DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA MATRÍCULA

Prerrequisitos:

 Todos los documentos que usted cargue en el sistema son documentos con carácter legal, por lo
tanto, deberán ser digitalizados de manera individual en archivos PDF, es decir en un archivo PDF
deberá existir máximo un documento. Ver página 7 y 8.
 De conformidad con el artículo 25 de la Ley 962 de 2005, las declaraciones extrajuicio están
prohibidas, por lo tanto, la Universidad del Tolima no las aceptará como equivalencia o soporte
de algún documento requerido.
 Todos los documentos para liquidación y descuentos deben ser cargados en la plataforma
institucional.
 No se recibirá ningún documento enviado a correos electrónicos de la Universidad.

En esta etapa del proceso, el admitido debe consolidar los documentos requeridos para la liquidación de
su matrícula financiera los cuales deberán ser escaneados y cargados en la plataforma en las fechas
establecidas, adicionalmente verificar los requisitos y documentos soporte correspondientes para la
asignación de descuentos.

Tenga en cuenta que en el momento de habilitar el sistema para cargue de documentos, la plataforma le
solicitará adicionalmente la declaración juramentada en la que conste que todos los documentos
registrados son veraces y que conoce, acepta y entiende que en caso de evidenciar alteración,
modificación, fraude, intento de fraude, se oculte información total o parcial, quedará excluido
totalmente del proceso de admisión para el semestre B de 2020 y el cupo otorgado le será asignado al
siguiente aspirante en cola de espera.

Una vez cerrado el proceso de cargue de documentos por parte del admitido, La Oficina de Liquidación
de Matrícula iniciará el estudio de cada uno de los documentos reportados por el admitido, realizando los
cruces correspondientes con las bases de datos del orden nacional, departamental y municipal puestas a
disposición de la Institución, verificando la información reportada y determinando así el valor de la
matrícula. En caso de evidenciar alguna diferencia entre la información reportada y la información
validada, se realizará la anulación de la admisión.

Notas:

 La Universidad del Tolima liquida el valor de la matrícula de cada admitido, de acuerdo con un
estudio socioeconómico realizado por la Oficina de Liquidación de Matrícula, por tal razón, no
existe un valor fijo y el total liquidado dependerá del estudio realizado.
 La Universidad del Tolima no contempla reliquidaciones o ajustes en los recibos de los aspirantes
admitidos, por lo que el valor liquidado será el valor final que deberá cancelar.
 DOCUMENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN
DOCUMENTOS DEL ADMITIDO:

1. REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO: Todo admitido menor o mayor de edad debe presentar el
registro civil de nacimiento.
2. DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Documento de identidad del admitido ampliado al 150% por ambas
caras en un único folio (una sola hoja).
3. DIPLOMA DE GRADO DEL COLEGIO: El admitido deberá tener escaneado el diploma de grado del
colegio.
4. ACTA DE GRADO: El admitido deberá tener escaneado el acta de grado del colegio.
5. CONSTANCIA O CERTIFICADO DE COLEGIO: En caso que el admitido sea egresado de un colegio
privado, deberá aportar el certificado digitalizado original con fecha de expedición no mayor a 60
días, en el que se informe el año en que cursó el grado 11 incluyendo el valor de la pensión
mensual. En caso de ser egresado de colegio público, este documento no es requisito.
6. CONSTANCIA O CERTIFICADO DE BECA DEL COLEGIO: En caso que el admitido sea egresado de
un colegio privado y que registre descuento por algún tipo de beca en la pensión del grado 11,
deberá presentar constancia con fecha de expedición no mayor a 60 días en la que se informe el
valor pagado efectivamente por el estudiante en el año de egresado. En caso de ser egresado de
colegio público, este documento no es requisito.

Notas:

 En caso que el admitido haya validado ante el ICFES el bachillerato, el documento de validación
es válido como diploma y como acta de grado.
 En caso que el admitido sea graduado de un colegio en el extranjero, deberá tramitar la
convalidación que corresponde ante el Ministerio de Educación Nacional. Ver link:
https://www.mineducacion.gov.co/portal/convalidaciones/Convalidaciones-Preescolar-Basica-
y-Media/356933:Convalidaciones-de-Educacion-Prescolar-basica-y-media

DOCUMENTOS DE AMBOS PADRES:

SOPORTES DE INGRESOS FAMILIARES:

A continuación, se detallan los soportes que deberán ser registrados de ambos padres, en la plataforma,
los documentos deben corresponder a los dos (2) padres del admitido:

1. DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Deberá registrar el documento de identidad por ambas caras

preferiblemente (quitar) ampliado al 150%.
2. CONSTANCIA O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A SALUD: La constancia deberá ser expedida por la
EPS y tener una fecha de expedición no mayor a 60 días calendario en la cual se evidencie tanto
el cotizante como la lista de beneficiario(s).
3. ÚLTIMO PAGO DE SALUD: Únicamente en el caso de cotizar como independiente deberá aportar
el último pago realizado por salud.
4. PARA PADRES DECLARANTES DE RENTA: DECLARACIÓN DE RENTA AÑO 2019: En caso de haber
sido declarante de renta para la vigencia del año 2019, deberá aportar la copia de la declaración
de renta.

2
 5. PARA PADRES ASALARIADOS Y/O PENSIONADOS EN EL AÑO 2019: CERTIFICADO DE INGRESOS
Y RETENCIONES: En caso de NO ser declarante de renta para la vigencia del año 2019, deberá
aportar el certificado de ingresos y retenciones del año 2019 expedido por la empresa en la que
labora o en caso de ser pensionado, el certificado de ingresos y retenciones vigencia del año 2019,
expedido por el fondo de pensiones.
6. PARA PADRES INDEPENDIENTES: FORMATO PARA NO DECLARANTE: En caso de ser
independiente, ama de casa, o no haber tenido vínculo laboral ni vínculo por prestación de
servicios ni vínculo como contratistas, etc, deberá reportar el formato para no declarante el cual
debe ser diligenciado en su totalidad y debidamente firmado. Este documento es un formato
estándar establecido por la Universidad del Tolima y que encontrará en su correo institucional.
7. PARA PADRES ASALARIADOS CERTIFICADO LABORAL: Deberá aportar el certificado laboral o
certificados de obra y labor en el que conste la antigüedad y salario. Para el caso de contratos de
prestación de servicios deberá aportar el respectivo certificado en el que se relacionen los
contratos, valor total, estado actual y fechas. El certificado no deberá tener una fecha de
expedición superior a 60 días.
8. PADRES DESVINCULADOS LABORAMENTE EN EL AÑO 2020: En caso que haya sido desvinculado
(a) durante la vigencia del año 2020, deberá aportar la carta de terminación de contrato o vínculo
laboral, carta de despido, acto administrativo de desvinculación o soporte correspondiente. En
este caso el documento de certificado laboral no será requisito.

Nota: El sistema requerirá los datos de padre y posteriormente los datos de la madre, por lo tanto, no
puede combinar los documentos en un único archivo PDF. Recuerde que en todos los casos cada
documento debe ser separado, ejemplo:

 Archivo PDF únicamente con la declaración de renta del padre.

 Archivo PDF únicamente con el documento de identidad del padre.
 Archivo PDF únicamente con la declaración de renta de la madre.
 Archivo PDF únicamente con el documento de identidad de la madre.

CASOS ESPECIALES:

CONVIVENCIA CON SOLO UNO DE LOS PADRES:

En caso que el admitido se encuentre a cargo de uno de los dos padres, deberá aportarse lo siguiente:

 ESCRITURA PÚBLICA: Escritura pública de divorcio en el cual se evidencie que solo uno de los
padres aporta y se encuentra a cargo del admitido. EN CASO QUE APLIQUE.
 Sentencia de la disolución y liquidación de la sociedad conyugal o patrimonial. EN CASO QUE
APLIQUE.
 Demanda de alimentos. EN CASO QUE APLIQUE.
 Denuncia por inasistencia alimentaria. EN CASO QUE APLIQUE.

3
  Constancia de cesación de efectos civiles del matrimonio católico. EN CASO QUE APLIQUE.
 Divorcio, separación de hecho. EN CASO QUE APLIQUE.
 Disolución de sociedad conyugal y/o embargos. EN CASO QUE APLIQUE.

Nota: para los padres separados en los cuales los aportes sean realizados por ambos padres, no se
considera caso especial y debe aportar los documentos de ambos padres.

PADRE Y/O MADRE DESAPARECIDO (S):

En caso que alguno de los padres o ambos padres del admitido se encuentre(n) desaparecido(s) deberá
aportarse lo siguiente:

 Documento legal expedido por la FISCALIA o autoridad competente en que se certifique que el
padre, madre o ambos se encuentran desaparecidos.
 Documentos requeridos en la categoría de soportes de ingresos familiares de la persona a cargo
del admitido.

PADRE Y/O MADRE FALLECIDO(S):

En caso que alguno de los padres o ambos padres del admitido haya(n) fallecido deberá aportarse lo
siguiente:

 Certificado de defunción.
 Documentos requeridos en la categoría de soportes de ingresos familiares de la persona a cargo
del admitido.

PADRE Y/O MADRE PRIVADO(S) DE LA LIBERTAD(S):

En caso que alguno de los padres o ambos padres del admitido se encuentre(n) privado(s) de la libertad
deberá aportarse lo siguiente:

 Certificado en el que conste su situación legal expedida por la autoridad competente.

 Documentos requeridos en la categoría de soportes de ingresos familiares de la persona a cargo
del admitido.

PATRIA POTESTAD A CARGO DE UNA PERSONA DIFERENTE A LOS PADRES:

En caso que la patria potestad del admitido se encuentre a cargo de una persona diferente a los padres,
deberá aportarse lo siguiente:

 Documento legal de patria potestad en la que se verifique la persona a cargo del admitido.
 Documentos requeridos en la categoría de soportes de ingresos familiares de la persona a cargo
del admitido.

4
ADMITIDO ASALARIADO, PENSIONADO O DECLARANTE DE RENTA
En caso que el admitido no dependa económicamente de los padres ya que tiene un vínculo laboral o
prestación de servicios con una empresa legalmente constituida en el que declare renta o cuente con el
soporte del certificado de ingresos y retenciones para la vigencia del año 2019, deberá aportar lo
siguiente:

1. DECLARACIÓN DE RENTA: En caso de haber sido declarante de renta para la vigencia del año
2019, deberá aportar la copia de la declaración de renta.
2. CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES: En caso de NO ser declarante de renta para la
vigencia del año 2019, deberá aportar el certificado de ingresos y retenciones del año 2019
expedido por la empresa en la que labora o en caso de ser pensionado el certificado de ingresos
y retenciones expedido por el fondo de pensiones.
3. CERTIFICADO LABORAL: Deberá aportar el certificado laboral o certificados de obra y labor en el
que conste la antigüedad y salario. Para el caso de contratos de prestación de servicios deberá
aportar el respectivo certificado en el que se relacionen los contratos, valor total, estado actual y
fechas. El certificado no deberá tener una fecha de expedición superior a 60 días.
4. DOCUMENTO DE FINALIZACIÓN DE CONTRATO: En caso que haya sido desvinculado (a) durante
la vigencia del año 2020, deberá aportar la carta de terminación de contrato o vínculo laboral,
carta de despido, acto administrativo de desvinculación o soporte correspondiente. En este caso
el documento de certificado laboral no será requisito.
5. CONSTANCIA O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A SALUD: La constancia deberá ser expedida por la
EPS y tener una fecha de expedición no mayor a 60 días calendario en la cual se evidencie el
vínculo del admitido.

Nota: Este caso especial aplica únicamente cuando el admitido tiene o tuvo un vínculo con una empresa
legalmente constituida durante el año 2019, por lo tanto, no aplica en ningún caso para admitidos que
no cuenten con los soportes anteriormente descritos.

ADMITIDO CON PENSIÓN POR SUSTITICIÓN

1. CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES: deberá aportar el certificado de ingresos y
retenciones del año 2019 expedido por el fondo de pensiones.
2. CONSTANCIA O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A SALUD: La constancia deberá ser expedida por la
EPS y tener una fecha de expedición no mayor a 60 días calendario en la cual se evidencie el
vínculo del admitido.

5
 DOCUMENTOS PARA DESCUENTOS

CERTIFICADO ELECTORAL
Si usted como admitido sufragó en las elecciones del 27 de octubre de 2019, puede solicitar el descuento
del diez por ciento (10%) sobre el valor de su matrícula. Para obtenerlo usted deberá digitalizar el
certificado cumpliendo lo siguiente:

1. El certificado debe ser únicamente de las elecciones del 27 de octubre de 2019.

2. La información registrada en el certificado electoral, debe corresponder con la información del
admitido tal y como se encuentra en su cédula de ciudadanía.
3. El documento debe ser digitalizado (escaneado) a COLOR, en formato PDF de forma horizontal.
4. El documento debe ser totalmente nítido, completo, sin tachones, borrones, enmendaduras.
5. El documento debe ser digitalizado exactamente como el original es decir no puede ser ampliado
o encontrarse desenfocado, blanco y negro, cortado o en posición vertical.
6. El documento digitalizado debe tener la suficiente nitidez para validar toda la información que
contiene el certificado electoral, así como los logos y textos del mismo.

Nota: Para la digitalización del certificado electoral le recomendamos hacer uso de la app “camscanner”
la cual puede instalar en su teléfono con Android o IOS. Dicha aplicación le permitirá de forma rápida,
digitalizar el certificado electoral el cual quedará en formato PDF y a color.

6
DESCUENTO POR HERMANOS
En caso que el admitido sea menor de 25 años y que tenga uno o más hermano(s) estudiando un programa
de pregrado de la modalidad presencial y distancia se requiere lo siguiente:

 REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DEL HERMANO: Registro civil del hermano que se encuentra
estudiando en la Universidad.
 FORMATO DE SOLICITUD DE DESCUENTO POR HERMANOS: Diligenciar en su totalidad el formato
de solicitud de descuentos por hermanos.
 CONSTANCIA O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A SALUD: La constancia deberá ser expedida por la
EPS y tener una fecha de expedición no mayor a 60 días calendario en la cual se evidencie la
relación del cotizante y el listado(s) de beneficiario(s). En este documento se verificará que el
admitido y el hermano se encuentren como beneficiarios

DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS

Todos los documentos que usted digitalice deben ser totalmente legibles y cumplir con todas las
restricciones que se detallan a continuación:

 No se aceptarán documentos con enmendaduras, tachones o ilegibles.

 Los documentos deben encontrarse escaneados en formato PDF.
 Debe separar en diferentes archivos PDF, según corresponda al documento solicitado.
 Los documentos deberán estar en forma vertical, por lo tanto, no se legalizarán aquellos
admitidos que carguen en el aplicativo de Hoja de Vida, documentos en posición horizontal o más
de un documento en un solo PDF. Ejemplo:

7
 A CONTINUACIÓN, SE PRESENTA UN EJEMPLO DE CÓMO DEBEN ESTAR ESCANEADOS LOS
DOCUMENTOS: