NORMOGRAMA - NORMATIVIDAD EN MATER

ITEM JERARQUÍA DE NÚMERO FECHA

9 Acuerdo 002. 14/4/2014

11 Acuerdo .011 8/28/2008

10 Circular .01 1/27/1997

6 Decreto Ley 4633 2011

7 Decreto Ley 4634 2011

8 Decreto Ley 4635 2011

2 Ley 527 18/8/1999

5 LEY 1437 ###

3 Ley 734 2002

 1 Resolucion 469 2013

4 Resolucion 884 12/5/2014

ELABORADO
POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:
 Archivo General de la Nación

NORMOGRAMA - NORMATIVIDAD EN MATERIA GESTION DOCUMENTAL

TÍTULO

“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”
“Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nación, la función de
aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental”

Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

 "Por medio del cual se dictan medidas de asistencia, atención, reparación
integral y de restitución de derechos territoriales a las víctimas pertenecientes a
los Pueblos y Comunidades indígenas"

"Por el cual se dictan medidas de asistencia, atención, reparación integral y restitución de

tierras a las víctimas pertenecientes al pueblo Rrom o Gitano"
"Por el cual se dictan medidas de asistencia, atención, reparación integral y de restitución
de tierras a las víctimas pertenecientes a comunidades negras, afrocombianas, raiza/es
y palenqueras".

"Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones"
Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

“Por la cual se conforman unos Grupos Internos de Trabajo en el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado y se establecen sus funciones”

“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 469 del 11 de septiembre de 2013, en

el sentido de suprimir y crear Grupos Internos de Trabajo en varias dependencias del
Archivo General de la Nación”

FICHA Dario Cañon

Tecnologos en Gestion Documental

Instructura
Stella Julio Soreano
de la Nación COLOMBIA

Versión

ARTÍCULOS

Art.4,8,17,18,24.
 Art 1

En lo que
corresponda
Art 12, Art 121, Art
122, Art 175, Art
176.

Art 87, Art 88, Art

112
Art 94, Art 96, Art
147.

Art.1, 2, 12 Art. 28
a 42
Art.36,53,58,59,61

Art 34, Art 35, Art

48, Art 62, Art 130
 Art 1

Art 1, Art 2

FICHA Dario Cañon

Tecnologos en Gestion Documental

Instructura
Stella Julio Soreano
n COLOMBIA

1 DE 2020

APLICACIÓN ESPECÍFICA

ARTÍCULO 4°. Obligatoriedad de la conformación de los expedientes y unidades

documentales simples. Todas las entidades públicas están obligadas a crear y conformar
expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en
desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia,
orden original e integridad, así como a conformar las unidades documentales simples en el caso de
documentos del mismo tipo documental.ARTICULO 8°. Organización de los expedientes y unidades documentales sim
entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples, los cuales a su
vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo
con el principio de procedencia.ARTÍCULO 17°. Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo: La
entidades públicas podrán utilizar diferentes medios electrónicos y tecnologías de la información,
para la creación, conformación y gestión de sus expedientes, durante todo su ciclo de vida. Los
expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas
en los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad, desde el primer momento en
que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo. ARTICULO 18°. Foliación electrónica: Además d
59 de la Ley 1437
del 2011, las entidades públicas deberán implementar mecanismos para el foliado de los documentos
electrónicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad del expediente y los documentos
que lo conforman, a partir de los siguientes requisitos:
Debe garantizar el respeto del principio de orden original.
Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente.
Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen.
Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, que en virtud del trámite se
archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copia de un mismo documento debe tener su
propio foliado electrónico.
Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman un folio
electrónico y el expediente en su conjunto.ARTICULO 24°. Transferencias secundarias de los expedientes electrónico
transferencia de expedientes electrónicos a los archivos generales del orden municipal, distrital,
departamental y al Archivo General de la Nación, se deberán atender las disposiciones expedidas por
el Archivo General de la Nación sobre esta materia.
ARTÍCULO PRIMERO.- Delegar en el Director General del Archivo General de la Nación, la función de aprobar
documental y Tablas de Valoración Documental presentadas al AGN por los Organismos Nacionales, previo pro
Evaluador de Documentos.
PARÁGRAFO: El Director del Archivo General de la Nación presentará al Consejo Directivo, un informe ejecutiv
la función delegada en el presente Acuerdo.
Que las TRD y TVD de los organismos nacionales vienen siendo aprobadas por el Consejo Directivo del AGN, f
soportadas en el concepto emitido por el Comité Evaluador de Documentos, sin embargo, y dado lo técnico del
análisis, teniendo en cuenta el rigor técnico que previamente se requiere y lo dispendioso que resulta para el Co
puramente técnico.
Que con el fin de ser más eficientes y eficaces en l proceso de evaluación y aprobación de las TRD y TVD, se h
metodología más ágil para la evaluación de las tablas, y un acompañamiento constante del AGN a las Entidades
corrección de estos instrumentos.
Que se hace necesario facultar al Director General del Archivo General de la Nación quien forma parte del Com
Documentos, para que sea quien expida el acto administrativo de aprobación de las Tablas de Retención Docum
Valoración Documental de los organismos nacionales presentadas ante el Archivo General de la Nación.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CORTE CONSTITUCIONAL SOBRE EL DEBER DE MANTENER ARCHIVOS

La Corte Constitucional mediante Sentencia T-443 de octubre 12 de 1994, ha resaltado y definido claramente lo
que manejan archivos, la importancia de los archivos en la garantía de los derechos fundamentales. “En la socie
información representa poder social. Las personas o entidades que recogen, procesan o transmiten datos tienen
conservar y custodiar debidamente los bancos de datos y archivos que los contienen, como una condición nece
eficacia de los derechos”
” las sociedades que no dispongan de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos en la práctica no existiría
estatal”MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY.
La aplicación del Acuerdo 07 de 1994 “Reglamento General de Archivos” Constituye la principal herramienta par
organización, clasificación, conservación, reprografía y custodia de los documentos de archivo, aporta los parám
procedimientos que facilitan el cumplimiento de las citadas disposiciones entre otras.RECOMENDACIONES A T
Además de la normatividada anotada en los puntos anteriores de esta circular, es conveniente tener en cuenta l
Las alcaldías y las gobernaciones deberán organizar la documentación de sus despachos, de acuerdo a lo estab
General de Archivos.
Propender los recursos necesarios para la conformación de archivos organizados, conservarlos y custodiarlos c
Ley.
Vincular al personal idoneo y suficiente, que permita el desarrollo de estos deberes legales.
Sensibilizar a sus funcionarios sobre el conocimiento, alcance y aplicación de la Legislación de Archivos
Destinar las condiciones y espacios locativos necesarios para el adecuado almacenamiento y organización de lo
Artículo 12. RECONOCIMIENTO Y VISIBILlZACIÓN DE LOS DAÑOS Y
VIOLACIONES HISTÓRICAS. Las autoridades indígenas, en su condición de autoridades públicas de carácter especial, te
permanente a los documentos y demás medios o fuentes de información que consideren necesarios para el esclarecimient
violaciones, salvo que los documentos tengan carácter reservado. En los casos de documentación de hechos de violencia
deberá contar con el consentimiento de las víctimas. Artículo 121. MEMORIA HISTÓRICA.5. Integrar un archivo con los d
copias fidedignas de
todos los hechos victimizantes a los que hace referencia el presente Decreto, así como la documentación sobre procesos s
reposen en sitios como museos, bibliotecas o archivos de entidades del Estado. Artículo 122. DEBER DE RECORDAR.4.
conservación de archivos, documentos y
otros medios orales y escritos de permanencia de la memoria. 6. Garantizar el acceso público a las investigaciones y docu
los derechos humanos e infracciones al DIH de los pueblos indígenas. Artículo 175. FUNCIONES DE LA COORDINACiÓ
COMUNIDADES INDiGENAS.7. Apoyar en la creación de un sistema descentralizado de documentación y
consulta que contenga expedientes, libros, documentos y otros materiales sobre
los derechos de los pueblos indígenas y sobre las situaciones fácticas y
jurídicas relacionadas con la reparación integral de los pueblos indígenas, de tal
forma que las autoridades y organizaciones indígenas tengan acceso libre,
expedito y permanente a esta información, en particular en las etapas de
caracterización cultural y territorial y en la consulta y adopción de los PIRCPCI. Artículo 176. OFICINAS INDIGENAS EN C
ATENCION y EPARACION. Parágrafo. Las oficinas indígenas en centros regionales de atención y
reparación, contarán con un sistema de documentación y consulta que
contenga expedientes, libros, documentos y otros materiales sobre los derechos
de los pueblos indígenas y sobre las situaciones fácticas y jurídicas
relacionadas con la reparación integral de los pueblos indígenas, de tal forma
que las autoridades y organizaciones indígenas tengan acceso libre, expedito y
permanente a esta información, en particular en las etapas de caracterización
cultural y territorial yen la consulta y adopción de los PIRCPCI.

ARTíCULO 87.- MEMORIA HISTÓRICA.1. Integrar un archivo con los documentos originales o copias fidedignas de todo
los que hace referencia el presente Decreto, así como la documentación sobre procesos similares en otros países, que rep
bibliotecas o archivos de
entidades del Estado. 3. Poner a disposición de los interesados los documentos y testimonios de los que tratan los numer
artículo, siempre que los
documentos o testimonios no contengan información confidencial o sujeta
a reserva. ARTíCULO 88.- MÓDULO ÉTNICO DEL PROGRAMA DE DERECHOS
HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA. Dentro del año siguiente a la
promulgación del presente Decreto, el Centro de Memoria Histórica de que trata
el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011 diseñará, creará e implementará un
módulo étnico dentro del Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica,
especialmente dirigido a las víctimas de que trata el presente Decreto, el cual
tendrá como principales funciones las de acopio, preservación y custodia de los
materiales que recoja o de manera voluntaria sean entregados por personas
naturales o jurídicas, que se refieran o documenten los temas relacionados con
las violaciones contempladas en el artículo 3° de este Decreto, así como con la
respuesta estatal ante tales violaciones. Parágrafo. En lo no establecido en este Decreto en relación con el deber de Memo
construcción y preservación de los archivos o la memoria histórica, se estará a lo dispuesto en la Ley 1448 de 2011. ARTíC
INSCRIPCiÓN EN EL REGISTRO Parágrafo 2. La autoridad ROM o representante de la Kumpania que acuda a realizar la
misma como sujeto colectivo, podrá allegar los documentos adicionales al momento de presentar su declaración ante el M
remitirá a la entidad encargada del Registro Único de Víctimas para que sean tenidos en cuenta al momento de realizar el
ARTíCULO 94.- ACCIONES EN MATERIA DE MEMORIA HISTÓRICA. Integrar un archivo con los documentos originales
todos los hechos victimizantes a los que hace referencia el presente
Decreto, así como la documentación sobre procesos similares en otros
países, que reposen en sitios como museos, bibliotecas o archivos de
entidades del Estado. Poner a disposición de los interesados los documentos y testimonios de los que tratan los numerales
siempre que los
documentos o testimonios no contengan información confidencial o sujeta a
reserva. ARTíCULO 96. - MÓDULO ÉTNICO DEL PROGRAMA DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA. D
promulgación del presente Decreto, el Centro de Memoria Histórica de que trata el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011 dis
representantes de las Comunidades, creará e implementará un módulo étnico dentro del Programa de Derechos Humanos
especialmente dirigido a las víctimas de que trata el presente Decreto, el cual tendrá como principales funciones las de aco
de los materiales que recoja o de manera voluntaria sean entregados por personas naturales o jurídicas, que se refieran o
relacionados con las violaciones contempladas en el artículo 3° de este Decreto, así como con la respuesta estatal ante tal
PARÁGRAFO. En lo no establecido en este Decreto en relación con el deber
de Memoria del Estado y la construcción y preservación de los archivos o la
memoria histórica, se estará a lo dispuesto en la Ley 1448 de 2011. ARTíCULO 147.- SOLICITUD DE INSCRIPCiÓN EN
solicitud de incorporación del sujeto colectivo y sus territorios en el componente
destinado a las Comunidades del Registro Único de Víctimas y del Registro de
Tierras Despojadas, se hará ante el Ministerio Público. PARÁGRAFO 2. El representante o autoridad legítima de la Comun
solicitud de registro de la misma como sujeto colectivo podrá allegar los documentos adicionales al momento de presentar
Ministerio Público, quien lo remitirá a la entidad encargada del Registro Único de Víctimas para que sean tenidos en cuenta
proceso de verificación.n.

AMBITO DE APLICACION 1. La ley no se aplicará en obligaciones contraídas por el estado en virtud de convenios o tratados internacio
escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comerc
ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. 3.Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume qu
intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.Parágrafo: El uso de la firma digital tendrá la
de una firma manuscrita si incorpora los siguientes atributos: Es única a la persona que la usa, es susceptible de ser verificada, esta bajo
persona que la usa, está ligada a la información o mensaje de tal manera que, sin éstos son cambiados, la firma digital es inválida.
RESPONSABILIDAD DE LOS SUSCRIPTORES 4. Los suscriptores de las firmas digitales serán responsables por la falsedad, error u o
suministrada a la entidad de certificación y por el incumplimiento de sus deberes como suscriptor.
CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. 5. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o in
ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: Que la información que contengan sea accesible p
mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que pe
con exactitud la información generada, enviada o recibida y que se conserve alguna, toda información que permita determinar el origen,
lahora en que fue enviada o recibido eL mensaje o producido el documento.
Artículo 36. Establece los requisitos que debe reunir un expediente
para su formación, acumulación, organización y acceso.Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través d
procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad d
la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permiti
procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disp
1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen.
Artículo 58.Determina que cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los docum
en este mismo medio y que podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuacio
conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar
de la información necesaria para reproducirlos.Artículo 59.Define el expediente electrónico y establece algunos de los req
expediente electrónico tales como su foliación, integridad, recuperación, seguridad, archivo y conservación, cualquiera qu
que contengan.Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades. Para la recepción de men
actuación administrativa las autoridades deberán:
1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información
incluyendo la fecha y hora de recepción.
2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas
adecuadas de protección de la información.
3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la
misma y el número de radicado asignado.

"ARTÍCULO  34. Deberes.Permitir a los representantes del Ministerio Público, fiscales, jueces y demás autoridades compe
los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y d
Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones.ARTÍCULO 35. Prohibiciones.Propo
presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia e
en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bi
o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, docume
no autorizadas. ARTÍCULO 48. Faltas gravísimas. Obstaculizar en forma grave la o las investigaciones que realicen las au
jurisdiccionales o de control, o no suministrar oportunamente a los miembros del Congreso de la República las informacion
para el ejercicio del control político. ARTÍCULO 62. Deberes y prohibiciones.Les está prohibido a los notarios, emplear e in
comercial en documentos de la esencia de la función notarial o utilizar incentivos de cualquier orden para estimular al públi
generando competencia desleal.ARTÍCULO 130. Medios de prueba.(Modificado por el art. 50, Ley 1474 de 2011.) Son me
el testimonio, la peritación, la inspección o visita especial, y los documentos, los cuales se practicarán conforme a las norm
Procedimiento Penal en cuanto sean compatibles con la naturaleza y reglas del derecho disciplinario."
 Que para efectos de atender las necesidades del servicio y cumplir adecuadamente los objetivos, políticas y programas de
General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de acuerdo con las facultades legales y estatutarias qu
organizar, con carácter permanente o transitorio, Grupos Internos de Trabajo, asignándoles las funciones que deberán cum
responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento. 1. SECRETARÍA GENERAL:
1.2 Grupo de Archivo y Gestión Documental
2. SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ARCHIVISTICA Y
DOCUMENTO ELECTRONICO:
2.1 Grupo de Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos
2.2 Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos
4. SUBDIRECCION DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL:
4.1 Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental
4.2 Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos
4.3 Grupo de Organización, Descripción y Reprografía
4.4 Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias
5. SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:
5.3 Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Humanos

Artículo 1º. Suprimir el Grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos, de conformidad con la parte cons
resolución.
Artículo 2º. Conformar los siguientes Grupos Internos de Trabajo en el Archivo General de la Nación Jorge Pala
OFICINA ASESORA JURÍDICA: 1.2 Grupo de Gestión Contractual 2. SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE
ARCHIVISTICA Y DOCUMENTO ELECTRONICO: 2.1 Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digita

Cañon

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