CALIFICACIÓN: ___________

TALLER TEÓRICO

PRESUPUESTOS 2 DOCENTE: EC. ANDRÉS SOTOMAYOR

IGNACIO CARABAJO
1. Defina las Etapas de la preparación del presupuesto de Gastos

1. Pre-iniciación

En esta etapa –que antecede a la elaboración– se incluyen herramientas de evaluac ión

y gestión de recolección de información, debido a que se requiere un conocimiento de la
marcha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatament e
anterior. Esto a fin de determinar y analizar las estrategias o las opciones de crecimiento
para interpretar los objetivos generales y específicos, los cuales fundamentalmente han
sido definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.

2. Elaboración

Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empres a
se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria de la
organización

3. Ejecución

La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes . El

líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes
áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se
pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente
entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto; lo
anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización.

4. Control presupuestal

Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es establecer

la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o
financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna
el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido
presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están afectando la
ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo anterior se puede
basar en la metodología postulada en la etapa anterior.

5. Evaluación

Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se

revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe
 evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones
organizacionales para la optimización de los resultados.
Con la evaluación se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del
presupuesto y lograr la construcción de alternativas de mejora que permitan el
cumplimiento de las expectativas para los próximos años.

2. ¿Cuáles son los procesos de estimación del Presupuesto de Gastos de Venta?

Los gastos de ventas son los gastos de la empresa relacionados con las actividades de
comercialización de los productos, tales como los gastos laborales de los vendedores, la
promoción y la publicidad, los empaques, el transporte, el almacenamiento, etc.

El presupuesto de gastos de ventas muestra el importe de los gastos de ventas que la empresa
espera tener para un periodo de tiempo determinado.

Para hacer el presupuesto de gastos de ventas necesitamos el pronóstico de los gastos de

ventas de la empresa.

El presupuesto forma parte indispensable del presupuesto operativo general de la empresa, por
lo que debe recopilar información clara y precisa para la planificación estratégica. Todo
presupuesto de ventas debe reunir una serie de características fundamentales:

 Incluye una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa. Es
la base sobre la cual se asientan las decisiones financieras de la empresa.
 Sirve de guía sobre los objetivos de ventas para la compañía.
 Las ventas estimadas deben estar valoradas atendiendo a la cantidad, esto es, número
de unidades, y su valor económico.
 De ser flexible y elástico.

existen un par de factores que se deben tener en cuenta a la hora de elaborar los
presupuestos de la empresa. El primero es elegir el método para hacer la previsión de ventas:

 Basados en modelos econométricos. Consiste en utilizar modelos matemáticos, que

se alimentan con los datos de las ventas de la empresa y del sector en el que compite.
Se trata de una forma que depende mucho del modelo y del saber hacer de quien trabaje
con él, pero si se da con la combinación óptima, son los más fiables. En general sólo
están al alcance de empresas con muchos recursos.
 Basados en datos históricos. Consiste en prever las cifras del año actual, basándos e
en las de los años anteriores. Dada su sencillez, es muy frecuente aplicarlo en las
empresas, que sólo tienen que aplicar un porcentaje de incremento. Como grandes
desventajas, según indica Doral, “están demasiado lastrados por el desempeño de años
anteriores, lo cual compromete un poco las posibilidades de mejora”.
 Métodos manuales. Se trata de un método en el que se combinan las estimaciones de
ventas con las consideraciones de otro tipo (políticas y organizativas). En general,
funcionará mejor cuanto más involucren al personal de ventas. E s decir, en las
organizaciones en las que la dirección marca los objetivos de forma unilateral, el método
dará peores resultados que cuando se haga formar parte de ellos al equipo de ventas ,
que a fin de cuentas es el que tiene que llevarlas a la práctica.
Esto es importante porque la estimación de ventas nos marca todo lo demás: las unidades que
esperamos vender nos marcan la cifra de producción. La cifra de producción nos m arca el
coste estimado que necesitaremos en materia prima y otros recursos. La inversión en costes
nos marca las necesidades de inversión y el coste de capital humano… Como vemos, “todo es
un proceso en cadena que depende mucho de que acertemos en la estimación de las ventas”.

3. ¿Cuáles son los procesos de estimación del Presupuesto de Gastos Administrativos?

Los gastos administración pueden ser presupuestados basándose en planes específicos o

programas debido a que en su mayoría son gastos fijos. Un análisis de los datos his tóricos
proporcionará una sólida base para poder presupuestarlos. Es altamente recomendable
hacer la distinción entre gastos fijos y variables porque facilita la tarea de presupuestarlos .

 Los Costes del Personal Directivo y de Administración

 Gastos Generales y Administrativos Fijos y Variables
 Los gastos generales como % de las ventas
 Los gastos generales con asignaciones prefijadas

Estimación de Cuantías de Gastos administrativos son los siguiente:

 Costes salariales y de personal.

 Cánones, alquileres y similares
 Viajes y desplazamientos
 Gastos y suministros de material de oficina
 Donaciones y contribuciones
 Otros gastos generales de administración

4. Señale 5 pasos importantes para la elaboración de ambos presupuestos.

 Conocer y saber aplicar los principios para poder elaborar y gestionar los
presupuestos de gastos generales.
 Manejar diferentes formas de conformar los presupuestos de gastos generales y
los criterios de imputación de costes.
 Conocer los procedimientos para la estimación de las principales partidas de
gastos generales y administración.
 Poder definir los centros de costes básicos de una empresa y los gastos
asociados.
 Conocer los criterios para interpretar y gestionar un presupuesto de gastos
generales y administración.

5. ¿Cuáles son los mecanismos de ejecución de los presupuestos de gastos?

 Definir las metas

El primer paso para crear un presupuesto es establecer las metas. ¿Cuáles son las
metas financieras? ¿Se tienen deudas que se deben pagar? ¿Se está intentando
ahorrar los gastos?

 Identificar los ingresos y gastos

 Antes de poder crear un plan de gastos, se deberán comprender los gastos y las
fuentes de ingresos actuales.

 Poner todo en el presupuesto de gastos

El presupuesto de gastos incluirá los gastos actuales más los ahorros necesarios
para alcanzar las metas financieras.
 Si los gastos más los ahorros son mayores que los ingresos, se tendrán que
encontrar formas de reducir los gastos.

 Bienes de capital
Los desembolsos de efectivo para maquinarias de producción y otros equipos
utilizados para generar ingresos, denominados activos de capital, son gastos
importantes para las empresas.

 Mano de obra directa

En una planta de producción, uno de los gastos operativos más grandes es la
mano de obra directa. Los trabajadores reciben salarios y beneficios, lo cual afecta
el costo total de hacer negocios.

 Materias primas
Los cambios en la cadena de suministro global hacen que sea necesario volver a
calcular posibles salidas de efectivo.

 Impuestos
La falta de pago al gobierno puede resultar en multas y otras sanciones, lo que
hace que sea crítico un presupuesto fiscal adecuado.

 Poner el presupuesto en acción

Las aplicaciones de presupuesto facilitan la supervisión del plan de gastos. Pueden
servir para controlar los saldos de las cuentas y hacer un seguimiento de los
gastos, para así ayudar a mantenerse dentro del presupuesto.

 Evaluar el presupuesto periódicamente

¿Están las metas financieras por buen camino? Si no, se debe examinar el
presupuesto de gastos y determinar por qué no funciona.

6. Defina 2 procesos para el control de los presupuestos de Gastos de Venta y

Administrativos.

Gastos Administrativos
- La administración debe establecer políticas para la aprobación de los gastos en baso a
los montos con niveles jerárquicos, esto permitirá a la organización tener un control de
todos los gastos que se van generando por la empresa para que no se incurra en un
gasto mayor al presupuestado.
- Establecer la segregación de funciones en el momento de la ejecución de un gasto lo
cual permita revisar que todo desembolso está presupuestado y es para uso de la
empresa.

Gastos de Ventas
- Establecer líneas de supervisión para controlar el desarrollo de los objetivos de la
empresa, que revisan que los fondos utilizados sean los presupuestados.
 - Verificar que los gastos de ventas estén soportados con la ejecución de las ventas de la
empresa y qué cada una esté relacionada y anclada al presupuesto.

7. Defina 2 procesos para la evaluación de los presupuestos de Gastos de Venta y

Administrativos.

Gastos de Administración
- Revisar la documentación de cada gasto presupuestado cuente con la aprobación de
las líneas de supervisión correspondiente con el monto de las mismas. Se verifica que
ningún fondo ha sido ejecutado sin su debida aprobación.
- Comparar el presupuesto con el gasto real y revisar la justificación de los gastos que
estén fuera del presupuesto.

Gastos de Ventas
- Verificar el cumplimiento de los objetivos acorde a las ventas realizadas por el personal,
estos por lo general deben coincidir con el presupuesto en relación al realizado el año
anterior.
- Corroborar que el margen de utilidad generado por las ventas está de acuerdo al
presupuesto de gastos de ventas utilizado.