Estructuración del proyecto del sistema en desarrollo.

(Fase - I)

Aprendices:

JHON SOÑET
JONATHAN SUAREZ
DAMIÁN TARAZONA
GLORIA MARCELA GÓMEZ
MONTAÑO JOSÉ HORTÚA

Instructor:

LUZ KARIME CASTELLANOS JOYA

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Modalidad Titulada Virtual

Ficha de Caracterización: 2282474
SENA- Regional Norte de Santander, Cúcuta.
Título del proyecto
Diseño e Implementación de Software para el control y seguimiento de
inventario.

Planteamiento del problema

Según la información obtenida por medio de la encuesta, encontramos que la
problemática más prominente se encuentra en el área de inventarios.
La empresa SCB Comercial, en la actualidad cuenta con un total de 24 empleados de los
cuales la mitad de ellos responden a la encuesta realizada para la identificación de
problemáticas. De las 12 personas encuestadas, 8 personas relacionan que la
problemática más sobresaliente es la de los inventarios. Por parte de los encuestados se
solicita tener un mejor control de inventario en los despachos, se menciona que no se
tiene un conocimiento, ni interacción real de los inventarios, describe que no hay una
adecuada rotación del inventario (que posiblemente alude a las bajas existencias del
material). Se reafirma la posición al decir que se necesita tener un acceso real a los
inventarios, Además, se indica que es vital ser proactivos en cuanto a informar qué
productos se están agotando en el inventario, lo que les ayudaría a poder generar los
pedidos de materiales con tiempo. Se solicita por parte de los técnicos la posibilidad de
tener acceso directo a la bodega, con la intención de que los empleados puedan tener
confirmación directa de la existencia de productos en inventarios, lo que facilitará los
procesos de ventas y ejecución de las mismas.
En la actualidad la empresa maneja un software llamado Odoo en el que registran el
ingreso y salida de inventarios. Sin embargo, se manifiesta que hay un desfase
financiero bastante alto debido al mal manejo del inventario en bodega, de la confusión
interna en el momento de la entrega de los productos a los clientes, debido a la falta de
producto o utilización de los productos hallados en inventarios de un cliente para la
venta a otros clientes.
Odoo es un sistema de información muy amplio que le permite a las empresas manejar
desde el área contable hasta el área de inventarios. Pero para la empresa es un software
que en la actualidad se está estudiando con una alta posibilidad de ser reemplazado por
otro sistema de información.
Justificación

Ralph Stair y George R: 2010, definen, qué, sistemas de información es el conjunto de

componentes interrelacionados que reúne, procesan, almacenan y distribuyen datos e
información y proporcionan un mecanismo de retroalimentación con el fin de cumplir
un objetivo.
En todo proyecto, se hace necesario llevar a cabo un adecuado proceso de investigación
para poder ser efectivos al momento de la toma decisiones frente al camino que se va a
seguir para la realización de los objetivos propuestos dentro del proyecto.
En esta época donde toda área empresarial se encuentra bajo el marco de la
globalización, es imperante que con agilidad se den pasos hacia la obtención de buenos
sistemas de información, con los cuales se pueda optimizar los diferentes procesos y
desarrollo de los mismos dentro de una empresa.
El presente proyecto se redacta con el fin de llevar a cabo el proceso formativo de la
etapa lectiva en Análisis de Sistemas de Información. Para tal fin se seleccionó la
empresa SCB Comercial, con la cual se ha trabajado de la mano para hacer un proceso
de identificación de los procesos empresariales y a la vez de las problemáticas que en la
actualidad presenta la empresa.
El proyecto cuenta con la elaboración de una encuesta para la identificación de las
problemáticas y mapas de procesos de la empresa. Por medio de los mapas, se realiza un
análisis a los diferentes procesos y procedimientos que en la actualidad se ejecutan
dentro de la empresa, con el objetivo de descubrir en qué lugar de la empresa se están
presentando las dificultades, los vacíos y por ende será el lugar de nuestro enfoque en el
momento de desarrollar el sistema de información que será nuestro aporte a la empresa
como la solución a la problemática encontrada.

Objetivo General
Crear un software con el propósito de responder a las necesidades de la empresa SCB
Comercial, en relación a la problemática del manejo de mercancía en bodega, la falta de
seguimiento y de registro de la misma, ya que es el mayor problema de la empresa,
generando pérdidas materiales y financieras.

Objetivos Específicos
● Ayudar a la empresa SCB Comercial a verificar la funcionalidad de sus mapas
de procesos.
● Diseñar un modelo de inventarios que sea asequible y de fácil manejo para los
empleados.
● Integrar funciones dentro de software de inventarios que faciliten el trabajo y
seguimiento de las mercancías.
ORGANIGRAMA SCB COMERCIAL
MAPA DE PROCESOS
MACROPROCESO ÁREA DE INVENTARIADO
Objetivo: Diseño e implementación de software para la problemática de mercancía en
bodega falta de seguimiento y de registro, en este proceso será en el que nos
centraremos ya que es la causa del mayor problema de la empresa con pérdidas
financieras y materiales la cual está afectando a sus demás áreas de procesos a
continuación un ejemplo sobre la problemática,
La empresa Asus necesita una referencia zb 1000-w y en la bodega principal de la
empresa no la tienen, pero al revisar la bodega del cliente Samsung vemos que este si
tiene en su inventario este producto, entonces el procesamiento que se lleva a cabo es
tomarlo de Samsung y pasarlo para la bodega interna de Asus. Este procedimiento se
hace en Oddo sacando esta referencia de la bodega-cliente Samsung y pasándola a
bodega principal de la empresa para así poder llevarla formalmente hacia Asus y
generar un número de out para cobrar. Cuando esto se hace lo que se espera es que
cuando llegue la importación, se lleve a la bodega de Samsung lo que se tomó de ella,
pero esto no se está haciendo, porque muchas veces no piden otra vez reponer está
mercancía o porque no le hacen el debido seguimiento.

INTRODUCCIÓN DE LAS ÁREAS DE PROCESOS DENTRO DE LA

EMPRESA.
Todo empieza con el área de ventas, el comercial contacta al cliente y le ofrece una
muestra del producto en algunas ocasiones. Esta muestra sale gratuita en la bodega y no
se cobra al cliente. Cuando esto pasa, se le hace un documento de salida de bodega con
autorización del dueño de la empresa para que el área de contabilidad no lo cobre.
Luego de que el cliente guste del producto, contacta al comercial y genera la compra.
El comercial entra a la aplicación "Oddo" que es la encargada de las bodegas e
inventarios que contiene la empresa, en esta aplicación hay tres bodegas, la primera
bodega se encarga de recibir toda la mercancía entrante a la empresa, como por ejemplo
la que llega de importación. La segunda bodega se encarga de transferencias internas en
esta se mueve mercancía que ya está ubicada en la bodega de la empresa y que va a
bodega de técnicos, otro ejemplo es que se mueva entre bodega de clientes entre sí,
ejemplo de la bodega de Samsung a la bodega de Asus, son movimientos que se
presentan entre diferentes sub bodegas de la empresa. La tercera bodega es la de los
"out" un out es un movimiento de salida como su nombre lo dice, en el out toda la
mercancía se cobra ya que esto genera una factura en el área de contabilidad. Cuando se
está haciendo el out en Oddo hay una pestaña que dice para facturar o no aplicable,
siempre se va dar como facturar, No aplicable se coloca cuando son transferencias
internas o cuando se está sacando mercancía de cliente para un diferente servicio de
ellos mismos.
El comercial cuando entra en Oddo es para generar una lista de cotización o de una vez
de pedido, con la mercancía que requiere y que vendió esto genera un documento que se
llama "SO". Está SO siempre tiene un número y ese número es de referencia para
alistar, sacar y vender la mercancía desde la bodega de “out” cuando se ha despachado
esta mercancía, hay diferentes formas de hacerle llegar esta mercancía al cliente por
medio de los técnicos los cuales pueden llevarla solamente o instalarla de una vez o
enviarla a los diferentes puntos por medio de coordinadora o que el cliente pase por esta
a la empresa.
Cuando el servicio ya se prestó y se instaló, se pasa el out y la SO a contabilidad para
que ellos cobren y hagan salida totalmente de esta mercancía. Cuando se le envía al
cliente o vienen por ella a la empresa se hace firmar una hoja de out para tener un
recibido.

Descripción de los procesos Administrativos y de Apoyo.

Revisor fiscal
El revisor fiscal da Fe Pública sobre la razonabilidad de los estados financieros, válida
informes, de conceptos y observaciones para promover el buen funcionamiento de la
empresa, Además, debe crear exámenes detallados y críticos acerca del sistema
financiero de la empresa, mediante procesos de auditoría que dan como resultado una
opinión externa de los estados financieros y del sistema de control interno de la
organización.

Gerente comercial
Planifica, organiza, dirige, controla y coordina eficientemente el sistema comercial
diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el
desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los servicios y
afines.

Coordinador contable
Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e
informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, así como por la
atención de los requerimientos formulados por los mismos.
Verifica el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de
la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de
información financiera.
Coordinador de servicio al cliente
Planea, organiza, prioriza y delega tareas que aporten al cumplimiento de los objetivos;
Programa visita de técnicos para los diferentes servicios que el cliente requiere en
diferentes puntos.
Analista de bodega
Realiza la recepción de todos los productos entrantes en bodega.
El control e inventario de los productos y sistemas invue.
El almacenamiento correcto de los repuestos.
La preparación de los pedidos con destino a las bodegas regionales (técnicos), o a los
clientes.
El despacho rápido de los pedidos hacia diferentes ciudades y puntos

Analista de gestión
Ayudar y alentar el desarrollo de los objetivos, estrategias y planes encaminados a
lograr la satisfacción del cliente y el uso eficiente de los recursos de la organización.

Alcance del proyecto.

El producto que tenemos proyectado es un software personalizado para la empresa SCB
Comercial, en que se pueda llevar el registro y seguimiento de inventarios. El programa
hará uso de una base de datos para tener un registro de toda la mercancía que se
actualizará con la información de quien tenga la mercancía en ese momento, para
facilitar esta tarea el sistema contará con la capacidad de leer el código de barras del
producto y lo relacionarán directamente al lugar y proceso del que haga parte en ese
instante, de esta manera se conoce el movimiento y estado de la mercancía en todo
momento, esta información se almacenará en una base de datos indexada de manera que
facilite cotejar los datos con la información de los inventarios, así evitar pérdidas y
problemas al controlar la mercancía..
Se pretende implementar un sistema de almacenamiento que organice en la bodega el
stop de mercancías y repuestos por pasillos o estanterías de forma que cada uno
contenga una enmarcación que indique dónde se encuentra cada ítem. Lo que le
permitirá al comercial tener a la mano una información verídica de la existencia de
mercancías y repuestos en bodega, de una forma organizada y sistemática. Además de
permitir por medio del software hacer un inventario detallado de las diferentes bodegas
que existen dentro de la empresa, desde la bodega central y sus sub bodegas, tanto de
las pequeñas bodegas creadas por los técnicos en las diferentes ciudades. Por otra parte
estamos indagando la posibilidad de crear un software de inventarios interconectado que
le permita a los empleados llevar un control de los traslados de mercancía que se
realizan a nivel interno entre bodegas, incluyendo los ítems del control de cambio de
mercancía que se realiza con los clientes, que en ocasiones estos cambios se pueden dar
por otro tipo de mercancía de la que inicialmente se facturó. También para tener un
control de los productos que salen de bodega y que se dan a los clientes como muestras
gratuitas.
El software pretende tener la opción de mostrarle al comercial, que es el encargado de
las cotizaciones y ventas de los productos, los costos reales o promedios de los
inventarios adquiridos con el objetivo de que no hayan pérdidas financieras, por
valorizar mal un producto o en su defecto valorizarlo por debajo de los costos
permitidos.

Bibliografía.

● Stair, Ralph y Reynolds, George, Principios de Sistemas de Información (Un

Enfoque Administrativo). Ed:Cengage Learning. 2010. pp, 52.
● https://loggro.com/blog/articulo/que-debe-incorporar-un-software-de-inventarios
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