7.defensa Juridica

AUTODIAGNÓSTICO DE G
POLÍTICA DEFENSA JU
INSTRUCCIONES DE DILIGENC
AUTODIAGNÓSTICO
PLAN DE ACCIÓN
AGNÓSTICO DE GESTIÓN
ICA DEFENSA JURÍDICA
CIONES DE DILIGENCIAMIENTO
AUTODIAGNÓSTICO
PLAN DE ACCIÓN
AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN
INSTRUCCIONES DE D
Este archivo hace parte de un conjunto de herramientas de Autodiagnóstico que permitirán a cada entidad desa
Modelo Integrado de Gestión y Planeación, con el propósito de que la entidad logre contar con una línea b
institucional. Este puede ser utilizado en el momento en que lo considere pertinente, sin implicar esto reporte
A continuación, se explica en detalle como se debe diligenciar.
Autodiagnóstico:
Está compuesto por las siguientes columnas:
- Componentes: son los grandes temas que enmarcan la política objeto de medición.
- Calificación: puntaje automático obtenido como resultado de la autocalificación que haga en el av
- Categoría: corresponde a las acciones que la entidad debe contemplar para el avance de la respe
- Calificación: puntaje automatico obtenido como resultado de la autocalificación que haga en el av
- Actividades de Gestión: son las actividades puntuales que la entidad debe estar implementando
- Puntaje: es la casilla donde la entidad se autocalificará de acuerdo con las actividades descritas, e
- Observaciones: en este espacio, podrá hacer las anotaciones o comentarios que considere pertin
Las ÚNICAS celdas que debe diligenciar son la del nombre de la Entidad y la columna de Puntaje (resaltada en
Para la calificación, se estableció una escala de 5 niveles así:
Puntaje Nivel Color

0 - 20 1
21 - 40 2
41 - 60 3
61- 80 4
81- 100 5
Cuando se ingresa un puntaje, esa columna automáticamente mostrará el color que corresponde según la esca
generan automáticamente. Recuerde sólo ingresar puntajes de 0 a 100
Los resultados finales solo reflejarán el resultado de los puntajes diligenciados. Si alguna casilla se deja en blan
Si usted considera que alguna de las actividades no aplica para su Entidad por sus características particulares,
se efectúan negociaciones colectivas por no haber sindicatos, en el ítem "Negociación Colectiva" usted no debe
ES MUY IMPORTANTE que los puntajes ingresados sean lo más objetivos posible, y que exista un soporte para
fundamental ser objetivos en los puntajes ingresados.
Cuando finalice de calificar las actividades de gestión, podrá ver de manera gráfica los principales resultados, ha
Gráficas:
En esta hoja se podrán visualizar de una manera más clara y sencilla los resultados obtenidos. Estas se genera
En la primera gráfica, se muestra el puntaje total obtenido por la entidad, comparado con cada uno de los nivele
para alcanzar el maximo puntaje.
En la segunda gráfica se presentan las calificaciones obtenidas por cada uno de los componentes que integran
Y por último, se muestra la calificación por categorías. Dado que el número de categorías es muy grande, se div
En conjunto, estos resultados le permitirán identificar cuales son las categorías y componentes que presentan u
realizar el plan de implementación.
Plan de Acción:
Esta hoja contiene un cuadro que le permitirá establecer una planeación y una ruta de acción, con base en las a
Para ello, el cuadro está dividido en 2 secciones:
1. Documentación y guías de referencia (color gris): contiene toda la información y documentos de consulta que
- Guías normas y técnicas

- Buenas prácticas e innovación
- Normatividad
- Otros
2. Planeación y Ruta de acción (color naranja): la idea es generar un plan de acción con base en el diagnóstico
- Diseñar alternativas de mejora

- Definir las mejoras a implementar, incluyendo el plazo y los responsables de la implementación
- Evaluar la eficacia de las acciones implementadas y volver a diligenciar el autodiagnóstico
Aunque el cuadro puede ser diligenciado en su totalidad, se recomienda iniciar y darle prioridad a aquellas activ
ICO DE GESTIÓN POLÍTICA DEFENSA JURÍDICA
NSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
e permitirán a cada entidad desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las dimensiones en las cuales se e
d logre contar con una línea base respecto a los aspectos que debe fortalecer, los cuales deben ser incluídos en su p
tinente, sin implicar esto reporte alguno a Función Pública, a otras instancias del Gobierno o a organismos de Control.
bjeto de medición.
tocalificación que haga en el avance de la política.
mplar para el avance de la respectiva política.
tocalificación que haga en el avance de la política.
dad debe estar implementando para considerar el avance en la implementación de la política.
con las actividades descritas, en una escala de 0 a 100
omentarios que considere pertinentes
olumna de Puntaje (resaltada en azúl). La de observaciones de manera opcional si lo considera necesario.
que corresponde según la escala anterior. Así mismo, la calificación de las categorías, de los componentes y la calificación to
Si alguna casilla se deja en blanco, no contará para los resultados
sus características particulares, no diligencie puntaje, y en la columna Observaciones escriba "No aplica". Por ejemplo, si en s
ciación Colectiva" usted no deberá ingresar ningún puntaje y deberá escribir en la columna Observaciones "No aplica"
ble, y que exista un soporte para cada uno de ellos. El propósito principal es identificar oportunidades de mejora, para lo cual e
ica los principales resultados, haciendo click en el botón GRÁFICAS, o regresar al menú principal.
ados obtenidos. Estas se generarán automáticamente una vez sea diligenciado el autodiagnóstico.
rado con cada uno de los niveles de calificación. De esta manera podrá visualizar en que nivel se encuentra actualmente y cu
e los componentes que integran la política. Igualmente se comparan con los 5 niveles establecidos.
ategorías es muy grande, se dividieron en varias gráficas.
y componentes que presentan un mayor rezago, o cuya implementación está más retrasada, y así poder centrar su prioridad a
uta de acción, con base en las actividades de gestión que fueron evaluadas.
n y documentos de consulta que pueden ser útiles y deben ser de conocimiento
cción con base en el diagnóstico realizado. Los elementos mínimos que se proponen para ello, son:
sables de la implementación
nciar el autodiagnóstico
y darle prioridad a aquellas actividades que obtuvieron menores puntajes y que se encuentran en color rojo, naranja y amarillo.
INICIO
nes en las cuales se estructura el
ser incluídos en su planeación
os de Control.
ntes y la calificación total se

a". Por ejemplo, si en su entidad no
es "No aplica"
e mejora, para lo cual es
entra actualmente y cuantos le faltan
r centrar su prioridad al momento de

ojo, naranja y amarillo.
AUTODIAGNÓSTICO DE GEST
ENTIDAD
COMPONENTES CALIFICACIÓN CATEGORÍA CALIFICACIÓN
Planeación
Planeación
Actuaciones
Prejudiciales
Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Defensa Judicial Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Cumplimiento
de sentencias y
conciliaciones
Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Ejecución
Acción de
repetición y
recuperación de
bienes públicos
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Prevención del
daño
antijurídico
Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Sistema de
Información Ejecución
Litigiosa
ÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DEFENSA JURÍDICA
CALIFICACIÓN TOTAL
PUNTAJE
ACTIVIDADES DE GESTIÓN
(0 - 100)
La entidad ha integrado un comité de conciliación conformado por funcionarios de nivel

directivo designados para el efecto, de acuerdo con lo previsto en la Ley 23 de 1991,
modificada por la Ley 446 de 1998 y para el caso de los municipios de 4a, 5a y 6a
categoría según la Ley 1551 de 2012
El Comité de Conciliación está constituido por los siguiente los funcionarios con derecho a
voz y voto: (i) jefe, director, gerente, presidente o representante legal o su delegado; (ii) el
ordenador del gasto o quien haga sus veces; (iii) el jefe de la oficina jurídica o de la oficina
encargada de la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, o en el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República, concurrirá el Secretario Jurídico o su
delegado; y (iv) dos funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a
la estructura orgánica de cada ente.
Los funcionarios designados ha sido comunicados como integrantes del mismo y es de

conocimiento de los demás funcionarios de la entidad quienes conforman el comité de
conciliación.
El Comité de Conciliación seleccionó un secretario técnico abogado y está vinculado a la

planta de personal con dedicación exclusiva
El Comité de Conciliación solicitó la designación de secretario técnico del Comité,

mediante acto administrativo, con alusión expresa a la dedicación exclusiva y suscrito por
el representante legal.
La secretaria técnica del comité de conciliación cuenta con un grupo o equipo de apoyo de
abogados debidamente formalizados
El Comité de Conciliación se constituye en una instancia administrativa que deberá actuar
como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre defensa de los intereses
litigiosos de la entidad.
El Comité de Conciliación elaboró su propio reglamento y se tiene aprobado mediante

resolución, circular o memorando.
La entidad revisa por lo menos una vez al año el reglamento del Comité de Conciliación.
El Comité de Conciliación elabora documento con los perfiles de abogados externos, y

tiene en cuenta los criterios de litigiosidad, complejidad de los casos y el impacto de los
procesos y remite los perfiles de abogados externos a la oficina jurídica, a la dependencia
encargada de la contratación y al representante legal.
La entidad hace y utiliza fichas técnicas o algún otro documento técnico para el estudio de
los casos.
La entidad tiene definidos los criterios de procedencia y rechazo de las solicitudes de

conciliación
El comité de conciliación sesiona como mínimo dos (2) veces al mes o cada vez que se
requiere.
Los comités de conciliación invitan a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado con derecho a voz y voto, cuando lo estime conveniente tanto la
entidad como la Agencia.
El comité de conciliación decide como máximo en un término de quince (15) días contados
a partir del momento en que reciban la solicitud de conciliación.
Los apoderados de los casos tienen los documentos necesarios que les permitan elaborar
las fichas de estudio para el llamamiento en garantía con fines de repetición. Los
documentos básicos son: copia del fallo, y pago de la condena, de la conciliación o de
cualquier otro crédito derivado de la responsabilidad patrimonial de la entidad.
El secretario técnico elabora las actas de cada sesión del comité debidamente, suscrita por
el presidente y el secretario que haya asistitido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la
correspondiente sesión.
El comité de conciliación tiene un estudio de casos reiterados, adicionalmente lo actualiza
semestralmente.
El Comité de Conciliación otorga prioridad a las solicitudes de conciliación provenientes de

entidades públicas
La entidad realiza los estudios y evaluacion de sus procesos anualmente, dentro del
primer trimestre siguiente a la vigencia del año inmediatamente anterior.
El Comité de Conciliación efectúa un seguimiento permanente a la gestión del apoderado

externo sobre los procesos que se le hayan asignado
El secretario técnico prepara un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus

decisiones, que es entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité
cada seis (6) meses.
El secretario técnico del comité de conciliación presenta el informe que contiene las
conclusiones del análisis y las propuestas de acción en cuanto a las medidas que se
deben implementar para superar y/o prevenir las problemáticas identificadas, al comité de
conciliación, para que se adopten las decisiones a que haya lugar.
La entidad envió el plan de acción del comité de conciliación de la siguiente vigencia fiscal
a las oficinas de planeación y de control interno de la entidad.
El comité de conciliación tiene indicadores y conoce el resultado de la medición de los

indicadores de acuerdo con la periodicidad definida en el plan anual del comité de
conciliación
El comité de conciliación tiene definidas actividades en el plan de acción anual para medir
la eficiencia de la gestión en materia de implementación de la conciliación, mide la
eficiencia de la conciliación, la eficacia de la conciliación, el ahorro patrimonial y la
efectividad de las decisiones del comité de conciliación.
El Comité de Conciliación comunica la improcedencia de la conciliación al convocante y al

Ministerio Público, en la audiencia respectiva.
Los comités de conciliación generan un libro o dossier que consolida todos los
instrumentos de política que se hayan producido por el comité de conciliación y defensa
judicial para las diferentes etapas del ciclo de la defensa jurídica tales como la política de
prevención del daño antijurídico, y estrategias y directrices de defensa judicial o
conciliación.
En la entidad reposa en copia física y/o magnética, todo lo respectivo a la gestión de las
conciliaciones, fichas, actas del Comité de Conciliación, y anexos.
En la entidad reposa en copia física y/o magnética, todo lo respectivo al trámite de las
solicitudes de conciliación o de otros MASC. Adicional se registra la solicitud de
conciliación, sus actuaciones y decisiones en el Sistema Único de Gestión e Información
Litigiosa del Estado, de acuerdo con los manuales e instructivos que para el efecto
produce la Dirección de Gestión de información.
El área de defensa judicial cuenta con la tabla de retención documental y/o tablas de
valoración documental para la gestión de archivos
El Comité de Conciliación diseñó y aplicó el documento de políticas de defensa.
La entidad ha Constituido al interior de la oficina jurídica o de la dependencia que

corresponda, un grupo que se encargue de manera exclusiva de la defensa jurídica, con
abogados cuyos perfiles respondan a las necesidades de litigio de la entidad.
La entidad establece procedimientos que garantizan cargas de procesos que permitan la

atención adecuada de cada uno de ellos.
La entidad capacita y mantiene actualizados a los abogados, especialmente en lo que se

refiere a las competencias de actuación en los procesos orales y en los nuevos cambios
normativos.
En los procedimientos del área de defensa judicial están definidos los roles y funciones de
la gestión documental
El área jurídica de la entidad cuenta con procedimientos para gestionar prestamos y

consultas a documentos que forman parte de las pruebas que están ubicados en otras
áreas de la entidad.
En la entidad establece protocolos internos de manejo de archivos con el fin de facilitar a

los apoderados la consecución de los antecedentes administrativos, para poder allegarlos
en tiempo a los procesos judiciales.
Los procesos y procedimientos asociados a la defensa jurídica se encuentran en constante

actualización, teniendo en cuenta nueva normatividad, nuevas formas de operación y
propuestas de optimización.
El comité de conciliación en la formulación de estrategias de defensa se focaliza en la
reiteración, la complejidad de los casos y el impacto del caso en términos de
pretensiones, posibilidad de éxito, visibilidad ante los medios de comunicación, entre otros.
La entidad tiene en cosideración los lineamientos de fortalecimiento de la defensa

expedidos por la ANDJE, aplica las líneas jurisprudenciales que ha contruido la la ANDJE
y las que ellos mismos realizan, en el fortalecimiento de la defensa.
La entidad cumple con la ejecución de todas las etapas y actuaciones procesales en cada
caso
La entidad cuenta con un repositorio actualizado de los casos que lleva
En la entidad reposa en copia física y/o magnética, todo lo respectivo al trámite de los
procesos judiciales. Adicional a ello se registran las actuaciones y decisiones de cada
proceso en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, de acuerdo
con los manuales e instructivos que para el efecto produce la Dirección de Gestión de
información.
El area mide y evalua los resultados periodicamente de sus indicadores que miden la
eficiencia, eficacia y efectividad de las politicas realizadas en materia de defensa juridica.
La entidad estudia y evalúa los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la
entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas;
los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias de las
actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer
correctivos.
El comité de conciliación requiere periódicamente al jefe de la oficina jurídica o quien haga

sus veces en la entidad, para la presentación de un reporte actualizado sentencias, laudos
arbitrales y conciliaciones que lleva la entidad.
El area identifica los riesgos inherentes al ciclo de defensa juridica y realiza la valoracion
de impacto y probabilidad asi como los controles y planes de mitigación de riesgos
En el área de defensa judicial cuentan con un sistema de información digital que habilite el
proceso de Gestión Documental.
La entidad conoce y evalua el valor de sus demandas y los logros procesales obtenidos
La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal
La entidad cuenta con una Metodología y/o planeación para elaborar la provisión contable
del rubro de sentencias y conciliaciones. De acuerdo con normatividad de la contaduría
General, para 2016 estas metodologías deben cumplir con normas NIIF para el sector
público.
El Comité de Conciliación usa herramientas de costo beneficio de la conciliación y las

considera para la toma de sus decisiones.
El ordenador del gasto remite el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de

Conciliación, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la
entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por
concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad.
La entidad obedece los parámetros fijados en los decretos Decretos 2469 de 2015 y 1342
de 2016 que reglamentan los pagos desde el Decreto único del sector hacienda y crédito
público.
Cumple oportunamente el pago de las sentencias y conciliaciones durante los 10 meses

siguientes a la ejecutoría
El comité de conciliación invita a los funcionarios que tengan a su cargo las actividades
específicas de cumplimiento y se generan compromisos para contribuir al cumplimiento de
pago. Adicionalmente definen estrategias de gestión para el cumplimiento.
La entidad identifica y analiza los pagos realizados por concepto de intereses corrientes y
moratorios de sentencias y conciliaciones
Realiza seguimiento y evalua el estado contable de los creditos Judiciales
El comité de conciliación evalúa los procesos que hayan sido fallados en contra de la
entidad basado en estudios pertinentes, con el fin de determinar la procedencia de la
acción de repetición.
La entidad identifica y evalua los procesos en los que actua como demandante
El Comité de Conciliación decide la procedencia o improcedencia de la acción de
repetición en un termino de dos (2) meses.
El Comité de Conciliación decide sobre la formulación del llamamiento en garantía con

fines de repetición para los casos presentados.
El comité de conciliación adopta la decisión motivada de iniciar o no el proceso de

repetición en un término no superior a cuatro (4) meses, y se presenta la correspondiente
demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la
decisión. Lo anterior es verificado por la oficina de control interno.
las fichas de estudio para la acción de repetición. Los documentos básicos son: copia del
fallo, y pago de la condena, de la conciliación o de cualquier otro crédito derivado de la
responsabilidad patrimonial de la entidad.
caso
La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal en repetición
El secretario técnico envía los reportes de las acciones de repetición al Coordinador de

los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo.
Los apoderados presentan un informe al Comité de Conciliación para que este pueda
determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los
procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.
El comité de conciliación informa al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante
la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones,
anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el
fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de
repetición.
La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal en repetición en recuperación
El comité de conciliación se constituye en una instancia administrativa que deberá actuar

como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño
antijurídico
La secretaría técnica del comité proyecta y somete a consideración del comité la
información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del
daño antijurídico de la entidad
La entidad cuenta con una política pública de prevención del daño antijurídico.
La política pública de prevención del daño antijurídico fue ajustada por el secretario técnico
y aprobada por el Comité de Conciliación mediante acta.
Las causas generales formuladas en la política de prevención del daño antijurídico están
expresadas de acuerdo a la parametrización de causas contenidas en el sistema de
información e- kogui.
La entidad envía en febrero de cada año a la ANDJE, el número de nuevas demandas

radicadas en contra de la entidad por las causas primarias incluidas en sus polÏticas de
prevención del daño antijurídico, permitiendo identificar si hay una reducción en la
litigiosidad de las entidades a nivel de las causas primarias señaladas en sus políticas de
prevención.
La entidad implementa el plan de acción de su política de prevención del daño antijurídico

dentro del año calendario (enero-diciembre) para el cual fue diseñado,

La entidad ha adoptado procesos y/o procedimientos internos específicos para la defensa

jurídica en los sistemas de gestión de calidad de las entidades.
El Comité de Conciliación sesiona con el propósito de revisar el cumplimiento de las

decisiones tomadas en materia de evaluación de la política pública de prevención.
La entidad realiza gestiones de difusión y/o capacitación de los planes de daño antijurídico
La entidad hace seguimiento al plan de accion y al(los) indicador(es) formulado(s) en sus
políticas de prevención del daño antijurídico.
La entidad envía en febrero de cada año a la ANDJE el estado de sus indicadores de

resultado (de qué manera se impactó la causa primana que se pretendía atacar con base
en los hechos,reclamaciones, derechos de petición, ocurrencia de siniestros, según sea el
caso) incorporados en el plan de acción, presentados luego de implementada la política.
eficiencia, eficacia y efectividad de las politicas realizadas en materia de prevención
Ingresa en el sistema de información litigiosa del Estado eKOGUI, en el módulo de

conciliaciones extrajudiciales, todas las solicitudes que llegan a la entidad
Ingresa los procesos a favor y en contra de la entidad en el módulo de procesos

judiciales, en el Sistema de información litigioso del Estado eKOGUI,
Diligencia todos los campos de información en el Sistema de información litigioso del

Estado eKOGUI
Ha realizado la calificación de riesgo de los procesos judiciales de la entidad en el Sistema

de información litigioso del Estado eKOGUI
Realiza la Gestión Procesal y la provisión contable de los procesos judiciales de la entidad

en el Sistema de información litigioso del Estado eKOGUI
Conoce el funcionamiento de las Fichas creadas para estudio en los Comités de

conciliación del Sistema eKOGUI
Registra en el sistema eKOGUI la información sobre pretensiones económicas y cuantías

de los procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales
Apoya la gestión de actualización procesal judicial con la consulta que entrega el sistema
de información litigioso del estado eKogui en la funcionalidad del indicador Tasa de éxito
Realiza seguimiento permanente a las solicitudes de conciliación extrajudiciales que
llegan a la entidad y que son ingresados al sistema Único de información
Tiene claridad sobre el funcionamiento de las actuaciones en el Sistema para reportar la

evolución de los procesos judiciales y de las conciliaciones extrajudiciales
Actualiza en el sistema de información eKOGUI, las nuevas actuaciones y/o fallos de los
procesos judiciales y de las conciliaciones extrajudiciales
Los procesos que se encuentran en estado terminado se encuentran acualizados en el

sistema eKOGUI
Se comunica con el Centro de Contacto de Soporte de la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado cuando requiere algún tipo de asesoria en el manejo del sistema
ekogui o para solucionar algún tipo de inconveniente
Genera informes con la información que extrae de eKOGUI
Toma decisiones basado(a) en la información que extrae de eKOGUI
El administrador de entidad genera y hace uso del reporte F9 en Sistema de Información

eKOGUI
En el Sistema de Información eKOGUI, el administrador de entidad y jefe de control interno

hacen uso del módulo de auditoria por registro y usuario
La información que genera para los diferentes comités de la entidad de carácter jurídico
coincide con la información que se ha consignado y extraído del sistema
Asiste a las jornadas de capacitación sobre el Sistema eKOGUI que programa la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado
OBSERVACIONES
INICIO
GRÁFICAS
RESULTADOS DE GES
1. Calificación total:
100
80POLÍTICA D
60
40
20
2. Calificación por componentes:

100
80
60
40
20
0
40
20
0
Actuaciones Defensa Judicial Cumplimi
Prejudiciales sentencia
conciliaci
3. Calificación por categorías:
100 Acciones
Planeación
Ejecución
80 Seguimiento
60
40
20
0
Planeación
100
80
60
40
20
60
40
20
0
Planeación
100
80
60
40
20
0
Planeación
100
80
60
40
20
0
Planeación
40
20
0
Planeación
100
80
60
40
20
0
Planeación
100
80
60
40
20
0
20
0
ULTADOS DE GESTIÓN DEFENSA JURÍDICA
Niveles Calificación
100
POLÍTICA DEFENSA JURÍDICA
Variable Rangos Puntaje actual

Actuaciones 100
Defensa Judi 100
Cumplimiento 100
Acción de re 100
Prevención de 100
Sistema de In 100
Defensa Judicial Cumplimiento de Acción de repetición Prevención del daño Sistema de
sentencias y y recuperación de antijurídico Información Litigiosa
conciliaciones bienes públicos
Categorías del componente 1:

Actuaciones Prejudiciales
Niveles Calificación
100
100
100
Planeación Ejecución Seguimiento y evaluación
Categorías del componente 2

Defensa Judicial
Acciones Niveles Calificación

Planeación 100
Ejecución 100
Seguimiento 100

Cumplimiento de sentencias y conciliaciones
00
Planeación 100
Ejecución 100
80
Seguimiento 100
60
40
20
0

Acción de repetición y recuperación de bienes públicos
00
Planeación 100
80 Ejecución 100
Seguimiento 100
60
40
20
0
40
20
0

Prevención del daño antijurídico
00
Planeación 100
Ejecución 100
80 Seguimiento 100
60
40
20
0

Sistema de Información Litigiosa
00
Ejecución 100
80
60
40
20
0
Ejecución
20
0
Ejecución
INICIO
COMPONENTES CATEGORÍAS
Planeación
Actuaciones
Prejudiciales Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Defensa Judicial
Defensa Judicial
Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Cumplimiento de
sentencias y
conciliaciones
Cumplimiento de
sentencias y
conciliaciones
Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Ejecución
Acción de
repetición y
recuperación de
bienes públicos
Seguimiento y
evaluación
Seguimiento y
evaluación
Planeación
Prevención del
daño antijurídico
Ejecución
Seguimiento y
evaluación
Seguimiento y
evaluación
Sistema de
Información Ejecución
Litigiosa
PLAN DE
ACTIVIDADES DE GESTIÓN PUNTAJE
La entidad ha integrado un comité de conciliación conformado por funcionarios de nivel

directivo designados para el efecto, de acuerdo con lo previsto en la Ley 23 de 1991,
modificada por la Ley 446 de 1998 y para el caso de los municipios de 4a, 5a y 6a
0
categoría según la Ley 1551 de 2012
El Comité de Conciliación está constituido por los siguiente los funcionarios con derecho a
voz y voto: (i) jefe, director, gerente, presidente o representante legal o su delegado; (ii) el
ordenador del gasto o quien haga sus veces; (iii) el jefe de la oficina jurídica o de la
oficina encargada de la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, o en el 0
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, concurrirá el Secretario
Jurídico o su delegado; y (iv) dos funcionarios de dirección o de confianza que se
designen conforme a la estructura orgánica de cada ente.
Los funcionarios designados ha sido comunicados como integrantes del mismo y es de

conocimiento de los demás funcionarios de la entidad quienes conforman el comité de 0
conciliación.
El Comité de Conciliación seleccionó un secretario técnico abogado y está vinculado a la

planta de personal con dedicación exclusiva
0
El Comité de Conciliación solicitó la designación de secretario técnico del Comité,

mediante acto administrativo, con alusión expresa a la dedicación exclusiva y suscrito por 0
el representante legal.
La secretaria técnica del comité de conciliación cuenta con un grupo o equipo de apoyo
de abogados debidamente formalizados
0
El Comité de Conciliación se constituye en una instancia administrativa que deberá actuar

como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre defensa de los intereses 0
litigiosos de la entidad.
El Comité de Conciliación elaboró su propio reglamento y se tiene aprobado mediante

resolución, circular o memorando.
0
La entidad revisa por lo menos una vez al año el reglamento del Comité de Conciliación. 0
El Comité de Conciliación elabora documento con los perfiles de abogados externos, y
tiene en cuenta los criterios de litigiosidad, complejidad de los casos y el impacto de los
procesos y remite los perfiles de abogados externos a la oficina jurídica, a la
0
dependencia encargada de la contratación y al representante legal.
La entidad hace y utiliza fichas técnicas o algún otro documento técnico para el estudio de
los casos.
0
La entidad tiene definidos los criterios de procedencia y rechazo de las solicitudes de

conciliación
0
El comité de conciliación sesiona como mínimo dos (2) veces al mes o cada vez que se
requiere.
0
Los comités de conciliación invitan a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado con derecho a voz y voto, cuando lo estime conveniente tanto la 0
entidad como la Agencia.
El comité de conciliación decide como máximo en un término de quince (15) días contados
a partir del momento en que reciban la solicitud de conciliación.
0
las fichas de estudio para el llamamiento en garantía con fines de repetición. Los
documentos básicos son: copia del fallo, y pago de la condena, de la conciliación o de
0
cualquier otro crédito derivado de la responsabilidad patrimonial de la entidad.
El secretario técnico elabora las actas de cada sesión del comité debidamente, suscrita
por el presidente y el secretario que haya asistitido, dentro de los cinco (5) días siguientes 0
a la correspondiente sesión.
El comité de conciliación tiene un estudio de casos reiterados, adicionalmente lo actualiza

semestralmente.
0
El Comité de Conciliación otorga prioridad a las solicitudes de conciliación provenientes de

entidades públicas
0
La entidad realiza los estudios y evaluacion de sus procesos anualmente, dentro del
primer trimestre siguiente a la vigencia del año inmediatamente anterior.
0
El Comité de Conciliación efectúa un seguimiento permanente a la gestión del apoderado

externo sobre los procesos que se le hayan asignado
0
El secretario técnico prepara un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus

decisiones, que es entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité 0
cada seis (6) meses.
El secretario técnico del comité de conciliación presenta el informe que contiene las
conclusiones del análisis y las propuestas de acción en cuanto a las medidas que se
deben implementar para superar y/o prevenir las problemáticas identificadas, al comité de
0
conciliación, para que se adopten las decisiones a que haya lugar.
La entidad envió el plan de acción del comité de conciliación de la siguiente vigencia fiscal
a las oficinas de planeación y de control interno de la entidad.
0
El comité de conciliación tiene indicadores y conoce el resultado de la medición de los

indicadores de acuerdo con la periodicidad definida en el plan anual del comité de 0
conciliación
El comité de conciliación tiene definidas actividades en el plan de acción anual para medir
la eficiencia de la gestión en materia de implementación de la conciliación, mide la
eficiencia de la conciliación, la eficacia de la conciliación, el ahorro patrimonial y la
0
efectividad de las decisiones del comité de conciliación.
El Comité de Conciliación comunica la improcedencia de la conciliación al convocante y al

Ministerio Público, en la audiencia respectiva.
0
Los comités de conciliación generan un libro o dossier que consolida todos los
instrumentos de política que se hayan producido por el comité de conciliación y defensa
judicial para las diferentes etapas del ciclo de la defensa jurídica tales como la política de 0
prevención del daño antijurídico, y estrategias y directrices de defensa judicial o
conciliación.
En la entidad reposa en copia física y/o magnética, todo lo respectivo a la gestión de las
conciliaciones, fichas, actas del Comité de Conciliación, y anexos.
0
En la entidad reposa en copia física y/o magnética, todo lo respectivo al trámite de las
solicitudes de conciliación o de otros MASC. Adicional se registra la solicitud de
conciliación, sus actuaciones y decisiones en el Sistema Único de Gestión e Información 0
Litigiosa del Estado, de acuerdo con los manuales e instructivos que para el efecto
produce la Dirección de Gestión de información.
El área de defensa judicial cuenta con la tabla de retención documental y/o tablas de
valoración documental para la gestión de archivos
0
El Comité de Conciliación diseñó y aplicó el documento de políticas de defensa. 0
La entidad ha Constituido al interior de la oficina jurídica o de la dependencia que

corresponda, un grupo que se encargue de manera exclusiva de la defensa jurídica, con 0
abogados cuyos perfiles respondan a las necesidades de litigio de la entidad.
La entidad establece procedimientos que garantizan cargas de procesos que permitan la

atención adecuada de cada uno de ellos.
0
La entidad capacita y mantiene actualizados a los abogados, especialmente en lo que se

refiere a las competencias de actuación en los procesos orales y en los nuevos cambios 0
normativos.
En los procedimientos del área de defensa judicial están definidos los roles y funciones de
la gestión documental
0
El área jurídica de la entidad cuenta con procedimientos para gestionar prestamos y

consultas a documentos que forman parte de las pruebas que están ubicados en otras 0
áreas de la entidad.
En la entidad establece protocolos internos de manejo de archivos con el fin de facilitar a

los apoderados la consecución de los antecedentes administrativos, para poder allegarlos 0
en tiempo a los procesos judiciales.
Los procesos y procedimientos asociados a la defensa jurídica se encuentran en

constante actualización, teniendo en cuenta nueva normatividad, nuevas formas de 0
operación y propuestas de optimización.
El comité de conciliación en la formulación de estrategias de defensa se focaliza en la
reiteración, la complejidad de los casos y el impacto del caso en términos de
pretensiones, posibilidad de éxito, visibilidad ante los medios de comunicación, entre
0
otros.
La entidad tiene en cosideración los lineamientos de fortalecimiento de la defensa

expedidos por la ANDJE, aplica las líneas jurisprudenciales que ha contruido la la ANDJE 0
y las que ellos mismos realizan, en el fortalecimiento de la defensa.
caso
0
La entidad cuenta con un repositorio actualizado de los casos que lleva 0

En la entidad reposa en copia física y/o magnética, todo lo respectivo al trámite de los
procesos judiciales. Adicional a ello se registran las actuaciones y decisiones de cada
proceso en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, de acuerdo 0
con los manuales e instructivos que para el efecto produce la Dirección de Gestión de
información.
eficiencia, eficacia y efectividad de las politicas realizadas en materia de defensa juridica.
0
La entidad estudia y evalúa los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la
entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas;
los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias de las 0
actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer
correctivos.
El comité de conciliación requiere periódicamente al jefe de la oficina jurídica o quien

haga sus veces en la entidad, para la presentación de un reporte actualizado sentencias, 0
laudos arbitrales y conciliaciones que lleva la entidad.
0
En el área de defensa judicial cuentan con un sistema de información digital que habilite el
proceso de Gestión Documental.
0
La entidad conoce y evalua el valor de sus demandas y los logros procesales obtenidos 0
La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal 0
La entidad cuenta con una Metodología y/o planeación para elaborar la provisión contable
del rubro de sentencias y conciliaciones. De acuerdo con normatividad de la contaduría
General, para 2016 estas metodologías deben cumplir con normas NIIF para el sector
0
público.
El Comité de Conciliación usa herramientas de costo beneficio de la conciliación y las

considera para la toma de sus decisiones.
0
El ordenador del gasto remite el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de

Conciliación, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la
entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por
0
concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad.
La entidad obedece los parámetros fijados en los decretos Decretos 2469 de 2015 y 1342
de 2016 que reglamentan los pagos desde el Decreto único del sector hacienda y crédito 0
público.
Cumple oportunamente el pago de las sentencias y conciliaciones durante los 10 meses

siguientes a la ejecutoría
0
El comité de conciliación invita a los funcionarios que tengan a su cargo las actividades
específicas de cumplimiento y se generan compromisos para contribuir al cumplimiento 0
de pago. Adicionalmente definen estrategias de gestión para el cumplimiento.
La entidad identifica y analiza los pagos realizados por concepto de intereses corrientes y
moratorios de sentencias y conciliaciones
0
Realiza seguimiento y evalua el estado contable de los creditos Judiciales 0
El comité de conciliación evalúa los procesos que hayan sido fallados en contra de la
entidad basado en estudios pertinentes, con el fin de determinar la procedencia de la 0
acción de repetición.
La entidad identifica y evalua los procesos en los que actua como demandante 0
El Comité de Conciliación decide la procedencia o improcedencia de la acción de

repetición en un termino de dos (2) meses.
0
El Comité de Conciliación decide sobre la formulación del llamamiento en garantía con

fines de repetición para los casos presentados.
0
El comité de conciliación adopta la decisión motivada de iniciar o no el proceso de

repetición en un término no superior a cuatro (4) meses, y se presenta la correspondiente
demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a
0
la decisión. Lo anterior es verificado por la oficina de control interno.
las fichas de estudio para la acción de repetición. Los documentos básicos son: copia del
fallo, y pago de la condena, de la conciliación o de cualquier otro crédito derivado de la
0
responsabilidad patrimonial de la entidad.
caso
0
La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal en repetición 0

El secretario técnico envía los reportes de las acciones de repetición al Coordinador de
los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo.
0
Los apoderados presentan un informe al Comité de Conciliación para que este pueda
determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los 0
procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.
El comité de conciliación informa al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante
la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones,
anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el 0
fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de
repetición.
La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal en repetición en recuperación 0

El comité de conciliación se constituye en una instancia administrativa que deberá actuar
como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño 0
antijurídico
La secretaría técnica del comité proyecta y somete a consideración del comité la
información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del 0
daño antijurídico de la entidad
La entidad cuenta con una política pública de prevención del daño antijurídico. 0
La política pública de prevención del daño antijurídico fue ajustada por el secretario
técnico y aprobada por el Comité de Conciliación mediante acta.
0
Las causas generales formuladas en la política de prevención del daño antijurídico están
expresadas de acuerdo a la parametrización de causas contenidas en el sistema de 0
información e- kogui.
0
La entidad envía en febrero de cada año a la ANDJE, el número de nuevas demandas

radicadas en contra de la entidad por las causas primarias incluidas en sus polÏticas de
prevención del daño antijurídico, permitiendo identificar si hay una reducción en la 0
litigiosidad de las entidades a nivel de las causas primarias señaladas en sus políticas de
prevención.

0

0
La entidad ha adoptado procesos y/o procedimientos internos específicos para la defensa

jurídica en los sistemas de gestión de calidad de las entidades.
0
El Comité de Conciliación sesiona con el propósito de revisar el cumplimiento de las

decisiones tomadas en materia de evaluación de la política pública de prevención.
0
La entidad realiza gestiones de difusión y/o capacitación de los planes de daño antijurídico 0
La entidad hace seguimiento al plan de accion y al(los) indicador(es) formulado(s) en sus

políticas de prevención del daño antijurídico.
0
La entidad envía en febrero de cada año a la ANDJE el estado de sus indicadores de

resultado (de qué manera se impactó la causa primana que se pretendía atacar con base
en los hechos,reclamaciones, derechos de petición, ocurrencia de siniestros, según sea el
0
caso) incorporados en el plan de acción, presentados luego de implementada la política.
eficiencia, eficacia y efectividad de las politicas realizadas en materia de prevención
0
Ingresa en el sistema de información litigiosa del Estado eKOGUI, en el módulo de

conciliaciones extrajudiciales, todas las solicitudes que llegan a la entidad
0
Ingresa los procesos a favor y en contra de la entidad en el módulo de procesos

judiciales, en el Sistema de información litigioso del Estado eKOGUI,
0
Diligencia todos los campos de información en el Sistema de información litigioso del

Estado eKOGUI
0
Ha realizado la calificación de riesgo de los procesos judiciales de la entidad en el Sistema

de información litigioso del Estado eKOGUI
0
Realiza la Gestión Procesal y la provisión contable de los procesos judiciales de la entidad

en el Sistema de información litigioso del Estado eKOGUI
0
Conoce el funcionamiento de las Fichas creadas para estudio en los Comités de

conciliación del Sistema eKOGUI
0
Registra en el sistema eKOGUI la información sobre pretensiones económicas y cuantías
de los procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales
0
Apoya la gestión de actualización procesal judicial con la consulta que entrega el sistema
de información litigioso del estado eKogui en la funcionalidad del indicador Tasa de éxito
0
Realiza seguimiento permanente a las solicitudes de conciliación extrajudiciales que

llegan a la entidad y que son ingresados al sistema Único de información
0
Tiene claridad sobre el funcionamiento de las actuaciones en el Sistema para reportar la

evolución de los procesos judiciales y de las conciliaciones extrajudiciales
0
Actualiza en el sistema de información eKOGUI, las nuevas actuaciones y/o fallos de los
procesos judiciales y de las conciliaciones extrajudiciales
0
Los procesos que se encuentran en estado terminado se encuentran acualizados en el

sistema eKOGUI
0
Se comunica con el Centro de Contacto de Soporte de la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado cuando requiere algún tipo de asesoria en el manejo del sistema 0
ekogui o para solucionar algún tipo de inconveniente
Genera informes con la información que extrae de eKOGUI 0
Toma decisiones basado(a) en la información que extrae de eKOGUI 0

El administrador de entidad genera y hace uso del reporte F9 en Sistema de Información
eKOGUI
0
En el Sistema de Información eKOGUI, el administrador de entidad y jefe de control

interno hacen uso del módulo de auditoria por registro y usuario
0
La información que genera para los diferentes comités de la entidad de carácter jurídico
coincide con la información que se ha consignado y extraído del sistema
0
Asiste a las jornadas de capacitación sobre el Sistema eKOGUI que programa la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado
0
PLAN DE ACCIÓN DEFENSA JURÍDICA
GUÍAS Y NORMAS BUENAS PRÁCTICAS E

NORMATIVIDAD
TÉCNICAS INNOVACIÓN
Ley 23 de 1991 modificada por

la Ley 446 de 1998 y Ley 1551
de 2012.
Decreto 1069 de 2015.
Procesos, procedimientos y resolucion de

Decreto 1069 de 2015, Artículo
creacion del comité de conciliación de cada
2.2.4.3.1.2.3.
entidad o municipio

2.2.4.3.1.2.3.
entidad o municipio

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 9
Ley 489 de 1998, Artículo 9

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 9

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 9

2.2.4.3.1.2.3.

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 10

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 9
2.2.4.3.1.2.5. Numeral 8

2.2.4.3.1.2.4.
2.2.4.3.1.2.3. Parágrafo 2
entidad o municipio

2.2.4.3.1.2.4.

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 6 (parte 2)

2.2.4.3.1.2.6. Numeral 1

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 4 y
Numeral 5

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 4 y
Numeral 5

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 3

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 8

2.2.4.3.1.2.6. Numeral 3

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 3
Modelo Optimo de Gestion


2.2.4.3.1.2.5. Numeral 4 y
Numeral 5

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 2

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 2

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 3
Decreto 2469 de 2015

Resolución No. 353 de 2016 Por

la cual se adopta una
metodología del cálculo de la
provisión contable.
Circular 23 de 2016

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 4 y
Numeral 5

2.2.4.3.1.2.12. (parte 1)
Resolución No. 353 de 2016 Por

la cual se adopta una
metodología del cálculo de la
provisión contable.
Circular 23 de 2016


2.2.4.3.1.2.5. Numeral 6 (parte 1)

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 6 (parte 1)
Lineamientos o acuerdos de gestion de Decreto 1069 de 2015, Artículo

cada entidad o municipio. 2.2.4.3.1.2.5. Numeral 7

2.2.4.3.1.2.12. (parte 2)

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 7
Lineamientos o acuerdos de gestion de

cada entidad o municipio.
2.2.4.3.1.2.6. Numeral 5

2.2.4.3.1.2.13.
Ley 678 de 2001, Decreto 1069
de 2015


2.2.4.3.1.2.3.
Lineamientos o acuerdos de gestion de Decreto 1069 de 2015, Artículo

cada entidad o municipio. 2.2.4.3.1.2.6. Numeral 4 (parte 1)

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 1

2.2.4.3.1.2.5. Numeral 1
Circular 3 de 2014, Numeral 2.5.




2.2.4.3.1.2.5. Numeral 1


Decreto 1069 de 2015, Capítulo

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.5
Artículo. 2.2.3.4.1.7
Artículo. 2.2.3.4.1.10

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.5
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.5

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.5
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.5
Artículo. 2.2.3.4.1.7
Artículo. 2.2.3.4.1.12

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.5
Artículo. 2.2.3.4.1.7
Artículo. 2.2.3.4.1.11
4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.5
Artículo. 2.2.3.4.1.12

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.14
4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.14

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.7
4
Artículo. 2.2.3.4.1.8
Artículo. 2.2.3.4.1.9

4
Artículo. 2.2.3.4.1.1
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.2
Artículo. 2.2.3.4.1.3
Artículo. 2.2.3.4.1.7

4
Artículo. 2.2.3.4.1.13
INICIO
MEJORAS A IMPLEMENTAR
DISEÑE ALTERNATIVAS DE
OTROS (INCLUIR PLAZO DE LA
MEJORA
IMPLEMENTACIÓN)
Base de datos de procesos
estudiados y su gestión
Base de datos de procesos
estudiados y su gestión
ANDJE. Circular Externa No. 8 del
11 de marzo de 2015, Despliegue
del Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado
eKogui (Versión Beta).
ANDJE. Circular Externa No 19 del
20 de agosto de 2015, Instructivo del
sistema único de gestión e
información litigiosa del Estado.
eKOGUI perfil apoderado /
Relaciones entre procesos o casos.
ANDJE. Circular 14 del 29 de

diciembre de 2014,Diccionario de
campos del Sistema Único de
Gestión e Información Litigiosa del
Estado y solicitud de actualización
de información.
ANDJE. Circular Externa No 5 del 24
de junio de 2016, Instructivo del
Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado -
eKOGUI -· PERFIL JEFE DE
CONTROL INTERNO. Versión 4
ANDJE.Circular Externa No 5 del 24

eKO GUI -· PERFIL JEFE DE

eKOGUI -· PERFIL JEFE DE


ANDJE. Circular Externa No. 20 del

7 de septiembre de 2015.
Lineamientos para la formulación de
solicitudes al grupo de
administración gestión y soporte del
sistema único de gestión e
Información Litigiosa del Estado
Ekogui.

ANDJE. Circular Externa No.5 del 16
de febrero de 2015, Designación de
administradores del sistema único de
gestión e información litigiosa del
estado.
ANDJE. Circular Externa No 18 del

24 de julio de 2015. Certificación
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA
DE
LAS ACCIONES
IMPLEMENTADAS

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AUTODIAGNÓSTICO DE G

A continuación, se explica en detalle como se debe diligenciar.

Está compuesto por las siguientes columnas:

Para la calificación, se estableció una escala de 5 niveles así:

Puntaje Nivel Color

Para ello, el cuadro está dividido en 2 secciones:

- Guías normas y técnicas

- Diseñar alternativas de mejora

olumna de Puntaje (resaltada en azúl). La de observaciones de manera opcional si lo considera necesario.

ategorías es muy grande, se dividieron en varias gráficas.

n y documentos de consulta que pueden ser útiles y deben ser de conocimiento

ntes y la calificación total se

e mejora, para lo cual es

entra actualmente y cuantos le faltan

r centrar su prioridad al momento de

COMPONENTES CALIFICACIÓN CATEGORÍA CALIFICACIÓN

La entidad ha integrado un comité de conciliación conformado por funcionarios de nivel

Los funcionarios designados ha sido comunicados como integrantes del mismo y es de

El Comité de Conciliación seleccionó un secretario técnico abogado y está vinculado a la

El Comité de Conciliación solicitó la designación de secretario técnico del Comité,

El Comité de Conciliación elaboró su propio reglamento y se tiene aprobado mediante

El Comité de Conciliación elabora documento con los perfiles de abogados externos, y

La entidad tiene definidos los criterios de procedencia y rechazo de las solicitudes de

Los comités de conciliación invitan a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa

El Comité de Conciliación otorga prioridad a las solicitudes de conciliación provenientes de

El Comité de Conciliación efectúa un seguimiento permanente a la gestión del apoderado

El secretario técnico prepara un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus

El comité de conciliación tiene indicadores y conoce el resultado de la medición de los

El Comité de Conciliación comunica la improcedencia de la conciliación al convocante y al

El Comité de Conciliación diseñó y aplicó el documento de políticas de defensa.

La entidad ha Constituido al interior de la oficina jurídica o de la dependencia que

La entidad establece procedimientos que garantizan cargas de procesos que permitan la

La entidad capacita y mantiene actualizados a los abogados, especialmente en lo que se

El área jurídica de la entidad cuenta con procedimientos para gestionar prestamos y

En la entidad establece protocolos internos de manejo de archivos con el fin de facilitar a

Los procesos y procedimientos asociados a la defensa jurídica se encuentran en constante

La entidad tiene en cosideración los lineamientos de fortalecimiento de la defensa

La entidad cuenta con un repositorio actualizado de los casos que lleva

El comité de conciliación requiere periódicamente al jefe de la oficina jurídica o quien haga

El Comité de Conciliación usa herramientas de costo beneficio de la conciliación y las

El ordenador del gasto remite el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de

Cumple oportunamente el pago de las sentencias y conciliaciones durante los 10 meses

Realiza seguimiento y evalua el estado contable de los creditos Judiciales

El Comité de Conciliación decide sobre la formulación del llamamiento en garantía con

El comité de conciliación adopta la decisión motivada de iniciar o no el proceso de

La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal en repetición

El secretario técnico envía los reportes de las acciones de repetición al Coordinador de

La entidad mide y evalua la tasa de éxito procesal en repetición en recuperación

El comité de conciliación se constituye en una instancia administrativa que deberá actuar

La entidad envía en febrero de cada año a la ANDJE, el número de nuevas demandas

La entidad implementa el plan de acción de su política de prevención del daño antijurídico

La entidad implementa el plan de acción de su política de prevención del daño antijurídico

La entidad ha adoptado procesos y/o procedimientos internos específicos para la defensa

El Comité de Conciliación sesiona con el propósito de revisar el cumplimiento de las

La entidad envía en febrero de cada año a la ANDJE el estado de sus indicadores de

Ingresa en el sistema de información litigiosa del Estado eKOGUI, en el módulo de

Ingresa los procesos a favor y en contra de la entidad en el módulo de procesos

Diligencia todos los campos de información en el Sistema de información litigioso del

Ha realizado la calificación de riesgo de los procesos judiciales de la entidad en el Sistema

Realiza la Gestión Procesal y la provisión contable de los procesos judiciales de la entidad

Conoce el funcionamiento de las Fichas creadas para estudio en los Comités de

Registra en el sistema eKOGUI la información sobre pretensiones económicas y cuantías

Tiene claridad sobre el funcionamiento de las actuaciones en el Sistema para reportar la