El interés creciente en sistemas de presupuestario modernos

se explica en parte por los cambios constantes que se dan en

las situaciones políticas y económicas nacionales y
mundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo
generado en lo anterior, es utilizar programas de planeación y
control de utilidades (presupuestos) formalmente
establecidos. Un plan presupuestal bien establecido
proporciona a las administraciones programas eficientes
basados en los estudios de toda la organización.

¿Que Comprenden?
Una buena Presupuestación comprende:
Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.
Unas Metas específicas a corto plazo.
Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma
general.
Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma
discriminada.
Unos informes de resultados, presentados periódicamente
para las diferentes
áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y
Una acción de seguimiento y control permanente y continuo.
LA FUNCION DE PLANEACION.
Una de las etapas más importantes del proceso
administrativo es la planeación, ya que si se ha aceptado que
la administración consiste en "hacer a través de los otros" es
obvia la necesidad de conocer previamente lo que "pretende
hacerse o alcanzarse" como finalidad de la administración.
En las empresas modernas la planeación ha ido adquiriendo
una importancia preponderante como consecuencia de la
necesidad ineludible -especialmente de aquellas empresas
que buscan un crecimiento sano- de conocer con toda
anticipación la trayectoria que se podrá, o deberá seguir de
acuerdo con las circunstancias en que se van a desempeñar
las operaciones de la empresa. De ésta manera, la
planeación que empezó haciéndose por períodos cortos,
generalmente de un año, se ha ido proyectando a plazos más
largos que abarcan 5, 10 y hasta
20 años. En la planeación se busca conocer el camino a
seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar
una adecuada organización al trabajo a realizar. Es el diseño
de un estado futuro para una organización y de las maneras
eficaces de alcanzarlo, es decir predeterminar los cursos de
acción a seguir para el logro de los objetivos propuestos.
El proceso de Planeación es un proceso de toma de
decisiones de orden superior. Las decisiones tomadas en el
proceso de planeación deben ser Anticipadas, es decir se
toman antes de la acción, e Interrelacionadas (incluyen
amplios grupos de selección interdependientes).
De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de
planeación en una empresa, a saber:
Planeación táctica y Planeación estratégica.
Planeación Táctica.
Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se presentan
en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas
específicas y hacia los medios para alcanzarlas.
Planeación Estratégica.
Es a largo plazo. Muestra las actividades de la empresa en
forma general y está encausada hacia unos objetivos
generales

LA FUNCION DEL CONTROL.

Francisco Javier Palom Izquierdo dice que “La gente no suele
hacer aquello que se le dice, sino
Aquello que se le controla”.
El control de la empresa, otra de las funciones básicas del
proceso administrativo, se ejerce en términos generales como
un sistema de comparaciones: "lo que debe ser" con "lo que
es", para
lo cual es necesario establecer previamente los objetivos y
metas (logros) que se buscan alcanzar como consecuencia
de las operaciones normales de la empresa para poder medir
o evaluar posteriormente lo que realmente se ha hecho.
El Control se puede definir como todas aquellas acciones que
se hacen para asegurar el logro de los objetivos, metas,
planes, políticas y estándares planeados. Algunos autores lo
Definen como el conjunto de procedimientos administrativos
que nos permiten medir las desviaciones entre las metas y
logros alcanzados, con el fin de establecer medidas
correctivas.
Francisco Javier Palom Izquierdo lo define como “Conjunto de
procedimientos administrativos o no que nos permiten
aumentar el número de probabilidades de que el plan (los
objetivos)
COINCIDA o se aproxime al máximo de los logros, haciendo
a su vez posible delegar autoridad, conservando la
responsabilidad

El control no debe ser interpretado como algo policivo o

restrictivo, por el contrario, debe interpretarse como solo
como un instrumento de comprobación y verificación.
El proceso de control está encaminado a medir si los
propósitos, planes y programas se están cumpliendo para
buscar correctivos en las variaciones.
El proceso de control incluye los siguientes aspectos:
1. Comparar los resultados reales con los presupuestados y
especificar las variaciones presentadas.
2. Presentar un informe de los resultados del primer paso a
los administradores apropiados.
3. Analizar las variaciones de los resultados reales con
respecto a los presupuestados.
4. Formular nuevos planes de acción o alternativas que se
pueden seguir para corregir
las desviaciones presentadas.
5. Seleccionar la alternativa más favorable e implementarla
correctamente con las medidas necesarias.
6. Hacer un seguimiento del plan escogido para establecer su
efectividad y llevar a cabo un proceso de retroalimentación de
la información para mejorar las etapas futuras de la
planeación y el control.
El control, como proceso, es continuo y se hace antes,
durante y después de la acción.
El control posterior a la acción es un control de tipo auditoria
contable. Es necesario pero poco práctico pues los datos que
proporciona son referentes a hechos ya consumados y que
no se pueden cambiar. Sirve para orientar el futuro, pero los
errores cometidos ya no se pueden reparar, solo sirve para
tratar de que dichos errores no sigan ocurriendo en el futuro.
La comparación de los resultados reales con los
presupuestados constituye la medición de la efectividad del
control durante un lapso de tiempo determinado. Los hechos
que aparecen en un informe real de resultados no pueden
cambiarse, sin embargo las mediciones históricas pueden
conducir a un mejor control en el futuro.
ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar

específicamente las atribuciones y responsabilidades, para
que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a
extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás
personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia
quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha
Dirección
Responder por la oportuna información y el registro preciso
de los movimientos presupuestales, como también, la
generación oportuna y veraz de los informes presupuestales
que permitan conocer la situación del departamento, para
orientar correctamente las decisiones sobre asignación y uso
de recursos que deba tomar la Administración Central.

LA FUNCION DE LA COORDINACION.
La coordinación: la podemos definir como la sincronización de
las labores individuales en
el trabajo eficaz de cada división de una entidad hacia los
objetivos comunes, teniendo
en cuenta todas las otras divisiones y con base en una unidad
de esfuerzos. Lo anterior
implica el mantenimiento y desarrollo de las relaciones
apropiadas entre las diferentes
actividades de la empresa.
Con la coordinación se busca el equilibrio entre los diferentes
departamentos y secciones de la
empresa.
En la coordinación es necesario tener en cuenta que:
• La planeación y el control deben ser procesos lógicos,
consistentes y sistemáticos.
• El ambiente en la empresa dentro de los individuos que la
componen, debe
caracterizarse por un grado razonable de estabilidad y
consistencia.
• Los objetivos y metas deben expresarse por escrito y en lo
posible en términos
contables, como impactos financieros futuros; de otra forma
acaban por ser solamente
reflexiones vagas que no conducen al logro de ellos.
• Para la comunicación efectiva es necesaria la formalización
de objetivos, metas
procedimientos y políticas.
• La formalización requiere el establecimiento y observación
de plazos apropiados para
la toma de decisiones, la planeación y el control.
• La formalización proporciona una base lógica para la
flexibilidad racional, significativa y consistente en los procesos
de planeación y control.
Para alcanzar una buena coordinación se requiere del
desempeño eficaz en las funciones administrativas,
adicionalmente es necesario que exista unas relaciones
interpersonales de los empleados cuando se intercambian
sus opiniones. Los directivos empresariales deben
comprender que la coordinación funciona bien cuando en sus
labores particulares contribuyen al logro de los objetivos y
metas. Es de anotar que cada uno de los trabajadores de la
institución desde el nivel más alto hasta el de menor rango,
debe conocer claramente y con la debida anticipación lo que
se planeo y que se espera de él para alcanzar el logro. mUn
programa de presupuestos moderno “establece las bases
para la armonía, sincronización y unidad de esfuerzo, de una
manera continua que constituye la coordinación efectiva, ya
que enfatiza la congruencia de metas mediante planificación
realista, control dinámico y comunicación eficaz”
Todo presupuesto debe ser flexible en cierto grado, no
convertirse nunca en una camisa de fuerza, para poder
corregir las pautas a seguir en un momento determinado.
Deben servir como guías o pautas para la toma de
decisiones, algunas de las cuales alterarán necesariamente
los
planes particulares elaborados.

Funciones

Coordinar la programación, elaboración, presentación y

liquidación del presupuesto Departamental dando estricto
cumplimiento al Estatuto Orgánico de presupuesto, de
acuerdo a las directrices del Secretario de Hacienda y velar
que el mismo responda al cumplimiento del Plan de
Desarrollo del Departamento, orientar el proceso
presupuestal de los establecimientos públicos y asesorar a
las administraciones locales en esta materia.
Realizar registro presupuestal de los movimientos que se
realicen por concepto del gasto, incluidos los recursos
provenientes de los sectores de salud y educación.
Controlar la ejecución del presupuesto del Sector Central y de
los establecimientos públicos, identificando los riesgos
propios de la operación presupuestal.
Analizar y evaluar solicitudes de modificación del presupuesto
y presentar los proyectos de incorporaciones, reducciones,
traslados y aplazamientos presupuestales.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrados
de Gestión y la observancia de sus recomendaciones en el
ámbito de su competencia.
Promover la cultura del autocontrol en cumplimiento de las
disposiciones vigentes.
Velar porque los procesos y procedimientos de competencia
de la Dirección, se encuentren documentados, actualizados y
publicados.
Elaborar el plan indicativo y plan de acción (incluido el
componente administrativo), de la dirección.
Velar por la actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel
administrativo y propio de su sector, que permitan un
adecuado control.
Reportar oportunamente a la Secretaria Administrativa, las
novedades que ocurran en materia de necesidades y manejo
de recursos para cumplir con las obligaciones y compromisos
propios de la dirección.
Mantener actualizado y debidamente organizado el archivo de
la dependencia, con el objetivo de facilitar la consulta y/o
requerimientos que sobre el particular realicen los usuarios.
Las demás que en el marco de su objeto se deriven de los
planes, programas y proyectos a su cargo y que le sean
asignados por autoridad competente.
Coordinar la programación, elaboración, presentación y
liquidación del presupuesto Departamental dando estricto
cumplimiento al Estatuto Orgánico de presupuesto, de
acuerdo a las directrices del Secretario de Hacienda y velar
que el mismo responda al cumplimiento del Plan de
Desarrollo del Departamento, orientar el proceso
presupuestal de los establecimientos públicos y asesorar a
las administraciones locales en esta materia.
Realizar registro presupuestal de los movimientos que se
realicen por concepto del gasto, incluidos los recursos
provenientes de los sectores de salud y educación.
Controlar la ejecución del presupuesto del Sector Central y de
los establecimientos públicos, identificando los riesgos
propios de la operación presupuestal.
Analizar y evaluar solicitudes de modificación del presupuesto
y presentar los proyectos de incorporaciones, reducciones,
traslados y aplazamientos presupuestales.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrados
de Gestión y la observancia de sus recomendaciones en el
ámbito de su competencia.
Promover la cultura del autocontrol en cumplimiento de las
disposiciones vigentes.
Velar porque los procesos y procedimientos de competencia
de la Dirección, se encuentren documentados, actualizados y
publicados.
Elaborar el plan indicativo y plan de acción (incluido el
componente administrativo), de la dirección.
Velar por la actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel
administrativo y propio de su sector, que permitan un
adecuado control.
Reportar oportunamente a la Secretaria Administrativa, las
novedades que ocurran en materia de necesidades y manejo
de recursos para cumplir con las obligaciones y compromisos
propios de la dirección.
Mantener actualizado y debidamente organizado el archivo de
la dependencia, con el objetivo de facilitar la consulta y/o
requerimientos que sobre el particular realicen los usuarios.
Las demás que en el marco de su objeto se deriven de los
planes, programas y proyectos a su cargo y que le sean
asignados por autoridad competente.