INSTRUCTIVO POLIZAS DECLARATIVAS DE INCENDIO Y LINEAS ALIADAS

1.Puntos a considerar:

a. En los primeros 10 días de cada mes el cliente debe remitir los reportes de inventario
del mes anterior.
b. En caso de que no se reciba en un períodos 2 meses seguidos, Ros debe dar seguimiento
al cliente para que remita el reporte mensual.

c. Se considerará cliente retrasado cuando tenga más de tres meses sin recibir reporte. En
estos casos de debe dar seguimiento escrito con copia a la unidad, luego de 3 seguimientos
si no recibimos respuesta de parte del cliente involucraremos al gerente.

d. Ros tiene la responsabilidad de revisar los reportes recibidos y notificar a la Aseguradora

el monto total reportado, y al asegurado cuando el valor reportado sea superior al
asegurado.
e. En pólizas declarativas mensuales, cada mes se deberá gestionar la factura de
liquidación antes de la fecha tope que el cliente recibe factura, y enviar al cliente antes
de la fecha de corte.
f. En pólizas declarativas anuales, cada año al finalizar la vigencia de la póliza y que el
cliente haya completado los reportes de dicho periodo de vigencia, se deberá solicitar a
la Aseguradora la liquidación del periodo de vigencia correspondiente (pudiese
representar una nota de crédito para el cliente). Cabe mencionar que la póliza
especifica que el porcentaje máximo de prima a devolver sería de un 25%.

Preguntar a tecnología que controles o reportes tenemos para que no se nos ayuden a
controlar esto. Lo ideal sería un reporte donde sólo aparezcan las pólizas de
Incendio/Todo Riesgo Propiedades declarativas, Indicando si es mensual o anual,
último mes reportado

MD. Existe un formato de reporte por póliza que no se está usando actualmente, pero
entiendo que podemos darle forma junto a Tecnología para utilizarlo ( Ver print
Screen)
2.Instructivo manejo de reportes mensuales:

2.1. Cliente remite reporte de inventario.

2.2. El colaborador que reciba el reporte deberá acusar al cliente y crear el fast task al ejecutivo
responsable de las declarativas con los insumos recibidos, dejándole saber al cliente quien será la
persona que continuará el proceso haciéndole la salvedad de que si necesitamos cualquier
aclaración lo contactaremos, y el ejecutivo de la declarativa deberá continuar el proceso hasta su
culminación)
2.3. Si el cliente no remite reporte por un período consecutivo de 2 meses, el Ejecutivo (Declarativa)
deberá crear MT tipo SG para escribir al cliente (según modelo comunicación seguimiento) con copia
al correo electrónico de la unidad de servicio que maneje el cliente, recordando que está pendiente
de reportar. A discreción de la unidad se deberá involucrar al Gerente. Al momento de recibirse el
reporte, se procederá con el punto 2.4.

2.4. Ejecutivo (Declarativas) revisará el reporte recibido, comparará con el valor asegurado de la póliza
de Incendio y Líneas Aliadas/ Todo Riesgo Propiedades, y creará MT en el sistema (cuando la póliza
sea liquidable mensual el MT tipo Factura, cuando sea liquidable anual tipo SG) y enviará
comunicación a la Aseguradora según modelo establecido, indicando el valor reportado por el
cliente, sin incluir el anexo que recibimos del cliente. En los casos cuando el valor reportado es
superior al valor asegurado, deberá reportar a la Aseguradora el valor asegurado.
(nota: la razón de lo destacado en negro es para no hacer evidente el infraseguro ante la Aseguradora).
Normalmente los anexos que suministra el cliente son muy detallados, nos interesa que la Aseguradora
tenga esta información????? Confirmar con área técnica?

2.5. Ejecutivo (Declarativas) también deberá revisar que los intereses asegurados que el cliente está
reportando se correspondan con los que están declarados en la póliza y/o giro del negocio
(productos terminados, combustible, materia prima, etc.), en caso de cualquier diferencia, deberá
notificar al Ejecutivo de la Cuenta para su revisión y seguimiento

2.6.El Ejecutivo (Declarativas) procederá de inmediato con lo indicado a continuación cuando se

presenten las situaciones siguientes:

a. Si el valor reportado es superior al valor asegurado (infra seguro)

Creará tarea 2 al MT que ya estaba registrado en el sistema con copia a la unidad, notificando al
cliente la situación según modelo comunicación para estos casos, copiando a la unidad y el
Gerente para que estén informados de la situación. A partir de dicha comunicación, es
responsabilidad del Ejecutivo (Unidad) mantener el seguimiento de este punto con el cliente e
incluir como tema pendiente en cualquier carpeta o agenda a preparar para el Gerente. Si el
cliente no autoriza aumento y se mantiene situación, el Ejecutivo (Unidad) deberá involucrar al
Gerente de la cuenta.

Preguntar a tecnología si vía sistema podemos controlar esto. El hecho de no notificar a tiempo, puede
tener un impacto económico importante en caso de reclamo, y representar un riesgo (responsabilidad)
nuestra.

b. Si el valor reportado es inferior en más de un 25% al valor asegurado (sobreseguro)

El Ejecutivo de Servicio (Declarativa) deberá escribir al Ejecutivo de la cuenta informando la

situación (ver modelo comunicación sobreseguro), para que éste proceda a analizar,
completando las tareas del sistema y asignando al Ejecutivo de la Cuenta vía el sistema.

3.Instructivo para Liquidaciones

3.1. Para las pólizas Declarativas mensuales:

3.1.1. Al recibir el reporte el Ejecutivo (Declarativa) creará MT, tipo factura, y le dará
seguimiento a la Aseguradora hasta recibir factura antes de la fecha tope para recibir
factura del cliente (si aplica) o antes de concluir el mes

3.1.2. El Ejecutivo Declarativa deberá enviar a la Aseguradora el cálculo estimado de la

liquidación correspondiente e incluir en la gestión completada- tarea 70, el cálculo de la
 prima a liquidar, a fin de que operaciones pueda confirmar la exactitud del documento
recibido de la Aseguradora.
3.1.3. Se deberá pasar información a operaciones si el cliente desea recibir la factura antes de
una fecha “x” a fin de que puedan despachar antes de esa fecha.
3.1.4. El cálculo sería: Valor reportado por la tasa de la póliza entre 12. En caso de que el
periodo de vigencia sea inferior a un mes, se deberá considerar el período prorrata.
Confirmar con tecnología si el sistema pudiese calcular la prima de esta factura, si le suministramos
la formula.

3.2. Para las pólizas Declarativas anuales:

3.2.1. Para las pólizas declarativas anuales, tan pronto se completen los reportes del periodo
de vigencia, el Ejecutivo (Declarativas) deberá calcular la prima que pudiese representar
este documento, y posteriormente crear MT en el sistema, tipo crédito o factura según
corresponda, solicitando a la Aseguradora la liquidación e incluyendo nuestro cálculo
correspondiente. El Ejecutivo Declarativa creará y actualizará las tareas en el sistema
tecnológico, hasta completar la gestión (tarea 70).
3.2.2. El Ejecutivo deberá asegurarse de que el cálculo de la prima esté validado con la
Aseguradora, y si existiese corrección, incluir el cálculo definitivo, para consumo de
operaciones.
3.2.3. Ejecutivo Declarativo deberá dar seguimiento a la Aseguradora hasta que se reciba la
factura.
3.2.4. Operaciones realizará el registro y despacho de la documentación.
3.2.5. El cálculo sería:
Valor promedio mensual por la tasa de la póliza menos la prima a depósito que se le
cobró al cliente.
Valor promedio mensual es el resultado de la suma de los montos reportados en cada
mes entre el número de meses.
Si el resultado es una nota de crédito, es importante destacar que la Aseguradora no
acreditaría más del 25% de la prima a depósito facturada.
Ver modelo anexo.

Confirmar con tecnología si el sistema pudiese calcular la prima de esta factura en liquidaciones
anuales, e inclusive se genere mt de solicitud crédito o factura de liquidación.