Departamento

Código: PR-M8-P4-07
del Valle del Cauca PROCEDIMIENTO PARA LA
CONVOCATORIA, ELECCION Y Versión: 02
CONFORMACION DE LOS
COMITES (COPASST Y Fecha de Aprobación: 25/01/2018
Gobernación CONVIVENCIA LABORAL) Página: Página 1 de 8

1. OBJETIVO:

Definir los pasos a seguir para la conformación y funcionamiento del COPASST y el

Comité de Convivencia Laboral.

2. RESPONSABLE:

Es responsabilidad del Subdirector Técnico de Desarrollo y Bienestar del Talento Humano,

el cumplimiento y la adecuada aplicación de este procedimiento.

3. ALCANCE:

Desde la convocatoria para Elección, designación del presidente y secretario de los

Comités Paritario de Seguridad y salud en el trabajo y el de Convivencia laboral hasta su
funcionamiento.

4. DEFINICIONES:

COPASST: (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) es el Comité encargado

de la promoción y vigilancia de las normas en temas de seguridad y salud en el trabajo
dentro de las empresas públicas y privadas.

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL: Es un grupo de representantes del empleador y

de los empleados que ayudan a contribuir con mecanismos alternativos de prevención y
solución de las posibles conductas de acoso laboral de los trabajadores al interior de la
empresa.

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CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.
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5. CONTENIDO:

PASO RESPONSABL
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO
E
0.Inicio Inicio
Revisa la normativa que rige el
COPASST y el COMITÉ DE
CONVIVENCIA LABORAL en
especial su conformación, y con
Revisa normativa
base y en ella prepara el Profesional Cronograma de
1. cronograma
elabora
cronograma de actividades para Universitario Actividades
de actividades.
elección de nuevos
representantes del COPASST y
del Comité de Convivencia
Laboral.
Elabora la Circular de
convocatoria para las
elecciones del COPASST y
Elabora Circular Profesional Circular
2. COMITÉ DE CONVIVENCIA
Universitario Convocatoria
LABORAL, precisando los
requisitos para quienes quieran
postularse.

Coordina la difusión masiva (en Coordina difusión

3. un tiempo no menor a un mes) de la información Profesional
de la circular en los medios Universitario
institucionales.

Recibe las solicitudes de

inscripción
Inscripción de en el formato de
candidatos
Formato
4. inscripción de candidatos para Profesional
Inscripción de
el COPASST y Comité de Universitario
Candidatos
Convivencia Laboral durante
una semana.
Revisa si los candidatos
inscritos cumplen los requisitos
Revisa candidatos Profesional Acta de
5.inscritos
estipulados según la
Universitario Inscripción
normatividad. Anula aquellas
que no los cumplan.
Votos,
Elabora
Elabora la documentación y Profesional circulares, Actas
6.
documentación
papelería,
para la votación
como votos, Universitario de Apertura,
circulares de votación, actas de Actas de

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apertura, actas de escrutinio, Escrutinio,

afiches de mesa, señalización afiches de
de mesa, y gestiona las urnas mesa,
de votación. señalización de
mesa

Se genera el listado de los

servidores públicos aptos para
votar con la siguiente
Generar listados
información: apellidos, nombre,
Profesional Listados
7. cédula, dependencia y cargo.
Universitario elaborados
Se debe distribuir el personal
apto para votar según número
de mesas establecidas y
ubicación de las mismas.

Designa
Designación de jurados de votación por
Profesional Oficios de
8.jurados
mesa y notifica por escrito, con
Universitario notificación
copia al Jefe inmediato.

Asigna las responsabilidades a Profesional

9. Asigna N/A
los jurados de votación.
responsabilidades Universitario

Entrega
Entrega material de el material de votación
a los jurados que inician la
votación Profesional
10. Acta de Entrega
jornada (votos, urnas, lapiceros, Universitario
listados, actas de apertura).

Cumplen las responsabilidades

asignadas para el inicio y
transcurso de la jornada de
votación. Realizan los relevos
Cumplen
respectivos según los horarios
responsabilidades
definidos. Al final de la jornada, Funcionarios
11. N/A
dan cierre a éste, sellan las delegados
urnas, para después
entregarlas en la Subdirección
Técnica de Desarrollo y
Bienestar del Talento Humano.

12 Funcionarios Acta de
Realizan el escrutinio de la
Realizan escrutinios delegados Escrutinio
votación dejando registro de los
resultados en el acta de

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escrutinio.
Comunica públicamente a
través de la página web
Profesional
13Comunica
(http:\\www.valledelcauca.gov.c Comunicaciones
públicamente Universitario
o) y los
de Comunicados Generales
resultados
el resultado del escrutinio.
Prepara el proyecto de
Resolución mediante la cual se
designan cuáles son los
miembros
Prepara Resolución (principales y
suplentes)
de Asignación de por parte de los
Miembrosempleados
de los y del empleador que
Comités de conforman
acuerdo el COPASST y el Profesional Resolución de
a14
resultado de
COMITÉ DE CONVICENCIA Universitario Designación
Elecciones
LABORAL con su
fundamentación legal y sus
funciones. Posteriormente,
entrega al Subdirector de
Gestión Humana para su
aprobación.
Subdirector
Técnica de
Desarrollo y
Remite Resolución para
Bienestar del
revisión y Vo. Bo. de la
Remisión de la Talento
ResoluciónSubdirección
para Vo. Técnica de
Humano,
Desarrollo
Bo. y Bienestar del
Subdirector de Resolución de
15 Talento Humano, del
Gestión Designación
Subdirector de Gestión Humana
Humana y
y del Director del Departamento
Director del
Administrativo de Desarrollo
Departamento
Institucional.
Administrativo
de Desarrollo
Institucional
Oficio remisorio
Elabora
Remite oficio para oficio para firma de Acto
Profesional
16firma acto
del administrativo dirigido a la Administrativo
Gobernador(a) Universitario
Gobernadora para firma del
Gobernador (a)

Firma del Acto Administrativo

Firma de Acto
de Elección de representantes
Administrativo Acto
17 Gobernador (a)
de los empleados y del Administrativo
empleador por parte del
Gobernador (a)
18Comunica
Comunica públicamente a Profesional Comunicaciones
través
públicamente los de la página web Universitario
resultados
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(http:\\www.valledelcauca.gov.c
o) y de la intranet el Acto
Administrativo de la designación
realizada por el (la) Gobernador
(a).

Realizan la instalación y
primera reunión del COPASST
Realizan reunión
y del COMITÉ DE
Integrantes del Acta de
19 CONVIVENCIA LABORAL se
Comité Constitución
eligen Presidentes y Secretarios
y se establece el acta de
constitución.

Establecer
Se establece cronograma de
cronograma de
reuniones de acuerdo a la Integrantes del Cronograma de
20
reuniones
normatividad vigente para cada Comité reuniones
comité.

Realizar reuniones
Convoca
programadas de acuerdo al
reuniones
cronograma y las que se
Secretario del
21 requieran de manera Citaciones
Comité
extraordinaria, levantando acta
de cada una.

Fin FIN

6. SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA:

Resolución 2013 de 1986.

Decreto 1295 de 1994.
Decreto 1443 de 2014.
Ley 1010 de 2006
Resolución 652 y 1356 de 2012

Este procedimiento debe iniciarse dos (2) meses antes del vencimiento del periodo de
vigencia del COPASST y del Comité de Convivencia Laboral; el período de vigencia es de
2 años.

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El COPASST se conforma por un número determinado de personas que dependen del

total de empleados de la entidad de acuerdo a la siguiente tabla:
 De 7 De 10 a 49 Trabajadores. Un (1) representante por cada una de las partes.
De 50 a 499 Trabajadores Dos (2) representantes por cada una de las partes.
 De 500 a 999 Trabajadores Tres (3) representantes por cada una de las partes.
 De 1000 o más trabajadores Cuatro (4) representantes por cada una de las partes.
 Nota: La mitad de sus integrantes representan a la entidad, son elegidos por el
Gobernador (a); la otra mitad de sus integrantes representan a los empleados, y
son elegidos por votación.

7. REGISTROS:
Lugar de Tiempo de
Códig Protecció Disposició
Nombre Responsable almacenamient Recuperación retención
o n n Final
o TRD
Archivo de
El
Cronograma de Profesional Archivo de la la Archivo
Backup establecid
Actividades Universitario Dependencia Dependenci central
o TRD
a
Archivo de
El
Circular de Profesional Archivo de la la Archivo
Backup establecid
Convocatoria Universitario Dependencia Dependenci central
o TRD
a
Archivo de
El
Comunicados Profesional Archivo de la la Archivo
Backup establecid
Generales Universitario Dependencia Dependenci central
o TRD
a
Archivo de
Formato El
Profesional Archivo de la la Archivo
Inscripción de Backup establecid
Universitario Dependencia Dependenci central
Candidatos o TRD
a
Archivo de
El
Acta de Profesional Archivo de la la Archivo
Backup establecid
Inscripción Universitario Dependencia Dependenci central
o TRD
a
votos, circulares
de votación,
actas de
Archivo de
apertura, actas El
Profesional Archivo de la la Archivo
de escrutinio, Backup establecid
Universitario Dependencia Dependenci central
afiches de o TRD
a
mesa,
señalización de
mesa

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Lugar de Tiempo de
Códig Protecció Disposició
Nombre Responsable almacenamient Recuperación retención
o n n Final
o TRD
Profesional Archivo de
El
Listados Archivo de la la Archivo
Universitari Dependencia Dependenci
Backup establecid
central
elaborados o TRD
o a
Archivo de
El
Oficios de Profesional Archivo de la la Archivo
Backup establecid
notificación Universitario Dependencia Dependenci Central
o TRD
a
Archivo de
Acta de entrega El
Profesional Archivo de la la Archivo
Material de Backup establecid
Universitario Dependencia Dependenci Central
Elecciones o TRD
a
Archivo de
El
Acta de Profesional Archivo de la la Archivo
Backup establecid
escrutinio Universitario Dependencia Dependenci Central
o TRD
a
Archivo de
El
Decreto Archivo de la la Archivo
Gobernadora Backup establecid
designación Dependencia Dependenci Central
o TRD
a
Archivo de
Integrantes El
Acta de Archivo de la la Archivo
de los Backup establecid
Instalación Dependencia Dependenci Central
Comités o TRD
a
Archivo de
Integrantes El
Cronograma de Archivo de la la Archivo
de los Backup establecid
reuniones Dependencia Dependenci Central
Comités o TRD
a
Archivo de
El
Secretario de Archivo de la la Archivo
Citaciones Backup establecid
cada Comité Dependencia Dependenci Central
o TRD
a
Archivo de
El
Secretario de Archivo de la la Archivo
Acta Backup establecid
cada Comité Dependencia Dependenci Central
o TRD
a

8. CONTROL DE CAMBIOS:

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustó el procedimiento de acuerdo a la
01 21 de septiembre de 2016
normatividad vigente

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02 Ajuste de procedimiento 25/01/2018

9. ANEXOS:

No aplica.

10. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN:

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: GUILLERMO SERRANO
Nombre: Carolina Vásquez Comité Coordinador del Sistema
PLAZA
Castillo / Clara Sánchez Ramírez Integrado de Gestión
Cargo: Subdirectora Técnica de Cargo: Director Departamento
Acta No:001
Desarrollo y Bienestar del Talento Administrativo de Desarrollo
Humano / Contratista Institucional
Firma:
Firma:
Fecha: 25/01/2018
Fecha: 25/08/2017 Fecha: 30/08/2017

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