PROCESO G9.

GTH 10/07/2017
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLANES DE AYUDA MUTUA

INTRODUCCION:

Establecer una guía que sirva como instrumento para conformar el plan de ayuda mutua
entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, instituciones, empresas y/u
organizaciones según su ubicación geográfica; en concordancia con el Decreto 1072 de
2015, en su artículo 2.2.4.6.25, numeral 13.

La atención de emergencias que superen la capacidad de respuesta del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar en sus sedes, requieren contar con un plan de ayuda
mutua entre las entidades de influencia donde se encuentre ubicado el ICBF, o en el
caso de otras sedes regionales que apoyen al Instituto para la atención de emergencias,
con el fin de articular los planes de emergencias y contingencias de cada empresa u
organización.

Para lo anterior se requiere el compromiso de los directores regionales, coordinadores

administrativos, jefes de oficina, profesionales y referentes en calidad, seguridad y salud
en el trabajo, seguridad de la información, ambientales e infraestructura, a través de la
identificación de recursos humanos, técnicos y tecnológicos como una estrategia para la
prevención, preparación y respuesta ante emergencia mediante el trabajo en conjunto
con empresas o entidades localizadas en su mismo entorno, o regionales del ICBF más
próximas, acorde con la magnitud de las amenazas, valoración de la vulnerabilidad
interna y externa y disponibilidad de recursos, lo anterior con base al Sistema Nacional
de Gestión de Riesgos de Desastres en el marco de la Ley 1523 de 2012.

OBJETIVO: establecer una guía para realizar los planes de ayuda mutua que permita al
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF, implementar planes de ayuda mutua
en concordancia con el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.25, numeral 13.
ALCANCE: esta guía hace parte de los planes de emergencias y contingencias los
cuales tienen un alcance a nivel nacional, regional, zonal y de unidades de servicio del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF.

DEFINICIONES:

Ejercicios previos: en el caso de las entidades o empresas vecinas se podrán realizar

entre las brigadas de emergencia, simulacros, ejercicios prácticos y entrenamientos que

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acerquen a los voluntarios a compartir realidades y preparativos tempranos ante

contingencias reconocidas en el entorno laboral y comunitario, de acuerdo al Artículo
2.2.4.6.11. Decreto 1072 de 2015.

Plan de ayuda mutua: acuerdo, convenio o compromiso privado, voluntario,

condicionado, recíproco (bilateral o multilateral) y sin fines de lucro, suscrito entre
diferentes empresas y organizaciones privadas y del estado con actividades o amenazas
similares o compatibles.

Plan de emergencia y contingencias: instrumento que define las políticas, los sistemas
de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera
oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus
distintas fases, con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las
situaciones que se presenten en la organización.

Tiempos para el apoyo: se define de acuerdo al suceso en curso, según la necesidad

especifica de ayuda que se requiera, a fin de solucionar el problema, así como detalles
de coordinación entre los participantes definidos según el caso o etapa: antes, durante
o después del suceso; conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de
desastres.

Suscripción del plan de ayuda mutua: las entidades, de manera voluntaria y

previamente acordada se acogen al plan de ayuda mutua, entre organizaciones de orden
público y privado, por vecindad, cercanía geográfica, conveniencia operacional, afinidad,
complementariedad, solidaridad, como algunos aspectos a considerar de primera
respuesta ante situaciones adversas; podrán mediante acta de reunión conformar su
participación.

Para las demás definiciones remitirse al documento del plan de emergencias y

contingencias correspondiente a cada regional, publicado en la intranet.

DESARRROLLO:

1. Identificar según la ubicación geográfica de las regionales, centros zonales y

unidades de servicio del ICBF, aquellas instituciones, empresas y/u organizaciones
con las que se pueda establecer una estrategia de cooperación para la prevención,
preparación y respuesta ante emergencias, o que en condiciones normales de

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operación se puedan desarrollar planes de capacitación conjuntos e intercambio de

experiencias.

2. Realizar contacto con las empresas o entidades previamente identificadas,

mediante oficios, correos electrónicos, o reuniones, con el fin de aunar esfuerzos
para la prevención y control de las emergencias que pueden afectar la vida, el
ambiente y la infraestructura, haciendo uso del apoyo externo que se pueda recibir.

3. Definir los requisitos entre el ICBF y las entidades con las que se adelante el plan
de ayuda mutua, con el fin de definir el alcance de los compromisos a adquirir, como
por ejemplo:

 Realizar reuniones con las entidades, instituciones, empresas y/u organizaciones

seleccionadas para conocer su plan de emergencias y contingencias, número de
brigadistas, inventario de recursos, suministros y servicios para la atención de
emergencias.
 Cada entidad o empresa será responsable de elaborar, actualizar y socializar del
plan de emergencias y contingencias.
 Coordinar cronograma de reuniones con las instituciones, empresas y/u
organizaciones, en las cuales se determinen acciones conjuntas para la
prevención, preparación y respuesta ante emergencias. Soportarlo mediante acta.
 Participación activa en los consejos departamentales, municipales y distritales
para la gestión del riesgo.
 Formulación de lineamientos para el manejo y transferencia de información que s
epoda compartir entre las entidades para prevención y reducción del riesgo de
desastres.
 Cada empresa podrá comprometer recursos hasta donde su propia seguridad no
se vea vulnerada.

4. Promover el plan de ayuda mutua teniendo en cuenta:

 La articulación con las entidades del Sistema de Prevención y Atención de

Emergencias. Establecer dirección, ubicación, teléfono de los consejos
departamentales o municipales para la gestión del riesgo de desastres, instancias
de orientación y coordinación, quienes optimizan el desempeño y la gestión de las
distintas entidades en la ejecución de acciones como conocimiento del riesgo,
reducción del riesgo y manejo de desastres.

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 Los planes de emergencias nacional, regional, municipal y su esquema

organizacional para la atención de la emergencia.

 Facilitar y apoyar los procesos de articulación y coordinación entre las entidades

involucradas.

 Formas de apoyo: brigadas de emergencias capacitadas en temas como:

evacuación, control de incendios y primeros auxilios; elementos de primera
atención de la emergencia como: extintores, camillas, botiquines; medios de
transporte: vehículos; apoyo con logística representada en medios de
recuperación: alimentos, hidratación, menajes, ropa de vestir, ropa de cama, kit
de cocina y aseo, alojamiento, entre otros.

 La participación operativa de los brigadistas, se condiciona a su conocimiento,

profesión, oficio y experiencia. En el escenario de atención del desastre, las
brigadas de emergencia en desarrollo del plan de ayuda mutua, actuaran según
el Sistema de Comando de Incidentes instalado por autoridad competente.

 Toda clase de apoyo en la formación integral de brigadistas, es de carácter

gratuito, entre las organizaciones que suscriben el plan de ayuda mutua.

 El movimiento de personal voluntario, al lugar donde se requiera de apoyo, es con

recursos propios de cada organización en condición de persona jurídica.

 Toda clase de apoyo dentro del plan de ayuda mutua, es gratuito, incondicional,
gradual según sea la necesidad del evento.

 Para todos los casos de apoyo, no siempre se requiere “solicitud de apoyo o

invitación”, se lo puede realizar por iniciativa de la entidad pública o privada.

 El plan de ayuda mutua solo se activará cuando la emergencia supere la

capacidad de respuesta interna y debido a su magnitud se requiera la participación
de recursos externos.

 Coordinar con los grupos de apoyo externo actividades relacionadas con la

respuesta, control, entrenamiento y simulacros de emergencias.

5. Diligenciar el formato plan de ayuda mutua

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 DATOS GENERALES, IDENTIFICACIÓN Y LOCALIZACIÓN INSTITUTO

COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR: indicar nombre de la regional,
centro zonal y/o unidad de servicio, dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad
o municipio.

 DATOS DE LAS ENTIDADES Y/O ORGANIZACIONES: nombre, ciudad y/o

municipio, dirección, teléfono, persona de contacto, correo electrónico.

 ANÁLISIS RECURSOS Y SUMINISTROS PARA LA ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS: en articulación con las entidades, empresas y regionales
previamente identificadas y coordinadas mediante el plan de ayuda mutua
realizar un análisis de personas, recursos suministros y otros elementos con que
cuenta cada entidad y con los que se podría apoyar la emergencia en caso de
ser requerido, tener en cuenta los siguientes aspectos:

 DESCRIPCIÓN: indicar el tipo de recurso o suministro, con que cuenta la

organización para apoyar en caso de emergencia, como por ejemplo: brigadas
de emergencias, número de brigadistas capacitados y entrenados, extintores,
camillas, botiquines y otros elementos para la atención de emergencias.
 CANTIDAD: mencionar la cantidad (número exacto del suministro o recurso).
 ENTIDAD Y/O ORGANZIACIÓN RESPONSABLE: registrar el nombre de la
empresa o entidad y el cargo del responsable del suministro o recurso.
 OBSERVACIONES: indicar cualquier aspecto relevante que se considere
necesario.

6. Activar el plan de ayuda Mutua

Ante la llamada de solicitud de apoyo, para cualquiera de las empresas que acuerden el
plan de ayuda mutua para atención de emergencias y desastres, cada empresa o entidad
define si destina un grupo de apoyo de la brigada de emergencias o, los recursos y
suministros con que se podrá apoyar la emergencia.

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.G9.GHT Formato plan de ayuda mutua

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

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