Guia No 5 Documentos Comerciales y Titulos Valores R

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Guía No. 5 Documentos Comerciales Y Títulos Valores-R
Contabilidad (Servicio Nacional de Aprendizaje)
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DOCUMENTOS COMERCIALES Y TÍTULOS VALORES
Andres camilo carrillo villamil.

Ficha- 2141573-1
Instructora
Myriam Yolanda Mesa M
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA.

Regional Distrito Capital.
Centro de servicios financieros.
Tecnología en Gestión contable y financiera.
Bogotá D.C.
2020.

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Tabla de contenido
3.1 Actividades de Reflexión inicial ...................................................................................... 2

3.2.1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de
su familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones: .......................................... 3
3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones, considera
revisten de importancia para conservar alguna prueba que posteriormente valide y
certifique dicho hecho? ........................................................................................................... 5
3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su
alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente:.............................. 5
3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para posteriormente
por GAES socializar cada uno de los temas acorde a la distribución que realice su
instructor. Para esta presentación puede utilizar estrategias didácticas como mapas
mentales, mapas conceptuales, cuadros sinópticos, cuadros comparativos, rejillas de
conceptos, PNI, etc. Seleccione mínimo tres didácticas para el desarrollo de todos los sub-
ítems (son 4) que se presentan: ............................................................................................... 9
3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes, requisitos
mínimos. etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo)
de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos. ............... 9
3.3.4. Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que
complemente alrededor del tema, desarrolle la matriz propuesta acerca de los documentos
vistos que responda a: ........................................................................................................... 46
3.3.6. Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de documentos en el
área financiera y contable de las empresas” que contenga: .................................................. 49

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3.1 Actividades de Reflexión inicial
A. ¿Qué pasaría si no hubiese formar de probar la información de
una persona como verdadera?
Se tendrían muchos inconvenientes en los diferentes escenarios, no sabríamos
cuanta población nace al día, ni como tener un registro de los mismos, las fuerzas armadas
no tendrían un registro calificado de sus reservistas, ni de quien ingresa a las FF.MM, en el
ámbito laboral, no se tendría una trazabilidad fiable, no existirían filtros calificados a la
hora de ingresar a las diferentes compañías, en el ámbito educativo, las personas que
ingresan a las instituciones en los diferentes niveles de formación podrían mentir con el fin
solo de obtener un certificado.
B. ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las
operaciones las personas como son: comprar una casa, cancelar un dinero,
¿recibir un préstamo del banco? ¿Por qué?
• A la hora de adquirir una casa, debe quedar un registro, en la notaria, de
quien es el vendedor, quien es el comprador, medio de pago, escritura del
inmueble, de esta manera se evitan fraudes o estafas a la hora de la
negociación.
• En la cancelación de un dinero, siempre debe quedar registro, que
comúnmente se llama paz y salvo, este se realiza con el fin, de tener un
comprobante de la cancelación de dicha transacción.
• Al adquirir un compromiso financiero con una entidad bancaria, debe quedar
un registro, como lo son.: medios de pago para cancelación de la deuda, los

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intereses pactados, plazo de la deuda, intereses generados por cualquier tipo
de mora, entre otros.
• Para lo anteriormente mencionado es muy importante que para dichas
transacciones siempre quede un registro, así evitar abusos por cualquiera de
las partes involucradas, al existir un soporte se tiene la claridad y la
tranquilidad, de que se está generando un reporte contable.
3.2.1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún
miembro de su familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:
Compra en un supermercado.
Realiza transacción en alguna entidad financiera (depósito, retiro,
etc.)
Entra a cine a ver cualquier película, o, al estadio.
Come en algún restaurante.
Realice un esquema que represente esta información y socialícelo con
sus compañeros e instructor.

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Compra En Un Supermercado.
Este comprobante emitido por el supermercado, lo entregaron al comprador en donde detalla las
mercancías que se han vendido, donde se indican las cantidades, la naturaleza, precio y demás condiciones
DOCUMENTOS de la venta.
En este se observa.: logo del supermercado, razón social, Condición respecto al Impuesto al agregado,
Fecha de emisión, Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
Transacción En Alguna Entidad Financiera.

Comprobante de una consignación por corresponsal bancario ( banco caja social) en
donde se especifica, descripción de la transacción, en este caso “transacción exitosa”,
fecha y hora, código CUC, nombre del comercio, dirección, numero de transacción,
nombre de la autorizacion, nombre del convenio, código, referencia, valor y la respectiva
comisión.
Entra a cine.
Estos tiques son emitidos por máquinas registradoras, una característica de estos es que se emiten por
operaciones de contado, a diferencia de la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en
cuenta corriente.
En este se observa.: razón social, Condición respecto al Impuesto al agregado, Fecha de emisión,
Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
Come en algún restaurante.

En este comprobante el establecimiento entrega al cliente el comprobante, en este
encontramos la descripción de los artículos consumidos, importe de la compra, fecha y
hora de la operación y nombre o razón social; este es emitido una vez efectuado el pago.

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3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones,
considera revisten de importancia para conservar alguna prueba que posteriormente
valide y certifique dicho hecho?
Las operaciones que se pueden dar inicialmente dentro de mi proyecto formativo
pueden ser las siguientes.
• Pagos de nómina.
• Pago a proveedores.
• trasladó de efectivo entre entidades bancarias.
• Servicios públicos.
• Tomar un préstamo de acreedores.
• Pagar deudas con acreedores.
3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que
este a su alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente:
A. Definición, diferencia y semejanzas entre título valor,
Instrumento financiero, documentos comerciales y soportes contables. -
Desarróllelo en un cuadro comparativo.

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DIFERENCIAS SEMEJANZAS
TITULO VALOR Título Valor: Es aquel documento necesario Semejanza: En general, estos, sirven
para ejercer el derecho literal expresado en el como base, son la prueba, son los que
DEFINICIÓN mismo. sustentan que un bien es tuyo o de tu
Instrumento Financiero: Es un contrato que empresa. Son los que sirven de base
Es un documento mercantil en el que está da origen a un activo financiero dentro de una para registrar las operaciones
incorporado un derecho privado patrimonial, por lo empresa y un pasivo o instrumento de comerciales de una empresa
que el ejercicio del derecho tiene una vinculación patrimonio. .
jurídica a la posesión del título valor. Es también un Documentos comerciales: Son todos
documento de contenido crediticio, corporativo o de aquellos comprobantes de medio escrito en
participación o los que se deja constancia de las operaciones
representativo de mercaderías. que se realizan en la actividad mercantil.
INSTRUMENTO FINANCIERO Soportes Contables: Son todos los
DEFINICIÓN documentos
que sirven de base para registrar las
Son los productos y servicios que se ofrecen en el operaciones comerciales de una empresa o
mercado financiero. La función de ellos es crear un persona.
vínculo entre dos (empresas, personas, bancos, etc.)
y generar una relación de, digamos,
interdependencia entre ellos.
Para que esto se entienda, los instrumentos

financieros son, por ejemplo, las cuentas de
ahorro. En este producto coinciden de un lado el
banco, del otro el cliente, y el punto en común es la
cuenta de ahorro.

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DOCUMENTOS COMERCIALES
DEFINICIÓN
Son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que
se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley.
SOPORTES CONTABLES
DEFINICIÓN
Son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello por lo que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos.
B. Clasificación de los distintos documentos soporte teniendo en cuenta diferentes criterios (contables -no
contables; internos-externos; quien compra-quien vende.

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Documentos contables. Documentos no contables.
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello por lo que
debemos tener cuidado en el momento de elaborarlos. Son aquellos que se encargan del diseño y desarrollo de
procesos de soporte administrativo para la gestión y documentación y
registro contable de las organizaciones
• Factura de Venta • Remisión
• Recibos de Caja General • Cotización
• Recibos de Caja Menor • Orden de compra
• Notas Débito • Comprobante diario
• Notas Crédito • Kardex
• Consignaciones
• Letras De Cambio
• Pagares
• Tarjeta de Kardex
• Cheque
• Nomina
En los internos tenemos: Y dentro de los externos tenemos: En este tipo de documentos no contables, no se registra ningún tipo de
movimiento de dinero.
• Recibos de caja • Consignaciones bancarias
• Recibos de caja menor • Notas bancarias
• Comprobante de egreso • Pagares
• Factura de Venta • Letras de cambio
• Comprobante de diario • Remisiones
• Nominas • Facturas de Compra
• Pedidos • Entre otros
• Notas de contabilidad
• Órdenes de compra
En este tipo de documento se registran movimientos de dinero, tanto de
ingreso como de egreso, en donde el acreedor y el acreditado, reciben y se
desprenden de este activo.

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3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para
posteriormente por GAES socializar cada uno de los temas acorde a la distribución
que realice su instructor. Para esta presentación puede utilizar estrategias didácticas
como mapas mentales, mapas conceptuales, cuadros sinópticos, cuadros
comparativos, rejillas de conceptos, PNI, etc. Seleccione mínimo tres didácticas para
el desarrollo de todos los sub-ítems (son 4) que se presentan:
• Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores.
Sección V- Certificados de Depósito y Bono de Prenda.
• Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores.
Sección VII-Facturas Cambiarias.
Exposición en GAES.
C:\Users\andre\Downloads\SECCIÓN V CERTIFICADO DE DEPÓSITO Y BONO DE
PRENDA.pptx
3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o
partes, requisitos mínimos. etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento
(paso a paso operativo) de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo por
cada uno de ellos.
a. Recibo de Caja, extracto bancario.
b. Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso.
c. Comprobantes de consignación bancaria y comprobante de retiro.
Chequeras.

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d. Notas créditos y Notas Débitos
e. Facturas de Venta y Factura de Compra.
f. Cheques, pagares, letras de cambio.
g. Tarjeta de Kardex
h. Cotización y pedidos
i. Orden de compra, Remisiones.
j. Acciones, CDT.
k. Swaps, forwards, repos
l. Notas de Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad o de
Diario.
A- Recibo de Caja, extracto bancario.
Recibo de caja.
El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

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Diligenciamiento del recibo de caja:
• Como a todo documento comercial se debe poner primero la fecha, la ciudad
y el número del recibo
• Quien es la persona que entrega el ingreso
• La dirección de la persona que entrega el ingreso
• Se coloca la cantidad de dinero que ingresa
• El porqué de esa entrega de dinero
• Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado
B. Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso.
Comprobante de pago o de egreso
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un
cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor

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control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega
al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
de manera clara las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
Diligenciamiento de el comprobante de egreso:
• Se coloca la fecha cuando se elabora el documento
• Se coloca un duplicado del cheque se giró para hacer el pago por cualquier
concepto
• Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada
• Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en
efectivo, pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.
• Se coloca firma del beneficiario
• Por último, se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

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C. Comprobantes de consignación bancaria y comprobante de retiro.
Chequeras.
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que
consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los
soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa lo exijan.

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D. Notas créditos y Notas Débitos
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para
su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se
prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Diligenciamiento de la nota crédito:
1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración
2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

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Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,
un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Diligenciamiento de la nota débito:
• Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se
elaboró el documento
• Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
• Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito
• Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

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E. Facturas de Venta y Factura de Compra.
La factura es un documento mercantil y un comprobante fiscal, que cuando está
correctamente llenado, permite deducir algunos impuestos; esto lo diferencia de los recibos
o notas. La factura debe reflejar toda la información de una operación de compraventa,
entrega de un producto o prestación de un servicio, fecha en que se realiza, cantidad a
pagar, y el impuesto que genera.
Diligenciamiento de Venta y Factura de Compra

1.- Número de Factura: Es el número consecutivo de cada factura que emitimos.
Generalmente este número ya se encuentra impreso en nuestro block de facturas, o lo
genera automáticamente el programa o aplicación que utilizamos para generar nuestras
facturas.
2.- Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura.

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3.- Datos del Cliente: Aquí debemos incluir todos los datos de nuestro cliente:
Nombre o razón social, Identificación fiscal (RFC), Dirección física, teléfono y correo
electrónico.
4.- Fecha inicial: es la fecha en que se comenzará a prestar un servicio, o en que
se entregará el producto.
5.- Pedido: Aquí indicaremos el tipo de pedido que se nos hace.
6.- Condiciones de pago: Aquí indicaremos si el pago es en efectivo, a crédito o
débito, cheque, etc.
7.- El siguiente bloque es una tabla donde indicaremos lo siguiente:
a.- Cantidad de productos que se solicitan.
b.- Descripción del producto, indicación del número de modelo o número de
catálogo, y en algunos, como los productos electrónicos o electrodomésticos al
menudeo, indicando el número de serie.
c.- Precio unitario, o sea, el precio de uno de los productos descritos. Este precio
no debe incluir ningún impuesto.
d.- Precio total, donde indicaremos el total producto del monto de los productos,
multiplicado por la cantidad de productos solicitados. Si sólo es un producto,
pondremos el mismo monto del precio unitario.
Llenaremos un renglón por cada producto solicitado. Si es necesario, aquí
agregaremos la descripción de gastos de transporte y su monto.

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8.- Subtotal: donde indicaremos la suma de los totales de cada producto.
9.- IVA: Aquí va el monto del impuesto (16%) calculado a partir del subtotal
que se encuentra arriba.
10.- Total: Aquí se escribirá la suma del subtotal con el impuesto, lo que dará el
total neto de la factura.
11.- Importe con letra: En esta zona escribiremos con letra la cifra que hemos
escrito en el cuadro de Total que se encuentra a un lado.
12.- Firma de conformidad: En donde firmará el cliente, lo cual tiene dos
efectos: por un lado, la aceptación de que los productos enumerados y la cantidad es lo
que ha solicitado, y por el otro, en el caso de pagos a crédito o contra entrega, la
aceptación del pagaré que se encuentra en el texto que está a la izquierda.
F. Cheques, pagares, letras de cambio.
Es un título valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un
banco llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un
tercero llamado «beneficiario».

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Diligenciamiento de un cheque.
1.- FECHA: Puedes colocar la fecha como más te guste, ya sea completa o con
diagonales, el objetivo es que sea clara.
2.- NOMBRE DEL BENEFICIARIO: Es el nombre del librado, es decir, la persona
a quien se le girará el cheque a su favor. No olvides colocar el nombre completo.
3.- MONTO: Coloca el monto con números, no olvides colocar “.00” si no hay
centavos002E
4.- MONTO EN LETRA: Coloca el monto que otorgarás con letra, no olvides
finalizar con 00/100 que se refiere a los centavos, y “M.N.” que se refiere a
“moneda nacional.”
5.- FIRMA DEL LIBRADOR: Finalmente, coloca tu firma.
Pagare.
El pagaré es un título valor de contenido crediticio, en el que una persona llamada
otorgante asume el compromiso de pagar una suma de dinero a otra persona llamada
beneficiaria, en una fecha determinada.

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Diligenciamiento de un pagare.
• El valor o monto del pago.
• La fecha en que se debe pagar.
• Los intereses si los hay.
• Nombre del beneficiario (a quien se paga)
• Lugar en que se pagará.
• Firma del otorgante (quien se compromete a pagar)
Letra de cambio
La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el que se
extiende la orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor
en plazo determinado en favor del beneficiario o girador.
Diligenciamiento de una letra de cambio.
• Nombre del girador
• Firma del girador
• Nombre del girado
• Número de la letra

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• Fecha en que se elabora la letra de cambio.
• Lugar donde se debe pagar.
• Valor de la deuda en letras.
• Valor de la deuda en números
• Fecha en que se debe pagar la letra.
G. Tarjeta de Kardex
El Kardex es un formato que se usa para mantener un registro de las salidas y
entradas de inventario en una empresa, con el fin de conocer tanto el costo y las existencias
en cualquier momento, sin tener que recurrir a realizar un inventario físico.
Para poder diligenciar un Kardex de manera correcta es indispensable conocer los
sistemas de inventarios y métodos de valuación.
Diligenciamiento de la tarjeta kardex.

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• Fecha del movimiento.
• Detalle.
• Cantidad, valor unitario y valor total de la entrada.
• Cantidad, valor unitario y valor total de la salida.
• Cantidad, valor unitario y valor total del saldo.
H. Cotización y pedidos
Una cotización que muchas veces es confundida con presupuesto es un documento
que no puede ser editable para quien la recibe, que informa del costo de un servicio o
producto además da una imagen de seriedad por parte de quién la emite que es el vendedor
o proveedor, además puede ser una carta de presentación para el cliente. Una cotización por
lo general tiene una vigencia, puede ser de una semana, 15 días o un mes. Depende mucho
de la empresa o servicio que estés cotizando.
Diligenciamiento de una cotización.
• Nombre del cliente
• Nombre del vendedor, empresa

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• Fecha de expedición
• Lugar de expedición
• Cantidad de productos, horas o servicios (si aplica)
• Descripción del producto/s o servicio/s
• Costo total (mencionar si se incluye I.V.A)
• Tiempos de entrega o realización del servicio
• Datos de contacto del proveedor o vendedor
• Zona territorial en donde se ofrecen los servicios, se venden o envían los
productos.
• Forma de pago
• Vigencia de la cotización
Pedido.
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de
compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo
suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Diligenciamiento de un Pedido
• membrete

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• nombre del documento: pedido
• número consecutivo
nombre del cliente: persona natural o jurídica a quien se envía la cotización y el pedido.
Este contiene razón social o nombres completos, dirección completa, teléfono, página web,
etc.
• fecha de pedido
• forma de entrega o pedido
• nombre del vendedor
• forma de pago
• descripción del producto: cantidad, referencia, valor unitario, valor total,
debo coincidir con la descripción del producto de la cotización.
• firmas: del cliente o comprador y del vendedor.
I. Orden de compra, Remisiones.

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Una orden de compra es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancía
al vendedor. Este documento debe contar con la cantidad detallada de productos que se
desea comprar, tipo de mercancía, precio, condiciones de pago y forma de entrega. Una vez
emitido, el vendedor deberá conservar el documento original y el comprador un duplicado.
Diligenciamiento de una orden de compra.
• Datos de contacto y dirección del emisor de la orden de compra (comprador)
• Datos de contacto y dirección del proveedor
• Fecha y lugar de emisión del pedido
• Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a
comprar

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• Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo
se recibirá el producto)
• Costo total del pedido y costos de envío
• Firma autorizada.
Remisiones.
Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una
relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace
entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo
valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido
entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar
verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez
cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la
parte que entrega.
Diligenciamiento de la remisión:

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• Se procede a colocar la fecha de elaboración.
• Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se
encuentra la empresa
• Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa del
vehículo donde se lleva la mercancía
• Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada
• Al final se coloca quien despacha la mercancía
J. Acciones, CDT.
Una acción es un título emitido por una entidad, como parte alícuota de su capital
social, con objeto de captar recursos, sin asumir la obligación, en principio, de su
retribución y/o reembolso. Los títulos generalmente darán al tenedor, como partícipe en la
propiedad de la empresa, el derecho de voto en la junta de accionistas de la compañía, así
como a participar en las distribuciones de fondos que se acuerden por razón de reparto de
dividendos, reservas, amortizaciones de capital y disoluciones. Cuando los derechos y
obligaciones (tanto políticos como económicos) del emisor o del tenedor se configuran de
forma diferente, se tratarán de acciones distintas a las ordinarias: privilegiadas, preferentes,
sin voto, etc. La posibilidad, condiciones y características de emisión de estas variantes de
acciones estará a lo dispuesto en el ordenamiento mercantil de la jurisdicción
correspondiente, así como en los estatutos de la sociedad. Son libremente transmisibles, con
mayor o menor formalismo, dependiendo si están materializadas en títulos al portador,
nominativos, escritura pública o anotaciones en cuenta, esta última es la más utilizada para
aquellas con cotización en bolsa.
Los principales elementos de la acción:

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• Es el título valor en que se incorporan los derechos de participación de los
socios.
• Representa una parte del capital social o patrimonial (el capital que
pertenece a los propietarios) de una empresa.
• Confiere ciertos derechos fundamentales a su poseedor: participación en la
administración a través del voto, participación en las utilidades y en la
liquidación, así como prioridad para mantener su proporción cuando se
emiten nuevas acciones.
• Es indivisible, es decir, que cuando una única acción pertenece a varias
personas éstas deberán designar un representante común.
CDT.
Así pues, los fondos depositados en un CDT solo se pueden retirar una vez vence la
duración establecida, mientras que los intereses pueden pagarse al vencimiento o en pagos
periódicos durante la vigencia de la inversión. La tasa de interés que ofrecen los CDTs está
determinada por el monto, el plazo y las condiciones del mercado al momento de
constituirlo. Normalmente a mayor monto y plazo, la tasa de interés es mayor. Los
rendimientos generados por los intereses están sujetos a retención en la fuente del 7%
deducible de su declaración de renta.
Los CDT no se pueden redimir o cobrar antes de su vencimiento, aunque como se
trata de un título valor, se pueden negociar en el Mercado Secundario de Valores antes de
su fecha de vencimiento y transferir por endoso. Es decir, que el dueño del CDT, si necesita

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la liquidez antes del vencimiento puede vender el título a otra persona endosándolo y
pagando una prima por ello, siendo el nuevo beneficiario quien lo cobre al vencimiento.
Tipos de CDTs
A modo general se puede decir que existen dos tipos de CDT:
Los CDTs a tasa variable, que tendrán una remuneración que depende de diferentes
factores como bien la DTF. Por ejemplo, Con este se pueden abrir los Certificados de
depósitos a Términos desde la página web desde la aplicación del BBVA, móvil con un
monto de 500000 de pesos colombianos, por un plazo de 2 y 12 meses, los intereses los
podrás pagar en forma mensual, cada dos o tres meses.
Los CDTs a tasa fija, que durante toda la vigencia del título se aplicará la misma
tasa que se pacte en el momento de la constitución y que depende del plazo y del monto de
la inversión. Está dirigido a los clientes que desean ahorrar e invertir su dinero a corto
plazo, entre 18 a 36 meses y con un monto de un millón de pesos, el rendimiento en este
CDT oscilara entre 4,70 % hasta el 5, 15%.
Requisitos para constituir un CDT
Persona Natural

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1. Asalariado: certificado de ingresos y retenciones y declaración de renta o carta de
no declarante.
2. Independiente: declaración de renta o carta de no declarante, extractos bancarios
de los tres últimos meses.
3. Pensionado: certificado de ingresos y retenciones, declaración de renta o carta de
no declarante, certificación de la pensión.
Todos: copia del registro civil de nacimiento para menores de siete años. Copia de
la Tarjeta de identidad, para mayores de siete años y menores 18 años, ampliada al 150%.
Copia de la cédula de ciudadanía para colombianos mayores de 18 años, ampliada al 150%
con firma y huella. Si es apoderado copia del poder. Copia del documento de identificación
Cédula de extranjería o Pasaporte Ampliada al 150%, con firma y huella, para extranjeros.
Persona Jurídica
1. Formato de vinculación: de la persona jurídica firmado por el representante legal.
2. Fotocopia del documento de identificación ampliado al 150% con firma y huella
del representante legal y/o de los autorizados y de los accionistas o propietarios con
participación superior al 5% (personas naturales).
3. Fotocopia del RUT.
4. Certificado de existencia y representación legal original, expedido por la cámara
de comercio o autoridad competente con fecha de expedición no mayor a 60 días.

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5. Copias de los Estados financieros fiscales (balance y Estado de Resultados) del
último cierre. Si lleva menos de un año anexar balance del último trimestre o balance de
iniciación.
6. Copia de la declaración de renta del último año fiscal.
7. Resoluciones, certificaciones que acrediten exenciones en Retención en la Fuente
o GMF (Si aplica).
8. La carta con las condiciones de apertura donde se indica las condiciones de
manejo del título.
9. Copia del acta de Autorización de los socios para realizar negocios superiores al
tope establecido en la cámara de comercio (si se requiere).

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K. Swaps, forwards, repos.
Swaps
Es un producto derivado financiero y se trata de un contrato de intercambio de
flujos financieros entre dos partes, que son generalmente bancos o instituciones financieras.
Los swaps fueron introducidos por primera vez en 1981 cuando IBM y el Banco
Mundial hicieron un acuerdo swap; Los swaps pueden ser utilizados para cubrir ciertos
riesgos como el riesgo de tasa de interés, o para especular sobre los cambios en la dirección
esperada de los precios subyacentes.
Existen muchos tipos de swaps, pero los cinco más importantes son swaps de tasas
de interés, swaps de monedas, swaps de créditos, swaps de productos básicos y swaps de
acciones.
Swaps de tasas de interés: conocido en inglés como "plain vanilla interest rate
swap", intercambia los intereses de un préstamo o depósito hipotético a tasa variable contra
intereses a tasa fija.
Swaps de monedas: "Cross currency swap", con el que se intercambian tasas de
interés a mediano o largo plazo denominadas en dos monedas diferentes.
Swaps de créditos: intercambia una protección sobre el riesgo de crédito de un
emisor de obligaciones contra pagos periódicos y regulares a lo largo de la duración del
swap.

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Swap de productos básicos o materias primas: intercambia un precio fijo,
determinado al momento de la conclusión del contrato contra un precio variable, en general
calculado como el promedio de un índice sobre un periodo futuro.
Forwards.
Un contrato forward no es más que el compromiso entre dos partes de comprar o
vender un activo a un precio fijado en una fecha determinada, es decir, es un instrumento
financiero derivado, dado que su existencia depende directamente del valor de otro activo.
Sabemos que esto suena complejo, por esto vamos a tratar de explicarlo con un ejemplo:
Imagine que usted y su familia planean irse a manhattan de vacaciones, pero en el
momento no cuentan con el dinero necesario, así que deciden realizar el viaje en 6 meses,
no obstante, en este momento las condiciones del mercado se encuentran a su favor, dado
que los dólares están “baratos”, entonces su viaje (tiquetes, estadía y otros gastos) saldría
mucho más económico de lo que pensó, usted no quiere perder esta oportunidad, dado que
no tiene la certeza que en los próximos 6 meses las condiciones sean iguales; así que decide
hablar con su asesor, este le explica que puede realizar un contrato forward, con el cual
aseguraría el precio del dólar; el contrato contaría con las siguientes características:
Número de contratos: 1 Contrato forward

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Capital: $ 8.000.000 (Para nuestro ejemplo)
Plazo: 6 meses
Precio del dólar hoy en día: $ 2.724
Precio del dólar negociado: $ 2.751
Usted decide aceptarlo, pues piensa que lo más probable es que el precio del dólar
suba en los próximos 6 meses; si su decisión es correcta y el precio del dólar en el plazo
establecido es mayor que el precio pactado en el contrato forward, usted y su familia habrán
ahorrado dinero; por el contrario, si el precio del dólar merma, significa que hubiese sido
mejor comprar los dólares más baratos en el mercado, es decir, que se representa como una
pérdida de dinero. Observemos los resultados de los escenarios para nuestro ejemplo:
Fuente.: https://www.sabermassermas.com/que-es-un-forward-y-para-que-sirve/

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Para el escenario en que el dólar sube de precio, con las condiciones del contrato
usted obtendría un ahorro de 560.000 pesos, por otra parte, si el dólar sigue bajando de
precio usted incurriría en una pérdida de -160.000 pesos. La principal ventaja de esta
herramienta es que le permite tener las reglas del juego claras; es decir, elimina la zozobra
frente el precio de un activo, por lo cual los presupuestos son más acertados.
Modalidad de cumplimiento
Por lo general los forwards pueden cumplirse de dos formas:
Cumplimiento físico: como su nombre lo indica, al terminar el contrato se entrega
la divisa. Para esta modalidad, se debe cumplir estrictamente con la normatividad cambiaria
vigente para derivados.
Cumplimiento financiero: la liquidación y el cumplimiento se realizan mediante el
mecanismo de neteo, es decir, se entrega la diferencia entre el valor de la tasa pactada y la
tasa de referencia acordada entre las partes.
¿A quién va dirigido?
A personas y empresas que deseen protegerse de riesgos financieros.
Personas naturales o jurídicas que deban hacer pagos futuros con monedas
extranjeras.
A especuladores del mercado, los cuales ganan dinero si el precio se comporta a su
favor (infórmese aquí).
Otras características

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Es beneficioso para las dos partes en el inicio del contrato pues no es necesario que
hagan algún tipo de desembolso.
Este mecanismo se puede implementar para una amplia variedad de monedas
extranjeras “Divisas”.
Se pueden realizar contratos desde 3 días hasta 3 años.
Los precios negociados se determinan con base a el comportamiento del mercado de
divisas y de las tasas de interés.
Recuerde, este producto financiero está diseñado para generar tranquilidad al
asegurar el valor de la tasa de cambio a un tiempo determinado, no es recomendable
utilizarlo para especular en el mercado a no ser que tenga plena claridad sobre los riesgos
que asume.

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Repo.
Un repo es una operación de recompra en la que una entidad financiera vende a un
inversor un activo con el compromiso de comprarlo en una fecha determinada a un precio
determinado. Esta operación también se conoce como reporto, ‘Repurchase Agreement’ o
‘Sale and Repurchase Agreement’.
Las operaciones de repo se suelen realizar con títulos de deuda fija, especialmente
con títulos de deuda pública como letras, bonos y obligaciones del estado. El pacto de
recompra se realiza a un tipo de interés determinado, por lo que el inversor recibirá su
dinero más un beneficio. Los tipos de interés ofrecidos dependerán de los tipos de interés
de la deuda pública.
En este tipo de operaciones el inversor está proporcionando un préstamo a la entidad
financiera, solo que garantizado con un título de deuda pública. Normalmente se trata de
una forma de obtener liquidez a corto plazo para los bancos. También es un instrumento de
política monetaria de los bancos centrales.
En cierto modo se parece a actuar como si fuéramos una casa de empeño o a un
contrato de prenda. El cliente necesita dinero y le concedemos un préstamo quedándonos
algo que le pertenece. Sólo que en vez de quedarnos una joya nos quedamos con un activo
de deuda pública. A diferencia de una casa de empeño, existe un pacto de recompra que el
banco cumplirá.
Los repos existen desde la primera mitad del siglo XX, aunque no se popularizaron
hasta los años 70 y 80 con la informatización de la inversión. Hoy en día los repos son
habituales en los mercados y muy utilizados por firmas para obtener liquidez con la que

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financiar otro tipo de operaciones; En la misma operación una de las partes la llamará repo
y la otra parte la llamará repo inverso.
Tipos de repos
Los repos pueden ser de varios tipos. Los podemos distinguir por:
Duración: la duración de un contrato de repo puede ser desde un día a varios
meses. Por ejemplo, hay entidades financieras que los ofrecen a un día, a tres días, a una
semana, a dos semanas, a un mes, dos meses, tres, seis y nueve meses.
Bilaterales: en los repos bilaterales el banco o entidad financiera que ofrece el repo
es el custodio de este. Sólo se admite por los clientes cuando el banco es extremadamente
sólido y de alta confianza.
Trilaterales: en este caso, una tercera parte neutral custodia el repo y suelen ser los
más habituales hoy en día.
Con otros activos: se realiza el contrato de recompra, pero en vez de realizarse con
títulos de deuda fija se realiza con otros activos, por ejemplo, acciones. También existen
repos que se realizan con hipotecas u otro tipo de obligaciones como préstamos.
Inverso: aunque se trata de un contrato de repo desde el punto de vista del inversor.
El tipo de interés y el margen de un repo
El tipo de interés en los repos cumple estas condiciones:
• Es superior cuanto mayor es el plazo del repo.
• Es inferior cuanto mayor es la calidad crediticia de las garantías (colateral).
• Es inferior cuando las garantías se entregan al prestamista.

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• Es superior cuando el tipo de interés de otras alternativas son mayores.
El margen del repo está influenciado por factores similares. El margen del repo
es:
• Es superior cuanto mayor es el plazo del repo.
• Es inferior cuanto mayor es la calidad crediticia de las garantías (colateral).
• Es inferior cuanto mayor es la calidad crediticia del prestatario.
• Es inferior cuando el colateral tiene una elevada demanda o poca oferta.
Los repos a muy corto plazo como días o semanas son ideales para aquellos que
quieran invertir su dinero en un activo muy seguro como puede ser la deuda pública. Pero
sin necesitar invertir a periodos más largos como suele necesitar la inversión en deuda
pública y siendo capaces de retomar nuestro dinero en un tiempo asegurado sin depender de
las fluctuaciones de los títulos de deuda pública en el mercado.
Fuente.: https://economipedia.com/definiciones/repo.html

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I. Notas de Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad o de Diario
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado
para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes
externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro
documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único
documento válido es la factura, o en su defecto un documento equivalente a la factura en el
caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.
• Todos los soportes contables deben contener la siguiente información
general:
• Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
• Nombre, número y fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
• Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Este Sería El Formato De Nota Contable:

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Comprobantes de Contabilidad
La información que se lleva a los estados financieros debe estar respaldada en
documentos numerados consecutivamente, los cuales indican toda la información pertinente
de cada transacción; estos documentos son los que conocemos como comprobantes de
contabilidad.
Comprobante de ingresos
En este se depositan las transacciones relativas a operaciones que involucran
ingresos a caja, y por tanto sus soportes serán los recibos de caja y su contrapartida habitual
a la hora de realizar el registro, ya sean préstamos, aportes de capital, anticipo de clientes,
deudores, etc.
Comprobante de egresos
“El comprobante de egresos relaciona las operaciones que involucran erogaciones
del efectivo y sus equivalentes”

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El comprobante de egresos relaciona las operaciones que involucran erogaciones del
efectivo y sus equivalentes; los soportes que pueden estar involucrados en estas operaciones
son los comprobantes de egresos y de pagos, contratos, pagarés, letras, etc.
Adicionalmente, la contrapartida del registro contable puede ser gasto, salarios,
compras, adquisición de activos fijos, obligaciones bancarias, anticipos a contratistas, etc.
Comprobante de consignaciones y traslados
Da cuenta de los ingresos de recursos a bancos; adicionalmente registra los traslados
entre diferentes cuentas. La contrapartida de la operación puede ser cualquier subcuenta del
efectivo y sus equivalentes, como caja, bancos, deudores, etc.
Comprobante de ventas o facturación
Este comprobante se utiliza para la causación y reconocimiento de las operaciones
de venta, tanto de contado como a crédito; su soporte relacionado es la factura de venta y el
registro se realiza con contrapartida en deudores, y las respectivas cuentas de impuestos
aplicables.
Comprobante de cuentas por pagar o comprobante de compras
En este se causan las compras que realice el ente económico, ya sea a crédito o de
contado; como soporte de tal comprobante, suelen relacionarse las facturas de proveedores;

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el registro contable puede involucrar una contrapartida en el gasto, inventario de
mercancías, adquisición de propiedades, planta y equipo, impuestos, etc.…
Comprobante de nómina
Comprobante que se diligencia como respaldo de los valores a cancelar a los
trabajadores por concepto de salarios y gastos laborales, como los aportes parafiscales, la
seguridad social, los descuentos a los empleados, etc.… Este comprobante está respaldado
en la planilla de nómina, y las contrapartidas contables generalmente utilizadas son las que
representan cada componente de la liquidación: gasto de auxilio de transporte, cuentas por
cobrar, fondos, seguridad social, etc.
Comprobante de notas de contabilidad
“El comprobante de contabilidad se utiliza para contabilizar las devoluciones o
descuentos de ventas o compras, las notas bancarias y las provisiones para inventarios,
cartera, etc.”
El comprobante de contabilidad se utiliza para contabilizar las devoluciones o
descuentos de ventas o compras, las notas bancarias y las provisiones para inventarios,
cartera, etc.; su comprobante contable son las notas débito, crédito o notas bancarias.
Comprobante de ajustes y reclasificaciones
Se utiliza para registrar ajustes que no necesariamente representan flujo real de
efectivo y sus equivalentes, como depreciación, amortizaciones, agotamiento, etc., al igual
que las reclasificaciones y asientos de corrección de errores. Este comprobante debe
soportarse en notas de contabilidad.

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Comprobante de cierre
Se elabora al final del ejercicio contable, que en Colombia para efectos de control y
fiscalización es cada 31 de diciembre; en este se cierran las cuentas de resultados contra la
cuenta temporal de ganancias y pérdidas.
el comprobante de contabilidad sirve para registrar transacciones. En ocasiones, las
empresas pueden tener su propio formato. En ese caso solo deberá completarlo con la
información que le pidan. Si la empresa que contrató sus servicios no tiene un formato
estándar, usted puede hacer su propio comprobante. Estos son los elementos que no pueden
faltar:
Requisitos para diligenciar el comprobante de contabilidad
• Fecha: debe especificar el día, mes y año en que se presenta el comprobante.
• Origen: esta es la información acerca de quién genera el comprobante. Debe
incluir su nombre, número de cédula y datos de contacto, como teléfono, dirección
física y correo electrónico.
• Descripción del producto o servicio: en esta parte se describe el objeto de la
transacción. Es decir, los servicios que prestó, los trabajos que hizo y la fecha en la que
ejecutó el contrato.
• Cuantía de las operaciones para su reconocimiento: aquí señala cuánto le
pagó la empresa por sus servicios. Debe aclarar si el pago es parcial o total.

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Fuente.: https://es.slideshare.net/jhonjairopanb/comprobantes-de-contabilidad-33975097

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3.3.4. Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que complemente alrededor del tema,
desarrolle la matriz propuesta acerca de los documentos vistos que responda a:
SOPORTE CUANDO SE EMISOR Y CUENTAS NORMATIVIDAD

CONTABILIDAD Y/O EMPLEA RECEPTOR CONTABLESPARA
INSTRUMENTO EL EMISOR Y PARA
FINANCIERO EL RECEPTOR
COMPROBANTE DE Cuando se recibe dinero EMPRESA emisor: 1105 caja Decreto 2 649 d e 1 993
INGRESO Y/O en efectivo y/o cheque CLIENTES 1305 clientes -
RECIBO DE CAJA por pago de clientes, SOCIOS receptor: 2205
anticipos u otros DEUDORES proveedores
ingresos. 1105 caja o 1110 banco
COMPROBANTEDE Se usa para el pago de EMPRESA Emisor: 2205 Proveedor Decreto 2649 de 1993
EGRESO una determinada PROVEEDOR 1105 y/o 1110 banco
cantidad de dinero por SOCIOS Receptor: 1105 caja y/o
medio de un cheque, ACREEDORES Acreedores
efectivo o transferencia EMPLEADOS 1305 clientes
bancaria
FACTURA DE Para constatar la EMPRESA Emisor: 1305 clientes Art. 772, 773, 774, 777,
VENTA adquisición y entrega de CLIENTES 41 ingresos / 2 4 i va 778 y 779 del Decreto
un bien o servicio; se Receptor: 61 costo y/o 410 del Condig0 de
específica la fecha de 51 gasto 2205 proveedor Comercio; Modificado
entrega, el nombre de por la Ley 1231 de 2008
las partes en el negocio.

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FACTURA DE Es la Factura de venta EMPRESA Emisor:1305 clientes Decreto 2649 de 1993

COMPRA que para el comprador PROVEEDOR 41 ingresos / 24 IVA
se convierte en Factura Receptor: 61 costo y/o
de compra cuando 51 gasto 2205 proveedor
adquiere bienes y/o
servicios
NOTA DEBITO Se utiliza para EMPRESA Emisor: 1305 clientes Decreto 2649 de 1993
incrementar el valor CLIENTES 41 ingresos / 2 4 IVA
cobrado a un cliente ya receptor: 61 costo y/o
sea por un error de 51 gasto 2205 proveedor
facturación
o intereses moratorios
NOTA CREDITO Se usa para disminuir el EMPRESA Emisor: 4175 Decreto 2649 de 1993
valor por cobrar a un CLIENTES Devoluciones
cliente, ya sea por daño 1305 clientes
del producto,
devoluciones, rebajas y/
descuentos.
CONSIGNACION Se usa para consignar EMISOR DEL PAGO Emisor: 1110 banco Decreto 2649 de 1993
BANCARIA dinero en efectivo y/o BENEFICIARIO 1105 caja general
cheque en una cuenta Receptor: proveedores
bancaria propia o de 61 costo y/o 51 gasto
terceros
COTIZACION Y Cotización: se usa para PROVEEDOR No afecta la
PEDIDOS informar a un cliente EMPRESA contabilidad
sobre los precios y
condiciones de crédito
de mercancías. Y el
Pedido es hacerla
efectiva.

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TARJETA DE Documento EMPRESA/ No afecta la

KARDEX administrativo de LA MISMA contabilidad
control, que tiene los EMPRESA
datos generales del
producto y los
movimientos de entrada
y/o salida.
ORDEN DE se emplean cuando se va EMPRESA No afecta la
COMPRA a solicitar el despacho PROVEEDOR contabilidad
REMISIONES de una mercancía o la
realización de un una
compra
NOTAS DE Hacer registros EMPRESA / se afectan las cuentas Decreto 2649 de 1993
CONTABILIDAD contables, para EMPRESA que se requieran para
operaciones que no hacer el ajuste o la
tienen soportes externos contabilización que se
ni documentos internos realiza
específicos.
ACCIONES, CD T cuando tenemos un ENTIDAD Art. 1393 del Condigo
capital sin utilizar y no FINANCIERA / de Comercio y el
queremos tenerlo PERSONA / EM Concepto 2005001064-3
parado, es una buena PRESA del 25 de enero de 2005
alternativa para ganar de La Superintendencia
dinero sin requerir Financiera de Colombia.
muchos conocimientos

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3.3.6. Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de
documentos en el área financiera y contable de las empresas” que contenga:
A. Los archivos administrativos, definición, clases y características.
B. Selección de los documentos de archivo
C. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las
áreas financieras y contables de las empresas.
D. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el
internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.
A. Los Archivos Administrativos, Definición, Clases Y Características.
Son un conjunto de documentos producidos por personas naturales, jurídicas,
públicas o privadas, donde estos son originados en el ejercicio de sus actividades o
funciones, estos son organizados, clasificados, conservados y administrados.
Los archivos se dividen en 3 clases.
Según su uso.: Permanentes o maestros, de movimiento, de maniobra o de trabajo
Según sus elementos.: archivo de entrada, archivo de salida, constantes, de
citación, históricos, de movimiento o de transacciones y archivo de maniobra o transitorios.
Según su función.: Archivos permanentes, archivos de movimiento, archivos de
maniobra o tránsito.

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Estos a su vez se caracterizan por.:
• Clasificación respecto a su procedencia.
• Deben ser ordenados respecto al orden cronológico numérico y alfabético.
• Se clasifican según su estructura.
• Estos serán ordenados en series documentales.
• Se ubican y se describen para su posterior consulta.
• Los archivos se conforman en principales y auxiliares.
También encontramos 3 tipos de archivos: el archivo de gestión o administrativo, el
archivo central y el archivo histórico.
Archivo de Gestión o Administrativo:
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en
buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta
únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la
reglamentación establecida al respecto.
Algunas de sus características son.:
• Nombre y extensión

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• Contiene diferente información archivo de texto, imagen, audio y de
video.
• Se organiza en carpetas y subcarpetas, esto de forma jerárquica.
• No puede haber archivos con el mismo nombre y extensión en la
misma carpeta.
Archivo Central:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en
cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son
transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por
la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
Archivo Histórico:
Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa
o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse
permanentemente. REPOSITORIO, ALMACÉN, DEPÓSITO.
B. Selección De Los Documentos De Archivo
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las
series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que

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estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de
conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este
proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación
periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo con su ciclo vital y de acuerdo con el
siguiente detalle:
A) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que
los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en
forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y
materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se
recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.
B) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción
de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de
la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario
conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima
autoridad archivística en cada institución.
IMPORTANTE. - Para proponer una eliminación de documentos se requiere:
• Acta del CED
• Inventarios de eliminación
• Muestras de las series documentales a eliminarse.
C. Importancia De La Organización Del Archivo Y La Conservación
Documental En Las Áreas Financieras Y Contables De Las Empresas.

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La importancia está basada en la contribución para dar solución de los interrogantes
y consultas de la empresa en el ámbito archivista, respondiendo a las necesidades de las
consultas circunstanciales, dando las orientaciones que requieren las empresas en cuanto a
los sistemas de gestión y desarrollo de un ambiente pedagógico en pro de la función de una
cultura archivística, con el apoyo de recursos humanos y técnicos generar un ambiente de
trabajo interdisciplinario entre el área financiera, contable y todas las áreas que potencian
recursos de investigación y del buen servicio.
De igual modo abarca un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en las diferentes organizaciones, esto
permite la recuperación de información desde ellos, determinando el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminando los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
D. Manejo Automatizado De La Información Frente A Las Ayudas De La
Tecnología, El Internet, Las Redes Sociales, Los Correos Electrónicos Y Al Exceso De
Información Disponible.
Correos electrónicos.
Estos tienen relación con el recibo de información, producción o reproducción de un
documento, a medida que las redes se popularicen, la información deberá ser intercambiada
popularmente. Permitiendo la transferencia de mensajes y documentos, de esta manera se
pueden almacenar en el lugar destinado por las compañías, para posteriormente permitir su
extracción.

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Redes sociales.
Las redes sociales son una herramienta que se han venido implementando de una
manera muy rápida a lo largo de los últimos años. En estas podemos compartir recursos de
información, en donde se pueden hacer trámites como consultas desde cualquier punto con
acceso a internet, sin necesidad de pasar por una oficina que tramite el documento.
Algunas características de los correos electrónicos y redes sociales son:
• Estos archivos deben ser identificados por un nombre y una extensión.
• Permiten hasta 256 caracteres.
• Los archivos se miden en bytes, kilobytes, megabytes, y gigabytes.
• Los archivos se organizan en carpetas y subcarpetas.
• No se pueden tener dos archivos con el mismo nombre, salvo sea en otra
ubicación.
• Deben ser manipulados a través de un menú contextual.
• Toda información que se almacene debe estar disponible en la carpeta de los
distintos sistemas operativos.
Fuentes
• https://brainly.lat/tarea/12070863
• https://www.gestiopolis.com/soportes-contables-internos-y-externos/
• http://vivy.over-
blog.es/pages/DOCUMENTOS_CONTABLES_INTERNOS_Y_EXTERNOS-
1169052.html

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• https://prezi.com/chzyoxei1hb8/documentos-comerciales-y-titulos-valores/
• https://es.slideshare.net/jhohan14/soportes-contable-internos-y-externo
• https://www.monografias.com/trabajos95/definicion-clases-soportes-libros-
contabilidad/definicion-clases-soportes-libros-contabilidad.shtml
• https://docs.google.com/document/d/1xzAyMDlq64un_HDW_DzVEvwpt1e
n06fhcEM0Xda3P78/edit
• https://www.gerencie.com/que-son-los-swaps.html
• https://www.sabermassermas.com/que-es-un-forward-y-para-que-sirve/
• https://www.rankia.cl/blog/analisis-ipsa/3881027-diferencias-forwards-
futuros-opciones-swaps
• http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/doc_comerciales/c
ontenido_u1_4.pdf
• https://www.bbva.com/es/ticket-compra-sirve/
• https://www.gerencie.com/nota-de-
contabilidad.html#:~:text=La%20nota%20de%20contabilidad%20es,no%20existen%20
documentos%20internos%20espec%C3%ADficos.
• https://www.bbva.com/es/que-es-un-repo/
• https://actualicese.com/comprobantes-de-contabilidad-sabe-cuales-son/
• https://prezi.com/bzdtrneos3ic/el-archivo-y-la-conservacion-de-documentos-
en-el-area-financ/
• https://prezi.com/kqpvqkv9xhgm/archivo/
• http://eprints.rclis.org/4651/1/lapaz11.pdf

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3.1 Actividades de Reflexión inicial ...................................................................................... 2

Descargado por ANGELA CASTELLANOS (castellanoss2021@gmail.com)

3.1 Actividades de Reflexión inicial

A. ¿Qué pasaría si no hubiese formar de probar la información de

una persona como verdadera?

Se tendrían muchos inconvenientes en los diferentes escenarios, no sabríamos

no tendrían un registro calificado de sus reservistas, ni de quien ingresa a las FF.MM, en el

ámbito laboral, no se tendría una trazabilidad fiable, no existirían filtros calificados a la

solo de obtener un certificado.

B. ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las

¿recibir un préstamo del banco? ¿Por qué?

• A la hora de adquirir una casa, debe quedar un registro, en la notaria, de

quien es el vendedor, quien es el comprador, medio de pago, escritura del

inmueble, de esta manera se evitan fraudes o estafas a la hora de la

• En la cancelación de un dinero, siempre debe quedar registro, que

comúnmente se llama paz y salvo, este se realiza con el fin, de tener un

comprobante de la cancelación de dicha transacción.

• Al adquirir un compromiso financiero con una entidad bancaria, debe quedar

un registro, como lo son.: medios de pago para cancelación de la deuda, los

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intereses pactados, plazo de la deuda, intereses generados por cualquier tipo

de mora, entre otros.

• Para lo anteriormente mencionado es muy importante que para dichas

transacciones siempre quede un registro, así evitar abusos por cualquiera de

las partes involucradas, al existir un soporte se tiene la claridad y la

tranquilidad, de que se está generando un reporte contable.

miembro de su familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:

Realiza transacción en alguna entidad financiera (depósito, retiro,

Entra a cine a ver cualquier película, o, al estadio.

Come en algún restaurante.

Realice un esquema que represente esta información y socialícelo con

sus compañeros e instructor.

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Transacción En Alguna Entidad Financiera.

Come en algún restaurante.

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3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones,

considera revisten de importancia para conservar alguna prueba que posteriormente

valide y certifique dicho hecho?

Las operaciones que se pueden dar inicialmente dentro de mi proyecto formativo

pueden ser las siguientes.

• trasladó de efectivo entre entidades bancarias.

• Tomar un préstamo de acreedores.

• Pagar deudas con acreedores.

3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que

este a su alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente:

A. Definición, diferencia y semejanzas entre título valor,

Instrumento financiero, documentos comerciales y soportes contables. -

Desarróllelo en un cuadro comparativo.

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Para que esto se entienda, los instrumentos

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contables; internos-externos; quien compra-quien vende.

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Documentos contables. Documentos no contables.