TRAMITAR CORRESPONDECIA DE ACUERDO CON PROCESOS TECNICOS

Y NORMATIVA I

INFORME CORTO

Presentado por:

Jania Lorena Torres

John Bernal

Lady Hernández

Dario Cañon

Presentado a:

Stella Julio Soriano

Ficha: 2183919

Bogotá D.C., 22 de mayo de 2021

Centro de Gestión Administrativa (CGA)

Tecnólogo en Gestión Documental

Bogotá D.C., 22 mayo de 2021

Elaborado por:

Pyme 5 - Atención al ciudadano

INFORME CORTO

Objetivo.

Proceso de ventanilla única.

Inicio de proceso.

Informe corto centrado en el proceso de ventanilla única de recepción de

documentos.

Se realiza la actividad de tramitar correspondencia de acuerdo a los parámetros,

establecidos en el acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la nación (AGN),
se desarrolló de la siguiente manera:

Recepción y respuesta documento electrónico en ventanilla única:

A través del correo Atencionalciudadadano@outlook.com el usuario procede a

radicar un derecho de petición, el cual es recibido por el área de correspondencia
el día 23 de mayo de 2021 siendo las 12:13 PM, a las 12:16 PM del 23 de mayo
de 2021, se procede con la respuesta al correo del usuario por parte de nuestra
entidad, indicando el número de radicado en el cuerpo del correo que se envió, y
también se relaciona dónde puede consultar el tiempo de respuesta de su petición,
sin alterar el asunto del correo, para no perder trazabilidad del mismo al momento
de la respuesta.

PROCESO DE RADICACIÓN:

Se mencionara el proceso de radicación que se debe ejecutar al momento de las

solicitudes:

 Revisar las solicitudes que ingresen a fin de verificar, en primera Instancia,

si el asunto es competencia de la entidad; si es así confirmar el destinatario,
Los datos de origen del peticionario o la entidad remitente, la dirección
donde se debe Enviar la respuesta y anexos, para proceder a la
radicación.- Se determina para que unidad se debe enviar la petición.
 Se asigna un número consecutivo de radicado a las solicitudes que
ingresen, registrando la fecha y hora de recibo.
 Entregar la copia debidamente radicada al ciudadano, cliente, peticionario o
usuario que presente personalmente su correspondencia.
 Se registran las solicitudes en un sistema (bien sea manual o
automatizado), ingresando datos tales como: nombre de la persona y / o
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s)
competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable
del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
 Distribuir las solicitudes a las dependencias administrativas que por función
deban darles trámite, para ello se deberán elaborar planillas o formatos que
permitan controlar y certificar la recepción de estos documentos por parte
de los funcionarios competentes.
 Crear mecanismos de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta
a las comunicaciones recibidas.
 Elaborar en original y máximo dos copias las solicitudes oficiales a enviar.
El original será para la persona u entidad destinataria, la primera copia será
para la serie respectiva de la oficina que genera el documento y la segunda
reposará en la unidad de correspondencia y conformará el consecutivo de
correspondencia.
 La unidad de correspondencia deberá asignar un número consecutivo de
radicación a las solicitudes a enviar, registrando el código de la
dependencia u oficina productora, la fecha y hora de radiación.
EJECUCIÓN DE LA RADICACIÓN DE LA ACTIVIDAD EN FORMACIÓN

Se recibió la solicitud, posterior a ello se emitió la respuesta, donde no se tuvo en

cuenta los siguientes aspectos estipulados en el acuerdo 060 de 2001 los cuales
dieron como resultado una mal radicación:

1. El correo donde se debía enviar la solicitud no correspondía, ya que estaba

mal, y el usuario recibió mal la información.
2. Para la respuesta al derecho de petición son Treinta (30) días siguientes a
su recepción, donde se deberá realizar el debido procedimiento para la
respuesta al usuario.
3. No se entregó radicado al usuario, sin embargo en el cuerpo del correo se
especificó el número de radicado de la solicitud, donde especificamos como
podía hacer seguimiento a la solicitud.
4. El usuario no tenía claro el correo para enviar la solicitud.
5. En la respuesta tuvimos un error de escritura, ya que nos referimos en
tercera persona, al momento de dirigirnos al usuario.
6. No se realizó el registro de la solicitud, para tener un control del proceso de
radicación del derecho de petición.
7. La respuesta al correo del usuario, fue tardía frente a los 7 minutos en el
cual se debe realizar el proceso.
8. No se realizó la gestión interna del derecho de petición, ya que no se siguió
el flujograma respectivo para emitir la respuesta a la solicitud.
9. El derecho de petición debía presentarse de manera grupal, la respuesta
que se envió únicamente la recibió una (1) integrante del grupo que hizo la
solicitud.
10. No se coordinó la recepción y respuesta a la solicitud en la ventanilla,
siguiendo los lineamientos del acuerdo 060 de 2001.
EVALUACIÓN DEL PROCESO DE RADICACIÓN

Una vez realizado el proceso de radicación la Instructora Stella Julio procede, con
las respectivas observaciones, sobre la actividad realizada en la ventanilla, en
donde indica las fallas que se presentaron en dicha actividad, dejando a la vista
las fallas que se tienen al momento de radicar documentación como lo son:

1. Demora en respuesta a la solicitud.

2. No indicar número de radicado al usuario.
3. Uso del correo.
4. Atención al cliente en ventanilla.
5. No se aplicó la normatividad del acuerdo 060 de 2001.

¿CÓMO SE PUEDE MEJORAR EL PROCESO?

Se deben optimizar los procesos, de tal forma que se dé respuesta oportuna a los
usuarios, realizando un direccionamiento eficaz de la solicitud al área que
corresponda ser tramitado, de igual forma se debe hacer acompañamiento de la
solicitud para que se cumplan los tiempos de respuesta establecidos por ley.
1. Se debe tener una trazabilidad, de las solicitudes con el fin de que cumplan
los procesos adecuados de respuesta.
2. Realizar seguimiento a las solicitudes desde el momento en que se generan
hasta el momento de su respuesta final, con el fin de ser eficientes en el
proceso de respuesta, cumpliendo con las fechas establecidas por ley.
3. Realizar una base de datos donde se recopile la información de las
solicitudes, con el fin de tener un respaldo en caso de ser eliminada las
información, para el seguimiento y tramite de las solicitudes asignando
fechas límites, y alertas tempranas de vencimiento de las mismas.
4. Validar el diligenciamiento correcto de las planillas las cuales son el soporte
de entrega de las solicitudes a las áreas encargadas.
5. Tener a la mano un manual de los procesos que se realicen con los
diferentes tipos de solicitudes que se hagan, para dar una respuesta
inmediata sobre lo que se va a realizar al momento de recibir el usuario el
radicado.
6.
CONCLUSIONES

Se determinó que para cumplir con los lineamientos establecidos en el acuerdo

060 de 2001, se debe realizar y garantizar una correcta ejecución de las
actividades de tramitar correspondencia.

John Ramirez Dario Cañon

Lady Hernández
Jania Torres

Pyme 5
Tecnólogos gestión documental.