Informática II

U1.Planilla de cálculo
Autora: Lic. Patricia Tucci
Procesamiento Didáctico: Lic. Alejandra Santos Souza
Diseño Gráfico: DG Andrea Gergich

Marzo 2010

Secretaría Académica / Dirección de Pedagogía Universitaria

Coordinación de Idiomas e Informática / Universidad Nacional de Lanús
 Índice U1. Capítulo 6
Impresión

Índice de íconos IV

CAPÍTULO 6. Impresión 127

6.1. Configuración de página 127

Actividad: a 131

6.2. Áreas de Impresión 132

6.3. Imprimir 132

6.3.1. Vista Preliminar 133
6.3.2. Imprimir Gráficos 134

Actividad: b 135

Síntesis 135

Bibliografía 135

II
 Índice de íconos

Íconos generales

A Actividad

F Foro: trabajo colaborativo

S Síntesis

Bibliografía

Íconos específicos

c Actividad en computadora

IV
Los objetivos de este capítulo son:
Impresión 6
Configurar los libros para su impresión.
Establecer áreas de impresión.
Imprimir archivos.

6.1. Configuración de página

Antes de imprimir una hoja de cálculo Excel nos permite configurar distintas Se sugiere ver este
opciones relacionadas con la orientación de la hoja, márgenes, tamaño del papel, comando en INFORMÁTICA
encabezados y pie de página, entre otras opciones posibles. I, que resultará muy similar
al aprendido. Ver Impresión
Para llevar adelante algunas de estas modificaciones, se debe seleccionar el en Word, U2. Cap. 10, pág
comando Configurar Página del menú Archivo. 123, e Impresión en Power
Point, U3. Cap. 11, pág 137
Lo señalado se puede observa en el siguiente cuadro de diálogo compuesto por
cuatro solapas, que describiremos a continuación:

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

La solapa Página permite establecer la orientación del papel: vertical (opción pre-
determinada) u horizontal.

En el recuadro Ajuste de escala se puede indicar si se desea que la salida de

impresión se rija por un factor de escala o bien ajustando la impresión a una can-
tidad específica de páginas.

Otros parámetros posibles de modificar son: tamaño de papel, para indicar el

papel con el que realizará la impresión: A4, carta, oficio, entre otros.

La Calidad de impresión depende de la impresora que se utilizará, desde aquí

puede disminuir o mejorar la calidad de la misma.

Finalmente, si desea comenzar la impresión desde un número distinto de 1

(Automático), se puede establecer ese valor en el cuadro Primer número de página.

En todas las solapas se encuentran los botones que a continuación se señalan:

Imprimir: muestra el cuadro de diálogo Imprimir, tema que se trata más adelante. Ver página 133

Vista preliminar: exhibe una presentación preliminar reflejando los cambios efec-
tuados.
Opciones: presenta un cuadro de diálogo con las opciones posibles de configurar
de la impresora seleccionada para imprimir.
Desde la solapa Márgenes se pueden establecer las medidas de los márgenes
superior, inferior, izquierdo y derecho del archivo a imprimir. Además, en el caso
de tener encabezado y/o pie de página, se puede indicar a cuántos centímetros
del borde del papel se los quiere posicionar.

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

Para centrar la planilla en la página tomando en cuenta los márgenes esta-

blecidos, se podrá optar por horizontal o verticalmente, o ambas opciones a
la vez.

La solapa Encabezado y pie de página permite, como en otros programas, Ver Encabezado y pie
incluir un texto al principio o al final de todas las páginas del libro a imprimir. de página en Word, INFOR-
MATICA I, U2. Cap. 10,
pág. 123

Seleccione un Encabezado dentro Ídem para el Pie de página.

de las combinaciones incluidas por el programa

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

Además de poder elegir los encabezados y/o pies de página que vienen con Excel
dentro de las listas desplegables, se puede personalizarlos. Para realizar esta
acción se presiona el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de pági-
na. Al ingresar por cualquiera de las dos opciones se encontrará lo que ilustra la
siguiente imagen:

Se puede escribir dentro de las tres secciones o en alguna de ellas. En la parte

superior de la ventana aparece una ayuda relacionada con las funciones de los
distintos botones que componen la barra de herramientas.

Finalmente, en la cuarta solapa Hoja, se puede indicar lo que se desea para la

impresión de los datos.

Desde el Área de impresión se puede establecer cuál es el rango que se desea

imprimir. Si se pulsa el botón rojo, se selecciona el rango y luego se retorna pul-
sando el botón que contiene la flecha roja. Este procedimiento se asemeja al
aprendido en el Capítulo 5, para seleccionar el rango a trazar en el gráfico. Esta Ver INFORMATICA II,
opción se utiliza si no deseamos imprimir todo la hoja de cálculo. Cap. 5, pág. 104

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

Imprimir títulos: en ocasiones cuando trabajamos con planillas largas, se busca

que la fila que contiene los títulos principales aparezca en todas las hojas de cál-
culo, o en el caso de planillas muy extensas a lo ancho, alguna columna que se
muestre en todas las hojas. Para llevar adelante esta acción, se indica cuál es el
rango de filas o columnas a repetir.

Imprimir: este cuadro presenta una lista de casillas de verificación que podemos
activar antes de imprimir:

Líneas de división: son las líneas guías de pantalla, normalmente nunca se

imprimen, para esto se utilizan los bordes. Pero tildando esta opción se pue-
den imprimir.

Blanco y negro: si no se desea imprimir a color, porque la impresora imprime

en blanco y negro, o se busca ahorrar el cartucho de color, se puede tildar
esta opción en planillas donde se utilizaron colores en su diseño.

Calidad de borrador: realiza una impresión de menor calidad siempre y cuan-

do la impresora cuente con esta herramienta.

Títulos de filas y columnas: permite que se impriman los rótulos de las filas y
las columnas.

Orden de las páginas: desde aquí se configura el orden en que se imprimirán

y numerarán las páginas del archivo a imprimir.

A.6.a. Abrir el libro Padrón Electoral Adrogué –la ubicación del

archivo será indicada por su docente– y realizar las siguientes
operaciones:

- Preparar el libro tomando en cuenta lo siguiente:

. Ajustar el ancho de columna al contenido de las celdas.
. Orientación del papel: Horizontal
. Márgenes: 1cm, para todos.
. Repetir la primera fila en todas las páginas.
. Agregar el nº de página en el centro del pie de página.

- Guardar los cambios realizados.

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

6.2. Áreas de Impresión

Desde este comando ubicado en el menú Archivo se puede indicar el rango de

impresión, modificarlo y también borrarlo.

Los pasos para establecer el rango son:

- Seleccionar el rango a imprimir en la hoja de cálculo.

- Dirigirse al menú Áreas de impresión del menú Archivo.
- Se podrá observar una línea punteada que bordea el rango seleccionado.

Ejemplo

En la planilla correspondiente al libro Padrón Electoral Adrogué se establece-

rá como área de impresión al rango correspondiente a los datos personales
de las primeras 40 personas del padrón electoral.

Por lo tanto, se selecciona el rango A1:C40 y luego se elige el menú Archivo

> Área de Impresión > Establecer área de impresión.

Las celdas indicadas para imprimir quedarán delimitadas por una línea pun-
teada. Si se observa la vista preliminar, verá solo el rango seleccionado.

Para borrar el área de impresión hay que dirigirse a la opción Borrar área de
impresión del menú Archivo > Área de Impresión.

En caso de buscar modificar el rango del área de impresión, sea para

ampliarlo o reducirlo, vuelva a seleccionar el área a imprimir y se deberán
realizar los mismos pasos que se llevaron a cabo para establecer el área.

6.3. Imprimir
Si se desea imprimir la hoja de cálculo sin realizar ninguna modifica-
ción se deberá utilizar el botón Imprimir para iniciar directamente la
impresión.

Ahora bien, si se pretende seleccionar la impresora de destino, hay que indicar

las páginas a imprimir, entre otras opciones, y dirigirse al cuadro de diálogo
Imprimir del menú Archivo.

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

Seleccione la impresora de esta lista Configure algunas caracterís-

ticas de la impresora.

Indique qué desea imprimir Escriba o seleccione la can- Finalmente pulse Aceptar
tidad de copias a imprimir para comenzar la impresión

6.3.1. Vista Preliminar

Es aconsejable realizar una presentación o vista preliminar antes de imprimir el

archivo, dado que esta opción posibilita ver el libro tal como saldrá impreso.
Desde esta vista se pueden observar los márgenes y saltos de páginas, encabe-
zados y pie de página. La utilidad de usar esta presentación, consiste en ir reali-
zando todos los ajustes necesarios antes de imprimir, con el fin de ahorrar copias
con formatos erróneos.
Por lo tanto, para ver la página antes de imprimirla, se puede dirigir al
menú Archivo > Vista Preliminar o pulsar el botón Vista preliminar de
la barra de herramientas estándar.

Los botones de la Barra de Herramientas de la Vista Preliminar cumplen las

siguientes funciones:
Avanzan y retroceden Muestra el cuadro de Muestra u oculta los contro-
por páginas diálogo Imprimir ladores de márgenes y de
encabezado y pie.

Cambia de una vista Muestra el cuadro de diá- Cierra la Vista preliminar

de una página a una logo Configurar página y regresa a la hoja activa.
vista aumentada.
Muestra la vista Salto de página

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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

En los libros de una sola página, los botones Siguiente y Anterior se encontrarán
deshabilitados. Con referencia al Zoom se podrá encontrar como método alterna-
tivo utilizar el puntero del mouse sobre la vista del documento, que aparecerá
con forma de lupa.

Con respecto a los márgenes, se pueden modificar simplemente arrastrando las

líneas que los controlan. Así se podrá ver la ventana luego de pulsar el botón
Márgenes.
Desde los cuadros de control modifique
el ancho de columna.

Arrastre las líneas punteadas para Recorra todas las páginas del
ampliar o reducir los márgenes. libro con la barra de desplaza-
miento.

6.3.2. Imprimir Gráficos

Cuando se busca imprimir una hoja de cálculo que contiene un gráfico incrusta-
do, si se quiere imprimir toda la hoja (planilla y gráfico), no hay que tener selec-
cionado el gráfico, ya que si esto sucede, el programa sólo imprimirá el gráfico
cubriendo toda la página, de acuerdo al tamaño de papel establecido o prede-
terminado.

Se debe tener en cuenta que en pantalla siempre aparece la línea del salto de
página, para indicar hasta dónde es el límite de cada página. Esto contribuye a la
hora de reubicar el gráfico si excede la página actual.

Ahora bien, si se desea imprimir únicamente el gráfico, hay que seleccionarlo y

así se lo podrá apreciar desde la vista preliminar.
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 UNLa. / Informática II / U1. Planilla de cálculo / 6. Impresión

A.6.b. Abra el libro Gráficos de Encuesta, creado en el capítulo

anterior, y desarrolle los siguientes ejercicios:

- Prepárelo para imprimir, configurando todos sus márgenes en 2 cm.,

centrando la planilla horizontalmente, y colocando el siguiente texto
en el encabezado y pie de página.

Encabezado
Consumo de sustancia sicoactivas en Estudiantes Universitarios
Pie de página
Fuente: Observatorio Argentino de drogas - SEDRONAR

- Finalmente guarde los cambios realizados.

Hemos dedicado el último capítulo de la Unidad 1 al tema impresión. Se

S hizo hincapié en el uso de la vista preliminar, como método de ajuste y
revisión previo a la impresión, con el fin de reducir tiempo y evitando la
impresión de copias innecesarias.

Es importante señalar que a pesar de todos los temas tratados en esta Unidad,
Excel no termina acá, sino que tiene muchas herramientas que por cuestión de
adecuación a los programas de estudios no se han podido incluir en el cuader-
nillo. Pero todos los elementos vistos facilitarán para que se pueda seguir inves-
tigando y profundizando el programa con los temas de sus intereses específicos.
El objetivo planteado ha sido ofrecer los elementos principales y más potentes de
esta aplicación, pero reitero lo mencionado durante los capítulos, queda en uste-
des maximizar la utilidad del programa.

En el próximo capítulo iniciaremos la Unidad 2, introduciéndonos en el programa

Microsoft Access.

- Manual del usuario Microsoft Excel, Microsoft Corporation.

- Ayuda en pantalla de Microsoft Excel 2003.

Links de interés
- http://www.aulaclic.es/Excel2003
- http://www.aulafacil.com/Excel/Lecc-39.htm

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