Código ISP02-MA01

MATRIZ DE COMUNICACIONES Versión 1

Fecha de Vigencia 15/01/15

QUÉ SE A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE

REGISTROS
COMUNICA COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR

Material publicado,
Publicación Permanente registros de asistencia,
Capacitaciones, correo en Correo electrónico
Política, objetivos y Todos los evaluación de la
electrónico, carteleras, Coordinador SGI
metas HSE Trabajadores actividad, correos
material publicado
electrónicos y pagina
web.
En Inducciones

A los trabajadores
antiguos anualmente, a Material publicado,
Capacitaciones, los nuevos trabajadores registros de asistencia y
Identificación de Todo los presentaciones y material en inducciones y cuando evaluación de la
peligros, evaluación Trabajadores y publicado (folletos, se presenten cambios de Coordinador SGI actividad
y control de riesgos contratistas plegables de trabajos puestos de trabajo
seguros, entre otros) A los contratistas cuando
se establezca vínculo contratos
contractual

Capacitaciones,
En Inducciones Material publicado,
presentaciones
registros de asistencia y
Todo los evaluación de la
Coordinador
Trabajadores y actividad, correos
SGI/Asesor Jurídico
contratistas electrónicos, oficios,
Requisitos legales y Matriz de Requisitos
Con los contratistas En Correo electrónico de Legales y otros.
otros requisitos y
material publicado y oficios forma permanente
Evaluación del
cumplimiento legal
 Código ISP02-MA01
Material publicado,
MATRIZ DE COMUNICACIONES Versión registros de asistencia y
1
Todo los evaluación de la
Coordinador
Trabajadores y Fecha de Vigencia actividad,
15/01/15 correos
SGI/Asesor Jurídico
contratistas electrónicos, oficios,
Requisitos legales y Matriz de Requisitos
otros QUÉ
requisitos
SE y A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE Legales y otros.
REGISTROS
Evaluación
COMUNICA del COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR
cumplimiento legal

Material publicado,
registros de asistencia,
Capacitaciones, Internos,
correo
Política, objetivos y Todos los Comunicados Cuando se modifique la Coordinador SGI evaluación de la
Gerencia/Asesor electrónico,
Oficios carteleras, SGI/ Oficios, informes,
metas HSE Trabajadores legislación aplicable en actividad, correos
Jurídico material publicado Asesor Jurídico comunicados Internos
Salud Ocupacional electrónicos y pagina
web.
Informes
Material publicado,
Capacitaciones,
Todos los registros de asistencia y
Programas carteleras, presentaciones Inducciones Coordinador SGI
Trabajadores evaluación de la
y material visual
actividad.
Material publicado,
Capacitaciones,
Funciones, Todos los Publicaciones, registros de asistencia y
presentaciones y material Coordinador SGI
responsabilidades, Trabajadores Inducciones evaluación de la
publicado
actividad.

Entrenamiento,
De acuerdo con el Material publicado,
concientización, Capacitaciones, cronograma de
Todos los registros de asistencia y
competencia, presentaciones y material actividades Coordinador SGI
Trabajadores evaluación de la
formación y toma de visual
actividad.
conciencia

Inducciones
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QUÉ SE A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE

REGISTROS
COMUNICA COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR

Material publicado,
registros
Correos de asistencia,
electrónicos,
Capacitaciones,Electrónico,
Correo correo Cuando se tengan
Política, objetivos y Todos los evaluación
registro dede la
Todos los electrónico,
comunicados carteleras,
internos, inquietudes, sugerencias, Coordinador
TrabajadoresSGI
que lo
metas HSE Trabajadores actividad,
notificación, correos
registro del
Trabajadores Boletín
materialInformativo
publicado reporte de condiciones y requieran electrónicos y pagina
reporte de la condición o
actos inseguras. web.
acto inseguro

Carteleras

Cuando se cite a
Correos electrónicos,
reuniones, se tengan
Comunicación, Correo y notificaciones a comunicaciones, actas
COPASO sugerencias o Coordinador SGI
participación y miembros de COPASO de reuniones de
recomendaciones a
consulta COPASO, oficios
COPASO

Cuando se tengan
sugerencias e inquietudes
Coordinador Oficios
frente al Sistema de
Contratistas Correo, oficios, reuniones SGI/Supervisores de
Gestión Integral y/o
Contratos
establecimiento de
términos del contrato.
consulta

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Cuando se tengan
sugerencias e inquietudes Fecha de Vigencia 15/01/15
Coordinador
frente al Sistema de
Contratistas Correo, oficios, reuniones SGI/Supervisores de
Gestión Integral y/o
Contratos
establecimiento de
QUÉ SE A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE
términos del contrato. REGISTROS
COMUNICA COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR

Correos electrónicos
Material publicado,
registros de asistencia,
Capacitaciones, correo
Política, objetivos y Todos los evaluación de la
electrónico, carteleras, Cuando se realice Coordinador SGI
metas HSE Trabajadores actividad, correos
material publicado modificaciones de la Registros de yasistencia
electrónicos pagina
Gestión Documental Alta Gerencia Capacitaciones oficios documentación del Coordinador SGI y evaluación de la
web.
sistema de gestión actividad
integral

Cuando se realice
Registros de asistencia
Capacitaciones, modificaciones de la
Control de registros Alta Gerencia Coordinador SGI y evaluación de la
Comunicados Internos documentación del
actividad
sistema

Control Operacional
Actas de reunión,
Trabajadores a Reuniones, registros de asistencia y
(Análisis de tareas quienes aplica la capacitaciones, Cuando se requiera Coordinador SGI evaluación de la
críticas, actividad realizada Comunicado interno actividad, correos
Inspecciones electrónicos
planeadas.
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QUÉ SE A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE

REGISTROS
COMUNICA COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR

Material publicado,
Coordinador registros
Protocolos de asistencia,
de
Capacitaciones,
Política, objetivos y Todos los Capacitaciones , correo Publicación Permanente, SGI/Coordinador evaluación
emergencia de la
publicado,
Todos los electrónico, carteleras,
material Coordinador SGI
metas HSE Trabajadores En casos de emergencia, Operativo/ actividad, de simulacros,
registros correos
Trabajadores material
visual, publicado
comunicaciones
simulacros o falsa alarma Supervisor de la electrónicos y pagina
registros de asistencia,
verbales web.
Calidad del Servicio. reportes de incidente

Coordinador
De acuerdo con el SGI/Coordinador Registros de asistencia
Preparación y Brigadistas Capacitaciones cronograma de Operativo/ y evaluación de la
respuesta ante actividades Supervisor de la actividad
emergencias Calidad del Servicio.

Coordinador
Entidades de Cuando se detecte una SGI/Coordinador
Comunicaciones verbales Correos, reportes de
apoyo externo en amenaza o posible Operativo/
o escritas incidentes.
emergencias emergencia Supervisor de la
Calidad del Servicio.

Publicación Permanente Coordinador

Material publicado
Material publicado, correo en Correo electrónico SGI/Coordinador
Contratistas y
electrónico, notificación Operativo/
visitantes En casos de emergencia,
verbal Supervisor de la Protocolos de
simulacros o falsa alarma Calidad del Servicio. emergencia publicado
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QUÉ SE A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE

REGISTROS
COMUNICA COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR

Responsables de las Material publicado,

Medición y diferentes registros de asistencia,
seguimiento Capacitaciones, correo Periódica
Política, objetivos y Alta
del Gerencia
Todos los Reuniones, Oficios actividades Indicadores
evaluación establecidos
de la
desempeño electrónico, carteleras, Coordinador
realizadas SGI del
dentro
metas HSE Trabajadores actividad, correos
material publicado Sistema de gestión electrónicos y pagina
web.
Investigación de
Registros de
Incidentes, no
Cuando se presente una Equipo de investigación de
conformidades, Trabajadores a Capacitaciones y/o
investigación de incidente Investigación accidentes y no
acciones correctivas quienes afecta reuniones
y/o no conformidad designado conformidades
y acciones
realizadas
preventivas
De acuerdo con el Evidencias de Auditoría
Trabajadores a
Auditoria Interna Reuniones, notificaciones cronograma de Auditores Correo electrónico,
quienes afecta
actividades notificaciones
Informe ejecutivo para la
Revisión por la
Alta Gerencia Presentaciones Al menos una vez al año Coordinador SGI revisión por la alta
Dirección
gerencia
Comunicar a los
visitantes y
proveedores los
riesgos a los que se
Visitantes y Al ingreso de las Registro de recepción
encuentran Fichas plastificadas Coordinador SGI
Proveedores instalaciones locativas del material.
expuestos cuando
se encuentran
dentro de las
instalaciones
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QUÉ SE A QUIÉN SE POR QUÉ CUANDO SE RESPONSABLE DE

REGISTROS
COMUNICA COMUNICA MEDIO/ESTRATEGIA COMUNICA COMUNICAR

Comunicar las Material publicado,

normas de trabajo registros de asistencia,
que dany Todos Capacitaciones, correo
Política, objetivos los Lista de chequeo dirigida a Cuando se establezca evaluaciónde
Registro de
listas la
de
cumplimiento a la Trabajadores electrónico, carteleras, Coordinador SGI
metas HSE contratistas una relación laboral entre Interventor actividad,
chequeo correos
legislación HSE Contratistas material publicado
las partes enteradas y la designado electrónicos y pagina
aplicable a la web.
empresa.
naturaleza de las
actividades a
realizar. Registros de auditorias
Permisos de trabajo
de contratos