Herramienta 2

Toolkit para la gestión de la propiedad
intelectual
Herramienta:
Bases para la documentación del know

how asociado a tecnologías en proyectos
de I+D+i
Dirigido especialmente a IES, Centros de I+D+i y otras instituciones generadoras

de conocimiento.
Comité Permanente de Oficinas de Transferencia de

Tecnología
2019
AVISO LEGAL: Este documento, sus anexos y contenidos, se encuentran protegidos por las Leyes de Propiedad
Intelectual. No podrán ser objeto de explotación, reproducción, distribución, modificación, comunicación pública,
cesión o transformación, sin autorización expresa de la Red de Transferencia de Tecnología RedTT.co, representada
por su Comité Permanente (coordinacion@redtt.co).
Contenido
Introducción 3
Definiciones 5
Know how 5
Secreto industrial o empresarial 5
Bitácora de investigación 5
Justificación 6
Gestión del conocimiento 7
Identificar 7
Crear: 7
Almacenar: 8
Compartir: 8
Usar 8
Levantamiento del proceso y documentación del Know How 9
Gestión de la I+D+i 12
Gestión de la información confidencial 14
Bibliografía 15
EQUIPO DE TRABAJO.
La herramienta que se presenta en este documento fue desarrollada por

miembros del Comité Permanente de Oficinas de Transferencia de Tecnología,
y específicamente, por el siguiente equipo de trabajo:
1. Universidad de la Sabana – Claudia Vanegas

(claudia.vanegas@unisabana.edu.co).
2. Universidad Nacional de Colombia – Aida Fúquene Montañez
(gestionpi_bog@unal.edu.co).
3. Universidad Militar Nueva Granada – Luisa Contreras
(jefe_div.dti@unimilitar.edu.co).
4. Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales UDCA – Johan
Cifuentes (johcifuentes@udca.edu.co)
5. Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito – Franklin Páez Rivera
(franklin.paez@escuelaing.edu.co).
6. Connect Bogotá Región – Tatiana Monsalve
(tmonsalve@connectbogota.org)
7. Asociación Colombiana para el Avance de la Ciencia ACAC –
Cristhian Mejía (cristhian.mejia@acac.org.co)
Introducción
Con el propósito de generar buenas prácticas en materia de transferencia de
tecnología, se presentan a continuación algunas bases para la documentación del
“know how” asociado al desarrollo e implementación de tecnologías derivadas de
proyectos de I+D+i, el cual, en escenarios de transferencia y apropiación de
tecnologías, puede ser utilizado con el fin de instruir e ilustrar de forma detallada al
adoptante sobre el proceso requerido para desarrollar o implementar la tecnología
eficazmente y en condiciones óptimas de explotación, de tal forma que el
conocimiento y la experiencia de los investigadores tengan un carácter tangible,
valorable y puedan ser transferidos y replicables.
En este sentido, se parte de la premisa de que la documentación del know how de

proyectos de I+D+i es un punto de convergencia de cuatro componentes:
(I) La gestión del conocimiento,

(II) La gestión de la I+D+i,
(III) El levantamiento de procesos,
(IV) La gestión de la información confidencial.
Lo anterior no significa que no existan más aspectos que puedan considerarse, sin
embargo, para ofrecer una herramienta práctica a los gestores tecnológicos e
investigadores, se definieron estos como los más relevantes en el proceso.
Gráfico de elaboración propia
Finalmente, teniendo en cuenta que este documento pretende ser una herramienta
que aporte a los procesos de transferencia de tecnología, es importante resaltar que se
limitará la noción de “know how” al conocimiento valioso derivado de la experiencia
sobre el proceso de desarrollo de la tecnología, o la forma como se generan bienes o
servicios implementando dicha tecnología. En otras palabras, el “know how” será
considerado conocimiento valioso sobre un proceso dirigido a obtener un resultado
estandarizado y óptimo en cuanto al desarrollo o implementación de tecnologías
derivadas de proyectos de I+D+i.
Definiciones
Para efectos de delimitar conceptualmente la documentación del know how, se sugiere
tener en cuenta las diferencias entre las siguientes definiciones:
Know how
Conocimiento derivado de la experiencia en el proceso de desarrollo o

implementación de determinada tecnología, y que instruye sobre la mejor
manera de actuar para ejecutar dicho proceso, con un mínimo de esfuerzo y en
condiciones óptimas de explotación. Este conocimiento es usualmente una
combinación de información fáctica acerca de la actividad y de la experiencia
obtenida en su ejercicio. De acuerdo con Castellanos Domínguez (2007, p.99) el
know-how también puede considerarse un paquete de información técnica útil,
novedosa y valiosa, parte de la cual se mantiene en secreto, lo que otorga a su
poseedor cierta ventaja técnica y comercial.
Secreto industrial o empresarial
Se considera como secreto empresarial cualquier información no divulgada que

una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en
alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de
transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea (i) secreta, (ii)
tenga valor comercial, (iii) haya sido objeto de medidas razonables tomadas por
su legítimo poseedor para mantenerla secreta (Art. 260 Decisión 486 de 2000).
Bitácora de investigación
Documento en el que se registran de forma cronológica los avances y resultados

preliminares de un proyecto de investigación. En él, se incluyen con detalle, entre
otras cosas, las observaciones, ideas, datos, de las acciones que se llevan a cabo
para el desarrollo de la investigación.
Al respecto, aunque las tres definiciones se encuentran relacionadas, su diferencia

radica en que la característica esencial del secreto industrial es que su valor se deriva
de su naturaleza reservada y confidencial, a diferencia del know how, cuyo valor se
deriva del “saber hacer”, del conocimiento especializado y la experiencia de su titular,
sin que necesariamente tenga carácter secreto. En este orden de ideas, el know how
puede o no ser secreto industrial, aunque esta característica puede otorgarle mayor
valor.
Por otro lado, la documentación del know how derivado de proyectos de I+D+i excede
la labor de registro y seguimiento de las actividades de investigación. En este sentido, la
bitácora de investigación es un insumo fundamental para este proceso, pero no
necesariamente se constituye como un documento de know how.
La diferenciación entre estos dos documentos radica principalmente en su objetivo. En

el caso de la bitácora, el objetivo consiste en llevar un registro de la ejecución y
seguimiento de todas las actividades de I+D+i desarrolladas en el marco del proyecto.
Por su parte, en el caso del know how, lo que se busca documentar y replicar no es un
proyecto de investigación, sino específicamente el conocimiento valioso sobre el
proceso de desarrollo de una tecnología, o la forma como se generan bienes o servicios
implementando dicha tecnología. En este sentido, el know how es considerado
conocimiento sobre un proceso dirigido a obtener un resultado estandarizado.
Justificación
¿Por qué se sugiere documentar la información valiosa asociada a tecnologías

derivadas de proyectos de I+D+i?
Existen varias razones por las cuales puede resultar conveniente documentar la
información valiosa de los proyectos de I+D+i; por ejemplo:
1. Cuando más allá de los derechos conferidos por una patente u otros derechos
de propiedad intelectual, se busca que la información valiosa derivada de los
proyectos de investigación, desarrollo e innovación tenga un carácter tangible,
valorable y pueda ser transferida y replicable.
2. Cuando la tecnología (conocimiento) no es susceptible de protección a través

de patente porque no alcanza la definición legal de invención o no cumple los
requisitos exigidos por la legislación, aun cuando tiene valor comercial o
industrial.
3. Por decisiones estratégicas adoptadas por el titular y/o el alcance restringido de

las reivindicaciones, ya que en el documento de patente generalmente se
omiten aquellos aspectos que inciden en la óptima producción y explotación
del desarrollo; es decir, el titular tiene la potestad de guardar para sí mismo
algunos elementos de carácter técnico-científico, administrativo, comercial e
incluso legal, que optimizarían y agregarían mayor valor a la patente; este es el
know how subyacente. Esto sugiere que quien desee explotar el desarrollo a
través de una licencia de patente, deberá necesariamente acudir al titular y
solicitarle también una licencia o contrato de Know How que le permita obtener
los resultados en condiciones óptimas de productividad (Tobón Franco, 2008).
Así las cosas, un contrato de licencia de patente permite al licenciatario explotar la

invención; y el contrato de transferencia de know how le permite obtener el
conocimiento especializado requerido para su puesta en marcha y óptima
explotación. Omitir o matizar los detalles de las condiciones óptimas de
producción es importante en aras de proteger y mantener la ventaja
competitiva frente a los demás actores del mercado de interés, inclusive en otras
geografías.
4. Cuando se pretenda consolidar un portafolio de propiedad intelectual con

elementos adicionales a los otorgados por los derechos derivados de la
concesión de una patente o de los registros de marca, diseños industriales, y
demás mecanismos de protección.
Gestión del conocimiento
La documentación del know how se relacionada directamente con las actividades de

crear, recopilar, almacenar y compartir el conocimiento, especialmente en escenarios
de transferencia, en los cuales, además de los derechos “sólidos” de propiedad
intelectual, es importante valorar el conocimiento y la experiencia especializada de los
investigadores o desarrolladores de la tecnología.
En este sentido, se concibe la gestión del conocimiento como el proceso sistemático

que permite crear, recopilar, organizar, difundir, usar y explotar el conocimiento para
mejorar el desempeño de las personas en el contexto de cualquier organización (CEN,
2004; Chen & Burstein, 2006; Chen & Mohamed, 2007; Anand & Singh, 2011). (García, M.
& Gómez, M.; 2014, p. 15)
Al respecto, se refiere un estudio desarrollado por García y Gómez (2015) en el cual se

analizan las prácticas y el ciclo de gestión del conocimiento en los grupos de
investigación, así:
Ciclo de gestión del conocimiento según el Comité Europeo de Normalización.

The European Guide to Good Practice in Knowledge Management (CEN-CWA 14924-1,
2004)
Identificar: “se parte de que la identificación de las necesidades de

conocimiento es una condición previa para la generación de nuevo
conocimiento. En el contexto de los grupos de investigación, es indispensable
conocer cuál es el conocimiento existente y las fuentes de localización del
mismo. Esta fase soporta la toma de decisiones y facilita la identificación de las
brechas de conocimiento. […] se tienen en cuenta aspectos como la definición
de estrategias de búsqueda, el uso de fuentes de información y los tipos de
conocimiento que los integrantes de los grupos buscan para el desarrollo de las
actividades” (García, M. & Gómez, M.; 2014, p. 17).
Crear: “existen muchas formas de crear nuevo conocimiento, que dependen de
los conocimientos tácitos y explícitos de las personas. Además, la creación
puede darse de manera individual o colectiva, y está ligada a las funciones y
roles que desempeña cada persona, es decir, los procesos de creación se darán
de acuerdo al nivel que ocupe en el grupo de investigación. Los aspectos
susceptibles de análisis son: formas de organización para la creación de
conocimiento, tipos de productos de conocimiento y el uso de estrategias y
herramientas para la creación de conocimiento” (García, M. & Gómez, M.; 2014,
p. 17-18).
Almacenar: “esta fase del ciclo permite que el conocimiento sea reutilizado y
compartido entre los integrantes del grupo de investigación (aunque también
con actores externos). El almacenamiento aplica para los conocimientos tácitos
y explícitos. Esta actividad se estudia a partir de herramientas de
almacenamiento del conocimiento explícito (sistemas de información digital o
archivos físicos) y estrategias para guardar el conocimiento tácito
(procedimientos, entrenamiento, relevo generacional). En el caso de los sistemas
de información, se tiene en cuenta la facilidad en el proceso de recuperación,
sea a través del uso de taxonomías o sistemas de clasificación” (García, M. &
Gómez, M.; 2014, p. 18).
Compartir: “el objetivo de esta fase del ciclo es transferir el conocimiento y

facilitar la creación de nuevo. En este caso se analizan dos de las posibles formas
para compartir conocimiento: la primera es a través del uso de bases de datos,
documentos o herramientas tecnológicas, y la segunda forma se da por medio
de la interacción entre las personas en espacios virtuales o presenciales, que
facilitan la explicitación del conocimiento” (García, M. & Gómez, M.; 2014, p. 18).
Usar: “esta fase consiste en el empleo efectivo del conocimiento para la toma
de decisiones, a partir del resto de las actividades del ciclo. El uso de
conocimiento es a la vez el punto de partida para reiniciar el ciclo de gestión del
conocimiento. Cuando se aplica el conocimiento se adquieren nuevos
conocimientos y experiencias que agregan valor a la organización” (García, M.
& Gómez, M.; 2014, p. 18).
Con fundamento en lo anterior, es posible evidenciar que el proceso de documentación

del know how está estrechamente relacionado con el ciclo de gestión del
conocimiento, razón por la cual, se sugiere que los investigadores planifiquen y realicen
de forma permanente las siguientes actividades:
Ciclo de gestión del conocimiento Documentación del know how

Identificar
Crear Determinar qué tipo de conocimiento se
podrá desarrollar y recopilar según la
tipología del proyecto.
Almacenar Llevar el registro de las actividades de
I+D+i en una bitácora
Documentar de forma detallada el
proceso de desarrollo y/o
implementación de la tecnología (Ver
tabla 1)
Compartir Gestionar la información manteniendo la
confidencialidad cuando esta
característica le agregue más valor.
Transferir
Usar Replicar y documentar nuevas
experiencias
Levantamiento del proceso y documentación del Know How
Se sugiere a continuación una estructura y algunas preguntas orientadoras para

documentar el conocimiento y la experiencia sobre el proceso de desarrollo y/o
implementación de tecnologías, sin perjuicio que el investigador incluya elementos
adicionales que considere necesarios.
Para la construcción de estas recomendaciones se tomó como base el estudio sobre

información confidencial desarrollado por Gonzalez y Hernandez (2017, p. 138-157), la
Norma técnica ISO 9001 versión 2015, y los demás documentos referenciados en la
bibliografía.
Tabla 1
Estructura Preguntar orientadora Sugerencias de contenido

Identificación del ¿Qué elementos comprende Productos, procesos o métodos,
concepto la tecnología? aplicaciones o usos, o todas las
inventivo, posibles combinaciones que
creación o estas generen, sean o no
tecnología. patentables.
Objetivo del ¿Qué se logra con este El objetivo podría ser:

proceso proceso?
- Desarrollar la tecnología.
- Implementar la tecnología
para el desarrollo de
productos o servicios.
- Explotar la tecnología.
Se debe resaltar que este

objetivo debe ser valioso para un
actor diferente al investigador o
al titular de la tecnología.
Por lo anterior se debe preguntar:

¿Sería valioso para un tercero –
más allá de la información de la
patente -conocer cómo se
desarrolla o implementa la
tecnología-?
Si la respuesta es negativa, la
documentación del know how
podría no resultar pertinente en
escenarios de transferencia.
En estos escenarios, se debe

identificar quien es el posible
adoptante de la tecnología, y
seleccionar el conocimiento que
este requerirá para desarrollar y/o
usar la tecnología.
Recursos o input ¿Qué recursos se requieren Elementos e insumos, materiales o
para lograr el objetivo y los materias primas, equipos y
resultados? utensilios y sus respectivas
configuraciones, compuestos,
reactivos, combinaciones y
mezclas, grados de pureza,
solventes, cantidades,
condiciones de manejo, variables
empleadas, temperaturas,
tiempos, condiciones óptimas de
calidad y eficiencia, resultados
generados, formas de
adquisición o fabricación,
tratamientos previos, cadena de
proveedores y marcas
empleadas.
Dependiendo del mercado de la
tecnología y la forma como
usualmente se comercializa, es
importante establecer los
mecanismos de escalamiento y
empaquetamiento tecnológico.
Se sugiere incluir en este punto la
estructura de costos mínima o
estándar requerida para lograr
un proceso óptimo
financieramente.
Personas ¿Qué personas se requieren Se deben describir los perfiles y

para adelantar el proceso? competencias de las personas o
grupos de personas que
desarrollan las actividades y
tareas del proceso.
Infraestructura ¿Qué infraestructura se - Edificios y servicios
requiere para ejecutar el asociados.
proceso? - Equipos, incluyendo
hardware y software
- Recursos de transporte.
- Tecnologías de información
y la comunicación.
Ambiente para la ¿Qué ambiente se debe Se deben describir las

operación del proporcionar y mantener condiciones (atmosféricas,
proceso para la operación del ambientales, entre otras) por
proceso? fuera del laboratorio que
interfieran con la producción y/o
aplicación de la tecnología. Un
ambiente adecuado puede ser
una combinación de factores
humanos y físicos, tales como:
a) físicos (por ejemplo,
temperatura, calor, humedad,
iluminación, circulación del aire,
higiene, ruido).
b) psicológicos en relación las
personas involucradas en el
proceso (por ejemplo, reducción
del estrés, prevención del
síndrome de agotamiento,
cuidado de las emociones);
c) sociales (por ejemplo, no
discriminatorio, ambiente
tranquilo, libre de conflictos);
Conocimiento ¿Qué conocimientos son Es importante describir los
necesarios para la operación conocimientos necesarios para la
del proceso? operación del proceso y para
lograr la conformidad de los
productos y servicios. Por
ejemplo, se deben describir en
detalle los intangibles que
interactúan para el desarrollo o
implementación de la tecnología
(ej. patentes, diseños industriales,
esquema de trazado de circuito
electrónico, etc.).
NOTA 2 Los conocimientos de la
organización pueden basarse en:
a) fuentes internas (por ejemplo,
propiedad intelectual;
conocimientos adquiridos con la
experiencia; lecciones
aprendidas de los fracasos y de
proyectos de éxito; capturar y
compartir conocimientos y
experiencia no documentados;
los resultados de las mejoras en
los procesos, productos y
servicios);
b) fuentes externas (por ejemplo,
normas; academia; conferencias;
recopilación de conocimientos
provenientes de clientes o
proveedores externos).
Actividades ¿Qué actividades se Es la descripción secuencial, en
requieren ejecutar para orden cronológico, de las
conseguir el objetivo? actividades y sus respectivas
tareas, que tienen que realizar los
participantes del proceso.
Teniendo en cuenta que se trata
del desarrollo o implementación
de una tecnología esta
descripción puede incluir:
a) la naturaleza, duración y
complejidad de las actividades
de diseño y desarrollo;
b) las etapas del proceso
requeridas, incluyendo las
revisiones del diseño y desarrollo
aplicables;
c) las actividades requeridas de
verificación y validación del
diseño y desarrollo;
d) las responsabilidades y
personas involucradas en cada
una de las actividades;
e) las necesidades de recursos
internos y externos para cada
una de las actividades;
f) la necesidad de controlar las
interfaces entre las personas que
participan activamente
en el proceso;
g) la necesidad de la
participación activa de los
clientes y usuarios en el proceso;
h) Entre otros.
Resultado – output ¿Qué resultado o producto El producto del proceso o

tendrá el adoptante con este resultado final resultado del
proceso? proceso, el output, aquello para
lo cual ha sido diseñado el
proceso:
Tecnología desarrollada.
Tecnología escalada.
Productos o servicios generados
implementando la tecnología.
Cuando se determinan los
requisitos para los productos y
servicios que se van a ofrecer a
los clientes, la organización debe
asegurarse de que:
a) los requisitos para los
productos y servicios se definen,
incluyendo:
1) cualquier requisito legal y
reglamentario aplicable;
2) aquellos considerados
necesarios por la organización;
Indicadores ¿Cómo se determina que el Mediciones que permiten hacer
proceso está obteniendo los un seguimiento y valoración del
resultados esperados en cumplimiento de los objetivos del
cada etapa? proceso.
Gestión de la I+D+i
La gestión de la I+D+i se considera un componente relevante para la documentación

del know how, en razón a que como resultado de dicha gestión es posible obtener
información relevante sobre el proceso de desarrollo o implementación de la
tecnología, especialmente en las siguientes fuentes de información:
a. Bitácoras de investigación.
Como se mencionó anteriormente, la bitácora de investigación, a pesar de tener un

objetivo distinto, puede contener información valiosa sobre el desarrollo y la
implementación de la tecnología, en razón a que en ella los investigadores suelen
registrar de forma cronológica los avances y resultados preliminares de un proyecto de
investigación. En este sentido, se sugiere organizar la información de la bitácora y
priorizar aquella que es relevante para la documentación del know how, teniendo en
cuenta la tabla 1).
b. Resultados según la tipología de proyectos de I+D+i
Esta tipología es un criterio orientador sobre la información que podría extraerse de un

proyecto y que puede ser relevante para la documentación del “know how”, así:
1. Proyectos de investigación científica:
Pueden aportar información valiosa sobre:
- La naturaleza del concepto inventivo.

- Los nuevos conocimientos generados.
- La aplicación práctica del conocimiento generado.
- La solución propuesta.
2. Proyectos de desarrollo tecnológico:
- Elementos e insumos, materiales o materias primas, equipos y utensilios y

sus respectivas configuraciones, compuestos, reactivos, combinaciones
y mezclas, grados de pureza, solventes, cantidades, condiciones de
manejo, variables empleadas, temperaturas, tiempos, condiciones
óptimas de calidad y eficiencia, resultados generados, formas de
adquisición o fabricación, tratamientos previos, cadena de proveedores
y marcas empleadas.
- Condiciones (atmosféricas, ambientales, entre otras) por fuera del
laboratorio que interfieran con la producción y aplicación a nivel
industrial de la invención.
- Mecanismos de escalamiento y empaquetamiento tecnológico, es

decir, si la tecnología se transfiere de manera independiente o
acompañada de algún conocimiento o información adicional para su
mejor funcionalidad.
- Condiciones necesarias de manipulación, almacenamiento y

aplicación.
- Forma cómo interactúan todos los elementos de la tecnología con la

información contenida en los documentos de patente (si aplica).
3. Proyectos de innovación:
- Estrategia de mercado que permite producir o implementar la

tecnología a nivel industrial y ponerla en manos del consumidor final.
- El modelo o plan de negocio de la tecnología.
- Estrategias especiales de comercialización, gestión de bases de datos de

clientes y proveedores, canales de distribución e incluso implementación
de estrategias apalancadas en marcas comerciales.
- Condiciones y potenciales riesgos en el mercado que pueden afectar la

explotación, en lo posible, con recomendaciones para mitigarlos. Dentro
de dichas condiciones se incluyen medidas y restricciones administrativas
y legales (autorizaciones, restricciones, licencias, etc.).
Gestión de la información confidencial
Con fundamento en las definiciones expuestas al inicio, se sugiere que en el documento

de know how asociado a tecnologías en proyectos de I+D+i, se incorpore tanto el know
how como el secreto industrial, aclarando que en ocasiones buena parte de la
información puede incluso ser la misma.
Para efectos prácticos, incluir el know how implica documentar la información que es
relevante para ejecutar el proceso eficazmente y en condiciones óptimas de
explotación, sin importar si se ha mantenido secreta o no. Sin embargo, respecto a la
información que se ha mantenido en secreto resulta importante mantener ese carácter;
entendiendo que le otorga más valor, por lo que se debe identificar y detallar las
medidas necesarias para mantenerla bajo reserva.
Teniendo en cuenta lo anterior, y especialmente el estudio de Tobón Franco (2008), se

sugieren las siguientes medidas para la gestión de la información confidencial. Dentro
de las medidas que permiten mantener dicha confidencialidad se encuentran:
1. Identificar la información sensible que debe mantenerse bajo reserva:
- ¿Qué información importante para la organización no es conocida por
fuera de ella?
- ¿Cuál es el valor potencial que tiene esa información para el mercado?
- ¿Cuánto dinero y esfuerzo se invirtió para desarrollar la información?
- ¿Qué tan difícil será para otros adquirir o duplicar esa información?
- ¿Cumple la información con los requerimientos legales de un secreto
comercial?
2. Desarrollar una política de protección de la información sensible: la cual

informará a los investigadores sobre el procedimiento que deben seguir para
identificar, documentar y proteger la información valiosa derivada de sus
proyectos.
3. Educar, informar y transmitir a los investigadores la política de protección de la

información.
4. Restringir el número de personas que tengan acceso a la información sensible,

bajo los criterios de: (I) “need to know basis”, es decir, que la información
revelada a determinadas personas dependa exclusivamente de su “necesidad
de saber”, y (II) “a piece of the puzzle”, separando los departamentos o grupos
que gestionen la información de tal forma que cada uno de ellos sólo tenga una
pieza del rompecabezas.
5. Suscribir acuerdos de confidencialidad o non disclosure agreements.
6. Identificar, consolidar y sistematizar la información considerada confidencial,

incluyendo notificaciones, etiquetas, marcas de agua, rótulos o cualquier otro
medio que alerte expresamente sobre su carácter confidencial y las
consecuencias de su revelación.
7. Adoptar medidas de carácter técnico y administrativo para mantener la

confidencialidad de la información, por ejemplo, aislar la información
físicamente, restringir el acceso a archivos electrónicos con contraseñas, entre
otras.
Bibliografía
Comunidad Andina de Naciones (2000) Decisión 486 de 2000 Régimen Común sobre
propiedad industrial.
García-Alisina, M., & Gómez-Vargas, M. (2015). Prácticas de gestión del conocimiento

en los grupos de investigación: estudio de un caso. Revista Interamericana de
Bibliotecología, 38(1), 13-25
González Hernández, H. D. (2014) Manejo de la información confidencial. En: Guía

Estratégica de Propiedad Intelectual Universidad-Empresa. Ruta N, Cámara de
Comercio de Medellín para Antioquia, Tecnnova UEE. Medellín, Colombia.
Promperú (s.f.) Guía para la elaboración de Manuales de Franquicia. Gobierno del Perú.
Tobón Franco, N. (2008) Secretos industriales, comerciales y know how. Biblioteca jurídica
Diké. Medellín, Colombia.
Norma Técnica Colombiana ISO 9001 para los Sistemas de Gestión de la Calidad.

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Toolkit para la gestión de la propiedad

Bases para la documentación del know

Dirigido especialmente a IES, Centros de I+D+i y otras instituciones generadoras

Comité Permanente de Oficinas de Transferencia de

La herramienta que se presenta en este documento fue desarrollada por

1. Universidad de la Sabana – Claudia Vanegas

En este sentido, se parte de la premisa de que la documentación del know how de

(I) La gestión del conocimiento,

Gráfico de elaboración propia

Conocimiento derivado de la experiencia en el proceso de desarrollo o

Secreto industrial o empresarial

Se considera como secreto empresarial cualquier información no divulgada que

Documento en el que se registran de forma cronológica los avances y resultados

Al respecto, aunque las tres definiciones se encuentran relacionadas, su diferencia

La diferenciación entre estos dos documentos radica principalmente en su objetivo. En

¿Por qué se sugiere documentar la información valiosa asociada a tecnologías

2. Cuando la tecnología (conocimiento) no es susceptible de protección a través

3. Por decisiones estratégicas adoptadas por el titular y/o el alcance restringido de

Así las cosas, un contrato de licencia de patente permite al licenciatario explotar la

4. Cuando se pretenda consolidar un portafolio de propiedad intelectual con

La documentación del know how se relacionada directamente con las actividades de

En este sentido, se concibe la gestión del conocimiento como el proceso sistemático

Al respecto, se refiere un estudio desarrollado por García y Gómez (2015) en el cual se

Ciclo de gestión del conocimiento según el Comité Europeo de Normalización.

Identificar: “se parte de que la identificación de las necesidades de

Compartir: “el objetivo de esta fase del ciclo es transferir el conocimiento y

Con fundamento en lo anterior, es posible evidenciar que el proceso de documentación

Ciclo de gestión del conocimiento Documentación del know how

Levantamiento del proceso y documentación del Know How

Se sugiere a continuación una estructura y algunas preguntas orientadoras para

Para la construcción de estas recomendaciones se tomó como base el estudio sobre

Estructura Preguntar orientadora Sugerencias de contenido

Objetivo del ¿Qué se logra con este El objetivo podría ser:

Se debe resaltar que este

Por lo anterior se debe preguntar:

En estos escenarios, se debe

Personas ¿Qué personas se requieren Se deben describir los perfiles y

Ambiente para la ¿Qué ambiente se debe Se deben describir las

Resultado – output ¿Qué resultado o producto El producto del proceso o

La gestión de la I+D+i se considera un componente relevante para la documentación

Como se mencionó anteriormente, la bitácora de investigación, a pesar de tener un

b. Resultados según la tipología de proyectos de I+D+i

Esta tipología es un criterio orientador sobre la información que podría extraerse de un

1. Proyectos de investigación científica:

Pueden aportar información valiosa sobre:

- La naturaleza del concepto inventivo.

2. Proyectos de desarrollo tecnológico:

Pueden aportar información valiosa sobre:

- Elementos e insumos, materiales o materias primas, equipos y utensilios y

- Mecanismos de escalamiento y empaquetamiento tecnológico, es

- Condiciones necesarias de manipulación, almacenamiento y

- Forma cómo interactúan todos los elementos de la tecnología con la

Pueden aportar información valiosa sobre:

- Estrategia de mercado que permite producir o implementar la

- El modelo o plan de negocio de la tecnología.

- Estrategias especiales de comercialización, gestión de bases de datos de

- Condiciones y potenciales riesgos en el mercado que pueden afectar la

Gestión de la información confidencial

Con fundamento en las definiciones expuestas al inicio, se sugiere que en el documento

Teniendo en cuenta lo anterior, y especialmente el estudio de Tobón Franco (2008), se

1. Identificar la información sensible que debe mantenerse bajo reserva:

2. Desarrollar una política de protección de la información sensible: la cual

3. Educar, informar y transmitir a los investigadores la política de protección de la