LETRAS

CONTROL DE DOCUMENTOS
JARL2 LTDA.
GI-P-01 Versión 00 Página 1 de 4

1. OBJETO

El objeto de este procedimiento es definir el control de los documentos

del Sistema de Gestión en cuanto a su elaboración, modificación
aprobación, edición, divulgación, distribución, implementación y
anulación y establecer el control para los documentos externos que
afecten el mismo.

2. ALCANCE

El alcance de este documento aplica a los documentos del Sistema de

Gestión de la organización (documentos internos) y a las normas
Legales y Técnicas necesarias para la prestación del servicio
suministrado por la empresa (documentos externos).

3. RESPONSABLE

La Gerencia HSEQ de la organización es la responsable de la

implementación, divulgación y mantenimiento del presente documento,
además del control de los documentos internos y externos que hagan
parte del Sistema de Gestión de la organización.

4. DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad

o proceso.

FORMATO: Es un esquema que permite la recopilación de información

y/o datos con el fin de obtener evidencia objetiva de alguna actividad,
puede ser modificado y después de ser utilizado se convierte en un
registro.

COPIA CONTROLADA: Documento del Sistema de Gestión, el cual

debe estar vigente en los diferentes sitios o puestos de trabajo que se
requiera y su control es responsabilidad de la Gerencia de HSEQ de la
organización. Se identifica en medio físico con el sello de COPIA
CONTROLADA y en medio magnético en PDF.

COPIA NO CONTROLADA: Documento que no requiere un control

estricto en sus modificaciones y el cual puede ser entregado a las partes
 LETRAS
CONTROL DE DOCUMENTOS
JARL2 LTDA.
GI-P-01 Versión 00 Página 2 de 4

interesadas que soliciten alguna información de la organización o del

SG. Este tipo de documentos no tiene el sello de COPIA CONTROLADA,
por lo tanto la gerencia HSEQ no es responsable de entregar el
documento actualizado cuando el mismo sufra algún tipo de cambio.

1. Elaboración y Modificación de Documentos

Los documentos los elabora el responsable de cada proceso con el apoyo

del Gerente HSEQ.

Los tipos de documentos a elaborar o modificar pueden dar lugar a:

procedimientos, guías, formatos, instructivos.

La modificación de documentos se hace mediante el formato GI-F-01

Listado Maestro De Documentos diligenciando el formato indicando
la descripción del cambio.

2. Revisión y Aprobación de documentos

Los documentos elaborados o modificados se deben revisar por

cualquier persona que tenga alguna responsabilidad dentro del proceso
al que pertenece dicho documento para ajustarlo si es necesario, una
vez revisado el documento este debe ser aprobado por el responsable
del proceso.

3. Editar el Documento

Es responsabilidad del Gerente HSEQ editar el documento ya aprobado

teniendo e cuenta aspectos como la forma, la estética y el tipo de
documento.

4. Divulgación del Documento

Los documentos nuevos o modificados se deben dar a conocer a todo el

personal mediante comunicación escrita incluyendo los documentos de
origen externo.
 LETRAS
CONTROL DE DOCUMENTOS
JARL2 LTDA.
GI-P-01 Versión 00 Página 3 de 4

5. Formalizar el Documento

Si el documento es nuevo se debe ingresar al formato GI-F-01 Listado

Maestro De Documentos, registrando el nombre, la fecha de emisión
del documento, la persona que reviso y aprobó el documento y si se
trata de un documento modificado se debe registrar el cambio que tuvo
el documento y su estado de revisión.

Nota: para los documentos nuevos el estado de revisión es 00.

Los documentos de origen externo se formalizan mediante el formato

GI-F-02 Control De Documentos De Origen Externo registrando la
fecha, el nombre y su ubicación.

6. Distribuir el documento.

Todos los documentos actualizados estarán a disposición para todas las

personas en medio magnético mediante la red, en la cual están
organizados por carpetas con el nombre de cada proceso.

Los procedimientos e instructivos originales reposan en el manual de

gestión y solo se le concederá una copia controlada al dueño de cada
proceso si es requerida, el control de la copia consiste en marcarla con
un color diferente para cada proceso y en registrar esta información en
el listado maestro de documentos.

Los formatos originales se encuentran a disposición de todo el personal

en una carpeta con el mismo nombre que reposa en el área HSEQ y
quien proveerá copia de estos cuando alguien lo requiera.

Los documentos de origen externo e impresos se identifican con sello de

DOCUMENTO EXTERNO CONTROLADO y se concederá copia de estos
a los dueños de cada proceso según aplique, consignado esta
información en el GI-F-02 Control De Documentos De Origen
Externo.

7. Implementación de documentos

Permanentemente se analiza la vigencia y adecuación de los

documentos respecto a las actividades de la compañía y se ajustan o
eliminan de acuerdo a las necesidades del sistema de gestión.
 LETRAS
CONTROL DE DOCUMENTOS
JARL2 LTDA.
GI-P-01 Versión 00 Página 4 de 4

8. Anulación

En el caso de los documentos que se conviertan en obsoletos para el

Sistema de Gestión se registran en el formato GI-F-01 Listado
Maestro De Documentos o formato GI-F-02 Control De
Documentos De Origen Externo según aplique como eliminados.

El documento anulado junto con sus copias son recogidas de los puestos
de trabajo y destruidas, solo en caso de que por alguna razón se desee
conservar el documento este tendrá el sello de DOCUMENTO
ANULADO.

Revisó: Aprobó :

Gerente HSEQ Gerente General

Fecha: Fecha: