INTRODUCCIÓN

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o

departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente
a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
 INFORME “ADMINISTRACION DOCUMENTAL”

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

• Definición de medios de recepción

• Recibo de documentos oficiales
• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
• Constancia de recibo
• Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
• Asignación consecutiva de envío

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

• Asignación de consecutivo, fecha y hora

• Impresión de rótulo de radicación
• Relación entre los documentos recibidos y enviados
• Registro impreso de planillas de radicación y control
• Elaboración de estadísticas

Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y

será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

• El número de registro
 • La fecha

• El destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente

comunicación
Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatari Asunto

de o
salida

Correspondencia interna

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un

registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y
el organigrama de la empresa, éste puede ser:
Único
• Único
• O existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto
Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.

Correspondencia envida

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene
una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el
visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá

la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente

Recepción de documentos:

Registro de correspondencia Externa recibida

Registro interno de correspondencia recibida
Rotación de folletos y revistas
Control de documentos contables
Control de correspondencia interna enviada
Recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación
Aviso de traspaso de documentos

PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

 EQUIPOS QUE SE REQUIEREN EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EQUIPOS:

 El computador
 La impresora
 El escáner
 El fax
 La fotocopiadora
 El teléfono
 El reloj
 La máquina de escribir

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las
comunicaciones institucionales, recibidas y producidas par la Universidad en
cumplimiento de sus funciones.

Distribución

Recepción

Trámite

Radicación

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Recepción de solicitud o -Confrontación y diligenciamiento
tramite de planilla de control y ruta del
trámite
Respuesta -Determinación de competencia

-Preparación y proyección de respuesta

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
•Asignación de consecutivao, fecha y hora
”Impresión de rétulo de radicación ”Relación
2.Radicación de entre los documentos recibidos y enviados
documentos Registro impreso de planillas de radicación y
control
Elaboración de estadísticas

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios,
Registro de copias, anexos, firmas
documentos Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN
060/2001 Art. 2)
Asignación consecutiva de envíos
 CONCLUSIÓN

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documenta