SERVIJACKSON SAS

001DA-110
Gerencia general GG100

INFORME EJECUTIVO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ESTADO DE COMPRA EQUIPOS DE UNIDADES ODONTOLÓGICAS

Fecha: Rionegro, 12 08 de marzo de agosto 2021

ELABORADO POR: Verónica Henao Noreña Silvia Rubio Ospina

1 OBJETIVOS

1.1 Presentar la importancia del manejo de documentos.

1.2 Dar a conocer algunos documentos, su respectiva recepción o radicación, registro y
distribución o embalaje.

2 DESARROLLO
2.2 Contextualización de la importancia del manejo de los documentos.Dar a conocer el
estado de la compra de los equipos de unidades odontológicas .

2.3.Presentar conclusiones finales Paso a paso para la recepción o radicación, registro,

distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
2.3.1 Cartas
2.3.2 Informes
2.3.3 Memorandos
2.3.4 Correspondencia
2.3.5 Correspondencia Recibida
2.3.6 Correspondencia Enviada

3 CONCLUSIONES FINALESHacer recomendaciones del caso

2.2 CONTEXTUALIZACIÓN DE LA IMPORTANCIA DEL MANEJO DE LOS

DOCUMENTOS
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2. RESUMEN

Según la Ley General de Archivos se define a la Gestión Documental como "Conjunto

de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que
las entidades deberán elaborar un programa de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán
observarse los principios y los procesos archivísticos.

Los Archivos son importantes para las empresas, las personas y la sociedad, por esto
es importante dar a conocer algunos aspectos importantes para poder custodiarles de
la mejor manera enfatizando en los diferentes tipos de documentos, ya que cada uno
requiere un cuidado especial, esto teniendo en cuenta la Ley General de Archivo y las
diferentes recomendaciones.

Por medio de este informe, se presentan algunas bases que pueden ser de gran utilidad
en el mundo de la administración documental.

2.3. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO,

DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE CINCO DOCUMENTOS DE DIFERENTE
CONTEXTO.

REGISTRO Y RADICACIÓN:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas

las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión
documental de la empresa).

Se registran los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos.

RADICACIÓN E IMPRESIÓN DE RÓTULO:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica colombiana, el espacio para colocar el sello

radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del documento.

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Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el

documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el
aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad,
(SGD), se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa
asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de
labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

DISTRIBUCIÓN O REPARTO:

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia

las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en
carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.
Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando
que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la
correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el
formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la

correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el
formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío
por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono contenido, Ciudad
a la que va, tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago, Observación, Centro de
costo y departamento que envió.  Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.

2.3.1 CARTAS

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1. Registro de entrada carta:

Cuando la persona encargada de la administración documental en las empresas recibe

las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de
la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras; es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla
para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 El número de registro
 La fecha
 El destinatario

Original: se envía al correo.

Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación.

2.3.2 INFORMES

1. Emitido y notificado un informe de auditoría, que contenga hallazgos u

observaciones, las Direcciones de Auditoría de la Corte, deberá remitirlo a la
Unidad de Recepción y Distribución de Informes de Auditoría, de esta Corte, que
en adelante se le denominará " la Unidad ", en un plazo de ocho días hábiles,
contados a partir de la fecha de la última notificación. A dicho Informe, la
Dirección de Auditoría que lo haya emitido, le anexará una Nota de Antecedentes
que contendrá los siguientes datos:

a) Nombres y apellidos, del servidor o de los servidores que desempeñan sus

funciones durante el período examinado y que concretamente se les
atribuyen hallazgos u observaciones; así como la dirección en donde reside
cada uno de ellos, domicilio, lugar donde pueden ser localizados, lugar
donde se les notificó el Informe de auditoría, relación del documento de
identidad personal; cargo, sueldo salario o cualquier otra clase de ingreso
percibido en razón de sus servicios, al momento que se originó la infracción
o irregularidad a que se refiere la observación o hallazgo, el lugar actual de
trabajo; todo lo anterior, relacionado con cada uno de los servidores al inicio
mencionados; datos relativos a la fianza, o al fiador, en su caso, adjuntado,
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si fuere posible el contrato respectivo; además se agregará la información

referente a particulares relacionados con dichos hallazgos u observaciones.

b) la clase o la naturaleza del perjuicio patrimonial presuntamente causado,

cuya cuantía se mencionará en los papeles de trabajo.

c) Cualquier otro elemento de juicio que se estime conveniente para el pleno

conocimiento de los hechos, actos u omisiones.

2. Previo a la recepción de un Informe de Auditoría, la Dirección deberá cerciorarse

que éste ha sido debidamente notificado a todos los servidores públicos
relacionados en dicho informe; que se anexa la correspondiente Nota de
Antecedentes, con todos los requisitos indicados en el punto 1 de este
Reglamento; caso contrario, devolverá el informe a la Dirección de Auditoría de
donde provenga, indicado las deficiencias del mismo, a efecto que se subsanen,
dentro de los cinco días hábiles, contados a partir de la fecha en que se devuelva
el informe.

3. Recibidos los Informes de Auditoría, la Unidad los distribuirá equitativa y

proporcionalmente, dentro de los tres días hábiles, contados a partir de la fecha
de su recepción, entre las Cámaras de Primera Instancia de esta Corte, para
iniciar el juicio de cuentas.

4. Las Cámaras de Primera Instancia de esta Corte, recibirán el Informe de

Auditoría, junto con la respectiva Nota de Antecedentes. Si advierten que existe
alguna deficiencia legal, lo devolverá a la Dirección de Auditoría,
correspondiente, en un plazo que no excederá de cinco días hábiles, contados
desde la fecha de recibido, a efecto de que subsane las deficiencias señaladas.
La Dirección de Auditoría respectiva deberá subsanar tales deficiencias y remitir
el Informe junto con la Nota en referencia, a la Cámara correspondiente, dentro
del plazo de ocho días hábiles, contados a partir de recibido el informe devuelto.

5. La Unidad llevará un registro detallado de los Informes de Auditoría que recibe, a

fin de garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos para la remisión de
Informes a las Cámaras de Primera Instancia de la Corte y de que la distribución
será equitativa y proporcional.

6. Los Informes de Auditoría en los cuales no existieran hallazgos u observaciones,

serán remitidos a la Dirección que el Reglamento Orgánico Funcional establezca,
que en adelante se le denominará " la Dirección ", para que previo análisis,
elabore resolución, exonerando a los servidores públicos actuantes, la cuál será
suscrita por el presidente de la Corte. Para tales efectos, la Dirección de
Auditoría que emitió el informe, lo remitirá con un anexo que contenga al menos
el nombre y apellido, cargo y período de actuación de cada uno de los servidores
públicos que desempeñaron sus funciones durante el período examinado.

2.3.3 MEMORANDOS

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Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos
que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física

por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto
con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el
número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió
el documento.

El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato

antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control
del envío.

RECEPCIÓN, DISTRIBUCION Y REGISTRO

2.3.4 CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

2.3.5 CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Recepción:

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia
recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
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responsables de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de

correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento

2.3.6 CORRESPONDENCIA ENVIADA

Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Distribución
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento
de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas
de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el
documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de
la correspondencia enviada.

Después de la primera reunión realizada el 02 de marzo del 2021 el comité de

presupuesto demostró gran interés en adquirir equipos para las unidades
odontológicas, seguido de esto se realizaron las siguientes actividades:

• Marzo 02 de 2021 envió de circulares internas a los doctores, Rodrigo Caicedo

Arias, Carlos Diaz Espinosa y Adriana Estella Soto Marín para solicitar estudios
técnicos y parametrización para la compra de los equipos de unidades
odontológicas.

• Marzo 02 de 2021 envió de Cartas de invitación a licitar al señor José Antonio

Salgado, representante de la firma de Equipos Odontológicos S.A de la ciudad
de Medellín y al señor Luis Salazar Castaño, representante de Equipos
Odontoméèdicos Ltda. de la ciudad de envigado, tuvieron como asunto
cotización de los equipos odontológicos.

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• 04 de marzo de 2021 se realiza nueva reunión con los doctores Rodrigo Caicedo
Arias, Carlos Diaz Espinosa, Adriana Estella Soto Marín, Silvia Rubio Ospina,
Rene Ortega Hernández y Jackson Navarro mármol, se evaluaron las propuestas
que compartieron los proveedores y se demuestra interés por la adquisición de la
ZD 2800.

• 07 de marzo de 2021 se realiza seguimiento a la gestión de la compra de los

equipos odontológicos, se encuentra negligencia por parte de la au7xiliar de
finanzas la Señora Arelys Pinto Paredes, se le realiza memorando de llamado de
atención.
•
•

• 07 de marzo se realiza memorando de felicitación a los doctores Rodrigo

Caicedo Arias, Rene Ortega Hernández y Adriana Estella Soto Marín por la
agilidad en la realización del estudio solicitado para la compra de los equipos de
Unidades Odontológicas.

1.2 3 CONCLUSIONES FINALES 1.2 CONLUSIONES

Los estudios se realizan de manera eficiente.

Se recomienda el uso de los datos mencionados anteriormente, para así

custodiar de mejor manera la gestión documental de los documentos nombrados.
-

- Es de vital importancia tener en cuenta que día a día hay avances en esta
ciencia y técnica por lo cual se recomienda estar en constante actualización
Se evidencia compromiso por gran parte de la organización.

El proceso se retrasa por negligencia en la dirección financiera.

El proceso de compra aun esta pendiente.

RECOMENDACIONES

Agilizar el proceso de compra de los equipos odontológicos.

Realizar una nueva reunión para socializar los avances y llegar a un acuerdo final.

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SILVIA RUBIO OSPINA

Gerente general

Redactor: Verónica Henao Noreña

Transcriptor: Verónica Henao Noreña Carlos Emilio Salazar

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