D.P. No. 00194 Adquisición de Bienes y Servicios

RESTRINGIDO
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
TODOSpoltuN
COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES
NUEVORAjs
EJÉRCITO NACIONAL PAZ £QUIDA0 l:OUCACION
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
COPIANo.`'``ì' DE I CopiAS
COMANDO DEL EJERCITO
BOGOTA, DC 2 7 L)LL ¿DE 2017
DIRECTIVA PERMANENTE NO n o i 9 4 ;20#
ASUNTO Directiva Permanente del proceso dquisición de Bienes y

Servicios.
AI Señores Oficiales
lNSPECTOR ENERA EJERCITO NACIONAL
COMAND OMAND DE TRANSFORMACIÓN DEL
EJERC UTURO JEFES DE ESTADO MAYOR
EJÉRC]TO COMANDANTES COMANDOS
S JEFES DE DEPARTAMENTOS
STADO MAYOR COMANDANTES UNIDADES
RES, MENORES, TACTICAS TROPAS DE
EJERCITO.
1. OBJETIVO Y
A. Finalidad
Describir el proceso de adquisición de Bienes y Servicios y sus
procedimientos dentro del marco legal vigente para orientar la contratación
Estatal en el Ejército Nacional.
8. Referencias
1. Constitución política de colombia de l991.
H+EíffiESTLiÉH|MistaN
Fe en la causa
Entrada principal Carrera 54 No. 26 25 CAN
CcorrespondenciaCarrera57No.4328
www.eiércfto.mil.co, correo electrónico: iemDD@eiército.mil.co
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CONT,NUAC,ÓN D,RECT,VAPERMANENTENon o i 9 4 /2Ú17 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
2. Ley 80 de 1993, "Por la cual se expide el Estatuto General de la
Contratación de la Administración Pública".
3. Ley l90 de l995 "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin
de erradicar la corrupción administrativa".
4. Ley ll50de2007, "Pormedio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos".
``Por el cual se dictan normas
5. DecretoLeyo19del l0deenerode2
para suprimir o reformar regulacio procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administraci
6. Decreto Reglamentario l082 del 26 de má 15 "Por medio del cual
se expide el Decreto U eglamentari el Sector Administrativo de
Planeación Nacional
7. Decreto 092 del 23 2017 "Por el cual se la contratación con
entidades sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo
del artículo 355 de la Constitución Política".
10. Resolución 4519 del 27 de mayo de 2016 "Por la cual se delegan unas
funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y
servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas
Militares y la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones" o la que
se encuentre vigente.Directiva Permanente 15 del 10 de marzo de 2015
"Políticas de Contratación Sector Defensa".
11. Directiva Pemanente 15 de 2015 "Políticas de Contratación Sector
Defensa".
H±Fm=§ MULTIMI§15N
NUESTFLA MIS¡ÓI\l E§ COLOMBIA
Fe en la causa
Entrada principal Carrera 54 No. 26 25 CAr\l
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Correspondencia Carrera 57 No. 43 28
ww.eíército.mil.co, correo electrónico: iemDD@eiército.mil.co €"ü®]t3]
B_2 0 7 3 9 $
22 DIC 2017
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF]MANENTE NO. 0 019 4 /2oi;L:(ADQuisicióNDEBiENEsysERvicios
12. Orden general No. 21 SOP Administrativo Trámite Documentación de
fecha 23 de Enero de 2017, signada por el Señor General Albeno Meji'a
Ferrero Comandante Ejército Nacional.
13. Gui'as y circulares en materia de Contratación Estatal emitidas por
Colombia Compra Eficiente.
C. Vigencia
La presente directiva rige a partir de la fecha y deja sin vigencia toda
disposición anterior que le sea contraria.
11. INFORMACIÓN
A. Antecedentes
Mediante Resolución del Ministerio de Defensa Nacional 3402 del 28 de abril
de 2016, se aprobó la Disposición 011 del 7 de marzo de 2016, expedida por
el Comandante General de las Fuerzas Militares, mediante la cual ratificó la
Disposición 004 del 26 de febrero de 2016, expedida por el Comandante del
Ej]ércj++o Nadiona+ "Por la cual se reestructura el Ejército Nacional, se
apruebas sus Tablas de Organización y Equipo TOE y se dictar otras
disposiciones".
En la cual crea y activa la Jefatura de Estado Mayor de Planeación y
Poli'ticas desactiva la Jefatura Logi'stica, crea y activa el Departamento
Logi'stico (CEDE4) asi' como el Comando Logístico del Ejército Nacional.
8. Generalidades
En la presente directiva se compila información de tipo contractual que será
guía útil a los diferentes funcionarios de la lnstitución, con el fin de que se
puedan desarrollar los diferentes procesos de la contratación Estatal que se
adelantan en el Ejército Nacional.
L.lÉi==E§ Mul.TIMl§I±N
NLJE§TFtA M§IÓN E§ COLOMBIZL.
l.:::.Net
Fe Ém la causa
Entmda principal Camia 54 No. 26 25 CAN
CoiTesBondencia CarTefa 57 No. 43 28
iércho.mil.co coiTeo elechónico: iemDD®eiércfto.mil.oo
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' ;201r. ADQUISICIÓN DE BIENEs y sEF]VICIOS
coNTINUACIÓN DmECTlvA pEF}MANENTE No.
111. EJECUCIÓN
A. Misión General
EI Comandante del Ejército describe el proceso de adquisición de bienes,
servicios y sus procedimientos dentro del marco legal vigente para orientar
las directrices en materia de contratación estatal en el Ejército Nacional, con
el fin de dar estricto cumplimiento a lo establecido por la ley.
8. Misiones particulares
1. Dirección de Adquisiciones (DIADQ)
a. Ejecutar el plan de adquisición de bienes y servicios acorde con la
normatividad vigente, empleando buenas prácticas logísticas con
el fin de dotar hombres y unidades con capacidades para el
cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ejército.
2. Central Administrativo y contable (CENAC)
a. Concentrar la función administrativa de las Unidades Centralizadas
a través de la ordenación del gasto, la ejecución de la cadena
presupuestal y los procesos contractuales, contable, tesorería y
control de inventarios, inherentes a la operación y funcionamiento
de las unidades dependientes administrativamente, dentro del
marco normativo vigente, bajo premisas de mejora continua a
través de una centralización competitiva y efectiva.
3. Ordenadores de Gasto:
a. Ejecutar el plan de adquisición de bienes y servicios acorde con la
normatividad vigente en relación con sus funciones, empleando
prácticas transparentes y objetivas con el fin de dotar hombres y
unidades con capacidades para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos del Ejército.
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NLJESTFEA MISIÓN ES COLOMBIA 1111
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ntrada pThcipal Carrera 54 No. 26 25 CAl\l =
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE No. 0 0 1 9 4 /2oi7JADQuisicióNDEBiENESVSERvicIOS
4. lnstrucciones Generales de coordinación
a. EI Ministerio de Defensa emite y difunde políticas, lineamientos e
instrucciones para dar a conocer normas pertinentes en materia
contractual al Ejército Nacional, lo cual es de imperioso
cumplimiento.
b. En el nivel estratégico, la adquisición de bienes y servicios para el
Ejército Nacional es planeada en el Departamento de Logi'stica
Ejército (CEDE4), allí se consolidan las necesidades y; a través de
un estudio de demanda se proyecta el Plan de Adquisiciones el
cual es el insumo para que el Comando Logístico ejecute la
Contratación estatal con el apoyo de la Dirección de Adquisiciones
(DIADQ).
C. En el nivel táctico el S4 proyecta las necesidades, Ias envi'a a la
unidad centralizadora y/o unidad ejecutora de presupuesto para
que consolide el plan de necesidades e inicie el proceso
contractual.
d. Para llevar a cabo la ejecución presupuestal es importante tener
en cuenta la planeación de las directrices emitidas por el
departamento de Gestión Fiscal y el Comando Financiero.
D. Disposiciones Administrativas
1. Atendiendo las polítjcas de la Directiva Presidencial No. 04 de 2013
"Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en [a
Administración Pública", Ia información requerida en la presente
Directiva, deberá ser enviada al Departamento de Logística, empleando
los canales y medios electrónicos eficaces, tales como correo
electrónico o medios digitales, exceptuando la información que por su
grado de confidencialidad requiera ser enviada en medio físico,
atendiendo las medidas de seguridad.
La información que sea requerida con determinada clasificación de
seguridad, debe ser rendida conservando los estándares del Manual de
Contrainteligencia Militar (FFMM 2006 Reservado) de 2002.
Ll±E=mEió=Es¥oTo`MFA[M]§lÉN .
l.:::;Net
e m la caLisa
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RESTFllNGIDO
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF"ANENTE No. \ ' \ ' /2017~ri ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
/
Autentica:
Bo. Vo:
DISTRIBUCION: Se realizará por correo institucional a las Unidades y Dependencias concernientes en la
temática.
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NLJESTmL Ml§lóN E§ cBLOMBIA
Fe ffl la caLffl
EritTada principal Carrera 54 No. 26 25 CAN
Gom=ponden¿a CarTera 57 No. 43 28
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CONTINUAcióN DiRECTivAPERMANENTE No. 0 0 1 9 4 /20i6ADQuisicióN DEBiENEsysERVICIOS
ANEXO A
ADQUISICIÓN DE B.ENES Y SERVICIOS
~+b
¥oaúcporoát¡¡::;eFtTco,:sa,P#:::%e,dFaFnosT:trua:fóc#eqnu,ea¡sn:eraadc%,,%:tecnonptreervcae,:ocs:r¿non,::
expedición de esta Directiva los funcionarios encargados de la actividad contractual en
el Ejército, asumen un compromiso ético en sus actuaciones, garantizando condiciones
de equidad y justicia en la gestión administrativa.
Valores. La gestión de los destnatarios de la presente directiva, debe desarrollarse con
sujeción a los siguientes princjpios:
A. Honestidad
8. Servicio
C. Compromiso
D. Responsabilidad
E. F}espeto
F. Lealtad
G. Eficacia
H Solidaridad
[. Disciplina
J. Celeridad
K. lmparcialidad
L. Publicidad
Marco jurídico. En desarrollo de su gestión contractual, el personal del Ejército
Nacional, procurará el cumplimiento de los principios que rigen el ejercicio de la
Función Pública y de la Contratación Estatal, especialmente los que se enuncian a
continuación:
Debido proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las
normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley, la
constitución y del presente reglamento.
Buena fe. Este principio se encuentra desarrollado en el artículo 83 de la Constitución
Política, esta explícito y debe imperar desde las negociaciones que preceden la
formación del contrato incluida su celebración o concreción, hasta el periodo póst
contractual, pasando por la ejecución del mismo; la buena crea permanentemente
reglas que las partes deben cumplir y exige un comportamiento acorde con la
obligación que asume cada una de las partes.
Transparencia. En virtud de este principio, se preside el procedimiento de selección o
fiEEÉñESTLiÉk+HHEiÉN
Fe m la caLü5a F::::íHet
Enmda pTincipal Canrera 54 No. 2G 25 CAl\l
CoTTe§pondencia C±ra 57 No. 43 28
www.ejército.mil.co` aorTeo eledrónico: iemDBt@eiércfto.mil.co
FtESTRINGIDO
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F`y
CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No. L! :`= /204ii`ÁbQuisicióNDEBiENEsysERvicios
escogencia objetiva del contratista, instituido para garantizar el pleno desarrollo de
los demás principios, lo que implica que la actividad contractual debe efectuarse de
manera imparcial y objetiva, en igualdad de oportunidades y bajo el imperativo de la
moralidad pública. AsÍ mismo se establece que la generalidad de la contratación
estatal debe hacerse mediante licitación, procedimientos diseñados para contratar
con el Estado, de manera que fueren accesibles a toda persona natural o jurídica que
se considere con las capacidades necesarias para cumplir con el objeto de un
determinado contrato.
Planeación. lmplica que la gestión contractual debe estar precedida por el desarrollo
de los estudios, diseños, análisis y proyectos requeridos, que permitan con certeza
definir las condiciones del contrato a celebrar y del proceso de selección pertinente
con el fin de que la necesidad que motiva la contratación sea satisfecha en el menor
plazo posible, con la mayor calidad y al mejor precio posible. Toda contratación
responderá a una planificación encaminada al cumplimjento de los propósitos,
objetivos, metas y prioridades de la Unidad. Este principio en armoni'a con los de
interés general y legalidad, procura recoger para el régimen jurídico de los negocios
del Estado el concepto según el cual, la selección de contratistas, la celebración de
contratos, Ia ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de manera
alguna, producto de la improvisación.
Economi'a. Los procesos de selección de Contratistas deberán estructurarse, de tal
manera que únicamente se tengan que surtir etapas estrictamente necesarias y
responderán a términos y plazos preclusivos y perentorios asegurando el uso de la
menor cantidad de recursos necesarios para la selección de la propuesta más
favorable. En virtud de este Principio no\se ordenará la apertura de procedimiento de
selección alguno, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos
requeridos, pliegos de condiciones, e igualmente sin que existan las respectivas
partidas o disponibilidades\ presupuestales. En todos los casos se tendrá presente
que las reglas, procedimientos y recursos de la actividad contractual, buscan servir a
los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios
públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo
cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los
expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la
inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.
Flesponsabilidad. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento
de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y
proteger los derechos del Ejército Nacional, del contratista y de terceros que puedan
verse afectado por la ejecución del contrato. En todos los casos los servidores
públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán
indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Por su parte los contratistas,
gí,j':i
responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones
rllÉi===§ Mul.TIMIÉi5ri
NUE§1RA MI§lóN E§ EcmoMEIA
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Entiüda pThcipal Carrera 54 No. 26 25 CAr`l
f CorTffipondencia Carrera 57 No. 43 28
`^mm. eiército.mil.co. coTTeo elerinicD:
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CONTINUAcióNDiRECTivAPERMANENTENo. 0 019 4 /2017kQUISICIÓNDEBIENESYSERVICIOS
económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la
adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber ocultado al contratar,
inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado
información falsa y asumirán la responsabilidad por ocurrencia de hechos a ellos
jmputable.
Calidad. Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con
las competencias a ellos asignadas, controlarán la calidad de los procesos y de los
bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.
Para tal efecto, exigirán que los bienes, obras y servicios contratados se ajusten a los
requisitos mínimos previstos en las normas técnicas de carácter nacional o aquellas
expresamente establecidas por el Ejército Nacional. En aquellos casos en que así lo
requiera el Ejército Nacional, el contratista indicará los planes o programas de
aseguramiento de la calidad con el cual respalde los bienes, obras o servicios que
ofrece.
lgualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las
personas que participen en los procesos de selección adelantados por el Ejército
Nacional, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el
orden en que hayan actuado.
Moralidad. Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del
proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y
juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garante de la
efectividad del principio, se adoptan los pactos de integridad o compromisos éticos,
los cuales se suscribirán tanto por los servidores públicos, como por los interesados
en presentar propuestas al Ejército Nacional, Unidades Ejecutoras y demás
dependencias a quienes se aplique.
Equilibrio contractual. Se entiende que los contratos estatales deben mantener la
igualdad entre las partes frente a sus obligaciones, derechos y contraprestaciones
que se establecieron al momento de la contratación. Por lo cual, en caso que se
llegue a romper dicha igualdad, por causas ajenas a las partes o incluso por causas
imputables a la entidad, se deben tomar las medidas necesarias para restablecer el
equilibrio contractual.
Publicidad. Todos los procesos y documentos de la contratación pública estarán a
disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de
reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que generan
restricción de acceso. Por regla general, los procesos se publicarán en el portal único
de contratación y se garantizará a todos los interesados el libre e incondicional
acceso a los pliegos de condiciones.
MULTIMl=15N.'
L[ÉEFMiñ ES EOLOMBIA l.::.::ÍNEt
Fe m la caLisa
ErTtmda prihcipaJ Carrefa 54 No. L26 25 CAN
CoiTmpondencia Carnefa 57 No. 43 28
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF]MANENTE NO. /2trt7JDQulsICIÓNDEBIENEsysERvlclos
Deber de Selección objetiva. No siendo un principio, de acuerdo con la ley,
selección objetiva apunta a la escogencia de aquel contratista que efectúe
ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener
consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase
motivación subjetiva. Para este mismo efecto, el Ejército Nacional efectuará
comparaciones del caso teniendo en cuenta, adicionalmente, los precios
condiciones de mercado, y cuando sea del caso, prevalecerá la relación costo
beneficio; de cualquier manera, Ios estudios propios de la entidad obedecerán a los
parámetros establecidos en la Ley.
lnhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y régimen aplicable en materia
disciplinaria. Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades e
incompatibilidades y prohibiciones previstas en la Constitución Política y en la ley, así:
Artículo 8. Ley sO de 1993, serán inhábiles para contratar:
A. Son inhábiles para participar en licftaciones o concursos para celebrar contratos con
las entidades estatales:
1. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las
leyes.
2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de
que trata el literal antérior estando inhabilitados.
3. Quienes dieron lugara la declaratoria de caducidad.
4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de
interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados
disciplinariamente con destitución.
5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
6. Los servidores públicos. Concordante nuevas inhabilidades contenidas en la ley
1474 de 2011.
7. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren
dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier
otra persona que fomalmente haya presentado propuesta para una misma
licitación o concurso.
8. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante
legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de
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Entrada principal Carrera 54 No. 26 25 CAt`l
mespondencia Carrera 57 No. 43 28 j.i/` ¢m*c.tb fm ) ELl
épcfto.mil.co corTeo eleffinico: iemi]D®eiéocho.mil.co
Élm
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CONTINUACIÓNDIRECTIVAPEF"ANENTENo. 0 0 1 9 4 /2oi7hQUISICIÓNDEBiENEsysERvicios
consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera
de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para
una misma licitación o concurso.
9. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la
caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte
con posterioridad a dicha declaratoria.
Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) se extenderán por un término
de cinco (5) años contado a pariir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la
caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución;
las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años
contado a pariir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación o
concurso, o de la de celebración del contrato, o de la de expiración del plazo para su
firma.
8. Tampoco podrán pariicipar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales
con la entidad respectiva:
1. Quienes fueron mjembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de
la entidad contratante. Esta incompatibilidad solo comprende a quienes
desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se
extiende por el término de un (1 ) año contado a partir de la fecha de[ retiro.
2. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos
de los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o
consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la
entidad contratante.
3. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los
niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo
directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.
4. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no
tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad
limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en
los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo
directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes
hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de
ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.
É=J=ñEs¥95ÉH"[§[±F+. l.::::Het
Fe m la causa
EntTada phcipal Carrera 54 No. 26 25 CAN
Camespondencia Cftra 57 No. 43 28
wÀ/w.eiéncfto.mil.co. coneo electrónico: iemt)D®eiército.mil.co
RESTRINGIDO
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.:
CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
5. Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo se
predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector
administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada."
Nota. La expresión "Concurso" fue derogada por el ari. 32 de la Ley 1150 de 2007.
Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007.Adiciónese un literal ti) al numeral 1° y un
inciso al parágrafo 1°, del Artículo s de la Ley 80 de 1993, así:
"Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la
comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus
modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras
jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociédades de que sean socias tales
personas, con excepción de las sociedades anónimas abierias.
Parágrafo 1°. En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los
vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio."
Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o
incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de
la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.
Cuando la .inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una
licitación o concurso, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de
selección y a los derechos surgidos del mismo.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio
o unión temporal, este cederá su participación a una tercera previa autorización escrita
de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes
integran el consorcio o unión temporal.
Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades. No quedan cobijadas por las
inhabil.idades e incompatibil.idades de que tratan los ariículos anteriores, Ias personas
que contraen por obligación legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que las
entidades a que se refiere el presente estatuto ofrezcan al público en condiciones
comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos
representantes legales hagan parie de las juntas o consejos directivos en viriud de su
cargo o por mandato legal o estatutario, ni quienes celebren contratos en desarrollo de
lo previsto en el Artículo 60 de la Constitución Política''.
PF]OHIBICIONES. A todo servidor púb[ico le está prohibido:
=!ÉSEFM=Ó=Es"To]M'FA"[5ñ5~¥*£70nír3.# l.::::íNet
Fe m la msa
Entiria principal CarreTa 54 No. 26 25 CAN
Canre§pondencia Camra 57 No. 43 28 iB=D®éHm#jDlcvi®o
ércfto.mil.m camÉm eledrinico:
RESTFllNGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA pERMANENTE No.
0 0 1 9 4. ,2ol;#QUISICIÓN DE BIENES Y SEF}VICIOS
A. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones
contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el
Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y
municipales, los estatutos de la entidad, Ios reglamentos y los manuales de
funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones
colectivas y los contratos de trabajo.
8. lmponer a otro servidor público trabajos ajenos a sus funciones o impedirle el
cumplimiento de sus deberes.
C. Solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o
cualquier otra clase de beneficios.
D. Aceptar, sin permiso de la autoridad correspondiente, cargos, honores o
recompensas provenientes de organismos internacionales o gobiernos
extranjeros, o celebrar contratos con estos, sin previa autorización del
Gobierno.
E. Ocupar o tomar indevidamente oficjnas o edifícios públicos.
F. Ejecutar actos de violencia contra superior, subalterno o compañeros de
trabajo, demás servidores públicos o jnjuriarlos o calumniarlos.
G. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la
prestación del 'servicio a que está obligado.
H. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento.
1. Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas
costumbres.
J. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o
indirectamente en los asuntos a su cargo, de sus representantes o
apoderados, de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad,
segundo de afinidad o primero civil o de su cónyuge o compañero o
compañera permanente.
K. Incumplir de manera reiterada e injustificada obligaciones civiles, laborales,
comerciales o de familia impuestas en decisiones judiciales admitidas en
diligencia de conciliación.
fiEJ5ñE§M#EEMi5i?Nt
Fe tm la causa
t,
lí::"et
Emada principal Carrera 54 No. 26 25 CAN
Com=spondencia C"m 57 No. 43 28
www.eiéncha.mil.co. cofTeo deGtrónico: iemDDt@eiércb.mil.co
F]ESTRINGIDO
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CONTINUACIÓNDIRECTIVAPERMANENTENo.€! /2ol 7.>.ÁDQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
L. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u
omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en
el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar
una situación administrativa.
M. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
N. Desempeñar simultáneamente más de un empleo público o recibir más de
una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de
instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos
expresamente determinados por la ley. Entiéndase por tesoro público el de la
Nación, Ias entidades territoriales y las descentralizadas.
0. Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o
por cuantía superior a la legal, o reconocer y cancelar pensiones
irregularmente reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los
reglamentos.
P. Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los
montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).
Q. Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre
particulares que ejerzan funciones públicas, a fin de conseguir provecho
personal o para terceros, o para que proceda en determinado sentido.
F]. Nombrar o elegir, para el desempeño de cargos públicos, personas que no
reúnan los requisitos constitucionales, Iegales o reglamentarios, o darles
posesión a sabiendas de tal situación.
S. Fteproducir actos administrativos suspendidos o anulados por là jurisdicción
contenciosoadministrativa, o proceder contra resolución o providencia
ejecutoriadas del superior.
T. Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de profesiones reguladas por la
ley.
U. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas
no autorizadas
V. Prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría
en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un
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Fe m la causa
ETitmda pTincipal CaJTera 54 No. 26 25 CAN
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Corresp®ndencia CarTeia 57 No. 43 28
www.eiército.mil. co. correo elecbónico:
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RESTF}INGIDO
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0 0 í 9 4 /2oi7kQuisicióNDEBiENEsysERvicios
CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF]MANENTE NO.
término de un año después de la dejación del cargo o permitir que ello
Ocurra.
W. Proferir en acto oficial o en público expresiones injuriosas o calumniosas
contra cualquier servidor público o las personas que intervienen en los
mismos.
X. lncumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa o disciplinaria en
razón o con ocasión del cargo o funciones u obstaculizar su ejecución.
Y. Gestionar directa o indirectamente, a ti'tulo personal o en representación de
terceros, en asuntos que estuvieron a su cargo.
Z. Distinguir, excluir, restringir o preferir, con base en motivos de raza, color,
linaje u origen nacional o étnico que tengan por objeto o por resultado anular
o menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio, en condiciones de
igualdad, de los derechos humanos y libertades fundamentales en las
esferas política, económica, social, cultural o en cualquier otra de la vida
pública (Artículo 1 °, Convención lnternacional sobre Eliminación de Todas las
Formas de Discriminación F]acial, aprobada en Colombia mediante la Ley 22
de 1981).
AA. Ejercer la docencia, dentro de la jornada laboral, por un número de horas
superjor al legalmente permitido.
88. Manifestar indebidamente en acto público o por los medios de comunicación,
opinioneé o criteriQs dirigidos a infiuir para que ia decisión contenida en
sentencias judiciales, fallos disciplinarios, administrativos o fiscales sean
favorables a los intereses de la entidad a la cual se encuentra vinculado, en
su propio beneficio o de un tercero.
CC. Prescindir del reparto cuando sea obligatorio hacerlo, o efectuarlo en forma
irregular.
DD. ]nfringir las disposiciones sobre honorarios o tarifas de los profesionales
liberales o auxiliares de la justicia y/o e] arancel judicial, en cuantía injusta y
excesiva.
EE. Tener a su servicio, en forma estable para las labores propias de su
despacho, personas ajenas a la entidad.
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Feen]aEusa . , `:.
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF]MANENTE NO. /2017~ÁDQUISICIÓN DE BIENES Y SEF}VICIOS
FF. Propiciar, organizar o participar en huelgas, paros o suspensión de
actividades o disminución del ritmo de trabajo, cuando se trate de servicios
públicos esenciales definidos por el legislador.
GG. Adquirir, por si' o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su
gestión o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales.
HH. Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando
no esté facultado para hacerlo.
11. Las demás prohibiciones consagradas en la ley, en particular las
contempladas además en la Ley 1474 de 2011.
1. COMPETENCIA PARA CONTRATAR
Entiéndase por competencia contractual la facultad que le asiste a los distintos
servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional y de sus Unidades
Ejecutoras por delegación expresa del Ministro de Defensa Nacional, para
realizar procesos de selección, celebrar contratos, verificar su ejecución con sus
implicaciones procedimentales y liquidarlos. Esta facultad está conferida
mediante resolución suscrita por el Ministro de Defensa Nacional y las que con
posterioridad se emitan ac[arándola o 'modificándola; no obstante, para todos
los efectos, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489
de 1998 y demás normas que la modifiquen.
Son políticas de contratación y compra, las que se enuncian a continuación, razón
por la cual, todo proceso que se surta debe ejecutarse bajo las mismas:
A. Oportunidad.
C. Austeridad.
D. Calidad.
E. lmparcialidad.
F. Eficienciayceleridad.
G. Mejoramiento.
H. Acatamiento integral de la constitución y las leyes.
1. Profundo respeto por la persona humana.
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Entrada priricipal CaJrera 54 No. 26 25 CAl\l
CoiTespondencia Carrera 57 No. 43 28
coiTeo elecdónico: iemDDdDeiércitD.mil.co
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE No. 0 01 9 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBiENESVSEF]Vicios
J. Cooperación e integración interinstitucional, bajo la premisa de la contratación
como instrumento económico y social.
K. Homogenización en adquisición de bienes y servicios.
L. Procesos centralizados.
Las políticas establecidas tienen por objeto desarrollar adecuadamente las
disposiciones legales que rigen la contratación estatal, orientadas a garantizar la
gestión transparente del Ejército, la garanti'a del interés público y la satisfacción
de las necesidades colectivas para el logro de los fines del Estado.
11. DEFINICIONES
A. Acuerdos comerciales: tratados internacionales vigentes celebrados po
Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones aplicables
Sistema de Compra Pública, en los cuales existe como mi'nimo
compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen
colombiano y (ii) Ios proveedores colombianos. Artículo 2.2.1.2.4.1.1. del
Decreto 1082 de 2015.
8. Acuerdo Marco de precios: contrato celebrado entre uno o más proveedores
y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las
Entidades Estatales de los Bienes y Servicios de Características Técnicas
Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en el arti'culo
2.2.1.2.1.2.7 del Decreto 1082 de 2015.
C. Adendas: documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los
pliegos de condiciones. Arti'culo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
D. Bienes nacionales: bienes definidos como nacionales en el Registro de
Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de
2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan,
artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
E. Bienes y servicios de características técnicas uniformes: bienesy servicios de
común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y
calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados
como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se
refiere el literal (a) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
(Decreto 1082 de 2015).
ll±Ñ5=5 ML.Ef.TIMl§15N
NLIEsiRA M15lÉ]N E§ colnMEIA
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
F. Capacidad residual o K de contratación: aptitud de un oferente para cumplir
oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus
otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el
contrato que está en proceso de selección, artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto
1082 de 2015.
G. Catálogo para acuerdos marco de precios: Agregan demanda en la
adquisición de bienes, obras o servicjos con características técnicas
uniformes. Son obligatorios para Entidades estatales de la rama ejecutiva de
nivel Nacional. lncrementan el poder de negociación del Estado, la ficha del
catálogo para acuerdos marco de precios (AMP) contiene: (a) la lista de
bienes y/o servicios; (b) Ias condiciones de su contratación que están
amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) Ia lista de los contratistas
que son parte del Acuerdo Marco de Precios, artículo 2.2.1.1.1.3.1. del
H. Clasificador de Bienes y Servicios: sistema de codificación de las Naciones
Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas
UNSPSC.
1. Colombia Compra Eficiente: Agencia Nacional de Contratación Pública
creada por medio del DecretoLey 4170 de 2011. Es una entidad
descentralizada de la rama ejecutiva de orden nacional, con personería
juri'dica, patrimonio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al
Departamento nacional de Planeación (DNP), que es el rector del Sistema de
Compra Pública de Colombia.
Asi' mismo, Colombia Compra Eficiente faciljta y hace más eficaces,
eficientes, seguras y económica las compras públicas en el pai's; of rece
capacitación y apoyo técnico presencial y virtual a las Entidades Estatales.
J. Cronograma: documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas,
horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el
lugar en el que estas deben llevarse a cabo.
K. Documentos del proceso son: (a) los estudios y documentos previos, (b) el
aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las
Adendas; (e) Ia oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier
otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de
Contratación.
L. Entidad estatal: cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el ariículo
2° de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los arti'culos 10,14 y 24 de
L[ÉSECMi,ñEs¥oToiMFAiMi=i±N l.:::;rNet
Fe m la causa
Entmda principal CarreiE 54 No. 26 25 CAN
Corrüpondencia Camera 57 No. 43 28 rLr*PP)P,
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coNTINUAclóN DmECTlvA pEFIMANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley
deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, 0 las normas que las
modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
M. Etapas del contrato: fases en las que se divide la ejecución del contrato,
teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales
pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garanti'as del
contrato.
N. Grandes superficies: establecimientos de comercio que venden bienes de
consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la
Superintendencia de lndustria y Comercio. Facilita las compras públicas de
mínima cuanti'a. Se pueden adquirir los sjguientes productos: Aseo y
limpieza, alimentos, cuidado personal, muebles y lencería, electrodomésticos
y tecnologi'a, ferreteri'a, papelería, ropa y calzado.
0. Tienda virtual del Estado Colombiano: es la plataforma en li'nea que facilita a
las Entidades Estatales comprar bienes y servicios a través del SECOP 11.
P. Agregación de demanda especi'fica: faéilita la compra de productos
especi'ficos.
Q. Lance: cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una
subasta.
R. Margen mínimo: valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa
debe reducir el valor del Lance o en una subasta de enajenación debe
incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en
un porcentaje del precio de inicio de la subasta.
S. Mipyme: micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley
vigente apljcable.
T. Período contractual: cada una de las fracciones temporales en las que se
divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la
Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
U. Plan Anual de Adquisiciones: plan general de compras al que se refiere el
Artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la
Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que
las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los
términos de Decreto 1082 de 2015.
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1
CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEFIMANENTE No. /20J7. AbQUISIclóN DE BIENES Y SEF]VICIOS
V. Proceso de contratación: conjunto de actos y actividades, y su secuencia,
adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento
de las garanti'as de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones
de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el
vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
W. Riesgo: evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud
en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de
un Contrato.
X. F}UP: Registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y
en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben
estar inscritos.
Y. Servicios nacionales: servicios prestados por personas naturales
colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas
de conformidad con la legislación colombiana.
Z. SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere
el Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
AA. SECOP 11: Es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de
Contratación Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma
transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso
de Contratación en línea. Desde su cuenta, las Entidades Estatales
(Compradores) deben crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar
y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores tienen su
propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los
Procesos y enviar observaciones y Ofertas.
88. SMMLV: salario mínimo mensual legal vigente. Artículo 2.2.1.1.1.3.1. del
CC. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): obligación por parte de
las entidades estatales, de garantizar previo al inicjo de cualquier proceso
de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando
como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de
costos, previamente analizado en los estudios previos.
DD. Manuales, guías y documentos tipo: Colombia Compra Eficiente prepara
guías, manuales y documentos tipo para hacer más fáciles los procesos de
contratación.
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CONTINUACIÓN DIFÈCTIVA PEF]MANENTE No.
0 0 1 3 4 /2oi7:+SQuisicióNDEBiENEsysERvicios
EE. Mesa de servicio: punto de entrada a Colombia Compra Eficiente, atiende,
hace seguimiento y of rece soporte para garantizar la continuidad,
disponibilidad y calidad de los servicios ofrecidos solucionando de manera
eficaz.
111. DE LAS GEF]ENCIAS DE PROYECTOS DE UNIDAD EJECUTORA
Dentro de un proceso de contratación se denomina gerente de proyecto de la
Unidad Ejecutora, al funcionario propuesto por el Comando de la Unidad Ejecutora
para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de contratación,
en forma eficaz, eficiente y efectiva. El alcance de esta tarea parte de la etapa
precontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecución del
contrato, sin perjuicio de la interacción que corresponda adelantar con la
supervisión del contrato; ello implica que los actos preparatorios, de trámite, de
adjudicación, suscripción y perfeccionamiento del contrato, deben ser coordinados
por el gerente de proyecto de la Unidad Ejecutora, sin perjuicio de las
responsabilidades que le asistan a otros funcionarios, asesores o supervisores en
la materia.
A. Calidades de los gerentes de proyectos de la Unidad Ejecutora. Los
servidores públicos que sean designados como gerentes de proyecto,
deberán ser oficiales superiores y/o civiles vinculados a la planta de personal
del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares o de la Policía
Nacional. lgualrnente podrán serlo, los asesores vinculados mediante
contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de
contratación.
8. Del ejercicio de la función de gerente de proyecto de la unidad Ejecutora. El
ejercicio de esta función gerencial comprenderá:
1. La disposición de la etapa precontractual del proceso de contratación,
entendida como el aprestamiento administrativo y logístico para la
consecución de los documentos previos de i'ndole legal, presupuestal y
técnico; en consecuencia la estructuración de los estudios de mercado,
de precios y técnicos y del estudio previo, son de su responsabilidad y
competencia, de conformidad con los soportes presentados por los
comités estructuradores.
2. Las coordinaciones con el Ministerio de Defensa Secretaría General,
Planeación y Finanzas y con entes externos, así como con el gerente
del área funcional, en orden a conseguir los conceptos previos que
permitan el inicio del proceso.
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEFIMANENTE NO.!\
3. La función del gerente de proyecto comporta la coordinación de las
labores de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas,
organismos que dependerán de su gestión e impulso.
4. La voceri'a del proceso de contratación. En consecuencia cualquier
información interna o externa que deba producirse o tramitarse, deberá
ser conocida o propuesta por el Gerente del Proyecto.
C. Funciones del Gerente de Proyecto de Unidad Ejecutora. El gerente del
proyecto tendrá las siguientes funciones:
1. Dirigir el personal encargado de la proyección y elaboración de los
estudios previos que anteceden al proceso de contratación, haciendo el
estudio de mercado, de precios y técnicos con base en los siguientes
lineamientos: descripción de la necesidad que la Unidad Ejecutora
pretende satisfacer y definición técnica, informando objeto, plazo, forma
de pago, sitio y condición de entrega, soporte económico del valor del
contrato y certificado de disponjbilidad presupuestal.
2. Dirigir el comjté técnico designado para la estructuración, elaboración y
diseño de las especificaciones técnicas del Pliego de Condiciones. En
tratándose de procesos de contratación cuyo soporte se desarrolle con
base en especificaciones técnicas y no en normas técnicas, el Gerente
del Proyecto junto con el comité técnico estructurador suscribirán
documento dirigido al competente contractual, indicando las razones
que fundamentan las citadas especificaciones, asi' como las que
resulten aplicables, para demostrar la asignación de pesos y puntajes,
cuando así se considere. En cualquier caso, en ejercicio de esta función
la responsabilidad del contenido técnico del pliego de condiciones
radica en cabeza exclusiva del Gerente de Proyecto de Unidad
Ejecutora.
3. Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestiones
pertinentes ante las diferentes dependencias de la Unidad Ejecutora
(Oficina de Planeación, Dirección de Finanzas, Oficina de Contratación,
Departamento de Planeación de la Fuerza, Departamento Financiero de
la Fuerza, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursos
presupuestales, f ísicos y humanos necesarios para la viabilidad del
proceso, dentro de la normatividad vigente.
4. Liderar las gestione; que resulten necesarias para adelantar en el
ámbito interno y externo del Ministerio de Defensa Nacional, con el
propósito de garantizar el desarrollo del proceso, para dar cumplimiento
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NUESTFEA M]§lóN ES COLOMBIA
Fe en la caLisa
Entmda pThcipal Carrera 54 No. 26 25
ComEpondencia Carrera 57 No. 43 28
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No.~fl '¢j +Í ¢¿j+/2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
al cronograma diseñado para tal efecto.
5. Coordinar la expedición de los documentos que sean necesarios o que
conténganlos ajustes requeridos en orden de expedir e integrar el
proyecto de Pliego de Condiciones.
6. Asistir a la audiencia informativa de aclaración de proyecto de pliego de
condiciones y coordinar la actividad de los comités, en aras de
estructurar el pliego definitivo.
7. Dirigir la actividad de los comités y avalar con su firma los formularios
de preguntas y respuestas, así como las adendas que se hiciere
necesario expedir.
Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentación de ofertas,
suscribiendo la correspondiente acta.
9. Dirigir las labores de los comités asesores y evaluadores, rindiendo las
aclaraciones y directrices que se hicieren necesarias.
10. Suscribir en señal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben
remitirse a los proponentes durante la etapa de evaluación de las
ofertas.
11. Suscribir en señal de aval, el jnforme de evaluación de las ofertas.
12. Recibir de la Dirección de Contratación Estatal o quien haga sus veces,
las observacio\nes al informe de evaluación y coordinar la expedición del
informe defihitivo de evaluación de ofertas.
13. Solicitar ante la Secretari'a General del Ministerio de Defensa la
realización del Comité de Adquisiciones cuando sea necesario. En los
casos en los cuales existan términos, deberá tener en cuenta que la
convocatoria de la Comité de Adquisiciones se debe realizar con tres
(3) días de antelación.
14. Coordinar la elaboración, trámite y sustentación ante el Comité de
Adquisiciones, de las ponencias y recomendaciones de los comités
evaluadores con la presentación oportuna de los documentos que
soporten los aspectos a tratar. !
15. Coordinarla realización y presentación de la audiencia de adjudicación
del proceso, convocando para tal efecto a los miembros de los comités
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Fe en la causa
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Comspondencia CarTem 57 No. 43 28
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RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA PERMANENTE No.U ` /2017ÁDQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
evaluadores.
16. Sustentar ante la Comisión [nterparlamentaria de Crédito Público
(cuando haya lugar) la solicitud de aprobación del concepto previo y
definitivo, para lo cual el respectivo Comando de Fuerza deberá brindar
el apoyo logístico necesario para la elaboración y consolidación de los
documentos (Cartilla), e informes que se requieran para la sesión de la
misma.
17. Asistir a la audiencia de adjudicación del proceso, e intervenir en lo que
resulte de su competencia.
18. Avalar con su firma el anexo técnico del contrato y/o de los contratos
resultantes.
19. Disponer lo necesario, para obtener dentro de [os tres (3) di'as hábiles
siguientes a la firma del contrato, su correspondiente registró
presupuestal y los requisitos de legalización.
20. Entregar mediante acta, las actuaciones realizadas durante su
desempeño al supervisor del contrato, si fuere del caso.
21. Las demás que guarden relación directa con el respectivo proceso.
D. Del procedimiento para el ejercicio de la función de la gerencia de proyecto,
momento y plazo para el ejercicio de la misma.
a. Para consolidar la gestión de la gerencia de proyecto se hace necesaria
la comunicación del oficio de designación.
b. Las funciones de gerente de proyecto, cesarán una vez se haya
suscrito el contrato y se hayan cumplido la totalidad de los requisitos de
perfeccionamiento, legalización y ejecución, salvo cuando la
complejidad del proyecto requieran del acompañamiento permanente
del gerente de proyectos en otras etapas del proceso.
C. Plazos. Comoquiera que el proceso de contratación debe adelantarse
dentro de los términos preclusivos fijados por la ley, todas las funciones
aquí enlistadas a cargo del Gerente del Proyecto, deben cumplirse
dentro de los precisos plazos o términos alli' señalados.
E. De los comités estructuradores, asesores y evaluadores de propuestas.
1. La función estructuradora, asesora y evaluadora de ofertas.
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NUESTFEA Ml§lóN ES COLOMBIA
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVAPERMANENTENo. 0 019 4 /2oi7 ADQUISICIÓN DE BIENESYSERVICIOS
a. Las funciones estructuradora, asesora y evaluadora de las ofertas
se cumple a través de cada uno de los comités, según su
naturaleza.
b. La función estructuradora, asesora y evaluadora se ejercerá con
plena autonomía respecto del competente contractual y de los
miembros del Comité de Adquisiciones del Ministerio de Defensa
Nacional, establecido en la resolución de delegación
correspondiente.
c. La función estructuradora, asesora y evaluadora se ejercerá previa
designación del competente contractual, en funcionarios (civiles o
militares), que como mínimo tengan conocimiento general del
objeto que se contrata y un perfil profesional que permita
garantjzar el estricto cumplimiento de[ deber de selección objetiva.
La función estructuradora cesará al cierre del proceso, salvo que
durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar
aspectos referidos al pliego de condiciones. En consecuencia
prevalece esta designación sobre cualquier situación
administrativa.
d. Las recomendaciones e informes de los comités asesores y
evaluadores, serán e[ soporte técnico, jurídjco, financiero y
administrativo de que dispondrá el Comité de Adquisiciones del
Ministerio de Defensa Nacional para revisar y avalar la selección
de un contratista; no obstante el competente contractualt o el
mismo Comité podrán apartarse bajo su total responsabilidad de
los conceptos, informes y recomendación emitidas por los
evaluadores.
2. Calidades de los miembros de los comités estructuradores, asesores y
evaluadores. Los funcionarios designados por el competente
contractual para ejercer la función estructuradora, asesora y evaluadora
en los procesos de Contratación, deberán acreditar formación
profesional o técnica que tenga relación con el bien, servicio u obra
pública a contratar.
Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios
designados o seleccionados para ejercer la función estructuradora,
asesora y evaluadora, deberán garantizar al Ministerio de Defensa
' lnciso último del Artículo 12 del Decreto 066 de 2008.
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Entrada p7incipal Camra 54 No. 26 25 CAN
Comespondencia CÉrT€ra 57 No. 43 28 b_iÉP)&,
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RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTIVA PEF}MANENTE NO. ;20t7 `7mQUISICIÓN DE BIENES y SERVICIOS
Nacional la estricta aplicación del deber de selección objetiva y la
correcta evaluación de las ofertas.
3. Del ejercicio de la función estructuradora, El ejercicio de la función
estructuradora comprenderá:
a. El estudio integral que soporte la necesidad que la Entidad pretende
satisfacer mediante el análisis de las condiciones económicas,
juri'dicas y técnicas, así como de las financieras, del negocio a
celebrar; lo anterior, de conformidad con lo que prevé la Ley dentro
del principio de planeación.
b. El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego de
condiciones ante el gerente del proyecto de la respectiva unidad
ejecutora, verificando que los aspectos allí consignados cumplan
con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ley, para
garantizar una selección objetiva.
4. Funciones de los comités Estructuradores incluye usuarios secop ll:
a. Elaborar bajo la dirección y supewisión del gerente de proyecto
los estudios previos bajo los lineamientos y parámetros del
decreto 1082 de 2015, formulándole a este último por escrito y de
manera sustentada los motivos de inconformidad que existan
entorno a las especificaciones técnicas, exigencias económicas,
financieras legales.
b. Elaborar el proyecto de pliegos de condiciones y los pliegos de
condiciones definitivos en el área correspondiente con la mayor
responsabilidad, eficiencia, técnica profesional y diligencia
respetando los principios constitucionales y legales que garanticen
una escogencia objetiva en concordancia con el artículo 24 de la
Ley 80 de 1993, que consagra el principio de transparencia, el
cuail estaiblece que ''serán ineficaces de pleno derechd', laLs
estipulaciones contrarias a lo allí establecido. Debe tenerse en
cuenta que el proceso de contratación contenga las condiciones
claras, expresas y concretas que recojan las especificaciones
jurídicas, técnicas y económicas para la preparación de las
propuestas y el desarrollo del futuro contrato.
C. Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por
los interesados a los pliegos de condiciones y preparar las
explicaciones que se requieran el caso, respecto del
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Fe en la caLffi
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIF]ECTIVA PEF`MANENTE No. 0 019 4 /2oi7 AÉQuisicióNDEBiENEsysERvicios
contenido de los pliegos.
d. Propender por la actualización en las normas técnicas, jurídicas y
económicas para que sean incluidas en los pliegos de
condiciones.
e. lncluir en el pliego de condiciones, previo análisis, las
especificaciones técnicas, los factores de verificación y cuando
sea del caso los factores de ponderación y evaluación de las
ofertas.
f. Verificar que en el pliego de condiciones, el acápite económico
tenga en cuenta respecto del oferente, el cumplimiento de
contratos anteriores, las multas y las sanciones impuestas por
entidad pública dentro de los dos (2) años anteriores a la
presentación de la oferta, reportados en el registro de Cámara de
Comercio y/o aquellas de que la Entidad tenga conocimiento y que
se encuentren en firme, independientemente del régimen juri'dico
aplicable a la entidad pública que la imponga. Para tal efecto, el
proponente que registre dos o más multas o sanciones no será
habilitado en el proceso de selección.
g. Establecer las fórmulas para aplicar el método de costobeneficio
cuando haya lugar, asi' como la ponderación para los casos en los
que procedá.
h. Consultar al asesor en comercio exterior cuando se trate
adquisición de bienes o servicios importados con el fin
determinar la modalidad de entrega y los costos asociados a
importación para definir el ANEXO respectivo del pliego
condiciones.
i. Flevisar la legislación tributaria antes de establecer el precio base
de la adquisición.
j. Unificar criterios entre las unidades Ejecutoras en cuanto a plazos
y formas de entrega.
k. Suscribir concepto favorable para la conformación del proyecto de
pliego de condiciones, el pliego de condiciones, donde exprese su
intervención respecto al proceso de contratación.
1. Participar en la audiencia informativa, en la de estimación,
fiEEfiE=M#TMi§i±N:` ':`':.::íNet
F}ESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No. (#:; ` ' /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF}VICIOS
tipificación y asignación de los riesgos y en la de aclaración de
pliegos de condiciones si a ellas hubiere lugar.
m. Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas
al proyecto de pliego de condiciones a fin de consolidar el pliego
definitivo.
n. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al
pliego definitivo, a fin de expedir adendas.
o. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a
través de proyectos de formularios de preguntas y respuestas.
p. Desarrollar sus funciones de forma coordinada con los Gerentes
de Proyecto y [a Dirección de Contratación Estatal del Ministerio
de Defensa Nacional o quien haga sus veces.
q. Mantener informado a los Gerentes de Proyecto sobre cualquier
novedad que se presente en el desarrollo y elaboración de los
pliegos de condiciones
5. Del ejercicio de la función asesora y evaluadora Usuario secop ll; El
ejercicio de la función asesora y evaluadora comprenderá:
a. El análisis integral y validación de los documentos previos a la
aperiura del proceso, resolución de apertura, pliego de
condiciones con sus respectivas adendas o modificaciones si los
hubiere, el estudio del contenido del acta de audiencia de
aclaraciones al pliego, de los formularios de preguntas y
respuestas y la verificación del cronograma previsto para el
desarrollo del procesos contractual y en particular, los
mecanismos y factores de evaluación establecidos en el pliego de
condiciones y las posibles causales de rechazo, inhabilidades,
incompatibilidades o prohibiciones que contenga.
b. El estudio, evaluación y calificación detallada de las ofertas
presentadas, de tal forma que el evaluador garantice no sólo el
deber de selección objetiva, sino la verificación de las ofertas a
evaluar, verificando que éstas cumplan con todos y cada uno de
los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y en la ley.
C. Los evaluadores velarán porque la escogencia del contratista
siempre sea objetiva y en consecuencias su obligación es
MULTIMr5lÉri
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Fe en la mLffi
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RESTFtlNGIDO
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coNTINUACIÓN DmECTlvA PEF}MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
recomendar al Ministro de Defensa Nacional o su delegado, previo
concepto del Comité de Adquisiciones del Ministerio y de las
Unidades Ejecutoras, elegir el of recimiento más favorable sin que
la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos
en el pliego de condiciones.
d. Los asesores y evaluadores deberán suscribir informes sobre la
evaluación realizada, dejando constancia de todas las
circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en el
desarrollo de su función evaluadora.
e. Entrega de documentos a la Dirección de contratación Estatal del
Ministerio de Defensa Nacional o la dependencia que haga sus
veces. Los evaluadores deberán ejercer su función con la debida
diligencia, de manera que los informes de evaluación estén a
disposición de la Dirección de Contratación Estatal de[ Ministerio
de Defensa Nacional o la Dependencia que haga sus veces y de
las demás Unidades Ejecutoras, con dos (2) di'as de antelación a
la fecha en que deban ponerse a disposición de los interesados.
Este informe será revisado previo al traslado de los proponentes,
por el Gerente del Proyecto y el abogado líder del proceso del
Area de Contratos.
6. Del procedimiento para el ejercicio de la función evaluadora.
a. Momento y plazo para el ejercicio de la función asesora y
evaluadora.
De acuerdo con la modalidad de selección, en los pliegos de
condiciones se indicará el plazo razonable dentro del cual deben
elaborarse los estudios técnicos, económicos y jurídicos
necesarios para la habilitación de proponentes, verificación y
evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las
aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables y que
puedan realizarse de conformidad con la ley.
EI Comité designado por el competente contractual para el
ejercicio de la función evaluadora de un proceso de selección,
comenzará su función, una vez reciba el oficio de su designación,
junto con una fotocopia del pliego de condiciones, las adendas si
las hubiere, del acta de la audiencia de aclaraciones, de los
formularios de preguntas y respuestas, del cronograma del
proceso y una copia de las ofertas presentadas, teniendo en
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Efltrada píincipal Carrera 54 No. 26 25 CAN
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No. ú' lJ;' i \¿j T'! /2o#J ABQU|SICIÓN DEBIENESYSEF]VICIOS
cuenta que para cualquier eventualidad que requiera confrontar,
podrá consultar el expediente original completo en la oficina o área
de Contratación`.
La función evaluadora sólo finalizará, una vez se encuentre en
firme la resolución de adjudicación o se resuelvan los recursos
que en agotamiento de vía administrativa se hubieren interpuesto
contra el acto de declaratoria de desierta. En consecuencia, se
procurará por el Ministerio de Defensa y las Unidades Ejecutoras
que los funcionarios designados para este fin, no tramiten
permisos, vacaciones, traslados, comisiones en tanto perdura esta
función.
b. Momento y plazo para el ejercicio de la función asesora
evaluadora. El comité desarrollará su función asesora y
evaluadora de conformidad con los términos y oportunidades
previstos en e'l cronograma para el desarrollo del proceso.
C. Requerimientos.
Los evaluadores una vez reciban las copias de las ofertas, dentro
de los tres (3) di'as hábiles siguientes o dentro del plazo
establecido en el pliego de condiciones, formularán los
requerimientos que consideren necesarios con la finalidad de
aclarar las ofertas presentadas por los contratistas, los que serán
susc\ritos por la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de
Defensa o por el delegado en cada Unidad Ejecutora, previa
revisión del abogado li'der de la Dirección o el área.
Transcurrido el término que establece la ley o el pliego de
condiciones, para que los oferentes conozcan los informes de
evaluación de las propuestas, los evaluadores están en la
obligación de dar respuesta a todas y cada una de las
observaciones presentadas dentro de los términos previamente
establecidos en el cronograma del proceso.
Los evaluadores enviarán las respuestas a las observaciones
presentadas por los proponentes a la Dirección de Contratación
Estatal o al delegado en cada unidad ejecutora en medio
magnético y en documento escrito dentro de los términos
establecidos en el pliego de condiciones y será causal de mala
conducta no dar estricto cumplimiento a los mismos, a menos que
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NUESTFtA Ml§lóN E§ COLOMBIA
Fe en la caLisa `#TR:@£2fi.u7ic33ft3T, l,::.;H€t
Entrada prhcipal Carrera
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Corre§poRdencia CarTera
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PERMANENTE NO. /2017 Á'É)QUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
medie un acto administrativo de prórroga de los términos
establecidos.
d. Reunión previa al traslado del informe de evaluación
EI Director de Contratación Estatal o jefe de la oficina o área de
contratación de cada unidad ejecutora, deberá considerar dentro
del cronograma del proceso de licitación` pública, selección
abreviada, concurso de méritos, mi'nima cuantía y contratación
directa, la realización de una reunión previa que permita analizar y
discutir con los asesores y evaluadores y el gerente del proyecto
del área Funcional los resultados de su verificación y examen y
evaluación de propuestas.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la presentación de
una oferia, que amenace o entorpezca el proceso de selección
que se lleva a cabo, es obligación del evaluador informar por
escrito dentro del día hábil siguiente al conocimiento de los
hechos, al competente contractual y al jefe del área de
contratación, para dar trámite a la acción que para el efecto
corresponda.
e. Obligaciones de los comités asesores y evaluadores ante el
Comité de Adquisiciones
Los evaluadores de las ofertas están en el deber de presentar
ante el Comité de Adquisiciones sus informes de evaluación,
asesoría y recomendación, debidamente sustentados.
Si de las decisiones o discusiones que se surtan en el Comité de
Adquisicjones requieren ampliación o profundización, el comité
asesor y evaluador deberá presentar nueva sustentación de su
recomendación.
f. Funciones generales de los asesores y evaluadores
Dentro del presente numeral se establecen una serie de f unciones
que competen a nivel general, al ejercicio de la tarea asesora y de
evaluación de ofertas; en este sentido, es importante tener en
cuenta que en el proceso de selección de contratistas, en el
Ministerio de Defensa Nacional y en las unidades ejecutoras,
intervienen diferentes funcionarios oficinas, dependiendo
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIF]ECTIVA PERMANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades
satisfacerse.
Quien ejerza la función asesora y evaluadora de una propuesta en
el Ministerio de Defensa Nacional y/o en las unidades ejecutoras,
deberá realizar de manera general las funciones que se describen
a continuación:
1) En el aspecto Técnico Administratjvo
a) Verificar que las especificaciones técnicas y particulares
de los bienes o servicios a contratar, correspondan a
las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones.
b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean
ofertados y hacer las observaciones pertinentes y/o
rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a
las calidades o caracteri'sticas exigidas en el pliego de
condiciones, pero siempre en estricta aplicación de lo
solicitado en los mismos.
c) Presentar dentro de los términos establecidos, Ios
informes de evaluación de las ofertas, tanto a la
Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de
Defensa Nacional como a la oficina o área de Contratos
de cada unidad ejecutora.
d) Proyectar y remitir a la Dirección de Contratación
Estatal, oficina o área de contratación de cada unidad
ejecutora dentro de los términos previstos en el
cronograma de actividades, la respuesta a las
observaciones al informe de evaluación que presenten
los proponentes, así como la verificación de los
requisitos habilitantes que subsanen los mismos en
estricta aplicación a la ley y al pliego de condiciones.
e) Para los casos de selección en los que proceda, asistir
a la audiencia pública de adjudicación del proceso de
selección, interviniendo en lo que resulte de su
competencia.
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Ém ia ffiLffi
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF}VICIOS
2) Enelaspectolegal
a) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales
exigidos en el pliego de condiciones y en especial de la
capacidad y calidad de los proponentes, según se
establece en el acápite respectivo del pliego de
condiciones.
b) Presentar dentro de los términos establecidos,
informes de evaluación de las ofertas, tanto a
Dirección de Contratación Estatal del Ministerio
Defensa Nacional como a la oficina o área
Contratación de cada Unidad Ejecutora.
c) Proyectar y remitir a la Dirección de Contratación
Estatal, oficina o área de contratación de cada unidad
ejecutora dentro de los términos previstos en el
cronograma del proceso, la respuesta a las
observaciones sobre el informe de evaluación que
presenten los proponentes, asi' como la verificación de
los requisitos habilitantes que subsanen los mismos,
dando estricta aplicación a la ]ey y a[ pliego de
óondiciones.
d) Para los casos de selección en los que proceda, asistir
competencia.
e) Apoyar permanentemente a los diferentes comités
durante su función asesora y evaluadora.
3) En el aspecto económico yfinanciero.
a) Verificar el cumplimiento de todos los aspectos
económicos y financieros establecidos en los pliegos de
condiciones, asi' como de los indicadores financieros
objeto de evaluación.
b) Verificar que los ofrecimientos recibidos, estén acordes
con las condiciones de precio, mejor relación costo
beneficio y plazo señalados en los pliegos de
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Enftada prhcipa] Carrera 54 No. 26 25 CAN
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RESTRINGIDO
Í e ,2.,T,,# Pág. 34 de 83
CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF]MANENTE NO. QUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
condiciones de conformidad con cada modalidad de
seleccjón.
c) Verificar los precios del mercado a efectos de dar
cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1082 de
2015, sobre análisis del sector.
d) Verificar que los valores propuestos incluyan los
impuestos de ley si a éstos hubiere lugar.
e) Verificar que los ofrecimientos recjbidos estén acordes
con los términos INCOTEF}MS señalados en los pliegos
de condiciones.
g. De las obligaciones éticas comunes al ejercicio de la función de
los gerentes de proyecto de área funcional, gerentes de proyecto
de cada unidad ejecutora, supervisores, estructuradores y
asesores y evaluadores de ofertas. En cumplimiento de las
funciones generales y particulares establecidas en este
documento, tanto para gerentes de proyecto de área funcional,
gerentes de proyecto de cada unidad ejecutora, supervisores,
estructuradores y asesores y evaluadores de ofertas,
prevalecerán los siguientes principios:
1) Actuar con rectitud y honradez, rechazando todo ofrecimiento
o dádiva personal, obtenida por si' o por interpuesta persona.
2) Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a
su consideración y con la mayor diligencia posible.
3) Guardar la debida reserva respecto de los hechos o
informaciones que conozca con motivo del ejercicio de sus
funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades
que le corresponden en virtud de las normas que regulan el
secreto o la reserva administrativa.
4) Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de
trato, es decir que no medien diferencias que de acuerdo con
las normas vigentes, puedan considerarse para establecer
una prelación.
No obtener ni procurar beneficios o ventajas indebidas, para
sí o para terceras personas con ocasión de su ejercicio y
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Fe m la ffiLffi
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Enúada prhcipal CaiTeia 54 No. 26 25 CAl\I
CaTrt5pondencia CarTera 57 No. 43 28 na®)m]
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF`MANENTE No. /2017 7®QUISICIÓN DE BIENES Y SEF`VICIOS
abstenerse de adoptar represalias o ejercer coacción alguna
sobre funcionarios o terceros.
6) No utilizar en beneficio propio o de terceros la información de
la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su
función y que no esté destinada al público en general.
7) Denunciar ante el superior jerárquico y las autoridades
correspondientes los actos o hechos delictivos de los que
tuviere conocimiento con motivo o con ocasión del ejercicio
de sus funciones y que pudieren afectar al Ministerio de
Defensa Nacional y/o sus unidades ejecutoras.
8) Mantener la independencia de criterio, y el deber de
selección objetiva determinado en la ley.
9) No permitir condicionamientos ni presiones superiores para
emitir conceptos que soslayen las exigencias del pliego de
condiciones y que se sustraigan a las condiciones objetivas
que le impone el ejercicio de la función.
lv. DE LA ETAPA PREVIA PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN
Etapa de planeación y estructuración. Esta se constituye en etapa preliminar y
obligatoria de todo proceso de contratación, independiente de su modalidad y
comprende, a través del Secop 11:
A. Elaboración de los planes de compras
8. lncorpor\ación en la Ley de presupuesto y consolidación de lnformación
C. Evaluaci\ón de lnformación y definición de adquisiciones centralizadas
En desarrollo de los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la
oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera
previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como
mínimo la siguiente información:
1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con
la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y
la identificación del contrato a celebrar.
3. Los fundamentos urídicos que soportan la modalidad de selección, indicando
las variables ut para calcular el presupuesto de la respectiva
contratación.
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EntTada principal CarTera 54 No. 26 25 CAN
mdencia Camera 57 No. 43 28
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RESTF}lNGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No.0 ;` L /2017ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF¡VICIOS
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identi`ficarla oferta
más favorable,
6. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que
garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y
del contrato a celebrar.
8. Demás aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual que
soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de
condiciones.
La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de las siguientes
modalidades:
A. Licitación pública
8. Selección abreviada
C. Concursode méritos
D. Mínimacuantía
E. Contratación directa
A. Licitación pública: aplica cuando concurran las circunstancias previstas en
la ley, con sujeción a] presupuesto de la entidad y la complejidad del objeto a
contratar; tales procesos se adelantarán de conformidad con lo dispuesto en
la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 o la
normas que los modifiquen o sustituyan. Las pautas generales de esta
modalidad de selección son:
Publicidad del Procedimiento en el SECOP 11. Además de la publicación de
que trata el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la entidad
garantizará la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al
proceso, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva, de acuerdo
con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015.
Elaboración del estudio previo.
Circular designando gerentes y comités estructuradores y evaluadores. El
delegado en cada unidad ejecutora, emite un acto administrativo por medio
del cual designa comités estructuradores y evaluadores.
Convocatoria Pública. Deberá efectuarse un aviso de convocatoria pública y
a los organismos de control y veedurías, para el acompañamiento del
proceso. En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o
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Fe Ém la caLisa
Entrada pTincipal Carreia 54 No. 26 25 CAN
CorTe§pondencia CameTa 57 No. 43 28
RESTRINGIDO
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CoNTINUACIÓN DmECTIVA PEF}MANENTE NO. 0 1 9 {:' /2oi7 ADQuisicióNDEBIENESVSERVICIOS
de no encontrarse disponible el SECOP 11 en el di'a en que deba realizarse la
publicación de convocatoria pública al proceso de licitación pública, se
realizará un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental
o municipal para cada proceso de selección.
Publicación de los estudios previos y proyecto de pliegos en la plataforma
SECOP 11. La publicación se realizará con el propósito de suministrar al
público en general la información que le permita conocer los documentos y
formular observaciones al contenido de los mismos.
El proyecto de pliego de condiciones, se publicará cuando menos con diez
(10) di'as hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura,
las observaciones a este proyecto de pliego pueden ser presentadas dentro
del término antes previsto.
Audiencia informativa. En la fecha y hora señaladas, el Ministerio de Defensa
Nacional y sus Unidades Ejecutoras podrán efectuar una audiencia
preliminar antes de la apertura del proceso de selección con el propósito de
dar a conocer objetivos y alcance del mismo.
Esta audiencia, podrá ser aprovechada para revisar la asignación y
distribución de riesgos de que trata el artículo 4° de Ley 1150 de 2007. La
diligencia se desarrollara de la siguiente manera:
1) Suscripción de la planillade ingreso.
2) Presentación por parte del Gerente del Proyecto de área funcional y/o
del Gerente de Proyecto de la respectiva Unidad Ejecutora cuando se
trate de procesos de compras centralizadas, cuya exposición versará
sobre la parte general del proceso de contratación.
3) Presentación por parte de los delegados de cada Comité, de la parte
pertinente del proyecto de pliego.
4) Intervención de los interesados, conforme al turno que regi'strela planilla
de ingreso.
Recepción de observaciones. Las observaciones al proyecto de pliego de
condiciones, se recibirán a través de la plataforma SECOP 11 establecido
para tal fin en el proyecto de pliego; tales observaciones serán tramitadas y
remitidas al gerente del área funcional y/o comité jurídico, técnico y
económico asesores las cuáles serán analizadas, resueltas y consolidadas
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C+_iqo)Bl
RESTRINGIDO
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CoNTINUAclóN DmECTlvA PEF"ANENTE No. '` /2017 AÚQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
en el FOF]MULAF]IO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS AL PF]OYECTO DE
PLIEGO, el cual se publica en el Portal Único de Contratación SECOP 11.
Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y análisis.
Con las obsewaciones recibidas se integrará el formulario de preguntas y
respuestas, para los efectos se producirá el documento que contará con la
firma del Director de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional
o quien haga sus veces en cada unidad ejecutora, quien autoriza su inclusión
en el Portal único de Contratación SECOP 11.
lntegración del pliego de condiciones definitivo. Con base en los formularios
de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se
integrará el Pliego de Condiciones definitivo y se elaborará el proyecto de
Resolución de Apertura.
Los pliegos de condiciones que sirven de base para el desarrollo de los
procesos de selección, deberán incluir como mínimo la siguiente información:
1) La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la
ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes,
según sea el caso.
2) Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos,
procedimientos y las demás reglas objetivas que gobiernan la
presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las
mismas y la adjudicación del contrato.
3) Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la
declaratoria de desierto del proceso.
4) Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de
pago, mecanismos de cobertura del riesgo y demás asuntos relativos al
mismo.
5) El detalle y descripción del objeto, sus características y condiciones
técnicas se presentarán siempre en documento separable del pliego de
condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa
reserva.
6) Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y
los demás documentos que sean necesarios.
Resolución de apertura. Está materializada en el acto administrativo que
LtÉEFMEioEESMot#FAIMiÉiÉ5Ñ r,
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IJÉ.
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da principa] Carrera 54 No. 26 25 CAN
spmdencia carTera 57 No. 43 28 á_Í_Ólc adai£cilo ® ] t+ ]
eiéocfta.mil. co. correo elecbúnico: iemDBdBeiéíciibj".m
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVAPERMANENTENo. 0 ° í 9 4 /2017 A;QUISICIÓNDE BIENESYSERVIclos
dispone las condiciones generales de la licitación, selección abreviada,
concurso de méritos, ordenando la apertura formal del proceso de selección
previo concepto de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa
Nacional cuando se trate de compras centralizadas o del área presupuestal o
financiera de la Unidad Ejecutora.
Publicación de documentos y pliegos definitivos en el Portal Único de
Contratación SECOP 11. El texto definitivo de los pliegos de condiciones será
publicado en el SECOP al momento de dar apertura al proceso de selección.
Disposición del pliego para consulta. Los pliegos de condiciones serán
puestos a disposición para consulta en el Portal único de contratación SECOP
11.
Audiencia de aclaraciones. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al
inicio del plazo para la presentación de las propuestas, y a solicitud de
cualquiera de las personas que retiraron fotocopias de los pliegos de
condiciones, se celebrara una audiencia con el objeto de precisar el contenido
y alcance de los mencionados documentos y de oír a los interesados, de lo
cual, se levantara un acta suscrita por los intervinientes. Como resultado de lo
debatido en audiencia y cuando resulte conveniente, el Ministro o delegatario
expedirá las modificaciones pertinentes al pliego y prorrogará si fuere
necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) di'as hábiles.
Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego. Dentro del plazo del
proceso de selección y hasta los tres (3) días hábiles anterjores al cierre, se
podrán recibir las observaciones que consideren pertinente formular los
interesados en presentar propuesta.
Publicación de formularios de preguntas y respuestas a las observaciones y
adendas, cuando a ellos hubiere lugar. Son formularios, los documentos que
contienen las preguntas y respuestas a las observaciones formuladas, Ios que
contienen modificaciones a los pliegos de condiciones; unos y otros serán
puestos a disposición de los interesados a través del portal único de
contratación SECOP 11, lgual publicidad debe darse respecto de las adendas
que con ocasión de la licitación se expidan.
Término para devolución de propuestas. Los proponentes podrán retirar sus
propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso.
Prórroga de la fecha de cierre. Cuando lo estime conveniente la entidad
interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que
hayan retirado pliegos de condiciones, el plazo de la licitación, esto es, el
fiEEfiñESM#+Mi=i5N+®
Fe en la
EntTada prhcipal Carrera 54 No. 26 25 CAN
Gonespondencia Carrena 57 No. 43 28
À/ww. eiércib.mil. co. coiTeo eledrónieo: iemi)Bt@eiércib.mil.co
RESTRINGIDO
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.` \
CONTINUACIÓN DIF}ECTIVA PEF}MANENTE No. L' /2017 ÁDQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
entendido como el término que debe transcurre entre la fecha en que se
pueden presentar propuestas y el cierre, podrá ser prorrogado antes de su
vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.
F}ecepción de propuestas. Previo al plazo señalado para la recepción de
ofertas, la entidad las recibirá, mediante la plataforma SECOP 11. Para este
acto los oferentes presentaran los documentos que acrediten la capacidad
juri'dica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la
experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por
la entidad.
Término para la verificación de requisitos habilitantes. La unidad ejecutora a
través del comité asesor y evaluador realjzará la verificación de los requjsitos
mínimos que deben concurrir en la propuesta, dentro del término señalado en
los pliegos de condiciones. Dentro de este término elaborara el informe de
verificación y evaluación de las propuestas. La información relativa al análisis
y evaluación de las propuestas y la recomendación para la clasificación de
oferta hábil no podrán ser reveladas a los proponentes ni a terceros hasta que
el Ministerio o la Unidad Ejecutora publiquen los informes de cumplimiento de
los requisitos de habilitación, verificación y evaluación.
Publicidad del informe de verificación o evaluación. El informe de evaluación y
verificación de los requisitos habilitantes, será publicado mediante la
plataforma Secop 11, para que los oferentes presenten las observaciones que
estimen per[inentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán
completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Si de conformidad
con los estudios previos, procede el sistema de costo beneficio, el
competente contractual podrá realizar la subasta inversa con las propuestas
evaluadas y habilitadas para la conformación dinámica de la oferta una vez se
implemente la herramienta electrónica de la entidad.
Sesión del Comité de Adquisiciones. En sesión del Comité de Adquisiciones y
previo a la audiencia de adjudicacjón se presentará el informe de verifjcación
y evaluación de las ofertas, así como la recomendación de adjudicación y/o
declaratoria desierta realizada por los comités respectivos, ésta debe ser
avalada por el Comité de Adquisiciones. A la sesión asistirá el competente
contractual.
Audiencia de adjudicación: Previo al inicio de la misma se hará entrega del
cuadernillo de preguntas y respuestas a las observaciones formuladas por los
oferentes, así como del proyecto de acto administrativo que decide sobre el
resultado del proceso.
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NUESTTm Ml§lóN Es coLOMBIA
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EntTada principal CarreTa 54 No. 26 25 CAN
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Com=pcmdencia CarTera 57 No. 43 28
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¥"
RESTRINGIDO
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CoNTINUACIÓN DmECTIVA PEF¡MANENTE NO. ;2017 mQUISICIÓN DE BIENES y SERVICIOS
En la Audiencia Pública de adjudicación de la licitación pública, participará el
jefe de la entidad o la persona que conforme a la ley, se haya delegado la
facultad de adjudicar y además podrán intervenir en ella los servidores
públicos y las personas que hayan elaborado los estudios y evaluaciones, los
proponentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los organismos de
control, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee.
Una vez iniciada la Audiencia, se procederá de acuerdo con el reglamento
previsto para el desarrollo de la misma, en el que se establece lo siguiente:
1) Debe indicarse e identificarse quienes intervienen.
2) La audiencia se desarrollará conforme los lineamientos de la orden del
día implementados para tal fin por el competente contractual.
3) El representante legal o apoderado de cada proponente que en orden
alfabético se haya registrado en planilla, hará uso de la palabra por una
sola vez y su intervención tendrá una duración máxima de 10 minutos.
4) EI Ministerio de Defensa Nacional dará respuesta a las observaciones
formuladas por los oferentes en la oportunidad prevista en el numeral 8°,
del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
5) Terminadas las intervenciones de los asistentes, el jefe de la entidad o
su delegado procederá a adoptar la decisión que corresponda y la
notificará a los presentes de conformidad con el Ariículo 9° de la Ley
1150 de 2007.
6) De\ Ia audiencia se levantará un acta en la que se dejará constancia de
las deliberaciones que en desarrollo de la misma se produzcan.
7) Firma de contrato, perfeccionamiento, ejecución y Legalización del
mismo. El perfeccionamiento del contrato tendrá lugar una vez éste se
firme y se expida el correspondiente registro presupuestal. Dentro del
término fijado en los pliegos de condiciones, el contratista constituirá
una garantía única a favor de la entidad contratante y una vez aprobada
ésta se entenderá cumplido el requisito de ejecución. Dentro del mismo
término, el contratista cancelará el impuesto de timbre nacional y los
derechos de publicación del contrato en el Diario Único de Contratación
Pública y presentará los recibos de consignación correspondientes.
8) Remisión=' de documentos al Supervisor. Cumplidos los anteriores
requisitos, se rerifitirán todos los antecedentes, el contrato
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l.I::fNet
Fe m la causa
::ln:: pondencia Cmra 57 LNo. 43 28
EntTada principaJ CarreTa 54 No. 26 25 CAt`l
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RESTRINGIDO
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' . /2017 ADCQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF}MANENTE No.
perfeccionado con requisitos de ejecución al interventor, quien asumirá
el control de la ejecución.
9) Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. Efectuada la
remisión de documentos al interventor, se comunicará al contratjsta la
fecha de iniciación del contrato, siempre y cuando ésta hubiera
establecido desde la fecha de aprobación de la garantía única.
10) Liquidación del contrato. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya
ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo
requieran serán objeto de liquidación. Esta realizará conforme lo
establece lo Ariículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
8. Selección Abreviada: aplica cuando concurran las causales previstas en la
Ley 1150 de 2007 y Decreto F]eglamentario 1082 de 2015 con sujeción al
presupuesto de la entidad. Se adelantarán por esta modalidad de selección,
Ios siguientes procesos de adquisición:
1. Bienes y Servicios de Condiciones Técnicas Uniformes y de común
utilización.
a. Acuerdo marco de precios (AMP)
b. Subasta a la inversa (electrónica presencial)
c. Bolsa de productos (Operaciones de Mercado)
2. La contratación de servicios de salud.
3. Una vez la Licitación pública ha sido declarada desierta se efectuará de
acuerdo con el procedimiento de menor cuanti'a.
4. Enajenación de los Bienes del Estado, con excepción de aquellos a que
se refiere la Ley 226 de 1995, literal d), numeral 2°, Artículo 2° de la Ley
1 150 de 2007.
5. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las
bolsas de productos legalmente constituidas.
6. Los actos y contratos que tengan por objeto directo, Ias actividades
comerciales e industriales, propias de las empresas industriales y
comerciales estatales y de las sociedades de economi'a mixta con
excepción de los contratos que a ti'tulo enunciativo identifica el arti'culo
32 de la Ley 80 de 1993.
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Fe en la caL[sa
ntTada principal Carreia 54 No. 26 25 CAhl
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m=pondencia CamTa 57 No. 43 28
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1"
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIF]ECTIVA PEF`MANENTE No. 1 9 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBiENESVSERvicios
7. Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución
de los programas de protección a personas amenazadas, programas de
desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al
margen de la Ley.
Los contratos de Bienes y Servicios que se requieran para la defensa y
la Seguridad Nacional. Los contratos que se suscriban para la
adquisición de los bienes se someterán al procedimiento establecido
para la menor cuantía.
a Bolsa Mercantil De Colombia: En un escenario de negociación
de productos agropecuarios, industriales y minero energéticos en
el que los clientes de las sociedades comisionistas miembros de la
bolsa pueden comprar y vender productos, obtener financiación o
hacer inversiones en la bolsa a través de una firma comisionista.
Productos que se pueden neqociar en la Bolsa: productos de
origen o destinación agri'cola o pecuaria, minera, pesquera o
industrial.
1) Productos energéticos, hidrocarburos y derivados.
2) Unidades de referencia de derechos de emisión de gases.
3) Bienes y servicios con características técnicas, uniformes y
de común utilización para entidades públicas.
El mercado de compras públicas (MCP), es el mercado
especializado de la Bolsa Mercantil de Colombia, a través del cual
las entidades estatales pueden comprar bienes y servicios de
caractèrísticas técnicas uniformes o productos de origen o
destinación agropecuaria, mediante la modalidad de Selección
Abreviada, de esta manera, con un sistema público de puja en el
escenario de negociación de la Bolsa Mercantil de Colombia se
promueve un mecanismo ágil, transparente y seguro con precios
reales formados por el mercado para las entidades públicas.
La Dirección de Aplicación de Normal de Transparencia del
Ejército, interactúa con diferentes entidades estatales y privadas a
fin de promover mecanismos de sensibilización, así mismo busca
capacitar a las unidades en diferentes áreas a fin de mitigar los
riesgos de corrupción, ` buscando mecanismos, procesos
transparentes y de participación ciudadana.
ML[[El.TIMI§15br
![±E=M=,ñE§ EOLOMEIA ó l::::"et
Fe tm la causa
Entradaprhripal carrera54No.26J5CAN :+
CaiTiespondencia Camera 57 No. 43 28
mhrw.eiÉmh.mil.co. cofTeo decbónicD: iemDD®eiército.mil.co
RESTRINGIDO
CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEFIMANENTE No. `

/2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Pág. 44 de 83
b. Adquisición de bienes y servicios que se requieran para la
Defensa y la Seguridad Nacional.
Los contratos de Bienes y Servicios que se requieran para la
defensa y la Seguridad Nacional. Los contratos que se suscriban
para estas adquisiciones, se someterán al procedimiento
establecido para la menor cuantía
o Publicidad del Procedimiento en el SECOP 11. La entidad
garantizará la publicidad de todos los procedimientos y actos
asociados al proceso, salvo los asuntos expresamente sometidos
a reserva.
o Estudio previo. Elaboración del estudio previo.
o Circular designando gerentes y comités estructuradores y
evaluadores. EI Ministro de Defensa Nacional o el delegado en
cada unidad ejecutora, emite un acto administrativo por medio del
cual designa comités estructuradores y evaluadores.
o Certificación del Mjnisterio de Comercio lndustria y Turismo sobre
la existencia de Producción Nacional de conformidad con el
Decreto 660 del 6 de marzo de 2007, reglamentario de la Ley
1089 de 2006. Cuando la adquisición se trate de bienes y servicios
destinados a la seguridad y defensa nacional, los estudios previos
deberán analizar y consignar expresamente los fundamentos que
soportan el por qué el bien o servicio es de los destinados para
seguridad y defensa, así mismo debe anexar la certificación
expedida por el Ministerio de Comercio, lndustria y Turismo, en el
qu\e se constate la existencia o no de producción en el territorio
nacional, en este último caso, es decir si la producción es nacional
debe igualmente establecerse si la misma se lleva a cabo en
términos de competencia abierta, lo anterior en atención a lo
establecido en la Ley 1089 de 2006 y Decreto Reglamentario 660
de 2007.
o Convocatoria Pública. Deberá efectuarse un aviso de convocatoria
pública y a los organismos de control y veedurías, para el
acompañamiento del proceso. En caso de no contarse con los
medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el
SECOP 11 en el día en que deba realizarse la publicación de
convocatoria pública al proceso de selección abreviada mediante
el procedimiento establecido para la menor cuantía, se realizará
iiÉi===S Mui.TIMI#15`H
NUESIRA M15l@N E§ COLOMBIA
I,:::;.Net
Fe en la caLffi
Come§pondencia Carrera 57 No. 43 ~ 28
www. eiércho.mil.cD. corTeo elerinico:
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Entrada principal Carrera 54 No. 26 25
RESTF}lNGIDO
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PERMANENTE NO. 1 9 4 /2oi7AbQuisicióNDEBiENEsysERvicios
un aviso en un diario de amplia circulación nacional,
departamental o municipal para cada proceso de selección.
o Publicación de los estudios previos y proyecto de pliegos en el
Portal único de Contratación SECOP 11. La publicación se realizará
con el propósito de suministrar al público en general la información
que le permita formular observaciones al contenido de los
documentos antes mencionados. Se exceptúan de esta
publicación los procesos de selección abreviada arriba citados y
aquellos cuyo valor sea igual o inferior al 10°/o de la menor
cuantía.
o El proyecto de pliego de condiciones, se publicará cuando menos
con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que
ordena su apertura, las observacioh\es a este proyecto de pliego
pueden ser presentadas dentro del término antes previsto.
o Autiiendia .iriormEÑNa. Salvo el procedimiento implementado en la
p/aíaforma de/ SECOP //, en la fecha y hora señalada, el Ministerio
de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras podrán efectuar
una audiencia preliminar antes de la apertura del proceso de
selección con el propósito de dar a conocer objetivos y alcance del
mismo. La diligencia se desarrollara de la siguiente manera:
1. Suscripción de laplanillade ingreso.
2. \Presentación por parte del Gerente del Proyecto de área
funcional y/o del Gerente de Proyecto de la respectiva Unidad
Ejecutora cuando se trate de procesos de compras
centralizadas; exposición que versarás sobre la parte general
del proceso de contratación.
3. Presentación por parte de los delegados de cada comité, de
la parte pertinente del proyecto de pliego.
4. lntervención de los interesados, conforme al turno que
regi'strela planilla de ingreso.
Recepción de observaciones. Las observaciones al proyecto de
pliego de condiciones, se recibirán en la Dirección de Contratación
Estatal o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora y
deberán constar por escrito o por el correo electrónico establecido
en el proyecto de pliego; una vez radicadas, tales serán tramitadas
y remitidas al Gerente del Área Funcional o Comité Jurídico,
Técnico y Económico. La totalidad de las respuestas las entregarán
L[ÉEFMiiñEs¥oTo!5FA[ÑviiF,i5r*. lI::rHet
Fe tm la c
EntRada prhcipal Carrera 54 No. 26 T 25 GAN
ComespondenÉa carrera 57 Nb'. 4328 J
`m/w.eiémcho.miLco. aafTeo eledíúnico: iEmDBt@eiércfto.mil.m
RESTRINGIDO
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CoNTINUAcloN DmECTlvAPERMANENTE No. 'u ` . /2017 7IDQUISICIÓN DE BIENES Y SEFWICIOS
Ias correspondientes áreas a la Dirección de Contratación Estatal,
en medio documental y magnético.
F]espuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y
análisis. Con las observaciones recibidas se integrará el formulario
de preguntas y respuestas, analizando la pertinencia de éstas; para
los efectos se producirá el documento que contará con la firma del
Director de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional
o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora, quien autoriza
su inclusión en el Portal único de contratación.
lntegración del pliego de condicjones definitivo. Con base en los
formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos
definitivos tramitados, se integrará el Pliego de Condiciones
definitivo y se elaborará el proyecto de Resolución de Apertura.
Los pliegos de condiciones que sirven de base para el desarrollo
de los procesos de selección, deberán incluir como mínimo la
siguiente información:
1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a
contratar, o la fjcha técnica del bien o servicio de
condiciones técnicas uniformes, según sea el caso.
2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad,
términos, procedimientos y las demás reglas objetivas que
gobiernan la presentación de las ofertas así como la
evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación
del contrato.
3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las
propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.
4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto,
forma de pago, mecanismos de cobertura del riesgo y
demás asuntos relativos al mismo.
5. El detalle y descrjpción del objeto, sus características y
condiciones técnicas se presentarán siempre en
documento separable del pliego de condiciones, como
anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.
6. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a
celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.
Flesolución de apertura. Está materializada en el acto
administrativo que dispone las condiciones generales de la
contratación, ordenando la apertura formal del proceso de
#±iEEjEEE§Mffl"iÉñÉü, l.::.:;.Net
ta,]tL]
F!ESTF}lNGIDO
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CONTINUACIÓN DIFtECTIVAPEF"ANENTE No. 0 ° í 9 4 /2017 ADQUISICIÓN DEBIENEsysERVICIOS
selección.
Publicación de pliegos definitivos en el Portal único de Contratación
SECOP 11. EI Ministerio publicará los pliegos de condiciones
definitivos de los procesos de selección en el portal único de
contratación.
Consulta e ]nscripción, Previa Manifestación de Participación, en
lista de posibles oferentes. Será requisito habilitante que el posible
oferente haya manifestado su interés de participar en el proceso de
selección en forma escrita dentro de los términos señalados.
El formato, se podrá consultar en el portal único de contratación
SECopll el cual deberá ser tenviado por cualquiera de los
siguientes medios:
Vía email, a la dirección que establezca el competente contractual
en el Pliego de Condiciones, el mismo deberá será acusado de
recibo por parte de la administración: En caso de que el posible
oferente no reciba confirmación, deberá tramitarlo vía fax, correo
cenificado o radicándolo en [a Djrección de contratación estata[ o
área de cohtratación respectiva.
Sorteo de consolidación de posibles oferentes. En el evento en
que quienes hayan manifestado el interés de participar en el
proceso de selección, superen la cantidad de (10) diez, la
admini§tración convocara a una audiencia donde se desarrollará
el sorteo de consolidación de oferentes.
En el caso de no surtirse la convocatoria para el sorteo, con la
sola manifestación de su interés se entiende habilitado para
presentar su oferta en el proceso de selección.
El sorteo de consolidación de posibles oferentes, se realizará por
el sistema de balotas de la siguiente manera:
1) El día y hora señalado en el pliego de condiciones los
posibles oferentes que hayan manifestado su intención de
participar en el presente proceso, se registraran en la planilla
destinada para tal fin en estricto orden de llegada a la
audiencia, en tal registro se le asignará un número que será
el de la balota que lo identifica en el sorteo.
É=ffiE§PLiÉFi+iFvii§i5N,;, lí_:.::rHet
RESTF}lNGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE NO. L'` ~ /2017 7mQUISICIÓN DE BIENEs y sERVICIOS
2) Las balotas serán numeradas en la misma cantidad de los
participantes en el sorteo de consolidación y se depositaran
en presencia de todos los asistentes en una bolsa que
impida su visibilidad.
3) El orden en el que quedaron inscritos en la planilla cada
posible oferente sacara una balota hasta que se completen
los diez posibles oferentes.
4) Todo lo anterior la entidad dejara constancia escrita en acta
que será publicada en el portal único de contratación
www.contratos.gov.co.
Disposición del pliego para consulta y/o retiro. Los pliegos de
condiciones serán puestos a disposición para consulta y/o retiro
en el sitio que determine cada una\de lás unidades ej.ecutoras y en
las dependencias del área de Contratoé\ \respectiva, así mismo,
podrá accederse a ellos a través del portal único de contratación.
Lo anterior no obstará para que los interesados soliciten y
obtengan copia de los pljegos prévio pago de las mismas.
Audiencia de aclaraciones. EI Ministerio de Defensa Nacional o
sus unidades ejecutoras, podrán realizar una audiencia de
aclaraciones a efectos de precisar el contenido de los pliegos de
condiciones definitivo.
Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego. Dentro del
plazo del proceso de selección y hasta los tres (3) días hábiles
anteriores al cjerre, se recibirán las observaciones que consideren
pertinente formular los interesados en presentar propuesta.
Publicación de formularios de preguntas y respuestas a las
observaciones y adendas, cuando a ello hubiere lugar. Son
formularios, los documentos que contienen las preguntas y
respuestas a las observaciones formuladas, Ios que contienen
modificaciones a los pliegos de condiciones; unos y otros serán
puestos a disposición de los interesados a través del portal único
de contratación SECOP 11.
Término para devolución de propuestas. Los proponentes podrán
retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el
cierre del proceso; en este caso la devolución se hará sin la
P;;j,`
apertura de sobres.
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NUESTRA Ml§lÉN ES EOLOMEIA
]a caüsa
a prhcipaJ CarreTa 54 No. 26 25 CAf`l
JL 2 073¿ugl,3
ipmdencia Carrera 57 No. 43 28
eiéTcb.mil.co. coiTeo eleffinieo: iemDDñeiércb.mil.cD
RESTRINGIDO
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CONTiNUACIÓNDiREcilvAPEF]MANENTE No. 0 0 1 9 4 /2oi7 ADQUISICIÓN DEBIENEsysEFWICIOS
Recepción de propuestas. Previo al plazo señalado para la
recepción de ofertas, la entidad podrá recibir las propuestas
mediante el diligenciamiento de una planilla que dejara constancia
de su entrega. Cumplido el plazo, en el lugar, fecha y hora prevista
en los pliegos de condiciones, de la diligencia de entrega de
propuestas se levantara un acta en la que se indicará la siguiente
información: proponente, nombre de la persona que la presenta,
número de carpetas en original, copias y medios magnéticos
presentados y folios contentivos de la propuesta original.
Término para la verifjcacjón de requisitos habilitantes[ EI Ministerio
o la unidad ejecutora a través del comité asesor y evaluador
realizarán la verificación y evaluación de las ofertas, dentro del
término señalado en los pliegos de\ condiciones. Dentro de este
término elaborara el informe sobre el cumplimiento de los
requisitos de verificación y evaluación de las propuestas. La
información relativa al análisis y verificación de las propuestas y la
recomendación para la clasificación de oferta hábil no podrán ser
reveladas a los proponentes ni a terceros hasta que el Ministerio o
la unidad ejecutora publiquen los informes de cumplimiento de los
requisitos de habilitación de las propuestas.
En ningún caso el término de verificación de las propuestas podrá
ser mayor que el término señalado para la presentación de las
mismas
Publjcidad del informe de verjficación o evaluación. EI Ministerio
de Defensa Nacional o la unidad ejecutora dentro del plazo
señalado en el pliego de condiciones, publicará en el SECOP el
informe de verificación de los requisitos habilitantes, señalando los
proponentes que no se encuentren habilitados y a los cuales se
les concederá un plazo que no sea superior a cinco (5) días para
que subsanen la.ausencia de requjsitos o la falta de documentos
habilitantes y presentar observaciones al informe, so pena del
rechazo definitivo de sus propuestas.
Publicidad de las Observaciones. Dentro del día hábil siguiente al
vencimiento de los cinco (5) días, para subsanar y presentar
observaciones, el Ministerio de Defensa Nacional o la unidad
ejecutora, publicará en el SECOP 11 las observaciones.
iiÉFi=i== Mui.TiMi§iÉm
NUE§mA Mi§iBN Es coLOMBiA
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Fe en la causa
EntTada principa] Carrera 54 No. 26 25 CAN
CorTe§pondencia €ra 57 No. 43 28
www.eiércfto.mil.co. cofTEm eleffinico: iemDBÉE±eiércho.mil.tn
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No. ¥L ' \.' /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Contra observaciones. A partir del día hábjl siguiente al
vencimiento del término antes referido, los proponentes tendrán un
plazo de dos (2) días hábiles para presentar sus contra
observaciones por escrito a las observaciones que los demás
oferentes le hicieron a su propuesta. En ejercicio de esa facultad
los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o
mej.orar sus propuestas.
Los Proponentes NO podrán utilizar este período para efectuar
nuevas observaciones a las Ofertas y SOLO podrán hacerlo para
presentar argumentos tendientes a defender su propia Propuesta
únicamente frente a las observaciones que han sido objeto.
Adjudicación de procesos en los que no se establece la subasta a
la inversa
Publicidad del lnforme de Ofertas habilitadas y resolución de
adjudicación. Si en el pliego no se estableció la presentación de la
oferta de manera dinámica mediante subasta a la inversa, se
procederá a adjudicar en forma motivada.
Adjudicación de procesos en los que se establece la subasta a la
inversa
Publicidad del lnforme de Ofertas habilitadas que antecede a la
subasta a la inversa. Si procede la subasta a la inversa se dará
publicidad al informe de Ofertas habilitadas para participar en la
subasta a la inversa, dentro de los tres (3) di'as hábiles siguientes al
vencimiento del término previsto para presentar las contra
observaciones.
C. Adquisición de Bienes y Servicios de Caracteri'sticas Técnicas
Uniformes y de Común Ùtilización.
1) Compra acuerdo marco de precios. Parágrafo 5 del arti'culo
2° de la Ley 1150 de 2007.
En dinámica de esta agregación de demanda comercial a
través de los acuerdos marco de precios, el parágrafo 5 del
artículos 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el
artículo 2.2.1.2.1.2.7 del Decreto 1082 de 2015, la Directiva
presidencial No. 6 del 02 de Diciembre de 2015, el numeral
5.2.3.2.1.2 del Manual de contratación del Ministerio de
NHiHÉñESM#Wiñ~Ím+`+ I.:::!Net
EiEñc_ra54No_26_gm B n.2 o7
ÉDIH]
L+::==E=g::::=:Í:l®f=57#TmDDffiérib.#Jí¿`
RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTIVA PEF`MANENTE NO. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
Defensa Nacional, el numeral 2.1.7 de la F]esolución de
Delegación No. 4519 del 27 de mayo de 2016, señala la
obligatoriedad y el efecto vinculante para las Unidades
Ejecutoras del Ejército Nacional de adquirir los bienes y
servicios a través de éstos, los cuales son suscritos por la
Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra
Eficiente. En este sentido, además de los ya existentes
operan los siguientes acuerdos marcos para su aplicación:
a) Tratamiento de enfermedad renal crónica.
b) Consumiblesde impresión
c) Dotaciones devestuario l].
d) Servicios de lmpresión.
e) Aseoycafetería ll.
f) Tratamiento de hemofilia y otros trastornos de
coagulación.
g) Servicios de distribución (postales).
h) lntermediarios de seguros.
i) Nubeprivadall.
j) Conectividad ll.
k) Motocicletas, cuatrimotos y motocarros.
]) Dotaciones escolares.
m) Papelería]l.
n) F]efrigerios pAE Bogotá.
o) TratamientovIH.
p) Adquisición de computadores y periféricos.
q) Vehículos blindados ll.
ffi :)) =':omg:ent,?.Sdeemergencias.
t) Adquisición de equipos biomédicos.
u) Microsoftll.
v) ServiciosBPO.
w) Combustibles de aviación
x) Panelaen caucayNariño.
y) Material de lntendencia
z) Dotaciones devestuario
aa) Centro de contacto
bb) Nube pública
cc) Centro de datos/Nube privada
dd) Tiquetes aéreos
ee) Seguros de vehículos
ff) SOAT
gg) Vehículos
=[ÉE=MiiñEs¥oTo#ETAiMi§i±ft Ié::.:;.Net
Fe en la causa
EntTada FHincipal Carrera 54' No. 26 25 CAN
ComespQndenci= Carrera 57 No. 43 28 '
www.ejércfto.mil.co. cofTeo eledrónico: iemi}Dffieiércho.mil.co
F]ESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
hh) Combustible
ii) Arriendo ETP
Es importante indicar que cada acuerdo marco de precios
trae consigo la necesidad de analizar sus condiciones
técnicas y su área de cobertura en el territorio Nacional y la
zona donde se requiere el bien o servicio.
2) Bolsa de productos. Dada la naturaleza del procedimiento, el
competente contractual podrá prescindir de la exigencia de
muestras en la etapa precontractual.
3) Subasta inversa electrónica. SECop ll
4) Subasta inversa presencial.
a) Subasta lnversa electrónica para adjudicación= Ya
implementada la herramienta electrónica del SECOP
11, se podrán presentar ofertas de manera dinámica
mediante subasta inversa, que consiste en la puja
dinámica efectuada electrónicamente mediante la
cual los oferentes, durante un tiempo determinado,
con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el
menor precio represente la mejor oferta respecto al
precio para la entidad, de acuerdo con lo señalado
en el pliego de condiciones. Para tal efecto cuando
esta modalidad aplique, en el pliego de condiciones
se señalará si en el proceso de selección abreviada
de que se trate procede la presentación total o
parcial de la oferta de manera dinámica mediante
subasta inversa.
b) Sub.asta lnversa presencial para adjudicación. EI
Ministerio podrá optar por emplear la subasta inversa
presencial, la cual se llevará a cabo por i'tems o por
lotes, estableciéndose los márgenes mínimos de
mejora de ofer[as, conforme se indiquen los pliegos
de condiciones.
En este caso el ofrecimiento más favorable será aquel
que otorgue el menor precio al Ministerio, para lo cual
se seguirá el siguiente procedimiento para la subasta
inversa presencial:
MULTiMiffléiú.L
L[±E5MiñEs¥oTokl{
Fe m la caiisa
8fc3,#
Entmda principal Carrera 54 No. 26 25 CAl\I
Camspondenci.a Carrera 57 No. 43 28 ri~m,tLl
ércho.mil.co carTeo electrónico: émüDfflébffiiffi
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓNDIRECTIVAPERMANENTENo. ° ° í 5\ 4 /2017 ADQUISICIÓN DEBIENESVSERVICIOS
Al momento de presentar su propuesta, el proponente
entregará en sobres separados y con las mismas
características dadas en el pliego de condiciones, lo
siguiente:
La propuesta inicial de precio la que será abierta hasta
el di'a en el cual se lleve a cabo la audiencia para la
subasta inversa presencial.
Para realizar la subasta inversa, es necesario que
cuando menos resulten habilitados dos (2) proponentes.
En caso de resultar un solo proponente habilitado, el
Ministerio otorgará un término no superior al
inicialmente concedido para la presentación de
propuestas, con el fin de recibir nuevos documentos
habilitantes y oferta inicial de precio, evento en el cual
los proponentes iniciales podrán subsanar la ausencia
de requisitos o documentos habilitantes, o podrán
nuevos interesados presentarse, aún si no manifestaron
oportunamente su interés en participar.
Si finalmente persiste la existencia de un solo
proponente habilitado, el Ministerio le adjudicará el
contrato, siempre y cuando su propuesta económica no
exceda el presupuesto oficial.
La identidad de los proponentes habilitados para
efectuar lances dentro de la subasta inversa no será
revelada antes del inicio de la audiencia y se les
asjgnará una contraseña con la cual se identificarán a lo
largo de la misma.
EI Ministerio o la Unidad Ejecutora publicarán en e[
Portal Único de Contratación SECOP 11 la fecha, hora y
lugar en que tendrá lugar la audiencia para la subasta
inversa presencial dentro de los términos indicados en
el Anexo Datos del Proceso.
Para iniciar la audiencia de subasta inversa presencial,
el funcionario encargado del Ministerio o de la unidad
ejecutora a la hora señalada verificará la asistencia de
ios propong.ntes habilitados, de conformidad con el
L[±EFMiió=Es¥otifMFA]Ml§I±N.'.+ •,
Fe en la c± h`::i.NEt
Enftada principal Carrera 54 1\1o. 26 25 CAN
ComEspondenda carrera 57 Nüi. :48L 28 1
ÀÍww.eiército.mil.co. corTeo elerinieo: iemDEitaeiéTcfto.miiLco
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIF¡ECTIVA PEF"ANENTE No. ` ;' /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF}VICIOS
Iiteral anterior. La audiencia se iniciará con los
proponentes habilitados que estén presentes.
Para. estos efectos se verificará que quien asista sea el
representante legal o el apoderado del proponente,
debiendo en este último evento allegar el poder con
presentación personal.
Los proponentes habilitados presentes una vez iniciada
la audiencia podrán participar en ella, si lo hacen antes
de recibirse los sobres del lance inicial; en caso
contrario se tomará como propuesta de precio definitivo
la inicial presentada con su propuesta.
El funcionario encargado del Ministerio de Defensa o de
la Unidad Ejecutora abrirá los sobres con las ofertas
ini'ciales de precio y comunicará a los participantes en
la audiencia cuál fue la menor de ellas.
EI Ministerio otorgará a los proponentes un término
común, señalado en los pliegos de condiciones, para
hacer un lance que mejore la menor de las ofertas
iníciales de precio a que se refiere el literal anterior.
Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y
los formularios suministrados por el Ministerio.
El funcionario encargado del Ministerio o de la Unidad
Ejecutora recogerá los sobres cerrados de todos los
participantes.
EI Ministerio registrará los lances válidos y los ordenará
descendentemente. Con base en este orden, dará a
conocer únicamente el menor precio oferiado.
Los proponentes que no presentaron un lance válido no
podrán seguir presentándolos durante la subasta.
EI Ministerio repetirá el procedimiento descrito en los
anteriores literales, en tantas rondas como sea
necesario, hasta que no se reciba ningún lance que
mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
L[±EFMiiñEgTÉo++kFAIM15iéN,
Fe en [a üüsa lt
t Ü3
Eritmda priric)pa] CaTrera 54 No. 26 25 CAhl
Com£pondencia CarTera 57 No. 43 28 tPP,B'
www.eiércho.mil. co. coneo eledrónieo: iemDbtÉ!eiéíü5"D.:
FtESTRINGIDO
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00194
CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF]MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
Adjudicado el contrato, el Ministerio hará público el
resultado del certamen incluyendo la identidad de los
proponentes.
NOTA. Con la implementación interactiva de la
Plataforma SECOP 11, las Unidades deben estar
atentas a la regulación legal que sobre la Subasta
lnversa presencial realice el Gobierno Nacional.
Perfeccionamiento, eiecución v Legalización del mismo.
El perfeccionamiento del contrato tendrá lugar una vez
éste se firme y se expida el correspondiente registro
presupuestal. Dentro del término fijado en los pliegos de
condiciones, el contratista constituirá una garanti'a única
a favor de la entidad cohtratante y una vez aprobada
ésta se entenderá cumplido el requisito de ejecución.
De`ntro del mismo término, el contratista cancelará el
impuesto de timbre nacional y los derechos de
publicación del contrato en el Diario Único de
Contratación Pública y presentará los recibos de
consignación correspondientes.
Remisión de documentos al Supervisor. Cumplidos los
anteriores requisitos, se remitirán todos los
ántecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos
de ejecución al interventor, quien asumirá el control de la
ejecución.
Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación.
Efectuada la remisión de documentos al interventor, se
comunicará al contratista la fecha de iniciación del
contrato, siempre y cuando ésta hubiera establecido
desde la fecha de aprobación de la garantía única.
Liquidación del contrato. Los contratos de tracto
sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se
prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran
serán objeto de liquidación. Esta se realizará conforme
lo establece lo arti'culo 11 de la Ley 1150 de 2007.
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NUESTFEA Ml§l ñEs¥oTo]MFA"i=i5u
FeenlatHusa & Í.
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ércfto.mil.co coiTeo Elerinieo: iemDdñeiéTcitD.mil.co
RESTRINGIDO
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CoNTINUACIÓN DmECTlvA pERMANENTE No. ' ' /2017 ADQUISICIÓN DEBIENESYSEF]VICIOS
d. Contratos de las Entidades a cuyo cargo se encuentren la
ejecución de los Programas de Protección de Personas
Amenazadas, Programas de Desmovilización y
Fleincorporación a la Vida Civil de Personas y Grupos al
Margen de la ley.
El procedimiento para la contratación del Programa de Atención
Humanitaria al Desmovilizado (PAHD) que se aplicará en virtud de
lo dispuesto en el anículo 2 numeral 2 Iiteral h) de la Ley 1150 de
2007 de la siguiente forma:
Estudios previos. Se debe manifestar la necesidad que se
pretende satisfacer mediante [a contratación, como mínimo
considerando la descripción de cada uno de los bienes o servicios
a adquirir, sutilidad y destino, es decir, su empleo común y los
destinatarios finales; además indicar para los casos en que
aplique:
1) La relación de las adquisiciones de los mismos elementos o
servicios efectuados en vigencias anteriores.
2) Si el bien o servicio no ha sido adquirido con anterioridad,
debe indicarse claramente esta circunstancia y las razones
que motivan esta primera adquisición.
Especificaciones esenciales del objeto a contratar. Establecer las
características mi'nimas técnicas esenciales que correspondan al
bien o servicio a contratar, cuando el mismo aplique.
Cuando se considere que el bien o servicio que se solicita
contratar cuenta con caracteri'sticas técnicas uniformes y de
común utilización, en este aparte se incluirá la ficha técnica de
acuerdo excepto la identificación del Grupo, clase y familia a la
cual pertenece el bien o servicio, Io que será exigible una vez esté
disponible en el SECOP 11.
ldentificación del contrato a celebrar. De manera expresa se debe
señalar el contrato que se va a celebrar al término del proceso de
contratación, por ejemplo compraventa, suministro, prestación de
servicios, etc.
Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de contratación.
Se indicará claramente que apartes del Estatuto General de la
Contratación Pública fundamentan la modalidad de contratación
II±F===§ iTvi uLTIMIÉ5l±N
NUE§TTm Ml§lóN E§ COLOMBIA
'.;:::!Net
Fe ü la caLffi
EntTada principal Camera 54 No. 26 25 CAl\I
CoTrt£pondencia CarTera 57 No. 43 28 qo)tL¡
w\Ar`hr.eiércftoinil.co. coiTeo elecbónieo: iemribiñeiéTft.mfl.'oo
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIFIECTIVA PEF}MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
solicitada, citando las normas especi'ficas aplicables para cada
Caso.
Es importante tener presente que la modalidad de contratación de
entidades a cargo de ejecución de programas, tales como los de
desmovilización y reintegración, se estableció en el artículo 2°
numeral 2° literal h de la Ley 1150 de 2007.
Sin embargo y tal como lo establece el decreto reglamentario
citado, si el objeto a contratar es de condiciones técnicas
uniformes y de común uso por parte de las Entidades.
Estudio precios del mercado. el procedimiento de contratación
para la ejecución y desarrollo del Programa de Atención
Humanitaria al Desmovilizado se celebrará por parte de la Entidad
tomando como única consideración lQ,s precios del mercado, razón
por la cual se deben solicitar mínimo tres cotizaciones previas,
hacer un análisis comparativo respecto de las adquisiciones y/o
servicios que históricamente se hayan efectuado,; en tal sentido,
el sondeo de mercado debe consignar las condiciones generales y
las variables que rodean la contratación como plazo, forma de
pago, garantías que se solicitan, obtención de licencias, requisitos
técnicos mínimos, etc.
Anexo técnico. Debe contener las características técnicas del bien
o se\rvicio a adquirir, que deberá corresponder a las exigencias y
necesidades del programa y al mercado, el cual formará parte
integrante de la Solicitud de Oferta.
Certificado de disponibilidad presupuestal. Debe expedirse uno
por proceso.
Acto administrativo designando gerentes y comités
estructuradores y evaluadores. EI Competente contractual, emite
un acto administrativo por medio del cua[ designa comités
estructuradores y evaluadores. En los procesos de mínima
cuantía, Ios de divulgación y difusión del Programa de Atención
Humanitaria al Desmovilizado y todos aquellos que demanden
celeridad por razones de oportunidad, no se requerirá la
designación de comités estructuradores, siendo responsable de la
elaboración y sustentación de los estudios previos, asi' como de
precios y condiciones del mercado el Gerente del Proyecto.
L.lÉÑ==g ML.ÉLTIMl§15N „
NUESTFm MISIÓN ES EouoMEiA é
Fe m la
Enhada phcipal camer= 54 rÌo. 2625 CAN + ®
Corresportdemia CaTera 57 No. 43 28
`^nmhr.eiército.mil.co. co[Teo e3erinico: iemi)D®Eiército.mil.co
F}ESTRINGIDO
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r\, r
coNTiNUAcióN DmECTIVA PEF"ANENTE NO. i,!L \ 1 /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF`VICIOS
Solicitud de oferta. Documento firmado por el competente
contractual y remitido al PROVEEDOF} por medio del cual se
solicita presentar oferta en los términos y dentro del plazo
señalado en el mismo. Los documentos que hacen parte de dicha
solicitud son:
Anexos de la solicitud de oferta.
a. ANEXO 1. DATOS DE LA SOLICITUD DE OFEF}TA. (Se
elabora por el Comité Económico Estructurador, en
coordinación con el Comité Jurídico Estructurador) En e[ que
conste el objeto del contrato, clase de contrato, cantidades o
prestación del servicio, forma de pago y plazo, lugar de
entrega o prestación del servicio, estableciendo los requisitos
juri'dicos y económicos los cuales se determinaran de
conformidad con el objeto a contratar.
b. ANEXO 2. Especificaciones Técnicas (Se elabora por el
comité técnico estructurador).
Presentación de oferta. Es la respuesta del PROVEEDOR a la
solicitud de oferta de Ministerio por medio de la cual presenta su
oferta.
Evaluación de la propuesta. El comité asesor y evaluador
designado en la parte técnica, económica y jurídica, emiten el
concepto sobre la viabilidad de aceptar la oferta del PF}OVEEDOR
en las condiciones planteadas.
En caso de que la oferta tenga observaciones, se debe expresar
por cada Comité en un documento que se remitirá al PF}OVEEDOR,
con el fin de que ajuste su oferta a lo solicitado, (hasta lograr su
conformidad). Ajustada la oferta se emitirá el concepto definitivo.
Negociación del contrato. En caso de ser necesario, se efectuarán
las reuniones entre el MINISTERIO Programa de Atención
Humanitaria al Desmovilizado y el PROVEEDOR para efectos de
concertar el contenido de la minuta del contrato a celebrarse.
En estas reuniones, la entidad contratante y el PF}OVEEDOR,
podrán contar con las asesori'as técnicas económicas y jurídicas
necesarias para la toma de decisiones.
llÉF]==§ MULTIM1515N
NUESTRA MISIÓN E§ COLOMBIA
I.::.:;.NEt
Fe en la causa
EntTada prhcipaJ CarreTa 54 No. 2G 25 CAN
Corrtspondenci.a Cra 57 No. 43 28 flp)E}!
RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA pEF}MANENTE No. 0 01 ! 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBIENESYSERVICIOS
Firma de contrato, perieccionamiento, ejecución y Legalización del
mismo. El perfeccionamiento del contrato tendrá lugar una vez
éste se fime y se expida el correspondiente registro presupuestal.
Dentro del témino fijado en la solicitud de oferta, el contratista
constituirá una garanti'a única a favor de la entidad contratante y
una vez aprobada ésta se entenderá cumplido el requisito de
ejecución. Dentro del mismo término, el contratista cancelará el
impuesto de timbre nacional y los derechos de publicación del
contrato en el Diario Único de Contratación Pública y presentará
los recibos de consignación correspondientes.
Remisión de documentos al Supervisor. Cumplidos los anteriores
requisitos, se remitirán todos 'Los antecedentes, el contrato
perfeccionado con requisitos de ejecución al supervisor, quien
asumirá el control de la ejecución.
Comunicación al contratjsta sobre fecha de iniciación. Efectuada la
remisión de documentos al supervisor, se comunicará al contratista
la fecha de iniciación del contrato, siempre y cuando ésta se
hubiera establecido desde la fecha de aprobación de la garantía
única.
Liquidación del contrato. Los contratos de tracto sucesivo,
aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el
tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación.
Esta se realizará conforme lo establece el artículo 11 de la Ley
1150 de 2007.
e. Contratación del programa de Atención Humanitaria al
Desmovilizado (PAHD).
1) Contratos de Drestación de servicios de salud. Los servicios
de salud que requiera el Programa de Atención Humanitaria
ai Desmoviiizado (PAHD) se contratarán previa consecución
de por lo menos tres (3) ofertas de Personas naturales o
jurídicas que presten dichos servicios y se encuentren
inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de
Salud y Protección Social de conformidad con la Ley 10 de
1990.
El programa sustentará técnica, juri'dica y económicamente al
ordenador del Gasto, la selección de la persona natural o
t
LEÉE5MitñEgTÉOTo`MFA]¥l=[±,M rf::.:N€t
Fe m la caLffi
Entiada prhcipal Camra 54 No. 26 25 CAN
CarTe§pondencia Ckra 57 No. 43 28
`mArw. eiéTcfto.mil.cc. co!Teo eleGtrónim: iemDi]ffieiército.mil.co
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIFÈCTIVA PERMANENTE No. /2017 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
juri'dica a contratar, Ia cual deberá satisfacer de la mejor
manera las necesidades.
2) Contratos de Drestación de servicios v de aDovo a la qestión.
A través de esta modalidad, el Ministerio de Defensa
Nacional podrá contratar personal de apoyo a la gestión del
Director del Programa de atención humanitaria al
desmovilizado (PAHD) entre otros contratos se podrán
celebrar, los que tengan por objeto el apoyo y vigilancia de
los contratos en los que el Director actué como supervisor, Io
anterior dada su imposibilidad de hacer presencia simultánea
en distintas zonas de territorio nacional.
3) Concurso de méritos: Para la selección de consultores,
proyectos e interventoras, los delegados contractuales
podrán utilizar sistemas de precalfficación, sah/o que se trate
de selección de proyectos de arquitectura, en cuyo caso
utilizarán sistemas de concurso abierto por medio de jurados.
C. CONTRATACIÓN DIRECTA:
El procedimiento para la contratación directa para el Ministerio de Defensa
Nacional y sus Unidades Ejecutoras será el que a continuación se enuncia, el
cual aplicará para los siguientes procesos de selección:
1. Urgenciamanffiesta.
2. Contratación de Empréstftos. Esta causal debe entenderse en
consonancia con lo dispuesto en materia de crédfto público por el
parágrafo 2°del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993, en relación con el cual
no hay modfficación alguna en la nomativa actual.
3. Contratos interadministrativos, siempre que no se trate de contratos de
Seguro.
4. Convenios Gobiemo a Gobiemo.
5. Contratación reservada para del sector Defensa.
6. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
llÉE]===MUI.TIMI5Íl+lri.
NUE§TRA Ml§IÓN ES COLOMEIA
:®í,:iE
7. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes.
I.::.ÍNet
la caLlst
la prhcipaJ CarreTa 54 No. 2G 25 CAhl
ipondem.a CarTera 57 No. 43 28
g.:ií eiércho.mi].co. corTeo elecbónico: iemDbü3eiércit=\fmed rL=.=+O)tL1
RESTRINGIDO
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coNTiNUAcióN DiRECTivAPEF`MANENTENo. 0 01 9 4 mi7 ADQuisicióN DEBiENEsysEF]vicios
8. Contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión, o para la ejecución de trabajos arti'sticos que solo pueden
encomendarse a deteminadas personas naturales.
9. Arrendamientoy adquisición de inmuebles.
Publicidad del proceclimiento en el SECOP 11. En la modalidad de selección de
contratación directa, se publicará el acto administratívo que justifica la
contratación y demás documentos del proceso, sah/o aquellos que por su
naturaleza y su carácter de reservado para la seguridad del Estado no lo
aconsejen. Los eventos previstos en los literales b) y d) del numeral 4 del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 no requieren de acto administrativo alguno y
los estudios que soportan la contratación no serán públicos.
Estudios previos unificados por el gerente dé proyecto del área funcional, de
manera que, los estudios previos deberán conteneri
1. Descripción de cada uno de los bienes o servicios a adquirir, sutilidad y
destino, es decir, su empleo común y las unidades o destinatarios
finales, señalando el aporte o contribución que el cubrimiento de dicha
necesidad tiene en el logro de los objetivos de la Polítjca de
Consolidación de la Seguridad Democrática.
2. Verificación en el Plan de Compras, allegando copia del mismo, en el
cual pueda soportarse la existencia de la necesidad.
3. Fègistro dé\ inventarios y existencias, indicando el promedio de
consumó y e| tiempo estimado en el cual se hará uso de los mismos.
4. Ftelación delas adquisiciones de los mismos elementos efectuadas en
vigencias anteriores cómo afecta la satisfacción de la necesidad, de tal
suerte que se consideren las entregas que se encuentren pendientes.
5. En caso de existir Tablas de organización y Equipo roE) la necesidad
debe estar relacionada con el cumplimiento de las mismas.
6. Si el bien o servicio no ha sido adquirido con anterioridad, debe
indicarse claramente esta circunstancia y las razones que motivan esta
primera adquisición.
7. Especificaciones esenciales del objeto a contratar. Deberán señalarse
las especificaciones técnicas esenciales que correspondan al bien o
servicio a contratar, las cuales serán presentadas de forma consolidada
LEÉE=MEóñEs¥##FA",i§i5N` {t'6
l.::.:N£t
Fe m la caLffi
\
Entrada principal CfffEiE 54 No. 2G 25 CAM
Canresporidencia tirrera 57 No. 43 28
`"fthr.eiéicfto.mil.co. carreo eleGbúnieo: iemDBffieiército.mil.cD
RESTRINGIDO
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'/
CoNTINUACIÓN DmECTlvA PEF"ANENTE No. l`' L.' L /2017 7arDQUISICIÓN DE BIENES Y SEFIVICIOS
y común para todas las unidades ejecutoras involucradas cuando sea el
mismo elemento, asi' como el código CUBS para cada ítem, cuando el
mismo aplique.
8. ldentificación del contrato a celebrar. De manera expresa se debe
señalar el contrato que se va a celebrar al término del proceso de
contratación, por ejemplo: compraventa, suministro, prestación de
servicios, obra pública, etc.
9. Fundamentos juri'dicos que soportan la modalidad de contratación. Se
indicará claramente que apartes del Estatuto General de la Contratación
Pública fundamentan la moda[idad de contratación directa, justificándola
desde el punto de vista legal, técnico y operativo.
Estudios Previos cuando el objeto contractual es complejo. Cuando la
complejidad del objeto contractual y la existencia en el mercado del bien o
servicio requerido, permitan inferir que en la adquisición de los mismos se
puedan incluir valores agregados, esto es, condiciones técnicas o
económicas adicionales que puedan presentar beneficio para la entidad, Ios
estudios previos deberán contemplar estos valores agregados a efectos de
considerarlos en la evaluación CostoBeneficio que seleccione la mejor
propuesta. Lo anterior, en el entendido que por vía de excepción esta
contratación directa se adelantará con pluralidad de oferentes.
Anexo técnico. Debe contener las características técnicas del bien a adquirir,
y corresponden a las exigencias y necesidades de la Fuerza y al mercado, el
cual formará parie integrante de la Solicitud de Oferta, como anexo
separado.
Certificado de disponibilidad presupuestal. Debe expedirse uno por proceso y
por cada Unidad Ejecutora involucrada en la adquisición.
Circular designando gerentes y comités estructuradores y evaluadores. EI
Ministro de Defensa Nacional o el delegado en cada unidad ejecutora, emite
un acto administrativo por medio del cual designa comités estructuradores y
evaluadores.
Solicitud de oferta. Documento firmado por el competente contractual y
remitido al proveedor, por medio del cual se solicita presentar oferta en los
términos y dentro del plazo señalado en el mismo.
Anexos de la solicitud de oferta.
Li±Fi==§ MULTiMl§ié=h
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F:§lóN E§ COLOMBIA B `
g:#*ti:Pti?a8=:¥7N:.¥;=2#CAN ,?
eiército.mil.co` comeo elecbónico: ieribDdEeiército.miLm
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Glu
RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTIVA PEF`MANENTE NO. /2ol7'ÉQUISICIÓNDEBIENESYSERVICIOS
ANEXO I Datos del proceso: aqui' se incluyen las etapas de la contratación
directa, fecha de presentación de la propuesta, verificación de documentos
juri'dicos, técnicos y económicos.
ANEXO 2 0bjeto del contrato, cantidades, forma de pago y plazo, lugar de
entrega. (Se elabora por el Comité Económico Estructurador, en
coordinación con el Comité Juri'dico Estructurador).
ANEXO 3 Especificaciones técnicas (Se elabora por el Comité Técnico
Estructurador).
ANEXO 4 Minuta del Contrato
Presentación de oferta. Es la respuesta del Proveedor la solicitud de oferta
del Ministerio por medio de la cual presenta su Propuesta.
Evaluación de la oferta. El comité asesor y evaluador designado en la parte
técnica, económica y jurídica, emiten el concepto sobre la viabilidad de
aceptar la oferta del proveedor en las condiciones planteadas.
En caso de tener observaciones la oferta, se debe expresar por cada Comité
en un documento que se remitirá al proveedor, con el fin de que ajuste su
oferta a lo solicitado, hasta lograr su conformidad. Ajustada la oferta se emitirá
el concepto defjnitivo.
Negociac,ión clel contrato. Se efectuarán las reuniones que sean necesarias
entre el, MINISTEFtloUNIDAD EJECUTORA, a través de la Oficina delegada
para ellos y él prgv\eedor para efectos de concertar el contenido final de la
minuta del contrato 'a celebrarse.
En estas reuniones, la entidad contratante y el proveedor, podrán contar con
las asesori'as técnicas económicas y jurídicas necesarias para la toma de
decisiones.
Firma de contrato, perieccjonamiento, ejecución y Legaljzación del mismo. EI
perfeccionamiento del contrato tendrá lugar una vez éste se firme y se expida
el correspondiente registro presupuestal. Dentro del término fijado en los
pliegos de condiciones, el contratista constituirá una garantía única a favor
de la entidad contratante y una vez aprobada ésta se entenderá cumplido el
requisito de ejecución.
fiE=j5ñEsPLtik+HMr§i5#¿
RESTRINGIDO
Pág. 64 de 83
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF"ANENTE NO. i~': ` ;2017 ADóUISICIÓN DE BIENEs y sEF]VICIOS
Flemisión de documentos al Supervisor. Cumplidos los anteriores requisitos,
se remitirán todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos
de ejecución al interventor, quien asumirá el control de la ejecución.
Comunicación al contratista sobre fecha de inicjación. Efectuada la remisión
de documentos al interventor, se comunicará al contratista la fecha de
iniciación del contrato, siempre y cuando ésta hubiera establecido desde la
fecha de aprobación de la garantía única.
Liquidación del contrato. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya
ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo
requieran serán objeto de liquidación. Esta se realizará conforme lo
establece el arti'culo 11 de la Ley 1150 de 2007.
D. CONVENIOS DE COOPERACIÓN INDUSTRIAL Y SOCIAL (OFFSET)
Tendrán como propósito incentivar la transferencia de Tecnologi'a para el
Sector y la Entidad, así como favorecer el desarrollo [ndustrial y Social del
País. Para ello, no obstante la autonomía e independencia que existe entre el
contrato primigenio y el Convenio Offset, Bajo responsabilidad de la Gerencia
de proyectos, Ios estudios previos de la contratación principal deberán
contener un Capi'tulo que sustente la conveniencia técnica y económica de la
suscripción del Acuerdo Offset, teniendo como precedente el Documento
CONPES sobre Offset y las Directrices y Poli'ticas del Ministerio de Defensa
Nacional sobre la materia, cuando la operación Contractual se efectúa en
moneda extranjera y en los montos establecidos por ley.
Corresponde a la Dirección de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional,
coordinar todo ló pertinente a la consecución y negociación de convenios para
la Cooperación lndustrial, actividad en la que intervendrán los Gerentes de
Proyecto de la respectivas Unidades Ejecutoras.
E. MÍNIMACUANTÍA.
Cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al 10°/o de la
menor cuanti'a, el delegado contractual podrá contratar tomando como única
consideración los precios del mercado, sin que se requiera obtener
previamente varias ofertas, haciendo uso del procedimiento que según el
manual de contratación de la entidad satisfaga de mejor manera sus
intereses. Cuando la entidad adquiera bienes en establecimientos que
correspondan a la definición de "gran almacén" señaladas por la
Superintendencia de lndustria y Comercio, se presumirá que ha adquirido a
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precios de mercado.
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Fe m la mLffi
t EntTada prhcipal Carrera 54 No. 26 25 CAN
Comspondencia camera 57 No. 43 28
w\Amí.eiéfcño.mil.co. corTeo elerinieo: iemi)DdBeiércfto.mil.co
RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA pEF`MANENTE No. 00194 /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEFIVICIOS
Para efecto de lo anterior, el procedimiento que se fija para contratar por
minina cuantía es el siguiente:
1. Elaboración del plan de Adquisiciones y compras.
2. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.
3. Elaboración del estudio de precios del mercado.
4. Publicación de la solicitud de cotización con condiciones generales.
5. Presentación de la oferta en los términos solicitados.
6. Verificación de los requisitos habilitantes y solicitud de aclaraciones si
resulta procedente.
7. Elaboración de contrato o aceptación de oferta
8. Firma del contrato.
9. F]equisitos de perfeccionamiento. \
10. F}equisitos dé legalización.
11. F}equisitos de ejecución.
12. F]emisión de doc\umentos al supervisor.
13. Liquidación cuando resulte procedente de acuerdo al artículo 11 de la
Ley 1150 de 2007.
V. DE LAEJECuclóN DE LOSCONTRATOS
De la ejecución de los contratos. Los contratos se ejecutarán con sujeción a las
condiciones pactadas.
De la supervisión o interventoría de los contratos. Todo contrato que se celebre
bajo las disposiciones previstas en la ley, debe contar con interventoría o
supervisión, para cuyo ejercicio se hace indispensable el uso de la guía de
supervisión y/o interventoría elaborada por la Dirección de Contratación Estatal del
Ministerio de Defensa, la cual se encuentra dispuesta para consulta en la página
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EntRada principa] Canrera 54 No. 2á 25 CAN .` +
Cc]mespondencia Carrera 57 No. 43 28
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓNDIRECTIVAPERMANENT" = ` [ :; ``; /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF¡VICIOS
www.mindefensa.gov.co, en consecuencia su aplicación corresponderá a los
aspectos no modificados con la presente resolución.
A. Del ejercicio de las funciones de supervisión de los contratos.
El ejercicio de la función de Supervisión y seguimiento de la ejecución
contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:
1. La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de
los derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los
mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los
derechos de contenido económico.
2. La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del
desarrollo del objeto contratado, para garantizar al Ministerio que las
obligaciones contractuales se han cumplido y que éste puede tramitar
los pagos correspondientes al contratista.
3. La expedición de informes mensuales sobre la ejecución del contrato y
en especial el informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que
sustente el debido pago de las obligaciones contrai'das por el
contratista.
4. La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando
constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las panes, en caso de divergencias presentadas.
8. Del procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión y/o
seguimiento de la ejecución de los contratos
1. Momento y Plazo para el ejercicio de la función de Supervisión y/o
seguimiento:
a. Los supervisores de los contratos, serán funcionarios designados
por el competente contractual para el ejercicio de la función de
seguimiento de un contrato determinado, comenzará su actividad,
una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato,
registrado el compromiso y cumpljdos los requisitos de ejecución
del mismo, es decir, aprobadas las pólizas y cancelados el
irpuesto de tjmbre y los derechos de publicación en el Diario
Unico de contratación.
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NUE§TFZA MI§lóN ES COLOMBIA
Ém la taLlsa Bi`3`0.`7,` l.:::;NEt
ntrada prhcipal CaiTera 54 No. 26 25 CAN
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RESTRINGIDO
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coNTiNUAcióN DmECTivAPERMANENTE No. 0 0 1 9 `1 /2oi7 ADQuisicióN DEBiENEsysEFMcios
b. Para este efecto, el Director de Contratos del Ministerio de
Defensa Nacional, le informará al Supervjsor mediante un
memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos. A
éste efecto le enviará fotocopia de los siguientes documentos:
a. Del contrato.
b. Copiade lapropuesta.
c. De las pólizas con su correspondiente aprobación.
d. Para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá
consultar el expediente original completo en la Dirección de
Contratación Estatal o quien haga sus veces.
e. En todo caso, el SUPERVISOR DE LOS CONTFtATOS
vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato
durante todo el tiempo que esté vigente, y su función sólo
caducará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que
le ponga fin a las obligaciones pactadas por las panes.
2. Manifestaciones de inconformidad de supervisores de los contratos en
relación con la ejecucjón de los contratos.
a. Cuando los supEF}VISORES DE CONTFtATOs se manifiesten en
desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones
pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos
o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular
todos sus reparos por escrito.
b. Dichos reparos deberán ser motivados con razonamientos
fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye
el criterio sustentado y deberán comprender todas las
observaciones y objeciones correspondientes.
c. EI Supervisor dará cuenta al competente contractual, a la
dependencia directamente interesada en el contrato y a la
Dirección de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional de
los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las
actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la
normal ejecución del contrato
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Fe Gm la caLisa It:i.Net
Entnada pTricipal Carrera 54 No. .26 25 CAN
CorTespondencia Cánera 57 No. 43 28
www.eiércho.mil.co. coiTeo elecbúnico: iemDp®eiércho.mil.oo
RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PERMANENTE No. '\ ,' /2ó]! !#QUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
d. EI Supervisor podrá solicitar al competente contractual, la revisión
de los actos que considere perjudiciales para los intereses de la
Nación Ministerio de Defensa Nacional.
e. Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un
contrato que amenace su paralización, es obligación del
Supervisor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la ocurrencia de los hechos al competente
contractual, y al Director de la Dependencia para la cual se ha
contratado el bien o servicio, para que estos inicien las acciones
correspondientes.
3. Cumplimiento de órdenes del competente contractual, como
consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal
desarrollo de un contrato.
Los SUPEFtvISORES de los contratos que suscriba el Ministerio de
Defensa Nacional, están en la obligación de acatar las observaciones y
decisiones que adopte el competente contractual, en los eventos de
discrepancias en la ejecución del contrato y no están autorizados a
expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contrai'das, hasta
tanto no se tenga pronunciamiento favorable del competente contractual
para ese efecto.
4. Liquidación de las obligaciones contraídas
Los SUPEF}VISORES de los contratos que suscriba el Ministerio de
Defensa Nacional Ejército Nacional, están en la obligación de
entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con
sus respectivos soportes, utilizando para ello el anexo que se incorpora
en este documento, como acta de liquidación. En este momento deberá
quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los
requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del
Ministerio, y del resultado favorable de la comprobación formal y
material del cumplimiento de las obligaciones del contratista.
El contratista deberá suscribir el acta de liquidación que se le remita en
un plazo de 15 días hábiles, posteriores al recibo de la misma. Si al
vencimiento de estos plazos, el contratista no se allanare a su
suscripción, el Ministerio procederá a la liquidación de manera
unilateral.
5. Funciones generales de los supervisores de contratos
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NUESTFtA Ml§]ÓN E§ COLOMBIA
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Fe m la causa
EntTada prhcipal CarreTa 54 No. 26 25
Correspmdencia CarTeTa 57 No. 43 28
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RESTRINGIDO
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cONTINUAclóN DmECTIVA PEF}MANENTE NO. 0 019 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBiENESVSEFwicios
Dentro del presente numeral se listan una serie de funciones que
competen, a nivel general, al ejercicio de la función de seguimiento en
el aspecto técnico, administrativo y en el aspecto legal y que describirá
en forma general los procesos de esta labor.
Para facilitar la comprensión de estas funciones, es importante tener en
cuenta que en el proceso contractual y en la ejecución de los contratos,
en el Ministerio de Defensa Nacional, intervienen diferentes
funcionarios, dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y
de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias del
Ministerio.
Se recuerda que quien ejerza la Supervisión de un contrato en el
Ministerio de Defensa Nacional, deberá tener pleno conocimiento del
objeto contratado, para poder constatar la debida ejecución del mismo y
realizar entre otras, las funciones que se descrjben a continuación:
a. En el aspecto técnicoadminjstratjvo:
1) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares
de los bienes o servicios contratados, correspondan a las
solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.
2) De presentarse dudas sobre este particular, deberá
formularlas por escrito dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia, a la
Dirección de Contratación Estatal del Ministerio.
3) La Dirección de Adquisiciones deberá responder a este
requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a
su recibo clarificando la sjtuación.
4) En los eventos que asi' lo determine el contrato, o si la
naturaleza del mismo lo requiere, el Supewisor deberá
suscribir conjuntamente con el contratista y el competente
contractual, Ias actas de iniciación o de recibo de bienes y/o
servicios, dentro del término que se haya establecido en el
contrato.
5) Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3)
días hábiles siguientes a su firma, a la Dirección de
Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional para
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NUESTFm Ml§lBN Es £oLOMEIA
l.C:i.Net
RESTF]INGIDO
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CONTINUACIÓN DIFIECTIVA PEF}MANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEFivICIOS
su respectiva incorporación en la carpeta del contrato.
6) Cuando se requieran cronogramas o programación de
actividades al contratista para la ejecución del objeto
contratado, el Supervisor deberá exigirlos y recibirlos, para
efectos de revisión y control, dentro de los plazos
estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas o
programación de actividades deben enviarse dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, a la Direccjón de
contratación estatal para su correspondiente archivo en la
carpeta del contrato.
7) Cuando se trate de la supervisión de contratos de obras, las
personas naturales o jurídicas o los funcionarios designados
para este efecto, deberán abrir y llevar conjuntamente con el
contratista o la persona delegada por éste, una memoria
diaria de la obra, en donde se harán constar las acciones
realizadas diariamente en ella, así como las actas de los
comités técnicos de obra o administrativos que
periódicamente deban realizarse y las observaciones que se
consideren pertinentes.
8) Este documento formará parte integral del contrato, por lo
tanto, copia mensual del documento debe enviarse al área
de Contratos del Ministerio, para que este repose en la
carpeta del contrato.
9) EI Supervisor podrá citar o convocar a reuniones al
contratista, al competente contractual y a los funcionarios
que tengan un interés directo en la ejecución del contrato o
hayan participado en la elaboración de los términos de
referencia y elaboración de la minuta del contrato, cuando se
tengan dudas sobre los términos del contrato y/o se
considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del
mismo
De estas reuniones levantará una ayuda memoria suscrita
por los que en ella intervinieron y la misma deberá contener
como mi'nimo los asuntos discutidos, Ias decisiones,
acciones y compromisos a ejecutar. Copia de este
documento, se enviará a la Dirección de Contratación Estatal
del Ministerio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a
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su suscripción, para su correspondiente archivo en la carpeta
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Corre§pondencia CarTera 57 No. 43 28
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RESTRINGIDO
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cONTINUAcióN DmECTIVA PEF]MANENTE NO. 0 0 1 9 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBiENEsysERvicios
del contrato.
10) Los supervisores de los contratos, si la naturaleza del mismo
lo requiere y así se hubiere estipulado en la minuta del
contrato, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes
o servicios, las cuales suscribirá conjuntamente con el
contratista. El valor de los bienes o servicios que por estas
actas se recibe no podrá ser inferior al porcentaje estipulado
en el contrato. Copia de estas actas, deberá remitirse al área
de contratos del Ministerio, para lo de su competencia.
11) EI Supervisor debe exigir la buena calidad y correcto
funcionamiento de los bienes y servicios que sean
contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si
éstos no corresponden a las calidades, cantidades y
especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor
debe mantener control y coórdinación permanente sobre el
desarrollo del contrato, de tal manera que implemente
actividades, tales como, reuniones con el comité evaluador y
contratista, visitas que seán pertinentes a las empresas y
otras que se estimen convenientes y necesarias.
12) EI Supervisor deberá verificar que el contratista entregue los
bienes y/o servicios que presentó en la propuesta. En el
evento de que algunos de los bienes o servicios no sean
acordes con lo estipulado en el contrato y en la oferta, éste
exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados en el
men\or tiempo posible, o en el indicado para estos eventos en
el contrato para que pueda darse una adecuada ejecución
del mismo. En este evento se procederá de la siguiente
manera:
13) En el evento en que el material o bien, sea entregado por el
contratista con algún defecto menor, el supervisor podrá
devolver el material para que éste corrija o subsane los
defectos, en un término que el supervisor considere
perentorio sin que afecte el plan logi'stico de la Fuerza.
14) En el evento en que el material o bien entregado, presente
un defecto que no afecte la funcionalidad o la trazabilidad del
mismo o que disminuya la durabilidad de éste, pero que no
sea susceptjble de corrección, el Supervisor recibirá el
material y autorizará su distribución, conservando las
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Fe en la caLisa
Emada principal Carrera 54 No. 26 25 C4}I t
Comspondenc].a Carrera 57 Ñd 43 28
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RESTRINGIDO
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CoNTINUACIÓN DmECTlvA PEF"ANENTE No. U ~` /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según
el plan de muestreo que esté previsto en la norma técnica o
especificación técnica o dejando cinco (5) muestras de los
bienes recibidos, ( según instrucción del manual de
contratación) recolectadas al azar las cuales deben ser
marcadas y etiquetadas de manera que se puedan identificar
suficientemente, para efectos de que sobre las mismas, se
practiquen las pruebas que el comité técnico receptor del
material considere procedentes, en aras de determinar las
acciones legales a que haya lugar.
15) En el evento en que el material o bien entregado, presente
defectos mayores el material será rechazado por el
Supervisor, conservando las muestras defectuosas del total
de muestras evaluadas según el plan de muestreo que esté
previsto en la norma técnica o especificación técnica o
dejando igualmente cinco (5) muestras de los bienes
recibidos, ( según instrucción del manual de contratación)
recolectadas al azar las cuales deben ser marcadas y
etiquetadas de manera que se puedan identificar
suficientemente para efectos de que sobre las mismas, se
practiquen las pruebas que el comité técnico receptor del
material considere procedentes, en aras de determinar las
acciones legales a que haya lugar.
16) Para todos los eventos el Supervisor deberá valerse de los
conceptos emitidos por los comités de recepción del material
designado, quienes deberán pronunciarse sobre la condición
de los defectos del material indicando si estos son mayores o
menores y si afectan la durabilidad, la funcionalidad,
trazabilidad o el aspecto que resulte pertinente.
17) EI Supervisor verificará, de conformidad con la naturaleza
juri'dica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga
previstos todos los medios y recursos para mantener la
seguridad y la integridad de las personas que laboran en el
Ministerio.
18) EI Supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los
cronogramas pactados en los contratos y sólo podrá
recomendar su modificación cuando por razones técnicas o
dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.
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ntrada p7inripal CameTa 54 No. 26 25 CAN
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bm£pondencia Carrera 57 No. 43 28 tPO,B]
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CONT,NUAC,ÓN D,RECT,VAPERMANENTENO. o o i 8 4 ,20t7 Ariu,S,C,ÓN DEB,ENEsysERV,C,OS
19) Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de
ejecución del contrato debe ser previamente autorizada por
el competente contractual.
20) EI Supervisor deberá resolver todas las consultas
presentadas por el contratista y hacer las observaciones que
estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se
presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas
por el Supervisor, éste deberá remitirias mediante oficio,
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia
de las mismas, al competente contractual para su consulta y
decisión, con copia al área de Contratos.
21) EI Supervisor debe, si es necesario solicitar la suspensión
temporal de la ejecución de un contrato por circunstancias
de fuerza mayor o caso foriuito, justificando plenamente las
circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan los
hechos de la suspensión, ante el competente contractual
mediante documento escrito, para que éste emita su
autorización.
22) Si el competente contractual aprueba y suscribe la
suspensión del contrato, la Dirección de Contratación Estatal
del Ministerio, elaborará el acta de suspensión, copia de la
cual deberá enviar al Supervisor de[ contrato dentro de los
tres (3) di'as hábiles siguientes a su legalización, para lo de
su competencia.
23) EI Supervisor para todos los eventos de suspensión de los
contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron
origen a la suspensión del mismo, solicitará la reiniciación
del mismo, dejando constancia del tiempo total de la
suspensión temporal y de[ vencimiento fjnal del contrato.
24) EI Supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del
contrato, su total cumplimiento. Si llegaré a tener dudas
sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de
recibo final, hasta tanto no se clarffiquen las dudas o
novedades que considere son irregulares.
25) Para que el Supervisor expida el acta de recibo final del
contrato, deberá verificar que todas las obligaciones
contractuales se hayan cabalidad y que puede
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Fe Ém la caLffi l.:[:.:;.HEt
\ EntTada prhcipaJ Carrera 54 No. 26 25 Cml
Conrespondencia €ra 57 No. 43 28
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RESTF]INGIDO
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CONTINUAcióN DmECTIVA PERMANENTE NO. > /2017 ADQUISICIÓN DE BIENEs y sEF]vicios
procederse a su respectivo pago final. Este documento debe
contener como mínimo la descripción de los bienes y/o
servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo
reajustes si es que estos proceden. Copia de esta acta se
enviará a la Dirección de Contratación Estatal para su
respectivo archivo.
26) Los supervisores de los contratos del Ministerio de Defensa
Nacional, una vez finalizado el contrato y emitido el último
cumplido de recibo a satjsfacción de los bienes y/o servicios
contratados, están en la obligación de elaborar dentro del
mes siguiente a la terminación del contrato, un acta de
liquidación final del contrato,
27) El acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes
siguiente a la terminación del contrato, a la Dirección de
Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional para
ser revisada y aceptada por éste y proceder al trámite de
firmas.
28) La obligación aqui' establecida, sólo se entenderá cumplida
por el Supervisor una vez se encuentre suscrita el Acta Final
de Liquidación por el contratista y el competente contractual.
29) Si el contratista no acude a suscribir el Acta fina[ de
Liquidación del contrato, la Dirección de Contratación estatal
del Ministerio de Defensa Nacional, procederá de
conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y
mediante acto administrativo motivado, la liquidación
unilateral del contrato.
30) Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del acta
de liquidación, se le remitirá nuevamente al Supervisor
dentro de los tres (3) di'as hábiles siguientes al recibo de las
observaciones o reparos del contratista.
31) En este evento, el Supervisor no podrá tomarse más de un
(1) mes en informar al Jefe del área de Contratos sobre los
resultados del nuevo análisis, para que este realice los
trámites que considere pertinentes.
b. Enelaspectolegal.
E!±E=ME,oñEsrÉ#olMFA"lfflí"
Fe m la causa
EntTada principal Carmna 54 No. 26 25 CAN
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Correspondencia Ckrreia 57 No. 43 28
ieiército.mil. co. coiTeo electrónico:
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RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA pEFIMANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
1) Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas
contractuales y en especial, las obligaciones contraídas.
2) Solicitar al área de Contratos de requerirlos, copia de las
pólizas constituidas por el contratista y de su aprobación por
parte del Ministerio de Defensa Nacional y de las
modificaciones exigidas a éstas durante la ejecución del
contrato.
3) En cumplimiento de esta obligación, el Supervisor del
contrato tendrá la obligación de verificar que las vigencias de
las pólizas y de sus modificaciones se encuentren dentro de
los términos exigidos en el contrato.
4) lnformar siempre por escrito al área de Contratos del
Ministerio, si el contratista faltare a alguna o algunas de sus
obligaciones contractuales, con él objeto de que esta
Dirección determine si hay lugar o no a la aplicación de
sanciones y/o a la declaratoria de caducidad. La omisión o el
retardo injustificado al deber de informar oportunamente los
incumplimientos, acarréará para el Supervisor acción
disciplinaria y las demás que para el efecto concurran.
5) Solicitar al competente contractual, en los eventos
contemplados en el contrato y en la Ley, con copia a la
Direccjón de Contratación Estatal del Ministerio, la aplicación
de [os prjncipios de terminación, modificación e interpretación
unilateral. De igual forma deberá proceder en [os casos
estipulados en el contrato para la terminación de mutuo
acuerdo del mismo.
6) Envjar copia del acta de recibo final y/o parcial al área de
Contratos del Ministerio, cada mes o en el plazo que se haya
previsto en el contrato.
7) EI Supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir al
área de Contratos del Ministerio, dentro de los términos
establecidos en esta Gui'a, copia de todos los documentos
soporte de la Supervisión, así como de los conceptos y
observaciones de las principales modifjcaciones del mismo,
con el objeto de garantizar que se realicen los trámites a que
haya lugar, en el menor tiempo posible.
ü±ñFM=ÓñESHOToiMBTAiMi§i5N r`'
I':::rNet
Fe en la causa .
EntTadaprhcipal carmra54l`lo.2625CAN ' . `
Com£pondencia carTera 57 No. 43 28 '
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RESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEF"ANENTE NO. t\= `L \` /2017 ADQUISICIÓN DE BIENEsy sEF`VICIOS
VI. Funciones particulares de los supervisores
A. Elaborar el documento o suscribir el acta de iniciación del contrato cuando
sea del caso.
8. Suscribir las actas de recibo parciales y final de los bienes y servicio del
contrato.
C. F}echazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas
técnicas descritas en el presente contrato.
D. Rendir informes periódicos o cuando lo considere necesario, al Ordenador
del Gasto sobre el avance y ejecución del contrato.
E. Verificar la correcta ejecución y cumplimiento del contrato.
F. Exigirel cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus paries.
G. Atender y resolver en coordinación con el Ministerio de Defensa todas las
consultas sobre omisiones, errores, discrepancias o aclaraciones y
complemento en los aspectos técnicas, descritos en las normas técnicas que
rigieron el proceso de contratación.
H. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales
de conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789, En caso
contrario deberá dar aviso de esta circunstancia al área de contratos del
Ministerio.
1. Para material de lntendencia: Verificar y realizar seguimiento en el
cumplimiento de las actividades descritas en el Cronograma de Entregas, de
conformidad con la reglamentación expedida para tal efecto por el Grupo de
lnvestigación y Normalizacjón del Ministerio de Defensa Nacional.
J. Verificar que las garantías que ampara el cumplimiento total del contrato, se
encuentren vigentes e informar en su oportunidad al Ministerio sobre los
inconvenientes presentados.
K. Todas las demás atribuciones que se contemplen en los documentos del
contrato.
=[±ñFM=,ÑEsrÉO¥OfM,FAIMlñ~.ffi
Li
Fe Ém la caiJsa
EntTada prhcipal CEtrrera 54 No. 26 25
Cone§pondencia CarTera 57 No. 43 28
www.eiércho.mil. co. comm elecbónieo:
RESTFtlNGIDO
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CONTINUACIÓN DmECTIVA PEFIMANENTE NO. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF`VICIOS
Vll. FUNCI0NES COMUNES AL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE GERENTES DE
PROYECTO, SUPEF!VISORES, ESTRUCTUF}ADORES Y EVALUADOF!ES DE
OFEF]TAS
A. Principios del ejercicio de la función de coordinación, estructuración y/o
evaluación y seguimiento o supervisora de contratos
1. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento
se ejercerá con plena autonomía e independencia respecto del
competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la
ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones
previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la
celebración y ejecución del contrato.
de los contratos que suscriba el Ministeric) de Defensa Nacional, tjene
carácter interno y tiene por objeto garantizar la impecable ejecución del
objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas.
se ejercerá previa designación del competente contractual, en
funcionarios que como mi'nimo tengan un perfil profesional que permita
garantizar idoneidad en el desarrollo de sus funciones y el estricto
cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.
se ejercerá en sus modalidades de intervención formal y material. La
intervención formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los
requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y
desarrollo del objeto contratado. En la intervención material, se deberá
comprobar y certificar [a efectiva y real ejecución y cumplimiento del
objeto contratado.
Los conceptos e informes de los Gerentes de Proyecto, Comités
Estructuradores, Comités Evaluadores y Supervisores de Contratos,
respecto del cumplimiento de las tareas desarrolladas siempre
constarán por escrito.
8. Aspectos generales
Como acciones adicionales en materia de contratacjón admjnistrativa, se
establecen las siguientes:
±.[ÉE±A=.=.ri=rEM"unE:T*"]=.EEH
NUESIRA Ml§lüN E§ COLOMBIA
'.:;:;.NÉt
FéenlacaiBa . `+ "
Efltiada pricipal carreia 54.No. 2625 É}}l t ,
Com5pondemia Carrera 57 No. 43 28
`^/ww.eiércjtoTnil.co. coneo dediúnico: iemDE}tÉaeiércitDmil.co
RESTRINGIDO
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~`®
CONTINUACIÓN DIFÈCTIVA PE"ANENTE No. ¡:\` /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEFWICIOS
1. Los pliegos de condiciones que utilizará el Ministerio de Defensa y sus
correspondientes Unidades Ejecutoras serán los remitidos por la
Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional
entre tanto Colombia Compra Eficiente implemente y estandarice los
pliegos y documentos para los procesos contractuales para todas las
Entidades.
2. El trámite del proceso de contratación estatal de las unidades
ejecutoras, se deberá adecuar al procedimiento descrito en la ley y los
demás documentos que desarrollen sobre los esquemas detallados en
este documento con particular observancia de la implementación del
Secop 11.
3. El concepto que en materia de contratación estatal emita la Dirección
de Contratación Estatal del Ministerio, para los aspectos jurídicos y
económicos primará sobre el emitido por las unidades ejecutoras.
Modificación al contrato. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 80
de 1993, cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza
mayor, caso fortuito o el hecho de un tercero, debidamente
comprobadas, que interfieran en la adecuada ejecución del contrato y
ameriten la revisión de las condiciones pactadas, sin que con ello, se
alteren las condiciones que dieron origen a la selección de la propuesta,
previo pronunciamiento escrito del Supervisor se podrá modificar el
contrato, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los fines de
la c,ontratacjón. Así mismo procederá la modificación del contrato,
cuando las paries llegue a mutuo consenso de conformidad con lo
previsto en el Estatuto Contractual vigente, el cual permite a la
administración acudir a las disposiciones del Código Civil,
especialmente a los artículos 1618 y siguientes en materia de
interpretación de los contratos y al artículo 1602 en cuanto que
cualquier contrato legalmente celebrado es ley para las paries y no
puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo o por causas
legales y en especial con el artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Adición y prórroga del contrato. Previa solicitud de[ Gerente de
Proyecto, debidamente justificada, Ios contratos supondrán adicionar en
valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50°/o) de su
valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes
y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, tanto la
adicjón como la prórroga deberán contar con ]a aprobación del
ordenador del gasto, previa justificación aprobada por la lnterventora o
•,__:,; :í
supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al
±.l.±E!?E.EE__M_Li_!i!|.IMl§EÉ" L. _, L,\ \.
NUESTF)A MISIÓN ES COLOMBIA
Fe en la caLffi
da principal CaTT€ra 54 No. 26 25 CAN
i.iií
§pondencia Carfera 57 No. 43 28
±fD°ic7ím97
hmr.eiércho.mii.co.comoeiectrónico:iemDD®ñét+TJffilJ£
RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA pEF¡MANENTE No. 019 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBiENEsysEFMcios
contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el
documento respectivo y proceder a su publicación si a ello hubiere
lugar; por parte de la Administración, Ias Unidades respectivas
procederán al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de
las modificaciones a las garantías.
De los pagos y de la cesión de derechos patrimoniales. Los pagos que
se generen por virtud de la ejecución de los contratos, se someterán a
los trámites administrativos y las cuentas deberán contar con la
aprobación de la interventoría o de la supervisión para su
correspondiente legalización y desembolso.
Modificación cuenta para pago del contrato. Cuando el contratista
solicita modificar la cuenta presentada para el pago de sus contratos, el
funcionario competente elaborará el oficio que suscribirá el Ministro de
Defensa Nacional o su Delegado. De está situación se informará al
Supervisor del Contrato.
Conceptos solicitados por el supervisor o por el contratista. En
situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o
su adecuada ejecución, el funcionario competente de la ordenación del
gasto, proyectará concepto escrito, y de ser necesario con el concurso
del Grupo económico de Contratación; dicho concepto suriirá trámite
por conducto del área de Contratación o quien haga sus veces.
Del debido proceso En caso de incumplimiento total o parcial de las
obligaciones pactadas en el Contrato, se garantizará al contratista el
debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la
respectiva actuación adminjstrativa se sujetará a lo señalado en el
Código Contencioso Adminjstrativo y de Procedjmiento administrativo,
artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y ariículo 86 de la Ley 1474 de 2011,
para que a través de una audiencia pública y el desarrollo de un debido
proceso oral con el pleno de garantías consti{ucionales para la defensa,
el contratista pueda ser objeto de conminación y/o sanción contractual
por retardos o incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
Resolución del incumplimiento o imposición de sanción. Examinados los
argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su
presunto incumplimiento, en la misma audiencia se decidirá sobre el
mismo. Si de los mismos resulta configurado el incumplimiento, se
expedirá el acto administrativo sancionatorio correspondiente.
Vlll. DE LATERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
=[ÉE=M=iÉ=Eg¥#DfMiIAml=15N l.:.':::Net
e Em la caLJsa
¢ nti@da pTincipa] Carrera 54 No. 26 25 CAN
bmspondencia CarTeía 57 No. 43 28
wÀnhr.eiérchomil.co. eomeo elecdúnieo: iemDE}t@eiércfto.mil.co
RESTRINGIDO
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coNTINUAclóN DmECTlvA PERMANENTE No. '\\ ' /2ol7 ADQulslclóN DE BIENEs y sERvlclos
Acta de terminación. Agotado el término y cumplido el objeto del contrato,
procederán las partes a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o
servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento
con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro
del término que en ésta se señale, para proceder a otorgar la garantías
correspondientes (v.gr. calidad de los bienes, estabilidad de obra o cualquiera otra
señalada en el contrato).
Acta de liquidación. De acuerdo al ariículo 11 de la Ley 1150 de 2007, una vez
recibido a satisfacción el objeto del contrato, se revisarán las condiciones
económicas, Ias condiciones técnicas de ejecución y la situación jurídica del
contrato, para proceder a su liquidación, dentro de los 4 meses siguientes.
Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría y suscrito
por las partes. En defecto de lo anterior, procederá la liquidación unilateral.
lx. LAS INHABILIDADES EN CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL QUE CONTEMPLA EL NUEVO CÓDIGO DE POLICÍA LEY 1801 DE
2016
Cabe anotar además, que l'a Ley 1801 del 26 de julio de 2016 deroga el Decreto
1355 de 1970, toda vez que, Colombia contaba con un código que fue expedido
en el año 1970 (Decreto 1355) y que estaba pensando para las realidades
sociales de esa época, que sin duda son muy distintas a las del presente, por lo
que fue necesario que las normas de policía se adecuaran a la Constitución
Poli'tica de 1991 a las dinámicas y cambios sociales actuales.
AsÍ entonces, el nuevo código de policía en la contratación pública consiste en que
los deudores de multas no podrán contratar con el Estado ni podrá ser nombrados
o ascendidos en cargos públicos, creándose una nueva causal de inhabilidad,
además de la ya contempladas en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998 y la Ley
1474 de 2011.
De conformidad con los dispuesto en la Ley 1801 del 29 de Julio de 2016, se
definen las multas generales, que clasifica en cinco tipos y las consecuencias por
el no pago de las mismas, las cuales variarán dependiendo del tipo de multa
impuesta por la autoridad de policía.
A. Multas Generales
Son aquellas sanciones de tipo netamente económico y cuya graduación
depende del comportamiento realizado.
L.l.±E]?E=_M_U_!i!TIMI§ii=iÑT{7l=t`L_,,,,,_=,.`.„`.
NUE§TF]A Ml§lóN ES COLOME}lA
Fe ffl la causa l.:::;N€t
ETdTada prhcípal Carrera 54 No. 26 25 CAl\l
CamEpondencia CarTeTa 57 No. 43 28 tL_É=i>g,')t>)
www.eiéncfto.mil.co. cofTeo electninieo:
RESTRINGIDO
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0 0 í 9 4 /2oi7 ADQuisicióNDEBiENEsysERVICIOS
coNTINUACIÓN DmECTIVA PEF]MANENTE NO.
Las multas generales se clasifican de la siguiente manera:
CLASIFICACIÓNMULTASGENEF]ALES CUAN TÍA
MULTA TIPO 1 4 SALAF}los MINIMOS DIARIOS

LEGALES VIGENTES
MULTA TIPO 2 8 SALAF`los MINIMOS DIARIOS
LEGALES VIGENTES
MULTA TIPO 3 16 SALAF]los MINIMOS DIARIOS
LEGALES VIGENTES
MULTA TIPO 4 32 SALAF}los MINIMOS DIAF}los
LEGALES VIGENTES
8. Consecuencias porel no pagode las Multas
Estas son las consecuencias por el no pago de las sanciones, las cuales
variarán dependiendo del tipo de multa impuesta por la autoridad de polici'a.
MOF]A CONSECUENCIA
Si la personá no paga dentro del b. Cobro de intereses equivalentes al
primer mes interés moratorio tributario vigente.
c. Fleporte dentro del F}egistro Nacional
de medidas correctivas.
d. No podrá obtener o renovar permiso
de tenencia o porte de armas
Si la perso\na no paga dentro de A. No podrá ser nombrado o ascendido
los 90 días en cargo público.
8. No podrá ingresas a las escuelas de
formación de la Fuerza Pública.
C. No podrá contratar o renovar contrato
con cualquier entidad del Estado.
Si la persona no paga dentro de e.No podrá obtener o renovar el
los 6 meses desde la imposición registro mercantil en las cámaras de
de la multa comercio.
f. Proceso de cobro coactivo,
incluyendo intereses por mora y
.:,;:Í;j:j'
costos del cobro coactivo
!±ELFM=iÑEs¥oTo#TAIMl=15N
en la causa :.&
ü¥Éririjñ:í}ai carrera 54 No. 26 25 cAN` . ¥
Com§pandemia carTera 57 No. 43 28 `
www.eiército.mil. co. corTeo elecbúnico: iemoD®eiércitD.miLco
RESTRINGIDO
Pág. 82 de 83
ml
CONTINUACIÓNDmECTIVAPERMANENTENO. u '~. L 1 ` /2017 ADQUISICIÓNDEBIENEsysEFWICIOS
X. AUSTERIDAD EN EL GASTO
La Ley 1815 de 2016 fija el presupuesto de rentas y recursos de capital y
apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 3 al 31 de diciembre de 2017
y a su vez dispone el Plan de Austeridad del Gasto.
Por su parte, el artículo 104 de la Ley 1815 de 2016 dispone que durante la vigencia
fiscal de 2017 se dé cumplimiento el plan de austeridad del gasto, por lo tanto las
unidades ejecutoras del gasto deberán abstenerse a contratar en los siguientes
supuestos:
A. Celebrar contratos de prestación de servicios con personas naturales o
jurídicas.
8. Sólo procederá la contratación cuando no exista personal de planta con
capacidad para realizar las actividades que serán contratadas.
C. Celebrar contratos de publicidad y/o propaganda personalizada (agendas,
almanaques, Iibretas, pocillos, vasos, esferos, etc) adquirir libros, revistas o
similares, imprimir uniformes, folletos o textos institucionales.
D. F]ealizar publicaciones impresas cuando se cuente con espacio web para
realizarlas; en caso de hacerlo no serpa a color y papeles especiales y
demás características que superen el costo mi'nimo de publicación y
presentación.
E. lniciar cualquier tipo de contratación que implique mejoras suntuarias, tales
como el embellecimiento, la ornamentación o la instalación o adecuación de
acabados estéticos de bienes muebles,.
F. El mantenimiento a bienes inmuebles, solo procederá cuando de no hacerse
se ponga en riesgo la seguridad de los funcionarios públicos.
G. Adquirir bienes muebles no necesarios para el normal funcionamiento de las
instituciones tales como neveras, televisores, equipos audiovisuales,
computadores portátiles, tableros interactivos, calentadores, hornos, etc.
H. Adquirirvehículos automotores.
1. Cambiar de sedes, solo procederá cuando no genere impacto presupuestal o
su necesidad haga inaplazable su construcción.
==ÉÉE±±`D°rTc3#¿
ÉEeME# E8iaTo'MHA.M.§H±" rLJ,'jé¡osGÉ:pLÉ_=`. ';`.
m la caL"
Eimda principal Cai7eia 54 No. 26 25
FiESTRINGIDO
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CONTINUACIÓN DIRECTIVA PEF"ANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SEF]VICIOS
J. Realizar recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades
con cargo a los recursos del Tesoro Público. Otorgar condecoraciones de
cualquier tipo.
K. Adquirir regalos corporativos, suvenir o recuerdos. Se deberá justificar la
necesidad de los gastos viaje y viáticos, los cuales solo serán en clase
económica, excepto los señalados en el arti'culo 2.2.5.11.5 del Decreto 1083
de 2015 (Suministro de Pasajes).
Las anteriores medidas entraron en vigencia a partir del 1 de Enero de 2017 por lo
tanto son de estricto cumplimiento, so pena de investigaciones disciplinarias,
administrativas y/o penales a que haya lugar por el incumplimiento de las mismas.
Es importante recabar que por mandato de la misma Ley 1815 de 2016 las oficinas
de control interno serán las encargadas de verificar el cumplimjento de forma
mensual, de las disposiciones antes señaladas.
Autentica:
#±iEJEñE§"HMi§i5N
Fe en la ca»sa ,u
EntTada principal Carreia 54 l`lo. 26 25 CAN
CamE=pondencia Carrera 57 No. 43 28
ww`hr.eiércfto.mil. co. cofTeo elecdónico: iemDDffleiércb.mil.co
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Pág. _ de
#d MiNisTER|ODEDEFENSANACIONAL
Código: FOJEMPP450
* COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL
v~ jEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
PLANEACIÓN Y POLITICAS
Fecha de emisión: 20160830
Departamento: CEDE4_ | _D_ire`c`tj¥apermanenteN° | ffi fl 1 q A
Fecha de expedición: Z ' 1)11 ¿UIÍ
Adquisición de Bienes y servicios Selección y funciones de
Objeto:
los gerentes de proyectos, comités y supervisores.
INSPECTOR GENERAL DEL EJERCITO NACIONAL
COMANDANTE ESTRATÉGICO DE TRANSFORMACIÓN DEL
EJÉRCITO DEL FUTURO JEFES DE ESTADO MAYOR
Para: COMANDANTES COMANDOS FUNCIONALES JEFES DE
DEPARTAMENTOS DEPENDENCIAS ESTADO MAYOR
COMANDANTES UNIDADES OPERATIVAS MAYORES,
MENORES, TÁCTICAS TROPAS EJÉRCITO.
Se pretende concretar los procesos de selección de
contratistas para ejecutarlos de forma transparente, eficiente
y eficaz adelantando los procesos contractuales de
conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables a la
contratación estatal y al planeamiento logístico.
Finalidad:
Recopilar las normas e instrucciones sobre los diferentes
procedimientos y políticas que deben aplicarse en la
Adquisición de bienes y Servicios en el Ejército por Licitación
Pública.
La presente directiva rige a partir de la fecha y deja sin
Vigencla:
vigencia toda disposición anterior que le sea contraria.
Nivel de clasificación: Restringido
Misión general:
El comandante del Ejército, describe el proceso de Adquisición de Bienes , Servicios y sus
procedimientos dentro del m arco legal vigente para orientar las directrices en materia de
contratación estatal en el E jército Nacional, con el fin de dar estricto cumpljmiento a lo
establecido por la ley.
lnstrucciones generales de coordinación:
1. Selección de comités.
En un proceso de selección de contratista, el Gerente de Proyecto de Unidad
Ejecutora es aquel fun cionario propuesto por el Comando de la Unidad Ejecutora y
designado por el Desp acho del Ministro de Defensa Nacional y/o Secretario General,
para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de selección, en
forma eficaz, eficiente y efectiva.
11. Definiciones
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W[ MiNisTERIODEDEFENSANACIONAL
Código: FOJEMPP450
`Á` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCIT0 NACIONAL
DIRECTIVAS Versión: 0
JEFATURA DE ESTADO MAYOR
Á!`% v pLANEACIÓNYPOLITICAS
A. El alcance de tal tarea inicia desde la etapa precontractual y se agota
cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, sin perjuicio
interacción que corresponda adelantar con la supervisión del contrato.
8. Los comités hacen las recomendaciones e informes respectivos, que son el
soporte técnico, jurídico, económico, financiero y administrativo, del cual
dispone el Comité de Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional o la
Unidad Ejecutora respectiva, para revisar y avalar la selección de un contratista;
no obstante el competente contractual o el mismo Comité puede apartarse bajo
su total responsabilidad de los conceptos, informes y recomendación emitidos
por los evaluadores, justificando por escrito las razones de su decisión.
111. Instrucción general de coordinación.
A. Para facilitar su consulta, el Sistema lntegrado de Gestión Logística
cuenta con procedimientos que se enmarcan dentro de la metodología del
AMPLIARTE, adquisición, mantenimiento, producción, logística inversa,
almacenamiento, rehabilitación, transpor{e y entrega.
8. El almacenista no puede entregar bienes del almacén mediante
autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando éstos se
cambien posteriormente por la salida del almacén. lgualmente.
C. El almacenista no puede hacer firmar la salida de almacén por el
destinatario, mientras no entregue los bienes.
D. El almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la
salida de almacén, ni cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque sean
similares o tengan el mismo valor.
E. No está autorizada la operación de equipos que se encuentren con
órdenes de mantenimiento abiertas o en ejecución.
F. Las actividades asignadas al Comité y demás situaciones que sobre el
particular se indiquen, en todo caso deberá ceñirse a la normatividad
vigente, así como lo dispuesto en el Manual de Contratación del Ministerio
de Defensa.
Procedimiento:
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í~ MiNisTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Código: FOJEMPP450
v¿ COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL
` ' PLANEACIÓNYPOLITICAS
1. ETAPA PRECONTRACTUAL
A. EXPEDIR RESOLUCIÓN DE NOMBRAMIENTO DE LOS COMITÉS
1. Comité de adquisiciones.
2. Gerente de proyecto.
3. Comités Técnico, Jurídico y Económico Estructurador.
4. Comité Técnico, Jurídico y Económico Evaluador.
5, Supervisor del contrato.
8. FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL
1. Comitédeadquisiciones:
a. Presidir las ponencias de aprobación de Estudios Previos y
Pliegos de condiciones desarrolladas por los comités
estructuradores con el fin de dar apertura a los procesos
contractuales.
2. Gerentede proyecto:
a. Funcionesgenerales:
1) Realizar la coordinación, consecución y consolidación de
los documentos necesarios para iniciar el proceso
contractual.
2) Coordina el proceso de estructuración en forma eficaz,
eficiente y efectiva.
3) Deberá realizar todo el aprestamiento administrativo y
logístico para la consecución de los documentos previos
de Índole legal, presupuestal y técnico.
4) Realizar la estructuración de los estudios de mercado,
de precios y técnicos, así como el estudio previo que es
de su responsabilidad y competencia conforme con los
soportes resentados or los comités estructuradores.
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MINISTERIO DE DEFENSA NAcloNAL
Código: FOJEMPP450
` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL
5) Tendrá a su cargo la vocería del proceso de selección,
en consecuencia, toda información interna o externa que
se produzca o tramite será conocida o propuesta por el
Gerente de Proyecto.
b. Funciones específicas:
1) Dirigir el personal encargado de proyectar y elaborar el
estudio previo que antecede el proceso de selección,
observando los siguientes lineamientos: descripcjón de
la necesidad que la unidad ejecutora pretende satisfacer
y definición técnica, informando objeto, plazo, forma de
pago, sitio y condición de entrega, soporte económico
del valor del contrato y certificado de disponibiljdad
presupuestal y/o oficio de vigencias futuras, y otros que
en los sucesivo lo modifiquen, adicionen o aclaren.
2) Dirigir el comité técnico designado para estructurar,
elaborar y diseñar las especificaciones técnicas del
pliego. Cuando se trate de procesos de selección cuyo
soporte sea especificaciones técnicas y no normas
técnicas, el Gerente del Proyecto junto con el Comité
Técnico Estructurador suscribirá documento dirigido al
competente contractual, justificando la asignación de
pesos y puntajes. En cualquier caso el ejercicio de esta
función se radica exclusivamente en el Gerente de
Proyecto de Unidad Ejecutora.
3) Realizar por intermedio de sus asesores o
colaboradores, las gestiones pertinentes ante las
diferentes dependencias de la Unidad Ejecutora
tendientes a garantizar la suficiencia de recursos
presupuestales, físicos y humanos necesarios para la
viabilidad del proceso] dentro de la normatividad vigente.
4) Liderar las gestiones necesarias en el ámbito interno y
externo de la Unidad Ejecutora, garantizando la
ejecución del proceso de selección para cumplir el
cronograma diseñado para tal efecto.
5) Coordinar la expedición de los documentos necesarios
destinados a inte edir el ecto de
gT„#f
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j+*` MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Código: FOJEMPP450
.`üi COMANDO GENERAL FUERZAS IvllLITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL DIRECTIVAS Versión: 0
'q PLANEACIÓN Y POLITICAS
condiciones.
6) Asistir a la audiencia de estimación, tipificación y
asignación de los riesgos y la de aclaración de pliego,
cuando las soliciten. Coordinar la actividad de los
comités para estructurar el pliego definitivo.
7) Dirigir la actividad de los comités y avalar con su firma
los formularios de preguntas y respuestas, así como las
adendas que se expidan.
8) Asistir a la diligencia de cierre del proceso y
presentación de ofertas, suscribiendo la correspondiente
acta.
3. Comités estructuradores:
a. En general debe hacerse el estudio integral que soporte la
necesidad que la entidad pretende satisfacer mediante el
análisis de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas,
así como de las financieras, del negocio a celebrar.
b. El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego
ante el Gerente del Proyecto de la respectiva unidad
ejecutora, verificando que los aspectos allí consignados
cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la
ley, para garantizar una selección objetiva.
c. Elaborar bajo la dirección y supervisión de los Gerentes de
Proyectos los estudios previos bajo los lineamientos y
parámetros establecidos, formulándole a este último por
escrito y de manera sustentada los motivos de inconformidad
que existan entorno a las especificaciones técnicas,
exigencias económicas, financieras y legales.
d. Elaborar el análisis del sector conforme a los parámetros de
acuerdo con el manual publicado por Colombia Compra
Eficiente en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.
e. Elaborar el proyecto de pliego y el pliego de condiciones
definitivo en el área correspondiente con responsabilidad,
eficiencia encia res etando los
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y^ MINISTERIODEDEFENSANAcloNAL
Código: FOJEMPP450
`ri` CO.V]ANDO GENERAL FUERZAS M,L]TARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL
JEFATURA DE ESTADO MAYOF`
w{v` pLANEACIÓN Y POLITICAS
constitucionales y legales que garanticen una escogencia
objetiva en concordancia con el Artículo 5 de la ley 1150 de
2007.
f. Estudiar y evaluar las solicitudes presentadas por los
interesados al pliego y prepara las explicaciones requeridas
frente a su contenido.
g. Propender por actualizar las normas técnicas, jurídicas y
económicas para que sean incluidas en el pliego,
h. lncluir en el pliego las especificaciones técnicas, los factores
de verificación y cuando sea del caso los factores de
ponderación y evaluación de las oferias para la estructuración
de los requisitos habilitantes debe tener en cuenta los
parámetros establecidos por Colombia Compra Eficiente en el
manual respectivo.
i. Verificar que el pliego contemple, respecto del oferente, el
cumplimiento de contratos anteriores, multas y sanciones
impuestas por alguna entidad pública dentro de los tres (3)
años anteriores a la presentación de su oferta y que estén
reporiados en el RUP, y/o aquellas que la entidad conozca y
que estén en firme, independientemente del régimen jurídico
aplicable a la entidad pública que la imponga. En ningún caso
el registro de multas o sanciones será objeto de ponderación
en el pliego.
j. Consultar al asesor en comercio exterior cuando se trate de
adquirir bienes o servicios imporiados, para determinar la
modalidad de entrega y los costos asociados a la importación,
necesarios para definir el anexo respectivo del pliego (comité
económico).
k. Revisar la legislación tributaria y contable, previo a establecer
el precio base de la adquisición, con el fin de que se tengan
en cuenta impuestos tasas o contribuciones que se puedan
llegar a generar en el proceso contractual.
1. Para el caso de compras centralizadas unificar criterios entre
las Unidades Ejecutoras en cuanto a plazos de entrega y
forma de pago.
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W'` MiNisTERIO DE DEFENSANACIONAL
Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL DIRECTIVAS Versión: 0
m. Suscribir concepto favorable al ordenador del gasto o su
delegado, para integrar el proyecto de pliego, el pliego, donde
exprese su intervención respecto al proceso de contratación.
n. Participar en la audiencia informativa, audiencia de aclaración
y estimación, tipificación y asignación de los riesgos, en la que
se puede precisar el contenido y alcance del pliego de
condiciones a solicitud de algún interesado.
o. Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes
presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de
consolidar el pliego.
p. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al
pliego, a fin de expedir adendas.
q. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del
proceso a través de proyectos de formularios de preguntas y
respuestas, para someterla a consideración del Competente
Contractual.
Ejercer sus funciones coordinadamente con los Gerentes de
Proyecto y la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio
de Defensa Nacional o quien haga sus veces.
S. Mantener informado a los Gerentes de Proyecto sobre las
novedades presentadas en la elaboración del pliego.
11. ETAPA CONTRACTUAL
A. FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ETAPA CONTRACTUAL
1. Comité de adquisiciones:
a. Avalar, solicitar complementaciones u objetar, según sea el
caso, la recomendación de los comités evaluadores frente a
las propuestas presentadas en el proceso de contratación,
con fundamento en el pliego y pariicularmente los factores de
selección establecidos en el mismo para la selección de la
propuesta más favorable.
b. De resultar procedente conforme con las reglas de selección,
solicitar reevaluaciones, re uerimientos o visitas en aras de
Pág. _ de_
F' MiNisTERio DE DEFENSA NAcloNAL
Código: FOJEMPP450
¥ COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NAcloNAL
obtener una evaluación integral y objetiva de las oferias.
c. La demás que sean necesarias para garantizar una selección
objetiva y las que se encuentren relacionadas en el Manual de
Contratación.
2. Gerente de proyecto:
a. Funciones específicas:
1) Dirigir las labores de los comités asesores y
evaluadores, rindiendo las aclaraciones y directrices
que se hicieren necesarias.
2) Suscribir en señal de aval los requerimientos y
aclaraciones que deben remitirse a los proponentes
durante la etapa de evaluación de las ofertas.
3) Suscribir en señal de aval, el informe de evaluación de
las oferias.
4) Recibir de la Dirección de contratación Estatal o quien
haga sus veces en la Unidad Ejecutora, las
observaciones al informe de evaluación y coordinar la
expedición del informe definitivo de evaluación de
ofertas.
5) Solicitar ante la Secretaría General del Ministerio de
Defensa la realización del Comité de Adquisiciones
para las contrataciones directas reservadas que trata la
Directiva 09 de 2014, cuando sea necesario. En los
casos en los cuales existan términos, tendrá presente
que la convocatoria del Comité de Adquisiciones se
realizará con tres días de antelación. (A la fecha las
adquisiciones de bienes y servicios bajo dicha
modalidad se encuentran suspendidas, conforme el
Auto de fecha 14 de mayo de 2014 del Consejo de
Estado).
6) Coordinar la elaboración, trámite y sustentación ante el
comité de adquisiciones, de las ponencias y
recomendaciones de los comités evaluadores con la
resentación o ortuna de los documentos ue soporten
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Código: FOJEMPP450
x COMANDO GENERAL FUEF¥AS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL
L` JEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
los aspectos a tratar.
7) Coordinar la realización y presentación de la audiencia
de adjudicación del proceso, convocando a los
miembros de los comités evaluadores.
8) Sustentar ante la Comisión lnterparlamentaria de
Crédito Público (cuando haya lugar en los procesos
Centralizados) la solicitud de aprobación del concepto
previo y definitivo, para lo cual e] respectivo Comando
de Fuerza brindará el apoyo logístico necesario para
elaborar y consolidar los documentos (Cartilla), e
informes requeridos para la sesión de la misma.
9) Asistir a la audiencia de adjudicación del proceso, e
intervenir en lo que resulte de su competencia.
10) Avalarcon su firma el anexo técnico del contratoy/o de
los contratos resultantes.
11) Disponer lo necesario para obtener dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a la firma del contrato su
registro presupuestal y el cumplimiento de los
requisitos de legalización.
3. Comités evaluadores:
a. Funcionesgenerales:
1) El análisis integral de los documentos previos a la
apertura del proceso, la resolución de apertura, pliego
de condiciones definitivo con sus adendas o
modificaciones si las hay, el estudio del contenido del
acta de audiencia informativa, estimación, tipificación y
asignación de los riesgos y de aclaración de pliego, si
procede, de los formularios de preguntas y respuestas
y la verificación del cronograma previsto en el proceso
de selección y en pariicular, Ios mecanismos y factores
de evaluación establecidos en el pliego y las posibles
causales de rechazo, inhabilidades, incompatibilidades
o prohibiciones que contenga.
El estudio, evaluación calificación de las ofertas
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* MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Código: FOJEMPP450
y: COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NAcloNAL
presentadas, de tal forma que el evaluador garantice el
deber de selección objetiva, la verificación de las
ofertas a evaluar, evidenciando que cumplan todos y
cada uno de los requisitos exigidos en el pliego y en la
ley.
3) Los evaluadores velarán porque la escogencia del
contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es
su obligación recomendar al Ministro de Defensa
Nacional o su delegado, previo concepto del Comité de
Adquisiciones del Ministerio y de las Unidades
Ejecutoras, elegir el ofrecimiento más favorable sin que
la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los
contenidos en el pliego.
4) Los asesores y evaluadores suscribirán informes sobre
la evaluación realizada, dejando constancia de todas
las circunstancias de tiempo, modo y lugar que
ocurrieran en su función evaluadora.
5) Entrega de Documentos a la Dirección las Unidades
Ejecut'oras. Los evaluadores ejercerán su función
diligentemente, de manera que los informes de
evaluación estén a disposición de la Dirección de las
Unidades Ejecutoras, con dos (2) días de antelación a
la fecha en que se coloquen a disposición de los
interesados, o dentro del plazo que establezca el
competente contractual. Este informe será revisado
previo al traslado de los proponentes, por el Gerente
del Proyecto y el abogado líder del proceso del área de
contratos.
6) Para el ejercicio de sus funciones, los evaluadores
podrán hacer los requerimientos y solicitudes de
aclaraciones que considere pertinentes para la
evaluación de las propuestas, en la oportunidad
prevista en las disposiciones aplicables, dará respuesta
a las observaciones que los proponentes hagan a las
evaluaciones sobre las cuales se les ha dado traslado.
7) Está en la obligación de responder todas y cada una de
las observaciones presentadas dentro de los términos
contenidos en el crono rama del roceso.
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"" MINISTERIODEDEFENSANAcloNAL
Código: FOJEMPP450
K COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NACIONAL
' JEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
8) El comité evaluador remitirá las respuestas a las
observaciones de los proponentes al delegado en cada
unidad ejecutora, por medio electrónico y documental
dentro del término establecido en el pliego. Es causal
de mala conducta la inobservancia de los términos,
salvo que medie un acto administrativo de prórroga de
los términos establecidos.
9) El jefe del área de contratación de cada unidad
ejecutora, podrá dentro del cronograma de la licitación
pública, selección abreviada y concurso de méritos,
celebrar una reunión previa que permita analizar y
discutir con los asesores, evaluadores, el gerente del
proyecto del área funcional y el gerente de proyecto de
cada unidad ejecutora, los resultados de su
verificación, examen y evaluación de propuestas.
10) El comité evaluador presentará ante el comité de
adquisiciones su informe de evaluación, asesoría y
recomendación de adjudicación debidamente
sustentado. Si de las discusiones del comité de
adquisiciones, se genera una decisión de ampliar o
profundizar algún aspecto de la evaluación, el comité
evaluador la atenderá y presentará un nuevo informe
debidamente sustentado.
11) Funciones Específicas en el Aspecto Técnico
Administrativo:
a) Verificar que las especificaciones técnicas y
pariiculares de los bienes o servicios a contratar,
correspondan a las solicitadas y definidas en el
pliego de condiciones, así como el clasificador
de Bienes y servicios de las Naciones Unidas
UNSPSC.
b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios
ofertados, hacer las observaciones pertinentes,
y/o rechazar los ofrecimientos que no
correspondan a las calidades o características
exigidas en el pliego, aplicando lo solicitado en el
mismo.
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r` M,N,STER,o DE DEFENSA NAC,oNAL
Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
' PLANEACIÓNYPOLITICAS
c) Presentar dentro del término establecido el
informe de evaluación a la dependencia del área
de contratos de cada unidad ejecutora, según
corresponda.
12) Proyectar y remitir a la Dirección de Contratación
Estatal, o a la dependencia del área de contratos de
cada unidad ejecutora dentro del término previsto en el
cronograma del proceso de selección, la respuesta a
las observaciones al informe de evaluación, así como la
verificación de los requisitos habilitantes que subsanen
los mismos en aplicación de la ley y al pliego.
13) Para la modalidad de selección que proceda, asistir a la
audiencia pública de adjudicación e intervenir en lo que
resulte de su competencia.
14) Funciones Específicas en el Aspecto Legal:
a) Verificar el cumplimiento de los requisitos legales
exigidos en el pliego y en especial de la
capacidad y calidad de los proponentes.
b) Verificar en el Registro único de proponentes y
en el Certificado de Existencia y Representación
Legal que el proponente no se encuentre
inmerso en causales de inhabilidad e
incompatibilidad.
15) Presentar dentro del término establecido el informe de
evaluación de las ofertas, a la Dirección de
Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional
o a la dependencia del área de contratos de cada
unidad ejecutora, según corresponda.
16) Proyectar y remitir a la Dirección de Contratación
Estatal, o a la dependencia del área de contratos de
cada unidad ejecutora dentro del término previsto en el
cronograma del proceso, la respuesta a las
observaciones sobre el informe de evaluación, así
como la verificación de los requisitos habilitantes que
subsanen los mismos, en a licación de la le
fiH£2oñdÁÉ
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%7;^ MiNisTERIO DE DEFENSANACIONAL
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EJÉRCITO NACIONAL
+ JEFATURA DE ESTADO MAYOR
<' PLANEACIÓN Y POLITICAS
pliego.
17) Para los casos de selección en los que proceda, asistir
competencia.
18) Apoyar permanentemente a los diferentes comités
durante su función asesora y evaluadora.
19) Funciones Específicas en el Aspecto Económico y
financiero:
a) Verificar el cumplimiento de todos los aspectos
económicos y financieros establecidos en los
pliegos de condiciones, así como de los
indicadores financieros objeto de evaluación.
b) Verificar que los ofrecimientos recibidos sean
acordes con las condiciones de precio, y calidad
señalada en el pliego conforme con cada
modalidad de selección.
c) Verificar los precios del mercado cumpliendo con
los parámetros estipulados en la normatividad
vigente.
d) Verificar que los valores propuestos incluyan los
impuestos de ley si a éstos hay lugar.
e) Verificar que los ofrecimientos recibidos estén
acordes con los términos lNCOTERMS
señalados en el pliego, cuando aplique.
f) Durante la evaluación, el comité económico
deberá verificar que los proponentes no estén
presentando ofertas con valor artificialmente
bajo, en el evento de evidenciar dicha situación,
deberá tenerse en cuenta lo señalado en el
Artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015.
111. ETAPA POSTCONTRACTUAL
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A. FUNCIONES DE LOS COMITES EN LA ETAPA POSTCONTRACTUAL
1. Funciones del Gerente de proyecto:
a. Entregar mediante acta las actuaciones realizadas durante su
desempeño al .supervisor del contrato, si fuere del caso.
b. Las demás que guarden relación directa con el proceso.
2. Funciones del supervisor del contrato:
a. Los supervisores de los contratos, serán funcionarios
designados por el competente contractual. lnician su actividad
cuando el contrato esté perieccionado, esto es suscrito,
registrado el compromiso y legalizado, es decir aprobadas las
garantías.
b. EI ordenador del Gasto, le informará al supervisor mediante un
memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos,
remitiendo copia de los siguientes documentos:
1 ) Del contrato.
2) Copia de la propuesta.
3) De las garantías con su correspondiente aprobación.
C. Para confrontar información podrá consultar el expediente
original en la Dirección de Contratación Estatal o quien haga
sus veces.
d. El supervisor del contrato vigilará su ejecución y cumplimiento
del objeto durante todo el tiempo que esté vigente y su función
termina cuando se suscriba el acta de liquidación.
e. Cuando el supervisor del contrato manifieste su desacuerdo con
la ejecución de un contrato, o con la forma de los actos,
documentos o circunstancias examinadas, formulará sus
reparos por escrito.
Los reparos serán motivados en hechos, circunstancias y
normas y abarcarán las observaciones y objeciones
correspondientes
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EJÉRCITO NACIONAL DIRECTIVAS Versión: 0
« JEFATURA DE ESTADO MAYOR
~ PLANEACIÓN Y POLITICAS
g. El supervisor comunicará al competente contractual, a la
dependencia interesada en el contrato y al Ordenador del Gasto
los resultados más relevantes de su actuación y recomendará
las actuaciones para su normal ejecución.
El supervisor podrá solicitar al competente contractual, la
revisión de los actos que considere perjudiciales para los
intereses de la Nación Ministerio de Defensa Nacional.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de
un contrato que amenace su paralización, es obligación del
supervisor informar por escrito dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al competente
contractual y al Director de la dependencia que ha contratado el
bien o servicio, para que estos inicien las acciones
correspondientes.
Los supervisores de los contratos suscritos por Ministerio de
Defensa Nacional Unidad Ejecutora están obligados a acatar
las observaciones y decisiones del competente contractual, en
los eventos de discrepancias en su ejecución y no están
autorizados a expedir cumplidos para pagar obligaciones, hasta
tanto no se pronuncie favorablemente el competente
contractual.
Los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de
Defensa Nacional Unidad Ejecutora están obligados a
entregar debidamente liquidadas todas las cuentas
contractuales con sus respectivos soportes, utilizando el
formato implementado por la Dirección de Contratación Estatal.
En este momento quedará documentalmente acreditado el
cumplimiento de todos los requisitos necesarios para cumplir la
obligación a cargo del Ministerio y del cumplimiento de las
obligaciones del contratista.
3. Funciones Generales en el Aspecto Técnico:
a. Verificar que las especificaciones y condiciones pariiculares de
los bienes o servicios contratados, correspondan a las
solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.
b. En los eventos q ue así lo determine el contrato, o si la
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«` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCIT0 NAcloNAL
` JEFATURA DE ESTADO MAYOR ^ DIRECTIVAS Versión: 0
" PLANEACIÓN Y POLITICAS
naturaleza del mismo lo requiere, el supervisor suscribirá
conjuntamente con el contratista y el competente contractual,
las actas de iniciación o de recibo de bienes y/o servicios,
dentro del término establecido en el contrato.
c. Cuando se requieran cronogramas o programación de
actividades al contratista para ejecutar el objeto contratado, el
supervisor los exigirá y recibirá para su revisión y control,
dentro de los plazos estipulados en el contrato.
d. Cuando se trate de la supervisión o interventoría de contratos
de obras, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios
designados para este efecto, abrirán y llevarán conjuntamente
con el contratista, o la persona delegada por éste, una memoria
diaria de la obra, en donde constarán las acciones realizadas
diariamente en ella, así como las actas de los comités técnicos
de obra o administrativos que periódicamente deban realizarse
y las observaciones que se consideren pertinentes. Este
documento formará parte integral del contrato y la copia
mensual del documento se remitirá a la Unidad Ejecutora para
que repose en la carpeta del contrato.
e. El supervisor podrá citar o convocar a reuniones al contratista,
al competente contractual, a quienes tengan interés directo en
la ejecución del contrato, a quienes participaron en la
elaboración del pliego y elaboración de la minuta del contrato,
cuando tenga dudas sobre los términos del contrato y/o se
considere necesario para su normal ejecución.
f. De estas reuniones levantará una ayuda memoria suscrita por
los que en ella intervinieron y la misma contendrá como mínimo
los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos
a ejecutar.
g. Los supervisores de los contratos si la naturaleza del mismo lo
requiere y así se ha estipulado en la minuta del contrato,
elaborarán actas de recibo parcial de bienes o servicios, las
cuales suscribirá conjuntamente con el contratista. El valor de
los bienes o servicios que por estas actas se recibe no será
inferior al porcentaje estipulado en el contrato.
h. El supervisor exigirá la buena calidad y correcto funcionamiento
de los bienes servicios contratados se abstendrá de dar el
BFzflTiinó,,á
respectivo cumplido si éstos no corresponden a las calidades,
cantidades y especificaciones técnicas exigidas.
El supervisor mantendrá el control y coordinación permanente
sobre la ejecución del contrato, de tal manera que implemente
actividades, tales como, reuniones con el comité evaluador y
contratista, visitas que sean pertinentes a las empresas y las
que se estimen necesarias.
El supervisor verificará que el contratista entregue los bienes y/o
servicios que oferió. En el evento que por concepto técnico,
algunos de los bienes y/o servicios no sean acordes con el
contrato y la oferta, éste exigirá al contratista su modificación en
el menor tiempo posible, o en el indicado en el contrato.
k. Si el bien y/o servicio es entregado por el contratista con algún
defecto menor, el supervisor podrá devolverlo para que aquel
corrija o subsane los defectos, en un término que el supervisor
considere perentorio sin afectar el plan logístico de la Fuerza.
1. Si el bien entregado presenta un defecto que no afecte su
funcionalidad, o que disminuya su durabilidad, pero que no sea
susceptible de corrección, el supervisor los recibirá y autorizará
su distribución, conservando las muestras defectuosas del total
de muestras evaluadas según el plan de muestreo previsto en
la norma técnica o especificación técnica o dejando cinco (5)
muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las
cuales serán marcadas y etiquetadas de manera que se
identifiquen suficientemente, para practicar sobre las mismas
las pruebas que el comité técnico receptor del material
considere procedentes e iniciar las acciones legales a que haya
lugar.
m. Si el bien entregado presenta defectos mayores será rechazado
por el supervisor, conservando las muestras defectuosas del
total de muestras evaluadas según el plan de muestreo
previsto en la norma técnica o especificación técnica, dejando
cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar
las cuales serán marcadas y etiquetadas de manera que se
identifiquen suficientemente para efectos de practicar sobre las
mismas las pruebas que el comité técnico receptor del material
considere procedentes y determinar las acciones legales a que
haya lugar.
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M MiN'STER|O DE DEFENSANACIONAL
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.,` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
EJÉRCITO NAcloNAL
' JEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
PLANEAclóN Y POLITICAS
n. Para todos los eventos el supervisor se apoyará en los
conceptos emitidos por los comités receptores del bien,
(técnico) quienes se pronunciarán sobre sus defectos indicando
si son mayores o menores, o si afectan su durabilidad,
funcionalidad, o el aspecto que resulte periinente.
o. El supervisorverificará conforme con la naturalezajurídica y tipo
del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los
medios y recursos para mantener la seguridad e integridad de
las personas que laboran en la unidad.
p. El supervisor exigirá el total cumplimiento de los cronogramas
pactados en los contratos y sólo podrá recomendar su
modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza
del contrato, esto se haga necesario. Cualquier modificación
que afecte el plazo de ejecución del contrato será previamente
autorizada por el competente contractual.
q. El supervisor resolverá todas las consultas presentadas por el
contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.
Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o
diferencias que no puedan resolverse por el supervisor, éste las
remitirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su
ocurrencia, al competente contractual para su consulta y
decisión.
r. El supervisor, si es necesario puede solicitar por escrito la
suspensión temporal de la ejecución de un contrato por
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando las
circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan tales
hechos, ante el competente contractual para que éste emita su
autorización. Si el competente contractual aprueba y suscribe la
suspensión del contrato, la Unidad Ejecutora, elaborará el acta
de suspensión, copia de la cual se remitirá supervisor del
contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su
legalización, para lo de su competencia.
S. El supervisor para todos los eventos de suspensión de un
contrato, al desaparecer los hechos que originaron su
suspensión, solicitará su reiniciación, dejando constancia del
tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final
del contrato.
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y`n CoMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES FICHA TÉCNICA
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t. EI Supervisor constatará a la fecha de vencimiento del contrato
su total cumplimiento. Si llegaré a tener dudas sobre la
ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final,
hasta no clarificar las dudas.
u. Para que el supervisor expida el acta de recibo final del contrato
verificará que todas las obligaciones estén cumplidas y procede
el pago final. Esta acta contendrá como mínimo la descripción
de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato,
incluyendo reajustes si proceden. Copia del acta se enviará a la
Dirección de Contratación Estatal o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora para su respectivo archivo.
v. Los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de
Defensa Nacional Unidad Ejecutora, al finalizar el contrato y
emitir el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes
y/o servicios contratados.
1) El supervisor elaborara el acta de liquidación la cual
deberá comprender la siguiente información: Datos
generales sobre el contrato principal, sus adiciones y
modificatorios (si los hay), datos sobre los certificados de
disponibilidad y registro correspondientes al contrato
principal, sus adiciones y modificaciones, se hará
referencia a la Garantía incluyendo la extensión de las
mismas si a ello hubiere lugar, Garantía técnica indicada
en el contrato (si aplica). Las prestaciones y obligaciones
cumplidas por el contratista, relacionando las actas de
recibo, número de elementos, cantidades recibidas y
entrada al almacén (si aplica), el Cumplimiento de las
obligaciones por la Entidad Estatal.
_~_
Departamento: CEDE4. |_ Directiva permanente N° | i ,``L;!
Fecha de expedición: Z / L)lL` Zul/
Objeto: Adquisición de bienes y serviciosContratación directa.
lNSPECTOR GENERAL DEL EJERCITO NACIONAL
contratación estatal y al planeamiento logístico.
Finalidad:
Adquisición de bienes y Servicios en el Ejército por
Contratación Directa.
Vigencia: vigencia toda disposición anterior que le sea contraria.
Misión general
contratación estatal en el Ejército Nacional, con el fin de dar estricto cumplimiento a lo
lnstrucciones generales de coordinación
La Operación Logística (proceso) de Adquisición puede definirse cómo el conjunto de
procedimientos y acciones necesarias para obtener o alcanzar una capacidad, un
componente o partes de un componente.
A. Acuerdos Comerciales:tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado
colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras
públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i)
los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
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v'``` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
FICHA TÉCNICADIRECTIVAS
EJÉRCITO NAcloNAL
JEFATURA DE ESTADO MAYOR Versión: 0
8. Adendas:documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de
condiciones.
C. Bienes Nacionales:bienes definidos como nacionales en el Registro de
Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009 o
las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
D. Capacidad Residual o K de Contratación:aptitud de un oferente para cumplir
oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros
compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está
en proceso de selección.
E. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): obligación por parie de las
entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de
contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base
el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos, previamente
analizado en los estudios previos.
F. Colombia Compra Eficiente:Agencia Nacional de Contratación Pública creada por
medio del DecretoLey 4170 de 2011.
G. Cronograma:documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y
plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el
que estas deben llevarse a cabo.
H. Documentos del proceso: (a) los estudios y documentos previos, (b) el aviso de
convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la
oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento
expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación,
1. Entidad Estatal:cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el Artículo 2 de
la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los Artículos 10,14 Y 24 de la Ley 1150
de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley
80 de 1993 Y la 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen
o sustituyan.
J. Etapas del contrato:fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo
en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser
utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
K. Mipyme: micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable
..B:=±.2BiÉ.39n9ii3
L. Periodo contractual:cada una de las fracciones temporales en las que se divide la
ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para
estructurar las garantías del contrato.
M. Plan Anual de Adquisiciones:Plan General de Compras al que se refiere el
Ariículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley
Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las
Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del
presente título.
N. Proceso de contratación:conjunto de actos y actividades, y su secuencia,
adelantadas por la Entidad Estatal desde la p[aneación hasta el vencimiento de las
garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición
final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo
que ocurra más tarde.
0. Riesgo:evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el
logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
P, RUP:Registro Único de Proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el
cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar
inscritos.
Q. Servicios nacionales:servicios prestados por personas naturales colombianas o
residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la
legislación colombiana.
R. Mipyme: micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable.
S. Grandes superficies:establecimientos de comercio que venden bienes de
Superintendencia de lndustria y Comercio.
T. SECOP:Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el
Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
U. Smmlv.. salario mínimo mensual legal vigente. íDecrefo 7082 de 2075, Arí/'ct//0
2.2.1.1.1.3.1.)
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EJÉRCITO NACIONAL
\ JEFATURADE ESTADO MAYOR Versión: 0
Procedimiento
1. CONTRATACIÓN DIRECTA
A.Etapa precontractual
1. Planeamiento de la adquisición.
a. Verificar que se encuentre lncluido en el plan de compras.
b. Ceriificado de Disponibilidad presupuestal.
c. Elaborarel plan de necesidades.
d. Establecer Norma, Ficha o Especificación Técnica.
e. Emitir resolución o circular designando Gerentes de
Proyectos, comitésEstructuradores y evaluadores.
f. Solicitud de cotizaciones con empresas del sector.
g. Solicitar el Aval de Cotizaciones al Comité Técnico
Estructurador.
h. Elaborar el Estudio Previo (no aplica para Urgencia
Manifiesta) el cual debe incluir:
1) Descripción de la necesidad que la entidad pretende
satisfacer.
2) Objeto a contratar
3) Valor estimado del contrato y la justificación del mismo.
4) Criterios para seleccionar la oferta más favorable.
5) Análisis de riesgos y la forma de mitigarlos.
6) Los estudios y documentos previos elaborados para la
contratación de empréstitos, contratos
interadministrativos con el Banco de la República y
Contratación de bienes y servicios en el sector
Defensa, la Dirección Nacional de lnteli encia
Unidad Nacional de Protección no serán publicados.
2. Acto administrativo que justifique la contratación directa el cual debe
contener:
a. La causal que invoca para contratar directamente.
b. El objetodel contrato.
c. El presupuesto para la contratación y las condiciones que
exigir al contratista.
d. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los
estudios y documentos previos.
e. Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a
celebrar es de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión.
El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará
las veces del acto administrativo de justificación.
3. Elaboración y envío de la Solicitud de oferta debe incluir:
a. Anexo l Datosdel proceso.
b. Anexo 2 0bjeto del contrato o convenio, cantidades, forma de
pago y plazo, lugar de entrega.
c. Anexo 3 Especificaciones técnicas.
d. Anexo4 Minutadel contrato.
e. Anexo 5 0ffset (cuando aplique) (Únicamente a nivel MDN),
4. Presentación de oferta
5. Selección del ofrecimiento más favorable.
a. De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en la
solicitud de oferia y con las reglas de subsanabilidad
señaladas en el Artículo 5 de la Le 1150 de 2007.
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¢`'ü* COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
JEFATURA DE ESTAD0 MAYOR Versión: 0
b. El comité económico evaluador verificará si el precio oferiado
es o no artificialmente bajo.
c. En caso de ser procedente se recomendará la adjudicación
del proceso.
d. En caso de precios artificialmente bajos, se requerirá al
oferente para que explique las razones que sustenten el valor
ofertado y recomendar así, el rechazo o continuidad de la
oferta.
6. Negociación del Contrato. Se celebraran reuniones para concertar el
contenido final de la minuta del contrato.
B.Etapa contractual
1. Componente presupuestal.
a. Contratación.
1) Elaboración del contrato.
2) Señalarlaspartesvinculadas.
3) Plazo para la celebración del contrato.
4) Condiciones para el perieccionamiento.
5) Plazo de ejecución.
6) Formas de pago del contrato.
2. Control presupuestal.
a. Remisión de documentos al supervisor del contrato.
b. Aprobación de garantías (cuando aplique).
c. Publicación de la minuta del contrato en el sECOP.
d. Expedición del certificado de Registro presupuestal.
filll
EñT±_,_)r'
e. Creación de la cuenta en el sllF.
f. Comunicación al contratista sobre la fecha de iniciación.
3. Componente administrativo.
a. Entradas.
b. lnforme de supervisión notificando cumplimiento de
requisitos técnicos.
c. Acta de recibo a satisfacción.
4. Componentefinanciero.
a. Pagos.
C.Etapa poscontractual
1. Componente logístico.
a. Disponibilidad paraelempleodel bien en elalmacén.
b. Flujodebienes.
c. Salidas.
a. Control presupuestal.
1) Elaboración delActa de Liquidación del contrato.
2) Datos Generales sobre el contrato principal, adiciones y
modificatorios.
3) Datos sobre los Certificados de Disponibilidad
Presupuestal y Certificado de Registro Presupuestal
correspondiente al contrato principal, adiciones y
modificaciones.
4) Referencia a las Garantías incluyendo la extensión de las
mismas a ue hubiere lu
Pág. _ de_
'^: COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
5) Referencia a la Garantía técnica indicada en el contrato
(si aplica).
6) Prestaciones y obligaciones cumplidas por el contratista,
relacionando las actas de recibo, número de elementos,
cantidades recibidas y entrada al almacén (si aplica).
7) Cumplimiento de las obligaciones por la Entidad Estatal,
esto es el corte de cuentas sobre el estado económico
del contrato.
8) Sólo se entenderá cumplida por parte del supervisor,
cuando esté suscrita el acta de liquidación por el
contratista y el competente contractual. Si el contratista
no acude a suscribirla procederá mediante acto
administrativo motivado a liquidar unilateralmente el
contrato.
9) Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del
acta de liquidación, se le remitirá nuevamente al
supervisor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes
al recibo de las observaciones o reparos del contratista.
En este evento el supervisor no podrá tomarse más de
un (1 ) mes en informar al jefe del área de contratos sobre
los resultados del nuevo análisis, para que este realice
los trámites que considere pertinentes.
E=
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ff i£ _0 7 3 g 3
gfEñÉ.~.jím.Í~z:T.T
Pág. _ de_
+ü COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESEJÉRCITONACIONAL Código: FOJEMPP450
JEFATURA DE ESTADO MAYORPLANEACIÓNYPOLITICAS Versión: 0
Departamento: CEDE4 | Directiva permanente N° |
Fecha de expedición: ? 7 nTr r)ni7
Adquisición de bieñésuystétvicios Licitación Pública.
Objeto:
lNSPECTOR GENERAL DEL EJERCITO NACIONALCOMANDANTE
ESTRATÉGICO DE TRANSFORMACIÓN DEL EJÉRCITO DEL
FUTURO JEFES DE ESTADO MAYOR COMANDANTES
Para: COMANDOS FUNCIONALES JEFES DE DEPARTAMENTOS
DEPENDENCIAS ESTADO MAYOR COMANDANTES UNIDADES
OPERATIVAS MAYORES, MENORES, TÁCTICAS TROPAS
EJÉRCITO.
Se pretende concretar los procesos de selección de contratistas
para ejecutarlos de forma transparente, eficiente y eficaz
adelantando los procesos contractuales de conformidad con las
disposiciones jurídicas aplicables a la contratación estatal y al
Finalidad: planeamiento logístico,
procedimientos y políticas que deben aplicarse en la Adquisición
de bienes y Servicios en el Ejército por Licitación Pública.
La presente directiva rige a partir de la fecha y deja sin vigencia
Vigencia: toda disposición anterior que le sea contraria.
Nivel declasificación:
Restringido
Misión general
procedimientos dentro d el marco legal vigente para orientar las directrices en materia de
procedimientos y acci ones necesarias para obtener o alcanzar una capacidad, un
A. Acuerdos comerciales:tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado
wÍ MINISTERlo DE DEFENSA NACIONAL Pág. _ de_
r€ coMANDO GENERAL FUERZAS M,L[TARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCIT0 NAcloNAL
públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i)
Ios bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
condiciones.
C. Bienes nacionales:bienes definidos como nacionales en el Registro de
D. Capacidad residual o K de contratación:aptitud de un oferente para cumplir
E. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): obligación por parte de las
H. Documentos del proceso: (a) los estudios y documentos previos, (b) el aviso de
convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) Ia
expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.
1. Entidad Estatal:cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el Ariículo 2 de
o sustituyan.
Pág. _ de_
' COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESEJÉRCITONACIONAL Código: FOJEMPP450
`Q + PLANEACIÓNYPOLITICAS
aplicable.
L. Período contractual:cada una de las fracciones temporales en las que se divide la
Artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley
presente título,
adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las
P. RUP:Registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el
inscritos.
R. SECOP:Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el
Ariículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
S. Smmlv: Salario mínimo mensual legal vigente. íDecreío 7082 de 2075, Ari/'cu/o
2.2.1.1.1.3.1.)
Procedimiento
1. LICITAclóN PÚBLICA
A.Adquisición de bienes y servicios del nivel estratégico
1. Etapa recontractual
+ MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Pág. _ de_
r* CoMANDO GENERAL FUERZAS M,L]TARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
' JEFATURA DE ESTADO MAYOR
Versión: 0
Fecha de emisión: 2016~0830
a. Planeamiento de la adquisición.
1) Verificar que se encuentre lncluido en el plan de
compras.
2) Contar con Disponibilidad presupuestal.
3) Elaborar el plan de necesidades.
4) Establecer norma, ficha o especificación técnica.
5) Emitir resolución o circular designando Gerentes de
Proyectos, comités estructuradores y evaluadores.
6) Solicitud de cotizaciones con empresas del sector.
7) Solicitar el aval de cotizaciones al Comité Técnico
Estructurador.
b. Elaborarel estudio previo el cual debe inc]uir.
1) Descripción de la necesidad que la entidad pretende
satisfacer.
2) Objeto a contratar.
3) Modalidad de selección del contratista y su justificación.
a) Licitación Pública.
c. Valor estimado del contrato y lajustificación del mismo.
d. Criterios para seleccionar la oferta más favorable.
e. Análisis de riesgos y la forma de mitigarlos.
f. Garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el
proceso de contratación.
g. lndicar si se encuentra cobijado por un Acuerdo comercial.
h. Aviso de convocatoria ública ariicipar en el roceso de
^, f \ 1
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¿.T4' _!#
<iÁ , , MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Pág. _ de_
'` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESEJÉRCITONACIONAL Código: FOJEMPP450
^\ JEFATURA DE ESTADO MAYORPLANEACIÓNYPOLITICAS Versión: 0
contratación se debe publicar en el SECOP.
i. Elaboración del proyecto de pliego de condiciones.
1) Debe contener descripción técnica, detallada y
completa del bien o servicio objeto del contrato.
2) Modalidad del proceso de selección y su justificación.
3) Criterios de selección, incluyendo factores de
desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
4) Condiciones del costo y/o calidad que la Entidad
Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva,
de acuerdo con la modalidad de selección del
contratista.
5) Reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su
evaluación y a la adjudicación del contrato.
6) Causales de rechazo de las ofertas.
7) Valor del contrato, plazo, cronograma de pagos y la
determinación de si debe haber lugar a entrega de
anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe
tener en cuenta los rendimientos que este puede
generar.
8) Los riesgos asociados al contrato, la forma de
mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las paries
contratantes.
9) Las garantías exigidas en el proceso de contratación y
sus condiciones.
10) La mención de si la Entidad Estatal yel contrato objeto
de los pliegos de condiciones están cubierios por un
Acuerdo Comercial.
11) Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12) Los términos de la supervisión y/o de la interventoría
del contrato.
Pág._de_
rf` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCIT0 NAcloNAL
«^ JEFATURA DE ESTADO MAYOR Versión: 0
13) El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede
expedir Adendas.
j. Observaciones al proyecto del pliego de condiciones.
k. Audiencia informativa.
1. Acto de apertura del proceso de selección.
m. Publicación del pliego de condiciones definitivo.
n. Modificación de los pliegos de condiciones a través de
adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para
presentar las ofertas.
o. S'elección del ofrecimiento más favorable.
1) De acuerdo a la ponderación de los elementos de
calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas.
2) Si la selección será mediante la ponderación de los
elementos de calidad y precio que representen la mejor
relación costobeneficio, la entidad debe establecer en
los pliegos:
a) Condiciones técnicas y económicas mínimas de
la oferia.
b) Condiciones técnicas adicionales que
representan ventaja de calidad o de
funcionamiento.
c) Condiciones económicas adicionales que
representen ventajas en términos de economía,
eficiencia y eficacia que puedan ser valoradas
en dinero.
d) El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna
a cada ofrecimiento técnico o económico
adicional, para permitir la ponderación de las
ofertas presentadas.
Pág. _ de_
7'`` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
FICHA TÉCNICADIRECTIVAS ,
EJÉRCITO NACIONAL
p. Evaluación de las oferias.
q. Audiencia pública de adjudicación y/o declaratoria de desierta
del Proceso de Selección.
r. Acto de adjudicación y/o declaratoria de desierio del proceso.
8. Etapa contractual
a. Contratación
1) Elaboración del contrato.
a) Señalar las partes vinculadas.
b) Plazo para la celebración del contrato.
c) Cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de
condiciones.
d) Garantías.
e) Condiciones para el perfeccionamiento.
f) Plazo de ejecución.
g) Formas de pago del contrato.
h) Control presupuestal.
i) Remisión de documentos al supervisor del contrato.
j) Publicación en el sECOP.
k) Expedición del Certificado de Registro Presupuestal.
1) Creación de la cuentaen el sIIF.
m) Comunicación al contratista sobre la fecha de iniciación.
2. Com onente administrativo.
Pág. _ de_
MINISTERIO DE DEFENSA NAcloNAL
v`^`` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
m, JEFATURA DE ESTADO MAYOR Versión: 0
a. Entradas.
b. Informe de supervisión notificando cumplimiento de requisitos
técnicos.
c. Acta de Recibo a satisfacción.
3. Componente financiero.
a. Pagos.
C. Etapa poscontractual
1. Componente Logístico.
a. Disponibilidadparaelempleodelbien.
b. Flujodebienes.
2. Componente Financiero.
a. Salidas.
1) Elaboración delActa de Liquidación del contrato.
a) Datos Generales sobre el contrato principal, adiciones y
modificatorios.
b) Datos sobre los Ceriificados de Disponibilidad Presupuestal
y Certificado de Registro Presupuestal correspondiente al
contrato principal, adiciones y modificaciones.
c) Referencia a las garantías incluyendo la extensión de las
mismas a que hubiere lugar.
d) Referencia a la garantía técnica indicada en el contrato (si
aplica).
Pág. _ de_
'" COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESEJÉRCITONACIONAL Código: FOJEMPP450
e) Prestacíones y obligaciones cumplidas por el contratista,
f) Cumplimiento de las obligaciones por la Entidad Estatal,
esto es el corte de cuentas sobre el estado económico del
contrato.
g) Solo se entenderá cumplida por parie del supervisor,
cuando esté suscrita el acta de liquidación por el contratista
y el competente contractual. Si el contratista no acude a
suscribirla procederá mediante acto administrativo
motivado a liquidar unilateralmente el contrato.
h) Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del
acta de liquidación, se le remitirá nuevamente al supervisor
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de
las observaciones o reparos del contratista. En este evento
el supervisor no podrá tomarse más de un (1) mes en
informar al jefe del área de contratos sobre los resultados
del nuevo análisis, para que este realice los trámites que
considere pertinentes.
D!Ft=3Clt:;j 3E tiEGOC(OS GE\{=,`ív£,L=:.CE3E11
Pág. _ de
;E COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESEJÉRCITONACIONAL Código: FOJEMPP450
Departamento: CEDE4 DirectivapermanenteN° | 0 0 | 94
Fecha de expedición: Z ' L)lt` ZL„/
Objeto: Adquisición de bienes y serviciosMínima cuantía.
COMANDANTES U N I DADES OPERATIVAS MAYORES ,
contratación estata[ y al planeamiento logístico.
Finalidad:
Adquisición de bienes y Servicios en el Ejército por Mínima
Cuantía.
Misión general
A. La Operación Logística (proceso) de Adquisición puede definirse cómo el conjunto
de procedimientos y acciones necesarias para obtener o alcanzar una capacidad,
un componente o paries de un componente.
8. Acuerdos comerciales:tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado
colombiano, que copúblicas,enloscualentienen derechg§, y obligaciones en materia de comprassexistecomomLnimoelcompromisodetratonacionalpara:(i)
los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
Pág. _ de_
MINISTERlo DE DEFENSA NACIONAL
'+ COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCIT0 NAcloNAL
* JEFATURA DE ESTADO MAYOR Versión: 0
C. Adendas:documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de
condiciones.
D. Bienes nacionales:bienes definidos como nacionales en el Registro de
E. Capacidad residual o K de contratación:aptitud de un oferente para cumplir
F. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): obligación por parte de las
G. Colombia Compra Eficiente:Agencia Nacional de Contratación Pública creada por
H. Cronograma:documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y
1. Documentos del proceso: (a) los estudios y documentos previos, (b) el aviso de
oferta; (0 el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento
J. Entidad Estatal:cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el Artículo 2 de
o sustituyan.
K. Etapas del contrato:fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo
L. Mipyme: micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable
Pág. _ de_
* COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
^ JEFATURADE ESTADO MAYOR Versión: 0
M. Periodo contractual:cada una de las fracciones temporales en las que se divide la
N. Plan Anual de Adquisiciones:Plan General de Compras al que se refiere el
presente título.
0. Proceso de contratación:conjunto de actos y actividades, y su secuencia,
P. Riesgo:evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el
Q. RUP:Registro Único de Proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el
cual los interesados en pariicipar en Procesos de Contratación deben estar
inscritos.
R. Servicios nacionales:servicios prestados por personas naturales colombianas o
S. Mipyme: micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable.
T. Grandes superficies:establecimientos de comercio que venden bienes de
Superintendencia de lndustria y Comercio.
U. SECOP:Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el
V. SMMLV:Salario mínimo mensual legal vigente. íDecnefo 7082 de 2075, Arii'cu/o
2.2.1.1.1.3.1.)
Pág. _ de_
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALXCOIVIANDOGENERALFUERZASMILITARES
Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
v, JEFATURA DE ESTADO MAYOR
\`" . PLANEACIÓN Y POLITICAS Versión: 0
Procedimiento
1. COMPRAS ATRAVÉS DE MODALIDAD MININA CUANTÍA
A. Etapa precontractual
1. Planeamiento de la adquisición.
a. Verificar que se encuentre lncluido en el plan de compras.
b. Certificado de Disponibilidad presupuestal.
c. Elaborarel plan de necesidades.
d. Establecer Norma, Ficha o Especificación Técnica.
e. Emitir resolución o circular designando Gerentes de Proyectos,
comités.
2. Estructuradores y evaluadores.
a. Solicitud de cotizaciones con empresas del sector.
b. Solicitar el Aval de Cotizaciones al Comité Técnico Estructurador.
1) Elaborarel estudio previo el cual debe incluir.
1) Descripción sucinta de la necesidad que
pretende satisfacer con la contratación.
2) La descripción del objeto a contratar identificado
con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios,
3) Las condiciones técnicas exigidas.
4) Valor estimado del contrato y la justificación del
mismo.
ecucion del contrato.
Pág. _ de_
;ú COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
q ^ JEFATURA DE ESTADO IVIAYOR Versión: 0
6) El ceriificado de disponibilidad presupuestal que
respalda la contratación.
b. Elaboración y publicación en el SECOP de la lnvitación a
oferiar debe incluir:
1) La descripción del objeto a contratar identificado
con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios.
2) Las condiciones técnicas exigidas.
mismo.
4) Forma como el interesado debe acreditar su
capacidad jurídica y la experiencia mínima.
5) Cumplimiento de las condiciones técnicas
exigidas.
6) La Entidad puede exigir una capacidad
financiera mínima, de igual forma, establecerá
las condiciones para su evaluación
correspondiente.
7) La invitación se hará por un término no inferior a
un (1) día hábil.
8) Las observaciones o comentarios que formulen
los interesados en la invitación serán
contestados por la Entidad Estatal antes del
vencimiento del plazo para presentar ofertas.
c. Cierre y recepción de oferias.
d. Selección del ofrecimiento más favorable.
La Entidad Estatal debe revisar las ofertas
económiQas y verificar que la de menor precio
cumple con .las condiciones de la invitación.
Pág. _ de_
'€ COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
Yv{ " " pLANEAC|ÓNYPOLITICAS Versión: 0
2) Si esta no cumple con las condiciones de la
invitación, la Entidad Estatal debe verificar el
cumplimiento de los requisitos de la invitación de
la oferta con el segundo mejor precio y así
sucesivamente.
La Entidad Estatal debe publicar el informe de
evaluación durante un (1) día hábil.
La Entidad Estatal debe aceptar la oferia de
menor precio, siempre que cumpla con las
condiciones establecidas en la invitación a
participar en procesos de mínima cuantía.
En caso de precios artificialmente bajos, se
requerirá al oferente para que explique las
razones que sustenten el valor oferiado y
recomendar así, el rechazo o continuidad de la
oferta.
a. Aceptación de la oferta.
1) Señalar las partes vinculadas.
2) Plazo para la celebración del contrato.
3) Condiciones para el perfeccionamiento.
4) Plazodeejecución.
5) Formasdepagodel contrato.
6) Se debe informar el nombre del supervisor del contrato.
2. Control presupuestal.
a. Remisión de documentos al supervisor del contrato.
robación de araHt±a~S cuando apli

Pág._de_
•`*`'; COIVIANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
FICHA TÉCNICA
EJERCIT0 NACIONAL
JEFATURA DE ESTAD0 MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
c. Publicación de la aceptación de la oferia en el SECOP.
d. Expedición del Certificado de Registro Presupuestal.
e. Creación de la cuenta en el SllF.
3. Componente administrativo.
a. Entradas.
b. lnforme de supervisión notificando cumplimiento de requisitos técnicos.
c. Acta de Recibo a satisfacción.
4. Componente financiero.
a. Pagos.
C. Etapa poscontractual
1. Componente logístico.
a. Disponibilidad para el empleo del bien en el almacén.
b. Flujode bienes.
c. Salidas.
1) Elaboración del Acta de Liquidación del contrato
a) Datos generales sobre el contrato principal, adiciones y
modificatorios
b) Datos sobre los Certificados de Disponibilidad
Presupuestal y Certificado de Registro Presupuestal
correspondiente al contrato principal, adiciones y
modificaciones
Pág. _ de_
'`*` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACI0NAL
`":§ PLANEACIÓN Y POLITICAS Versión: 0
c) Referencia a las garantías incluyendo la extensión de las
mismas a que hubiere lugar.
d) Referencia a la garantía técnica indicada en el contrato
(si aplica).
e) Prestaciones y obligaciones cumplidas por el contratista,
f) Cumplimiento de las obligaciones por la Entidad Estatal,
esto es el corie de cuentas sobre el estado económico
del contrato.
g) Sólo se entenderá cumplida por parie del supervisor,
cuando esté suscrita el acta de liquidación por el
contratista y el competente contractual. Si el contratista
no acude a suscribirla procederá mediante acto
administrativo motivado a liquidar unilateralmente el
contrato.
h) Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del
acta de liquidación, se le remitirá nuevamente al
supervisor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes
al recibo de las observaciones o reparos del contratista.
En este evento el supervisor no podrá tomarse más de
un (1) mes en informar al jefe del área de contratos
sobre los resultados del nuevo análisis, para que este
realice los trámites que considere pertinentes.
F,J.:¥i?:fA:i,=r?, ` t[
Pág. _ de_
* COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
¿4g« , ;E#TEUARctóDNEyES:£,DT?cxáyoR Versión: 0
Departamento: CEDE4 Directiva permanente N° L ,t ,
'__
Fecha de expedición: ¢ í Ull /Ulí
Objeto: Adquisición de bienes y servicios Selección Abreviada
contratistas para ejecutarlos de forma transparente, eficiente y
Finalidad: eficaz adelantando los procesos contractuales de conformidad
con las disposiciones jurídicas aplicables a la contratación
estatal y al planeamiento logístico.
Misión general
procedimientos dentro del marco legal vigente para orientar las directrices en materia de
procedimientos y accione s necesarias para obtener o alcanzar una capacidad, un
A. Acuerdos comerciales:tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado
públicas, en los cua es existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i)
los bienes y servi.cios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
condiciones.
Pág. _ de_
;*T COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
" T JEFATURADE ESTADO MAYOR Versión: 0
C. Bienes nacionales:bienes definidos como nacionales en el Registro de
D. Capacidad residual o K de contratación:aptitud de un oferente para cumplir
oporiuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros
E. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): obligación por pane de las
H.Documentos del proceso: (a) los estudios y documentos previos, (b) el aviso de
1. Entidad Estatal:cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el Artículo 2 de
80 de 1993 y la 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen
o sustituyan.
aplicable.
L. Período contractual:cada una de las fracciones temporales en las que se divide la
estructurar las arantías del co tr_ato`±.,_ c +
Pág'_de_
•`+ COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCIT0 NACIONAL
\ T JEFATURADEESTADOMAYOR
Versión: 0
presente título.
P. RUP:Registro Único de Proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el
inscritos.
R. SECOP:Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el
S. SMMLV..salario mínimo mensual legal vigente. íDecrefo 7082 de 2075, Arií'cu/o
2.2.1.1.1.3.1.)
Procedimiento
1. SELECCIÓN ABREVIADA
Aplica cuando concurran las causales previstas en la Ley 1150 de 2007 y
Decreto Reglamentario 1082 de 2015 con sujeción al presupuesto de la entidad.
Se adelantarán por esta modalidad de selección.
A. Adquisición de bienes y servicios del nivel estratégico
1. Eta recontractual
Pág. _ de_
MINISTERlo DE DEFENSA NACIONAL
'`J` ' COMANDO GENERAL FUERZAS MIL]TARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
a. Planeamiento de la adquisición.
1) Verificar que se encuentre lncluido en el plan de
compras.
2) Contar con Disponibilidad presupuestal.
Elaborar el plan de necesidades.
Establecer norma, ficha o especificación técnica.
Emitir resolución o circular designando Gerentes
de Proyectos, comités.
a) Estructuradores y evaluadores.
b) Solicitud de cotizaciones con empresas
del sector
c) Solicitarel Aval de cotizaciones al comité
Técnico Estructurador.
b. Elaborar el Estudio previo el cual debe incluir.
1) Descripción de la necesidad que la entidad
pretende satisfacer.
2) Objeto a contratar.
3) Modalidad de selección del contratista y su
justificación.
4) Bienes y Servicios de Condiciones Técnicas
Uniformes y de común utilización.
5) Acuerdo marco.
6) Subasta a la inversa (electrónica presencial).
7) Bolsa de productos.
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Pág. _ de_
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALüCOMANDOGENERALFUERZASMILITARES
Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONALJEFATURADEESTADO MAYOR
Versión: 0
Los procesos de contratación de bienes y
servicios de menor cuantía.
9) La contratación de servicios de salud.
10) Una vez la Licitación pública ha sido declarada
desierta.
11) Enajenación de los Bienes del Estado, con
excepción de aquellos a que se refiere la Ley
226 de 1995, literal d), numeral 2, Artículo 2° de
la Ley 1150 de 2007.
12) Productos de Origen o destinación
agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de
productos legalmente constituidas.
13) Los actos y contratos que tengan por objeto
directo, las actividades comerciales e
industriales, propias de las empresas industriales
y comerciales estatales y de las sociedades de
economía mixta con excepción de los contratos
que a título enunciativo identifjca el Artículo 32
de la Ley 80 de 1993.
14) Los contratos de las entidades a cuyo cargo se
encuentre la ejecución de los programas de
protección a personas amenazadas, programas
de desmovilización y reincorporación a la vida
civil de personas y grupos al margen de la ley.
15) Los contratos de Bienes y Servicios que se
requieran para la defensa y la Seguridad
Nacional. Los contratos que se suscriban para la
adquisición de los bienes se someterán al
procedimiento establecido para la menor
cuantía.
mismo.
17) Criterios para seleccionar la oferta más
favorable.
Pág. _ de_
Á COMANDO GENERAL FUERZAS IvllLITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
JEFATURA DE ESTADO MAYOR'ft8#pLANEACIÓNYPOLITICAS Versión: 0
18) Análisis de riesgos y la forma de mitigarlos,
19) Garantías que la Entidad Estatal contempla
exigir en el proceso de contratación.
20) lndicar si se encuentra cobijado por un Acuerdo
Comercial.
c. Aviso de convocatoria pública para participar en el
proceso de contratación se debe publicar en el SECOP,
d. Elaboración del proyecto de pliego de condiciones.
1) Debe contener descripción técnica, detallada y
completa del bien o servicio objeto del contrato.
2) Modalidad `del proceso de selección y su
justificación.
3) Criterios de selección, incluyendo factores de
desempate y los incentivos cuando a ello haya
lugar.
4) Condiciones del costo y/o calidad que la Entidad
Estatal debe tener en cuenta para la selección
objetiva, de acuerdo con la modalidad de
selección del contratista.
5) Reglas aplicables a la presentación de las
oferias, su evaluación y a la adjudicación del
contrato.
6) Causales de rechazo de las ofertas.
7) Valor del contrato, plazo, cronograma de pagos y
la determinación de si debe haber lugar a
entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor,
el cual debe tener en cuenta los rendimientos
que este puede generar.
Los ries os asociados al contrato, la forma de
s+ MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Pág. _ de_
'\+ COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
JEFATURA DE ESTADO IVIAYOR Versión: 0
mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las
partes contratantes.
9) Las garantías exigidas en el proceso de
contratación y sus condiciones.
10) La mención de si la Entidad Estatalyel contrato
objeto de los pliegos de condiciones están
cubiertos por un Acuerdo Comercial.
11) Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12) Los términos de la supervisión y/o de la
interventoría del contrato.
13) El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede
expedir Adendas.
a) Observaciones al proyecto del pliego de
condiciones.
b) Acto de apertura del proceso de selección.
c) Publicación del pliego de condiciones
definitivo.
d) Modificación de los pliegos de condiciones a
través de adendas expedidas antes del
vencimiento del plazo para presentar las
ofertas.
e) Selección del ofrecimiento más favorable.
14) De acuerdo a la ponderación de los elementos
de calidad y precio soportados en puntajes o
fórmulas.
15) Si la selección será mediante la ponderación de
los elementos de calidad y precio que
representen la mejor relación costobeneficio, la
entidad debe establecer en los pliegos:
Condiciones técnicas económicas mínimas
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MINISTERI0 DE DEFENSA NACI0NAL
'`J``; COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCIT0 NAcloNAL
* JEFATURA DE ESTADO MAYOR Versión: 0
de la oferta.
b) Condiciones técnicas adicionales que
representan ventaja de calidad o de
funcionamiento.
c) Condiciones económicas adicionales que
representen ventajas en términos de
economía, eficiencia y eficacia que puedan
ser valoradas en dinero.
d) El valor en dinero que la Entidad Estatal
asigna a cada ofrecihiiento técnico o
económico adicional, para permitir la
ponderación de las ofertas presentadas.
e) Evaluación de las oferias
f) Acto de adjudicación y/o declaratoria de
desierto del proceso.
11. ETAPA CONTRACTUAL
A.Componente presupuestal
B.Contratación
1. Elaboración del contrato.
2. Señalarlas partesvinculadas.
3. Plazo para la celebración del contrato.
4. Cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de
condiciones.
5. Garantías,
6. Condiciones para el perfeccionamiento.
7. Plazodeejecución.
8. Formas de o del contrato.
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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL"COMANDOGENERALFUERZASMILITARES
FICHA TÉCNICA Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
„ JEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
C. Control presupuestal
D. Remisión de documentos al supervisor del contrato
E. Publicación en el SECOP
F. Expedición del certificado de registro presupuestal
G. Creación de la cuenta en el SllF
H. Comunicación al contratista sobre la fecha de iniciación
1. Componente administrativo
J. Entradas
K. Informe de supervisión notificando cumplimiento de requisitos técnicos
L. Acta de recibo a satisfacción
M. Componente financiero
N. Pagos
111. ETAPA POSCONTRACTUAL
A. Componente logístico.
8. Disponibilidad para el empleo del bien en el almacén.
C. Flujode bienes.
D. Componente financiero.
E, Salidas.
F. Componente presupuestal.
G. Control presupuestal.
H. Elaboración del Acta de Liquidación del Contrato.
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`<` COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
1. Datos Generales sobre el contrato principal, adiciones y modificatorios.
J. Datos sobre los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y
Ceriificado de Registro Presupuestal correspondiente al contrato
principal, adiciones y modificaciones.
K. Referencia a las garantías incluyendo la extensión de las mismas a
que hubiere lugar.
L. Referencia a la Garantía técnica indicada en el contrato (si aplica).
M. Prestaciones y obligaciones cumplidas por el contratista, relacionando
las actas de recibo, número de elementos, cantidades recibidas y
entrada al almacén (si aplica).
N. Cumplimiento de las obligaciones por la Entidad Estatal, esto es el
corte de cuentas sobre el estado económico del contrato.
0. Solo se entenderá cumplida por parte del supervisor, cuando esté
suscrita el acta de liquidación por el contratista y el competente
contractual. Si el contratista no acude a suscribirla procederá
mediante acto administrativo motivado a liquidar unilateralmente el
contrato.
P. Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del acta de
liquidación, se le remitirá nuevamente al supervisor dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos
del contratista. En este evento el supervisor no podrá tomarse más de
un (1) mes en informar al jefe del área de contratos sobre los
resultados del nuevo análisis, para que este realice los trámites que
considere pertinentes.
_ .. "_a"'¿T.T!.ò.,]+
D!í`,rL:;Clol,lnEí\|Èíjr,\`r;|orjG!:,L.``,',,;lfl:Í`;r[,[ii
_: _` ,+iJ,.l,;.,;.,:` ,
Departamento: CEDE4 | Directiva permanente N° |
Fecha de expedición: ;j 7 nTr ?ni7
Objeto: Adquisición dLétffenLé`s' y servicios LOAS.
Finalidad: y eficaz adelantando los procesos contractuales de
conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables a las
LOAS y Enmiendas.
Vigencia:
vigencia toda disposición anterior que le sea contraria
Misión general
establecido por la ley,
Instrucciones generales de coordinación
A. DCS (Direct Commercial Sales) o Ventas Comerciales Directas: este componente
permite a un país ele gible adquirir bienes y/o servicios de defensa de la industria
norteamericana, autorizados por el "Acta de Control de Exportación de Armas
AECA", como otra opción diferente al programa Foreign Military Sales (FMS).
8. FMFP (Foreign Military Financing Program) o Programa de Financiamiento Militar
al Extranjero: bajo este programa, el Congreso de los Estados Unidos autoriza
proveer préstamos u otorgar dinero a los países aliados, para adquisición de
artículos de defensa, servicios y entrenamiento a través del Programa de Venta
Militare al Extranjero (FMS).
C. ESF (Economic Support Fund) o Fondos Económicos de Apoyo: programa que
busca distintos objeti vos económicos mediante el sistema de préstamos o de
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'`* ' COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NAcloNAL
subvención, con la finalidad de promover laèstabilidad económica o política, en
zonas de particular interés político y de seguridad para los Estados Unidos.
D. lMET (lnternational Military Education and Training) o Programa lnternacional de
Educación y Entrenamiento Militar: programa que proporciona entrenamiento,
dentro y en algunas ocasiones fuera de los Estados Unidos, a personal militar y/o
civil al servicio de las Fuerzas Militares de los países aliados, en forma de
subvenciones canceladas por el Gobierno de los Estados Unidos.
E. PKO (Peacekeeping Operations) u Operaciones para Mantenimiento de la Paz: las
Fuerzas de Paz de la ONU son cuerpos militares encargados de crear y mantener
la paz en áreas de conflictos, monitorear y observar los procesos pacíficos y
brindar asistencia a ex combatientes en la implementación de tratados con fines
pacíficos.
F. EDA (Excess Defense Articles) o Artículos de Defensa en Exceso: mediante este
programa, un país puede adquirir material que exceda la cantidad de existencias
necesarias del Gobierno de los Estados Unidos, para las Fuerzas o entidades que
hacen parte del Departamento de Defensa
G. VVWRS (Worldwide Warehousing and Redistribution System) Sistema de
Almacenamiento y RedistribuciónMundial: es un proyecto que se apoya en la red
de redistribución mundial del Gobierno de los Estados Unidos, mediante el cual se
efectúa la transferencia de artículos servibles en exceso entre clientes FMS. No
aplica para sistemas principales, equipo militar significativo, material clasificado,
explosivos, o elementos con agentes químicos que perjudican la capa de ozono.
H. FMS (Foreign Military Sales) o Ventas Militares al Extranjero: mediante este
Programa, el Gobierno de EE.UU. vende bienes y/o servicios de defensa,
autorizados por el Acta de Control de Exportación de Armas (AECA) a los
diferentes Gobiernos. Este programa se ejecuta a través de los siguientes
instrumentos:
1. Carta de Requerimiento (LOR Letter of Request): que contiene los
términos y condiciones de una solicitud de compra por parte del gobierno
de un país extranjero.
2. Caria de Oferta y Aceptación (LOA Letter of Offer and Acceptance):
que contiene los términos y condiciones para ambas partes y constituye
la obligación contractual una vez se suscriba y se realice el pago del
depósito inicial.
3. Enmienda Amend ara.re.alizar cambios en la estructura
P.`.....
J.#J MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
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•\" COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES
FICHA TÉCNICA Código: FOJEMPP450
EJÉRCITO NACIONAL
JEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
y alcance de una LOA, ya sea para incrementar el valor del caso con el
propósito de adicionar otros bienes y/o servicios, aumentar o disminuir
cantidades de elementos por incremento o disminución en los costos del
material, modificar fechas estimadas ar de entre a, entre otros.
Procedimiento
1. LOA
ACOFA realiza la contratación en EE. UU.con la autorización que le confiere
el Artículo 13 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 2.2.1.2.4.3.1 del Decreto
1082 de 2015, según los cuales los contratos celebrados en el exterior se
podrán regir por las reglas del país en donde se hayan suscrito.
A.Etapa precontractual
1. Recibir las solicitudes de necesidades de las áreas técnicas y
unidades adscritas.
2. Solicitud del Gerente de Proyecto del concepto del área de Comercio
exterior en el cual solicita:
a. Los aranceles e impuestos que se deben cancelar con motivo
de la importación.
b. Recomendación de los términos de Negociación lnternacional.
c. Documentación requerida para el proceso de
desaduanamiento.
3. Tramitar carta de requerimiento LOR a la dirección de proyectos
especiales MDN.
4. Recibir y dar trámite de aprobación a la carta de oferta y aceptación.
5. Dar trámite a la carta de oferta y aceptación LOR para la firma por
parte del Comando de Logística y Comandante del Ejército Nacional.
6. Envió de la carta a la Dirección de finanzas del Ministerio de
Defensa para la aprobación y firme del secretario del ministro.
1. Entregar la caria a la dirección Técnica la carta de oferta y aceptación.
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EJÉRCITO NACIONAL
`` Y pLANEACIÓN Y POLITICAS
Versión: 0
2. Emisión del certificado de exclusión de lvA en la importación.
3. Desaduanamiento.
a. Presentar documentación soporte.
1 ) Documento de transporte.
2) Factura.
3) Certificado de origen (cuando aplique).
4) Copia del contrato
5) Acta de aforo con sus respectivas firmas.
b. Verificar documentación soporte.
1 ) Elaborar declaración de imporiación.
2) Pago de tributos aduaneros.
3) Solicitar Levante
4) Retirar la mercancía.
5) Hacer seguimiento al bien o servicio adquirido.
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CONTINUACIÓN DIF]ECTIVA PERMANENTE No. /2017 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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CLASIFICACIÓNMULTASGENEF]ALES CUAN TÍA

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3. Enmienda Amend ara.re.alizar cambios en la estructura

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