DIGITALIZACIÓN

1. Digitalización
La Digitalización es el proceso mediante el cual un mensaje se convierte en una sucesión de
impulsos eléctricos, equivalente a dígitos combinados (código binario), el 0 y 1 (en realidad es
una serie de apagado y prendido de impulso combinados). Estos dígitos son los llamados bits.
De esta forma, todo mensaje que es
susceptible de transformarse en señal
eléctrica y ser codificado digitalmente
puede almacenarse en soporte
informático o transmitirse como tren de
impulsos por una red adecuada (hilo
telefónico, microondas, fibra óptica, cable
coaxial, etc.) El código digital o binario es
la base del tratamiento informático y de la
tecnología de la información en su estado
actual.

Por lo tanto, Digitalizar es traducir información en cualquier formato (texto, imagen o sonido), a
un formato que puedan entender los computadores, es el proceso de convertir información
analógica en formato digital. Este el proceso de Digitalización de la Información.

De las distintas definiciones que encontramos de la palabra digitalización nos vamos a quedar
con la que define la digitalización como “el proceso de convertir información analógica en
información digital”, esto es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una
serie de valores numéricos por medio de
escáneres.
Esta definición de digitalización deja clara la
diferencia entre copia digital, o imagen digital,
de un documento analógico, resultante del
proceso de digitalización, y documento
electrónico, esto es, el documento que se ha
producido por medios electrónicos, “born
electronic”, o que ha nacido electrónicamente.

2. ¿Para qué Digitalizar?

La primera pregunta que nos debemos hacer al
acometer un proyecto de digitalización es para qué queremos digitalizar, qué objetivo
perseguimos, y qué alcance va a tener el proyecto, ya que en función de estas premisas se

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 deberán definir los criterios a seguir en su ejecución. Se pueden distinguir distintos tipos de
proyectos en función del objetivo que persiguen.

Los objetivos perseguidos pueden ser:

A. Facilitar la consulta en los procesos de negocio: La digitalización de documentos de uso

frecuente como apoyo a la gestión de las administraciones, con el objetivo de evitar la
acumulación de documentos en las oficinas y facilitar y agilizar su consulta.
En este caso los documentos originales en soporte físico que tengan valor administrativo, jurídico
y fiscal deben conservarse, aunque puede hacerse fuera de los locales de las oficinas. En general
se trata de documentos administrativos en formato estándar que pueden digitalizarse con
escáneres de alimentación automática. Este tipo de proyectos de digitalización presentan una
serie de beneficios entre los que cabe destacar los siguientes:
 La posibilidad de que varias personas accedan al mismo tiempo y desde múltiples lugares a una
misma imagen de un documento.
 Permite una mayor integración de la transmisión de imágenes con sistemas de flujo de trabajo,
lo que incide en una mejora de la productividad tanto en el ámbito de la administración como en
la gestión de los negocios,
 Permite acabar con uno de los problemas que se producen actualmente, que es la existencia de
expedientes mixtos, esto es expedientes en los que unos documentos están en soporte papel y
otros en soporte electrónico,
 Se reduce la necesidad de espacio de depósitos documentales para la conservación de los
documentos físicos, al poder archivar los documentos originales en depósitos documentales
externos. Sin embargo, frente a estas ventajas hay que prever y tener en cuenta el coste que
supone la gestión, mantenimiento y conservación a largo plazo de las imágenes producidas3 .

B. Sustitución de documentos físicos Digitalización de documentos: con el objetivo de

sustituir los documentos originales en soporte papel por sus copias digitales. Este tipo de
proyectos se hace cada vez más frecuente al amparo de la implantación de la administración
electrónica. En este caso la digitalización tiene que ser certificada, para garantizar que el proceso
de digitalización se ha realizado de forma que no se haya modificado el contenido del documento
original, se mantenga su integridad y esté disponible y accesible siempre que sea necesario
consultarlo. Para ello durante el proceso de digitalización se debe incorporar firma electrónica y
sello de tiempo una vez capturada la imagen, almacenar dicha imagen en un formato estándar,
incorporar los metadatos de descripción, técnicos y administrativos a la imagen del documento,
y su almacenamiento en un gestor documental, todo ello sin más intervención humana que en el
proceso de captura de la imagen.

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C. Preservación y difusión Digitalización para facilitar la conservación, consulta y difusión del
patrimonio bibliográfico y documental que constituye la memoria histórica de los pueblos.
 Preservación de los documentos originales, sustituyendo su consulta por la de su copia digital,
de forma que se evite su manipulación y uso frecuente, que es uno de los factores que más
inciden en su deterioro. De esta forma se evita su pérdida, que puede ser por extravío al devolver
el documento a su unidad de instalación y ubicación en los depósitos documentales, o por
sustracción, problema que lamentablemente se da con relativa frecuencia en los Archivos y que
da lugar a que se instalen en éstos sofisticadas medidas de seguridad, que a pesar de su elevado
coste no evitan al 100% que se produzcan estos casos.
 Reconstrucción del patrimonio documental creando fondos virtuales mediante la digitalización de
documentos de instituciones que compartan fondos documentales sobre un mismo tema o
período histórico, lo que favorece, así mismo, el desarrollo de proyectos de colaboración entre
instituciones.

D. Difusión del patrimonio documental en internet, en cuyo caso deberán realizarse copias
digitales master y derivadas con bajo peso para facilitar su transmisión y acceso en la red. En
este caso es necesario que la institución cuente con la infraestructura de redes de
comunicaciones necesaria para la transmisión de las imágenes.
También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:
• La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar
protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo
de pérdida o sustracción de la información.
• Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor
número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la
oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en
la empresa para consultar la información.
• La concientización por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las
compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar
en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
• Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma
más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto
implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para
la seguridad de la información. En la Guía de Gestión Documental encontrará una comparativa
entre los mejores sistemas de gestión documental para divulgar información entre compañeros
y clientes.
• Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige
tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona
se encargue de su mantenimiento.

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• Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o
planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene
intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.

3. Ventajas de la Digitalización
La digitalización está transformando poco a poco la manera en que se realizan los procesos
dentro de las organizaciones, no es ajena a ninguna industria, poco a poco la digitalización está
transformando los modelos de negocio de empresas y de industrias enteras. Entonces ¿Cuáles
son los beneficios de la digitalización?, pues entre los diferentes aspectos se tiene los más
resaltantes.
a) Ahorro de tiempo. Acceso a la información mediante un computador.
b) Ahorro de espacio. Su almacenamiento es medios digitales, se puede hacer uso de servicios
de la nube para su almacenamiento.
c) Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor
posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier
información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de
seguridad con control de versiones y mucho más.
d) Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda
afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, como puede, todos
los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es
devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la
nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que
hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que tenían su sede en ese edificio, pudieron
seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes gracias a que tenían la documentación
digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.
e) Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento
importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión. Digitalizar documentos
y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.

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f) Ahorro de dinero. Los costos de la
digitalización pueden ser beneficioso para
las empresas, considerando que existen
servicios especialmente de
almacenamiento gratuitos en la nube. Sin
embargo, esto puede depender de la
cantidad de información y de procesos que
están digitalizados y de todo el software y
hardware necesario para su acceso.

4. Tipos de Digitalización
A. Digitalización de Documentos:
Es un proceso por el cual documentos
físicos (dibujos, manuscritos, libros, cartas, postales, carteles, transparencias, negativos,
calendarios, mapas, planos arquitectónicos, boletos, fotografías, partituras, impresiones,
pinturas, etcétera) son convertidos en información digital. Este proceso también es conocido
como “Gestión Documental Digital”, y de acuerdo a la importancia de los documentos se proveen
recursos tanto en software como hardware para llevar a cabo este proceso. Si el propósito
principal de la digitalización es mejorar el acceso a la información, el criterio principal de selección
del material deberá ser su uso actual y potencial. Esto nos lleva a la necesidad de hacer un
análisis para definir el público al que se le va a dar prioridad. Al momento de decidir en qué orden
se digitalizará, se ponderarán las demandas de los diferentes grupos de usuarios para lograr la
mejor decisión y se dará el mismo valor a las necesidades del público y a las de la institución. Se
recomienda diseñar una estrategia en la cual se digitalicen primero las partes de una colección
mayormente utilizadas y que proporcionan un valor agregado al proyecto al momento de ponerlas
a disposición de los usuarios.
La calidad de este proceso dependerá del estado de conservación en que se encuentren los
documentos. Se debe examinar la condición de los materiales originales, ya que esto afectará la
técnica de manipulación y digitalización y con ello se determinará si es posible generar una buena
imagen digital. Por esta razón, la selección del material a digitalizar estará influida por su estado
de conservación. El material frágil o deteriorado corre el riesgo de sufrir daños a causa de su
manipulación, por lo que no se puede digitalizar sin tener cuidado especial o, en ocasiones, un
tratamiento previo de estabilización o restauración, lo cual puede generar costos adicionales. Por
eso, antes de comenzar la digitalización se debe evaluar si se dará prioridad a colecciones en
mejor estado o si, por el contrario, se considerarán en el proyecto los costos de preparación,
conservación y restauración. Es necesario tener en cuenta casos en los que un material se está
deteriorando rápidamente. En éstos tendrá prioridad su digitalización, dado que se corre el riesgo
de perder información de gran valor de forma definitiva, incluso aplicando técnicas de
conservación y restauración. Para llevar a cabo este tipo de digitalización se requiere de un

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 escáner que mediante el uso de la luz permite recoger una imagen que convierte el documento
en digital.
Equipos de escaneo
• Escáner de cama plana: este equipo es uno de los más populares, y es utilizado ampliamente
en bibliotecas, archivos y museos. Dependiendo de la condición y el formato del material
seleccionado, un escáner puede ser empleado para digitalizar material bidimensional, como
documentos en papel, fotografías, material impreso, entre otros.
Este dispositivo no es recomendable para obras de arte originales, incluyendo impresos de arte.
Con este tipo de equipo, es importante considerar el área de escaneo, debido a la diversidad en
las dimensiones de los materiales que se requiere digitalizar, pues en algunos casos será
necesario contar con un área de escaneo más grande que en otros.

• Escáner de filme/diapositivas: un escáner de este tipo está diseñado, específicamente, para

digitalizar cintas de película y diapositivas. Aunque un escáner de cama plana con un aditamento
para transparencias puede usarse para esto, un escáner dedicado para filme tiene mayor
capacidad en cuanto a resolución, densidad del color, manipulación del filme y enfoque, así como
un alto rango de tonos y de resoluciones ópticas. Además, se pueden adquirir alimentadores de
diapositivas para digitalizar hasta 50 de ellas, aunque éstos necesitan ser monitoreados para
evitar atasques y daño de los materiales.

• Escáner de formato amplio: un escáner de formato amplio puede ser muy útil para digitalizar
mapas, planos, dibujos arquitectónicos, posters, etcétera. Los modelos de grado profesional
cuentan con altas resoluciones ópticas; sin embargo, su alto costo afecta a muchos proyectos.
Las instituciones que requieran digitalizaciones de este tipo, dependiendo de la cantidad de
material a digitalizar, pueden considerar contratar a un proveedor externo o utilizar una cámara
digital.

• Escáner de libros: un escáner de libros de gama alta sirve para dos propósitos:
1. Permite el copiado aéreo de libros, de materiales demasiado grandes o muy frágiles que no
pueden ponerse en un escáner de cama plana.
2. Se pueden utilizar en proyectos de cambio de formato de libros, ya que son rápidos y están
hechos para soportar la estructura de un libro, evitando generarle daños al digitalizarlo. Este tipo
de dispositivos incluye software para compensar cualquier distorsión causada por la curva que
se forma al digitalizar libros completos; son muy complejos y, por lo tanto, mucho más caros que
un escáner de cama plana.
Equipos para cámara digital
• Cámara compacta tipo “apuntar y disparar”. Las cámaras orientadas al público no son para
proyectos de digitalización, pues no cuentan con sincronización de dispositivos externos de
iluminación, el tamaño de la imagen resultante es insuficiente y la calidad del lente limitada.

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• Cámara digital réflex de 35 mm de un solo lente: para proyectos de digitalización, este tipo de
cámara puede ser la mejor opción para hacer la captura.
Es ideal para generar imágenes de alta calidad que sirven para archivar y publicar. Una solución
efectiva a un costo relativamente bajo. Las ventajas de este tipo de cámaras incluyen: calidad
alta de imagen, resolución de imagen apropiada, fácil uso, flexibilidad de captura, sincronización
con dispositivos de iluminación, rango de precios modesto y opción de captura directa, es decir,
cuando la cámara está conectada a la computadora y la imagen aparece en pantalla en cuanto
se captura, esto permite tomar decisiones técnicas y estéticas de inmediato, asegurando que
tenga la calidad adecuada.
VIDEOS
1. Vega Freddy(Julio, 2018). ¿Qué es la Transformacion Digital?. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=NeQ4eE1QVVU
2. Vega Freddy(Febrero, 2018). La Digitalizacion de las Empresas en 2020¿ Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=VlBhmBo4KA8
3. Universidad de la Rioja (Febrero, 2017) Tendencias e impacto de la digitalización ¿Estamos
ante la 4ª Revolución Industrial? Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=YvGNJqCJPcg

REFERENCIAS

 Bescos, J., & Navarro, J. (1997). La digitalización como medio para la preservación y acceso a
la información en archivos y bibliotecas.
 Giménez Chornet, V. (2015). Normas ISO para la gestión de los documentos electrónicos:
buenas prácticas para la gestión documental en las empresas. Fuentes, Revista de la
Biblioteca y Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa Plurinacional, 9, 7.

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