Código IAC – 05 v.

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Elaboración de Comunicaciones Oficiales
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1. Objetivo

Establecer las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales y elaboración

de las mismas en la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona, EMPOPAMPLONA
S.A. E.S.P.

2. Alcance

Aplica desde la elaboración de las comunicaciones oficiales hasta la firma de las

comunicaciones oficiales.

3. Responsable

El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente instructivo

es el líder de cada uno de los procesos.

4. Definiciones

4.1. Producción documental

Generación de documentos en cumplimiento de sus Funciones.

4.2. Comunicaciones oficiales

Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.

4.3. Carta

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y

Personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

4.4. Memorando

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas de las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales. El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado.

4.5. Circular

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o

contenido, dirigida a varios destinatarios.

Elaboro Aprobó Validó

Firma Firma Firma

Angélica Paola Delgado Arenas Lizeth Amparo López Areniz Lizeth Amparo López Areniz

Fecha 15 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010

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4.6. Destinatario

Persona a quien se le envía el mensaje.

4.7. Remitente

Persona que envía el mensaje

4.8. Usuario

Toda persona natural o jurídica que demanda un servicio, tanto interno como externo.

Las demás definiciones que aplican para el presente Instructivo se encuentran

contempladas en la Norma NTC GP1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.

5. Contenido

5.1. Elaboración de Comunicaciones Responsable: Funcionario Asignado

oficiales

 Selecciona la Papelería

En las comunicaciones oficiales y en cualquier otro tipo documental que elabore la

Empresa de Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P. se empleará
papelería membreteada o diseñada en el computador de acuerdo con el modelo
adoptado por la Empresa.

 Elije el tipo documental

Para la producción de comunicaciones oficiales en la Empresa de Servicios Públicos de

Pamplona EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P. se establecen los siguientes tipos
documentales.

 Comunicaciones Oficiales
 Comunicación Interna
 Circulares
 Memorandos
 Informes
 Actas
 Planes y Proyectos
 Programas
 Resoluciones
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 Aplica los requisitos para su elaboración

Los requisitos para la elaboración de documentos comerciales se soportan en las

Normas Técnicas Colombianas del ICONTEC:

 Comunicaciones Oficiales. Se deben elaborar en papel tamaño carta

membreteado.

 Comunicación Interna. Se deben elaborar en papel tamaño carta, diseñado en el

computador, con el formato apropiado.

 Circulares Externas. Se deben elaborar en papel membreteado tamaño carta.

 Circulares Internas. Se deben elaborar en papel tamaño carta, diseñado en el

computador.

 Memorando. Se deben elaborar en papel tamaño carta, diseñado en el computador.

 Constancias y Certificados. Se deben elaborar en la misma papelería que se

emplea para las comunicaciones oficiales.

 Actas e informes administrativos. Para las actas se debe diligenciar el FAC-03

“Acta de Reunión”, establecido por el Sistema Integrado de Gestión. Para los
informes administrativos se debe utilizar el papel membreteado utilizando el tamaño
del papel (carta u oficio) según la necesidad.

 Programas, Planes y Proyectos. Se debe utilizar el papel diseñado en el

computador, utilizando el tamaño del papel (carta u oficio) según la necesidad.

 Actos Administrativos. Se deben elaborar en papel membreteado utilizando el

tamaño oficio para su elaboración.

 Aplica los requisitos de presentación

 Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni

de puntuación.

 La presentación debe ser impecable sin borrones, ni repisados.

 El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto. Se recomienda el

tipo Arial, tamaño 11 ó 12.

 La cinta que se utilice para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del
documento.
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 Para garantizar la permanencia de la información transmitida vía fax contenida en

papel térmico, se debe fotocopiar.

 El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y

conservación del documento; por lo tanto nunca deben afectarse los documentos con
este procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos.

 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del

documento. Para evitar el contacto directo se debe emplear una tirilla de papel entre
el documento y el gancho.

Se tiene en cuenta el IAC-07 “Normas para la Elaboración de Comunicaciones”

Firma de Comunicaciones Oficiales Responsable: Líder de Proceso

Solamente podrán firmar comunicaciones oficiales los funcionarios autorizados que estén
a cargo de cada una de los Procesos de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona
EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P.

Todas las comunicaciones se firmarán en original y copia. Las copias adicionales pueden
llevar el sello de facsímile.

 Emplee código de Oficina Productora

De acuerdo con la estructura orgánica de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona

EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P. adoptada, se establece la codificación para cada una de
las dependencias, la cual se requiere para la producción y distribución de
comunicaciones oficiales según lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

6. Documentos de Referencia

- NTC GP 1000: 2009, Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública.

- NTC ISO 9000:2000, Términos y Definiciones
- NTC ISO 9001:2000, Requisitos
- IAC-07 “Normas para la Elaboración de Comunicaciones”

7. Historia de Modificaciones

Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Aprobación del

Cambio
Actualización y modificación de
01 15 de Enero de 2010 18 de Enero de 2010
actividades
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8. Administración de Registros

Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Disposici

Retención ón
FAC-03 Acta de Reunión Líder de Proceso Proceso Funcionario 1 año Archivo
Productor Asignado Central

9. Anexos

“No aplica”