Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Actividad 4

Informe sobre sobre el diseño del sistema

Sandra Isabel Castillo ID 708007

Jonnathan Martínez ID: 709448

Zuleyma Montoya ID: 709775

docente

Jonathan Alexander Celeno Duran

Facatativá, Junio 17 del 2021

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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

UNIVERSIDAD BC

Objetivo:

Estructurar la acción conjunta entre el empleador y los trabajadores de Universidad BC., en la

aplicación de las medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) que permitan proteger y

promover la salud de los trabajadores con el fin de prevenir lesiones o enfermedades causadas

por el desarrollo de las actividades laborales, a través de la implementación del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el mejoramiento continuo de las condiciones de

trabajo y el medio ambiente laboral.

Alcance:

La implementación de este SG-SST tiene en cuenta la participación de todo el personal

vinculado a la Universidad BC, contratistas y estudiantes en práctica , generando

responsabilidades y funciones de todos los niveles jerárquicos que intervienen en la organización

para el desarrollo y funcionamiento del SG-SST, estableciendo procedimientos necesarios para la

implementación y aplicación del mismo, dando cumplimiento a las actividades con el fin de

reducir las afectaciones a las que están expuestos los trabajadores.

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Estructura Organizacional:

Nombre de la Empresa: Universidad BC

Nit: 900630455-7
Nombre de Representante Legal: María Cristina Pulido Urquijo
Numero de Sedes: 5
Sede Principal: Calle 12 No 6-58 Bogotá DC
Sede Medellín: Cra 116 No 58-12 Medellín Antioquía
Sede Palmira: Km 5 vía Palmira-Cali, sector el
trapiche.
Sede Manizales: Aut Eje cafetero Km 12 vía Chinchiná,
Vereda la Joya, Sector las artesanías.
Sede San Andrés: Av. Francisco Newball 4 - 138, San
Andrés
Teléfono sede principal (091) 233 50 20
Actividad Económica 8543 educación de instituciones
universitarias o de escuelas tecnológicas
ARL Colmena
Nivel de riesgo II
Número de trabajadores vinculados 500
Número de contratistas 58

La Universidad BC dedicada a formar excelentes seres humanos, profesionales competentes,

éticamente orientados y comprometidos con la transformación social y el desarrollo sostenible,

cuenta con cinco sedes educativas, entre ellas la sede principal que está ubicada en la Cuidad de

Bogotá DC, las otras cuatro sedes se encuentran ubicadas a nivel nacional, en las ciudades de

Medellín, Palmira, Manizales y San Andrés.

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1. Definiciones.

Con base en la legislación vigente se presenta a continuación la precisión de términos más

relevantes para el desarrollo del presente SG-SST.

Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por

causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una

perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo

aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la

ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los

trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el

transporte lo suministre el empleador.

También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la

función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente

se produzca en cumplimiento de dicha función.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de

actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación

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del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios

temporales que se encuentren en misión.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u

otra situación no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del SG-SST, para lograr mejoras en el

desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su

política.

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad u

otra situación potencial no deseable.

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la

organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria "por su baja

frecuencia de ejecución”.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se

ha planificado y es estandarizable.

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por

la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar

pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los

bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos

ambientales.
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Auto reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o

contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y

salud que identifica en su lugar de trabajo.

Centro de trabajo: Toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad

económica en una empresa determinada.

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a

través de los siguientes pasos:

- Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,

encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando

ideas para solucionar esos problemas.

- Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

- Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los

resultados deseados.

- Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y

salud de los trabajadores.

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto - reporte de condiciones

fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de

morbilidad de la población trabajadora.

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que

tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los

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trabajadores. Quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a)· las

características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias

primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos,

químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades,

concentraciones o niveles de presencia; c) los procedimientos para la utilización de los agentes

citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y;

d) la organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o

biomecánicas y psicosociales.

Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población trabajadora, que

incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores,

tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato

socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Efectividad: Logro de los objetivos del SG-SST con la máxima eficacia y eficiencia.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una

acción.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta

el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los

trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de

apoyo dependiendo de su magnitud.

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Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a

factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto

obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades

que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de

enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo

ocupacionales serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las

normas legales vigentes.

Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de

probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa

concreción.

Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente

el funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en

instalaciones, parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la

cadena productiva, o genera, destrucción parcial o total de una instalación.

Factor de riesgo: Se refiere a la existencia de fenómenos, condiciones, circunstancias, y

acciones humanas que encierran la capacidad potencial de producir lesiones.

Fuente generadora del factor de riesgo: Identifica el proceso, objetos, instrumentos y

condiciones físicas y psicológicas de las personas que generan el factor de riesgo.

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Higiene industrial: Rama de la ingeniería sanitaria dedicada a identificar, evaluar y controlar

aquellos factores de riesgo ambientales presentes en el medio de trabajo causantes de las

enfermedades laborales.

Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las

características de éste.

Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos,

políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en

Seguridad y Salud en el Trabajo.

Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del

SG-SST.

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período

definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del

programa o del sistema de gestión.

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde

con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los

lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el SG-SST, el cual deberá actualizarse en la

medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.

Medicina preventiva y del trabajo: Conjunto de actividades médicas y paramédicas destinadas

a promover y mejorar la salud del trabajador, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar

de trabajo de acuerdo a sus condiciones psicobiológicas.

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Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del SG-SST, para lograr mejoras en el

desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo

de la organización.

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares,

prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores,

en los equipos o en las instalaciones.

Política de seguridad y salud en el trabajo: Es el compromiso de la alta dirección de una

organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su

alcance y compromete a toda la organización.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades desempeñadas.

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan

sobre su desempeño.

Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y

capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la

toma de decisiones para generar mejoras en el SGSST.

Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes,

accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.

Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma

vigente y que aplica a las actividades de la organización.

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Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos

peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos.

Seguridad y Salud en el Trabajo (SST): Definida como aquella disciplina que trata de la

prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la

protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones

y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el

mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas,

normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los

efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como

consecuencia del trabajo que desarrollan.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): Es la planeación,

organización, ejecución y evaluación de las actividades de Medicina Preventiva, Medicina del

Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial, tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud

individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en los

sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria.

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el trabajo:

Comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y sistemática de

datos a efectos de la prevención. La vigilancia es indispensable para la planificación, ejecución

y. evaluación de los programas de seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y

lesiones relacionadas con el trabajo y el ausentismo laboral por enfermedad, así como para la
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protección y promoción de la salud de los trabajadores. Dicha vigilancia comprende tanto la

vigilancia de la salud de los trabajadores como la del medio ambiente de trabajo.

2. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art 2.2.4.6.5 El

empleador o contratante debe establecer por escrito una política de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SST) que debe ser parte de las políticas de gestión de la empresa, con alcance sobre

todos sus centros de trabajo y todos sus trabajadores, independiente de su forma de contratación

o vinculación, incluyendo los contratistas y subcontratistas. Esta política debe ser comunicada al

Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda de conformidad

con la normatividad vigente.

CB- Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

3. Requisitos de la Política

Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art 2.2.4.6.6

1. Establecer el compromiso de la empresa hacia la implementación del SST de la empresa

para la gestión de los riesgos laborales.

2. Ser específica para la empresa y apropiada para la naturaleza de sus peligros y el tamaño de

la organización.

3. Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la

empresa.

4. Debe ser difundida a todos los niveles de la organización y estar accesible a todos los

trabajadores y demás partes interesadas, en el lugar de trabajo;

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5.y Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, actualizada acorde con los

cambios tanto en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), como en la empresa.

4. Obligaciones de los Empleadores

Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art 2.2.4.6.8

El empleador está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores,

acorde con lo establecido en la normatividad vigente. Dentro del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las

siguientes obligaciones:

4.1 Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de

documento escrito, el empleador debe suscribir la política de seguridad y salud en el trabajo de la

empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los

objetivos de seguridad y salud en el trabajo (Ver numeral 2).

4.2 Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Se debe signar, documentar y

comunicar las responsabilidades especificas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos

los niveles de la organización, incluida la alta dirección.

CB- Asignación y Comunicación de Responsabilidades.

4.3 Rendición de Cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado

responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),

tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta

rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los

que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y

deberá quedar documentada.

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Con el propósito de evaluar los avances en materia de seguridad y salud en el trabajo

UNIVERSIDAD CB determina que cada persona o grupo de apoyo (Copasst, CCL, Brigada

de Emergencia) que se le hayan asignado responsabilidades dentro del SG-SST deberá

informar de manera escrita y anual los avances de su desempeño dentro del SG-SST.

4.4 Definición de Recursos: El Empleador debe definir y asignar los recursos

financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión

evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los

peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la

seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y

Salud en el Trabajo según corresponda y puedan cumplir de manera satisfactoria con sus

funciones.

4.4.1 Definición de Recursos Financieros:

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DEFINICIÓN PRESUPUESTO 2021

Recurso Humano $ 72.000.000

Actividades de medicina preventiva y del trabajo $ 12.000.000

Actividades de higiene y seguridad industrial $ 27.000.000

Papeleria $ 5.000.000

Gastos deportivos y eventos $ 8.000.000

Aspectos ambientales (gestión de residiuos) $ 10.000.000

TOTAL PRESUPUESTO DEFINIDO 2021 $ 134.000.000

Elaboró
Zuleyma María Montoya Chimbi
Encargado de SG-SST

Aprobó
Maria Cristian Pulido Urquijo
Representante Legal

Al momento de finalizar el periodo anual, el administrador del SG-SST rendirá cuentas a la

alta dirección sobre el uso de los recursos financieros asignados.

4.4.2 Recursos humanos

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo será administrado por el Encargado

de la implementación del SG-SST, quien contará con el tiempo requerido para coordinar las

actividades necesarias para el desarrollo y mantención del SG-SST.

El Responsable del SG-SST contará con el apoyo de los Siguientes grupos en cada una de las

sedes de la UNIVERSIDAD BC.

Copasst
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Comité de convivencia

Brigadas de emergencia

Asesoría de la ARL

La empresa destinará las horas necesarias para que el personal participe en las diferentes

actividades del SG-SST tales como:

Participación en simulacro de evacuación

Asistencia a capacitaciones y actividades de seguridad y salud en el trabajo

Asistencia a exámenes médicos ocupacionales

Pausas Activas

Asesoría y de más.

Cada uno de los miembros principales y suplentes del comité de convivencia, la brigada de

emergencias y el COPASST podrá disponer de las horas laborales que sean requeridas para la

ejecución de sus funciones de acuerdo con la normatividad vigente en Colombia.

4.4.3 Recursos técnicos y tecnológicos para las cinco sedes de la UNIVERSIDAD BC

Para la ejecución de las actividades de seguridad y salud en el trabajo, la UNIVERSIDAD BC

cuenta con los siguientes recursos técnicos, los cuales están distribuidos en las cinco (5) sedes

de la Universidad.

1 Computador de escritorio para el responsable del SG-SST

5 Computadores de escritorio para el presidente y secretario del COPASST

5 Computador de escritorio para el secretario y presidente del comité de convivencia

2 Impresoras multiuso para copiado, impresión y escáner de archivos

Equipos de comunicación fija y celular en todas las sedes

5 Cinco video Beam para proyección de presentaciones

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20 Botiquín tipo A

40 Extintores

10 tablas de inmovilización espinal

Muebles y enseres

Elementos primarios de oficina.

4.4.4. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables.

UNIVERSIDAD CB garantiza que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional

vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares

mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos

Laborales que trata el articulo 14 de la ley 1562 de 2012.

BC-Requisitos Legales

4.4.5 Gestión de peligros y Riesgos

UNIVERSIDAD BC debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de

identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles

que prevengan daños a la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e

instalaciones.

BC-Gestión de peligros y Riesgos.

4.4.6 Plan de trabajo anual en SST.

UNIVERSIDAD BC diseña y desarrolla un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los

objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el

cual debe identificar caramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de

actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía
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de Calidad del Sistema General de Riesgos laborales, de igual manera debe ser firmado por la

persona que lo elaboró y lo aprobó (la alta gerencia).

BC-Plan de trabajo.

4.4.7 Prevención y Promoción de Riesgos Laborales.

UNIVERSIDAD BC implementa y desarrolla las actividades de prevención de accidentes de

trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud en el Sistema de Gestión de

la Seguridad en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normativa legal vigente, las

actividades programadas se hacen acorde a la identificación de peligro y valoración de riesgos, al

igual también se enfocan en los resultados de las valoraciones medicas ocupacionales del

personal. Entre ellas se encuentran:

Capacitación.

Elaboración de exámenes ocupacionales.

Campañas y Brigadas de Salud.

Programa de estilos de vida Saludable

4.4.8 Participación de los Trabajadores:

UNIVERSIDAD BC determina que todos los trabajadores y representantes del Comité Paritario

de Seguridad y Salud en el trabajo (copasst) deben participar en la implementación de medidas

eficaces para la prevención de riesgos, en la ejecución de la política de seguridad y salud en el

trabajo y se asignara el tiempo para el desarrollo de las actividades inherentes al desarrollo de su

función como Copasst, de igual manera se destinaran los recursos necesarios acordes a la

normativa legal vigente.

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La alta gerencia a través del Encargado del SG-SST informará a todos los trabajadores,

contratistas, practicantes, trabajadores en misión y Copasst sobre el desarrollo y de las etapas del

SG-SST, igualmente evaluará las recomendaciones emanadas de estos para el mejoramiento de

este.

UNIVESIDAD CB garantiza capacitación a todos los trabajadores en aspectos de seguridad y

salud en el trabajo acorde a la necesidad y característica de la Universidad, dentro de ellas se

encuentran aquellas inherentes al desempeño de su cargo, emergencias, seguridad y medio

ambiente, el plan de capacitación debe estar alineado a todos los riesgos y proceso de la

universidad, para el desarrollo del plan de capacitación se debe dar cobertura al 100% de la

población trabajadora, la eficiencia y eficacia de la capacitación (toda capacitación debe ser

evaluada), se asignará el tiempo para las capacitaciones, .-las cuales deben ser desarrolladas

durante la jornada laboral.

5. Obligaciones de las ARL Colmena para con la Universidad BC (Art 2.2.4.6.9)

dentro de las obligaciones que le confiere la normatividad vigente en el Sistema General de

Riesgos Laborales, capacitarán al Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el

Trabajo – COPASST o Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos relativos

al SG-SST y prestarán asesoría y asistencia técnica a sus empresas y trabajadores afiliados,

en la implementación del SG-SST.

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6. Obligaciones de los trabajadores (Art 2.2.4.10)

UNIVERSIDAD BC asigna a todos los trabajadores de conformidad con la normativa legal

vigente las siguientes responsabilidades, también previstas en el numeral 4.2 de este

documento.

6.1 Procurar el cuidado integral de su salud;

6. 2 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;

6.3 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa;

6.4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos

latentes en su sitio de trabajo;

6.5 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido

en el plan de capacitación del SG–SST; y

6.6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Capacitación-conservación de los documentos

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los

conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso

de que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y

salud en el trabajo.

2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud

en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los

resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de

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monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las

que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a

peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.

3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los

programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el

trabajo.

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y

salud en el trabajo.

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

6. Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un

sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad

vigente y las políticas de la empresa

Comunicación.

Mecanismos de comunicación

 Carteleras: Ubicadas en sitios accesibles de la empresa, buscan dar a conocer el SG-SST

a trabajadores, contratistas y visitantes. Entre otros, se pueden encontrar documentos

como: políticas de la empresa, objetivos de seguridad y salud en el trabajo y reglamentos.

 Correo electrónico: El correo electrónico será utilizado como comunicación oficial

externa con clientes y proveedores y como mecanismo de comunicación con los

empleados que tengan acceso a correo electrónico corporativo.

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 Entrega de documentación/información personal: Cuando el trabajador por sus

funciones no tenga acceso a correo electrónico corporativo, la entrega de información o

notificaciones referentes a seguridad y salud en el trabajo será realizada de forma

personal en papel.

 Reuniones y charlas: Las reuniones de personal, capacitaciones y charlas que se realicen

en la empresa, serán utilizadas para dar información que sea de interés para todos los

trabajadores. La gerencia o quien esta designe podrá convocar reuniones con los

trabajadores y contratistas cuando sea requerido.

 Buzón de participación: Cada trabajador o contratista podrá realizar las sugerencias

sobre seguridad y salud en el trabajo y el autoreporte de condiciones de trabajo y de salud

que crea oportunas y depositarlas en los buzones físicos o virtuales que sean establecidos

para tal fin por el COPASST, vigía o administrador de la seguridad y la salud en el

trabajo.

 Comunicación interna La comunicación interna es toda la información que debe ser

suministrada a quienes hacen parte de la estructura de la organización, busca garantizar que se dé

a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores

y contratistas. La comunicación a empleados y contratistas debe seguir los siguientes pasos:

Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.

Matriz de riesgos

Evaluación inicial del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

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SG-SST.

 En la identificación de los peligros se deben contemplar todos los cambios en los

procesos, instalaciones, equipos, maquinarias, etc.

 La identificación de todas las amenazas y la evaluación de la vulnerabilidad de la

organización, la cual debe ser anual.

 La evaluación de la efectividad de las medidas implantadas, para controlar los peligros

riesgos y amenazas, que incluyen los reportes de los empleados, debe ser anual.

 El cumplimiento del programa de capacitación anual se ha establecido por la

organización, se incluye la inducción y reinducción para los empleados dependientes,

cooperadores y contratistas.

 Evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia

epidemiológica de la salud de los empleados

 . La descripción sociodemográfica de los empleados y la caracterización de las

condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la

enfermedad y la accidentalidad.

 El registro y seguimiento de todos los resultados de los indicadores que han sido

definidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la

organización durante el año anterior

Planificación del sistema de gestión de la seguridad y salud en trabajo SG-SST.

 Estandarizar un procedimiento de seguimiento para realizar un análisis del cumplimiento

de los objetivos planificados.

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 Definir todas las acciones correctivas y preventivas de los incumplimientos detectados.

 Desarrollar las auditorías internas.

 Durante la fase de revisión por la dirección se realiza una revisión del SG-SST. Se debe

realizar por lo menos una vez al año según las modificaciones que se realicen de los

procesos, los resultados de la auditoría y demás informes que permitan recopilar

información sobre su funcionamiento. Teniendo en cuenta este parámetro, se deben

permitir los siguientes enlaces:

 Revisar todas las estrategias implementadas

 Revisar el plan de trabajo

 Analizar los recursos asignados para la implementación de SG-SST

 Analizar la necesidad de realizar cambios en el SG-SST

 Evaluar la eficiencia de las medidas de seguimiento

 Analizar todos los resultados de los indicadores y auditorías

 Aportar información sobre las prioridades y los objetivos

 Intercambiar información con los empleados

 Servir de base para la adopción de las decisiones que tengan por objetivo mejorar la

identificación de los peligros y el control de riesgos

 Evidenciar que se cumple la normativa legal vigente

 Establecer acciones que permitan la mejora continua

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 Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo

 Vigilar las condiciones ambientales

 Mantener identificados los peligros, la evaluación y valoración de riesgos

 Identificar el ausentismo laboral asociado al SST

Capacitación en seguridad y salud en el trabajo

Programa de inducción y reinducción, quiere decir que es una capacitación obligatoria que se

debe impartir a los empleados nuevos y antiguos, a los contratistas y los proveedores, el

propósito de esto es ilustrar y comunicar acerca de las políticas y las normas de la empresa en

materia de SST

Programa de inspecciones

 Botiquín

 Equipos especializados

 Elementos de protección personal

 Herramientas

 Instalaciones eléctricas

 Instalaciones sanitarias

PREMISAS
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 Se realiza una inducción previa al ingreso del trabajador a la empresa, y luego se

realiza en el puesto de trabajo para la labor que va a desempeñar, que será vigilada por

el Supervisor de Planta.

 La capacitación general dada en la inducción, debe tener en cuenta temas como los

aspectos básicos de SST, Política de SST, informar sobre el Copasst, prevención de

accidentes de trabajo, reporte e investigación de accidentes de trabajo, normatividad

vigente, primeros auxilios, plan de emergencia entre otras.

 La capacitación continuada debe incluir a todos los trabajadores entre los niveles

directivo, medio y auxiliar

 La capacitación específica o entrenamiento debe tener en cuenta el panorama de

riesgos se capacitará al personal de cada área de acuerdo a los factores de riesgo; el

entrenamiento estará enfocado a prevención de accidentes y enfermedades laborales.

La evaluación se realizará efectuando observaciones del trabajo, para comprobar el

seguimiento a las recomendaciones dadas por la coordinación del programa y el

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST

 Elaboración de plan de capacitación: Se elabora el plan de capacitación anual teniendo

en cuenta los temas pertinentes en cuanto a Seguridad y Salud en el Trabajo.

 cronograma de capacitación: Se plantean las actividades anuales correspondientes en

el periodo (Programa de capacitaciones anuales)

 Ejecución y seguimiento: Se ejecuta el plan de capacitaciones anual según el

periodo correspondiente y se hará un seguimiento cada 6 meses para verificar el

cumplimiento de cada actividad planeada mensualmente

documentación
 27

El empleador debe mantener disponible y debidamente actualizados los documentos en

relación con el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

 Política y los objetivos de la empresa

 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora del SG-SST

 Identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos identificados en

la empresa

 Informe de condiciones de salud junto a un perfil sociodemográfico de la población

trabajadora para establecer límites de vigilancia epidemiológica

 Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo de la empresa firmado por e

empleador y el responsable del SG-SST

 Programa de capacitación anual en SST, así mismo inducción, reinducción y

capacitaciones de los contratistas y trabajadores independientes

 Registro de entrega de protocolos de seguridad, fichas técnicas e instructivos internos de

SST

 Formatos de registro de las inspecciones de las maquinas o equipos en uso

 Matriz legal

 Evidencias de los controles realizados

Conservación de los documentos

Todos los documentos de salud y seguridad en el trabajo deben de ser manejados con total

discreción, solo pueden ser manejados por el médico especialista en seguridad y salud en el

trabajo, y se deben de conservar un tiempo de 20 años, sea de manera física o electrónica

Exámenes de ingreso
 28

Exámenes periódicos

Vigilancia epidemiológica

Controles de peligro y riesgos

Capacitaciones realizadas

Registro del suministro de los elementos de protección personal

Historias clínicas ocupaciones cuentan con un médico laboral de la empresa u organización,

que gestiona toda la historia del trabajador, así mismo puede realizar los exámenes periódicos, de

ingreso o egreso y así mismo la empresa tener control de estos datos durante un lapso de 20 años

Historia laboral son los documentos de acceso reservado, donde se tienen registro del contrato

del trabajador, reportes de accidentes, certificado de estudio, antecedentes de cargos, certificados

de capacitaciones, entre otros esta información la maneja talento humano por un lapso de tiempo

de 80 años en forma digital o física

Objetivos del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Art 2.2.4.6.18)

UNIVERSIDAD BC establece los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud en el

trabajo en el siguiente documento.

CB-Objetivos SG-SST

Indicadores del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) (Art

2.2.4.6.19)
 29

UNIVERSIDAD CB Define los indicadores (cualitativos o cuantitativos según corresponda)

mediante los cuales se evalúa la estructura, el proceso y los resultados del SG-SST y se hace

seguimiento sobre los mismos, se determina que el Encargado del SG-SST debe presentar los

indicadores de manera trimestral a la alta gerencia.

Cada indicador debe contar con una ficha técnica que contenga las siguientes variables: 1.

Definición del indicador;

2. Interpretación del indicador;

3. Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado

esperado;

4. Método de cálculo;

5. Fuente de la información para el cálculo;

6. Periodicidad del reporte; y

7. Personas que deben conocer el resultado.

Indicadores que evalúan sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)

(Art 2.2.4.6.20)

Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan la estructura, el empleador debe

considerar entre otros, los siguientes aspectos:

1. La política de seguridad y salud en el trabajo y que esté comunicada;

2. Los objetivos y metas de seguridad y salud en el trabajo;

 30

3. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma;

4. La asignación de responsabilidades de los distintos niveles de la empresa frente al desarrollo

del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;

5. La asignación de recursos humanos, físicos y financieros y de otra índole requeridos para la

implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;

6. La definición del método para identificar los peligros, para evaluar y calificar los riesgos, en el

que se incluye un instrumento para que los trabajadores reporten las condiciones de trabajo

peligrosas;

7. La conformación y funcionamiento del Comité Paritario o Vigía de seguridad y salud en el

trabajo;

8. Los documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

SG-SST;

9. La existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones de salud de

los trabajadores para la definición de las prioridades de control e intervención; 10. La existencia

de un plan para prevención y atención de emergencias en la organización; y

11. La definición de un plan de capacitación en seguridad y salud en el trabajo.

Indicadores que evalúan la estructura del sistema de gestión de seguridad y salud en el

trabajo SG-SST (Art 2.2.4.6.21)

Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el proceso, el empleador debe

considerar entre otros:

 31

1. Evaluación inicial (línea base);

2. Ejecución del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma; 3.

Ejecución del Plan de Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo;

4. Intervención de los peligros identificados y los riesgos priorizados;

5. Evaluación de las condiciones de salud y de trabajo de los trabajadores de la empresa realizada

en el último año;

6. Ejecución de las diferentes acciones preventivas, correctivas y de mejora, incluidas las

acciones generadas en las investigaciones de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales,

así como de las acciones generadas en las inspecciones de seguridad;

7. Ejecución del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados, si

aplica;

8. Desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológica de acuerdo con el análisis de las

condiciones de salud y de trabajo y a los riesgos priorizados;

9. Cumplimiento de los procesos de reporte e investigación de los incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales;

10. Registro estadístico de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y

ausentismo laboral por enfermedad;

11. Ejecución del plan para la prevención y atención de emergencias; y

12. La estrategia de conservación de los documentos

 32

Indicadores que evalúan el resultado del sistema de gestión de seguridad y salud en el

trabajo SG-SST (Art 2.2.4.6.21)

Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el resultado, el empleador debe

considerar entre otros:

1. Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables;

2. Cumplimiento de los objetivos en seguridad y salud en el trabajo - SST;

3. El cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma;

4. Evaluación de las no conformidades detectadas en el seguimiento al plan de trabajo anual en

seguridad y salud en el trabajo;

5. La evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora, incluidas las acciones

generadas en las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales, así como de las acciones generadas en las inspecciones de seguridad;

6. El cumplimiento de los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los

trabajadores, acorde con las características, peligros y riesgos de la empresa;

7. La evaluación de los resultados de los programas de rehabilitación de la salud de los

trabajadores;

8. Análisis de los registros de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y

ausentismo laboral por enfermedad;

9. Análisis de los resultados en la implementación de las medidas de control en los peligros

identificados y los riesgos priorizados; y

 33

10. Evaluación del cumplimiento del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y

sus resultados si aplica.

BC-Matriz de Indicadores.

ARTICULO 2.2.4.6.25 PREVENCIÓN PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS

1. OBJETIVO

Establecer un plan de emergencias en el cual se contemple la identificación de amenazas para

la Universidad BC., así como las condiciones de destreza, capacidad de respuesta y

procedimientos que le permitan a los trabajadores de la empresa reaccionar, prevenir y

protegerse de manera adecuada en caso de una eventualidad o amenaza colectiva, que ponga en

riesgo su integridad física; minimizando los daños a los recursos y bienes materiales, así como

daño al medio ambiente.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Establecer para la Universidad BC, un programa dirigido al campo de la prevención y

atención de emergencias, definiendo el compromiso de sus directivas y la

participación de los demás estamentos.

 Conformar una brigada de emergencias, de acuerdo a las capacidades y experiencias

de los trabajadores de la empresa.

 Identificar, clasificar y evaluar las amenazas existentes que puedan generar situaciones

de emergencia dentro de las instalaciones de la Universidad BC.

 34

 Determinar el nivel de vulnerabilidad del lugar de trabajo respecto a los posibles

incidentes que se puedan presentar en las instalaciones de la universidad BC.

 Definir las funciones, responsabilidades y formas de actuar de todas las personas

involucradas en el control de emergencias de la Universdad BC.

 Establecer los procedimientos fundamentados en la previsión, mitigación, actuación,

recuperación en caso de emergencias.

 Divulgar y establecer el plan de formación para todas las personas, sobre los

procedimientos establecidos.

 Evaluar a través de simulacros la implementación del Plan de Emergencias

 Realizar inventario de los recursos que se tienen a disposición en la empresa para

responder frente a cualquier tipo de emergencia de manera inicial.

 Identificar las necesidades de señalización de las rutas de evacuación.

ALCANCE

El presente Plan de emergencia tendrá cobertura sobre la Universidad BC, ubicada con la sede

principal calle 12 No. 6-58 Bogotá DC, así como a todo el personal que estudia, labora y

contratistas en dicha sede, visitantes que puedan estar dentro de la Universidad BC.
 35

Está dirigido al personal de la Organización encargado de la atención de emergencias, que

debe ejercer la coordinación y toma de decisiones requeridas para la administración y atención

de incidentes ocasionados por las amenazas específicas ya identificadas en la Organización, así

como para cualquier otro evento de la misma índole que no se halla contemplado. Este plan

abarca situaciones potenciales de emergencia presentadas desde su identificación e inicio, hasta

cuando se evalúa la eficacia de las acciones ejecutadas para su eliminación o mitigación.

Aplica a todas las actividades y personas que se encuentren en las oficinas en cualquier

situación de emergencia: antes, durante y después de su ocurrencia.

Los responsables de la aplicación de este plan son el responsable del SG SST, la asesoría de la

ARL COLMENA y demás trabajadores involucrados en el desarrollo de las actividades de la

Universidad BC. Los resultados de la elaboración, divulgación y actualización de este Plan de

Emergencias dependen directamente del compromiso de la ata gerencia, el cual debe ser

extendido hacia los funcionarios para que participen en su implementación.

IDENTIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE AMENAZAS

AMENAZ INTE EXT ORIGEN DE LA CALIFICACI COLOR

A RNO ERN AMENAZA ÓN
O
NATURALES
Movimiento Bogotá se encuentra en
sísmico X la placa tectónica de
Suramérica y tiene probable
riesgos de actividad
sísmica
 36

Inundación X En época de lluvia se

puede rebosar las posible
alcantarillas
TECNOLÓGICOS
Incendio X Falla en redes
eléctricas, daños en el
transformador por posible
sobrecarga de energía
Explosión X Ruptura de redes de
gas, manipulación de probable
materiales inflables
SOCIALES
Accidentes caídas
personales X
Riesgo Atraco, secuestro,
público X atentado etc

 ANALISIS DEE VULNERABILIDAD

VULNERABILIDAD: La vulnerabilidad es entendida como la predisposición o

susceptibilidad que tiene un elemento a ser afectado o a sufrir una pérdida. El análisis de

la vulnerabilidad es un proceso mediante el cual se determina el nivel de exposición y la

predisposición a la pérdida de un elemento o grupo de elementos ante una amenaza

específica. Para su análisis se incluyeron los elementos sometidos a riesgo tales como las

personas, los recursos y los procesos o sistemas. Una vez definidas las amenazas

principales en cada área, se realizó el análisis de vulnerabilidad para cada amenaza. Las

acciones prácticas en prevención se dirigen a la intervención de la vulnerabilidad, con la

intención de reducirla. Los elementos bajo riesgo para los cuales se hizo el análisis de

vulnerabilidad son:
 37

 VULNERABILIDAD EN PERSONAS

Las personas se definen como los colaboradores, contratistas, y proveedores de la

Universidad BC, analizándose su organización para prevención y control de emergencia.

La capacitación, el entrenamiento y la organización de acuerdo con la amenaza, son

indispensables para el cálculo. Cada uno de estos aspectos se califica con uno (1), si de

acuerdo con la definición del término se tiene suficiencia en la empresa, con 0.5 si se está

en proceso de consecución y con cero (0) si se carece completamente o no se cuenta con

recursos.

 VULNERABILIDAD EN LOS RECURSOS

Los recursos se analizan desde 3 campos, el de los materiales y procesos desarrollados, las

construcciones (edificaciones, estructura) y los equipos con los que se cuenta para reducir

las consecuencias de una posible emergencia. Para cada uno de estos campos se califica la

protección física y los sistemas de control. La protección física: la barrera o diseño

estructural que disminuye los efectos que pueda ocasionar la amenaza. Los sistemas de

control: el equipo instalado o normas administrativas para responder ente la presencia de

una amenaza con el fin de disminuir los efectos. Para calificar los recursos se da a cada

variable el valor de uno (1) cuando se encuentra con los implementos descritos en la

definición, con 0.5 cuando se cuenta parcialmente y con cero (0) cuando no se dispone de

ello.
 38

 VULNERABILIDAD EN LOS SISTEMAS Y PROCESOS

En este campo se analizan dos variables: la primera está relacionada con el procedimiento

de recuperación o actividades previamente concebidas que permitan ante una emergencia

poner nuevamente los procesos y sistemas a funcionar ya sea por sí mismos o a través del

pago de seguros o de otra forma de financiación. La segunda es el servicio alterno

entendido pomo el proceso o mecanismo que permite realizar la misma función

temporalmente en la fase de impacto o recuperación de una emergencia (ejemplo

Universidad BC en emergencia). El análisis de vulnerabilidad se va a realizar a nueve (9)

elementos expuestos, cada uno de ellos analizado los aspectos: Punto a evaluar, valoración

y calificación.
39
 40

 NIVEL DE RIESGO

A continuación, se determina el nivel de riesgo al que está expuesta la Universidad BC

 41

 FUNCIONES DEL SISTEMA DE COMANDO DE EMERGENCIAS

A continuación, se definen las funciones y los responsables según la estructura organizacional

para la atención de Emergencias de la Empresa.

Staff comando Comandante de Incidente ó Jefe de Emergencias: Es el responsable de las

actividades del incidente, incluyendo el desarrollo e implementación de decisiones estratégicas y

la aprobación, solicitud y descargo de los recursos. De igual manera es

 42

Responsable de la vigilancia y evaluación de situaciones peligrosas e inseguras, así como el

desarrollo de medidas para la seguridad del personal, además es el encargado de establecer

contacto entre los representantes de las instituciones de ayuda y cooperación.

 RESPONSABILIDADES DEL GRUPO DE EMERGENCIA

Jefe comité de emergencias.

 Localizar al Gerente, para realizar acciones en conjunto con el Responsable del SG

SST.

 Permanecer atentos en la oficina, y colaborar con el Gerente y el Responsable de SG

SST. en caso de alertar a las entidades que se estimen necesarias.

 Comunicar toda la información recibida al Responsable del SG SST y al Gerente.

 Permanecer pendiente con los sistemas de comunicación (Teléfonos fijos, celulares y

activación de alarma) y colaborar con el Gerente y el Responsable del SG SST.

 Disponer el listado de todo el personal de la oficina (Operativos y administrativos,

etc.) Que incluya la hemoclasificación y alergias.

 RESPONSABILIDADES DEL SG SST

 Coordinar la atención inicial y el reporte del mismo.

 Mantener actualizada toda la información sobre entidades involucradas.

 Mantener en todo momento el botiquín y elementos de primeros auxilios listo y

disponible

 Tener el equipo de emergencia y primeros auxilios en buen estado y disponible.

 Mantener un listado actualizado del personal (nombres, Apellidos, Grupo, Edad, tipo de

sangre, etc.)
 43

 Participar junto con el Gerente, en la investigación de las causas del accidente.

 Capacitar al personal en primeros auxilios.

 Asistir en todo momento al Gerente

 Llevar a cabo con el Gerente, todo lo concerniente a la investigación y aclaración de los

hechos que motivaron el accidente.

 Decidir los correctivos necesarios para evitar su repetición.

 Sacar las conclusiones y resultado de las investigaciones, y darlas a conocer a la

Gerencia.

 Hacer seguimiento a los correctivos para observar si están siendo aplicados.

 Actualizar el Plan Médico de Evacuación, de acuerdo a las fallas detectadas

 BRIGADAS DE EMERGENCIA

Conformada por los grupos de control de incendios, primeros auxilios y evacuación. Para la

pertenencia a este grupo se debe cumplir con los siguientes requisitos:

 44

 No haber tenido llamados de atención

 Aprobación del jefe inmediato

 Certificación medica satisfactoria

 BRIGADISTAS

Los brigadistas deben estar preparados para intervenir en cualquier emergencia que se

presente en la empresa, especialmente en su área de trabajo, cumpliendo las funciones asignadas.

En cada área constituyen básicamente el grupo de primera intervención. Según el análisis de

riesgos, la Universidad BC, debe determinar las necesidades de capacitación y entrenamiento de

su grupo de Brigadistas, igualmente definir si necesita grupos especializados en otros temas

como en el manejo de sustancias químicas, estas personas cumplirán con las siguientes

responsabilidades:

 Conocer los riesgos generales y particulares que se presentan en los diferentes sitios y

actividades que se desarrollan en el área en que labora.

 Conocer los riesgos a nivel general de toda la empresa.

 Conocer la existencia y uso correcto de los mecanismos de protección (alarmas,

extintores), disponibles en el área en que labora y de toda la empresa.  Informar al

Líder de área sobre las posibles situaciones que constituyan riesgo y/o afecten los

mecanismos de protección (extintores) y además verificar que se eliminen o solucionen

adecuadamente

 BRIGADISTA CONTROL DE INCENDIO

 45

La misión de este grupo es la de estar preparados para prevenir y controlar los conatos de

incendios o apoyar en las tareas de extinción de fuegos mayores que se presenten en las

instalaciones de la universidad BC . Sus funciones básicas son las siguientes, con respecto

a la emergencia:

ANTES DURANTE DESPUES

Inspección periódica de áreas
Inventario e Inspección
periódica de equipos contra
incendio
Asistir a capacitaciones que
se programen
Realizar prácticas para
actualización Entrenamiento
físico
Ubicar el área afectada Inspeccionar el área afectada
Trasladar los equipos Apoyar en el restablecimiento
necesarios para el control de la zona Mantenimiento y
Evaluar área afectada reposición de equipos y
Realizar control del evento E.P.P. utilizados
Revisar el área y controlar Evaluación de las maniobras
otras fuentes de ignición Ajuste de procedimientos
Apoyar grupos de Primeros
Auxilios y de Búsqueda y
Rescate
Apoyar entidades externas
que se presente

 BRIGADISTAS DE EVACUACIÓN

La misión de estos grupos es garantizar la evacuación total y ordenada de la universidad, sus

funciones básicas son

ANTES DURANTE DESPUES

Conocer y dominar los planos
de las distintas instalaciones
de la universidad BC.
Conocer vías de evacuación y
punto de reunión final
Informa a los ocupantes del
área asignada la necesidad de
evacuar
Recordarle al personal a
evacuar los procedimientos
Permanecer con los
evacuados en el punto de
reunión final
Verificar el área de trabajo
cuando se autorice el

Conocer procedimientos para
evacuación
Establecer listado del
personal a cargo en las
evacuaciones
Discutir y practicar
procedimientos
 BRIGADISTAS DE PRIMEROS AUXILIOS
Su misión es la de prestar los primeros auxilios a los lesionados. Sus funciones básicas
son las siguientes:
ANTES
Revisión e inventario de los
equipos para tensión de
heridos
Revisión periódica de los
manuales de primeros
auxilios
Asistir a capacitaciones y re-
entrenamientos
Entrenamiento físico
ARTICULO 2.2.4.6.26 GESTIÓN DEL CAMBIO
46
Dirigir la evacuación reingreso
Controlar brotes de pánico Dirigir el reingreso del
y/o histeria personal del área asignada
No permitir que los Evaluar y ajustar los
ocupantes se devuelvan procedimientos con el
Ayudar u ordenar la ayuda director de evacuaciones
para el personal con Ajustar plan de evacuación
limitaciones
En el punto de reunión final
verificar el listado del
personal asignado
Comunicar al director de la
evacuación el resultado de la
maniobra
DURANTE DESPUES
Ubicar el área del evento Evaluación de la respuesta
Utilizar elementos necesarios Corrección de procedimientos
para bioseguridad Mantenimiento, Reposición e
Evaluación del área y del inventario de recurso
paciente
Limitar riesgos para el
auxiliador y para el paciente
Prestar primeros auxilios en
forma inmediata y oportuna
Atender a los pacientes de
acuerdo a recomendaciones
del médico
Transportar al o a los
pacientes en forma rápida y
segur
 47

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para un proceso sistemático de identificación de peligros y

evaluación y control de los riesgos relacionados a la Seguridad y S a l u d e n e l T r a b a j o ,

asociados con los cambios y nuevos proyectos en las actividades e instalaciones relacionadas

con los procesos de UNIVERSIDAD CB.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las áreas comunes, operativas y administrativas de

UNIVERSIDAD CB., así como a todos sus trabajadores, contratistas, subcontratistas, visitantes

y practicantes.

3. DEFINICIONES

3.1 Análisis del cambio: Proceso que permite reconocer la existencia y características de los

peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos proyectos y

decidir si dichos riesgos son o no aceptables.

3.2 Área responsable del cambio: Área responsable de la implementación, desarrollo y

entrega del cambio o nuevo proyecto.

3.3 Área usuaria del cambio: Área que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su uso

final.

3.4 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.

3.5 Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para

identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos proyectos.
 48

3.6 Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un

inicio, un fin, y un objetivo: crear una instalación o proceso totalmente nuevo.

4. PREMISAS

4.1 La Gestión de Cambio debe considerar la identificación de los peligros, evaluación de

los riesgos e implementación de las medidas de control en:

4.1.1 Todo cambio o propuesta de cambio en la organización, actividades o

materiales, incluyendo nuevos proyectos.

4.1.2 Modificaciones al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(organización/actividades).

4.1.3 Cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades.

4.1.4 La Gestión de Cambio debe ser aplicada como un proceso continuo previo a la

introducción del cambio o ejecución del nuevo proyecto.

4.1.5 La Gestión de Cambio está basada en el procedimiento identificación de peligros y

debe cumplir con lo indicado en dicho procedimiento.

4.1.6 La Gestión de Cambio debe ser actualizada en la Matriz de Peligros.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Identificar el cambio propuesto: Permanentemente se identifican los cambios de

legislación, tecnología, estructura instalaciones y equipos adecuados del lugar de trabajo o la

Implementación de nuevos procesos y ejecución de nuevos proyectos.

5.2 Documentar el cambio: Se documentará el cambio teniendo en cuenta el reporte

de acto o condición insegura, descripción, verificación, causa, acción, seguimiento,

resultado y eficiencia que se registra en el formato de reporte de acciones correctivas y

preventivas.
 49

La organización gestionara y controlara cualquier cambio que afecte o tenga impacto sobre

los peligros y riesgos del SG-SST, incluye cambios en la estructura, personal, sistema de

gestión, procesos, uso de materiales, donde estos son evaluados mediante una

identificación de peligros y una evaluación de riesgos antes de introducirse.

5.3 Evaluar la factibilidad técnica presentes: Se evalúa la factibilidad técnica y operativa del

cambio relacionado con los recursos financieros, administrativos y humanos garantizando la

inclusión oportuna de nuevos requisitos legales que apliquen al SG-SST, definiendo como la

organización dará cumplimiento a cada uno de ellos a través de planes para el cumplimiento.

5.4 Aprobar el cambio: Después de identificado el cambio que se va a realizar, la gerencia

autoriza la ejecución del cambio teniendo en cuenta las recomendaciones y el seguimiento del

responsable de SST, quien verifica la efectividad y las medidas de control de riesgos.

5.5 Desarrollar y ejecutar el cambio: Se desarrolla la ejecución del cambio teniendo en

cuenta la revisión del arranque para asegurar que las recomendaciones del responsable de SST

han sido implementadas.

En la revisión el responsable de SST debe verificar que las recomendaciones para la

implementación se hayan implementado, y que todo el personal involucrado en la ejecución del

cambio ha sido completamente entrenado y que los procedimientos a utilizar son los adecuados.

5.7 Realizar cierre del cambio: Se cierra el cambio una vez que se verifique que todas las

acciones pendientes han sido cerradas y se verifica la eficacia de la acción tomada.

 50

6. RESPONSABLE

El Jefe o supervisor de área, el responsable de SST, Director administrativo y Alta gerencia;

tienen la responsabilidad en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo y seguridad

industrial donde realiza la implementación y seguimiento del presente procedimiento.

2.2.4.6.27 ADQUISICIONES

BC ADQUISICIONES - COMPRAS
UNIVERSIDAD

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la compra de materiales o insumos que ingresan a la

UNIVERSIDAD BC, para poder evaluar el cumplimiento de requerimientos tanto en Seguridad

y Salud en el Trabajo como en Calidad.

ALCANCE

Este procedimiento está dirigido al área de compras.

2. DEFINICIONES

2.1 Proveedor: Persona natural o jurídica encargada de suministrar insumos o necesarias para la

fabricación de productos o la prestación de servicios:

Proveedores de servicios de calibración y mantenimiento de equipos de laboratorio.

Proveedores de servicios medio ambientes, salud y seguridad en el trabajo.

Proveedores de servicios de desempeño social (Recursos Humanos).

 51

Otros: Proveedores de Fumigaciones, Recolección de residuos.

2.2 Insumos: son todos los materiales utilizados en la producción de cosméticos e incluye tanto

las materias primas como a los materiales de envase y empaque.

2.3 Prestación de servicios: Ejecución de actividades basadas en la capacitación, competencia

y formación profesional del personal de una compañía en una determinada área.

3. PREMISAS

3.1 Todo proveedor de materiales o de prestación de servicios debe ssuministrar información de

forma oportuna para fines administrativos y financieros, tales como:

- Certificado de representación legal actualizado.

- Copia del Registro Único Tributario (RUT).

- Copia de la Cédula de Ciudadanía o documento equivalente del Representante Legal.

- Certificado de los avances de la implementación del SG-SST emitido por ARL acorde al

cumplimiento de los estándares mínimos de seguridad y salud en el trabajo según el numero de

trabajadores vinculados y nivel de riegos.

3.2 Toda solicitud de compra de insumos y prestaciones de servicios debe tener como base el

cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el trabajo, condiciones comerciales

pactadas y debe contar con aval del Empleador.

 52

3.3 Se realiza compra de materiales a los proveedores que hayan sido aprobados según la

evaluación y selección del proveedor, el cual es definido por la Dirección administrativa,

compras, y Seguridad y Salud en el Trabajo.

3.4 Se realiza solicitud de servicio a los proveedores que cumplen con la documentación y

certificaciones exigidas por los entes regulatorios (SG-SST y Calidad) para la prestación del

servicio.

La información recopilada durante la selección del proveedor del servicio como cotizaciones

son comunicadas al Director de Compras, quien coordinará la compra del servicio en el tiempo

requerido para la prestación del mismo.

3.5 Se establecen relaciones e intercambios entre la UNIVERSIDAD BC y el proveedor para

el caso de asistencia y soportes y se realizan auditorías como soporte para la evaluación del

proveedor.

3.6 Los proveedores UNIVERSIDAD BC., son evaluados por el área de Seguridad y Salud en

el Trabajo y Calidad según criterios definidos

3.7 El Director de Compras debe informar anualmente, a fin de año, el Pareto de proveedores

al área de Seguridad y Salud en el Trabajo y Calidad, para realizar la calificación de la selección

de proveedores existentes, con base en este Pareto y sobre los 20 primeros del listado y para

determinar su inclusión en el cronograma de auditoría a proveedores, así mismo debe informar

 53

cuántos y cuáles son los proveedores nuevos, cuántos dejaron de ser proveedores y si se

realizaron planes de mejoramiento

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Proceso de compras.

4.1.1 Emitir el requerimiento de compras por el Director de Compras y avalado por Gerencia

General.

4.1.2 Consultar la base de datos de compras las últimas compras realizadas y sobre este

histórico de proveedores se solicita la actualización de cotizaciones.

4.1.3 Evaluar las cotizaciones recibidas, las condiciones comerciales como tiempo de entrega y

financieras que sean de mayor conveniencia para la UNIVERSIDAD BC.

4.1.4 Generar la orden de compra, para el proveedor seleccionado, la cual debe llevar las

observaciones o requisitos específicos que se requieran.

4.1.5 Enviar la orden de compra mediante correo electrónico al contacto del proveedor y

confirmar su recepción.

4.1.6 El Director de Compras o el Asistente hace seguimiento del cumplimiento de la

planeación de compras en el archivo del numeral anterior.

4.1.7 Para el caso de servicios contratados la persona responsable de recibir el servicio

coordina fecha de prestación del servicio y verifica su conformidad.

 54

4.1.8 Se da por terminado el proceso de compra cuando el insumo está aprobado para su uso o

cuando el servicio contratado ha sido recibido a satisfacción por el colaborador que lo requirió o

que recibió el servicio.

4.2 Evaluación / Calificación de proveedores de materiales y de servicios

el solicitante o persona que recibe el servicio evaluará / calificará el servicio prestado cada vez

que se reciba un insumo o la prestación de un servicio considerando los siguientes aspectos:

cumplimiento en la fecha de entrega o prestación del servicio, cantidad recibida y condiciones de

entrega para el caso de materiales; satisfacción y soportes documentales de los servicios

recibidos.

4.2.1 Fecha de recibo del insumo o la prestación del servicio: Registrar la fecha de ingreso del

material o la de prestación de servicios.

4.2.2 Cantidad recibida: Registrar la cantidad recibida del insumo o servicio

4.2.3 ¿Servicio recibido a satisfacción? Registrar si el servicio prestado por el proveedor se

recibe a satisfacción.

4.2.4 El proveedor del servicio entrega documentos/soportes? Registrar si el proveedor cumple o

no cumple con la entrega de soportes del servicio presta

De acuerdo al puntaje obtenido en base 100, el proveedor se clasifica como:

De 85 a 100 puntos - Proveedor Altamente confiable: Cumple los requisitos para asegurar la

calidad de los productos. Preferirlo al comprar o contratar.

 55

De 70 a 84 puntos - Proveedor Confiable: Cumple satisfactoriamente con requisitos para

asegurar la calidad de los insumos, puede participar y ser seleccionado en algunas compras o

contrataciones.

De 51 a 69 puntos - Proveedor Poco Confiable: No cumple con todos los requisitos,

esporádicamente puede participar y ser seleccionado en procesos de compra y contratación, en la

medida que muestre avance en la gestión de factores a mejorar.

De 1 a 50 puntos - Proveedor No Confiable: No cumple con los requisitos para asegurar la

calidad de los insumos o servicios. Debe descartarse su participación y/o selección en procesos

de compra o contratación, hasta tanto no cumpla totalmente el programa de medidas correctivas

y haya sido aprobado

La calificación de cada proveedor es reportada en el formato y enviada a los diferentes

proveedores y en el caso en el que alguno de ellos tenga calificación inferior a 84 % se debe

solicitar planes de mejora para dar continuidad a la relación comercial.

La frecuencia de calificación a proveedores se hará anual y se informará a los proveedores

durante el primer trimestre del año los resultados del año inmediatamente anterior.

5. RESPONSABILIDADES
 56

5.1 Es responsabilidad del Director de Compras coordinar la ejecución del proceso de compra

de insumos y prestación de servicios y seguimiento en el cumplimiento de calidad, cantidad,

precio, tiempo de entrega.

5.2 Es responsabilidad del Director de Compras coordinar la calificación y envío de esta

información a los proveedores durante el primer trimestre del año.

5.3 Es responsabilidad del Coordinador de SG-SST verificar el cumplimiento del sistema del

proveedor y veracidad de la documentación recibida en cuanto a lo relacionado con seguridad y

salud en el trabajo.
 57

2.2.4.6.28 CONTRATACIÓN

3. UNIVERSIDAD BC, establece en sus procedimientos dar cumplimiento a los siguientes

aspectos mencionados en este artículo.

4. 1. Incluir los aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de

proveedores y contratistas; (Ver BC-Adquisiciones)

5. 2. Procurar canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el trabajo con

los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus

trabajadores o subcontratistas;

6. UNIVERSIDAD BC, establece el procedimiento para la comunicación.

7. BC- COMUNICACIÓN

8. 3. Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la obligación

de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la rotación del

personal por parte de los proveedores contratistas y subcontratistas, de conformidad con la

normatividad vigente;

9. UNIVERSIDAD BC garantiza que antes del ingreso de personal contratado, contratistas,

trabajadores en misión, practicantes y visitantes se verifica la afiliación a Riesgos

Laborales, este documento hace parte a la minuta de ingresos.

10. 4. Informar a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores de este último,

previo al inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de

trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como

la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias. En este

 58

propósito, se debe revisar periódicamente durante cada año, la rotación de personal y

asegurar que dentro del alcance de este numeral, el nuevo personal reciba la misma

información;

11. UNIVERSIDAD BC por medio de la capacitación de Ingreso da a conocer todos los

aspectos relacionados con seguridad y salud en el trabajo a todo el personal vinculado de

manera directa o indirecta.

12. Para el personal visitante se da a conocer las generalidades de seguridad y salud en el

trabajo y actuación en caso de emergencias a través de folleto, el cual deben leer antes de

su ingreso, la lectura de este folleto reposará en la minuta de ingreso.

13. 5. Instruir a los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas

y sus trabajadores o subcontratistas, sobre el deber de informarle, acerca de los presuntos

accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos durante el periodo de vigencia

del contrato para que el empleador o contratante ejerza las acciones de prevención y

control que estén bajo su responsabilidad.

14. UNIVERSIDAD BC por medio de la capacitación de Ingreso da a conocer todos los

aspectos relacionados con seguridad y salud en el trabajo a todo el personal vinculado de

manera directa o indirecta.

15. 6. Verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato

en la empresa, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por

parte de los trabajadores cooperados, trabajadores en misión, proveedores, contratistas y

sus trabajadores o subcontratistas.

 59

16. UNIVERSIDAD BC por medio de su Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo

verifica que el desarrollo de las actividades propias de la universidad se de cumplimiento

a las normas establecidas en el SG-SST

 CANALES DE COMUNICACIÓN

 OBJETIVO

Este instructivo tiene como objetivo informar sobre cómo se darán a conocer los temas en

cuanto a SST (Seguridad y Salud en el Trabajo), estableciendo criterios y responsabilidades para

asegurar una correcta comunicación interna con los colaboradores de la UNICERSIDAD BC.

 ALCANCE
Este instructivo aplica a todo el personal interno o externo vinculado a la UNIVERSIDAD

BC que requiera transmitir información al personal de por medio de cualquier medio

comunicación

 DEFINICIONES

Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes

canales.

Comunicación Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor

pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de la empresa.

Comunicación Externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas comunicaciones

incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc., con carácter organizacional.

Parte Interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones de la empresa,

tanto externo como interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño o éxito de

ésta.
 60

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan

sobre su desempeño.

Inducción y Re inducción: Se brindará inducción para todo el personal que ingrese a laborar

a la UNIVERSIDAD CB, sobre lineamientos SST e inducción al cargo a desempeñar.

Correo Electrónico: Servicio de red que permite enviar y recibir mensajes de forma

inmediata entre destinatarios y receptores.

Talleres, Charlas y capacitaciones: Se brindará información clara y veraz mediante Talleres,

charlas y capacitaciones, de las cuales se hace evaluación de los temas y re inducción en caso de

ser necesario y quedará registro como evidencia.

Carteleras: Medio de comunicación utilizado para compartir información de la Empresa sobre

diferentes temas como el social, administrativo, fechas especiales, seguridad y salud en el

trabajo, buenas prácticas de manufactura cosmética.

Informes: información escrita sobre una situación, cosa, persona o hecho, la cual es presentada

directamente al coordinador, director o supervisor.

Visita directa: Dialogo sostenido de manera respetosa con la persona o trabaja

 PREMISA

Se debe tener en cuenta la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la

organizac Se debe tener la comunicación con contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo

dando a conocer el SG-SST de la organización y el Sistema de Gestión de Calidad.

 61

Los trabajadores deben tener una participación en los temas de identificación de peligros y

valoración de riesgos, investigación de incidentes, las consultas donde haya cambios que afecten

la seguridad y la salud.

La información a publicar debe ser emitida por una fuente confiable, publicada de manera clara y

veraz.

 PROCEDIMIENTO

IDENTIFICAR LA INFORMACIÓN: Se determinará los temas pertinentes a comunicar y se

tendrá en cuenta la comunicación por medio de la matriz de comunicación, para solicitudes de

los trabajadores que requieran

DETERMINAR EL CANAL DE COMUNICACIÓN: Se identificará cómo, cuándo y dónde

se divulgará la información y quien será el responsable de dar respuesta oportunamente, se puede

comunicar por medio de:

 Inducción y re inducción

 correo electrónico

 Talleres, charlas, capacitaciones

 Carteleras

 Informes

 Visita directa

 Buzón de Sugerencias.

REFORZAMIENTO DE INFORMACIÓN: Una vez se defina el mensaje por el canal de

comunicación definido, se reforzará el tema con nuevos mensajes o visitas a cada uno de los

receptores.
 62

ARCHIVAR INFORMACIÓN: Si se requiere se archivarán los documentos pertinentes a cada

actividad realizada.

COMUNICACIÓN INTERNA: La comunicación interna se presentará en documentación

teniendo en cuenta que es bajo los parámetros de comunicación del Sistema de Seguridad y

Salud en el Trabajo. Los responsables de cada proceso informaran sobre las actividades

propuestas con el objetivo de dar a conocer el comportamiento de la UNIVERSIDAD BC en

temas de la Seguridad y Salud en el Trabajo ayudando a la mejora continua de los procesos.

COMUNICACIÓN EXTERNA: La comunicación externa es la que se mantiene entre la

empresa y los contratistas, proveedores, clientes; creando, manteniendo y mejorando la relación

con las diferentes fuentes externas como encuestas de satisfacción o buzón de PQRS

RENDICIÓN DE CUENTAS: El encargado del SG-SST debe programar reuniones para rendir

cuentas frente el COPASST y la Alta Dirección, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Definición, avance y cumplimiento del plan anual de trabajo.

Estado de la intervención de los peligros identificados.

Estado y cumplimiento del programa de capacitaciones.

Cumplimiento de los indicadores de los programas.

Estado de la investigación de accidentes y enfermedad laboral y cumplimiento de los planes de

acción definidos.
 63

Estado del cumplimiento de los requisitos legales.

Ejecución del presupuesto.

Estado de las comunicaciones de las partes interesada Estado de la implementación del plan

de emergencias.

Ejecución de simulacros.

Estado del cumplimiento de los sistemas de vigilancia epidemiológica.

Análisis del ausentismo laboral, estado de la implementación de acciones derivadas de este.

La alta dirección evaluara el desempeño del Responsable de SST de acuerdo a los criterios

definidos, acorde a los resultados de la revisión se deben identificar necesidades de acciones

correctivas, preventivas y de mejora.

RESPONSABLES

Es responsabilidad de todo el personal de la organización, de la alta dirección, del encargado

del Sistema de seguridad y salud en el trabajo y de la Dirección administrativa y finanEs

responsabilidad de la persona que publica la información en carteleras, hacer el retiro de la

misma, La información emitida debe tener fecha de publicación y nombre de quien la publico, y

estará visible durante ocho días hábiles.

Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del sistema de gestión de la seguridad y salud

en el trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada

con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la

auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área

o proceso objeto de verificación. PARÁGRAFO. El programa de auditoría debe comprender

 64

entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la

auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en

consideración resultados de auditorías previas. La selección del personal auditor no implicará

necesariamente aumento en la planta de cargos existente. Los auditores no deben auditar su

propio trabajo. Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de

adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa.

Artículo 2.2.4.6.30. Alcance de la auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). El proceso de auditoría de que trata el presente

capítulo deberá abarcar entre otros lo siguiente:

1. El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo;

2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado;

3. La participación de los trabajadores;

4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;

5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo (SG-SST), a los trabajadores;

6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo (SG-SST);

7. La gestión del cambio;

8. La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones;

 65

9. El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-

SST) frente a los proveedores y contratistas;

10. La supervisión y medición de los resultados;

11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales,

y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa;

12. El desarrollo del proceso de auditoría; y

13. La evaluación por parte de la alta dirección.

Artículo 2.2.4.6.31 Revisión por la alta dirección.

 Revisar como mínimo una (1) vez al año, por parte de la alta dirección los

resultados del Sistema de Gestión de SST.

 Solicitar a la empresa los soportes que den cuenta de la revisión por la alta

dirección de los resultados del Sistema de Gestión de SST.

 Solicitar el documento donde conste la revisión anual por la alta dirección y la

comunicación de los resultados al COPASST y al responsable del Sistema de

Gestión de SST.

 Solicitar la evidencia documental de las acciones correctivas, preventivas y/o de

mejora que se implementaron según lo detectado en la revisión por la Alta

Dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Cuando después de la revisión por la Alta Dirección del Sistema de Gestión de

SST se evidencie que las medidas de prevención y control relativas a los peligros y
 66

riesgos son inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces, la empresa toma las

medidas correctivas, preventivas y/o de mejora para subsanar lo detectado.

La revisión por la alta dirección debe tener una preparación previa por parte del personal que

administra el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización, con el

fin de que al momento de la revisión se cuente con toda la información necesaria para que la Alta

Dirección pueda tomar decisiones.

Con anterioridad a la revisión por la Alta Dirección, el administrador, líder o encargado del

SG-SST debe haber elaborado un documento borrador de la revisión que facilite a la Alta

Dirección cumplir con su responsabilidad y haber realizado un análisis previo de las situaciones

en las cuales es necesario tomar decisiones con respecto a la seguridad y la salud en el trabajo.

Rendición de cuentas del SG-SST

La rendición de cuentas es el medio a través del cual quienes tienen responsabilidades en el

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo presentan cómo ha sido su desempeño.

El administrador, líder o encargado del SG-SST, debe realizar como mínimo una vez al año,

un documento que permita conocer el avance en la implementación del sistema de gestión, el

cumplimiento legal, las actividades realizadas, los resultados de los indicadores y toda la

información necesaria para que la Alta Dirección y las partes interesadas puedan tener acceso a

un resumen del estado de la seguridad y la salud en la organización.

Este informe de rendición de cuentas puede estar acompañado de sugerencias de mejora del

sistema, opciones disponibles para abordar no conformidades y recomendaciones para disminuir

 67

la accidentalidad y las enfermedades laborales en la empresa, de esta forma, la Alta Dirección

podrá realizar una rápida revisión del sistema de gestión, tomar en cuenta las sugerencias

plasmadas en el informe y a partir de él alimentar la revisión anual.

Al respecto no hay que perder de vista que la Alta Dirección no es experta en salud

ocupacional y seguridad industrial, por lo cual la persona o grupo de personas a cargo del SG-

SST debe llevar a estas reuniones toda la información necesaria para permitir una rápida toma de

decisiones por parte de la Alta Dirección y que ésta sea propositiva.

Revisiones anteriores de la alta dirección

Las revisiones anteriores de la Alta Dirección deben estar disponibles para ser consultadas en

cualquier momento, incluso si las personas que conforman la Alta Dirección no han cambiado.

Las decisiones tomadas por la Alta Dirección quedan justificadas en su revisión anual, y por ello

contar con revisiones anteriores permitirá a la gerencia de la empresa determinar si los supuestos

tenidos en cuenta en las decisiones tomadas en el pasado siguen vigentes o si las condiciones del

personal, la empresa o el país han cambiado.

Si el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o el vigía en seguridad y salud en el

trabajo, la Administradora de Riesgos Laborales u otras partes interesadas remitieron

observaciones o recomendaciones a la Alta Dirección sobre revisiones previas, estas deben estar

disponibles y tenerse en cuenta en el nuevo ciclo de revisión.

Planeación estratégica de la empresa

 68

El área de seguridad y salud en el trabajo de las organizaciones usualmente se encuentra

alejada de los aspectos misionales de la empresa y no participa de las actividades de planeación

estratégica, sin embargo, las decisiones gerenciales sobre el rumbo de la organización pueden

afectar el plan de trabajo anual en seguridad y la salud en el trabajo.

Durante la revisión por la Alta Dirección, se espera que se comparta con el administrador,

encargado o líder del SG-SST los principales cambios que tendrá la organización en el siguiente

periodo para evaluar el impacto de estos y de ser necesario, proponer acciones a la alta dirección

para abordarlos.

Supongamos que dentro de la planeación estratégica de una organización está crecer a nivel

nacional, creando un centro de trabajo en cada ciudad principal del país. Al ser comunicada esta

información al grupo de seguridad y salud en el trabajo, se identificará que ese crecimiento en

sedes y personal tendrá un impacto en el cronograma de actividades y en el presupuesto y

solicitarán a la Alta Dirección que autorice un incremento en la asignación de recursos

económicos y humanos del sistema o prevea el impacto que significa el crecimiento de la

empresa respecto del SG-SST.

Identificar y documentar las deficiencias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST), lo que debe ser el soporte de la implementación de las acciones preventivas,

correctivas o de mejora continua.

 69

Se deberá informar sobre los resultados que obtengan los trabajadores que se encuentran

directamente relacionados con las causas o con los controles, para que participen de forma activa

en el desarrollo de las acciones preventivas, correctivas y de mejora

Se deberá informar a la alta dirección sobre el ausentismo laboral por incidentes, accidentes y

enfermedades laborales. Alimentar el proceso de revisión que haga la alta dirección de la gestión

en seguridad y salud en el trabajo, además consideran las acciones de mejora continua

Formato

Artículo 2.2.4.6.32. Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades laborales

Los informes y las conclusiones de investigaciones desarrolladas por organismos

externos como autoridades de inspección, vigilancia y control o por parte de

Administradoras de Riesgos laborales, también serán considerados como fuente

de acciones correctivas, preventivas o de mejora en materia de SST, respetando

los requisitos de confidencialidad que apliquen de acuerdo con la legislación

vigente.
 70

Artículo 2.2.4.6.33. Acciones preventivas y correctivas.

Las acciones pueden ser derivadas, entre otras, de las siguientes actividades: Resultados de las

inspecciones y observación de tareas. Investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

Auditorías internas y externas. Sugerencias de los empleados. Revisión por la ata dirección.

Cambios en los procedimientos Cambios en los métodos de trabajo.

Las auditorías abarcarán la evaluación de los siguientes aspectos como mínimo:

 El cumplimiento de la política de SST;

 La evaluación de la participación de los trabajadores;

 El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;

 La competencia y la capacitación de los trabajadores en SST;

 La documentación en SST;

 La forma de comunicar la SST a los trabajadores y su efectividad;

 La planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST;

 La gestión del cambio;

 La prevención, preparación y respuesta ante emergencias;

 La consideración de la SST en las nuevas adquisiciones;

 El alcance y aplicación de la SST, en los proveedores y contratistas;

 La supervisión y medición de los resultados;

 El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y

 enfermedades profesionales y su efecto sobre el mejoramiento de la SST

 en la empresa;
 71

 La evaluación por parte de la alta dirección; y,

Las acciones preventivas, correctivas y de mejora

Referencias:

Garzón, L. (2015). Decreto número 1072 de 2015 república de Colombia. (archivo pdf).

Recuperado de
 72

https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/50711/DUR+Sector+Trabajo+Actualiz

ado+a+Octubre+de+2017.pdf/e85f8008-7886-2d70-f894-112075f0c8da