RESUMEN MATERIAL DE FORMACION, SEMANA 2:

URGENCIAS:

* VERIFICACIÓN DE DERECHOS DE LOS USUARIOS:

- Entidad responsable del pago de los servicios de salud.

- Se debe presentar el documento de identificación del usuario.

- Se debe digitar en la base de datos provista por los responsables del pago, o
comprobador de derechos ADRES.

- El procedimiento de verificación de derechos será posterior a la selección y clasificación

del paciente, “Triage” y no podrá ser causa bajo ninguna circunstancia para posponer la
atención inicial de urgencias.

* INFORME DE LA ATENCIÓN INICIAL DE URGENCIAS:

Todo prestador de servicios de salud deberá informar obligatoriamente a la entidad

responsable del pago, el ingreso de los pacientes al servicio de urgencias dentro de las
veinticuatro (24) horas siguientes al inicio de la atención. El informe de atención inicial de
urgencias se realizará mediante el diligenciamiento y envío del anexo No 2 de la
resolución 3047 de 2008.

* RESPUESTA DE AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS POSTERIORES A LA ATENCIÓN

INICIAL DE URGENCIAS:

Las entidades responsables del pago de servicios de salud deben dar respuesta a las
solicitudes de autorización de servicios establecidos en el anexo 4 de la resolución 3047
de 2008. La respuesta a la solicitud de autorización de servicios posteriores a la atención
de urgencias, deberá darse por parte de la entidad responsable del pago, dentro de los
siguientes términos:

a. Para atención subsiguiente a la atención inicial de urgencias: Dentro de las dos (2)
horas siguientes al recibo de la solicitud.

b. Para atención de servicios adicionales: Dentro de las seis (6) horas siguientes al recibo
de la solicitud.

* PROCESO DE REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA:

Con el fin de garantizar la calidad, continuidad e integralidad en la atención, es obligación

de las entidades responsables del pago de servicios de salud la consecución de
institución
prestadora de servicios de salud receptora que garantice los recursos humanos, físicos o
tecnológicos, así como los insumos y medicamentos requeridos para la atención de
pacientes. La responsabilidad del manejo y cuidado del paciente es del prestador remisor
hasta que ingrese en la institución receptora.

Cuando el transporte se realice en una ambulancia debidamente habilitada, que no

dependa de la IPS remisora, la entidad que tiene habilitado el servicio de transporte será
responsable de la atención durante el mismo, con la tecnología disponible de acuerdo con
el servicio de ambulancia habilitado, hasta la entrega del paciente en la entidad receptora
definida por la entidad responsable del pago.

RIPS:
Por su parte los RIPS, Registro Individual de Prestación de Servicio de Salud, tal como
quedó establecido en la Resolución 3374 de 2000 modificada por la Resolución 951 de
2002, “fija algunos lineamientos en relación con el Registro Individual de Prestación de
Servicios de Salud, RIPS”. Y la Resolución 1531 de 2014, “por la cual se modifica la
Resolución 3374 de 2000 en cuanto al mecanismo de transferencia de datos del Registro
Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y su ámbito de aplicación:

El Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud, RIPS, está conformado por

tres clases de datos:
- De identificación.
- Del servicio de salud propiamente dicho.
- Del motivo que originó su prestación.

Los datos de identificación son los de la entidad administradora del plan de beneficios, los
del prestador del servicio y los de la transacción, reportados en una factura de venta de
servicios.

Los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud, RIPS, son los
relacionados con las consultas los procedimientos, el servicio de urgencia, de
hospitalización y de medicamentos, las características de dichos datos y los valores para
cada uno de ellos.

Los datos de consulta son aplicables a todo tipo de consulta, programada o de urgencia,
médica general y especializada, odontológica general y especializada y las realizadas por
otros profesionales de la salud.

Los datos de procedimientos son aplicables a todos ellos, trátese de procedimientos

diagnósticos o terapéuticos, de detección temprana o de protección específica.

Los datos de hospitalización son los generados cuando haya lugar a ella, cualquiera sea
el motivo que la origine, e incluye las consultas, procedimientos y estancias.

Los datos correspondientes a la prestación individual de servicios de salud de urgencia,

incluye las consultas, procedimientos y estancia en observación. La transferencia de
dichos datos se hará en archivos separados.
Los datos de recién nacidos corresponden individualmente a los de las condiciones y
características al nacer de uno o más niños o niñas.

Los datos de medicamentos están relacionados con la denominación y forma

farmacológica
de estos.

Los procesos informáticos para la generación y conservación de los RIPS son los
siguientes:

- Actualización.
- Validación.
- Organización.
- Administración de los datos.
- Transferencia de datos.
- Disposición de información:

Los archivos de datos deben identificarse con el tipo de archivo (dos caracteres), el
número de la remisión de los datos (de uno a seis caracteres), para un nombre con un
total máximo de ocho caracteres más la extensión del archivo que debe ser TXT.

Las cuentas sin RIPS no son radicadas para pagos, los archivos planos con la
información correspondiente a los registros debe ser validada con el fin de optimizar el
desembolso del recurso previa auditoria por parte del responsable de pago.

RESOLUCION 3047:

A. SOPORTES DE LAS FACTURAS (Anexo Técnico No. 5)

1. Factura o documento equivalente.

2. Detalle de cargos.
3. Autorización.
4. Resumen de atención o epicrisis.
5. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico.
6. Descripción quirúrgica.
7. Registro de anestesia.
8. Comprobante de recibido del usuario.
9. Hoja de traslado.
10. Orden y/o fórmula médica.
11. Lista de precios.
12. Recibo de pago compartido.
13. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT).
14. Factura por el cobro al SOAT y/o FOSYGA.
15. Historia Clínica.
16. Hoja de atención de urgencias.
17. Odontograma.
18. Hoja de administración de medicamentos.
B. LISTADO ESTÁNDAR DE SOPORTES DE FACTURAS SEGÚN TIPO DE SERVICIO
PARA EL MECANISMO DE PAGO POR EVENTO:

1. CONSULTAS AMBULATORIAS:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Comprobante de recibido del usuario.
e. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

TIPO DE CONTRATACIÓN:
* Sin contrato
* Pago por capitación.
* Pago por evento.
* Pago por caso, conjunto integral de atenciones, paquete o grupo relacionado por
diagnóstico.

RESPONSABLE DEL PAGO:

* EPS
* IPS
* Entes Territoriales
* La unidad de pago por capitación UPC

2. SERVICIOS ODONTOLÓGICOS AMBULATORIOS:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Comprobante de recibido del usuario.
e. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
f. Odontograma.
g. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

3. EXÁMENES DE LABORATORIO, IMÁGENES Y OTRAS AYUDAS DIAGNÓSTICAS

AMBULATORIAS:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico. Excepto en aquellos exámenes
contemplados en los artículos 99 y 100 de la resolución 5261 de 1994 o la norma que la
modifique, adiciones o sustituya.
e. Comprobante de recibido del usuario.
f. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
g. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

4. PROCEDIMIENTOS TERAPÉUTICOS AMBULATORIOS:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Comprobante de recibido del usuario.
e. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

5. MEDICAMENTO DE USO AMBULATORIO:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Comprobante de recibido del usuario.
e. Fotocopia de la fórmula médica.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

6. INSUMOS, OXÍGENO Y ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE USO AMBULATORIO:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
e. Comprobante de recibido del usuario.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

7. LENTES:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Comprobante de recibido del usuario.
e. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

8. ATENCIÓN INICIAL DE URGENCIAS:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
c. Informe de atención inicial de urgencias.
d. Copia de la hoja de atención de urgencias o epicrisis en caso de haber estado en
observación.
e. Copia de la hoja de administración de medicamentos.
f. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico. Excepto en aquellos exámenes
contemplados en los artículos 99 y 100 de la resolución 5261 de 1994 o la norma que la
modifique, adiciones o sustituya. Deberán estar comentados en la historia clínica o
epicrisis.
g. Comprobante de recibido del usuario.
h. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT) o reporte del accidente por el
trabajador o por quien lo represente.

9. ATENCIÓN DE URGENCIAS:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Copia de la hoja de atención de urgencias o epicrisis en caso de haber estado en
observación.
e. Copia de la hoja de administración de medicamentos.
f. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico. Excepto en aquellos exámenes
contemplados en los artículos 99 y 100 de la resolución 5261 de 1994 o la norma que la
modifique, adiciones o sustituya. Deberán estar comentados en la historia clínica o
epicrisis.
g. Comprobante de recibido del usuario.
h. Lista de precios si se trata de insumos no incluidos en el listado anexo al acuerdo de
voluntades.
i. Copia de la factura por el cobro al SOAT y/o FOSYGA, en caso de accidente de tránsito.
j. Copia del informe patronal de accidente de trabajo (IPAT) o reporte del accidente por el
trabajador o por quien lo represente. En caso de accidente de trabajo.
k. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

10. SERVICIOS DE INTERNACIÓN Y/O CIRUGÍA (HOSPITALARIA O AMBULATORIA):

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Resumen de atención o epicrisis.
e. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos.
f. Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico. Excepto en aquellos exámenes
contemplados en los artículos 99 y 100 de la resolución 5261 de 1994 o la norma que la
modifique, adiciones o sustituya. Deberán estar comentados en la historia clínica o
epicrisis.
g. Descripción quirúgica.
h. Registro de anestesia
i. Comprobante de recibido del usuario.
j. Lista de precios si se trata de insumos no incluidos en el listado anexo al acuerdo de
voluntades.
k. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.
l. Fotocopia del informe patronal de accidente de trabajo (IPAT) o reporte del accidente
por el trabajador o por quien lo represente. En caso de accidenete de trabajo.
m. Fotocopia de la factura por el cobro al SOAT y/o FOSYGA, en caso de accidente de
tránsito.

11. AMBULANCIA:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos. Si aplica.
d. Autorización. Si aplica.
e. Hoja de traslado.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del
pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

12. HONORARIOS PROFESIONALES:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Autorización. Si aplica.
d. Comprobante de recibido del usuario.
e. Descripción quirúgica. Si aplica
f. Registro de anestesia. Si aplica.
g. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.

C. LISTADO ESTÁNDAR DE SOPORTES DE LAS FACTURAS PARA EL MECANISMO

DE PAGO POR CASO, CONJUNTO INTEGRAL DE ATENCIONES, PAQUETE O
GRUPO RELACIONADO POR DIAGNÓSTICO:

a. Factura o documento equivalente.

b. Autorización. Si aplica.
c. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
d. Resumen de atención o epicrisis.
e. Descripción quirúgica. Si aplica
f. Registro de anestesia. Si aplica.
g. Comprobante de recibido del usuario.
h. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.
i. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT) o reporte del accidente por el trabajador
o por quien lo represente.

D. LISTADO ESTÁNDAR DE SOPORTES DE LAS FACTURAS PARA EL MECANISMO

DE PAGO POR CAPITACIÓN:

a. Factura o documento equivalente.

b. Evidencia del cumplimiento de las metas de cobertura, resolutividad y oportunidad
definidas en el acuerdo de voluntades.
E. EN EL CASO DE RECOBROS POR PARTE DE LAS ENTIDADES PROMOTORAS DE
SALUD DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO, LOS SOPORTES DE LAS FACTURAS POR
PARTE DEL PRESTADOR DE SERVICIOS SERÁN:

1. MEDICAMENTOS NO POS AUTORIZADOS POR COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO:

a. Factura o documento equivalente.

b. Detalle de cargos. En caso de que la factura no lo detalle.
c. Comprobante de recibido del usuario, si se trata de medicamentos ambulatorios.
d. Fotocopia de la hoja de administración de medicamentos, si se trata de medicamentos
hospitalarios.
e. Original de la orden y/o fórmula médica.
f. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable del
pago sólo se le factura el valor a pagar por ella.
g. Autorización del Comité Técnico Científico.
h. En el caso de medicamentos para pacientes hospitalizados cuando el prestador no
haya recibido respuesta de la solicitud antes del egreso del paciente, debe anexar la copia
de la solicitud y la prueba de envío de la misma a la entidad responsable del pago.

2. SERVICIOS ORDENADOS POR TUTELAS CUANDO SE HAYA ORDENADO EL

CUMPLIMIENTO AL PRESTADOR:

a. Soportes requeridos en función del tipo de servicio y modalidad de pago.

b. Fotocopia del fallo de tutela.

3. COBROS POR ACCIDENTES DE TRABAJO:

a. Soportes requeridos en función del tipo de servicio y modalidad de pago.
b. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT), o reporte del accidente por el
trabajador o por quien lo represente.

HISTORIAS CLÍNICAS Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN:

El referente de las historias clínicas de los usuarios se reglamenta con la Resolución 1995
de 1999 (julio 8) por la cual se establecen normas para el manejo de la historia clínica y la
Resolución 839 de 2017 que tiene por objeto establecer el manejo, custodia, tiempo de
retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, así
como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del SGSSS-, para
el manejo de estas en caso de liquidación.

La historia clínica que es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el

cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos
médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en
su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa
autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.

RESOLUCIÓN 839 DE 2017:

Objeto. Establecer el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición
final de los expedientes de las historias clínicas. Y reglamentar el procedimiento que
deben adelantar las entidades del SGSSS-, para el manejo de estas en caso de
liquidación.

Ámbito de aplicación. Se aplicarán a las entidades que integran el SGSSS, a las de

regímenes especiales y de excepción y demás personas naturales o jurídicas, que se
relacionan con la atención en salud.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLÍNICA

Art. 3. RETENCIÓN Y TIEMPOS DE CONSERVACION DOCUMENTAL DEL

EXPEDIENTE DE LA HISTORIA CLÍNICA:

Retención y tiempos de conservación del expediente de la historia clínica. El responsable

de su custodia deberá retenerla y conservarla un mínimo de quince (15) años, contados a
partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años se hará en el archivo
de gestión y los diez (10) años siguientes en el archivo central. Para las historias clínicas
de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho
Internacional Humanitario, la retención y conservación se duplicará. Si la historia clínica
formara parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación
será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la
custodia.

Cumplidos dichos términos, con miras a propender por la entrega de la historia clínica al
usuario, su representante legal o apoderado responsable de su custodia, de forma previa
al proceso de disposición final de que trata el artículo siguiente, se publicarán como
mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional, definidos por la entidad
responsable de dicha publicación, con un intervalo de ocho (8) días entre el primer aviso y
el segundo, en los que indicará el plazo y las condiciones para la citada entrega, plazo
que podrá extenderse hasta por dos (2) meses más, contados a partir de la publicación
del último aviso.

Art. 4. DISPOSICIÓN FINAL DEL EXPEDIENTE DE HISTORIA CLÍNICA:

La disposición final y la consecuente eliminación de historias clínicas, lo realizará el

responsable de su custodia, siempre que concurran las siguientes condiciones:

4.1 Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental.

4.2 Que se haya adelantado el procedimiento de publicación.

4.3 Que se haya adelantado la valoración correspondiente, para determinar si la

información contenida en las historias a eliminar, tienen valor secundario, (científico,
histórico o cultural), en los términos establecidos por el Archivo General de la Nación, de
lo cual se dejará constancia en un acta.

Las entidades que se encuentren en proceso de liquidación o se liquiden con

posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, el acta será firmada por
el responsable de la liquidación.

Cuando se identifiquen historias clínicas con valor secundario, estas deberán ser
conservadas de forma permanente y su transferencia deberá realizarse en los términos
que definan el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Salud y Protección Social.

Art. 5. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS

Cumplidas las condiciones anteriores, se procederá a la eliminación de las historias

clínicas así:

* Las entidades públicas, seguirán el procedimiento contemplado en el artículo 15 del

Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

* Las entidades privadas y los profesionales independientes, levantarán un acta de

eliminación indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que será firmada
por el representante legal de la entidad, por el responsable del archivo de historias
clínicas y por el revisor fiscal, para el caso de las privadas, y para el caso de los
independientes, por el profesional que tenga la custodia. Dicha acta, adicionalmente
deberá contener el señalamiento expreso de que se ha cumplido con los tiempos de
retención y conservación y a la cual deberá anexarse el acta que contenga el análisis
sobre el valor secundario de las historias clínicas.

Elaborarán el inventario documental (Formato Único de Inventario Documental),

reglamentado por el Archivo General de la Nación, el cual deberán publicar en medio de
amplia difusión o en su página de internet.

La eliminación de historias clínicas deberá estar respaldada en las tablas de retención o

las tablas de valoración documental.

* Las entidades pertenecientes al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidación,

los mandatos y Patrimonios Autónomos de Remanentes, deberán identificar cada una de
las historias clínicas a eliminar, levantar el acta de eliminación, indicando la fecha y el
número de expedientes a eliminar, deberá contener el señalamiento expreso de que se ha
cumplido con los tiempos de retención y conservación y a la cual deberá anexarse el acta
que contenga el análisis sobre el valor secundario de las historias clínicas.

Elaborarán el inventario documental (Formato Único de Inventario Documental),

reglamentado por el Archivo General de la Nación, el cual deberán publicar en medio de
amplia difusión o en su página de internet.

La eliminación de historias clínicas deberá estar respaldada en las tablas de retención o

las tablas de valoración documental.
Tratándose de entidades que recibieron historias clínicas como consecuencia del cierre
de un proceso de liquidación y que no dispongan de tablas de retención documental y/o
tabla de valoración documental, deberán elaborarlas, aprobarlas y obtener convalidación
expedida por el Archivo General de la Nación.

Copia del "acta de eliminación" y sus anexos, serán remitidos a la entidad departamental
o distrital de salud del domicilio de la entidad o sus sedes o del domicilio del profesional
independiente que esté adelantando el proceso de eliminación y a la Superintendencia
Nacional de Salud, quienes la conservarán con el fin de brindar la respectiva información
al usuario o a la autoridad que lo solicite. Adicionalmente, las Entidades con regímenes
especiales y de excepción, deberán remitir copia del "acta de eliminación", a las entidades
y dependencias, que al interior de su estructura, consideren pertinente.

La eliminación se deberá llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos
documentales. Por ningún motivo se podrán eliminar documentos individuales de una
historia clínica o una serie, excepto que se trate de copias idénticas o duplicados.

CUSTODIA, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS EXPEDIENTES DE LAS

HISTORIAS CLÍNICAS ANTE LA LIQUIDACIÓN DE UNA ENTIDAD O EL CIERRE
DEFINITIVO DEL SERVICIO

Art. 6. MANEJO DE LOS EXPEDIENTES DE LAS HISTORIS CLÍNICAS EN EL

PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE UNA ENTIDAD O ANTE EL CIERRE DEFINITIVO DEL
SERVICIO.

Los expedientes de las historias clínicas en el proceso de liquidación de una entidad o

ante el cierre definitivo del servicio. Deberán entregarse a los respectivos usuarios,
representantes legales o apoderados de aquellos, antes del cierre de la liquidación o del
servicio, esto último para el caso del profesional independiente, de lo cual dejarán
constancia teniendo como referente el formato de inventario documental regulado por el
artículo séptimo del Acuerdo 042 de 2002.

De no ser posible la entrega de la historia clínica al usuario, representante legal o

apoderado, el liquidador de la empresa o el profesional independiente, levantará un acta
con los datos de quienes no las recogieron y procederá a remitirla junto con las historias
clínicas, a la EPS a la que se encuentre afiliado el usuario. Copia del acta se remitirá a la
Superintendencia Nacional de Salud, igualmente a la entidad departamental o distrital de
salud correspondiente, quien deberá conservarla por el término previsto.

Los expedientes de historias clínicas de personas sin afiliación a una EPS, serán
entregadas a la entidad departamental o distrital de salud con sede en donde se les haya
prestado el servicio por parte de la entidad liquidada o en liquidación.

Cuando el profesional independiente fallezca, sus herederos entregarán las historias

clínicas a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio donde aquél venía
prestando sus servicios al momento del fallecimiento o a la entidad departamental o
distrital de salud, donde estén ubicadas las sedes en las cuales se prestó el servicio.

La entidad distrital o departamental de salud deberá revisar si el usuario tiene afiliación al

SGSSS y, de ser así, procederá a remitir la correspondiente historia clínica a la EPS
donde se encuentre dicha afiliación. Para el cumplimiento de estas actividades, la entidad
departamental de salud contará con el apoyo de las entidades territoriales de salud de
orden municipal.

Cuando en las instalaciones de una institución prestadora de servicios de salud que ha

sido objeto de liquidación, se continúen prestando servicios de salud, quien asuma su
prestación deberá recibir las historias clínicas de la anterior entidad, en el estado en que
se encuentren, custodiarlas y llevar a cabo los procesos de gestión documental que estas
requieran, para garantizar la continuidad de la prestación de servicios a la comunidad.

El uso, manejo, recolección, tratamiento de la información y disposición final de las

historias clínicas, deberá observar lo correspondiente a la protección de datos personales,
de que trata la Ley 1581 de 2012.

Las personas naturales o jurídicas que pese a no tener la calidad de prestadores de

servicios de salud, contraten profesionales para prestar servicios en sus sedes e
instalaciones y que como tal, custodien y conserven expedientes de historias clínicas,
también les rige la resolución actual.

Los prestadores de servicios de salud y demás destinatarios que incumplan lo establecido

en esta resolución, incurrirán en sanciones. La presente resolución rige a partir del 23 de
marzo de 2017.

4. CONCLUSIONES

* Que la historia clínica es un documento de vital importancia para la prestación de los

servicios de salud, ya que en ella se registran cronológicamente las condiciones de salud
del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el personal de
salud encargado. Por lo tanto, es un documento privado, obligatorio y que debe ser
sometido a reserva.

* Que es importante conocer el manejo, la custodia, el tiempo de retención, conservación

y el destino final, que le dan las entidades y profesionales, que conforman el sistema de
salud en Colombia, para las historias clínicas.

* Leer la normatividad sobre las historias clínicas tanto manuales como electrónicas, nos
permite a nosotros, como futuros administradores de salud empaparnos del tema, que día
a día vamos a tener que manejar. Esto nos llevará a realizar un excelente trabajo, de
manera ágil, oportuna, y siempre enfocada en la satisfacción de los usuarios
pertenecientes al SGSSS.
5. RECOMENDACIONES

* Para lograr la interoperabilidad en las IHCE, es necesario que el gobierno nacional

destine recursos suficientes para que los prestadores de servicios de salud, puedan
realizar los respectivos ajustes tecnológicos que ellas requieren y de esta manera se
pueda, en el menor tiempo posible, poner en funcionamiento este sistema electrónico en
todo el país.

* Vemos que el manejo, custodia, retención, conservación y disposición final de los

expedientes de las historias clínicas manuales y electrónicas no son tan sencillos de
llevar, por lo tanto, es necesario que las personas encargadas de realizar este proceso,
sean profesionales conocedores del tema, y no basta con esto solamente, también es
necesario, que las entidades se responsabilicen de realizar periódicamente
capacitaciones a los archivistas, para que éstos puedan estar al tanto ante cualquier
cambio en la normatividad y así puedan realizar el trabajo de forma excelente.