ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA

ASIGNATURA: Productos de Software para la Gestión

SECCIÓN: Todas
PERIODO ACADÉMICO: 2007-2

CASO PRÁCTICO – PARTE A

La empresa peruana de lapiceros “LAPICEROS S.A.” dedicada a la adquisición y

distribución de lapiceros nacionales e importados, cuya sede principal se encuentra
ubicada en San Borja, cuenta un almacén central ubicado en Santa Anita. Tiene un
Jefe de Compras que es la persona a cargo del proceso de compras en general, dentro
de la unidad de compras se ha designado a un asistente que se encarga de estas cosas
y sabe cuándo y qué se necesita para la mercadería de los diferentes tipos de lapiceros,
otro asistente se encarga de las cosas relacionadas con el buen funcionamiento de todo
la empresa (Ej. iluminación, ya sean bombillas, enchufes, etc.) y finalmente otro
asistente que se encarga de la compra de suministros para la oficina. La empresa
cuenta con 2 tiendas en Lima, ubicadas en Miraflores y Pueblo Libre.

Así mismo, como política se realiza compras anuales de productos de lápices (Ej.
Lápiz Punta Fina, Lápiz 2B) en grandes cantidades, para alcanzar un buen precio.
Uno de los principales proveedores a la que le empresa compra gran parte de la
mercadería se llama, Chullpa. Este proveedor ofrece productos de calidad a un buen
precio y viene cada quince días a la empresa, por lo que es necesario que la empresa
realice pedidos quincenales de todo lo que se necesita.

Luego de establecida las ordenes de compra, la recepción de mercancías se efectúa en

el almacén central ubicado en Santa Anita y a partir del mismo se traslada los
productos a la sede principal o tienda que solicitó algún producto. La entrega
normalmente tiene lugar por la mañana, pero no hay horarios. Por lo tanto, las
mercancías son aceptadas todo el día y no se plantean problemas, ya que siempre hay
personas en la recepción. Al recibir la mercancía un empleado tiene que verificar con
la orden de compra su cantidad y calidad. Después tiene que confirmar la recepción
del pedido con su firma. Además existe un libro de entrada de mercancías. Las
mercancías que entran en la empresa se tienen que registrar especialmente, debido a
las controles de calidad. En este libro se ha de registrar el artículo, la unidad, la
cantidad, el proveedor, la fecha y la hora de la entrega. Los productos son ordenados
por clases, categorías, tamaños. Aquellas mercancías que se necesitan más a menudo
por tener una mayor rotación se ubican en estanterías, de modo que siempre estén a la
mano.

La distribución (traslado) de los productos a la Sede Principal o las tiendas se realiza

semanalmente. Es muy importante que cada salida tenga su justificante
correspondiente. Para cada producto se establecen cantidades máximas y mínimas.
Las cantidades máximas son importantes ya que, como antes se ha mencionado, hay
inventarios mensuales y además si existen demasiados stocks este capital se
inmoviliza. Las cantidades mínimas sirven como indicadores para la petición de un
nuevo pedido.
Según el Jefe de Compras no existen condiciones de pago en especial. La empresa
suele pagar 30 días después de la fecha de la factura. La factura es enviada por el
proveedor a la Oficina Central y allí se paga después de haber realizado el control y
la contabilización. La factura puede ser pagada mediante transferencia bancaria o en
efectivo, siendo en cualquier caso al término de los 30 días.

En cuanto a la parte financiera, la CONASEV exige que cada compañía emita su

propio Balance General y Estados de Ganancias y Pérdidas, y la empresa
“LAPICEROS S.A.” no esta ajena a esto. La empresa tiene una estructura contable
sólida (formada por cuentas de balances, PyG y un grupo especial para las cuentas por
pagar y por cobrar llamadas asociadas).