Control Del Efectivo

Control del Efectivo.

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que
permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada unas de las operaciones que
genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar,
en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e importancia de la empresa.

Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado
por orden de la empresa. El propósito u objetivo fundamental del Control Interno es:

La reducción de errores.

La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo.

Exactitud y veracidad de resultados.

Exactitud de los registros.

Exactitud en la información financiera.

Exactitud en los pronósticos financieros.

Evitar fraudes.

Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Las medidas de Control Interno se fundamentan en este principio:

Ø La confrontación interna de los informes operacionales del efectivo.

Esta confrontación se logra con la aplicación de las siguientes reglas:

Una correcta división del trabajo.

Asignación clara de responsabilidades.

Una delegación de autoridad por áreas.

Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por la empresa, a fin de proveer y
resguardar sus intereses.

Estos procedimientos son aplicables a:

Al efectivo en Caja Principal.

Al Fondo Fijo.

A los depósitos en instituciones financieras.

Control Aplicado al Efectivo en la Caja Principal.

Con carácter general, podemos señalar que los controles aplicables a la Caja Principal se pueden
fraccionar en tres grupos:

a) Control aplicable a los Ingresos.

b) Control aplicable a los Egresos.

c) Control de Saldos.

a) El Control de ingresos: Es la confrontación de Informe Diario de Caja – en el área de ingresos – con

los informes presentados por los departamentos de la empresa que dieron origen a esos ingresos.

Podemos citar un ejemplo:

Ingresos por cobro de facturas Pendientes. – Informes de cobranzas.

– Informes de cobradores.

Ingresos por cobro de facturas de Contado. - Informes de venta.

- Informes de vendedores.

- Informes del Almacén de Mercancías.

b) El Control de egresos: Son las medidas tomadas para garantizar que todos los ingresos de Caja han
sido depositados en las cuentas abiertas de la empresa con las instituciones financieras.

Se instrumenta esta medida, a través de una permanente verificación del Informe de Caja con
sus correspondientes depósitos. Verificación permanente de la autenticidad de los comprobantes de
depósitos en cuanto a fecha, monto, detalle de su contenido – efectivo y relación de cheques - ,
entre otros.

c) El Control de saldos del Informe de Caja: Son periódicas constataciones de su veracidad con la
existencia física del dinero en poder del cajero; a este acto se le llama Arqueo de Caja.

Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.

Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas establecidas por la empresa en la

creación del Fondo Fijo. Este control se hace sentir cada vez que se prepara una Reposición de
Fondos, o en los frecuentes Arqueos de Caja que se practican.

Las exigencias mínimas de las medidas de control, se fundamentan en:

Pago mínimo.

Naturaleza del pago.

Aprobación del pago

El Control Aplicado a los Depósitos en Instituciones Financieras.

Debido a la naturaleza de los depósitos a la vista, podemos clasificar las medidas de control en
cuatro grandes grupos:

Control de Ingresos o Depósitos.

Control de cheques y/o autorizaciones.

Control de notas de Débito y de Crédito.

Control de saldos.

El Control de ingresos o Depósitos. Se realiza a través de la confrontación de cifras con el Informe de

Caja-egresos, con su correspondiente planilla de depósitos y los registros del mismo.

Elementos que utiliza el procedimiento de pago por cheques para su control.

Al adoptar el procedimiento de pago por cheques, se hace necesaria la inclusión de una serie de
elementos como sería:

a) Un Diario Auxiliar de entradas de Caja.

b) Un Diario Auxiliar de salidas de Caja.

c) La creación de un Fondo Fijo de Caja o Caja Chica, para hacer los pagos interiores en efectivo.

Este control se fundamenta en la independía, autonomía y responsabilidad de los diferentes

funcionarios que intervienen, desde la solicitud de su emisión hasta la entrega al beneficiario.

“Recuerde que el control es cotejar cifras de diferentes orígenes y el mismo poder probatorio”.

Las firmas que formalicen y den valor al cheque ante terceros, deben ser como mínimo dos, y en
forma mancomunadas, de funcionarios altamente calificados y responsables en la estructura
organizativa de la empresa.

Por ejemplo, un miembro de la Junta Directiva y el Director de Administración.

El Control de las Notas de Débito y Notas de Crédito.

Las notas de débito y de crédito son documentos emitidos por las instituciones financieras a fin
de informar las disminuciones o aumentos de fondos, información ésta de la que tiene conocimiento
la empresa al momento de recibirlas. Para tener un control efectivo de ellas, debe existir fluidez en
las comunicaciones entre la institución financiera y la empresa, y una revisión oportuna de estos
documentos.

Señalemos algunos ejemplos:

El banco abona directamente los intereses producidos por inversiones de la empresa a Plazo fijo, y en
este momento se emite una Nota de Crédito.

Mediante autorización permanente de la empresa, el banco cancela una asignación fija a un

funcionario jubilado y en este momento se emite una Nota de Débito.

Es conveniente advertir que en muchas de estas Notas de Débito y Crédito, que se hacen con
periodicidad y sin alternaciones, el registro contable es automático, en la empresa y en la institución
financiera, y el documento emitido sólo sirve para confrontar la exactitud de ambos registros.

El Control de Saldos.

Es el control absoluto y general, de todas las operaciones registradas por la empresa y por los
institutos financieros, bancarios y/o de crédito. Estos últimos emiten una relación de sus registros,
que se denomina Estado de Cuenta y que responde a todos los documentos de ingresos registrados
por la empresa. Su confrontación se llama Conciliación.

EVASIÓN DEL CONTROL

Los innumerables casos de evasión de control hacen que la dirección de la empresa, en todos sus
niveles, mantenga y aplique un celo minucioso en el manejo de efectivo.

• Implementación de procedimientos de controles adecuados.

• Selección de personal idóneo.

• Cruzando y cotejando información sobre la alimentación del efectivo.

• Mantenimiento y adecuado el control de su existencia física.

Los casos de evasión de control de acuerdo a sus causas los podemos clasificar en

• Negligencia involuntaria del responsable del manejo del efectivo, por falta de Control Interno.

• Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo, fundamentándose en la falta de
Control Interno.

• Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo, usando procedimientos
fraudulentos que distorsionan el Control Interno aplicado.

SALDO FALSEADO DEL EFECTIVO

Es el procedimiento irregular de alterar los Saldos del Balance de Situación, a través de una
planificación intencional de acumular, para una fecha dada, ingresos y/o egresos, al utilizar una
presentación demorada del Informe de Caja.

Esta irregularidad se logra de la siguiente manera:

El responsable de la Caja Principal, para la fecha del cierre del ejercicio económico, paraliza la
rendición del Informe Diario, y su correspondiente registro, de esta forma puede acumular, parcial o
totalmente los ingresos de los días subsiguientes.

De esta forma, el Balance de Situación presenta saldos inexactos, al incrementar irracionalmente el

saldo de la empresa y alterar en la misma proporción Cuentas Reales y/o cuentas de resultados.

De cualquier manera es una actitud administrativa para falsear los Estados Financieros, y hacer una
presentación fraudulenta para quienes planifican acciones sobre los mismos:

Si los ingresos tomados de los días subsiguientes provienen de Cuentas por Cobrar, el objetivo
planificado irregularmente es transformar Activos Disponibles – Efectivo en Caja- y aumentar en esta
forma, la liquidez en la empresa.

Si los ingresos tomados de los días subsiguientes corresponden a ventas al contado, el objetivo
planificado irregularmente, se dirige a disminuir el Costo de Venta, incrementar la utilidad o disminuir
la pérdida en contra de una irrazonable presentación de las Cuentas, Caja, y Almacén o Inventario.

LA CENTRÍFUGA DE FONDOS

Es una acción fraudulenta amparada por la mora en la presentación del Informe Diario de Caja y
consiste en tomar los fondos ingresados en los días subsiguientes, para cubrir la sustracción de
efectivo del día relacionado.

EL SOBREGIRO

Es la utilización de los Fondos Efectivos disponibles de la empresa en exceso, o sobre su capacidad. Su

presencia se observa en la Disponibilidad Bancaria, en esta última se presentan dos tipos de
sobregiros.

El sobregiro planificado: Es la emisión descontrolada de cheques y el control de su entrega al

beneficiario. Esta situación obedece a razones de emergencia, a falta de control contable de saldos, o
a cambiar la razonabilidad en la presentación de los Estados Financieros. Cualquier situación
mencionada es la menos conveniente para la empresa, en virtud de que la planificación de pagos es el
pronóstico más efectivo para evitar la carencia de control, o la desviación del mismo en un momento
determinado.

El sobregiro autorizado: Es la autorización concebida por el banco para sobregirar, transitoriamente

la cuenta. Es prácticamente una operación de crédito, que responde en su límite al fijado como
máximo por el banco o como variable por la empresa en su uso, está en una operación normal en el
mundo financiero.

LA NATURALEZA DEL SOBREGIRO

Conocemos que la naturaleza del Efectivo en Caja y Banco y especialmente el Saldo Bancario, es un
Activo Circulante Disponible. Su saldo normal es deudor.

Como el sobregiro es una situación transitoria y emergente para la empresa, transforma

automáticamente el saldo, por haber dispuesto de una mayor suma de efectivo, al que la empresa
posee.

Saldo al 31-07-XX 700,oo

01-08-XX Depósito 300,oo 1000,oo

01-08-XX Cheque xxxx 1.200,oo (200,oo)

En este saldo se puede observar el mencionado cambio de positivo a negativo, señalado con ( ), al
emitir el cheque xxxx por Bs 1.200,oo. Cuando nuestra disponibilidad era de Bs 1.000,oo.

El monto de Bs 200,oo. Negativo o acreedor, es prácticamente una deuda de la empresa al banco, y

por esta característica contablemente se le da el mismo tratamiento.

TRANSFERENCIA DE FONDO

Es el traslado de efectivo disponible en la Cuenta Corriente de un banco, a otra cuenta del mismo
banco, o a otro banco. Bien sea a través de cheques u órdenes permanentes y/o circunstanciales, en
este último caso, el soporte de la transacción lo constituyen las Notas de Débito y Crédito que se
reciben posteriormente.

Ejemplo: Supongamos que la cuenta que una empresa mantiene con el Banco Financiero, para el 02-
08-XX, se encuentra sobregiro en Bs 200,oo, y la administración de la empresa quiere cubrir el
sobregiro con una transferencia del Banco Comercial, y al efecto emite el cheque N° 2333 por Bs
1.900,oo para ser depositado en la cuenta sobregirada, el Banco Comercial presenta un saldo a la
fecha, de Bs 2.600,oo. A tal efecto realicemos los asientos contables, tanto en el Mayor Principal,
como en el Diario Principal.

http://gerentesunesrmaracay.blogspot.mx/2013/04/control-del-efectivo.html

CONTROL INTERNO EN EL FLUJO DE EFECTIVO

Seguramente has escuchado la frase “a mayor control, menor riesgo”, dicha frase resulta más
significativa cuando se trata de flujo de efectivo al interior de una empresa.
El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos a realizar y que exige un
conocimiento profundo de la contabilidad de una empresa. A través del flujo de efectivo se puede
determinar la capacidad de la empresa para generar la liquidez suficiente con la que habrá de cumplir
con sus obligaciones, proyectos de inversión y expansión que se tienen considerados.

Adicionalmente, permite hacer un análisis de cada una de las partidas con incidencia en la generación
de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para el diseño de políticas y estrategias
encaminadas a realizar una utilización de los recursos en forma más eficiente.

En consecuencia, es primordial tener medidas de control interno adecuadas, que nos permitan
asegurar un manejo óptimo del flujo de efectivo al interior de la organización.

Es importante señalar también que el control interno no se diseña bajo la premisa de detectar
errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran.

¿Cómo le proporciono control interno eficaz a mi flujo de efectivo?

En primer lugar, tal como se señaló en líneas anteriores, es primordial conocer la empresa y saber
identificar las transacciones de la misma, ya que según la clasificación de las actividades, de
operación, inversión y financiamiento se puede determinar el impacto en las partidas y tener bases
consistentes para la toma de decisiones.

El segundo aspecto a considerar es el control de la contabilidad a través de sistemas informáticos

eficaces, registros contables oportunos y, sobre todo, una constante evaluación de la ejecución de los
mismos.

Tan importante como los anteriores, sería observar, identificar y analizar aquéllas actividades
relevantes y significativas para la operación, financiamiento o inversión, de tal forma que podamos
aplicar un mayor control a las mismas por medio de las herramientas que se consideren pertinentes
para ello.

Implementar control interno del flujo de efectivo permite:

Generar la contabilización adecuada de los datos

Promover y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa

Evaluar la eficiencia de las operaciones

Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias

Además de estos aspectos, es importante tomar en cuenta los posibles riesgos que podrían disminuir
la eficiencia del control interno, con el objetivo de analizarlos, cuantificarlos y aplicar las medidas
necesarias que proporcionen mayor fiabilidad en el flujo de efectivo, sólo así podrán tomarse las
mejores decisiones para las organizaciones.
¿Qué opinas de un mayor control interno de las empresas? ¿Crees que ayudaría a mejor toma de
decisiones?

http://www.soyconta.mx/control-interno-en-el-flujo-de-efectivo/

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

CONTROL DEL EFECTIVO

Comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean
ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar errores, dificultar
eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.

En principio, es relativamente fácil para una sola persona cometer un fraude; pero, cuando tiene que
actuar en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es más difícil; haciéndose más remota la
posibilidad, cuanto mayor es el número de personas involucradas.

Siendo el efectivo uno de los bienes que se presta más al fraude, por el hecho de servir como
instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades, es indiscutible que
atrae, como un imán, las intenciones dolosas de quienes se encargan de su manejo y carecen de
suficiente escrúpulo. De allí que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para
garantizar su estricto control.

En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber:

1) Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y
firmados por personas distintas.

2) Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.

3) Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que
realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad.

El CAJERO sólo llevará el libro de "INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA", y conservará solamente una
COPIA de cada comprobante; enviando los originales al departamento de Contabilidad. Depositará en
el banco TODOS los ingresos de efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendrá TODOS sus
REGISTROS al día, en todo momento.

Antes de finalizar cada jornada diaria, redactará un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario, por el
total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil siguiente.

A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "FONDOS
POR DEPOSITAR"; la cual se debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean
recibidos, y se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente,
el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual al importe de los últimos ingresos del
día; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito YA ha
sido redactada por el cajero, por ese mismo monto.

Por último, el cajero no ha de tener ACCESO a la correspondencia de los clientes y los proveedores de
la empresa, ni a los libros de Contabilidad.

LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES"

Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesión de robos sistemáticos, los cuales se van
tapando unos con otros. Por ejemplo: Un cajero deshonesto recibe Bs 8OO,oo en pago de una factura
y se apropia del dinero, sin registrar la operación. Posteriormente cobra otra factura mayor y, con su
importe, cubre el fraude anterior y se apropia la diferencia y así sucesivamente. Tales irregularidades
sólo son posibles en empresas donde no exista un adecuado control interno.

EL ARQUEO DE CAJA

Es una inspección ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en
monedas, billetes y cheques; así como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se
compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad.

En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de ingresos (o de gastos)

eventuales, para las diferencias observadas en los arqueos de Caja. Hoy día, tal proceder está en
desuso. Los faltantes de Caja tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compañía de seguros, si
existe una póliza al efecto.

De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja serán pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se
los apropiará.

En la realidad, los cajeros efectúan, ellos mismos, arqueos de caja frecuentemente, para estar al
tanto de cualquier anormalidad.

EL EFECTIVO

En principio, el efectivo estará siempre conformado por el dinero, "constante y sonante", y por el
"cuasidinero"; es decir, por las cuentas bancarias, y se clasificará como "Activo Circulante", de
primero, por ser el más liquido.

Existe un principio fundamental de "control interno del Efectivo", que exige que las funciones del
manejo del mismo las realicen personas diferentes de las que se encargan de su registro.

Este principio debe ser completado con el de la labor, que ejecuta una persona, sea formalmente
verificada y controlada por otra persona.

A éstas se les llama "Las reglas de oro del control interno del Efectivo"; absolutamente indispensable
en toda empresa; debido al hecho de que el "Efectivo" es el bien que más "enemigos" tiene; ya
que, por la razón indudable de su "poder liberatorio" de deudas y compromisos, atrae, como un
imán, a los trabajadores de intenciones "no santas".

En definitiva, los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir en los siguientes
principios:

a) Que la persona que maneje el "Efectivo"; ya sea que cobre, o que pague, NO tenga acceso a los
registros contables del mismo.

b) Y a la inversa, que quien se encargue de registrar las operaciones con el "Efectivo", que NO
tenga acceso al dinero.

c) Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error,
omisión o dolo; y que, para cometer este último tenga que existir la colusión de varias personas.

d) Que quien cobre, NO sea el mismo que pague.

e) Que todo dinero, que entre a la empresa, sea en su totalidad, depositado en su cuenta bancaria.

f) Que todos los pagos, absolutamente todos, se efectúen mediante cheques.

f) Que solamente los pagos menudos sean efectuados en "Efectivo"; pero a través del "Fondo Fijo
de Caja Chica"..

g) Quien cobre, NO debe ser la misma persona que emita recibo correspondiente, y debe ser otra
persona, la que efectúe el registro contable respectivo.

Finalmente, debe adoptarse la política de enviar circulares, vía fax o mail, a los clientes deudores,
con sus respectivos estados de cuenta.

Con un "Control Interno" así, será necesario que, por lo menos, 3 personas participen en cualquier
fraude al "Efectivo".

Si la persona, que efectúa los pagos mediante cheques, NO tiene acceso a los registros contables, le
será imposible ocultar cualquier emisión de cheques NO justificados, sin la colusión de, por lo menos,
dos personas

Sí, además de todo esto, se exige que los cheques sean firmados por dos personas, la componenda
resultará mucho más difícil; porque, por lo general, solamente personas de alto nivel suelen firmar
cheques en las empresas

Aquí es bueno recordar las exigencias del llamado "Sistema de Comprobantes"; en el cual el cheque lo
emite una persona, teniendo al frente y como respaldo, todo un legajo de comprobantes,
debidamente aprobados, para justificar el pago; y, todos estos papeles pasan a formar un verdadero
expediente, que justifica el caso.
Otro aspecto ineludible es el de que cada cuenta bancaria deberá ser registrada en una cuenta de
Mayor diferente: Una para cada banco; y, no solamente así, sino que también sea una para cada tipo
de cuenta, aunque sea en el mismo banco.

Por ejemplo, si tenemos una cuenta corriente, y una cuenta de "Activos Líquidos" en el Banco
MERCANTIL"; habrá que abrirle una cuenta, debidamente codificada a cada una de estas
inversiones, a fin de poder controlarlas por separado a cada una de ellas.

Cabe aclararse aquí, que los gastos pagados por "Caja Chica" NO se registran en la Contabilidad, en el
mismo momento del pago, sino cuando se repone el fondo fijo de dicha "Caja Chica".

De esta forma, todos los pagos menudos e irrisorios, se contabilizan en un solo asiento y, en verdad,
se pagan mediante un solo cheque.

http://mhcontable.blogspot.mx/2012/09/control-interno-del-efectivo.html

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

OBJETIVO EDUCATIVO: Que el educando conozca y sea capaz de explicar las normas de control
interno aplicables al efectivo y equivalentes al efectivo al efectivo.

Debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de control
adecuado para prevenir irregularidades y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía
para su uso personal.

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos

coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y
bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de
cualquier empresa.

Los principios generales comúnmente por la administración al establecer un sistema adecuado de

control interno, en lo referente al activo, pueden asumirse como sigue:

Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del efectivo en caja y bancos.

En cada operación relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos
personas.

Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancos, debe tener acceso a los
registros contables.

La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en caja y bancos, será exclusivo del
departamento de contabilidad.
En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo debe incluir las
siguientes medidas:

1. Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización de las
operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y registro
de los ingresos de caja.

2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el efectivo y registran
transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma que:

a. Se minimiza la aparición de errores.

b. Los errores que se presentan se pueden detectar y

c. El fraude no se puede ocultar fácilmente

d. Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un día, deberán remesarse en
forma íntegra (100%) al banco respectivo, el día hábil siguiente después de realizada la operación
diaria.

3. Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia
Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho pago y
su respectiva aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.

4. Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia
a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a
contabilidad o cajeros.

5. Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin de solventar
pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.

6. El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo,
fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el
importe del daño a la empresa.

Fondo de caja

La cuenta Caja debe presentar en cualquier momento, y al finalizar el ejercicio, el valor nominal del
dinero en efectivo y sus equivalentes, propiedad de la entidad, físicamente representados por
billetes, monedas metálicas, giros bancarios, postales o telegráficos, metales preciosos amonedados y
moneda extranjera.

Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en cualquier momento en que se juzgue conveniente, debe

cerciorarse de la corrección de la existencia del efectivo en custodia del cajero, para lo cual se realiza
una actividad denominada arqueo de caja, que consiste en el recuento físico de la existencia del
efectivo y sus equivalentes en poder del cajero.
El resultado del arqueo se hará constar en un documento denominado “arqueo de caja”, el cual reúne
las características expuestas en la siguiente figura:

LA ENTIDAD, S.A DE C.V.

ARQUEO DE FONDOS
TIPO DE CAJA ______________________________________________________________
HORA DE INICIO__________________        HORA DE FINALIZACION____________
MONTO DEL FONDO_______________       FECHA___________________________
CONCEPTO DENOMINACION CANTIDAD TOTALES
DOLARES
Billetes de  $        100.00
Billetes de 50.00
Billetes de 20.00
Billetes de 10.00
Billetes de 5.00
Billetes de 1.00
Moneda Fraccionaria
OTRO TIPO DE MONEDA
SUB TOTAL
Vales Provisionales
Vales Definitivos
Documentación
Cheques
Total Según Arqueo Practicado
Total Según Fondos Autorizados
Diferencia.
OBSERVACIÓN__________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Por este medio hago constar que este día me fueron arqueados los valores bajo mi custodia por un
monto de ____________ y son propiedad de la empresa, los cuales fueron contados en mi presencia
y devueltos a mi entera satisfacción, una vez terminado el arqueo.

    ______________________________               _________________________
     Nombre y Firma del Auditor Interno               Nombre y Firma del Custodio

Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor pueden presentarse dos
situaciones:

1) Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en cuyo caso no será
necesario efectuar ningún ajuste, puesto que el saldo contabilizado coincide con la realidad.

2) Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en cuyo caso las diferencias
pueden ser de dos tipos:

a) Que el importe del arqueo sea mayor al saldo según libros.

b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo según libros.

Respecto a la denominación de faltante o sobrante, es conveniente señalar que en todos los casos se
tomará como punto de referencia el libro mayor, es decir, el saldo según libros se ajustará para que
su importe coincida con el importe arrojado por el arqueo, y no a la inversa.

a) Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo según libros

En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según arqueo) puede originarse por:

ü Causas fácilmente identificables

Dentro de los faltantes debidos a causas fácilmente identificables, pueden mencionar se las
operaciones no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste será el de la

operación realizada y no reportada por el cajero; es decir, se cargará a la cuenta Caja y se abonará a la
cuenta que corresponda.

ü Causas difícilmente identificables

En el caso de faltantes por causas difícilmente identificables, es decir, que no se cuenta con todos los
elementos necesarios para determinar el origen del faltante en libros, se procederá de la siguiente
manera:

Si el importe del faltante es considerable, con base en la característica de la importancia relativa, ya

sea en relación con el monto de la partida o su naturaleza, y apoyados en el juicio profesional, el cual
se basa en el criterio prudencial, se debe optar por la alternativa que refleje menor optimismo, lo que
implica “no adelantar utilidades”, porque no se afectarán cuentas de resultados, ya que se estarían
registrando utilidades que aún no se han devengado; por tanto, se afectan cuentas de balance, en
este caso la de acreedores, para reflejar la obligación de entregar el efectivo a quien demuestre ser su
propietario legítimo, anotando como subcuenta la de Faltantes en caja, según libros.

b) Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo según libros

En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo) puede ser originado por:

ü Causas fácilmente identificables

Dentro de los sobrantes debidos a causas fácilmente identificables, se pueden mencionar las
operaciones no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste será el de la

operación realizada y no reportada por el cajero, es decir, se cargará a la cuenta de la operación no
reportada, con abono a la cuenta Caja.

ü Causas difícilmente identificables

 Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del sobrante en
libros, se procederá de la siguiente manera:

Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la importancia relativa, y nuevamente

guiados por el juicio profesional basado en el criterio prudencial, afectaremos cuentas de balance,
quedando el ajuste con cargo a la cuenta Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que
él, como responsable de la custodia del efectivo, es también responsable de las diferencias que se
presenten, con abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el pago de
tales diferencias al cajero.

Fondo de caja chica

Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a través de un cheque, emitido a
nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo objeto es cancelar pagos menores,
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del
número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el
límite en base al cual se va a realizar los pagos

Creación del fondo de caja chica.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud
de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea
creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 1,000.00

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en
cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en
el tiempo que la ley regula. La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría
ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.

Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el
responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo
cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.

Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CODIGO Reconocimiento No.  X1 PARCIAL DEBE HABER

$    
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo 500.00
$    
110102 Efectivo en caja chica 500.00
1101    Efectivo y equivalentes al efectivo $      500.00
110103    Efectivo en Bancos
11010301    Cuenta corriente
$    
1101030101    Banco xyz, S.A. 500.00
                                           TOTALES $     $      500.00
 500.00
Por la creación del fondo de caja
chica
P
Procedimiento uso caja chica efectivo.

Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato de egreso de caja chica. Se
indicara claramente el código que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación.
Este formato lo firmara el jefe del departamento solicitante

El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por
algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el
adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el formato.

Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del
manejo de la caja chica.

Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la
presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados;
como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, importes y fechas de
cancelación.

La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en
coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia
General.

Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización
del Gerente General.

La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de auditoria interna de
control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.

La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación
sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los
gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica
asignado. La recepción se efectuara las veces necesarias y/o de acuerdo al requerimientos de lo que
se necesite.

Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y
codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica,
que para el efecto llevara el encargado del fondo.
El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos
pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo. Copia de esta
solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y

codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesorería a
nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se
produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al
asignado.

El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque
emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

LA ENTIDAD, S. A. DE C. V.
Hoja de reintegro de fondos de caja chica
Periodo del 01 al 22 de enero al 2015
TIPO VALOR VALOR
FECHA Nº NOMBRE DE NETO IVA FOVIAL RENTA TOTAL
DOCUMENTO GASTO

Total

            ____________________________________              
___________________________________
                                  Elaborado por                                                              revisado por  

CODIGO Reconocimiento No.  X2 PARCIAL DEBE HABER

 $      
4102 Gastos de Administración 12.00
410201 Prestaciones
$      
41020107    Viáticos 12.00
$      
4103 Gastos de Venta 18.00
$      
410302    Papelería y Útiles 18.00
1101    Efectivo y equivalentes al efectivo $        30.00
110103    Efectivo en Bancos
11010301    Cuenta corriente
$      
1101030101    Banco xyz, S.A. 30.00
$      
                                           TOTALES 30.00 $        30.00
Cheque No. 1234, fulanito de tal,
valor reposición fondo de caja chica,
según comprobantes adjuntos.
A

Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la
Oficina de Auditoria Interna.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia
General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Incremento o disminución del fondo de caja chica:

Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las
necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe hacerse un reporte
en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.

Para modificar la cantidad del fondo, se debe proceder a realizar los siguientes asientos:

Cuando se desee disminuir el fondo de caja chica

CODIGO Reconocimiento No.  X2 PARCIAL DEBE HABER

$     
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo 100.00
110103 Efectivo en Bancos
11010301 Cuenta corriente
$     
1101030101 Banco xyz, S.A. 100.00
1101  Efectivo y equivalentes al efectivo $      100.00
 $     
110102  Efectivo en caja chica 100.00
$     
                                           TOTALES 100.00 $      100.00
Remesa de este día por disminución
del fondo de caja chica

Cuando se desee incrementar el fondo de caja chica

CODIGO Reconocimiento No.  X1 PARCIAL DEBE HABER
$    
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo 100.00
$    
110102 Efectivo en caja chica 100.00
1101    Efectivo y equivalentes al efectivo $      100.00
110103    Efectivo en Bancos
11010301    Cuenta corriente
$    
1101030101    Banco xyz, S.A. 100.00
$    
                                           TOTALES 100.00 $      100.00
Por el incremento del fondo de caja
chica
Es de suma importancia recalcar que la cuenta de caja chica solo se verá afectada cuando se desee
incrementar o disminuir la cantidad que se estableció originalmente.

Liquidación del fondo de caja chica:

Cuando se desea liquidar el fondo de caja chica o al cierre del ejercicio.

Para registrar la creación de la liquidación del fondo caja chica se hace un asiento cargando a bancos
y abonando caja chica.

CODIGO Reconocimiento No.  X2 PARCIAL DEBE HABER

$     
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo 500.00
110103 Efectivo en Bancos
11010301 Cuenta corriente
$     
1101030101 Banco xyz, S.A. 500.00
1101  Efectivo y equivalentes al efectivo $      500.00
$     
110102  Efectivo en caja chica 500.00
$     
                                           TOTALES 500.00 $      500.00
Por la liquidación del fondo de caja
chica

Norma Internacional de Contabilidad 21

Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera

Párrafo 8 Definiciones

Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se
especifican:

· Tasa de cambio de cierre es la tasa de cambio de contado existente al final del periodo sobre el
que se informa.

· Diferencia de cambio es la que surge al convertir un determinado número de unidades de una

moneda a otra moneda, utilizando tasas de cambio diferentes.

· Tasa de cambio es la relación de cambio entre dos monedas.

· Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un
pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una
transacción libre.

· Moneda extranjera (o divisa) es cualquier otra distinta de la moneda funcional de la entidad.

· Negocio en el extranjero es toda entidad subsidiaria, asociada, negocio conjunto o sucursal de la

entidad que informa, cuyas actividades están basadas o se llevan a cabo en un país o moneda
distintos a los de la entidad que informa.

· Moneda funcional es la moneda del entorno económico principal en el que opera la entidad.

· Un grupo es una controladora y todas sus subsidiarias.

· Partidas monetarias son unidades monetarias mantenidas en efectivo, así como activos y
pasivos que se van a recibir o pagar, mediante una cantidad fija o determinable de unidades
monetarias.

· Inversión neta en un negocio en el extranjero es el importe que corresponde a la participación

de la entidad que presenta sus estados financieros, en los activos netos del citado negocio.

· Moneda de presentación es la moneda en que se presentan los estados financieros.

· Tasa de cambio de contado es la tasa de cambio utilizado en las transacciones con entrega
inmediata.

http://marioraules.blogspot.mx/2015/03/objetivoeducativo-que-el-educando.html