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ÍNDICE

1. CALENDARIO LABORAL ...................................................................................................... 4

1.1. CREAR Y CONFIGURAR CALENDARIO ........................................................................................ 4

1.2. ASIGNAR CALENDARIO AL PROYECTO ...................................................................................... 9

2. ADMINISTRACIÓN DE TAREAS ......................................................................................... 11

2.1. PROGRAMACIÓN MANUAL Y AUTOMÁTICA ............................................................................. 11

2.2. TIPOS DE TAREAS ............................................................................................................. 12
2.3. ESTRUCTURA DE TAREAS Y SUB TAREAS .................................................................................. 13

3. EJERCICIO APLICATIVO PLANEAMIENTO DE OBRA ............................................................ 17

4. REFERENCIAS .................................................................................................................. 23

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TEMA0
5B
DESCRIPCIÓN

Los calendarios en Project 2019 definen los periodos laborales y no laborales de las tareas y
recursos del proyecto. “Al crear un proyecto, se usa el calendario base predeterminado para
programar trabajo. Puede ser una semana laboral típica de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 o bien
puede ser otro horario que se adapte mejor al trabajo de su organización” (Microsoft Corporation
, s.f. a)

CAPACIDAD
Administra las tareas y recursos del presupuesto con Ms Project

TEMÁTICA

 Calendario laboral
 Administración de tareas

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1. CALENDARIO LABORAL

Project 2019 cuenta con 4 tipos de calendarios: calendario base, calendario del proyecto, calendario
de tareas y calendario de recursos.
 Calendario base:
Casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de proyectos, tareas y recursos.
Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos de la organización.
Especifican el horario laboral de cada día, los días laborables de la semana y las excepciones,
como los días festivos de la compañía. En Project se han configurado de forma predeterminada
tres calendarios base: Estándar, 24 horas y Turno de noche. (Microsoft Corportion, s.f. b)

 Calendarios del proyecto, tareas y recursos:

Estos calendarios “usan un calendario base como plantilla y, después, se modifican para reflejar
los días y horas laborables específicos de proyectos, recursos o tareas individuales.” (Microsoft
Corportion, s.f. b)

1.1. Crear y Configurar Calendario

Para crear un nuevo calendario base, seleccione la pestaña Proyecto ubicada en la cinta de
opciones. Ubique el grupo Propiedades y haga clic en Cambiar tiempo de trabajo.

Ilustración 1: Captura parcial CInta de Opciones. Ms Project 2019

En la ventana Cambiar calendario laboral , verifique que este seleccionado Para calendario:
Estandar. Seguido, pulse el botón Crear Calendario… situado en el extremo superior derecho
de la ventana.

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 Ilustración 2: Captura ventana Cambiar calendario laboral. Ms Project 2019

En la ventana Crear nuevo calendario base, asignarle el nombre por Calendario Perú. Note que
nuestro nuevo calendario base se creará desde una copia del calendario estándar. Pulse
Aceptar para terminar.

Ilustración 3: Captura ventana Crear nuevo calendario

base. Ms Project 2019

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 En la sección inferior de la ventana Cambiar calendario laboral, seleccione la pestaña
Excepciones y proceda a ingresar los feriados cívicos y religiosos indicando sus fechas de
Comienzo y Fin; tal como muestra la ilustación 4:

Ilustración 4: Captura parcial ventana Cambiar calendario laboral. Extraído de Ms Project 2019

Al terminar de registar todos los feriados de nuestro pais, seleccióne la primera fila
correspondiente a la excepción Año Nuevo y pulse el botón Detalles…

Ilustración 5: Ibídem. Extraído de Ms Project 2019

En la ventana Detalles de Año

Nuevo configure el Patrón de
repetición: Anual y en Intervalo
de repetición: terminar despues
de 3 veces.

Con esta configuración, se ha

establecido la excepción
denominada “Año Nuevo” hasta
el 01 de enero de 2021. Luego
pulse Aceptar.

Ilustración 6: Captura ventana Detalles. Extraído de Ms

Project 2019

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Repita el mismo procedimiento para todas las demas excepciones salvo “Semana Santa” que
tiene un patrón de repetición distinto oscilando entre el 22 de marzo al 25 de abril
dependiendo del calendario lunar.

Para el caso de la semana santa de los años 2020 y 2021, tendra que configurarlos de manera
manual:

 Semana Santa 2020 = 10 y 11 de abril

 Semana Santa 2021 = 25 y 26 de marzo

Al termino de configurar los patrones de repetición pulse la pestaña Semanas laborales,

seleccione la primera fila denominada [Predeterminado] y luego haga clic en el botón
Detalles…

Ilustración 7: Captura parcial ventana Cambiar calendario laboral. Extraído de Ms

Project 2019

En la ventana Detalles de [Predeterminado] seleccione el rango de Lunes a Viernes (haga clic

en lunes, mantenga pulsadola tecla Shift y haga clic en viernes) marque el botón de opción
Establecer dias(s) en estos periodos laborales especificos:

Finalmente, determine el periodo laboral (8:00am – 12:00 pm y de 1:00 pm – 5:00pm) como

se muestra en la ilustración 8. Se recomienda utilizar formato de 24 horas para introducir estos
valores.

Ilustración 8: Captura ventana Detalles de’[predeterminado]’. Extraído de Ms Project 2019

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Luego seleccione los dias Domingo y Sabado (haga clic en domingo, mantenga pulsado la
tecla Control y haga clic en sabado) marque el botón de opción Establecer dias como periodo
no laborale. Para terminar pulse el botón Aceptar.

Ilustración 9: Ibídem. Extraído de MS. Project 2019

Pulse el botón Aceptar

Ilustración 10: Captura ventana Cambiar calendario laboral. Extraído de Ms Project 2019

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1.2. Asignar Calendario al Proyecto
Para asignar un calendario a su proyecto, seleccione la pestaña Proyecto ubicada en la cinta
de opciones. Ubique el grupo Propiedades y haga clic en Información del proyecto.

Ilustración 11: Captura parcial Cinta de Opciones. Extraído de Ms Project 2019

En la ventana Información del proyecto, seleccione Calendario Perú tal como se muestra en la
ilustración 12. Luego pulse el botón Aceptar

Ilustración 12: Captura ventana Información del Proyecto. Extraído de Ms Project 2019

Ahora, solo falta agregar el calendario a la Escala temporal. Para esto, en la vista del Diagrama
de Gantt haga clic derecho en la sección de la Escala temporal

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 Ilustración 13: Captura parcial Diagrama de Gantt. Extraído de Ms Project 2019

En la ventata Escala temporal seleccione la pestaña Periodo no laborable. En la sección

correspondoiente a Calendario escoja la opción Calendario Perú. Si desea puede
escoger un color y tipo de trama para los periodos no laborales.

Ilustración 14: Captura ventana Escala Temporal. Extraído de Ms Project 2019

Finalmente, pulse el botón Aceptar para concluir el procedimiento de asignación de calendario

al proyecto.

Guarde su archivo con el nombre Proyecto de Ejemplo.

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2. ADMINISTRACIÓN DE TAREAS

Las tareas son los elementos más importantes en la creación de cualquier proyecto ya que
describen el trabajo en términos de secuencia, duración y necesidad de recursos. Para realizar la
administración de tareas en Project 2019 debemos seleccionar su tipo de programación: manual o
automática y definir el tipo de tareas que requiera nuestro proyecto.

2.1. Programación manual y automática

La diferencia entre estos dos tipos de programación radica en:

 Programada automáticamente : Project calculará las fechas de las tareas.

 Programación manualmente : Las fechas no se actualizan automáticamente.

Para configurar el tipo de programación de las tareas haga clic en la pestaña Archivo

Ilustración 15: Captura parcial Cinta de Opciones. Extraído de Ms Project 2019

En la ventana de Archivo haga clic en Opciones

Ilustración 16: Captura parcial pestaña Archivo. Extraído de Ms Project 2019

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 En la ventana Opciones de Project, seleccione Programación y establezca el tipo de
programación para las tareas en la sección Nuevas tareas creadas.

Se recomienda usar el tipo Programada automáticamente.

Ilustración 17: Captura ventana Opciones de Project. Extraído de Ms Project 2019

También, puede cambiar el tipo de configuración a La semana comienza en. Pulse el botón
Aceptar

2.2. Tipos de Tareas

Project cuenta con 3 tipos de tareas: unidades fijas, duración fija y trabajo fijo. “Usando uno
de estos tres tipos de tareas, se puede controlar cualquier variable de la ecuación estándar
Trabajo= Duración x Unidades.” (Colmenar, Borge , Cruz, & Castro, 2014, pág. 144)

 Tarea de Unidades Fijas:

Este tipo de tarea es el valor por defecto en Project. “Cuando de se añaden o se
suprimen recursos en una tarea de Unidades fijas, generalmente se modifica la
duración de la tarea, manteniéndose el número de horas total.” (Colmenar, et al. 2014)
 Tarea de Duración Fija:
Cuando se usa este tipo “la duración de la tarea es siempre la misma cuando se añade
o elimina un recurso. Las horas totales de una tarea de duración fija quedarán
modificadas siempre”. (Colmenar, et al. 2014, pág. 146)

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  Tarea de Trabajo Fijo:
En este caso “el trabajo total de la tarea será el mismo cuando se añadan o eliminen
recursos. En una tarea de trabajo fijo, se modifican la duración y las unidades de
recursos.” (Colmenar, et al. 2014, pág. 148)

2.3. Estructura de Tareas y Sub tareas

Abra su archivo de Project 2019 guardado con nombre Proyecto de Ejemplo. Asegúrese de
que la programación sea de tipo automática.

Ingrese las siguientes tareas tal como muestra la ilustración 18:

Ilustración 18: Captura parcial Diagrama de Gantt. Extraído de Ms Project 2019

Tarea A1, Tarea B1 y Tarea C1

corresponden a la FASE 1.
Asimismo, la Tarea A2, Tarea B2 y
Tarea C2 corresponden a la FASE
2.

Para aplicar jerarquía seleccione

las tareas según muestra la
ilustración 19. Luego en la
pestaña Tarea grupo
Programación pulse la
herramienta Aplica sangría a la
tarea.

Repita el procedimiento para las

tareas que correspondan a la FASE
2.

Ilustración 19: Ibídem. Extraído de MS. Project 2019

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“En Project, una tarea con sangría se convierte en las sub tareas de la tarea anterior, que se
convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de sub tareas y
muestra la información combinada.” (Microsoft Corporation, s.f. c)

Por información combinada se entiende que, la información de la tarea resumen como

duración, fecha de inicio y fin se obtendrá de sus sub tareas.

Tarea resumen 1
Sub tareas

Tarea resumen 1

Sub tareas

Ilustración 20: Ibídem. Extraído de MS. Project 2019

Nota: En la sección del Diagrama de Gantt, las tareas resumen se representan como un
corchete negro horizontal; mientras que las subtareas se representan en forma de barra.

Ilustración 21: Ibídem Extraído de MS. Project 2019

Luego, proceda a ingresar las duraciones a cada una de las tareas según el siguiente detalle:

 Tarea A1 = 5 días
 Tarea B1 = 3 días
 Tarea C1 = 2 días
 Tarea A2 = 5 días
 Tarea B2 = 3 días
 Tarea C2 = 2 días
 Fase 3 = 4 días

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Nota: Recuerde que Fase 1 y Fase 2 son tareas resumen. Por lo tanto, su duración depende de
sus sub tareas.

Ilustración 22: Ibídem. Extraído de MS. Project 2019

En una tarea programada automáticamente, la duración predeterminada se estima

en 1 día (1d?) para las nuevas tareas. El signo de interrogación indica que la

duración es estimada. Agregue un signo de interrogación a cualquier duración

estimada. Quítelo para indicar una duración confirmada. (Microsoft Corporation,

s.f d)

Ilustración 23: Tareas con Ilustración 24: Tareas con

duración estimada. duración confirmada.
Extraído de MS. Project Extraído de MS. Project
2019 2019

Nota: si desea registrar duraciones con unidades de tiempo diferente a día; escriba el valor
numérico seguido de m para los minutos o h para las horas, etc.

Ejemplo:

Si desea agregar una duración a la tarea de 10 horas ingrese el valor 10h y luego pulse enter.

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 Finalmente, en la pestaña Formato active la casilla de verificación Tarea de resumen del
proyecto

Ilustración 25: Captura parcial Cinta de Opciones. Extraído de MS. Project 2019

En la sección de la hoja de tareas se agregó una fila con numeración igual a 0; y que muestra
el nombre del archivo. Es decir, Project toma el nombre del archivo Proyecto de Ejemplo
como la tarea de resume del proyecto.

Ilustración 26: Captura parcial vista Diagrama de Gantt. Extraído de MS. Project 2019

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3. EJERCICIO APLICATIVO PLANEAMIENTO DE OBRA

En S10 ingrese al grupo Planeamiento y seleccione el escenario de Datos Generales.

Ilustración 27: Captura parcial barra de grupos.

Extraído de S10 2005.

En la sección del arbol seleccione Escritorio, pulse clic derecho y seleccione Nuevo.

Ilustración 28: Captura parcial del árbol.

Extraído de S10 2005.

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En la ventana Catálogo de Proyectos seleccione Todos los Registos y proceda a crear una
categoria titulada 2019. Luego mueva el cursor del mouse hacia la sección Descripción y pulse
clic derecho. Seleccione Adicionar del menú contextual.

En la sección Descripción del catálogo de proyectos también puede presionar la tecla F2 para
adicionar un nuevo presupuesto.

Ilustración 29: Captura parcial del Catálogo de Proyectos. Extraído de S10 2005.

En la ventana Proyecto proceda a completar la información requerida, según se muestra en la

siguiente ilustración. Al términar haga clic en el botón Adicionar.

Ilustración 30: Captura ventana Proyecto. Extraído de S10 2005.

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En en Catálogo de Proyectos, haga doble clic en Vivienda Básica para agregarlo al catálogo.

Ilustración 31: Captura parcial ventana Catálogo de Proyecto.

Extraído de S10 2005.

En el escenario de los Datos Generales del grupo Planeamiento, proceda a asignar el

Calendario Base al proyecto.

Ilustración 32: Captura parcial escenario Datos Generales grupo Planeamiento.

Extraído de S10 2005.

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 Estando aún en el escenario de los Datos Generales, proceda a asignar un presupuesto al
proyecto. Seleccione la primera fila de la columna Descripción Presupuesto

Ilustración 33: Ibídem

De inmediato, aparecerá la ventana correspondiete al Catálogo de Presupuestos. Aquí

seleccione el presupuesto Vivienda Básica (meta)

Ilustración 34: Captura parcial escenario Datos Generales grupo Planeamiento activada la ventana
Catálogo de Presupuestos. Extraído de S10 2005.

Finalmente, pulse la opción Si para confirmar el registro del proyecto Vivienda Básica en el
grupo Planeamiento de S10; el mismo que cuenta con calendario base y presupuesto tipo meta
asignado.

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 Ilustración 35: Captura parcial escenario Datos Generales grupo Planeamiento.
Extraído de S10 2005.

En el escenario Calendario del grupo Planeamiento note que S10 asigna fecha de Inicio
Proyecto y Fin Proyecto discriminando entre fecha prevista y real. Asimismo, asigna un Horario
laboral de lunes a viernes de 07:30 a 12: 00 y de 13:00 a 17:00 horas, es decir 8.5 horas diarias.
Las 48 horas semanales se completan el dia sabado de 7:30 a 13:00 horas.

Ilustración 36: Captura parcial escenario Calendario del grupo Planeamiento.

Extraído de S10 2005.

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En la sección inferior del escenario Calendario del grupo, registre los días feriados que se
encuentren entre las fechas de inico y fin del proyecto. Por ejemplo: seleccione el día 08
octubre y márquelo como feriado seleccionando la opción No Laborable.

Ilustración 37: Ibídem

No olvide registrar el 25 de octubre, Día del Trabajador de Construcción Civil, como dia no
laborable. Asimismo, registre como feriados el 1 de noviembre, 8 y 25 de diciembre.

Una vez ingresados los dias feriados, seleccione el Calendario Base, pulse clic derecho y escoja
la opción Calcular horas y días laborables para los periodos del menú contextual.

Ilustración 38: Ibídem

Finalmente S10 calculará los días laborales reales (86), los dias no laborales reales (4) y los
dominicales (18). Asimismo, nos proporciona el total de horas de trabajo.

Ilustración 39: Ibídem

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 En la siguiente sesión continuaremos desarrollando el presente ejercicio. Verificaremos el
alcance del proyecto a fin de elaborar la estructura de desconposición del trabajo o EDT.

4. REFERENCIAS

Colmenar, A., Borge , D., Cruz, F. J., & Castro, M. (2014). Gestión de Proyectos con Microsoft Project
2013. Madrid: RA-MA Editorial.

Microsoft Corporation . (s.f. a). Configurar los días y horas de trabajo generales de un proyecto.
Recuperado el 14 de marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and training:
https://support.office.com/es-es/article/configurar-los-d%C3%ADas-y-horas-de-trabajo-
generales-de-un-proyecto-c4587751-2b88-449d-87e5-d3312d16771d

Microsoft Corporation. (s.f d). Duración (campo de tareas). Recuperado el 15 de marzo de 2019, de
Office Support: Microsoft Office help and training: https://support.office.com/es-
es/article/duraci%C3%B3n-campo-de-tareas-2a65ab25-5a7b-4e3d-a1fa-c7cecbddd2c7

Microsoft Corporation. (s.f. c). Crear y trabajar con tareas de resumen y subtareas. Recuperado el
15 de marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and training:
https://support.office.com/es-es/article/crear-y-trabajar-con-tareas-de-resumen-y-
subtareas-b3ff64ce-b121-42cc-905b-cb9b8ce0255f

Microsoft Corportion. (s.f. b). ¿Cómo funcionan en conjunto todos estos calendarios? Recuperado
el 14 de marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and training.

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