Pasos de un

Programa de
Gestión
Documental

BRIGITE XIMENA
VELASQUEZ MOYANO
FICHA 2278519
La gestión documental
dentro de una empresa,
exige en sí misma,
regulación, control y
planeación para llevar a
cabo de manera eficaz
todos los procesos
administrativos.

PRIMER PASO
PLANEACIÓN
La planeación está conformada por todas
aquellas actividades administrativas que
permiten la adecuada revisión y valoración de
toda la información documental, teniendo en
cuenta los siguientes elementos:
El contexto legal
El contexto técnico
El contexto funcional de la empresa
De este modo podemos
decir que, la planeación es
la implementación de los
protocolos, normas y
objetivos de gestión, así
como las bases que se han
de tener en cuenta en la
producción, categorización
y almacenamiento de los
documentos, partiendo de
una revisión preliminar del
contexto empresarial.

SEGUNDO PASO
PRODUCCIÓN
En este paso se realiza la evaluación de los
documentos, su creación, ingreso y
categorización, teniendo en cuenta su
relevancia y funcionabilidad en los procesos
en los que incide.
De igual modo, en este paso debe
revisarse en cada documento
todo lo relacionado con:
La creación
Estructura
Soportes
Medios de tratamiento
La ejecución de tecnologías y
de estrategias
Todo con el objetivo de poder
gestionar e intervenir de manera
eficaz en la implementación de
políticas de ahorro de los
recursos.

TERCER PASO
GESTIÓN Y TRÁMITE
En este paso es de vital importancia el análisis
de los documentos de manera integral, por
ende, debemos prestar especial atención a su
incidencia en los procesos internos y externos
de la empresa, así como su funcionabilidad.
Es en este tercer paso donde se
revisan a profundidad todos los
trámites por los que debe pasar
dicho archivo o documento,
dejando muy claro su calidad y
aprovechando la facilidad de
búsqueda y acceso que este debe
tener. Con la implementación de
este paso se busca identificar y
controlar el verdadero propósito
del documento y su intervención
directa en los distintos procesos
administrativos, legales, de
consulta y de gestión empresarial.
 Este cuarto paso abarca todas las
operaciones técnicas de gestión
documental, mediante las cuales,
se hará una revisión a fondo del
archivo o documento,
CUARTO PASO estableciendo los siguientes
ORGANIZACIÓN elementos:
Su categoría
Son todas las operaciones técnicas de gestión Serie documental
documental, en el que por medio de una
Valorización
revisión a fondo del documento se establece
Tiempo de almacenamiento
su categoría, serie documental, valorización,
tiempo de almacenamiento, departamento al Departamento al que
que pertenece y el tipo de archivo al que será pertenece
designado. Tipo de archivo al que será
designado
 La implementación de
políticas de transferencia a
los documentos en su fase
de archivo es en donde se
QUINTO PASO deben tener en cuenta los
TRANSFERENCIA siguientes aspectos:
Los formatos
La migración
Políticas de transferencia de los documentos
La estructura
en su fase de archivo en donde se tienen en
cuenta los formatos, migración, estructura, La conservación
conservación y conversión, ceñidas a las La conversión
tablas de valoración documental (TVD).
 La adecuada disposición de
documentos permite el
seguimiento de todos los
SEXTO PASO ciclos de vida de cada
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS archivo, con el único fin de
Se considera como todos los procesos de
darle un tratamiento eficaz,
selección y valoración del documento, en pro
de su conservación o eliminación; teniendo además sirve para
como base las tablas de retención y establecer los protocolos de
valoración documental. Esto permite el
seguridad para su
seguimiento de todos los ciclos de vida de
cada documento, a fin de darle su respectivo eliminación y destrucción.
tratamiento, y de ser el caso, de establecer las
pautas para llevar a cabo su eliminación y
destrucción.

SEPTIMO PASO
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
En este paso se identifican todos los
procedimientos y requerimientos que se
deben llevar a cabo durante todo el
procedimiento de gestión documental, de
manera que se pueda garantizar la
preservación de los documentos a largo plazo.
Son todos los procedimientos,
tácticas y requerimientos que
se deben llevar a cabo
durante todo el
procedimiento de gestión
documental y archivo, con el
propósito de garantizar su
preservación a largo plazo. De
este modo se implementan
los medios y formas para la
conservación de la
información.

OCTAVO PASO
VALORACIÓN
Es el procedimiento continuo en el que se
determinan sus valores primarios y
secundarios, los cuales ayudan a establecer su
relevancia al interior de la empresa y de este
modo su conservación y disposición final,
temporal o definitiva.
Es de esta manera como la
implementación de procesos de
gestión documental a tu
empresa le otorgará el beneficio
de la automatización y
optimización de todo lo
referente al manejo de archivos
y documentos. Vale la pena
recordar que llevar a cabo esta
implementación de gestión
documental no es tarea fácil, ya
que exige atención, tiempo y
una total capacidad de
organización.
GRACIAS!!!