirar siempre a una mejora, aun cuando el
resultado parece perfecto.

 Método Picking: Control de Inventarios

En el campo de la logística, picking es el proceso de recogida de material extrayendo
unidades o conjuntos envueltos de una unidad de empaquetado superior que contiene más
productos que las extraídas.

Puede ser un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja o uno
de cajas cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor también
llamado packing.

Es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que afecta en gran

medida a la productividad de toda la cadena logística, ya que, en muchos casos, es el cuello
de botella de la misma.