Propuesta de Mejoramiento de La Administración

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DEL ÁREA ENCARGADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA

EMPRESA FIDUPREVISORA S.A
JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL
BOGOTÁ
2018
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DEL ÁREA ENCARGADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA
EMPRESA FIDUPREVISORA S.A
JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ
Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de

Ingeniero Industrial
Director
Jan Leonard Hernández
Ingeniero Industrial
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL
BOGOTÁ
2018
LICENCIA DE REPOSITORIO
3
NOTA DE ACEPTACION
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
Firma del presidente del jurado
______________________________
Firma de jurado
______________________________
Firma de jurado
Bogotá, 27, noviembre, 2018
4
DEDICATORIA
Este trabajo de grado está dedicado a mis padres, a pesar de estuvieron lejos de
mi durante estos 5 años de estudio, siempre me apoyaron y fueron mi motor a salir
adelante sin importar las circunstancias. A mis abuelos ya que con ellos compartí
estos 5 años de estudio y a pesar de los problemas siempre me estuvieron
apoyando y formando para ser un gran profesional. Por último, a todas las personas
que siempre creyeron en mí y que yo podía dar más de mi cada día.
5
AGRADECIMIENTOS
Brindo mi más profundo agradecimiento a la empresa Fiduprevisora S.A por

permitirme realizar la práctica empresarial para mi trabajo de grado, a mis
compañeros de la empresa, con los que compartí gran parte de este último semestre
y me brindaron todo su apoyo para mi trabajo de grado. A todos los profesores que
hicieron parte de mi formación académica para ser un gran profesional. A el tutor de
del trabajo de grado el Ingeniero Jan Leonard Hernández, ya que fue un apoyo para
el desarrollo de este trabajo de grado,
El agradecimiento más grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompañamiento

en estos 5 años de estudio, las bendiciones que me brindo para poder llegar a la
meta.
6
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 15
1. GENERALIDADES 16
1.1 ANTECEDENTES 16
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 18
1.2.1 Descripción del problema. 18
1.2.2 Formulación del problema. 20
1.3 OBJETIVOS 20
1.3.1 Objetivo general. 20
1.3.2 Objetivos específicos. 21
1.4 JUSTIFICACIÓN 21
1.5 DELIMITACIÓN 24
1.5.1 Espacio. 24
1.5.2 Tiempo. 24
1.5.3 Contenido. 25
1.5.4 Alcance. 25
1.6 MARCO REFERENCIAL 25
1.6.1 Marco teórico. 25
1.6.1.1 Estudio de métodos. 25
1.6.1.2 Principios fundamentales de la gestión documental. 28
1.6.1.3 Importancia de la gestión documental para empresas pública. 28
1.6.1.4 Procesos de la gestión documental. 30
1.6.1.5 Generalidades de la Gestión Documental. 32
1.6.1.6 Normas básicas de organización del archivo. 33
1.6.1.7 Método archivístico de la Documental. 34
1.6.2 Marco conceptual 36
1.6.2.1 Archivo. 36
1.6.2.2 Ciclo de vida de los documentos. 36
1.6.2.3 Consulta de documentos. 37
1.6.2.4 Disposición final de los documentos. 37
1.6.2.5 Documento. 37
1.6.2.6 Programa de Gestión Documental. 38
1.6.2.7 Responsabilidad. 38
1.6.3 Marco legal. 38
1.7 METODOLOGÍA 41
1.7.1 Tipo de estudio. 41
1.7.2 Fuentes de información 42
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO 42
1.8.1 Recolección de la información. 42
1.8.2 Organización del archivo físico. 43
1.8.3 Elaboración de la propuesta de mejoramiento. 43
7
2. DIAGNOSTICO GENERAL DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 44
2.1 ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA 44
2.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO FÍSICO CON LA LEY 594 DEL 2000 46
2.2.1 Lista de chequeo de la Ley de Archivo General de la Nación. 46
2.3 REGISTRO FOTOGRÁFICO 48
2.4 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA FIDUPREVISORA S.A 50
3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 55

3.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA TRD Y LA LEY DE ARCHIVO 55
3.1.1 Estante número 1. 56
3.2 NUEVA DISTRIBUCIÓN DEL ARCHIVO CON LA NORMA INTERNA 63
4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 66

4.1 ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 66
4.2 ELABORACIÓN DEL FORMATO 69
4.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES 72
4.4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA 72
4.4.1 Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación. 72
4.4.2Cumplimiento de Normatividad interna. 73
5. CONCLUSIONES 74
6. RECOMENDACIONES 75
BIBLIOGRAFÍA 76
ANEXOS 79
8
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno 17
Figura 2. Ubicación de la empresa 24
Figura 3. Procesos de la gestión documental 31
Figura 4. Métodos de ordenación 36
Figura 5.Respuesta 6 44
Figura 6.Respuesta 9 45
Figura 7.Respuesta numero 11 45
Figura 8. Imagen General del Archivo 48
Figura 9. Estado actual del archivo 49
Figura 10. Evidencia del no cumplimiento de la norma 49
Figura 11. Mapa de Procesos de la Fiduprevisora S.A 50
Figura 12. TRD Oficina de Calidad 55
Figura 13.Circulares 57
Figura 14. Manual de Calidad, Caracterizaciones y Manual Operativo 57
Figura 15.Manuales de Políticas 58
Figura 16.Manuales de Procedimientos 58
Figura 17.Instructivos 59
Figura 18. Formatos 59
Figura 19.Manuelas de Funciones y Temporales 60
Figura 20.Revisión por la Dirección 60
Figura 21.Memorandos 61
Figura 22.Manuales de Calidad y Caracterizaciones desactualizados 61
Figura 23.Documentos desactualizados manejados por el SGC 62
Figura 24.Organigramas desactualizados 62
Figura 25.Etiqueta de búsqueda 63
Figura 26.Nomenclatura 64
Figura 27.Estado actual del Archivo físico 64
Figura 28. Consecutivo del Procedimiento 66
Figura 29. Manual de Procedimientos Final 68
Figura 30. Consecutivo del Formato 69
Figura 31. Encabezado del Formato 70
Figura 32. Formato 71
Figura 33. Caracterización Actualizada 71
9
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Simbología del flujograma 26
Cuadro 2. Marco Legal externo 39
Cuadro 3. Marco legal interno de la Gestión Documental 41
Cuadro 4. Resultados de la lista de chequeo 47
Cuadro 5. Descripción del mapa de procesos 51
Cuadro 6. Clasificación de los documentos manejados por el SIG 52
Cuadro 7. Información para la elaboración de documentos 52
Cuadro 8. Codificación de MO, ML, MP, IN y FR 53
Cuadro 9. Codificación de MF 54
Cuadro 10. Organización Según ley de archivo 56
Cuadro 11. Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación 72
Cuadro 12. Cumplimiento Ley Interna 73
10
LISTADO DE ANEXOS
Pág.
Anexo A . Prototipo encuesta 79
Anexo B. Encuesta realizada a los funcionarios del área DSG. 81
Anexo C. Tabla de Retención documental de la Oficina de Calidad. 91
Anexo D. Lista de Chequeo del Archivo 93
Anexo E. Tabla de descripción del archivo físico 103
Anexo F. Directrices para la Documentación del SGC_IN-ESC-03-002_V6 104
Anexo G. Plantilla para la elaboración del procedimiento 118
Anexo H. Atención de Requerimientos Documentales a Entes de Control 122
Anexo I. Control de la Documentación Solicitada por Help Desk 133
Anexo J. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V8 134
Anexo K. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V9 136
Anexo L. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos V6 138
Anexo M. Manual de Funciones Técnico 1 147
11
GLOSARIO
ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: derecho de los ciudadanos a consultar

la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la Ley.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: son operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
ARCHIVO DE FÍSICO: archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN): es el establecimiento público
encargado de formular, orientar y controlar la Política archivística a nivel nacional.
Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la
salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la
difusión del acervo documental que lo integra y el que se le confía en custodia.
ARCHIVO HISTÓRICO: aquel en el que se transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
CIRCULARES INTERNAS: mecanismo mediante el cual se establecen y se
divulgan las normas, políticas, directrices, procedimientos y funciones que regulan
las actividades de la compañía.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: agrupación o tipo de documentos del SGC
(manuales de, procedimientos, funciones, calidad, operativo, políticas; formatos,
resoluciones, circulares internas, organigramas).
CODIFICACIÓN: número de identificación asignado por la Oficina de Calidad a
cada documento del SGC y a cada grupo de trabajo.
DOCUMENTOS DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultura y que se
encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención (TRD) y la Tabla de
Valoración Documental (TVD)
FORMATO: documento soporte vinculado al Manual de Políticas, procedimientos e
instructivos.
12
HALLAZGO: evidencia objetiva de una situación que podría afectar el SGC. Se
clasifican en: observaciones y no conformidades. Resultado de la evaluación de los
registros frente al conjunto de políticas, procedimientos y demás requisitos de los
Sistemas de Gestión.
INSTRUCTIVO: documento soporte del procedimiento que permite profundizar su
entendimiento.
MICROSOFT VISIO: es una herramienta que sirve para diseñar diagramas de flujo
y de procesos, mapas conceptuales, líneas de tiempo y organigramas con gran
facilidad.
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: documento donde se
describe el SIG de Fiduprevisora S.A. alcance del sistema, documentos
establecidos y la interacción de los procesos y la justificación de exclusiones (ISO
9001, GP 1000, ISO 14001 y MECI).
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS: documento donde se describe
cada uno de los cargos de la entidad y las funciones que debe cumplir.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO: documentos donde se describen las actividades
de los diferentes procedimientos de la entidad.
MANUAL DE POLÍTICAS: describen los lineamientos que debe tenerse en cuenta
en la ejecución de cada uno de los procesos de la entidad.
MANUAL OPERATIVO: documento que describe la operación del negocio
fiduciario de acuerdo con lo establecido en el comité operativo de inicio del negocio
con el fideicomitente.
RESOLUCIONES: acto de Administración, por el cual se divulgan las directrices
administrativas de la entidad. Documento mediante el cual el presidente aprueba la
desagregación del Presupuesto.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG): proceso del nivel de Evaluación,
Seguimiento y Control de Fiduciaria la Previsora S.A. que incluye los sistemas de
Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad de la Información.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el
tiempo de permanencia encada fase de archivo.
13
RESUMEN
En el presente trabajo producto de meses de estudio bajo la modalidad de práctica

empresarial en la empresa Fiduprevisora S.A., se desarrolló teniendo en cuenta las
pautas que exige la normatividad del Archivo General de la Nación y la normatividad
interna de la Fiduprevisora S.A., empresa que lleva muchos años en el sector
público y privado.
Se trabajó bajo la problemática del archivo físico del área del Sistema de Gestión
de Calidad, el cual no cumplía con la Ley Archivo 594 del 2000 en su totalidad, ni la
normatividad interna de la organización. Para esto se utilizó una lista de chequeo
que permitió identificar los mayores déficits que estaba presentando el archivo físico
ante la Ley de Archivo general de la Nación, los cuales se lograron mejorar mediante
la propuesta presentada.
El objetivo principal que se planteó, fue el mejoramiento del archivo físico con el fin
de atender las solicitudes que realizan los usuarios por el aplicativo Help Desk de la
documentación que se encuentra en el archivo físico y a su vez mitigar la
problemática presentada en el área del Sistema de Gestión de Calidad en cuanto al
cumplimento de la normatividad del archivo, evitando que se genere un hallazgo o
un ERO al área del Sistema de Gestión de Calidad.
Con el presente trabajo se evidencio la importancia que ha presentado el archivo

físico del archivo para las empresas pública como la Fiduprevisora S.A, y los
grandes beneficios que implica presentar un archivo físico en óptimas condiciones
tanto para el área de Sistema Integrado de Gestión, como para la entidad.
14
INTRODUCCIÓN
Hoy en día el rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito
administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen
desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un
área de soporte administrativo muy importante para las empresas del sector público.
Se realiza un diagnostico mediando una lista de chequeo al archivo físico del área
del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de identificar las inconsistencias
presentadas y cuál es la mayor problemática que se está presentando, mitigando
dicha problemática al realizar la búsqueda de un documento en el archivo físico, con
el fin de atender los requerimientos realizados por los diferentes entes de control
que regulan a la Fiduprevisora S.A a su vez se cumple con lo estipulado por ley de
archivo. También se identifican las inconsistencias presentadas en el archivo físico
mediante un registro fotográfico
Con la ayuda de la normatividad interna de la Fiduprevisora S.A, y la que brinda el

Archivo General de la Nación se procede a la organización del archivo físico de
gestión, presentando un orden según su TRD (Tabla de retención documental) que
maneja la Oficina de Calidad. Dejando por último una tabla la cual describe la
distribución del archivo físico de cada uno de sus estantes, por el tipo de documento
que se desee ubicar y por cada proceso.
De igual manera se procede a la realización de herramientas que ayudan a la

mitigación de los problemas presentados, generando un procedimiento con el cual
se atenderán las solicitudes realizadas por los diferentes entes de control que les
son realizadas a las diferentes áreas de la empresa y el formato con el cual se
llevara un control de los documentos solicitados y los que salen del archivo físico.
Con toda la elaboración de los documentos se actualizo documentación interna de
la entidad, se ajustó el cargo de uno de los funcionarios de la entidad brindándole
responsabilidades de archivo.
Con el presente trabajo se identifica la importancia que emplea el archivo para las
entidades públicas como privadas, contribuyendo con la historia de la nación frente
a la documentación y las ventajas que representa tener un archivo que cumpla con
las normatividad interna y externa.
15
1. GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES
Fiduprevisora S.A.1 es una sociedad de Economía Mixta de carácter indirecto y del

orden nacional, sometida al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado,
vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, vigilada por la
Superintendencia Financiera de Colombia y con control fiscal reglamentado por la
Contraloría General de la República. Además, cuenta con la Revisoría Fiscal de la
firma KPMG Ltda.
En 1984 con la creación del Fondo Nacional de Calamidades nació también

Fiduprevisora, una fiduciaria constituida por Previsora S.A. Compañía de Seguros
creada con el fin de realizar el manejo y la administración de los recursos asignados
para cubrir estos desastres.
Durante estos 30 años la Fiduprevisora ha ayudado a la construcción de país y al

bienestar social no solo gracias a su gestión en atención a desastres, sino también
mediante la administración de recursos de la nación y de los colombianos, la exitosa
liquidación de empresas insignia y el cumplimiento de pagos de pensiones.
Algunos de los trabajos en los que ha participado la fiduciaria son:
 Liquidación del Seguro Social

 Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – FNGRD
 Fondo Nacional Francisco José de Caldas
 Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero – Forec
 Fondo de Pensiones Públicas - Fopep
 Instituto de Bienestar Familiar - ICBF
 Liquidación Dirección Nacional de Estuperfacientes - DNE
 Unidad de Restitución de Tierras Despojadas
 Fondo de Riesgos Laborales
 PAP Buenfuturo - Cajanal en Liquidación
 Fondo de pensiones TELECOM
 Colombia Humanitaria
 Consorcio Colombia Mayor – Fondo de Solidaridad Pensional
1 FIDUPREVISORA S.A. Historia de la empresa, [EN LINEA]: [Consultado 16 Agosto 2018]. Disponible en :<
http://www.fiduprevisora.com.co/seccion/quienes-somos/30-anios-de-historia.html>
16
La entidad cuenta con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 -
Acorde al modelo establecido por la entidad se establecerán los mecanismos de
verificación y evaluación que permitan que el proceso de gestión documental se
realice bajo los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión. Lo que
busca la implementación del MECI es proporcionar una estructura que especifique
los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno
en las organizaciones, a través de un modelo que determine los parámetros de
control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones,
políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y
evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.2
Figura 1. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno
Fuente. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
En la Figura 1 (véase la Figura 1) se muestra la estructura del MECI y a continuación

se muestra la estructura del siguiente modelo:
2 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. Pag.17
17
Dos (2) módulos: Módulo de Control de Planeación y Gestión, Módulo de Control
de Evaluación y Seguimiento
Seis (6) componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico,

Administración del Riesgo, Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes
de Mejoramiento
Auditoria interna se encarga evaluando de forma objetiva la evidencia presentada

por las áreas, con el fin de determinar si se está cumpliendo o no, con los requisitos
exigidos por el MECI3.
Por parte del manejo documental se presenta un área (Administración Documental)

encargada validar y garantizar que la información que se envié al Archivo de Gestión
e Archivo Histórico cumpla con la normatividad establecida por Archivo General de
la Nación.4
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1 Descripción del problema. El manejo documental ha presentado una

problemática histórica de conceptos y mitologías desde sus inicios, lo cual ha
desencadenado graves consecuencias al momento de buscar y recuperar la
información.
“El acceso documental se enfrenta a un gran problema: la identificación, valoración

y selección de imponentes masas documentales”5, lo anterior dio paso al nacimiento
de la Gestión Documental, comenzando con el reconocimiento de la archivística
como una técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces se han planteado
diferentes propuestas y modelos internacionales.
En el área de Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduprevisora S.A, maneja

información interna y externa que es de suma importancia para la organización
distribuidas en diferentes carpetas: manuales de políticas (11), manuales operativos
3 Información suministrada del SGC de la empresa Fiduprevisora S.A

4 Información suministrada del área de Administración Documental de la empresa Fiduprevisora S.A
5 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [ en línea].
[Consultado 20 agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL:

www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>
18
(1), manuales de procedimientos (14), instructivos (2), manuales de funciones y
competencias (3), formatos (4) y documentos de apoyo (memorandos (7),
certificados, mapas de procesos, caracterizaciones y circulares (8), organigramas
(4), entre otros), del año vigente o de años anteriores.
El reglamento General del Archivo establece “Los documentos de archivo oficiales

son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo tanto, los
funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria,
administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos
de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista” 6 y hace obligatoria
su aplicación en todos los archivos oficiales de la orden nacional.
Cerdá Díaz7 indica que, al no presentar sistemas unificados de gestión, se carece

de la necesidad de visión, se produce un mal uso y aprovechamiento de los
recursos, se aplica prácticas de archivo que tiene como única base la intuición o el
criterio personal, o simplemente siguiendo prácticas heredadas, sin plantearse su
idoneidad y siempre sujetos a las opiniones cambiantes de los responsables de
cada área.
Dado que el Artículo 26 del Reglamento General de Archivos dice que es “obligación
de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”8 , de igual manera,
las entidades del sector privado y en especial la Fiduprevisora S.A que es una
entidad mixta, la cual es objeto de este estudio. Esta norma se aplica ya que permite
elaborar sus propios inventarios lo cual les facilitará tener un control sobre la
documentación que se elabora y la que se conservan en el archivo de la entidad,
tanto como en el archivo centrar y el histórico.
La mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que faciliten el manejo
documental dentro de sí misma y sobre todo cuando se trata de entidades del
gobierno, ya que tienen que reglamentarse a las políticas que establece un ente
regulador como lo es el Archivo General de la Nación.9
6 COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo 2ª. Ed. Santafé de Bogotá.
1997. p. 20
7 CERDÁ DÍAZ, J. Archivos y gestión documental. Estrategias de intervención en la administración local.
Revista Tejuelo, 2003, vol. 4, nº 3

8 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Art.26
9 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos.
19
Debido a que el archivo presentado en el Sistema de Gestión de Calidad no es el
más óptimo, se han presentado problemas como: documentos en carpetas de
denominación diferente, filtración de información y documentación de otras áreas;
esto puede llegar a presentar que nos generen un ERO (riesgo operativo),
generación de hallazgos por parte de auditoria interna al no presentar un control de
la documentación. También se presentan una gran pérdida de tiempo al realizar la
búsqueda de los documentos ya que estos se encuentran extraviados entre más
documentos, esto es manifestado por los trabajadores del área de Sistema de
Gestión de Calidad.
Uno de los problemas que afectan al archivo físico es la rotación del personal que
se presenta en la entidad, ya que con el cambio de personal el conocimiento se va
con ellos y el no tener un procedimiento que establezca como se encuentra el
archivo físico y el cómo se deba lleve un control adecuado de la documentación,
afectara a la organización del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de
Calidad.
Todos estos problemas que se han presentado tendrían fin con un archivo
documental optimo según lo indica la Ley 594 y la normatividad interna, pues este
se encargaría de gestionar los documentos de manera centralizada y normalizada,
de tal manera que este procedimiento contribuya al desarrollo de proceso de gestión
documental y al proceso de calidad de la empresa.
1.2.2 Formulación del problema. ¿Puede la propuesta de mejoramiento

controlar la administración documental manejada por el Sistema de Gestión de
Calidad, mitigando los problemas presentados en el archivo físico cumpliendo con
Ley 594 del 2000 y la normatividad interna?
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo general. Realizar la propuesta de mejoramiento de la

administración documental manejada por el Sistema de Gestión de Calidad de la
empresa Fiduprevisora S.A, mediante el cumplimiento a la Ley General de Archivo
y la normatividad interna, con el fin de mitigar la problemática presentada en el
archivo de gestión.
20
1.3.2 Objetivos específicos.
 Realizar un diagnóstico del estado actual del archivo físico manejado por el área
de Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de validar las inconsistencias que
está presentando frente a la Ley 594 del 2000 y la normatividad interna.
 Organizar el archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad según

la normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros -
Código ML-GAD-04-001) y la Ley 594 del 2000, con el fin de elaborar una
herramienta que represente la distribución del archivo físico.
 Generar la propuesta de mejoramiento de la administración documental, a partir

de la elaborar las herramientas generadas por el diagnóstico del estado del
archivo, con el fin mitigar las problemáticas presentadas en el archivo físico
manejado por el Sistema de Gestión de Calidad.
1.4 JUSTIFICACIÓN
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación, con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y de
información, contar con un sistema de gestión documental eficiente proporciona una
ventaja muy importante, “ya que permite tener un fácil almacenamiento, una
búsqueda rápida de la documentación, controlar los documentos de la empresa,
también permita organizar y recuperar documentos.”10
Debido a que las entidades públicas están obligadas por la Ley 594 de 2000, a
elaborar programas de Gestión Documental, la Fiduprevisora como entidad mixta
en desarrollo de sus funciones debe acogerse y trabajar un programa óptimo de
Gestión Documental que refleje la actividad administrativa y archivística sustentada
en la reglamentación colombiana. Como también lo justifica la UNESCO, “cuando
habla en referencia de Gestión Documental en su programa RAMP”11
Con un sistema de gestión documental eficiente, se mantendrán documentos que

contengan evidencias de lo ocurrido, pruebas completas, precisas y fiables. Esto
ayudara a llevar a cabo varios aspectos importantes como la rendición de cuentas
10 TBS - Telecon Business Solutions, Importancia de la gestión documental, [ en línea]: [Consultado 18 Agosto
2018]. Disponible en Internet: < URL: http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental>.
11 CHARMAN, Derek. Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices [ en
línea]. [Consultado 19 agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL:

http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf>
21
de la organización, el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, la toma
de decisiones administrativas, entre otros.
Adela D’Alòs-Moner12 considera unas técnicas de control del archivo, “para

asegurar la eficiencia de las organizaciones y su capacidad innovadora y la plena
integración de la información y la documentación en sus procesos de actividades,
es necesario que los documentos y sus contenidos estén”:
 Accesible, dónde, cuándo y por quién sea necesario.

 Usable, de manera que además de accesible sea interpretable para las personas
que deben hacer uso de ellos.
 Integrados, en función de las necesidades y requerimientos de la empresa y sus
trabajadores.
 Llevar un control de la documentación que sale del archivo, manejado por la
entidad.
 El archivo se encuentre organizado según la TRD que le sea definido.
 Método de ordenar los documentos en orden alfabético, numérico, tipo de
documento y por año.
Actualmente la empresa Fiduprevisora S.A recibe muchos requerimientos de

entidades de control externos como: la Superintendencia Financiera de Colombia,
la Contraloría General de la República de Colombia y la Revisoría Fiscal de la
Nación. Estos requerimientos por los entes de control son documentos manejados
por el área del Sistema de Gestión de Calidad, en los cuales se solicitan
documentos como: manuales de políticas, manuales operativos, manuales de
procedimientos, instructivos, manuales de funciones y competencias, formatos y
documentos de apoyo (oficios, memorandos, certificados, mapas de procesos,
caracterizaciones, circulares, organigramas).13
Estos requerimientos también son solicitados a la empresa para iniciar en nuevos

negocios, con el fin de saber cómo se trabajada en ese momento, que cargos se
desempeñaba, los reglamentos que regían a la entidad, mapas de procesos,
caracterizaciones, manuales manejados por la entidad. Todos estos requerimientos
son solicitados dependiendo del año que sea necesario y el proceso que se
encuentre involucrado.
12 D’Alòs-Moner, Adela. Intranets: sonrisas y lágrimas. En: El profesional de la información, enero-febrero, v.

11, n. 1, pp. 4-8.
13 Información suministrada del SGC de la empresa Fiduprevisora S.A
22
También se presentan que la parte jurídica de la entidad solicita documentación
manejada por el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de atender
reclamaciones, demandas, entre otros. Por eso es muy importante que la
documentación manejada por el Sistema de Gestión de Calidad sea el más óptimo
para atender estas solicitudes a tiempo, evitando sanciones económicas y evitar
generar una mala imagen a la Fiduprevisora S.A con los problemas que se puedan
presentar al no tener la documentación disponible para atender dichas solicitudes.
Para la elaboración del procedimiento se realizará un flujograma que describa como

es el comportamiento y manejo de la solicitud de la documentación por el aplicativo
Help Desk, para la elaboración del flujograma se utilizara Microsoft Visio 2013, el
cual es utilizado por los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad, ya que
“facilita el trabajo en equipo porque se puede adjuntar comentarios los documentos
para realizarles un seguimiento; es compatible con diferentes herramientas que se
utilizan día a día como son (Word, Excel o Microsoft Project)”14; también presenta
una gran variedad de plantillas que se pueden personalizar con colores
corporativos, adicionar el logo de la empresa y cambiar el estilo de estas.
Con la elaboración de un proceso se logrará tener un mejor control de la

documentación que sale y entra del archivo físico manejado por el Sistema de
Gestión de Calidad, con esto se identificara cuáles son los funcionarios el área
responsable de manejar el archivo físico de gestión. En el caso de que estos
funcionarios sean cambiados (renuncien o sean despedidos), se tendrá un
procedimiento el cual les indicara como atender las solicitudes realizadas por los
diferentes entes de control o usuarios internos. También se actualizarán los
documentos relacionados al proceso del Sistema de Gestión de Calidad y la
caracterización de este.
También se reducirán los tiempos de atención de los requerimientos realizados por

los usuarios, puesto que no se tiene un procedimiento establecido para atender
dichas solicitudes. De igual forma se mantendrá el archivo físico ordenado según la
normatividad interna, con el fin de mantener la eficiencia al atender las solicitudes
realizadas por los diferentes entes de control o usuarios internos.
14Business School. Ventajas que ofrece Microsoft Visio 2013. [en línea] [consultado el 15 de octubre de 2018].
Disponible en Internet: < URL: https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/herramientas/ventajas-
que-te-ofrece-microsoft-visio-2013-mega>
23
1.5 DELIMITACIÓN
1.5.1 Espacio. Se desarrollo la práctica empresarial en la empresa Fiduprevisora

S.A (véase la Figura 2), ubicada en la Cl. 72 #10-03, Bogotá. Directamente en el
área de Sistema de Gestión de Calidad
Figura 2. Ubicación de la empresa
Fuente. GOOGLE MAPS. Ubicación de la ciudad. [en línea] Bogotá: Google maps [citado 9 de septiembre
de 2018]. Disponible en Internet: <https://www.google.com.co/maps/place/Fiduprevisora/@4.6568065,-
74.0609875,17z/data=!4m5!3m4!1s0x8e3f9a5ccac285ad:0x78c06ca169a5c988!8m2!3d4.6563895!4d-
74.0577903>
1.5.2 Tiempo. El tiempo es la duración de la práctica empresarial, teniendo en

cuenta los tiempos establecidos por la Universidad Católica de Colombia para el
desarrollo y entrega de la propuesta de la gestión documental a finales del mes de
noviembre.
24
1.5.3 Contenido. El contenido del trabajo de grado se basa en generar propuesta
mejoramiento de la administración documental, realizando un diagnostico a partir
de una encuesta para evaluar el conocimiento de los funcionarios del área, una lista
de chequeo de la Ley 594 de 2000.
También presenta la distribución del archivo físico en el momento de iniciar la

práctica empresarial y el archivo físico organizado según la Ley 594 del 2000 y la
normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros -
Código ML-GAD-04-001). También se elabora un manual de procedimientos donde
se indicará cómo se debe atender las solicitudes de la documentación vigente (se
encuentra en el archivo físico) y obsoleto (se encuentra en el archivo central), y un
formato con el que se controlara la documentación que es solicitada y la que sale
del archivo físico, con el fin de generar herramientas que ayuden a mitigar la
problemática presentada en el archivo físico.
1.5.4 Alcance. El presente trabajo de grado llega hasta la propuesta de

mejoramiento de la administración documental manejada por el Sistema de Gestión
de Calidad, presentando herramientas (procedimiento, formato, cuadro de
distribución de archivo), que ayudaran a mitigar la problemática presentada y llevar
un control del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión Documental.
Dejando una propuesta al jefe del área con la que se pretende mantener ordenado
el archivo físico que maneja el área de Sistema de Gestión de Calidad, evitando
demoras en la búsqueda de documentos y evitando perdida de documentos.
1.6 MARCO REFERENCIAL
1.6.1 Marco teórico.
1.6.1.1 Estudio de métodos. El estudio de métodos se basa en ocho etapas

fundamentales para su óptimo desarrollo los cuales son: Seleccionar el tipo de
trabajo que se va a estudiar; Registrar datos observados y necesarias de
información; Examinar de manera analítica los métodos de trabajo actual;
Establecer un método más práctico de mejora.
Evaluar las diferentes opciones en relación al costo beneficio de la propuesta de

mejora; Definir un método propuesto claro y eficiente, de fácil comprensión para los
trabajadores de la organización; Implantar el nuevo método en la organización en
25
pro de la mejora continua y finalmente controlar el método propuesto y sus buenas
prácticas de implementación.15
La ingeniería de métodos se basa en registrar los hechos, examinar los métodos

actuales y proponer métodos propuestos para disminuir los tiempos de entrega e
incrementar el costo-beneficio de la organización en cuanto a la productividad tanto
de máquinas como de trabajadores.16
 Flujograma. El flujograma es una herramienta fundamental para analizar y

representar de manera más sencilla las actividades de un proceso específico,
cual lleva una serie de símbolos utilizados en la mayoría de diagramas de
actividades empleados en el estudio del trabajo17.
Los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad emplean la siguiente simbología

(véase el Cuadro 1) para la elaboración de flujograma:
Cuadro 1. Simbología del flujograma
SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN

Inicio / Fin Se utiliza para dar inicio y fin a un
diagrama
Acción / Proceso Indica la actividad que se debe realizar

general en el procedimiento. Indica una acción o
instrucción general que se debe realizar.
Indica la validación o comparación de

datos, dependiendo del resultado
Decisión
obtenido se toma la decisión de tomar un
camino u otro del diagrama.
15 ASOCIACIÓN DE INGENIEROS MECÁNICOS DE ESTADOS UNIDOS, Glossary of terms use in

management services. (Londres,1991).
16 Ibid. (Londres,1991).
17 ASOCIACIÓN DE INGENIEROS MECÁNICOS DE ESTADOS UNIDOS, Glossary of terms use in
management services. (Londres,1991).
26
Cuadro 1. (Continuación)
SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Indica el diligenciamiento de un formato
Salida impresa
Conector de Indica el enlace de dos partes de un

actividades diagrama de la misma página. Se utiliza
una “letra” en los conectores
Llamada a Indica la llamada de un manual de

subrutina políticas, procedimiento e instructivos.
Indica el enlace de dos partes de un

Conector de página diagrama en páginas diferentes. Se
utiliza un “número” en los conectores
Fuente. Elaborado por el autor a partir de ASME (Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos)
El estudio de métodos se realiza para:
 Evaluar el comportamiento del trabajador: comparar la producción durante cierto

periodo de tiempo, para determinar la producción estándar.
 Planear las necesidades de la fuerza del trabajo: se utiliza para determinar que
tanta mano de obra se necesita.
 Determinar la capacidad disponible: se utiliza para los estándares de medición

del trabajo, midiendo un nivel de fuerzas de trabajo.
 Determinar el costo o precio del producto: se tiene en cuenta la mano de obra

obtenida en la medición del trabajo para el cálculo del precio.18
18Cardona Londoño. Luz Natalia. Proyecto propuesta de mejora métodos y determinación de los tiempos
estándar de producción en la empresa G&L Ingenieros LTDA. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira.
Tecnología industrial, 2007.p18
27
1.6.1.2 Principios fundamentales de la gestión documental. “Antes del
surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas:
por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la
naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de
libros, revistas, etc.)
En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de

fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes
de un mismo organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de
procedencia o de respeto a los fondos.
En 1881 H. Von Seybel “enunció un nuevo principio: el de orden original”19. El

principio de orden original establece que no se debe alterar la organización dada al
fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organización. Ya mucho
después el principio de respeto a la estructura nace estableciendo que la
clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias
de la unidad productora.
1.6.1.3 Importancia de la gestión documental para empresas pública. En la

Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”20.
“Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de

instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos” 21.
19 MÉXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Francisco Acevedo

Gutiérrez.2004 [en línea]. [consultado el 19 de agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL:
http://www.agn.gob.mx/>
20 DOYLE, Murielle, Freniere, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las
administraciones públicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991. P.11

21 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El
Archivo, 2003. P.39
28
Para el desarrollo de este trabajo es muy importante tener muy en cuenta los
conceptos archivísticos empleados en los programas de Gestión Documental, con
el fin de mejorarla y controlar los documentos generados en el área del Sistema de
Gestión de Calidad. Por lo tanto, es conveniente explicar lo correspondiente al Ciclo
Vital de los Documentos y la definición de Archivo, como factor fundamental de la
Gestión Documental.22
Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales
conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la nación, suministran
información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación,
control de resultados y toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la
institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”. Para la conservación
y administración en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la
“información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”.
En toda Empresa existen diferentes tipos de Archivos como son los Archivos de
Gestión o de Oficina, los cuales comprenden toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras
u otras que la soliciten, su circulación o trámite se hace a través de las personas
que realizan sus actividades en las mismas oficinas, en busca de solución o
respuesta a los asuntos iniciados en ellas.
Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación; estos documentos son los que están listados en la Tabla
de Retención Documental (TRD).23
El tiempo de permanencia de estos documentos depende fundamentalmente del

trámite y de las normas internas indicadas en las Tablas de Retención Documental
(TRD) para luego decidir su transferencia al Archivo Central, el cual es la “unidad
administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los diferentes
Archivos de Gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo
22 Ibid. p.39
23 Universidad Surcolombiana. Guía para la organización de los archivos de gestión. [en línea]. [consultado el
30 de septiembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL:
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACI
ON%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf>
29
vigentes y objeto de consulta por el usuario interno o externo”24. Así mismo, del
Archivo Central se pueden realizar transferencias documentales que, por decisión
del comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, al Archivo Histórico o
Permanente.
1.6.1.4 Procesos de la gestión documental. En la gestión documental de las

diferentes entidades públicas, debe comprender como mínimo los siguientes
procesos.
 Planeación: es el Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,

generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. 25
 Producción: son las actividades destinadas al estudio de los documentos en la

forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente
para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 26
 Gestión y trámite: es el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,
la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos. 27
 Organización: es el conjunto de operaciones técnicas para declarar el

documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.28
 Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir

los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y
los metadatos descriptivos.29
24 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. p.34

25 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609 (10, diciembre, 2012). Por el
cual se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.Bogotá: presidente: 2012. Pag 8
26 Ibid. p.8
27 Ibid. p.8
28 Ibid. p.8
29 Ibid. p.8
30
 Disposición de documentos: es la selección de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental
o en las tablas de valoración documental.
 Preservación a largo plazo: es el conjunto de acciones y estándares aplicados a

los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.30
 Valoración: es el proceso permanente y continuo, que inicia desde la

planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).31
Figura 3. Procesos de la gestión documental
Fuente. MINAMBIENTE. Gestión documental. [en línea] [citado 14 de noviembre de 2018]. Disponible en
Internet: <URL http://www.minambiente.gov.co/index.php/ministerio/gestion-documental>
30 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609, Op cit., p.8

31Ibid. p.8
31
1.6.1.5 Generalidades de la Gestión Documental. Según la Ley General de
Archivo32, establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la
gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por
los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico es:
 Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
 Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
 Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
 Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
 Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés

económico, social y tecnológico.
 Consolidar una cultura de información nacional.
 Racionalización de la información y sus categorías.
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la

documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios
que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:
 Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y

garantiza a conservar una información con fácil acceso y recuperación.
 Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la

gestión y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como
para quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo
se categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a
administrar lo que es necesario.33
 Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el

manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de
32COLOMBIA. El Congreso de Colombia. LEY 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá: El Congreso: 2000.
33 ATS Gestión Documental. Todo lo que necesitas saber para entender la Ley 594 del 2000. [en línea].
[consultado el 15 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: https://atsgestion.net/todo-lo-que-

necesitas-saber-para-entender-la-ley-594-del-2000/>
32
gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y
legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos.
 Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo

que es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en
organizaciones públicas como privadas con interés público.
 Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el

principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural
de la nación.
 Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de

la información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en
general.
 Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los

documentos sea realizado por personal especializado o personal común,
siempre y cuando sigan las leyes y normas establecidas, de tal manera que su
consulta esté más que garantizada.
 Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias,

ayudan a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los
procesos de gestión documental.
 Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el

AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar
a cabo procesos de administración de documentos.
1.6.1.6 Normas básicas de organización del archivo. Según la Norma Básica

de Organización de Archivo de Oficina34, se debe tener en cuenta los siguientes
parámetros:
 La documentación informativa de consulta habitual en la unidad ha de

organizarse separada del resto de los documentos generados o recibidos en la
tramitación de un expediente.
 Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir
establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación.
34 SERVICIO. NORMAS BÁSICAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA. [en línea]. [consultado

el 14 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: http://servicio.us.es/archivous/Doc/Normas_
basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.pdf>
33
 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su
correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.
 Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar

en la carpetilla: Tipo de documento que se archiva, título del documento, fecha
de elaboración del documento.
 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier

tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe
quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona
que lo extrajo.
 Llevar un control de la documentación que se extrae del archivo, con el fin de

llevar la trazabilidad del expediente.
 Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y

conocidos por todo el personal de la unidad.
1.6.1.7 Método archivístico de la Documental. Según el Decreto 2609 de

Gestión Documental35, hace un énfasis en las entidades públicas al cómo debe
presentar el archivo físico de las organizaciones publicas
 Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a

través de cuadros de clasificación documental.
 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los

documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD)
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos

establecidos en las TRD o TVD.
 Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa

(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
 Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones

documentales, en series y subseries.
35 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609, Op cit., p 11
34
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y

subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.
Por parte de la Fiduprevisora S.A., se manejan un método para la activación de la

documentación.
 Organizar la distribución del archivo según la tabla de retención documental

(TRD) que se maneje en cada área.
 Organizar los documentos en orden descendente de izquierda a derecha.
 Ubicar en una parte del archivo los documentos que ya no se encuentren en

vigencia, con el fin de realizar la transferencia documental al archivo de
gestión o archivo central dependiendo de su vigencia, la cual es indicada en
las TRD.
 No guardar elementos que no correspondan al archivo físico.
 Presentar un cuadro que ayude a agilizar y llevar un control de cómo se

encuentra distribuido el archivo físico.
 Llevar un control de la documentación que sale y entra del archivo físico.
35
Figura 4. Métodos de ordenación
Fuente. SlidePlayer. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS. [en línea] México [citado 14 de noviembre de 2018]. Disponible en
Internet: <URL https://slideplayer.es/slide/5395271/>
1.6.2 Marco conceptual
1.6.2.1 Archivo. Es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha,
su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona
o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.
1.6.2.2 Ciclo de vida de los documentos. Para la conservación y administración

en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la “información
registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado” 36. Por lo tanto, se
puede decir que el Ciclo Vital del Documento es una serie de “etapas sucesivas por
las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y
su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente”37
36 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación documental. Bogotá: El Archivo,

2001. p.38
37 Ibid. p. 36
36
El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo
vivo, se crea o se recibe, se establece su forma física (papel, electrónico, magnético,
fotográfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos después se utilizan y
mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo
de función su edad aumenta gradualmente con sus valores.
1.6.2.3 Consulta de documentos. “La consulta es el acceso a un documento o

grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen” 38. La
consulta garantiza el “derecho que tienen las personas a acceder a la información
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los
mismos”39
1.6.2.4 Disposición final de los documentos. Se trata de la “selección de los

documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental y/o las Tablas de Valoración Documental”40
1.6.2.5 Documento. El Consejo Nacional de Archivos define documento como:

"Toda expresión testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos
y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte
material."41
Según el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil “Son documentos los
escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas cinematográficas,
discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones,
etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo
o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.”42
38 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión

Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 40.
39 COLOMBIA. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Bogotá: Themis, 2001. p. 44.
40 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión
Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 45.

41 CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo de organización básica y Gestión de Archivos
Administrativos. Quito. 2005. p.47 [en línea]. [consultado 18 agosto 2018]. Disponible en Internet: < URL:
http://www.coalicionacceso.org/docs/archivos.pdf>
42 COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. – Distintas clases de documentos.
37
1.6.2.6 Programa de Gestión Documental. “Un programa de gestión documental
se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior
de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”43.
Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales
conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación, suministran
información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación,
control de resultados y toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la
institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”.44
1.6.2.7 Responsabilidad. El acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación

identifica que la responsabilidad “es la buena gestión de documentos,
administración y la administración de sus archivos y controlando la documentación
presentada durante todo el ciclo de vida de los documentos”.45
1.6.3 Marco legal. Se tomó como base para el marco legal los requisitos legales
que orientan directamente al archivo físico relacionadas con la Ley 594 del 2000,
como lo indica la siguiente tabla. (véase el Cuadro 2)
43 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El

Archivo, 2003. P.39
44 Ibid. p.34.
45 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia.
p5
38
Cuadro 2. Marco Legal externo
NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN
CÓDIGOS
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación
Código Penal de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia
de objetos y documentos.
LEYES
Ley 43 de 1913 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
Protección del patrimonio documental y artístico. Por la cual se dictan
Ley 47 de 1920 algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre
documentos y objetos de interés públicos.
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para
la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización,
Ley 23 de 1982 reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los
artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Ley 1581 de 2012 Disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública
Ley 1712 de 2014
nacional y se dictan otras disposiciones.
DECRETOS
Decreto 264 de Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos
1963 públicos de la Nación.
Decreto 2620 de Procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para
1993 conservar los archivos de los comerciantes.
Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria
Decreto 173 de
institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en
2004
el Distrito Capital.
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
Decreto 2609 de los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
2012 en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Compilado en el Decreto 1080 de 2015.
Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
Decreto 106 de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y
2015 a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se
dictan otras disposiciones.
ACUERDOS AGN
Acuerdo 11 de 1996 Criterios de conservación y organización de documentos
39
Cuadro 2. (Continuación)
Acuerdo 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos
2002 de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Acuerdo 049 de Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación
2000 documentos del reglamento general de archivos sobre condiciones de
edificios y locales destinados a archivos
Acuerdo 050 de Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII de conservación de
2000 documento, del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo
Acuerdo 038 de Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos, Ley
2002 594 de 2000.
Acuerdo 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos
2002 de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Acuerdo 008 de Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para
2014 la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos
de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la ley 594 de 2000
NORMAS
NTC 594 Medición de archivos, Diagnostico de archivos, medición de archivos y
archivos
NTC ISO 27001 Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisito
N°4
CIRCULARES AGN
Circular 03 de 2011 Obligación de Transferir los Archivos Generales los Documentos de valor
Secundario.
Circular 001 de Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto
2014 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013
Circular 003 de Directrices para la Elaboración de Tablas de Retención Documental
2015
Fuente. Elaborado por el autor
También se presenta un marco legal interno que aplica la Fiduprevisora S.A (véase
el Cuadro 3)
40
Cuadro 3. Marco legal interno de la Gestión Documental
NORMATIVIDAD INTERNA DE LA FIDUPREVISORA S. A

Decreto 2519 de Por el cual se aprueba la modificación de la estructura de la Fiduciaria La
2011 Previsora S.A y se determinan las funciones de sus dependencias.
Expedida por COINFO, DECISIONES SOBRE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DE
Circular 02 de 2010
APOYO AL APLICATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO
Por la cual se adopta la Tabla de Retención Documental y se Fijan Políticas
RE-2000-52
archivísticas
Mediante la cual se adopta la Tabla de Retención Documental de
RE-2005-016
Fiduciaria la Previsora S. A
Donde deroga la Resolución Nº 022 del 26 de noviembre de 2007 y se
RE-2013-021
adopta el SGA bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2004
Por medio de la cual se aprueba la actualización de las Tablas de
RE-2017-039
Retención Documental (TRD) de la Fiduprevisora S.A.
Por la cual se adopta el Plan Institucional de Archivo - PINAR, el programa
de Gestión Documental - PGD y el sistema Integrado de Conservación - SIC
RE-2018-020
y se aprueba la implementación, seguimiento de cada instrumento en la
Fiduprevisora S.A.
Fuente. Elaborado por el autor a partir de la información brindada por el aplicativo Isolución
1.7 METODOLOGÍA
1.7.1 Tipo de estudio. La metodología según Hernández Sampieri46, es

exploratoria descriptiva, es el resultado de la compilación de experiencias y
lecciones aprendidas, se constituye en una guía de consulta y elemento de
aprendizaje, que permite conocer todos los componentes vinculados a la
implementación de proyectos. Su alcance esta contextualizado en proyectos ERP
Siesa Enterprise.
Se entiende como proyecto, la implementación y puesta en marcha de cada una de

las suites del ERP Siesa Enterprise.
46 Hernández, Sampieri. Metodología de la investigación, 6 Ed. México: Mc Graw Hill, 2014, p.90
41
1.7.2 Fuentes de información
 Fuentes primarias: Son los datos e información suministrada por parte de la

empresa, en reuniones de las áreas trabajadas, antecedentes presentados en
los últimos años y toma de datos. Todo esto con el fin de recolectar los datos
presentados durante la propuesta de implementación.
 Fuentes secundarias: Son las que brindarán una mayor información para el
planteamiento de la propuesta, como son: los libros de, bases de datos,
proyectos de investigación, trabajos de grados, la normatividad que rigüe la
gestión documental, etc.
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO
En desarrollo de la práctica empresarial, para la propuesta de mejoramiento de la

gestión documental de acuerdo al desarrollo de los objetivos específicos. Para esto
se trabajaron tres fases:
1.8.1 Recolección de la información. La información recolectada es de carácter

primario porque es información que se toma directamente del archivo físico
manejado por el área del Sistema Integrado de Gestión.
Se realizó un listado de lo que debería estar cumpliendo el archivo físico según la

Ley 594 del 2000. También se llevó a cabo la encuesta a los 5 funcionarios del área
del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de:
 Evaluar el conocimiento que tiene los funcionarios del área para buscar
información sobre la gestión documental.
 Establecer si los funcionarios saben en donde está ubicado el archivo físico, si

conocen como es su distribución para realizar la búsqueda de un documento
vigente.
 Identificar si los funcionarios saben atender un requerimiento realizado por un

ente de control y a su vez confirmar si los funcionarios saben quién es el
encargado del archivo físico.
42
A su vez se realizó un registro fotográfico del estado actual del archivo físico, para
identificar las inconsistencias presentadas en los documentos manejados por el
Sistema de Gestión de Calidad
Se hace un diagnóstico de la documentación presentada en el área de Sistema de

Gestión de Calidad, recolectando información sobre la historia documental que sea
representativa para generar un conocimiento amplio y profundo del por qué se
manejan esos documentos y manejan ese tipo de codificación, con el fin de elaborar
el manual de procedimiento, el formato y actualizar la documentación.
1.8.2 Organización del archivo físico. Se analizó e interpreto la información

recolectada a nivel del área para ordenar la documentación manejada en el área de
Sistema de Gestión de Calidad, según lo establece la Ley 594 de 2000 de Archivo
General de la Nación y el Manual de políticas de la entidad (Manual de Gestión
Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001). Se elaboró una tabla
que muestra cómo se encuentra la distribución del archivo físico, con la finalidad de
que la persona encargada tenga un mayor conocimiento de cómo está distribuido el
archivo físico, evitando pérdidas de tiempo en la búsqueda de los documentos y
perdidas en el momento de devolver un documento.
1.8.3 Elaboración de la propuesta de mejoramiento. Para la elaboración de la

propuesta de mejoramiento se elaboran herramientas que ayudaran a mitigar la
problemática presentada en el archivo físico, para esto se realizó un procedimiento
y un formato, se tuvo en cuenta la normatividad interna que se maneja en la
Fiduprevisora S.A, con el fin de que los documentos cumplan con estos
requerimientos y sean aceptados por el jefe del área. También se realiza la
actualización de los documentos donde se obtuvo la información y la respectiva
caracterización del área.
43
2. DIAGNOSTICO GENERAL DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC
2.1 ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA
Para llevar a cabo la encuesta se elabora un prototipo el cual presento varios

cambios realizados por un funcionario del área de Administración Documental, con
el fin de que cumpliera con unos criterios de evaluación. Con los cambios realizados
a la encuesta, quedo aprobada por el funcionario de Administración Documental
(Cristian Bohórquez) (véase el Anexo A).
El consolidado de las respuestas que se realizaron a los cinco (5) funcionarios

fueron del área del Sistema de Gestión de Calidad escaneados como soporte de la
realización de la encuesta (véase el Anexo B).
Al realizar la prueba a los cinco funcionarios del área, la mayoría de las respuestas
presentadas fueron las mismas, pero se presentó que en cuatro (4) de las catorce
(14) preguntas los funcionarios no sabían con claridad de cuál era la más asertiva.
Figura 5.Respuesta 6
En la figura anterior (véase la Figura 5), se evidencia que los funcionarios del área
no presentan un criterio definido para la de búsqueda en el momento de ir a buscar
un documento al archivo físico, esta pregunta se apoya mucho de cómo es su
distribuido y si los funcionarios saben la ubicación del archivo físico, ya que este se
encuentra en un área total mente diferente.
44
Figura 6.Respuesta 9
Teniendo en cuenta la pregunta evaluada anteriormente (véase la Figura 6), se

presenta más soporte al argumento que los funcionarios no claro como es la
organización del archivo físico, esta situación se presenta en el momento que uno
de los funcionarios valla a realizar la búsqueda de documentos y no lo pueden
encontrar tan fácil, haciendo más demorada la atención de un requerimiento
realizado por un ente de control. Si el usuario no tiene conocimiento de cómo es la
distribución del archivo físico en el momento que regrese el documento al archivo lo
guardara en una carpeta diferente haciendo que el documento quede extraviado en
las diferentes carpetas.
Figura 7.Respuesta numero 11
45
En la grafico anterior (véase la Figura 7), se muestra que los funcionarios no tienen
un criterio definido para realizar la búsqueda de un documento vigente u obsoleto,
por esta razón se tiene que solicitar ayuda del jefe u otro funcionario que tenga un
mayor conocimiento de la distribución presentada en el archivo físico manejado en
el área.
Una de las preguntas abiertas que se realizó a los funcionarios fue si tienen
conocimiento de quién es el encargado del archivo físico del área, en el cual todos
presentaron respuesta diferente. Con estos resultados se evidencia que no se tiene
claro quién es el responsable del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad.
Todas estas evidencias apuntan a que es muy importante tener un manual de

procedimientos que ayude atender los requerimientos realizadas por el aplicativo
Help Desk de documentación vigente y obsoleta. De igual manera crear un formato
que ayude a tener un control de todos los requerimientos y la salida de
documentación vigente del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad.
2.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO FÍSICO CON LA LEY 594 DEL 2000
Para llevar a cabo el diagnóstico fue necesario realizar una lista de chequeo del
estado actual mediante el cumplimento de la Ley de Archivo General de la Nación
y después evaluar el cumplimento que a nivel de la organización teniendo en cuenta
los parámetros establecidos por la Fiduprevisora S.A.
2.2.1 Lista de chequeo de la Ley de Archivo General de la Nación. Se realizó

una recolección de información de las leyes que daban un mayor alcance a la Ley
594 del 2000, donde se encontraba parámetros que debería estar cumpliendo un
archivo manejado por una entidad pública.
Con la información recolectada anteriormente en el marco legal se elabora un

formato en Excel con ayuda del área de Gestión Documental de la entidad, en el
cual se busca verificar el estado actual del archivo físico, como se está llevando a
cabo la conservación de los documentos, como es el ambiente al que están
expuestos los documentos, si se presenta una persona encargada del archivo y que
medio utiliza para mantener ordenado el archivo. En donde se evalúa los siguientes
parámetros:
46
 Condiciones Generales del Deposito
 Condiciones Locativas del Deposito
 Condiciones Ambientales del Deposito
 Condiciones de Almacenamiento del Deposito
 Condiciones de Seguridad del Deposito
 Condiciones de Mantenimiento del Deposito
 Condiciones de Preservación del Deposito
 Aspectos Archivísticos del Deposito
La lista de chequeo tiene la finalidad de identificar cuáles son los puntos más críticos
que están afectando al archivo físico. Para ver los resultados obtenidos es necesario
ver el siguiente anexo (véase el Anexo D). Donde se evidencia las siguientes
falencias:
Cuadro 4. Resultados de la lista de chequeo
RESULTADOS DE LAS MAYORES DEFICIENCIAS

CRITERIO % OBTENIDO
1. El archivo cuenta con espacio para guardar documentos para la
40%
transferencia.
2. Se presenta una persona encargada del archivo físico 20%
3. La documentación organizada según la TRD 30%
4. Instrumentos para realizar la consulta de distribución del archivo 35%
Fuente. Elaborado por el autor a partir de la Lista de chequeo
Una de las grandes debilidades es que no se presenta un encargado directamente

del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad y al presentar este
inconveniente no se están tomando medidas de protección para el ingreso del
archivo como: son guantes, tapabocas, bata. También se presentó el caso que el
archivo no se encuentra ordenado según lo indica la TRD por esta razón se está
presentando inconsistencias en el momento de buscar un documento.
47
El no tener una distribución establecida por la TRD y herramientas que muestren
cómo está distribuido el archivo físico, hace que se presenten perdidas de
documentos en carpetas diferentes.
Se presentaron más problemas en el estado físico y la ubicación del archivo, pero

no se puede brindar una solución mediante la práctica empresarial puesto que se
afectaría la estructura de la organización.
2.3 REGISTRO FOTOGRÁFICO
Se realiza una recopilación fotográfica del estado en el que se encuentra el archivo

físico de documentos ubicado en el área de tecnología (véase la Figura 8). Con el
fin de tener un registro del estado inicial del archivo físico.
Figura 8. Imagen General del Archivo
El archivo manejado por el área de Sistema de Gestión de Calidad (véase la Figura

9) como se puede evidenciar no es el más óptimo, porque la documentación no
tiene un orden establecido, se encuentran carpetas en el suelo y se evidencian
objetos que no pertenecen al archivo físico.
48
Figura 9. Estado actual del archivo
Con el registro fotográfico (véase la Figura 10) se evidencia que en los manuales
de políticas se encuentra el manual de procedimientos de la gestión jurídica.
También en él están de manuales de procedimientos hay una carpeta que no
debería estar ubicada. Esto quiere decir que la documentación no se encuentra en
su respectivo lugar.
Figura 10. Evidencia del no cumplimiento de la norma
Con este registro fotográfico se presenta más evidencias sobre el incumplimiento

de la normatividad del Archivo General de la Nación y la normatividad interna, ya
que se presenta cosas que no pertenecen al área, los documentos están agrupados
por tipos de documentos, pero no presenta un orden como lo estipula la TRD y no
es claro en el momento que una persona realice la búsqueda de un documento.
49
2.4 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA FIDUPREVISORA S.A
Para la elaboración del procedimiento, el formato y poder actualizar documentos es

necesario recolectar información que sea importante en el momento de crear estos
documentos, por este motivo se inicia identificando como está distribuido el Mapa
de Procesos (véase la Figura 11) manejado por la empresa Fiduprevisora S.A, para
identificar como se encuentra estructurado sus diferentes procesos.
Figura 11. Mapa de Procesos de la Fiduprevisora S.A
Fuente. Por el autor a partir del aplicativo Isolución de la Fiduprevisora
En la siguiente tabla (véase el Cuadro 5) se describe como es la estructura del mapa

de proceso, puesto que se manejan cuatro (4) niveles de procesos, once (11)
macroprocesos que manejan una codificación específica y veintiocho (28) procesos,
que manejan un consecutivo dependiendo del macroproceso al que estén asignado.
50
Cuadro 5. Descripción del mapa de procesos
NIVELES DE CONSEC
MACROPROCESO CÓDIGO PROCESO
PROCESOS UTIVO
1 Planeación Estratégica 01
1 PLANEACIÓN PLA 2 Planeación de Presupuesto 02
3 Planeación Comercial 03
1 ESTRATEGICOS
4 Riesgo de Inversión 01
2 GESTIÓN DE RIESGOS GRI 5 SARO 02
6 SARLAFT 03
ESTRUCTURACIÓN Y
Estructuración de Negocios y
3 CONSECUCIÓN DE ESN 7
Vinculación de Clientes 02
NEGOCIOS
8 Planeación y Gestión Operativa 01
9 Ingresos 02
10 Pagos 03
11 Inversiones 04
2 MISIONALES 12 Contratación Derivada 05
GESTIÓN DE 13 Afiliaciones 06
4 GNE
NEGOCIOS Administración de Servicios de
14 07
Salud
15 Prestaciones Económicas 08
16 Liquidación de Entidades 09
Administración de Otros
17 11
Activos y Pasivos
GESTIÓN 18
5 GTE Administración Tecnológica 02
TECNOLÓGICA
Servicio al Cliente y
6 GESTIÓN AL CLIENTE GCL 19 01
comunicaciones
7 GESTIÓN JURIDICA GJU 20 Soporte Jurídico 01
21 Adquisición y Administración
GESTIÓN 01
8 GAD de Bienes y Servicios
3 SOPORTE ADMINISTRATIVA
22 Administración Documental 04
GESTIÓN TALENTO Administración y Desarrollo del 03

9 GTH 23
HUMANO Talento Humano
24 Contabilidad e impuestos 01
1 GESTIÓN CONTABLE Y
GCP Ejecución y Control
0 PRESUPUESTAL 25 02
Presupuestal
26 Evaluación Independiente 01
27 Control Disciplinario 07
EVALUACION, Sistema Integrado de Gestión
1
4 EVALUACION SEGUIMIENTO Y ESC SIG:
1
CONTROL SGC: 03
28
SGSI: 05
SGA: 06
SG-SST: 08
Fuente. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos (IN-ESC-03-003_V6) Fiduprevisora S.A
51
Los documentos manejados por el Sistema Integrado de Gestión presentan una
clasificación especifica que se describe en la siguiente tabla (véase el Cuadro 6)
Cuadro 6. Clasificación de los documentos manejados por el SIG
Nº TIPO DE DOCUMENTO CODIGO PLANTILLA ISOLUCION

1 MAPA DE PROCESOS MA Mapa de Procesos externo
2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CR Caracterización de Procesos
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
3 MC Manual de Calidad
GESTIÓN
4 MANUAL OPERATIVO MO Manual Operativo
5 MANUAL DE POLÍTICAS ML Manual de Políticas
6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP Manual de Procedimientos
7 INSTRUCTIVOS IN Instructivos
8 FORMATOS FR Formatos
9 ORGANIGRAMAS OR Organigramas
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS Manual de Funciones y
10 MF
LABORALES Competencias Laborales
11 RESOLUCIONES RE Normatividad Interna
12 CIRCULARES CI Normatividad Interna
13 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Tabla de Retención Documental
Fuente. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos (IN-ESC-03-003_V6) de la empresa
Fiduprevisora S.A
Se identificó que “Sistema Integrado de Gestión SIG” es el área encargada de

establecer el manejo de la documentación interna. En la siguiente tabla (véase el
Cuadro 7) establece información para la elaboración de la documentación.
Cuadro 7. Información para la elaboración de documentos
Código Nombre del Documento

MP-ESC-03-001 Control de Documentos Internos. V 13
IN-ESC-03-002 Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG.V5
IN-ESC-03-003 Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos. 5
52
El instructivo IN-ESC-03-002 y IN-ESC-03-003, fueron calves para recolectar la
información suministrada anteriormente, fue necesario realizar la actualización del
instructivo “Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos” identificado con
el código (IN-ESC-03-003) a su siguiente versión (6).
Para crear un documento es necesario tener presente como es la codificación de

cada uno de los documentos manejados por el Sistema Integrado de Gestión,
teniendo en cuenta la plantilla que define el aplicativo Isolución.
Para la elaboración de los manuales políticas, operativos, procedimientos,

instructivos y formatos es necesario tener en cuenta la siguiente codificación
presentada en la siguiente tabla (véase el Cuadro 8)
Cuadro 8. Codificación de MO, ML, MP, IN y FR
CODIGO NUMERICO
DOCUMENTO CODIGO MACROPROCESO CONSECUTIVO EJEMPLO
DEL PROCESO
Consecutivo del
Manual Abreviatura del Consecutivo del documento sacado MO-ESN-02-
MO
Operativo Macroporceso proceso (xx) de Solución y listado 005
maestro (xxx)
Consecutivo del
Manual de Abreviatura del Consecutivo del documento sacado
ML ML-GRI-03-002
Políticas Macroporceso proceso (xx) de Solución y listado
maestro (xxx)
Consecutivo del
Manual de Abreviatura del Consecutivo del documento sacado MP-GNE-06-
MP
Procedimiento Macroporceso proceso (xx) de Solución y listado 021
maestro (xxx)
Consecutivo del
Abreviatura del Consecutivo del documento sacado
Instructivo IN IN-PLA-02-011
Macroporceso proceso (xx) de Solución y listado
maestro (xxx)
Consecutivo del
Consecutivo del
Abreviatura del documento sacado
Formato FR proceso FR-GTH-03-051
Macroporceso de Solución y listado
(xx)
maestro (xxx)
La codificación que se usa para la elaboración de un manual de funciones se

representa en la siguiente tabla (véase el Cuadro 8)
53
Cuadro 9. Codificación de MF
DOCUMENTO CODIGO DEPENDENCIA CODIGO CARGO EJEMPLO

Consecutivo sacado de Isolución
Manuales de
MF Centro de costo y listado maestro de Manuales MF-101070301-122
Funciones
de Funciones (xxx)
Con la información suministrada anteriormente se identifica cual es la codificación

que debe presentar el manual de procedimientos y el formato que se presentara en
modo proyecto para atender las solicitudes realizadas por los usuarios de los
diferentes entes de control y controlar la documentación que entra y sale del archivo
físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad.
54
3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC
3.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA TRD Y LA LEY DE ARCHIVO
Para realizar la organización del archivo físico es necesario identificar cual la tabla
de retención documental (TRD) que nos indica cual es el orden que debe tener los
documentos, con ayuda de la normatividad interna (Manual de Gestión Documental
y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001) y la norma NTC 5029 para crear
un campo para la documentación obsoleta enviada al archivo de gestión.
Para esto se realiza la búsqueda en el aplicativo Isolución, filtrando las tablas de

retención documental manejadas en toda la empresa Fiduprevisora S.A, e
identificando la descrita como “Oficina de Calidad” (véase la Figura 12).
Figura 12. TRD Oficina de Calidad
Fuente. Elaborado por el autor a partir de Isolución de la empresa Fiduprevisora S.A
Con la TRD (véase el Anexo C) de la “Oficina de Calidad” y ayuda del (Manual de

Gestión Documental y Control de Registros), se realiza la organización del archivo
físico. Iniciando con identificar donde se encontraba la documentación antes y luego
ubicarla según la TRD. El archivo físico donde se guarda toda la documentación
esta dividió por 5 estantes y se realizó la siguiente división con el fin de dejar
establecido la ubicación de los diferentes tipos de documentos.
55
Para la organización del archivo físico se tiene en cuenta no solo la TRD si no como
debe ser la organización y distribución de este teniendo en cuenta la Ley de Archivo
General de la Nación
Cuadro 10. Organización Según ley de archivo
Tipo de Documento Organizado

Circulares Ordenado por año de forma descendente
Manuales del SIG y caracterizaciones Vigentes Ordenado según el Mapa de Procesos
Manuales Operativos Ordenado según el Mapa de Procesos
Manuales de Políticas Ordenado según el Mapa de Procesos
Manuales de Procedimientos Ordenado según el Mapa de Procesos
Instructivos Ordenado según el Mapa de Procesos
Formatos Ordenado según el Mapa de Procesos
Manuales de Funciones y Competencias laborales Ordenado por último digito ascendente
Revisión por la dirección Ordenado por año de forma descendente
Memorandos Ordenado por año de forma descendente
Manuales de Calidad y Caracterizaciones Ordenado por año de forma descendente
Desactualizados
Desactualizados (Manuales Operativos, Políticos, Ordenado según el Mapa de Procesos
Procedimientos, Instructivos, Formatos, Funciones y
competencias laborales)
Organigramas Desactualizados Ordenado según el Mapa de Procesos
Fuente. Elaborado por el autor a partir de las directrices presentadas por el archivo general de la nación
adaptada a la normatividad interna
3.1.1 Estante número 1. Se inicia ubicando las circulares según sus respectivos
años en orden descendente de izquierda a derecha (véase la Figura 13). Siguiendo
con el orden de la TRD se ubica una carpeta con el Manual del Sistema Integrado
de Gestión vigente con las Caracterizaciones de cada proceso y a su lado los
Manuales Operativos. (véase la Figura 14)
56
Figura 13.Circulares
Figura 14. Manual de Calidad, Caracterizaciones y Manual Operativo
Al dado de los Manuales Operativos se encuentran todos los Manuales de Políticas

(véase la Figura 15) en donde están ubicados por orden descendente según los
macroprocesos como lo presenta la Tabla 5 (véase la Tabla 5).
57
Figura 15.Manuales de Políticas
3.1.2 Estante número 2. Para el segundo estante se inicia ubicando todos los
Manuales de Procedimientos en el mismo orden descendente de los Manuales de
Políticas iniciando con planeación (PLA) y terminado con evaluación, seguimiento y
control (ESC), en este caso se presentó que algunos macroprocesos presentaban
dos o tres carpetas por la cantidad de documentos que tenían en su interior (véase
la Figura 16)
Figura 16.Manuales de Procedimientos
Al dado de los Manuales de Procedimientos se encuentran todos los Instructivos

(véase la Figura 17) en donde están ubicados por orden descendente de los
macroprocesos, y agrupados en dos carpetas como lo muestra la Figura 17.
58
Figura 17.Instructivos
3.1.3 Estante número 3. Para el tercer estante se inicia ubicando todos los
Formatos en orden descendente como se presentó en los Manuales de Políticas de
izquierda a derecha, estos se encuentran agrupados en cuatro grupos, puesto que
algunos macroprocesos no presentan una gran cantidad de formatos como otros
(véase la Figura 18).
Figura 18. Formatos
59
Figura 19.Manuelas de Funciones y Temporales
Al lado de los Formatos se encuentran ubicados los Manuales de Funciones que

están ordenados por el consecutivo que brinda el aplicativo Isolución, donde la
primera capeta contiene los consecutivos de 151 al 280 y la segunda carpeta de 1
a 150, en la tercera carpeta están ubicados los Manuales Temporales que se irán
actualizando con el paso del tiempo (véase la Figura 19).
En todo el costado derecho del tercer estante se encuentran ubicados los

documentos que tiene que ver con la Revisión por la Dirección (véase la Figura 20),
que están en orden descendente iniciando en año 2017 hasta el año 2011 como lo
muestra la Figura 14.
Figura 20.Revisión por la Dirección
60
3.1.4 Estante número 4. Para el cuarto estante se inicia ubicando todos los
Memorando que están en orden descendente iniciando en año 2017 hasta el año
2012 como lo muestra siguiente figura (véase la Figura 21)
Figura 21.Memorandos
En el mismo estante se encuentran ubicados los Manual del Sistema Integrado de

Gestión con las Caracterizaciones de cada proceso de los años anteriores
(desactualizados), que se encuentran en orden descendente iniciando en año 2017
hasta el año 2012 como lo muestra siguiente figura (véase la Figura 22).
Figura 22.Manuales de Calidad y Caracterizaciones desactualizados
61
3.1.5 Estante número 5. En el quinto estante al costado izquierdo se encuentran
6 carpetas en las cuales se archivan los Manuales Operativos, Manuales de
Políticas, Manuales de Procedimientos, Instructivos, Formatos y los Manuales de
funciones desactualizados como lo muestra la siguiente figura (véase la Figura 23).
Figura 23.Documentos desactualizados manejados por el SGC
En este mismo estante, pero al costado derecho se encuentran los Organigramas

desactualizados, en orden descendente iniciando en año 2015 hasta el año 1997
como lo muestra siguiente figura (véase la Figura 24).
Figura 24.Organigramas desactualizados
62
3.2 NUEVA DISTRIBUCIÓN DEL ARCHIVO CON LA NORMA INTERNA
Con el archivo físico ordenado según el (Manual de Gestión Documental y Control

de Registros - Código ML-GAD-04-001), se logrará ubicar mucho más fácil la
documentación que se les solicita los entes de control.
Para agilizar la búsqueda de estos documentos se colocó en la parte inferior del

estante, una etiqueta con el nombre con el cual se identificará los documentos como
se muestra en la siguiente Figura (véase la Figura 25).
Figura 25.Etiqueta de búsqueda
También se le agregó en la carpeta una nomenclatura con el cual se logrará ubicar

mucho más fácil los documentos (véase la Figura 26)
63
Figura 26.Nomenclatura
Con la ordenación del archivo físico del SGC, la documentación se encuentra en

orden según la TRD “Oficina de Calidad”, se realizó una muestra fotográfica del
estado actual del archivo físico (véase la Figura 27).
Figura 27.Estado actual del Archivo físico
64
También se elaboró la siguiente tabla (véase el Anexo E) con el fin de presentar una
herramienta que ayude a la identificar la distribución del archivo físico, para que
cualquier funcionario del área y el funcionario responsable del archivo físico posea
un mayor conocimiento de cómo es la distribución de los documentos en el archivo
físico antes de entrar. También se atenderá de forma eficiente los requerimientos
realizados por los entes de control de los documentos vigentes y a su vez se tendrá
un mayor control en el momento que se regrese un documento al archivo y se ubique
en la carpeta designada y no en una carpeta diferente.
65
4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Para la propuesta de mejoramiento se elaboran herramientas que ayuden a mitigar

los problemas presentados en el diagnóstico y la lista de chequeo donde se
elaborará un procedimiento, un formato y un manual de funciones, para mitigar
dichos problemas. Además de actualizar los documentos relacionados se tiene en
cuenta el instructivo de “Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión
de Calidad” identificado con el cogido IN-ESC-03-002 versión 6 (véase el Anexo F).
para elaborar estos documentos.
4.1 ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Se inicia identificando en el aplicativo Isolución cuál será el nuevo consecutivo del

procedimiento (véase la Figura 28). Para después ubicar en la parte del encabezado
de la plantilla (véase el Anexo G) el código designado como MP-ESC-03-013, ya
que este pertenece al Sistema Integrado de Gestión (ESC) y al Sistema de Gestión
de Calidad (03).
Figura 28. Consecutivo del Procedimiento
Después se procede a llenar diligenciar la plantilla con los siguientes pasos:
Razón de la actualización o creación: Se indica las razones de la creación del

documento
66
Objetivo: Se describe la razón del procedimiento el por qué y para qué del
procedimiento.
Alcance: Describe la aplicabilidad del procedimiento, indicando donde inicia y donde

culmina.
Glosario: Se describe los términos que dan claridad al procedimiento. En orden

alfabético.
Marco normativo: Se relaciona el marco legal que rige el procedimiento. Citando la

en un orden de jerarquía: Constitución política de Colombia, Leyes, Decretos,
Resolución externa, Resolución interna, Circular externa, Circular interna, Normas
del SIG y demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen (obligatorio),
posteriormente puntualice o describa la aplicabilidad de la misma para el alcance
del documento.
Documentos relacionados: Se indican los documentos del Sistema Integrado de

Gestión que tiene relación o interactúan con el documento, donde se puede llegar
a profundizar para un mayor entendimiento. Estos pueden ser (Manuales de
políticas, procedimientos, formatos, instructivos, entre otros). Estos pueden ser
consultados en el aplicativo Isolución.
Políticas y lineamientos: Se describe las políticas de operación que define las

directrices, límites y parámetros necesarios para ejecutar el procedimiento y sus
actividades.
Flujograma: Se coloca la descripción grafica del proceso elaborado en el aplicativo

Microsoft Visio.
Desarrollo: Este está dividido en tres parámetros:
 Responsable: Se indica quien es el encargado de ejecutar la actividad.

 Actividad: Describe cada actividad teniendo en cuenta las pautas indicadas al
inicio de del documento. También es utilizado para brindar una descripción más
detallada del Flujograma, se puede llegar a presentar que se agrega una nota
en la cual se haga una claridad en la actividad que se está realizado.
67
 PRO: Valor agregado de la actividad (lo que deja la realización de la actividad)
 SIS: El sistema que se utiliza o aplicativo para la actividad.
 PER: Los permisos que debe tener la persona para realizar la actividad.
Por último, se ubica la parte de firmas en la cual van las personas que realizan el
documento, lo revisan y lo aprueban para su publicación en el aplicativo Isolución y
aplicación de este. En el documento final del procedimiento (véase la Figura 29)
describe todo lo relacionado anteriormente con el fin de atender los Requerimientos
Documentales con Destinos a Entes de Control, para ver el documento más
detallado (véase el Anexo H).
Figura 29. Manual de Procedimientos Final
Fuente. Elaborado por el autor a partir del MP-ESC-03-013
68
4.2 ELABORACIÓN DEL FORMATO
Para la elaboración del formato se inicia identificando en el aplicativo Isolución cuál

será el nuevo consecutivo (véase la Figura 30). Se identifica que el código asignado
seria FR-ESC-03-023, ya que este pertenece al Sistema Integrado de Gestión
(ESC) y al Sistema de Gestión de Calidad (03) y el 023 es el siguiente según el
aplicativo Isolución
Figura 30. Consecutivo del Formato
Para la construcción del formato se tiene en cuenta:
 El número del Help Desk que, con el que inicia el caso.

 Nombre del usuario que genero el Help Desk.
69
 El motivo por el cual se solicita el documento y a que ente de control
corresponde.
 Código del documento solicitado y su respectiva versión.
 Nombre del documento que se solicita.
 SI el documento pertenece al archivo físico del SGC o se solicitó al archivo
central.
 Por último, si se realizó la devolución del documento solicitado al archivo físico
o al archivo central.
Al formato se le añade lo establecido en el instructivo IN-ESC-03-02 (véase la Figura

31), como requisito que debe tener el formato para su creación o actualización.
Figura 31. Encabezado del Formato
Fuente. Directrices para la Documentación del SGC (IN-ESC-03-003_V6) de la empresa Fiduprevisora S.A
Por último, se ubica en una hoja aparte las firmas de la persona que realizan el
documento, lo revisan y lo aprueban para su publicación en el aplicativo Isolución y
aplicación de este. En formato (véase la Figura 32) se describe todo lo relacionado
anteriormente con el fin de controlar la documentación solicitada por el aplicativo
Help Desk y a su vez llevar un control de los documentos que salen del archivo
físico de gestión, para ver el formato más detallado (véase el Anexo I).
Con el nuevo procedimiento y formato, fue necesario actualizar la caracterización

del Sistema integrado de Gestión CR-ESC-08 a su versión 8 y más detallada (véase
el Anexo J), su versión 9 (véase la Figura 33), ya que al incluir nuevos documentos
se altera dicha caracterización, para ver la caracterización más detallada (véase el
Anexo K).También se actualizo la información que se obtuvo el instructivo
“Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos” identificado con el código
IN-ESC-03-003 versión 6 (véase el Anexo L).
70
Figura 32. Formato
Fuente. Elaborado por el autor a partir del FR-ESC-03-023
Figura 33. Caracterización Actualizada
Fuente. Elaborado por el autor a partir del CR-ESC-08_v9
71
4.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES
Por último, creo uno de las manuelas de funciones de los temporales de la Dirección
Sistemas de Gestión, con el fin de asignar unas funciones específicas que se
encargue del archivo, el cual dará uso al formato cuando salga y entre la
documentación del archivo físico y seguir un procedimiento del cómo se debe
atender las solicitudes de documentos dirigidos a los entes de control (véase el
Anexo M). Todo esto teniendo en cuenta las deficiencias presentadas en la lista de
chequeo.
4.4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
Con las herramientas que se laboraron anteriormente se procede a la construcción

de la propuesta de mejoramiento de la administración documental la cual se
presentara a la directora del Sistema Integrado de Gestión.
4.4.1 Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación. Con base en la lista

de chequeo que se realizó al archivo físico se identificaron problemáticas los cuales
se mitigarán de la siguiente manera (véase el Cuadro 11):
Cuadro 11. Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación
Situación del
Análisis Plan de acción Seguimiento Resultados
diagnostico
Se creó un manual de
El Sistema de Se realiza un
funciones en el cual se asigna Cumpliendo
Gestión de control mensual
una persona encargada del total sobre los
Calidad de las actividades
Cumpliendo en archivo físico de gestión, la cual requisitos
presenta una devengadas en el
un 20% se encargará de brindar exigidos en de
persona manual de
implementos para la utilización la ley de
encargada del funciones sobre el
del archivo y controlará el esto archivo
archivo físico archivo
el archivo.
Se elabora una tabla de
distribución del archivo físico. Con ayuda de las
Se presentan herramientas, la
Se elaboró un formato para
herramientas directora del Cumpliendo
llevar un control de las
para realizar la Sistema de total sobre los
solicitudes generadas por los
consulta y Cumpliendo en Gestión de requisitos
entes de control.
control de la un 35% Calidad, llevara exigidos en de
documentación Se elaboró un formato para un control de la la ley de
del archivo llevar un control de la documentación archivo
físico documentación que sale y entra que maneja el
del archivo y los documentos archivo físico.
solicitados al archivo de gestión
Fuente. Elaborado por el autor a partir de la lista de chequeo y toda la documentación elaborada
72
4.4.2 Cumplimiento de Normatividad interna. Con base en el diagnóstico
realizado al archivo físico, teniendo en cuenta la normatividad interna (resoluciones,
tablas de retención documental y la norma NTC 5029), los cuales se mitigarán de la
siguiente manera (véase el Cuadro 12):
Cuadro 12. Cumplimiento Ley Interna
Situación del
Análisis Plan de acción Seguimiento Resultados
diagnostico
El archivo cuenta Teniendo que el archivo
Se llevará un
con espacio para físico de gestión debe
control de la Cumpliendo
guardar presentar un espacio para
documentación total sobre
documentos para guardar la documentación
obsoleta, con las los requisitos
la transferencia Cumpliendo en obsoleta que se enviara al
carpetas que se exigidos de
como lo indica la un 40% archivo de gestión o al
colocaron a la NTC 594 y
NTC 5029 archivo histórico, se crea un
disposición de envió normatividad
espacio con el fin de dar
al archivo de interna
cumplimiento a la NTC 594 y
gestión.
la normatividad interna.
La documentación Con la herramienta de
Se llevará un
se encuentra distribución del archivo Cumpliendo
control de la
organizada como físico, se llevará un control total sobre
ubicación de las
lo establece la Cumpliendo en de la colocación de las los requisitos
carpetas con ayuda
TRD un 30% carpetas, según su tipología exigidos en
de la herramienta
la cual lo establece la TRD de la ley de
de “distribución de
manejada por la oficina de archivo
archivo físico”
calidad
Fuente. Elaborado por el autor a partir de la lista de chequeo y toda la documentación elaborada
Esta es la porpuesta que se le presenta a la jefe encargada del Sistema de Gesión

de Calidad, la cual mitigaria la problemática encontrada mediante el diagnostico al
archivo fisico, con la ayuda de la elaboración de herramientas de control.
73
5. CONCLUSIONES
Con la lista de chequeo que se elaboró teniendo en cuenta la Ley General de

Archivo, se identificaron las herramientas que ayudaron a mitigar los problemas
presentados en el archivo físico, como lo era el evitar la pérdida del conocimiento
puesto que, con el manual de funciones siempre se presentara una persona
encargada del archivo físico teniendo en cuenta unas funciones específicas que
indica la Ley General de Archivo.
Se elaboró un procedimiento que tenía enlazado un formato, el cual permito generar

una herramienta para llevar un control más detallado de la documentación que es
solicita por los diferentes entes de control. Para la elaboración de esta herramienta
fue muy importante tener en cuenta la seguridad de la información indicada en la
NTC ISO-27001, la cual nos indica que la documentación que se maneja es
netamente publica para el interior de la entidad, y para ser remitida a entes de
control externo es necesario que se envié el soporte de la solicitud de dichos
documentos.
Con la propuesta de mejoramiento se logra optimizar la utilización del archivo físico,

cumpliendo con la normatividad de la Lay General de Archivo, la TRD y a su vez la
creación de un espacio para la documentación que es obsoleta y tiene que ser
enviada a la casa del archivo. También se elaboró una herramienta la cual nos
permite evidencia como se encuentra distribuido el archivo físico del Sistema de
Gestión documental, lo ayudara a identificar y ubicar de forma más eficiente la
documentación que sea solicitada.
Todas las herramientas elaboradas para mejorar la administración documental del

área del Sistema de Gestión de Calidad, beneficiara mejorando el sistema de
gestión de calidad, puesto que presentara una mejora en el archivo físico y en la
atención a los documentos que ellos manejan actualmente y se podrán realizar
adaptaciones o cambios a las herramientas elaboras en el caso que sea modificado
el archivo.
74
6. RECOMENDACIONES
El área de Sistema de Gestión de Calidad debe llevar un mejor control de la

documentación que se manejan, puesto que el no cumplir con la normatividad
interna y la ley del Archivo General de la Nación puede llegar a que se realice un
hallazgo al área por los entes de control internos o por el contrario un ente externo
en el caso de una auditoria que se le realice al área o las diferentes áreas.
Es importante para el área del Sistema de Gestión de Calidad mejore la forma en la

que se maneja la documentación puesto que ese método lo han utilizado desde
hace mucho tiempo y puede que con el gran aumento de los documentos
presentados no sea el más óptimo, por eso se recomienda considerar la propuesta
de desarrollo del procedimiento de “Atención de requerimientos documentales con
destinos a entes de control” y el formato de “Control de la documentación solicitada
por Help Desk y salida de un documento del Archivo físico”, con el fin mantener el
archivo físico ordenado como fue entregado y mejorar la atención de los
requerimientos realizados por las diferentes áreas de los entes de control externo.
Adicionalmente sería útil que todos los funcionarios presentaran un conocimiento

de cómo se encuentra el archivo físico y como está la distribución de este, puesto
que se presente una auditoria al área del Sistema de Gestión de Calidad o en un
área diferente y necesiten un documento vigente lo pueda encontrar fácilmente.
También si el funcionario encargado del archivo físico no se encuentre, otro
funcionario del área tenga la capacidad de ubicar el documento con facilidad y
volverlo a ubicar donde saco el documento.
Es muy importa que el área implemente a los usuarios que manipulan el archivo
físico con guantes, tapabocas, bata, entre otras cosas, con el fin de que evitar
posibles enfermedades que se puedan contraer con la manipulación de los
documentos y el entorno al que se encuentra expuesto dicho archivo.
75
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TION.pdf>
78
ANEXOS
Anexo A . Prototipo encuesta
79
80
Anexo B. Encuesta realizada a los funcionarios del área DSG.
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
Anexo C. Tabla de Retención documental de la Oficina de Calidad.
91
92
Anexo D. Lista de Chequeo del Archivo
CONDICIONES GENERALES DEL DEPOSITO
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO DIA DD MES MM AÑO AAAA
1. Sede: EDIFICIO FIDUPREVISORA Dirección: Cl. 72 #10-03, Bogotá

2. Nombre del Número del
DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN 18
Deposito/Dependencia Deposito:
3. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación: 3

4. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación: 3,2
6. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste: SI X NO
INSUMOS DE PAPELERÍA, DOCUMENTO QUE NO PERTENECEN AL ARCHIVO CARPETAS, CAJAS, BOLSASICOPOR
PERCHEROS
7. Cuántos metros lineales de documentación hay en este depósito? 13,5
8. Cómo está almacenada la documentación y cuántos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones:
Longitud en metros
Lugar de almacenamiento SI NO
lineales
El piso: X 0.5
En estantería: X 13,5
Carpetas: X 68
Sueltas: X
En amarres: X
En costales: X
Cajas comunes: X
Bolsas de plástico: X
En A-Z: X
Otro: X
Cual 1… X
Cual 2… X
9. Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el soporte en
papel escriba el valor en metros lineales).
Longitud en metros
Tipo de soporte SI NO
lineales
Papel: X
Fotografía: X
Cintas de video: X
CDS: X
Disquetes: X
Microfilm: X
Software: X
Cintas fotográficas: X
Rollos Cinematográficos: X
Mapas: X
Otros: Cuáles:
93
10. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla:
N° Productor documental Asunto o serie documental
1 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES OPERATIVOS
2 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES POLÍTICAS
3 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN FORMATOS
4 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN INSTRUCTIVOS
5 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
6 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INTERNA – CIRCULARES
7 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN CARACTERIZACIONES
8 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MAPAS DE PROCESOS
9 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN ORGANIGRAMAS
10 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MEMORANDOS
11 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
12 DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
13
11. En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica:

SI NO X No DE METROS LINEALES
12. En este depósito hay documentación histórica:

SI NO X No DE METROS LINEALES
CONDICIONES LOCATIVAS DEL DEPOSITO

3. Antigüedad en años del edificio: 1989

4. Cuál fue la destinación inicial del inmueble: OFICINAS COMERCIALES
5. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI X NO
Discribir: ESTA ADECUADO EL ARCHIVO RODANTE PARA EL ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL
6. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados:

SI NO X
7. Cuál es la capacidad total del depósito en metros lineales
SI X NO METROS LINEALES 33.6
8. Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo:

Estado
Planta física Material Observaciones
Bueno Regular Malo
Paredes CEMENTO Y BLOQUE X
PRESENTA FILTRACIONES DE AGUA Y UNA TUBERIA
Techos CONCRETO X
EXPUESTA
Pisos PORCELANATO X
Ventanas ALUMINIO X
Puertas CRISTAL Y ACERO X
9. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste: SI X NO

10. Se realizan actividades de organización al interior del depósito: SI NO X
Describir: HAY DOCUMETACION QUE COMPARTE ESPACIO CON LAS DIFERENTES MATERIALES AL ARCHIVO
11. Número de personas que laboran en el depósito: 0
94
CONDICIONES AMBIENTALES DEL DEPOSITO

3. Iluminación:
Hay exposición de los documentos a la luz:
Solar Artificial
Directa: SI X NO Fluorescentes SI X NO
N° de horas de exposición: 4 N° de horas de exposición: 12
Indirecta: SI X NO Candescente SI NO X
N° de horas de exposición: 10 N° de horas de exposición:
Otra - Cual?
N° de horas de exposición:
4. Ventilación:
Natural Artificial
N° Ventanas 2 N° extractores: 0
Tiempo de Apert. Diaria (Horas) 9 Tiempo diario de activación: 0
No de fuentes Aire
N° Claraboyas:
0 Acondicionado: 0
Tiempo de Apert. Diaria (Horas) 2 Tiempo diario de activación: 0
N° Puertas: 1 Otro - Cual:
Tiempo de Apert. Diaria (Horas) 6 Tiempo Diario activación:
N° Rejillas: 0
Tiempo de Apert. Diaria (Horas) 0
5. Temperatura:
Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito: SI NO X
Describa:
Si la respuesta es SI, Señale con qué frecuencia se mide:

Diario Semanal Quincenal Mensual
Otra - Cual? No de Horas
6. Cuál es la temperatura promedio ambiental en el Edificio: NO SE HA MEDIDO °C
95
7. Humedad Relativa:
Se cuenta con equipos para la medición de la Humedad Relativa en el
SI NO X
depósito:
Describa: EN LA PARTE TRACERA DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA HUMEDAD QUE PUEDE AFECTAR LA DOCUMENTACIÓN
Si la respuesta es SI, Señale con qué frecuencia se mide:

Diario Semanal Quincenal Mensual
Otra - Cual? No de Horas
8. Cuál es la Humedad Relativa promedio ambiental NO SE HA MEDIDO %
96
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DEL DEPOSITO

3. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a: (distancia min 20cm)

Paredes 10 Pisos 20 Techo 40
Observaciones: PRESENTA UN ALTO INGRESO DE PARTICULAS POR LA PARTE SUPERIOR DEL ARCHIVO
4. Se encuentra material documental en el piso SI X NO Cuántos metros lineales: 0.5
5. Señale, la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por:

Documentos X Elementos ajenos al archivo X Nada
6. La estantería tiene un sistema visual de identificación: SI NO X

Si la respuesta es NO pase a la pregunta 8.
7. Señale, El sistema de identificación es:

Por unidades
Alfabético Numérico Alfanumérico: Temático
productoras
Otro - Cuál?
8. Condiciones de estantería
Tipo Capacidad en
Estantería metros Observaciones
Fija Rodante
lineales
Metálica:
Abierta
Madera:
Metálica: X 33,6
Cerrada
Madera:
Otros Planoteca
Cuales? Archivo vertical
9. La estantería está diseñada para almacenar las unidades de conservación usadas por la Entidad
SI X NO PARCIAL
10. Se encuentran los parales de la estantería fijados al piso
SI X NO PARCIAL
11. Presentan oxidación los elementos de la estantería
SI NO X
12. Las bandejas o parales de la estantería se encuentran deformados
SI NO X
97
CONDICIONES DE SEGURIDAD DEL DEPOSITO

3. El depósito posee detector(es) de

SI NO X Cuántos?
incendios:
Tipo: Detector de humo por camara de ionización Funcionan: SI NO X
Si la respuesta es NO, Explique: El detector es compartido con el área de GTI
4. El area posee Extintor(es) de incendios: SI X NO Cuántos? 4
Funcionan: SI X NO
Si la respuesta es NO, Explique:
5. Señale el tipo y número de extintores en el edificio:

Tipo de extintor N° de extintores Observaciones
Solkaflam
Tipo ABC 3
Químico seco
Tipo A
Gas Carbónico
Agua
Exprodin
6. El depósito posee Extintor(es) de incendios: SI X NO Cuántos? 1
Funcionan: SI X NO
Si la respuesta es NO, Explique:
7. Señale el tipo y número de extintores en el depósito:
Tipo de extintor N° de extintores Observaciones

Solkaflam
Tipo ABC 1
Químico seco
Tipo A
Gas Carbónico
Agua
Exprodin
8. Existe un Plan de prevención de desastres: SI X NO Documentar ML-ESC-06-004
98
9. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio:
Nombre Cargo Función
JORGE LOBO PROFESIONAL 2 BRIGADISTA
MÓNICA PACHON TÉCNICO 1 BRIGADISTA
Señale SI o NO para las siguientes preguntas SI NO

10 Existe señalización en el área del depósito X
11. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado X
12. Se encuentra cableado eléctrico a la vista X
13. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra X
14. Bajantes de aguas blancas a la vista X
15. Bajantes de aguas negras a la vista X
16. Entrada de aguas lluvias por goteras X
17. Humedad en pisos X
18. Humedad en muros X
19. Humedad en techo X
20. Grietas X
21. Se fuma donde se almacena la documentación X
22. Se fuma donde se organiza la documentación X
23. El depósito posee puertas especiales de seguridad X
25. El depósito posee alarma electrónica de seguridad SI X NO Cuál? Sensor de Movimiento

26. Materiales inflamables SI NO X Cuál(es)?
27. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre:
Con Agua SI NO X Explique:
Con fuego SI NO X Explique:
28. Marque con una X, si aproximadamente en 100m, existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo:
Vías X Parqueadero Humedales Ríos Mares Caños
Industrias Gasolineras Otro - Cuál?
29. El depósito de archivo es actualmente vulnerable a:

Inundaciones X Incendios X Robos Desplomes Atentados:
Humedad X Contaminación X Otro - Cuál?
99
CONDICIONES DE MANTENIMIENTO DEL DEPOSITO

3. Frecuencia de la limpieza
Equipos y Qué tipo
Quincenal Mensual Semestral Anual
materiales limpieza
Deposito X Escoba Barrer
Documentación x Tela Seca Limpiar Polvo
4. Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos: SI X NO

Cuáles? Elementos publicitarios de Capacitación, cajas, bolsas, Capetas dañas
5. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo SI X NO
6. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X)
ENTRADA
Ventanas X Puertas Claraboyas: Rejillas Otro
SUPERIOR
7. Hay tapetes SI NO X
8. Hay Cortinas SI NO X
CONDICIONES DE PRESERVACIÓN DEL DEPOSITO - Acuerdo 049 de 2000

3. En el depósito hay presencia de:

Hongos Bacterias Roedores Insectos
Otros - Cuáles?
4. En la documentación hay signos de:

Decoloración X Humedad: X Manchas Color Amarillo Violáceo
Negro Otro - Cuál?
5. Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI NO X

Preventivos Correctivos
En caso afirmativo, cuáles y con qué materiales:
100
6. Señale, para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP)
Bata SI NO X Overoles SI NO X
Gafas Protectoras SI NO X Tapabocas SI NO X
Guantes SI NO X Otro - Cual?
7. Ha tenido capacitación del uso del archivo: SI NO X

8. Existe un listado de distribición del archivo SI NO X
9. Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica: SI NO X
10. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, sólidos SI NO X
11. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, líquidos SI NO X
12. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI
Explique:
13. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentación:
SI NO X Explique
Conteste las siguientes preguntas y describa:

SI NO Descripción
14. Se hace limpieza de la documentación antes de los

X
procesos de organización archivística:
15. Se hace limpieza de la documentación conjunta con Liempieza de polvo al enviar
X
los procesos de organización archivística: documentos al archivo de gestión
16. Se han realizado procesos de conservación. X
17. Se conoce y aplica la normatividad sobre
X
conservación
18. Se legajan los expedientes perforándolos: X Los Organigramas
19. Se encuentra en la documentación:
Clips metálicos Clips plásticos SI Ganchos legajadores metálicos SI Otros
ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DEPOSITO

3. La documentación se encuentra organizada se encuentra agrupada

SI NO Una parte
según TRD la documentación por
tipo de documentos
4. Cuánta está organizada (volumen en metros lineales) pero no como lo
según TRD: 28 establece la TRD
5. Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional: SI X NO

Otra:
6. El deposito cuenta con instrumentos de consulta: SI X NO
101
7. Cuáles son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito?
Listados Cuántos:
Inventarios Cuántos:
Catálogos: Cuántos:
Otro Cuántos:
8. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito:

Fase de Longitud en metros
Fecha extrema
archivo (X) lineales
Gestión X 2009 2018 14
Central
Histórico
Acumulado:
9. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito:

SI NO X
10. El archivo posee Tablas de Retención Documental: SI X NO
Están actualizadas SI NO X
Explique: ESTAN EN PROCESOS DE ACTUALIZACIÓN EN AJUSTESOLICITADOS POR LA JEFE
11. El archivo cuenta con TVD. SI NO X

Explique:
Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metros

Longitud en metros
SI NO
lineales
12. Se ha realizado depuración X NO SE REGISTRA
13. Se ha realizado valoración X
14. Se ha realizado eliminación X
15. Se ha realizado valoración con TVD X
102
Tipo de Man SIG y
Circulares Internas Man. Ope Manuales de Políticas
Documento Carac Vigen
Estante Nº Nº de
0 1 2 3 0 0 ML 1 ML 2 ML 3 ML 4 ML 5 ML 6 ML 7 ML 8 ML 9 ML 10 ML 11
1 identificación
Códigos 2016-2015 2011-2004 2000-1994 2003-1994 MC y CR TODOS PLA GRI ESN GNE GTE GCL GJU GAD GTH GCP ESC
Tipo de
Manuales de Procedimientos Instructivos
Documento
Estante Nº Nº de
MP 1 MP 2 MP 3 MP 4 MP 5 MP 6 MP 7 MP 8 MP 9 MP 10 MP 11 MP 12 MP 13 MP 14 1 2
2 identificación
PLA-GRI- GTE-GCL-GAD-GCP-
Códigos PLA GRI ESN GNE GNE GNE GTE GCL GJU GAD GTH GCP ESC ESC
ESC-GNE ESC
Tipo de
Formatos Manuales de Funciones y competencias laborales Temporales Revisión por la dirección
Documento
Estante Nº Nº de
1 2 3 4 1 2 3 1 2 3
3 identificación
2013-2012-
Códigos PLA-GRI-ESN GNE GTE-GCL-GJU-GAD-GTH GCP-ESC MF 0 a 150 MF 151 a 280 Temporales 2017 - 2016 2015-2014
2011
Tipo de
Memorandos Manuales de Calidad y Caracterizaciones Desactualizados
Documento
Anexo E. Tabla de descripción del archivo físico
Estante Nº Nº de
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7
4 identificación
Códigos 2017 2016 2015 2014 Ene-Jul 2013 Ago-Dic 2013 Ene-Jul 2012 2017 2016 2015 2015 2014 2013 2012
103
Tipo de
Desactualizados (Manuales Operativos, Políticos, Procedimientos, Instructivos, Formatos, Funciones y competencias laborales) Organigramas Desactualizados
Documento
Estante Nº Nº de
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
5 identificación
2014 -
Códigos MO ML MP IN FR MF 2015 2008 1997 - 2008
2009
Anexo F. Directrices para la Documentación del SGC_IN-ESC-03-002_V6
LISTA DE VERSIONES
VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACIÓN

Crear un documento anexo al procedimiento para estandarizar la
0 07/May/2010 documentación de los procedimientos.
Normalizar el anexo como instructivo del procedimiento MP-ESC-

1 25/Abr/2011 03-001 Control de Documentos.
Incluir pautas que permitan dar claridad a la metodología utilizada

2 05/Jun/2012 para crear o actualizar la documentación en el SIG.
Actualización del Capítulo 9. Aspectos a tener en cuenta por la
06/Jun/2013 Oficina de Calidad.
3
Cambio del nombre del documento, antes identificado como:
Documentación de procedimientos y otros documentos del SGC.
Eliminación del flujograma y desarrollo dentro de la estructura de
4 06/May/2014
los manuales de políticas.
Actualización del Capítulo 6, cambio en la estructura para la
documentación de los manuales, eliminando el Capítulo 7 Riesgo
5 30/Mar/2016
Operativo para todos los documentos de la organización y cambio
del flujo de firmas establecido para los mismos.
Actualización del Capítulo 6, incluye en la estructura de
6 30/May/2018 documentos las caracterizaciones con los lineamientos necesario
para la elaboración de las caracterizaciones
OBJETO
Definir la metodología para la documentación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión en
todos sus niveles (Proceso, Manuales de políticas, Manuales de procedimientos, Instructivos y
formatos), de manera que sean ejecutados de manera estandarizada.
ALCANCE
Este instructivo hace parte del ML-ESC-03-01 y su aplicación es responsabilidad de todos los
funcionarios y en particular por la Dirección Sistemas de Gestión, quienes tienen la responsabilidad
de acompañar el proceso de creación y actualización de los documentos del SIG.
El documento comprende los siguientes temas:
 Estructura de los manuales de procedimientos, manuales de políticas e instructivos.

 Lineamientos para la documentación de caracterizaciones, manuales de procedimientos,
manuales de políticas, instructivos y formatos.
 Tips para tener presente en la documentación (Primera vez).
104
 Tips para tener presente en la actualización de documentos.
 Aspectos a tener en cuenta por la Dirección de Sistemas de Gestión.
Nota: Los lineamientos para la documentación de los manuales funciones y competencias laborales,
se encuentran definidos en el ML-GTH-03-001 Administración de Perfiles y Estructura
Organizacional.
GLOSARIO
Actividad: El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto. (NTC-ISO 9000)
Documento: Información y el medio en el que está contenida. (NTC-ISO 9000)
Formato: Registro que contiene evidencia de la ejecución de una actividad.
Instructivo: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de una actividad o proceso
especifico.
Macroproceso: Se componen de una secuencia de procesos orientados a generar un valor agregado,

para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos organizacionales.
NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar
evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
NOTA 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTC-ISO 9000)
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente relacionadas o que interactúan, que

utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto (NTC-ISO 9000)
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas (NTC-ISO 9000)
RESPONSABLE
Todos los funcionarios de la entidad.

Funcionarios Dirección Sistemas de Gestión.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos

ML-GAD-04-001 - Manual de Gestión Documental y Control de los Registros
IN-ESC-03-004 - Metodología para el Estudio y Optimización de Procesos
Plantilla Manual de Procedimientos
Plantilla Manual de Políticas
105
Plantilla Instructivo
DESARROLLO
6.1 Estructura de las caracterizaciones, manuales de politica, procedimientos, e instructivos
Las caracterizaciones, manuales de políticas (ML), manuales de procedimientos (MP), e instructivos

(IN) son documentos de gran importancia para la organización considerando que en ellos se
describen los lineamientos y el qué hacer institucional.
La estructura adoptada por Fiduprevisora S.A. para la documentación de los citados manuales es la
siguiente:
CARACTERIZACIONES MANUAL DE MANUAL DE POLÍTICAS INSTRUCTIVO

PROCEDIMIENTOS
(CR) (MP) (ML) (IN)
SECCIÓN CONTENIDO SECCIÓN CONTENIDO SECCIÓN CONTENIDO SECCIÓN CONTENIDO
1 INFORMACIÓN GENERAL DEL 0 LISTA DE TABLA DE 0 LISTA DE

PROCESO VERSIONES CONTENIDO VERSIONES
MACROPROCESO 1 OBJETO 0 LISTA DE 1 OBJETO

VERSIONES
PROCESO 2 ALCANCE 1 OBJETO 2 ALCANCE
OBJETIVO 3 GLOSARIO 2 ALCANCE 3 GLOSARIO
ALCANCE 4 MARCO 3 GLOSARIO 4 RESPONSABLE

NORMATIVO
106
RESPONSABLE 5 DOCUMENTOS 4 MARCO 5 DOCUMENTOS
RELACIONADOS NORMATIVO RELACIONADOS
2 CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN 6 POLÍTICAS Y 5 DOCUMENTOS 6 DESARROLLO
DEL PROCESO LINEAMIENTOS RELACIONADOS
PROVEEDORES 7 CONVENCIONES 6 POLÍTICAS Y

LINEAMIENTOS
ENTRADAS 8 FLUJOGRAMA
ACTIVIDADES 9 DESARROLLO
SALIDAS
CLIENTES
3 RECURSOS
HUMANOS
INFRAESTRUCTURA
4 DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
REGISTROS
5 REQUISITOS APLICABLES
LEGALES
REGLAMENTARIOS
6 GESTIÓN AMBIENTAL QUE DEBE

CUMPLIR EL PROCESO
7 GESTIÓN EN LA SEGURIDAD DE
LA INFORMACIÓN QUE DEBE
SEGUIR EL PROCESO
Las anteriores estructuras se encuentran definidas en plantillas estandarizadas y controladas a

través del Aplicativo Isolución.
6.2 LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE CARACTERIZACIONES
La caracterización permite la identificación de los elementos esenciales necesarios para la ejecución

del proceso, facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de
un sistema.
6.2.1 Identificación y codificación de la caracterización del proceso
CR-
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO
FECHA:
VERSIÓN No.
 Código: Identificación alfanumérica asignada de acuerdo al tipo de documento Ver IN-ESC-

03-003 Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos.
 Fecha: Corresponde a la fecha de aprobación y firma de la caracterización.
107
 Versión: Consecutivo según actualización.
6.2.2 Información general del proceso
 Macroproceso: Nombre del Macroproceso al cual pertenece el proceso.

 Proceso: Nombre del proceso.
 Objetivo del proceso: Descripción en verbo infinitivo de la actividad general del proceso
(razón de ser), en la cual se incluya: ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿Y para qué lo hace?
 Alcance: Descripción general del proceso (dónde inicia, qué hace y cómo termina).
 Responsable: Corresponde al líder(es) de proceso quien(es) garantiza(n) que se cumpla con
el objetivo y monitorea(n) su desempeño.
6.2.3 Ciclo básico de la gestión del proceso
 Proveedores: Corresponde aquellos procesos o partes interesadas que suministran insumos

necesarios para la ejecución del proceso. En razón al enfoque por procesos no se utilizan
nombres de dependencias o áreas.
 Entradas: Identificación de los insumos (Producto, servicio, información o directriz) a
transformar o fundamentales para la ejecución del proceso.
 Actividades: Descripción en verbo infinitivo de las actividades generales que se desarrolla
el proceso. Deben ser secuenciales y coherentes con el objeto y alcance del proceso y
corresponder e indicar ciclo PHVA.
A continuación, se mencionan algunos ejemplos de verbos y sinónimos utilizados en cada

fase:
- Planear: proyectar, planificar, programar, preparar, organizar, diseñar, estructurar,

calcular, concebir.
- Hacer: producir, formar, generar, crear, originar, elaborar, realizar, terminar,
construir, proceder, ejercer, ejecutar, establecer.
- Verificar: comprobar, cotejar, confirmar, revisar, constatar, realizar, demostrar,
evidenciar, justificar, confrontar.
- Actuar: ejecutar, ejercer, elaborar, proceder, intervenir
 Salidas: Descripción del producto o servicio, información, directriz, etc.; que es generado
como resultado de la ejecución de las actividades del proceso, como, por ejemplo:
Documentación, planes de mejoramiento, programas y registros. Puede ser la entrada para
un proceso posterior.
 Clientes: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio generado por el
proceso.
6.2.4 Recursos
 Humanos: Relación de los cargos que participan en el proceso.

 Infraestructura: Relación de los aplicativos, equipos y medios de comunicación necesarios
para ejecución del proceso.
108
6.2.5 Documentos asociados
 Documentos: Definen, establecen y soportan las actividades del proceso (Manuales de

políticas, operativos, de procedimientos e instructivos).
 Registros: Evidencias que demuestran la operación eficaz del proceso (formatos, actas,
informes, planes de mejoramiento, etc.)
6.2.6 Requisitos aplicables (Legales y Reglamentarios): relación de los requisitos internos y

externos aplicables al proceso:
Legales: Se incluye los requisitos de la constitución, Leyes, decretos, resoluciones y

circulares aplicables.
Reglamentarios: Se incluye el contrato de fiducia en los casos que aplique, requisitos de las
normas de los sistemas gestión, resoluciones y circulares expedidas por la organización;
aplicables.
6.2.7 Gestión ambiental que debe cumplir el proceso

6.2.8 Gestión en la Seguridad de la Información que debe seguir el proceso
6.2.9 Riesgos: Relacion de los riesgos inherentes a las actividades del proceso.
6.2.10 Indicadores: Descripción de la herramienta utilizada para medir el desempeño del proceso,
según clasificación: eficacia, eficiencia y efectividad. El nombre del indicador irá seguido de
la sigla de la dependencia o área que lo mide.
6.2.11 Elaboración y aprobación: corresponde a la descripción de las personas que participan en
la elaboración, revisión y aprobación de la caracterización del proceso.
 Elaboró: Quien realiza el documento.

 Revisó: Quien verifica la adecuación del documento.
 Aprobó: Quien aprueba y da el aval final para su publicación.
6.3 LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, DE

POLÍTICAS E INSTRUCTIVOS
Dado que la estructura del manual de procedimientos es más completa, es decir, incluye todas las
secciones que contempla actualmente el manual de políticas e instructivo, a continuación, se ilustra
y detalla la estructura de la plantilla estándar Manual de Procedimientos y los lineamientos a seguir
para su documentación:
0. Lista de versiones: Describe las razones por las cuales se crea o se actualiza el documento.
La descripción debe ser objetiva e indicar el valor agregado de la nueva versión.
1. Objeto: Describe la razón de ser del procedimiento, el por qué y para qué del
procedimiento. Expresado en verbo infinitivo.
109
2. Alcance: Describe la aplicabilidad del procedimiento. Incluya actividades únicamente de
inicio y fin. Para los instructivos, se debe indicar el manual de procedimientos o manual de
políticas donde se cita la actividad que en este se despliega.
3. Glosario: Describe los términos que dan claridad al procedimiento. Relaciónelos en orden
alfabético.
4. Marco Normativo: Relacione el marco legal que rige dicho procedimiento. Cite la norma o
ley y posteriormente puntualice o describa la esencia de la misma e incluya finalmente: las
demás normas que los adicionen, sustituyan y/o modifiquen. Documentos relacionados:
Indique los documentos soportes del procedimiento que permiten profundizar su
entendimiento y que son utilizados en el desarrollo de las actividades descritas (formatos,
anexos-instructivos, procedimientos, planes alternos, etc.). Estos documentos se
encuentran incluidos en el mismo aplicativo. Políticas y Lineamientos: Describa las Políticas
de Operación que definen las directrices, límites y parámetros necesarios para ejecutar los
procesos y actividades; en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos
y políticas definidos por la fiduciaria.
5. Convenciones: Símbolos utilizados en la diagramación del flujograma.
Inicio/Final: Se utiliza para indicar el inicio y el final de un diagrama.
Acción/Proceso General: Indica la actividad que se debe realizar

en el procedimiento. Indica una acción o instrucción general que
debe realizar
Decisión: Indica la validación o comparación de datos y

dependiendo del resultado se toma la decisión de seguir un camino
del diagrama u otro.
Conector de actividad: Indica el enlace de dos partes de un

diagrama dentro de la misma página. Se utilizan letras en los
conectores.
Llamada a subrutina: Indica que continúa con la ejecución de

otro procedimiento o indica llamada a una subrutina.
Conector de página: Indica el enlace de dos partes de un

diagrama en páginas diferentes. Se utilizan números en los
conectores.
Punto de control: Indican actividades típicas de control inmersas

© en los procedimientos y que permiten la mitigación de un riesgo
operativo identificado.
6. Flujograma: Descripción gráfica del proceso. (Elaborado por la Dirección de Sistemas de

Gestión)
110
7. Desarrollo: Descripción detallada de las actividades del proceso:
PRODUCTO / SISTEMA DE
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INFORMACIÓN / PERMISOS
Indique el cargo que PRO: Mencione en pocas palabras
ejecuta la actividad o Inicie la descripción de la actividad haciendo uso de que se genera u obtiene de la
palabras de acción en verbos infinitivos (ejemplo: actividad, es decir el valor agregado
agrupar, radicar, coordinar, estudiar, elaborar, de la misma. Puede ser un
clasificar). documento, o un documento con
o Enumere en forma consecutiva las actividades y algo adicional, citando el código
describa cada una incluyendo: qué hacer, cómo correspondiente en el caso que este
hacerlo y para qué. sea controlado por el aplicativo del
SIG.
SIS: Indique el Sistema o Sistemas de

Información y módulos que utiliza
para realizar esta actividad.
PERMISOS: Describa el permiso que

tiene el responsable sobre el sistema
de información: Adición,
Actualización, Consulta,
Anulación/Reversión, Impresión o
Aprobación
6.4 TIPS PARA TENER PRESENTE EN LA DOCUMENTACIÓN (PRIMERA VEZ)
 Ubique el macroproceso e identifique el proceso (ver Mapa de Procesos).
 Recuerde que un proceso se caracteriza por:
 Tener principio y fin.

 Existe para satisfacer a clientes, tanto internos como externos, o por una necesidad
específica.
 Transformar insumos en valor para sus clientes internos y externos.
 Generar productos o servicios (salida).
 Cada actividad le agrega valor.
 Generar interacción entre las actividades y áreas que lo conforman.
 Atravesar las estructuras organizacionales.
 Variar en importancia y en complejidad.
 Identifique el procedimiento a documentar.
 Observe la participación de su cargo en el procedimiento a documentar, es decir donde

inicia y donde culmina su responsabilidad.
111
 Exponga las distintas actividades una por una de manera clara y concisa, de este modo,
quien las consulte, podrá identificar fácilmente cada una. Recuerde que la longitud de la
descripción no aumenta la importancia de la actividad.
 Cerciórese que todas las actividades ejecutadas queden plenamente descritas.
 Use un lenguaje específico y de significado preciso. Una buena descripción de la actividad

explica las responsabilidades en términos que sean comprensibles para todo el que las
consulte.
 Sea objetivo y exacto al describir las actividades. Describa la forma cómo hace el
procedimiento y no la forma como a usted le gustaría efectuarlo.
 Utilice denominaciones de cargos al mencionar los responsables.
 Si en el proceso intervienen otros cargos, cite el cargo de quien continúa con el

procedimiento y haga entrega de la plantilla (física o electrónica) para que continúe
documentando la información del procedimiento.47
 Use palabras de acción en verbos infinitivos (p.ej. agrupar, radicar, coordinar, estudiar,
elaborar, clasificar). Estas palabras designan una actividad específica y no dan cabida a
confusiones.
 Las viñetas a utilizar dentro de un documento dependerán del nivel de lista, de la siguiente
forma:
Viñeta de primer grado: ▪

Viñeta de segundo grado: •
Viñeta de tercer grado: ◦
6.5 TIPS PARA TENER PRESENTE EN LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
 Identifique con claridad la razón de la actualización.
 Consulte en el módulo de mejoramiento los hallazgos del proceso (No conformidad, acción
preventiva y eventos de riesgos) para incluir las actividades necesarias o controles que
permitan mejorar el proceso.
47 Es de aclarar que la persona que quien empieza a documentar el procedimiento es quien inicia con la actividad No. 1; por ejemplo,
para el proceso de pagos, quien inicia con la actividad es quien recibe y radica la solicitud del pago, la actividad No. 2. sería a quien se le
entrega la solicitud del pago quien deberá describir de manera secuencial y lógica la actividad que realiza y así sucesivamente.
112
 Trabaje siempre sobre el mismo documento y con control de cambios, para tener la
trazabilidad de los aportes por los participantes del proceso.
6.6 LINEAMIENTOS PARA DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FORMATOS
En la documentación de formatos se deben tener en cuenta lo siguiente:
 Toda creación o modificación debe tener una justificación de la cual se debe mantener
registro (anotación en el Listado Maestro de Documentos).
 Todo formato del SIG deberá estar vinculado a un Manual de Políticas, Manual de
Procedimientos o Instructivo. Por ningún motivo deben existir formatos que no se
encuentren asociados a algún documento del SIG.
 Los formatos deben conservar el siguiente esquema:
DENOMINACIÓN DEL FORMATO
VERSIÓN FR-XXX-XX-
XXX
 La legalización de los formatos deben cumplir con el esquema de firmas para las etapas de
elaboración, revisión y aprobación. Para los formatos de 1 y 3 caras el esquema de firmas
deberá ubicarse en la parte de atrás del documento y para los de 2 caras se colocará en una
hoja adicional en la cual se debe ubicar la versión y código correspondiente:
FIRMA: FIRMA:
______________________________________ ________________________________________
NOMBRE: NOMBRE:
____________________________________ ______________________________________
FECHA: FECHA:
ELABORÓ REVISÓ
CARGO CARGO
FIRMA: _________________________________________________________________
NOMBRE: _______________________________________________________________
113
FECHA:
APROBÓ
CARGO
6.7 ASPECTOS A TENER EN CUENTA POR LA DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Generalidades
 Al actualizar un documento del SIG se debe consultar el aplicativo Isolución y filtrar por
contenido el código del documento, para evaluar el impacto y asegurar la actualización del
citado documento en los demás documentos del sistema.
 Los documentos del SIG se deben trabajar en letra calibri y el tamaño será el siguiente:
Cuerpo del documento 11 y encabezado 9.
 En caso de utilizar notas, estas deben ser escritas en tamaño 9 letra calibrí.
 Cuando un funcionario de la Dirección de Sistemas de Gestión, en el ejercicio de

documentación y/o actualización de un documento, evidencie alguna novedad que puede
afectar o intervenir en la documentación de otro proceso, deberá dejar anotada dicha
novedad en la hoja “Novedades” del Plan de Trabajo de Documentos, para ser incluida en
la próxima actualización. Esto implica que al iniciar la documentación y/o actualización de
cualquier documento, cada funcionario deberá consultar esta Hoja de Novedades con el fin
de garantizar que estas se incluyan en el nuevo proyecto de actualización.
Aspectos relativos al control de documentos
El listado Maestro de Documentos se manejará a través del aplicativo Isolución. No obstante,

los detalles que no maneje este software podrán ser controlados a través de un cuadro en Excel
creado para tal fin, el cual incluye, entre otros, los siguientes campos:
 Razón de cambio de formatos.

 Referencia de cuando deja de ser vigente un documento.
 Registro cuando el documento se revisa y no requiere actualización. Esta actividad debe
tenerse en cuenta en el indicador “Actualización Documentos”.
 Todos los documentos emitidos, conservados en Word, deben indicar la fecha de

elaboración, revisión y aprobación, las cuales deben ser las mismas del documento
publicado en el Aplicativo Isolución.
 Cuando se desactive un documento del SIG que haga parte del capítulo Documentos
Relacionados en otros documentos, se deberá actualizar el link hacia otro documento o
hacia uno que indique que fue anulado (documento estándar).
114
 Cuando un documento del Sistema Integrado de Gestión quede desactualizado se deberá
marcar con el Sello “Documento Obsoleto” en cada una de las hojas del documento físico,
de tal forma que no afecte el contenido, en caso contrario se deberá marcar al respaldo de
la hoja.
 Se conservarán las versiones de los documentos físicos desactualizados en carpetas

organizadas por proceso para facilitar su búsqueda e identificación.
Los archivos electrónicos de los documentos del SIG se deben conservar en el servidor de
archivos, nombrando cada uno con el código del documento, seguido de la versión. Por ej.
MP-ESC-03-001_V8, en la serie documental correspondiente.
Aspectos relativos al Glosario
 El glosario no va enumerado ni separado con viñetas.
 Cada vez que se actualice o documente un procedimiento se debe revisar el glosario

pertinente del documento y los registros del aplicativo de Isolución, para determinar si
siguen actualizados los conceptos existentes o se requieren actualizar.
 Cuando un término no se puede estandarizar para diferentes documentos/procesos/áreas,

se deberá diferenciar cada definición con un número, Por eje. Def. 1, Def. 2, Def. n.
 Documentar en minúsculas.
Aspectos relativos al Marco Normativo
 El marco normativo no va enumerado, será separado con viñetas (▪).
 Cada norma externa se deberá obtener de internet y guardar en la carpeta

K:\10109_GERENCIA_NAL_DE_PLANEACION\zona_comun\eferro\NORMATIVIDAD.
Posteriormente incluirla como documento externo en el aplicativo, para asociarla mediante
link al documento en gestión.
 Cuando se presenten novedades (derogación o anulación) de la normatividad de un
procedimiento vigente, se cambiará el vínculo por la nueva normatividad o por un
documento que cite el detalle del cambio; sin necesidad de cambiar la versión del
documento.
 Si se observa que la norma cambiante afecta el procedimiento o documento se debe
solicitar a los responsables su actualización.
 Se entiende que el derogar una norma interna (resolución o circular) implica que otra
recoge o modifica las disposiciones iniciales y anular que el tema no lo incluye ningún otro
documento del mismo tipo.
 Las disposiciones son derogadas por el mismo acto con el que fueron creadas, por ejemplo:
Una circular se deroga con otra circular; sin embargo, también opera la jerarquización de
documentos; es decir una circular puede ser derogada o anulada por una resolución.
115
 Las circulares que anulan de manera masiva otras circulares quedarán vigentes para
garantizar la trazabilidad de la información.
 Las normas de los Sistemas de Gestión no citarán el año, con el objeto que los documentos
no se desactualicen con nuevas versiones.
 El Marco Normativo debe estar ordenado de acuerdo a la siguiente jerarquía:

 Constitución Política de Colombia
 Ley
 Decreto
 Resolución externa
 circular Externa
 Resolución Interna
 Circular Interna
 Normas del SIG
 Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen. (Texto Obligatorio)
Aspectos relativos a políticas y lineamientos
 El capítulo de Políticas y Lineamientos de los diferentes manuales tendrá la siguiente

numeración:
6. POLITICAS Y LINEAMIENTOS
a. Enumerar en letras minúsculas
 Continuar con viñeta cuadrado relleno en negro
i. Continuar con viñeta círculo sin relleno.
Para la redacción de las políticas y lineamientos de los diferentes manuales, estas se

deberán describir con el verbo en futuro. Ej.: Se adoptará.
Aspectos relativos a la diagramación de los flujogramas
 Se deberá utilizar letras en los conectores de actividades y números en los conectores de

página.
 Las actividades descritas en los flujogramas deben ser concretas, debe indicar la gestión
primordial. Se debe evitar transcribir las actividades del documento y citar los tiempos.
En el procedimiento publicado en el aplicativo Isolución se adjuntará el flujograma

como un archivo en PDF, para que la imagen pueda ser visualizada de una manera
más clara por parte del usuario.
Aspectos relativos al desarrollo del procedimiento
116
Cuando en una actividad del procedimiento se cite otro documento del SIG se
deberá indicar el código y el nombre del mismo.
En las actividades del procedimiento debe observarse clara segregación de

funciones, las cuales deben estar enfocadas a la prevención o mitigación del riesgo
de errores o irregularidades y en especial el fraude interno en la organización.
Cada actividad debe describir la herramienta tecnológica en la que se soporta y los

roles que tiene cada responsable frente a la misma (Producto/Sistemas de
Información/Permisos).
Aspectos relativos a verificación y trámite de firmas
Para el caso de los procesos críticos; en la actualización de la documentación del

SIG, se deberá realizar recorrido en las áreas participantes, para verificar que las
actividades reflejan la ejecución de las mismas.
Cuando se requiera revisar y/o aprobar un documento y el funcionario titular se

encuentre desvinculado temporal o definitivamente, se deberá dejar nota al pie de
las firmas, indicando quien asume dicha responsabilidad.
Todos los documentos del SIG para aprobación deberán imprimirse por ambas
caras para iniciar el trámite de firmas, contribuyendo con los lineamientos del SGA.
Aspectos relativos a la publicación
Para subir los documentos adjuntos al aplicativo Isolución el nombre del archivo no
debe contener ningún carácter. Por ej. #, ., *; entre otros.
117
Anexo G. Plantilla para la elaboración del procedimiento
LISTA DE VERSIONES

0 Corresponde a Indique las razones de la creación del documento.
la de La descripción debe ser objetiva e indicar el valor agregado de la
aprobación del nueva versión.
documento
OBJETO
Describa la razón de ser del procedimiento, el por qué y para qué del procedimiento.
ALCANCE
Describa la aplicabilidad del procedimiento, indicando donde inicia y donde culmina.
GLOSARIO
Describa los términos que dan claridad al procedimiento. Relacionar en orden alfabético.
Termino 1: Definición termino 1.
Termino n: Definición termino n.
MARCO NORMATIVO
Relacione el marco legal que rige dicho procedimiento. Cite la norma o ley y posteriormente
puntualice o describa la aplicabilidad de la misma para el alcance del documento.

Mantenga las siguientes
Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP1000.
Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental
Norma ISO 27001 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistema de Gestión de

la Seguridad de la Información (SGSI)
118
Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen.
Indique los documentos del SIG que tienen relación o interactúan con el que está documentando,
los que le permiten profundizar su entendimiento y los demás documentos asociados (formatos,
instructivos, procedimientos, planes alternos, etc.). Estos documentos pueden ser consultados en
el aplicativo Isolución.
CÓDIGO - Nombre del Documento
POLITICAS Y LINEAMIENTOS
Describa las Políticas de Operación que definen las directrices, límites y parámetros necesarios para
ejecutar los procesos y actividades; en cumplimiento de la función, los planes, los programas,
proyectos y políticas definidos en la fiduciaria.
CONVENCIONES
FLUJOGRAMA
Descripción gráfica del proceso. (Elaborado por la Dirección Sistemas de Gestión)

DESARROLLO
119
PRODUCTO/SISTEMAS DE
INFORMACIÓN/PERMISOS
Indique el cargo que 1. Enumere en forma consecutiva las actividades y PRO: Mencione en pocas
ejecuta la actividad describa cada una, teniendo en cuenta las pautas palabras que se genera u
indicadas al inicio de este documento. obtiene de la actividad, es
decir el valor agregado de la
Al inicio de la descripción de la primera actividad misma. Puede ser un
se deberá citar el procedimiento que antecede, documento, o un
cuando aplique. documento con algo
adicional. Cite el código del
Es posible que en la documentación del documento.
procedimiento se observe que no existe en la
Matriz de Riesgos, ni el riesgo ni los controles SIS: Indique el Sistema o
identificados en la documentación; en este caso, Sistemas de Información y
se debe registrar en el procedimiento y módulos que utiliza para
continuar con la actividades contempladas en el realizar esta actividad.
Manual SARO, Implementación o Modificación
de Procesos.
PERMISOS: Describa el
permiso que tiene el
responsable sobre el
sistema de información:
Adición, Actualización,
Consulta,
Anulación/Reversión,
Impresión o Aprobación
2. PRO:
SIS:
PER:
3. PRO:
SIS:
PER:
120
Pueden ser varias personas quienes revisen y aprueben así como también, puede ser una sola quien
revise y apruebe al mismo tiempo.
FIRMA _______________________________________ FIRMA _______________________________________

NOMBRE _______________________________________ NOMBRE _______________________________________
FECHA FECHA
ELABORÓ REVISÓ – APROBÓ

CARGO CARGO
FIRMA ________________________________________________________________________________________________
NOMBRE _________________________________________________________________________________________________
FECHA
APROBÓ
CARGO
121
Anexo H. Atención de Requerimientos Documentales a Entes de Control
LISTA DE VERSIONES

Establecer las actividades para atender solicitudes de
0 requerimientos realizados por los usuarios.
OBJETO
Definir las actividades necesarias para atender oportunamente solicitudes de documentos del
Sistema Integrados de Gestión, generadas por medio del aplicativo Help Desk a la Dirección Sistemas
de Gestión.
ALCANCE
Aplica para requerimientos de documentos del Sistema Integrado de Gestión de versiones vigentes
en Isolución y obsoletos. Inicia con la solicitud generada por el usuario en el aplicativo Help Desk y
finaliza con él envió del documento firmado en PDF al usuario y cierre de la solicitud.
GLOSARIO
Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la

planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de
todos los archivos de una Institución.
Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en

espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo: Uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso
de su gestión; conservando y respetando el orden original para servir como testimonio e
información a la institución que los produce.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta es constante.
Archivo General de la Nación (AGN): Es el establecimiento público encargado de formular, orientar

y controlar la Política archivística a nivel nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos
122
y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la
difusión del acervo documental que lo integra y el que se le confía en custodia.
Archivo Histórico: Aquel en el que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo
de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.
Documento: (1) Información registrada, cualquiera que sea la forma o el medio que haya sido
creada, recibida o conservada por la entidad, en cumplimiento de su misión, en virtud de la ley o
mediante cualquier transacción que evidencie su pensamiento o acción. (2) Información y su medio
de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. (NTCGP 1000:2009)
Nota 1. El medio de soporte puede ser papel, medio magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos.
Nota 2. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros, se
denominan “documentación”.
Nota 3. Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los
tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por
ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de
ser recuperable).
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico,
económico, histórico o cultura y que se encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención
(TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD)
Formato Único de Inventario Documental (FUID): Instrumento que describe la relación

sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la
organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en
sus diferentes fases.
Help Desk: Es una herramienta de seguimiento de solicitudes y/o procesos, de gestión y control,
que nos permite llevar un registro detallado de las actividades relacionadas con la operación de cada
requerimiento realizado por los actores involucrados. Permite reaccionar rápidamente ante eventos
que ocasionan la detención o demora en la atención a los usuarios, esto se realiza a través de unas
alarmas y escalamientos automáticos.
PDF: formato de almacenamiento para documentos digitales independiente de plataformas de

software o hardware
Transferencias Documentales: Remisión de los documentos que se encuentran en etapa de

archivo de gestión al central (Transferencias primarias) y del archivo central al histórico o
permanente (Transferencias Secundaria), de conformidad con el cronograma que se genere
123
basado en los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental y las políticas de
organización implementadas por la entidad para tal fin.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos y se asigna una disposición final.
Tablas de Valoración Documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
MARCO NORMATIVO
 Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, la cual establece la organización de
los archivos de gestión.
 Decreto 2609 de 2012, por el cual se dictan disposiciones en materia de gestión documental
para todas las entidades del Estado.
 Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 190 de 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa. (Art. 27 y 79) - Sobre faltas y delitos en archivos.
Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP1000.
Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental
Norma ISO 27001 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistema de Gestión de

la Seguridad de la Información (SGSI)
Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen.
MP-GAD-04-001 - Transferencia Documentos al Archivo Central.
ML-ESC-03-001 – Manual de políticas del Sistema de Gestión de Calidad.
FR-ESC-03-023 - Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida de un Documento

del Archivo Físico.
FR-GAD-04-007 - Control de Préstamos Archivo Central
124
POLITICAS Y LINEAMIENTOS
El área que realice la solicitud del documento por el aplicativo Help Desk, deben remitir la
siguiente información:
 Nombre y código del documento.
 Versión o fecha de publicación del documento.
 Motivo que origina la solicitud y el destino del ente de control.
Para la búsqueda del documento es necesario identificar si el documento se encuentra vigente

(publicado en el aplicativo Isolución) consulta que permitirá la buscado en el archivo físico
del SGC o por el contrario determinar su obsolescencia para realizar la solicitud al Archivo
de Gestión, bajo los siguientes parámetros.
Archivo Físico:
Se verifica que tipo de documento se está solicitando (Manuales de procedimientos,

Manuales de Políticas, Manual de Procedimientos, Instructivos, Formatos) para identificar en
el Formato FR-ESC-03-023 - “Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida
125
de un Documento del Archivo Físico”, como se encuentra la distribución del Archivo Físico del
SGC más detallada.
Archivo General:
Se realiza la búsqueda del documento en las transferencias documentales realizadas en

vigencias anteriores
“(\\venus\10109_GERENCIA_NAL_DE_PLANEACION\1010903_Calidad\zona_comun\SGC\TRD)”.
Considerando los siguientes parámetros:
 Identificación de la fecha en la cual el documento ha sido marcado como obsoleto.
 Búsqueda de las transferencias para ubicar el documento que estuvo vigente, para
realizar su solicitud.
 En el caso que no se encuentra en la fecha posterior, seguir con la siguiente fecha.
La solicitud del documento debe efectuarse a través de correo electrónico al Archivo de Gestión,
para esto es necesario tener en cuenta:
 Enviar el correo electrónico al “Archivo de Gestión”

(archivodegestion@fiduprevisora.com) con copia al
(archivocentral@certicamara.com), con el fin de agilizar la búsqueda del documento.
126
 En el documento Excel de inventario único enviar una captura de pantalla del
encabezado donde aparece la información de la fecha de la transferencia.
 Tomar captura de pantalla del documento que se está solicitando para identificar la
caja y la carpeta en al cual se encuentra ubicado el documento, con su respectivo
código, nombre, versión y fecha de documento.
127
CONVENCIONES
128
FLUJOGRAMA
PRACTICANTE
AREA SOLICITANTE TÉCNICO
UNIVERSITARIO
INICIO
1. Generar solicitud de
2. Recibir la solicitud por Help
documentación por Help Desk al
Desk del documento firmado en
área Dirección Sistemas de
PDF.
Gestión
3. Verificar si el documento
solicitado se encuentra vigente
en el aplicativo Isolución.
¿El documento está

publicado en
Isolución?
4. Buscar el documento en el
A
archivo físico del SGC
5. Verificar en Isolución hasta

que fecha el documento estuvo
vigente.
7. Enviar un correo electrónico al

6. Ubicar en la carpeta electrónica TRD
Archivo de Gestión , con las
y buscar la transferencia que se haya
especificaciones del documento que se
realizado posterior a la fecha en la cual
requiere ubicar
el documento estuvo vigente.
9.Diligenciar el formato FR-ESC-03-023 8. Recibir la carpeta con el documento

A de solicitudes de documentos por el solicitado y firmar el recibido de la
aplicativo Help Desk carpeta
129
PRACTICANTE
AREA SOLICITANTE TÉCNICO
UNIVERSITARIO
10. Escanear el documento solicitado

y ubicarlo en la carpeta compartida
escan.
12. Devolver la carpeta con el

¿El documento
documento solicitado al Archivo de
pertenece al archivo
Gestión y firmar la devolución del
físico del SGC?
documento.
11. Guardar el documento en el

archivo físico del Sistema de Gestión
de Calidad.
14. Recibir el documento solicitado 13. Enviar por correo electrónico el

en PDF y cerrar la solicitud del Help documento solicitado en PDF al área
Desk. que genero el Help Desk.
FIN
130
DESARROLLO
Área Solicitante 4. Generar solicitud de documentación por Help PRO: Creación del caso.
Desk al área “Dirección Sistemas de Gestión”. SIS: Help Desk (Aranda).
PER: Usuario.
Practicante 5. Recibir y verificar la solicitud por Help Desk del PRO: Identificación del tipo
Universitario documento firmado en PDF. de documento.
SIS: Help Desk (Aranda).
PER: Especialista.
Practicante 6. Verificar si el documento solicitado se encuentra PRO: N/A.
Universitario vigente en Isolución. SIS: Isolución.
PER: Consultar.
¿El documento está publicado en Isolución?
SI: Continúa con la actividad Nº 4.

NO: Continúa con la actividad Nº 5.
Practicante 7. Buscar el documento en el archivo físico del SGC. PRO: Documento en físico.
Universitario SIS: N/A.
Continúa con la actividad Nº 9. PER: Acceso al archivo
físico.
Practicante 8. Verificar en Isolución hasta que fecha el PRO: Fecha de vigencia del
Universitario documento estuvo vigente. documento.
SIS: Isolución.
PER: Administrador.
Practicante 9. Ubicar en la carpeta electrónica “Transferencia PRO: Información para
Universitario documental” realizar la solicitud al
(\\venus\10109_GERENCIA_NAL_DE_PLANEACION\1010 Archivo de Gestión.
903_Calidad\zona_comun\SGC\TRD) y buscar la SIS: Carpetas compartidas.
transferencia que se haya realizado posterior a la PER: Acceso a la zona
fecha en la cual el documento estuvo vigente. común.
Nota: Si no se encuentra en la fecha posterior, seguir con la

siguiente fecha.
Técnico 10. Enviar un correo electrónico al “Archivo de PRO: Solicitud de
Gestión” (archivodegestion@fiduprevisora.com) documento.
con copia al (archivocentral@certicamara.com), SIS: Outlook.
con las especificaciones del documento que se PER: Consulta y creación.
requiere ubicar.
Nota: Para ver las especificaciones ver la política “c”.
131
Técnico 11. Recibir la carpeta con el documento PRO: Control de Préstamos
solicitado y firmar el recibido de la carpeta. Archivo Central (FR-GAD-
04-007).
SIS: N/A.
PER: N/A.
Practicante 12. Diligenciar el formato FR-ESC-03-023 de PRO: Registro del
Universitario solicitud de documentos por Help Desk. documento.
SIS: Excel.
PER: Edición.
Practicante 13. Escanear el documento solicitado y PRO: Documento en PDF.
Universitario ubicarlo en la carpeta compartida de escan. SIS: N/A.
PER: N/A.
¿El documento pertenece al archivo físico del SGC?
SI: Continúa con la actividad Nº 10.

NO: Continúa con la actividad Nº 11.
Practicante 14. Guardar el documento en el archivo físico del PRO: N/A.

Universitario Sistema de Gestión de Calidad. SIS: N/A.
PER: Acceso al archivo
físico.
Técnico 15. Devolver al documento solicitado al “Archivo PRO: Control de Préstamos
de Gestión” y firmar la devolución del Archivo Central (FR-GAD-
documento. 04-007).
SIS: N/A
PER: N/A.
Practicante 16. Enviar por correo electrónico el documento PRO: Solución del caso.
Universitario solicitado en PDF al área que genero el Help SIS: Outlook.
Desk. PER: Consulta y creación.
Área Solicitante 17. Recibir el documento solicitado en PDF y cerrar PRO: Cierre del caso.
la solicitud del Help Desk. SIS: Help Desk (Aranda).
PER: Usuario.
FIN DEL PROCESO
FIRMA _______________________________________ FIRMA _______________________________________

NOMBRE JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ________ NOMBRE ELSA FERRO CHACON _____________________
FECHA FECHA
ELABORÓ REVISÓ – APROBÓ

PRACTICANTE UNIVERSITARIO DIRECTOR SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
132
Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida de un Documento del Archivo Físico
Nº de Help Fecha de Motivo de la Solicitud y demas Código del Archivo Fisico o Fecha de la
Nombre del Usuario Nombre del Documento y Versión Devoloción del Documento
Desk Solicitud observaciones Documento Archivo Central Devolución
133
Anexo I. Control de la Documentación Solicitada por Help Desk
Versión 0 FR-ESC-03-023
Anexo J. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V8
CR-ESC-08
FECHA: 24 / May / 2018 VERSIÓN No. 8
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
MACROPROCESO EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÓN
PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
OBJETIVO Planificar, documentar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001:2015, NTC GP 1000:2009, ISO 14001:2015; ISO 27001:2013) de la fiduciaria, garantizando la mejora continua de los procesos.
INICIA Con la decisión de la Alta Dirección de implementar un SIG

ALCANCE ¿Qué HACE? Establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el SIG
TERMINA Mejoramiento del SIG
RESPONSABLE GERENTE NACIONAL DE PLANEACIÓN: SGC y SGA (Director Sistemas de Gestión) - SGSI (Oficial de Seguridad de la Información) - SGST (Gerente Administrativo)
2. CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN DEL PROCESO

ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDORES ACTIVIDADES CLIENTES
(I) INTERNO (E) EXTERNO (I) INTERNO (E) EXTERNO
Manual de Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Manual de Políticas Ambientales (SGA)
Manual de Políticas de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Manual de Políticas de Seguridad de la Información
PLANEAR
(SGSI)
Direccionamiento estratégico Definir las directrices de planeación, implementación,verificación y mejoramiento continuo del SIG
Documentos del SIG (I)
Presupuesto Establecer los objetivos, metas, programas y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la
Registros del SIG (I)
Políticas del Sistema Integrado de Gestión (I) política del sistema integrado de gestión (SIG)
Programa y plan de auditoría (I)
Partes interesadas Recursos Físicos y Tecnológicos de la Entidad. (I) Definir lineamientos para la documentación y administración de registros del Sistema Integrado de Gestión .
Planes de Mejoramiento (NC/AP/AC/SNC/AM) Todos los procesos.
Plan Nacional de Desarrollo Definir el enfoque para la valoración, identificación, análisis y evaluación de los riesgos operacionales , de
Alta Dirección Programa de capacitación (I)
Plan de Desarrollo Administrativo seguridad, ambientales, ocupacionales y sus opciones de tratamiento.
Proceso de Planeación Mapa de Riesgos. Partes interesadas
Plan Sectorial (Sector Hacienda) Identificación y Valoración de los Aspectos e Impactos Ambientales (SGA)
Proceso Sistema Integrado de Gestión Matriz de identificación Aspectos e Impactos
Legislación Identificar los requisitos legales y otros aplicables a la organización (SGA)(SGSI) (SGSST)
Ambientales
Comunicaciones (I) (E) Evaluación de riesgos (SIG).
Programas ambientales
Definir Plan de Emergencias de la Fiduciaria (SGA) (SGSST)
Matriz de Requisitos Legales
Formular el Plan de Continuidad del negocio (SGSI)
Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales
Plan de emergencias
Plan de Continuidad del negocio
Mapa de procesos (I)
Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo (I)

Manual de Políticas de Seguridad de la
Información (SGSI)
Documentos del SIG (I) HACER
Registros del SIG (I) Documentar, implementar y mantener el SIG.
Programa y plan de auditoría (I) Comunicar funciones y responsabilidades frente al SIG. (Si son las responsabilidades de los manuales de Documentos del SIG (I)
Planes de Mejoramiento (NC/AP/AC/SNC/AM) funciones no corresponde al proceso) Registros del SIG (I)
Programas ambientales Administrar la documentación del SIG. Planes de Mejoramiento (NC/HA/AP/AC/SNC/AM)
Todos los procesos. Programa de capacitación (I) Ejecutar programas de formación y toma de conciencia (SIG) Mapa de Riesgos
Todos los procesos.
Mapa de Riesgos Administrar los registros del SIG. Matriz de Servicio/Producto No Conforme
Matriz de identificación Aspectos e Impactos Implementar los controles operacionales necesarios (SGA). Matriz de requisitos legales ambientales
Partes interesadas Partes interesadas
Ambientales Ejecutar los programas ambientales (SGA). Informe de Auditorías
Matriz de Requisitos Legales Ejecutar pruebas y/o simulacros al PCN (SGSI). Informe Ejecución de Pruebas del plan continuidad del
Plan de emergencias Gestionar los incidentes de seguridad de la información (SGSI). negocio
Plan de Continuidad del negocio Identificar y definir los controles (Operativos y Tecnológicos) que permitan minimizar los riesgos de seguridad Informe de Análisis de Vulnerabilidades
Usuarios lógicos de los sistemas de Información. de la información.
(I) Gestionar el ánalisis de Vulnerabilidades Tecnológicas .
Roles de acceso a los sistemas de información (I)
Incidentes de seguridad de la información (I)
Activos de Información (I)
Vulnerabilidades Tecnológicas

ENTRADAS SALIDAS
VERIFICAR
Realizar inspecciones (SGA) (SGSST)
Revisión del SIG por la Alta Gerencia.
Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales (SGA) (SGSST)
Planes de Mejoramiento (NC/HA/AP/AC/SNC/AM)
Evaluar la eficacia de los programas ambientales
Mapa de Riesgos
Evaluar aspectos e impactos ambientales. Informes
Matriz de Servicio/Producto No Conforme
Todos los procesos Tratamiento de riesgos. Acta revisión del SIG
Matriz de requisitos legales ambientales Todos los procesos.
Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento. Mapa de Riesgos
Informe de Auditorías
Análisis tendencia de indicadores . Certificaciones
Partes interesadas Comunicaciones (I) (E) Partes interesadas
Verificar los resultados de simulacros y situaciones reales de emergencia (SGA) (SGA) (SGSST). Informes de Auditoria
Planes de Mejoramiento Continuidad del
Evaluar resultados de pruebas y simulacros al PCN (SGSI). Indicadores
negocio (I)
Seguimiento a los planes de Continuidad del Negocio.
Planes de Remediación de Vunerabilidades
Seguimiento a los planes de Remediación de vulnerabilidades Tecnológicas
Tecnológicas (I)
Ejecución Plan de Auditoria (SIG)
Realizar simulacros, para probar los planes de emergencia (SGA) (SGSST).
Ejecutar pruebas y simulacros al PCN (SGSI).
ACTUAR
Informes de Auditoría (I)(E)
Todos los procesos. Establecer planes de mejoramiento.
Acta revisión SIG Todos los procesos
Monitorear, valorar y mejorar la eficacia y eficiencia de los controles.
Mapa de Riesgos Planes de mejoramiento
Tomar acciones ante emergencias, simulacros, resultados de programas, incumplimiento de requisitos legales,
Partes interesadas Certificaciones Partes interesadas
resultado de inspecciones (SGA) (SGA) (SGSST)
Indicadores
Definir acciones de mejora para el fortalecimiento del SGSI.
3. RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA
Herramientas Office
Dirección SIG
Canales de Comunicación
Líder SGC
Sistema de Gestión Documental
Líder SGA
Help Desk
Líder SGSI
Isolución
Líderes de proceso / área
Global Suite
Todos los funcionarios
Oncesolutions
134
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS REGISTROS
ML-ESC-05-001 - Manual de Políticas de Seguridad de la Información FR-ESC-03-002 - Plan de Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión
ML-ESC-05-002 - Manual del Plan de Continuidad del Negocio FR-ESC-03-003 - Lista de Verificación Auditorías Internas
ML-ESC-05-003 - Manual de Políticas de Análisis de Impacto al Negocio BIA FR-ESC-03-004 - Informe de Auditoría de Sistemas de Gestión
ML-ESC-05-008 - Política de Disposición de la Información FR-ESC-03-005 - Competencias Auditores Internos
ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales FR-ESC-03-006 - Evaluación del Proceso de Auditoría Interna y Auditores
ML-ESC-06-003 - Gestión Integral de Residuos FR-ESC-03-007 - Hallazgos Auditorías Internas
ML-ESC-06-004 - Plan de Emergencias Fiduprevisora S.A FR-ESC-03-008 - Matriz Servicio No Conforme
ML-ESC-06-008 - Manual de Riesgos y Oportunidades Ambientales. FR-ESC-03-010 - Acta Seguimiento Proyectos
MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos FR-ESC-03- 011 - Asesoría y Acompañamiento al SGC
MP-ESC-03-003 - Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión FR-ESC-03-012 - Seguimiento de Proyectos
MP-ESC-03-004 - Acciones Correctivas - Acciones Preventivas FR-ESC-03-013 - Notificación de Documentos
MP-ESC-03-005 - Producto/Servicio no Conforme FR-ESC-03-015 - Seguimiento Planes de Acción
MP-ESC-03-010 - Control de Documentos Externos FR-ESC-03-016 - Programa de Auditorias del Sistema Integrado de Gestión
MP-ESC-05-002 - Administración de Riesgos e Inventario de Activos de la Información FR-ESC-03-017 - Caracterización de Procesos
MP-ESC-05-003 - Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información FR-ESC-03-018 - Acta
MP-ESC-05-005 - Custodia Temporal de Documentos Especiales. FR-ESC-05-001 - Trámite Firma de Documentos por Parte del Representante Legal
MP-ESC-05-008 - Control de Acceso Físico FR-ESC-05-002 - Custodia de Documentos
MP-ESC-05-010 - Gestión Vulnerabilidades Técnicas FR-ESC-05-004 - Registro Lista de Contactos para el Manejo de Incidentes
MP-ESC-05-011 - Gestión de Logs FR-ESC-05-005 - Inventario de Activos
MP-ESC-05-013 - Copia de Respaldo FR-ESC-05-008 -Formato Pruebas de Vulnerabilidad
MP-ESC-05-015 - Restauración de Servicios de Infraestructura FR-ESC-05-011 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Contratistas
MP-ESC-05-016 - Reanudación de Servicios de Infraestructura FR-ESC-05-012 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Fiduprevisora S.A
MP-ESC-05-017 - Recuperación de Servicios de Infraestructura FR-ESC-05-014 - Árbol de Llamadas Plan de Continuidad
MP-ESC-05-018 - Respuesta a Desastres y Manejo de Crisis FR-ESC-05-015 - Contactos de Emergencia
MP-ESC-05-022 - Eliminación de la Información relacionada con Datos Personales FR-ESC-05-016 - Control de Grupo de Cintas
MP-ESC-06-001 - Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales FR-ESC-05-019 - Cadena de Custodia de la Evidencia
MP-ESC-06-002 - Identificación y Evaluación de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros FR-ESC-05-020 - Control Acceso a Áreas Seguras
FR-ESC-05-021 - Prueba Técnica Plataforma
FR-ESC-05-022 - Continuidad de Negocio
FR-ESC-05-023 - Monitoreo Cámaras de Video
FR-ESC-05-024 - Declaración De Aplicabilidad (FR)
IN-ESC-03-002 - Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG FR-ESC-05-026 - Control y Registro Acceso de Visitantes
IN-ESC-03-003 - Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos FR-ESC-05-027 - Seguimiento de LOGS
IN-ESC-03-004 - Metodología Para el Estudio y Optimización de Procesos FR-ESC-05-030 - Inspección a la Cultura de Seguridad de la Información.
IN-ESC-03-006 - Administración y Atención de Requerimientos en la Herramienta Help Desk Calidad FR-ESC-05-032 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (CRI y/o CAU).
IN-ESC-03-007 - Reporte de Requerimientos Help Desk Calidad FR-ESC-05-033 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Buzón de Sugerencias).
IN-ESC-03-010 - Cargue de Documentos en el Aplicativo Isolucion FR-ESC-05-034 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Aviso Página Web PQR).
IN-ESC-05-002 - Clasificación de la Información. FR-ESC-05-035 - Autorización de tratamiento "FOMAG MÓVIL"
IN-ESC-05-003 - Plan alterno de Operaciones- Contabilidad FR-ESC-05-036 - Acta de Destrucción.
IN-ESC-05-004 - Plan Alterno de Operaciones - PAGOS FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y otros
IN-ESC-05-005 - Plan alterno de operaciones-Soporte Jurídico-Contratación derivada FR-ESC-06-002 - Matriz de Criterios Ambientales para la Adquisición de Bienes y Servicios
IN-ESC-05-006 - Plan alterno de Operaciones- Inversiones FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
IN-ESC-05-007 - Encriptar Archivo en 7-ZIP FR-ESC-06-004 - Administración de Cambios
IN-ESC-05-010 - Relacionamiento con Terceros Protección de Datos Personales FR-ESC-06-005 - Registro y Control de Pesaje
IN-ESC-05-011 - Supervisión de Terceros Encargados del Tratamiento FR-ESC-06-006 - Formato de Generación y Eliminación de Residuos Sólidos Peligrosos
IN-ESC-06-001 – Manejo Seguro de Sustancias Químicas . FR-ESC-06-007 - Formato Inspección de Vehículos para el Transporte de Mercancías Peligrosas
IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales . FR-ESC-06-008 - Formato Inspecciones Ambientales Recursos
FR-ESC-06-009 - Protocolo para buenas prácticas ambientales e industriales , para Proveedores y Contratistas
FR-ESC-06-010 - Informe de Observadores de Simulacro de Emergencia
FR-ESC-06-011 - Guion Simulacro
FR-ESC-06-012 - Evaluación Simulacro
FR-ESC-06-013 - Inspección Ambiental Obra Civil
FR-ESC-06-014 - Consumo de Agua Lectura Micromedidores
FR-ESC-06-015 - Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales
FR-ESC-06-016 – Inspecciones Ambientales Residuos.
FR-ESC-06-017 – Inspección Centro de Acopio.
FR-ESC-06-018 - Inventario de Sustancias Químicas
FR-ESC-06-020 – Inspección Proveedor Papel .
FR-ESC-08-001 - Hoja de Vida Brigadista
LEGALES REGLAMENTARIOS
Ley 489 de 1998. Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública Norma ISO 9001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5, 5.1, 5.1.1, 5.1.2, 5.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7, 7.1, 7.1.1, 7.1.5, 7.1.5.1, 7.1.6, 7.3, 7.4, 7.5,
Ley 1266 de 2008. Regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9, 9.1, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 10, 10.1, 10.2, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Ley 1474 de 2011 Actos de Corrupción Norma GP 1000:2009, numerales: 4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5,5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 6, 6.1, 8, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5,
Ley 734 de 2012 Código único disciplinario 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Ley 1581 de 2012. Protección de datos personales Norma ISO 14001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 5, 5.1, 5.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 7, 7.1, 7.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8, 8.1, 8.2, 9, 9.1,
Ley 9 de 1979, por la cual se dictan medidas sanitarias, Titulo III Establece las normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en 9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10, 10.1, 10.2, 10.3
sus ocupaciones Norma ISO 27001:2013, Sistema de Seguridad de la Información, numerales:
Decreto 3341 de 2009 Programas para los sectores menos favorecidos del país . 4.3,4.4,5,5.1,5.2,5.3,6,6.1,6.1.1,6.1.2,6.1.3,6.2,7,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5,7.5.1,7.5.2,7.5.3,8,8.1,8.2,8.3,9,9.1,9.2,9.3,10,10.1,10.2
Decreto 2555 de 2010 Normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores Norma ISO 19011. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión
Decreto 1242 de 2013 Administración y gestión de los fondos de inversión colectiva Declaración de Aplicabilidad.
Decreto1443 de 2014 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Decreto Único 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Decreto 943 de 2014 - MECI
Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente. Circular interna 006 de 2003 Uso de los sistemas informáticos.
Decreto 1443 de 2014, Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Circular interna 008 de 2003 Acceso a dependencias Fiduprevisora S.A. en Bogotá
Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Circular Interna 11 de 2005 Disposiciones sobre las circulares internas
Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda , higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo, Art Circular interna 004 de 2005 Actividades dentro de la mesa de dinero.
170-201,. Circular interna 17 de 2005 Políticas de Uso de Equipos de Cómputo
Resolución 1111 de 2017, Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores
y contratantes.
Resolución 011 de 2017 - Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Resolución 014 de 2017 - 'Por lo cual se deroga la Resolución No. 008 de 2015, y se establece la conformación y el funcionamiento del Vigia o Comité
paritario de la Seguridad y Salud en el trabajo de Fiduprevisora S.A., para la vigencia año 2017-2019
Circular Externa 100 de 1995 Capítulo XXIII, a través de la cual todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, deben adoptar un
Sistema de Administración de Riesgo Operativo - SARO.
Circular Externa 041 de 2007 Proceso para administrar la continuidad del negocio.
Circular Externa 052 de 2007 Gestión del Riesgo Operativo.
Circular Externa 022 de 2010 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información
Circular externa 042 de 2012 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información
Circular Externa 014 2009 y 038/2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia
Requisitos legales Ambientales (Ver: FR–ESC–06–001)
Nota: Demás normatividad descrita en los procedimientos y matrices legales del SIG
6. GESTIÓN AMBIENTAL QUE DEBE CUMPLIR EL PROCESO 7. GESTIÓN EN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE SEGUIR EL PROCESO
ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales . ML-ESC-05-001 Manual de Políticas de Seguridad de la Información.
ML-ESC-06-003 -Manual de Gestión Integral de Residuos ML-GTE-02-001 Manual de Políticas para Gestión Tecnológica .
IN-ESC-06-001 - Manejo seguro de sustancias químicas
IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales .
FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad Y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros Requisitos
FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación de Aspectos, Valoración Y Control de Impactos Ambientales .
Programa Uso Adecuado y Eficiente de los Recursos
Programa Gestión Adecuada de Residuos
8. RIESGOS
ROP-SIG-01 Desactualización u obsolecencia de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

ROP-SIG-02 Inconsistencias entre los planes de acción y los hallazgos establecidos para mejoramiento de los procesos
ROP-SIG-03 Incumplimiento a la normatividad y requisitos legales internos y externos del Sistema Integrado de Gestión
ROP-SIG-04 Interrupción de la operación
ROP-SIG-05 Inoportunidad en la identificación de los aspectos ambientales y requisitos legales asociados
ROP-SIG-06 Perdida de las certificaciones de los sistemas de gestión de la entidad
Riesgos Ambientales incluidos en la FR-ESC-06-015 - Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales.

Riesgos de Seguridad de la Información incluidos en la FR-ESC-05-047 - Matriz de Riesgos y Oportunidades SGSI.
Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo incluidos en la Matriz de Requisitos de SGSST
Nota: Los riesgos institucionales, de fraude, y corrupción, deben ser consultados directamente en el aplicativo de Administración de Riesgo
9. INDICADORES
EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
Indice optimización de procesos Nivel de Planes de acción vencidos del SIG Nivel de Madurez del SIG.
Atención de Requerimientos del SGC Desempeño del SIG. Nivel de Entendimiento del Sistema Integrado de Gestión
Ejecución de Pruebas de Continuidad Aprovechamiento de residuos No peligrosos Nivel de Entendimiento de la Ejecución del Plan de Continuidad del Negocio
Resolución de Incidentes de Seguridad Consumo racional de energía Cultura en la Seguridad de la Información
Consumo racional de agua
Consumo racional de papel
135
Anexo K. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V9
CR-ESC-08
FECHA: VERSIÓN No. 9
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
MACROPROCESO EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÓN
PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
OBJETIVO Planificar, documentar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001:2015, NTC GP 1000:2009, ISO 14001:2015; ISO 27001:2013) de la fiduciaria, garantizando la mejora continua de los procesos.
INICIA Con la decisión de la Alta Dirección de implementar un SIG

ALCANCE ¿Qué HACE? Establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el SIG
TERMINA Mejoramiento del SIG
RESPONSABLE GERENTE NACIONAL DE PLANEACIÓN: SGC y SGA (Director Sistemas de Gestión) - SGSI (Oficial de Seguridad de la Información) - SGST (Gerente Administrativo)

ENTRADAS SALIDAS

Manual de Políticas de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Manual de Políticas de Seguridad de la Información
PLANEAR
(SGSI)
Direccionamiento estratégico Definir las directrices de planeación, implementación,verificación y mejoramiento continuo del SIG
Presupuesto Establecer los objetivos, metas, programas y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la
Políticas del Sistema Integrado de Gestión (I) política del sistema integrado de gestión (SIG)
Partes interesadas Recursos Físicos y Tecnológicos de la Entidad. (I) Definir lineamientos para la documentación y administración de registros del Sistema Integrado de Gestión .
Planes de Mejoramiento (NC/AP/AC/SNC/AM) Todos los procesos.
Plan Nacional de Desarrollo Definir el enfoque para la valoración, identificación, análisis y evaluación de los riesgos operacionales , de
Alta Dirección Programa de capacitación (I)
Plan de Desarrollo Administrativo seguridad, ambientales, ocupacionales y sus opciones de tratamiento.
Proceso de Planeación Mapa de Riesgos. Partes interesadas
Plan Sectorial (Sector Hacienda) Identificación y Valoración de los Aspectos e Impactos Ambientales (SGA)
Proceso Sistema Integrado de Gestión Matriz de identificación Aspectos e Impactos
Legislación Identificar los requisitos legales y otros aplicables a la organización (SGA)(SGSI) (SGSST)
Ambientales
Comunicaciones (I) (E) Evaluación de riesgos (SIG).
Programas ambientales
Definir Plan de Emergencias de la Fiduciaria (SGA) (SGSST)
Matriz de Requisitos Legales
Formular el Plan de Continuidad del negocio (SGSI)
Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales
Plan de emergencias
Plan de Continuidad del negocio
Mapa de procesos (I)
Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo (I)

Manual de Políticas de Seguridad de la
Información (SGSI)
Documentos del SIG (I) HACER
Registros del SIG (I) Documentar, implementar y mantener el SIG.
Programa y plan de auditoría (I) Comunicar funciones y responsabilidades frente al SIG. (Si son las responsabilidades de los manuales de Documentos del SIG (I)
Planes de Mejoramiento (NC/AP/AC/SNC/AM) funciones no corresponde al proceso) Registros del SIG (I)
Programas ambientales Administrar la documentación del SIG. Planes de Mejoramiento (NC/HA/AP/AC/SNC/AM)
Todos los procesos. Programa de capacitación (I) Ejecutar programas de formación y toma de conciencia (SIG) Mapa de Riesgos
Todos los procesos.
Mapa de Riesgos Administrar los registros del SIG. Matriz de Servicio/Producto No Conforme
Matriz de identificación Aspectos e Impactos Implementar los controles operacionales necesarios (SGA). Matriz de requisitos legales ambientales
Partes interesadas Partes interesadas
Ambientales Ejecutar los programas ambientales (SGA). Informe de Auditorías
Matriz de Requisitos Legales Ejecutar pruebas y/o simulacros al PCN (SGSI). Informe Ejecución de Pruebas del plan continuidad del
Plan de emergencias Gestionar los incidentes de seguridad de la información (SGSI). negocio
Plan de Continuidad del negocio Identificar y definir los controles (Operativos y Tecnológicos) que permitan minimizar los riesgos de seguridad Informe de Análisis de Vulnerabilidades
Usuarios lógicos de los sistemas de Información. de la información.
(I) Gestionar el ánalisis de Vulnerabilidades Tecnológicas .
Roles de acceso a los sistemas de información (I)
Incidentes de seguridad de la información (I)
Activos de Información (I)
Vulnerabilidades Tecnológicas

ENTRADAS SALIDAS
VERIFICAR
Realizar inspecciones (SGA) (SGSST)
Revisión del SIG por la Alta Gerencia.
Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales (SGA) (SGSST)
Planes de Mejoramiento (NC/HA/AP/AC/SNC/AM)
Evaluar la eficacia de los programas ambientales
Mapa de Riesgos
Evaluar aspectos e impactos ambientales. Informes
Matriz de Servicio/Producto No Conforme
Todos los procesos Tratamiento de riesgos. Acta revisión del SIG
Matriz de requisitos legales ambientales Todos los procesos.
Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento. Mapa de Riesgos
Informe de Auditorías
Análisis tendencia de indicadores. Certificaciones
Partes interesadas Comunicaciones (I) (E) Partes interesadas
Verificar los resultados de simulacros y situaciones reales de emergencia (SGA) (SGA) (SGSST). Informes de Auditoria
Planes de Mejoramiento Continuidad del
Evaluar resultados de pruebas y simulacros al PCN (SGSI). Indicadores
negocio (I)
Seguimiento a los planes de Continuidad del Negocio.
Planes de Remediación de Vunerabilidades
Seguimiento a los planes de Remediación de vulnerabilidades Tecnológicas
Tecnológicas (I)
Ejecución Plan de Auditoria (SIG)
Realizar simulacros, para probar los planes de emergencia (SGA) (SGSST).
Ejecutar pruebas y simulacros al PCN (SGSI).
ACTUAR
Informes de Auditoría (I)(E)
Todos los procesos. Establecer planes de mejoramiento.
Acta revisión SIG Todos los procesos
Monitorear, valorar y mejorar la eficacia y eficiencia de los controles.
Mapa de Riesgos Planes de mejoramiento
Tomar acciones ante emergencias, simulacros, resultados de programas, incumplimiento de requisitos legales,
Partes interesadas Certificaciones Partes interesadas
resultado de inspecciones (SGA) (SGA) (SGSST)
Indicadores
Definir acciones de mejora para el fortalecimiento del SGSI.
3. RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA
Herramientas Office
Dirección SIG
Canales de Comunicación
Líder SGC
Sistema de Gestión Documental
Líder SGA
Help Desk
Líder SGSI
Isolución
Líderes de proceso / área
Global Suite
Todos los funcionarios
Oncesolutions
136
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS REGISTROS
ML-ESC-05-001 - Manual de Políticas de Seguridad de la Información FR-ESC-03-002 - Plan de Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión
ML-ESC-05-002 - Manual del Plan de Continuidad del Negocio FR-ESC-03-003 - Lista de Verificación Auditorías Internas
ML-ESC-05-003 - Manual de Políticas de Análisis de Impacto al Negocio BIA FR-ESC-03-004 - Informe de Auditoría de Sistemas de Gestión
ML-ESC-05-008 - Política de Disposición de la Información FR-ESC-03-005 - Competencias Auditores Internos
ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales FR-ESC-03-006 - Evaluación del Proceso de Auditoría Interna y Auditores
ML-ESC-06-003 - Gestión Integral de Residuos FR-ESC-03-007 - Hallazgos Auditorías Internas
ML-ESC-06-004 - Plan de Emergencias Fiduprevisora S.A FR-ESC-03-010 - Acta Seguimiento Proyectos
ML-ESC-06-008 - Manual de Riesgos y Oportunidades Ambientales. FR-ESC-03-011 - Asesoría y Acompañamiento al SGC
MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos FR-ESC-03-012 - Seguimiento de Proyectos
MP-ESC-03-003 - Auditoría Interna Sistema Integrado de Gestión FR-ESC-03-013 - Notificación de Documentos
MP-ESC-03-005 - Producto/Servicio no Conforme FR-ESC-03-015 - Seguimiento Planes de Acción
MP-ESC-03-010 - Control de Documentos Externos FR-ESC-03-016 - Programa de Auditorias del Sistema Integrado de Gestión
MP-ESC-03-011 - Planes de Mejoramiento FR-ESC-03-017 - Caracterización de Procesos
MP-ESC-03-012 - Verificación de Cumplimiento de Obligaciones de Terceros MP-ESC- FR-ESC-03-018 - Acta
03-013 - Atención de Requerimientos Documentales con destinos a Entes de Control FR-ESC-03-020 - Plan de Pruebas para Validar Cierre de Hallazgos
MP-ESC-05-002 - Administración de Riesgos e Inventario de Activos de la Información FR-ESC-03-021 - Solicitud Modificación Planes de Mejoramiento FOMAG
MP-ESC-05-003 - Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información FR-ESC-03-022 - Tablero de Control PLanes de Mejoramiento
MP-ESC-05-005 - Custodia Temporal de Documentos Especiales. FR-ESC-03-023 - Control de la Documentación Solicitada por Help Desk y Salida de un Documento del Archivo Físico
MP-ESC-05-008 - Control de Acceso Físico FR-ESC-05-001 - Trámite Firma de Documentos por Parte del Representante Legal
MP-ESC-05-010 - Gestión Vulnerabilidades Técnicas FR-ESC-05-002 - Custodia de Documentos
MP-ESC-05-011 - Gestión de Logs FR-ESC-05-004 - Registro Lista de Contactos para el Manejo de Incidentes
MP-ESC-05-013 - Copia de Respaldo FR-ESC-05-005 - Inventario de Activos
MP-ESC-05-015 - Restauración de Servicios de Infraestructura FR-ESC-05-008 -Formato Pruebas de Vulnerabilidad
MP-ESC-05-016 - Reanudación de Servicios de Infraestructura FR-ESC-05-011 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Contratistas
MP-ESC-05-017 - Recuperación de Servicios de Infraestructura FR-ESC-05-012 - Acuerdo de Confidencialidad para Funcionarios de Fiduprevisora S.A
MP-ESC-05-018 - Respuesta a Desastres y Manejo de Crisis FR-ESC-05-014 - Árbol de Llamadas Plan de Continuidad
MP-ESC-05-019 - Control Grabación de Videos FR-ESC-05-015 - Contactos de Emergencia
MP-ESC-05-020 - Atención de Consultas Tratamiento Datos Personales FR-ESC-05-016 - Control de Grupo de Cintas
MP-ESC-05-021 - Atención de Reclamos Tratamiento Datos Personales FR-ESC-05-019 - Cadena de Custodia de la Evidencia
MP-ESC-05-022 - Eliminación de la Información relacionada con Datos Personales FR-ESC-05-020 - Control Acceso a Áreas Seguras
MP-ESC-06-001 - Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales FR-ESC-05-021 - Prueba Técnica Plataforma
MP-ESC-06-002 - Identificación y Evaluación de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros FR-ESC-05-022 - Continuidad de Negocio
FR-ESC-05-023 - Monitoreo Cámaras de Video
FR-ESC-05-024 - Declaración De Aplicabilidad (FR)
IN-ESC-03-002 - Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG FR-ESC-05-026 - Control y Registro Acceso de Visitantes
IN-ESC-03-003 - Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos FR-ESC-05-027 - Seguimiento de LOGS
IN-ESC-03-004 - Metodología Para el Estudio y Optimización de Procesos FR-ESC-05-030 - Inspección a la Cultura de Seguridad de la Información.
IN-ESC-03-006 - Administración y Atención de Requerimientos en la Herramienta Help Desk Calidad FR-ESC-05-032 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (CRI y/o CAU).
IN-ESC-03-007 - Reporte de Requerimientos Help Desk Calidad FR-ESC-05-033 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Buzón de Sugerencias).
IN-ESC-03-010 - Cargue de Documentos en el Aplicativo Isolucion FR-ESC-05-034 - Autorización de Tratamiento de Datos Personales (Aviso Página Web PQR).
IN-ESC-05-002 - Clasificación de la Información. FR-ESC-05-035 - Autorización de tratamiento "FOMAG MÓVIL"
IN-ESC-05-003 - Plan alterno de Operaciones- Contabilidad FR-ESC-05-036 - Acta de Destrucción.
IN-ESC-05-004 - Plan Alterno de Operaciones - PAGOS FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y otros
IN-ESC-05-005 - Plan alterno de operaciones-Soporte Jurídico-Contratación derivada FR-ESC-06-002 - Matriz de Criterios Ambientales para la Adquisición de Bienes y Servicios
IN-ESC-05-006 - Plan alterno de Operaciones- Inversiones FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
IN-ESC-05-007 - Encriptar Archivo en 7-ZIP FR-ESC-06-004 - Administración de Cambios
IN-ESC-05-010 - Relacionamiento con Terceros Protección de Datos Personales FR-ESC-06-005 - Registro y Control de Pesaje
IN-ESC-05-011 - Supervisión de Terceros Encargados del Tratamiento FR-ESC-06-006 - Formato de Generación y Eliminación de Residuos Sólidos Peligrosos
IN-ESC-06-001 – Manejo Seguro de Sustancias Químicas. FR-ESC-06-007 - Formato Inspección de Vehículos para el Transporte de Mercancías Peligrosas
IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales. FR-ESC-06-008 - Formato Inspecciones Ambientales Recursos
FR-ESC-06-009 - Protocolo para buenas prácticas ambientales e industriales, para Proveedores y Contratistas
FR-ESC-06-010 - Informe de Observadores de Simulacro de Emergencia
FR-ESC-06-011 - Guion Simulacro
FR-ESC-06-012 - Evaluación Simulacro
FR-ESC-06-013 - Inspección Ambiental Obra Civil
FR-ESC-06-014 - Consumo de Agua Lectura Micromedidores
FR-ESC-06-016 – Inspecciones Ambientales Residuos.
FR-ESC-06-017 – Inspección Centro de Acopio.
FR-ESC-06-018 - Inventario de Sustancias Químicas
FR-ESC-06-020 – Inspección Proveedor Papel.
FR-ESC-08-001 - Hoja de Vida Brigadista
LEGALES REGLAMENTARIOS
Ley 489 de 1998. Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública Norma ISO 9001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5, 5.1, 5.1.1, 5.1.2, 5.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7, 7.1, 7.1.1, 7.1.5, 7.1.5.1, 7.1.6, 7.3, 7.4, 7.5,
Ley 1266 de 2008. Regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9, 9.1, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 10, 10.1, 10.2, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Ley 1474 de 2011 Actos de Corrupción Norma GP 1000:2009, numerales: 4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5,5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 6, 6.1, 8, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5,
Ley 734 de 2012 Código único disciplinario 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Ley 1581 de 2012. Protección de datos personales Norma ISO 14001:2015, numerales: 4.3, 4.4, 5, 5.1, 5.2, 5.3, 6, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 7, 7.1, 7.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8, 8.1, 8.2, 9, 9.1,
Ley 9 de 1979, por la cual se dictan medidas sanitarias, Titulo III Establece las normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en 9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10, 10.1, 10.2, 10.3
sus ocupaciones Norma ISO 27001:2013, Sistema de Seguridad de la Información, numerales:
Decreto 3341 de 2009 Programas para los sectores menos favorecidos del país. 4.3,4.4,5,5.1,5.2,5.3,6,6.1,6.1.1,6.1.2,6.1.3,6.2,7,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5,7.5.1,7.5.2,7.5.3,8,8.1,8.2,8.3,9,9.1,9.2,9.3,10,10.1,10.2
Decreto 2555 de 2010 Normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores Norma ISO 19011. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión
Decreto 1242 de 2013 Administración y gestión de los fondos de inversión colectiva Declaración de Aplicabilidad.
Decreto1443 de 2014 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Decreto Único 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Decreto 943 de 2014 - MECI
Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente. Circular interna 006 de 2003 Uso de los sistemas informáticos.
Decreto 1443 de 2014, Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Circular interna 008 de 2003 Acceso a dependencias Fiduprevisora S.A. en Bogotá
Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Circular Interna 11 de 2005 Disposiciones sobre las circulares internas
Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo, Art Circular interna 004 de 2005 Actividades dentro de la mesa de dinero.
170-201,. Circular interna 17 de 2005 Políticas de Uso de Equipos de Cómputo
Resolución 1111 de 2017, Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores
y contratantes.
Resolución 011 de 2017 - Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Resolución 014 de 2017 - 'Por lo cual se deroga la Resolución No. 008 de 2015, y se establece la conformación y el funcionamiento del Vigia o Comité
paritario de la Seguridad y Salud en el trabajo de Fiduprevisora S.A., para la vigencia año 2017-2019
Circular Externa 100 de 1995 Capítulo XXIII, a través de la cual todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, deben adoptar un
Sistema de Administración de Riesgo Operativo - SARO.
Circular Externa 041 de 2007 Proceso para administrar la continuidad del negocio.
Circular Externa 052 de 2007 Gestión del Riesgo Operativo.
Circular Externa 022 de 2010 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información
Circular externa 042 de 2012 Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información
Circular Externa 014 2009 y 038/2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia
Requisitos legales Ambientales (Ver: FR–ESC–06–001)
Nota: Demás normatividad descrita en los procedimientos y matrices legales del SIG
6. GESTIÓN AMBIENTAL QUE DEBE CUMPLIR EL PROCESO 7. GESTIÓN EN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE SEGUIR EL PROCESO
ML-ESC-06-001 - Manual de Políticas Ambientales. ML-ESC-05-001 Manual de Políticas de Seguridad de la Información.
ML-ESC-06-003 -Manual de Gestión Integral de Residuos ML-GTE-02-001 Manual de Políticas para Gestión Tecnológica.
IN-ESC-06-001 - Manejo seguro de sustancias químicas
IN-ESC-06-002 – Cálculo y Análisis de Indicadores Ambientales.
FR-ESC-06-001 - Matriz de Requisitos Legales en Seguridad Y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Otros Requisitos
FR-ESC-06-003 - Matriz Identificación de Aspectos, Valoración Y Control de Impactos Ambientales.
Programa Uso Adecuado y Eficiente de los Recursos
Programa Gestión Adecuada de Residuos
8. RIESGOS
ROP-SIG-01 Desactualización u obsolecencia de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

ROP-SIG-02 Inconsistencias entre los planes de acción y los hallazgos establecidos para mejoramiento de los procesos
ROP-SIG-03 Incumplimiento a la normatividad y requisitos legales internos y externos del Sistema Integrado de Gestión
ROP-SIG-04 Interrupción de la operación
ROP-SIG-05 Inoportunidad en la identificación de los aspectos ambientales y requisitos legales asociados
ROP-SIG-06 Perdida de las certificaciones de los sistemas de gestión de la entidad
Riesgos Ambientales incluidos en la FR-ESC-06-015 - Matriz de Riesgos y Oportunidades Ambientales.

Riesgos de Seguridad de la Información incluidos en la FR-ESC-05-047 - Matriz de Riesgos y Oportunidades SGSI.
Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo incluidos en la Matriz de Requisitos de SGSST
Nota: Los riesgos institucionales, de fraude, y corrupción, deben ser consultados directamente en el aplicativo de Administración de Riesgo
9. INDICADORES
EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
Indice optimización de procesos Nivel de Planes de acción vencidos del SIG Nivel de Madurez del SIG.
Atención de Requerimientos del SGC Desempeño del SIG. Nivel de Entendimiento del Sistema Integrado de Gestión
Ejecución de Pruebas de Continuidad Aprovechamiento de residuos No peligrosos Nivel de Entendimiento de la Ejecución del Plan de Continuidad del Negocio
Resolución de Incidentes de Seguridad Consumo racional de energía Cultura en la Seguridad de la Información
Consumo racional de agua
Consumo racional de papel
137
Anexo L. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos V6
0. LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

0 11/May/2010 Crear un documento anexo al procedimiento para
definir y estandarizar la clasificación y codificación de
los procesos y documentos del SGC.
Normalizar el anexo como instructivo del
1 25/Abr/2011 procedimiento MP-ESC-03-001 Control de
Documentos.
Modificar la clasificación de documentos y la
2 01/Jun/2013
codificación asignada por cambios en el SIG.
Corregir código del instructivo y ejemplo codificación
3 06/Jun/2013
manual operativo.
Actualización de la clasificación de los procesos debido
4 06/May/2014
a la reingeniería del Mapa de procesos.
Se incluye la abreviación de dependencias, áreas y
5 28/Abr/2016
grupos de trabajo.
Se realiza la actualización 6.1Clasificación de
Procesos, 6.2 Clasificación de documentos del SIG, 6.3
6
Codificación de documentos del SIG y se actualizaron
las abrebiaturas
1. OBJETO
Definir la clasificación de los procesos y documentos del Sistema Integrado de Gestión, la

estandarización en la codificación de los mismos y la abreviatura de las dependencias, áreas y/o
grupo de trabajo.
2. ALCANCE
Este instructivo es de aplicación para todos los requerimientos de la organización.
3. GLOSARIO
8. Abreviatura: Es una convención ortográfica que acorta la escritura de cierto término o

expresión, y consiste en la representación escrita de una palabra o grupo de palabras con solo una
o varias de sus letras.
Área (Departamento): Son áreas de segundo nivel que hacen parte de las Dependencias de la
entidad, se crean con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y
eficiencia los objetivos, políticas y programas de Fiduprevisora. Los cuales deben tener asociado
138
un centro costo. (Por ejemplo. Gerencia Operaciones, Dirección de Fondos de Inversión Colectivas,
Dirección de Infraestructura, etc.).
Nota: A excepción de la Dirección de Planeación que no tiene centro de costos.
Dependencia (Unidad de Negocio): Hace referencia a las dependencias que tiene establecidas la
entidad (Primer nivel), dentro de su estructura organizacional aprobadas mediante Decreto
emitido por el Ministerio de Hacienda, dentro de las Dependencias se crean las Áreas. Para
Fiduprevisora las Dependencias están conformadas por la Presidencia, Vicepresidencias, y
Gerencias (Administrativa y Planeación).
Documento: Todo manual, procedimientos, funciones, formato, cintas de video, afiches y demás
documentos que la fiduciaria requiera para el desarrollo de sus procesos y que según el estudio
realizado por la misma, se haya visto la necesidad de elaborar, modificar o anular.
Grupo de trabajo: Corresponden a grupos internos de trabajo que son creados transitoria o
permanentemente, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y
eficiencia los objetivos, políticas y programas de la fiduciaria.
Macroprocesos: Se componen de una secuencia de procesos orientados a generar un valor

agregado, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos organizacionales.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. NTC-GP1000.
Procesos: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NTC-GP1000.
Tipos de proceso: Son los niveles de procesos con los que cuenta cada entidad.
4. RESPONSABLE
Director de Sistemas de Gestión
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
MC-ESC-01 – Manual Sistema Integrado de Gestión

MP-ESC-03-001 - Control de Documentos Internos
IN-ESC-03-002 - Documentación de Procedimientos y Otros Documentos del SIG
139
6. DESARROLLO
6.1 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS
Los procesos del SIG de Fiduprevisora S.A., descritos en la cadena de valor (Mapa de Procesos) se
clasifican por tipos de procesos (4), macroprocesos (11) y procesos (28), tal como se describe a
continuación:
NIVELES DE
MACROPROCESO CÓDIGO PROCESO CONSECUTIVO
PROCESOS
1 Planeación Estratégica 01
1 PLANEACIÓN PLA 2 Planeación de Presupuesto 02
3 Planeación Comercial 03
1 ESTRATEGICOS
4 Riesgo de Inversión 01
2 GESTIÓN DE RIESGOS GRI 5 SARO 02
6 SARLAFT 03
ESTRUCTURACIÓN Y
Estructuración de Negocios y
3 CONSECUCIÓN DE ESN 7
Vinculación de Clientes 02
NEGOCIOS
8 Planeación y Gestión Operativa 01
9 Ingresos 02
10 Pagos 03
11 Inversiones 04
2 MISIONALES 12 Contratación Derivada 05
GESTIÓN DE 13 Afiliaciones 06
4 GNE
NEGOCIOS Administración de Servicios de
14 07
Salud
15 Prestaciones Económicas 08
16 Liquidación de Entidades 09
Administración de Otros
17 11
Activos y Pasivos
GESTIÓN 18
5 GTE Administración Tecnológica 02
TECNOLÓGICA
Servicio al Cliente y
6 GESTIÓN AL CLIENTE GCL 19 01
comunicaciones
7 GESTIÓN JURIDICA GJU 20 Soporte Jurídico 01
21 Adquisición y Administración
GESTIÓN 01
8 GAD de Bienes y Servicios
3 SOPORTE ADMINISTRATIVA
22 Administración Documental 04
GESTIÓN TALENTO Administración y Desarrollo del 03

9 GTH 23
HUMANO Talento Humano
24 Contabilidad e impuestos 01
GESTIÓN CONTABLE Y
10 GCP Ejecución y Control
PRESUPUESTAL 25 02
Presupuestal
EVALUACION, 26 Evaluación Independiente 01
4 EVALUACION 11 SEGUIMIENTO Y ESC
CONTROL 27 Control Disciplinario 07
140
NIVELES DE
MACROPROCESO CÓDIGO PROCESO CONSECUTIVO
PROCESOS
Sistema Integrado de Gestión
SIG:
SGC: 03
28
SGSI: 05
SGA: 06
SG-SST: 08
6.2 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG
Los documentos del SIG de Fiduprevisora S.A. se clasifican e identifican como se describe a
continuación:
Nº TIPO DE DOCUMENTO CODIGO PLANTILLA ISOLUCION
1 MAPA DE PROCESOS MA Mapa de Procesos externo
2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CR Caracterización de Procesos

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
3 MC Manual de Calidad
DE GESTIÓN
4 MANUAL OPERATIVO MO Manual Operativo
5 MANUAL DE POLÍTICAS ML Manual de Políticas
6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP Manual de Procedimientos
7 INSTRUCTIVOS IN Instructivos
8 FORMATOS FR Formatos
9 ORGANIGRAMAS OR Organigramas
MANUAL DE FUNCIONES Y Manual de Funciones y Competencias
10 MF
COMPETENCIAS LABORALES Laborales
11 RESOLUCIONES RE Normatividad Interna
12 CIRCULARES CI Normatividad Interna
13 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Tabla de Retención Documental
6.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG
La codificación definida se asigna de acuerdo al tipo de documento. Los documentos son publicados
en Isolución mediante la plantilla definida en el aplicativo.
Normatividad Interna
141
DOCUMENTO CODIGO AÑO EXPEDICIÓN CONSECUTIVO EJEMPLO
CI-2012-001
Circular Interna CI Asignado Asignado Circular Interna No. 1 de
2012
RE-2012-030
Resolución RE Asignado Asignado
Resolución Nº 030 de 2012
Organigrama – TRD
DOCUMENTO CODIGO CODIGODEPENDENCIA EJEMPLO
OR-101050101
Organigrama OR Asignado Organigrama Vicepresidencia
Jurídica
Tabla de TRD-102020201
Retención TRD Asignado Tabla de Retención Documental de
Documental la Oficina de Barranquilla
Manual Sistema Integrado de Gestión – Mapa de Procesos
MC-ESC-01
Manual del Sistema
MC ESC 01 Manual Sistema Integrado de
Integrado de Gestión
Gestión
CR-GRI-01
Consecutivo del
Caracterización CR Asignar Caracterización del proceso
proceso
Riesgo de Inversión
Manual de Funciones y Competencias Laborales
DOCUMENTO CODIGO DEPENDENCIA CODIGO CARGO EJEMPLO
MF-101070301-208
Consecutivo sacado
Manual de Funciones y
Manuales de de Isolución y listado
MF Centro de costo Competencias Laborales del
Funciones maestro de Manuales
Cargo Director de Recursos
de Funciones (xxx) Físicos
Manuales - Formatos
142
CODIGO
NUMERICO
DEL
PROCESO
Consecutivo
del documento MP-GNE-06-001
Consecutivo
Abreviatura del sacado de Afiliación y Registro de
Procedimiento MP del proceso
Macroporceso Solución y Novedades de
(xx) Docentes al FOMAG
listado maestro
(xxx)
Consecutivo
del documento ML-GRI-02-002
Consecutivo
Manual de Abreviatura del sacado de Manual del Sistema de
ML del proceso
Políticas Macroporceso Solución y Administración de Riesgo
(xx)
listado maestro Operativo SARO
(xxx)
Consecutivo
del documento MO-ESN-02-005
Consecutivo
Manual Abreviatura del sacado de Prospecto Cartera
MO del proceso
Operativo Macroporceso Solución y Colectiva Abierta Efectivo
(xx)
listado maestro a la Vista
(xxx)
Consecutivo
del documento
Consecutivo IN-PLA-01-001
Abreviatura del sacado de
Instructivo IN del proceso Instructivo Modificación
Macroporceso Solución y
(xx) de Iniciativas Estratégicas
listado maestro
(xxx)
Consecutivo
del documento
Consecutivo FR-GNE-02-002
Abreviatura del sacado de
Formato FR del proceso Control Ingresos a
Macroporceso Solución y
(xx) Fideicomisos
listado maestro
(xxx)
6.4 ABREVIATURA DE ÁREAS Y/O GRUPOS DE TRABAJO CON SUS RESPECTIVAS DEPENDENCIAS
La abreviatura debe contener 3 caracteres o letras, cuando se requiera crear nuevas abreviaturas
o ajustar por cambios de denominación de dependencias, áreas y/o grupos de trabajo, se debe
realizar la siguiente secuencia:
A. Si el nombre de la dependencia o área es de 2 palabras:
 Se asigna la inicial de cada paralabra en mayúscula.
143
 El tercer carácter se fija con la asignación de la segunda letra de la 2da palabra en
mayúscula.
Si la abreviatura resultante ya existe:
 Para fijar el tercer carácter se debe colocar el tercer carácter o letra de la 2da palabra
en mayúscula. Así sucesivamente hasta encontrar una abreviatura correcta.
Ejemplo:
Dependencia : Gerencia Jurídica
 GJ
 GJU
Abreviatura asignada: GJU
B. Si el nombre de la dependencia o área es de 3 palabras o más:
 Se asigna la inicial de las 3 primeras palabras en mayúscula.
 Para fijar el tercer carácter se debe asignar el segundo carácter o letra de la 3ra
palabra en mayúscula. Y así sucesivamnete hasta encontrar una abreviatura correcta.
Ejemplo:
Área: Oficina de Procesos Judiciales
 OPJ
Abreviatura asignada: OPJ
A continuación, se presentan las abreviaturas asignadas:
144
ÁREAS/DEPENDECIA/GRUPO DE TRABAJO ÁREAS/DEPENDECIA/GRUPO DE TRABAJO
ABRV DESCRIPCIÓN ABRV DESCRIPCIÓN
CRI CENTRO DE RECURSOS DE INFORMACIÓN GNP GERENCIA NACIONAL DE PLANEACIÓN
DAE DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL GOP GERENCIA OPERATIVA
DAR DIRECCIÓN DE AFILIACIONES Y RECAUDOS GOE GERENCIA DE OPERACIONES
DBD DIRECCIÓN DE BASES DE DATOS GPO GERENCIA DE PORTAFOLIOS
DCF DIRECCIÓN COMERCIAL DE FIDUCIA PÚBLICA GRI GERENCIA DE RIESGOS
DFI DIRECCIÓN FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA GSS GERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD
DIN DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA GTI GERENCIA DE TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN
DLI DIRECCIÓN DE LIQUIDACIONES OBE OFICINA BANCA ELECTRÓNICA
DMS DIRECCIÓN DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE DSI DIRECCIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN
DNE DIRECCIÓN DE NEGOCIOS ESPECIALES OCF OFICINA DE CONTABILIDAD FIDEICOMISOS
DNR DIRECCIÓN NEGOCIOS Y REMANENTES OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO
DPE DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONOMICAS OCM OFICINA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
DPL DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN OCN OFICINA CONTRATO NEGOCIOS ESPECIALES
DRF DIRECCIÓN DE RECURSOS FISICOS OCO OFICINA DE CONTRATOS
DRH DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS OCU OFICINA DE CUMPLIMIENTO
DSO DIRECCIÓN DE SOFTWARE OEE OFICINA DE ESTUDIOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS
DTE DIRECCIÓN DE TESORERÍA OIA OFICINA DE INGRESOS Y ADMINISTRACIÓN BANCARIA
GAD GERENCIA ADMINISTRATIVA OPA OFICINA DE PAGOS
GCO GERENCIA COMERCIAL DE ESTRUCTURACIÓN OPJ OFICINA DE PROCESOS JUDICIALES
GCO GERENCIA DE CONTABILIDAD OPP OFICINA DE PASIVOS PENSIONALES Y FONDOS DE INVERSIÓN
GFI GERENCIA FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA VAF VICEPRESIDENCIA ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA
GJU GERENCIA JURÍDICA VCM VICEPRESIDENCIA COMERCIAL Y DE MERCADEO
GLR GERENCIA DE LIQUIDACIONES Y REMANENTES VFI VICEPRESIDENCIA FINANCIERA
GME GERENCIA DE MERCADOS VFP VICEPRESIDENCIA FONDOS DE PRESTACIONES
GNE GERENCIA DE NEGOCIOS VJU VICEPRESIDENCIA JURÍDICA – SECRETARÍA GENERAL
6.5 ABREVIATURA OFICINAS REGIONALES
La abreviatura debe contener 3 caracteres o letras, cuando se requiera crear nuevas abreviaturas o
ajustar por cambios de denominación de las oficinas regionales, se debe realizar la siguiente
secuencia:
A. El primer carácter o letra asignada debe ser la R

B. El segundo y tercer carácter seran las dos primeras letras de la ciudad donde se
encuentra la sede
Ejemplo:
Área: Oficina de Barranquilla
145
 RBA
Abreviatura asignada: RBA
Área: Oficina de Cartagena
 RCA
Abreviatura asignada: RCA
C. Para fijar el tercer carácter se debe colocar el tercer carácter o letra de la 2da palabra
en mayúscula. Así sucesivamente hasta encontrar una abreviatura correcta.
Ejemplo:
Área: Oficina de Cali
 RCL
Abreviatura asignada: RCL
146
Anexo M. Manual de Funciones Técnico 1
0. LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

Creación del cargo con el fin de contar con recurso de apoyo para las
0
actividades que demanda el Sistema de Gestión de Calidad.
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: TÉCNICO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1

CÓDIGO POSICIÓN: N/A
GRADO: Técnico 1
DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Planeación
ÁREA: Dirección Sistemas de Gestión
GRUPO DE TRABAJO: No
CARGO JEFE INMEDIATO: Director Sistemas de Gestión
CARGOS BAJO SU DEPENDENCIA: No
II. OBJETIVO DEL CARGO:
Soportar, ejecutar y reportar las actividades establecidas para lograr el mantenimiento y

mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduciaria, brindando apoyo a todas las áreas
de la compañía en la optimización de los procesos para alcanzar los niveles de eficiencia, eficacia y
efectividad esperados en la consecución de los objetivos institucionales.
III. FUNCIONES
1. Realizar la revisión y documentación del SIG que requieren ser modificados de acuerdo a
cambios normativos, tecnológicos y de mejoramiento según procesos asignados.
2. Realizar seguimiento y evaluar los planes de mejoramiento de los procesos asignados, que
conlleve a la gestión oportuna y efectiva, asegurando que las acciones definidas eliminan
la causa raíz de los hallazgos y garantizan su cierre eficaz.
3. Generar reporte semanal de Planes de Mejoramiento y preparar la información y

presentación para el Comité de Presidencia.
4. Calcular, analizar y reportar mensualmente los indicadores asignados y proponer acciones

según resultados.
147
5. Reportar mensualmente en los tiempos establecidos, los indicadores de gestión del
proceso del SIG a la GNP, realizando la previa validación de la completitud de la
información.
6. Revisar y evaluar por solicitud de la Gerencia Nacional de Planeación, la coherencia del

tipo de indicador propuesto por los líderes de proceso; con relación a la eficacia, eficiencia
y efectividad.
7. Realizar las prórrogas y modificaciones aprobadas a los planes de mejoramiento, en el

aplicativo Isolucion, según procesos asignados.
8. Apoyar la gestión operativa del proceso de auditorías internas y externas del SIG (revisión
registros, tabulación de las evaluaciones del proceso de auditoría y auditores y
agendamiento de reuniones de apertura y cierre).
9. Administrar funcionalmente la herramienta helpdesk de la Dirección Sistemas de Gestión,

para garantizar su mantenimiento y mejoramiento, de acuerdo con las necesidades del
SIG.
10. Apoyar en la elaboración de las presentaciones para los procesos de sensibilización,

capacitación y evaluación del SGC.
11. Soportar y orientar la gestión documental del área, para atender las solicitudes de
documentos al Archivo Central y realizar las transferencias, cumpliendo con el cronograma
establecido.
12. Controlar el uso del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad,
ayudando a este cumpliendo con el cuadro de distribución del archivo físico.
13. Garantizar el uso de herramientas par la manipulación de la documentación que es

archivada.
14. Tramitar las solicitudes de requisición de personal de la Dirección Sistemas de Gestión

cada vez que se requiera.
15. Ejecutar las actividades inherentes al proceso del Sistema Integrado de Gestión: SGC, de
acuerdo con la normatividad vigente y asegurarse que el resultado de su labor cumple con
los criterios de aceptación establecidos en la misma.
16. Participar el desarrollo, implementación, mantenimiento de los sistemas de gestión de la

entidad: SIG (SGC, SGSI, SGA, SG-SST), SCI, SARO, SARLAFT y SAC, correspondiente al
proceso o área que pertenece para garantizar el desarrollo continuo y cumplimiento de las
metas organizacionales.
148
IV. RESPONSABILIDADES
Generales del cargo

 Contribuir en el mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, que
conlleve a la permanencia de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad.
 Apoyar operativamente el proceso de auditorías internas y externas, como herramienta
para la evaluación del SIG
Recursos Físicos y Tecnológicos

 Responder por los activos fijos asignados para el desempeño de sus funciones y
actividades.
 Realizar uso adecuado de las herramientas tecnológicas y activos de información, de
acuerdo a las políticas de seguridad de la información.
Sistemas de
Gestión
 Desarrollar las actividades de los procesos en los que participa, asegurando el

cumplimiento de lo establecido en la documentación del Sistema Integrado de Gestión
(SIG).
 Cumplir las directrices establecidas en el Sistema de Seguridad de la Información (SGSI)
con el fin de preservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.
 Participar activamente en la ejecución de las actividades del plan corporativo integral para
la sostenibilidad del modelo de gestión y acatar las disposiciones establecidas en la política
de protección de datos, en el desarrollo de sus funciones.
V. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
 De acuerdo con la evaluación de desempeño.
Nota: Los criterios de evaluación se encuentran directamente relacionados con la estrategia

corporativa y con los lineamientos de la Gerencia Nacional de Planeación, por consiguiente, podrán
ser modificados y consultados directamente en la herramienta de Gestión del Desempeño,
administrada por la Gerencia Administrativa.
VI. NIVEL DE AUTORIDAD
Autoridad Funcional
No aplica.
149
Autoridad Económica
No aplica.
VII. REQUISITOS DE EDUCACION Y EXPERIENCIA
Educación:
Dos años de educación superior, Técnico o Tecnólogo en Áreas Administrativas, Áreas
Económicas o Áreas Contables.
Formación complementaria:
 Conocimientos intermedios en gestión de procesos.
 Conocimientos básicos en gestión del riesgo.
 Conocimientos intermedios en SIG (SGC, SGSI, SGA).
Licencias y Certificados:
No aplica.
Experiencia:
Un año de experiencia relacionada.
VIII. EQUIVALENCIAS
Área de educación diferente a la requerida por experiencia:

Se podrá realizar equivalencia del área de educación Técnico requerida por otra área diferente
a la establecida, exigiendo seis (6) meses adicionales a la experiencia solicitada en el cargo
Experiencia por educación

Un (1) año de la experiencia requerida podrá ser equivalente a tres (3) seminarios y/o cursos
y/o talleres en temas relacionados.
Nota: Ver detalle de las competencias en el ML-GTH-03-001 - Manual de Políticas de

Administración de Perfiles y Estructura Organizacional.
150

Propuesta de Mejoramiento de La Administración

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Propuesta de Mejoramiento de La Administración

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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

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JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ

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JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ

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