CARGA MASIVA DE CONCEPTOS

Esta opción se utiliza cuando hay demasiados conceptos y nos tomaría mucho tiempo darles de
alta manualmente. En esta opción solo copiamos y pegamos de un excel a otro (con excepciones).

Para realizar la carga masiva de conceptos, en el entorno principal de CONTPAQi Facturación,

procederemos con la siguiente ruta:

*Localizar el Menú superior

*Click en la pestaña Reportes

*Click en la opción Hoja electrónica

*Click en la opción Importación de catálogos

*Click en el botón superior Ejecutar

Al realizar estas acciones se abrirá un archivo de Excel con cuatro pestañas: Exportación, clientes,
DireccionesClientes y Servicios. Por default, el programa nos posicionará en la pestaña de
Exportación. El usuario procederá con la siguiente ruta:

*Click en el botón Seleccionar empresa

*Click en la empresa correspondiente

*Click en el botón Aceptar

*Click en la pestaña Servicios

En esta pestaña rellenaremos los siguientes campos

1. Código Servicios (El código con el que queremos dar de alta el servicio). Es importante que este
código ya esté dado de alta en el Catálogo de Servicios de CONTPAQi Facturación con unidad de
medida asignada, ya que si esto no es así, tendremos problemas con los pasos más adelante. El
código debe poder ser parte de una serie (Puede ser un número, una letra, una clave
alfanumérica, etc.). Ejemplos de series:

Serie numérica: [1, 2, 3, 4, 5, 6... ]

Serie alfabética: [A, B, C, D, E, F…]

Serie alfa-numérica: [X1, X2, X3, X4…]

Serie doble alfa-numérica: [BB1, BB2, BB3, BB4, BB5…]

Serie semántico-numérica [LIMPIEZA1, LIMPIEZA2, LIMPIEZA3, LIMPIEZA 4…]

Si la serie de códigos que queremos utilizar no está dada de alta, procederemos primero a darle de
alta manualmente en el CONTPAQi Facturación. En este caso vamos a poner el ejemplo de la serie
numérica. Empezaremos con el Código Servicio 1:

Nos vamos a la ruta del Catálogo de Servicios:

*Localizar el Menú superior

*Click en la pestaña Catálogos

*Click en la pestaña Servicios

*Click en el botón Nuevo

Damos de alta el código 1, con un nombre cualquiera (no importa qué pongamos, en este caso
también le pusimos 1); con un código SAT cualquiera (no importa cuál pongamos, siempre que sea
válido, en este caso pusimos 80161500 (Servicios de apoyo gerencial); seleccionamos la unidad de
medida, tampoco importa mucho cuál elijamos, en este caso pusimos la S (SERVICIO). Al final,
guardamos y le damos en el botón Nuevo para capturar el código 2.

Así le hacemos con todos los códigos que queramos dar de alta por primera vez (puede ser del 1 al
1000 para empezar)
2. Nombre Servicio (La primera parte del concepto). Aquí irá la primera palabra, o las primeras 2
palabras del concepto.

3. Descripción Servicio (La segunda parte del concepto). Aquí irá el resto de las palabras del
concepto. Si el concepto solo tiene una palabra aquí se pondrá un punto. Ya que ningún campo
puede quedar vacío, de lo contrario, la descripción que estaba anteriormente no se sustituirá.

4. Clave SAT. Aquí irá la Clave SAT de nuestro producto o servicio.

5. Unidad Base. Aquí irá la Unidad Base tal y exactamente igual a como la tenemos en nuestro
Catálogo de Unidades de Media. Para revisar cómo tenemos dadas de alta las unidades de medida
procederemos a la ruta del Catálogo de Unidades de Medida:

*Localizar el Menú superior

*Click en la pestaña Configuración

*Click en la opción Unidades de venta

*Click el botón F3 (o bien presionamos la tecla F3)

6. Precio de Venta 1. Pondremos nuestro precio unitario hasta con 5 decimales.

7. Es producto exento. Si el producto lleva IVA le pondremos 0 (no es producto exento) y nos
arrojará la palabra NO; y si el producto no lleva IVA le pondremos 1 (es producto exento) y nos
arrojará la palabra SÍ.

8. IV.A. Si el producto lleva IVA le pondremos 16, si el producto no lleva IVA le pondremos 0.
Al terminar de capturar los datos, nos iremos a la parte superior, y en donde dice Actualizar
Existentes elegiremos la opción Sí, posteriormente haremos click en Exportar Servicios.

Si no hay ningún error, en la parte derecha del masivo nos dirá la palabra Exportado, pero si no
seguimos los pasos correctamente, nos arrojará Error y nos dirá en qué pestaña estamos mal.

Después, nos vamos a nuestro Catálogo de Servicios para ver que todo se haya cargado
correctamente (si son muchos conceptos revisamos al azar)
 TIPS Y NOTAS FINALES

1. Es importante que nos fijemos en que el Código Servicios que vayamos a poner no esté utilizado
en alguna propuesta (factura sin timbrar), ya que si esto sucede, esa propuesta se modificará con
los nuevos datos que estemos capturando en el masivo y por lo consiguiente, la arruinaremos, y al
timbrar, estará mal la factura que estaba como propuesta. Por el contrario, si la factura ya está
timbrada, no hay ningún problema con que utilicemos el mismo código, ya que estas no se pueden
modificar por ningún motivo.

2. Ya que los formatos generalmente no traen la Unidad de Venta en palabras, sino que solo viene
el código SAT de esa unidad de medida (Por ejemplo: En vez de Servicio viene E48). Podemos
hacer uso de las ventajas que nos ofrece Office. Para ello procederemos con la siguiente ruta en
Excel:

*Seleccionar toda la columna de Unidad Base

*Localizar el Menú superior

*Click en la pestaña Inicio (estamos por default en ella)

*Localizar la opción Buscar y Seleccionar (ubicada en la parte derecha) y hacemos click

*Click en la opción Reemplazar

*Rellenar el campo Buscar, con el código SAT de la unidad de medida que queremos sustituir

*Rellenar el campo Reemplazar con, con la palabra que tenemos dada de alta en el Catálogo de
Unidades de Venta

*Click en el botón Reemplazar todos

3. Ya que todos los conceptos deben ir en mayúsculas, para no capturar uno por uno cada
concepto para convertirlo en mayúscula o hacer uso de otro programa, podemos realizar lo
siguiente en Excel:
*En una celda vacía y cercana (preferentemente a la derecha) del primer concepto escribimos la
fórmula =MAYUSC(

*Sin salirnos de la celda damos click sobre la celda del primer concepto, y cerramos paréntesis.
Debe quedar así (el nombre de la celda entre paréntesis va a variar dependiendo de la ubicación):

*Presionamos la tecla Enter para salir de la celda y quedará así:

*Seleccionamos la parte inferior izquierda de la celda donde está nuestra fórmula (el mouse se
convertirá en una cruz negra)

*Bajamos con el click presionado hasta donde está el último concepto:

*Copiamos todas las celdas en las que ya tenemos nuestras fórmulas con las palabras en
mayúsculas, y las pegamos sobre las que originalmente teníamos en minúscula, pero haciendo uso
del click derecho sobre las que estaban en minúsculas para elegir la opción de pegado que tiene la
imagen 123 (Valores):

*De esta forma sustituimos las palabras minúsculas por mayúsculas y borramos lo que habíamos
puesto en fórmulas: