Administración Financiera 1

EL

UNIDAD 3
MANEJO DEL EFECTIVO
EN LA PEQUEÑA
EMPRESA

Objetivos de la Unidad

El estudio del contenido de esta Unidad

contribuirá a que usted adquiera las
competencias para:

• Usar algunas guías que ayudarán a esta-

blecer un correcto manejo del efectivo en
la pequeña empresa, que le permita cuidar
adecuadamente sus activos y especialmen-
te el efectivo.

1
 Sólo póngase a pensar lo
difícil que es preparar la
El Manejo del Efectivo en la declaración jurada de
Pequeña Empresa. impuesto sobre la renta de su
empresa, si los gastos del
negocio van mezclados con
los gastos de mantenimiento
Un correcto manejo del efectivo de su familia.

está dado a través de un sistema

2. Deposite siempre en su
de verificaciones que sirve para
cuenta bancaria los cobros
salvaguardar los bienes de la
que haga en efectivo.
empresa y en particular el
Los cobros en efectivo deben
efectivo. depositarse íntegramente en
La mecánica de un buen Manejo el banco, el mismo día que
del Efectivo exige que el trabajo se reciben.
de una empresa sea verificado por
una persona distinta del que lo 3. Mantenga un Fondo de
hace. "Caja Chica".
Los controles que mencionaremos Es necesario separar una
a continuación son los que más cantidad de dinero en efectivo
frecuentemente se utilizan en una para Caja Chica que servirá
empresa de pequeñas dimensiones para cubrir gastos pequeños,
para el correcto Manejo del de manera que no tenga que
Efectivo. estar emitiendo cheques para
gastos urgentes y pequeños o
1. Mantenga separado el cubrir imprevistos. Con esto,
efectivo de la empresa del además el pequeño empresario
efectivo personal. se evita gastos innecesarios o
Su dinero personal debe gastos que no se ven por la
mantenerse separado del comodidad de creer que eso
efectivo de la empresa, que hace es una solución
porque los planes de su práctica, cuando en realidad al
empresa no se llevarán a tener que solicitar nueva
cabo eficazmente sí se ven chequera en un banco termina
mezclados con actividades siendo un dolor de cabeza, ya
privadas. sea por el tiempo que pierde
Administración Financiera 1

como por lo engorroso del CANTIDAD ASIGNADA EN

trámite. Por ejemplo, de este EFECTIVO
fondo se pagará el correo,
Es muy importante hacer un
pequeñas compras de lápices,
informe o reporte de lo
borradores, transporte en gastado, lo que facilitará que
autobuses. La cantidad en sea verificado por la persona
efectivo variará, según el que lleva las cuentas (que
tamaño de su empresa. puede ser el mismo
propietario, sí el negocio es
Cuando la cantidad en efectivo pequeño) El Registro de
de la caja chica se está Comprobantes (Arqueo de
terminando, se reúnen todos Caja Chica) deberá realizar
los comprobantes de los gastos la operación diariamente al
finalizar el día de trabajo,
efectuados y la cantidad de
donde podrá encontrar
dinero en caja chica, más los cualquier diferencia en el
comprobantes deberá ser igual Manejo de efectivo.
a la cantidad asignada.
Al final de un periodo:
GASTOS EN COMPROBANTES +
SALDO EN EFECTIVO =

Control de Caja Chica

Fecha Día Concepto Ingresos Egresos

Saldo anterior (Según reporte de caja chica) Q 100.00

Agosto 27 Correo: Envío de documentos Q 15.00
2007
27 Papelería: Compra de hojas Q 80.00
27 Transporte: Viáticos de bus Q 5.00
28 Cafetería: Garrafón de agua Q 14.00
28 Cheque No. Reposición de fondo Q 400.00
29 Gasto de Edificio: Servicio de limpieza Q 50.00
29 Alimentación: Refacción para el cliente Q 30.00
29 Papelería: Compra de cartucho para la Q 50.00
impresora
30 Imprevisto: Servicio de electricista Q 60.00
31 Total Q 500.00 Q 304.00
Saldo Q 196.00 -

3
Administración Financiera 1

Al ser aprobado este reporte y o de costos, según se

revisados los comprobantes, se hará especifique en los
un cheque igual a la cantidad de comprobantes pagados por la
GASTOS EN COMPROBANTES y la caja chica.
caja chica volverá a tener su fondo
asignado. Los comprobantes impresos,
numerados correlativamente,
Algunas consideraciones a deberán estar aprobados
tener en cuenta al momento de previamente por otra persona
realizar el Control Interno de la autorizada y especificarán en cifras y
Caja Chica, que pueden ser los letras, el monto pagado.
siguientes:
• Deberá establecerse un límite 4. Conciliación de cuentas
máximo para los pagos a bancarias.
realizarse por caja chica. Los La conciliación de cuentas
que excedan dicho límite, se bancarias, es un método muy
deberán pagar con Cheques. efectivo para controlar el
• Esta cuenta sólo se moverá movimiento del efectivo de la
cuando se decida aumentar o empresa.
disminuir el fondo para su El dueño debe revisar la
eliminación. conciliación bancaria y
• Debe haber una sola persona compararla contra el Estado de
responsable de la caja chica. Cuenta que el banco envía
• La persona responsable de la mensualmente, con un listado
caja chica, no debe tener de los depósitos monetarios y
acceso a la contabilidad, ni a de los cheques pagados.
los cobros, ni a la caja Esta actividad ofrece al dueño
principal. de la empresa, la oportunidad
• La reposición del fondo se de familiarizarse con la
hará mediante cheque a situación de sus fondos. No
favor de la persona obstante se pueden tomar las
responsable del mismo. siguientes precauciones al
• El fondo se cargará a cada momento de realizar la
una de las cuentas de gastos

4
Administración Financiera 1

conciliación bancaria en algunos

puntos: • Cheques devueltos por falta
de fondos o cualquier otra
• Cheques pendientes de cobro causa.
por parte de los beneficiarios
de los mismos.
• Depósitos de última hora que A continuación encontrará una
la empresa realizó y que el forma de conciliar las cuentas
banco no registró por haber bancarias.
cerrado.
• Errores numéricos u
omisiones en los ingresos o
egresos de la empresa.

Conciliación de Cuenta Bancaria

Mes Concepto Ingresos Egresos

Saldo de la Cuenta (Según el último estado de cuenta Q 325.10

del banco)

Movimientos posteriores al Estado de Cuenta

Agosto 2007 Depósito en efectivo Q 400.00

Cheque No. 3257 Pago de Sueldo a María López Q 500.00

Cheque No. 3258 Pago de Sueldo a Josué Díaz Q 500.00

Depósito Cheque del Cliente 342 Q 1,000.00

Cheque No. 3259 Fondo de Caja Chica Q 400.00

Cheque No. 3260 Pendiente de Cobro Q 200.00

Agosto 2007 Total Q 1725.10 Q1600.00

Saldo Q 125.10

5
Administración Financiera 1

5. Pagos. se considere que debe pasar a

Normalmente la firma de los ser incobrable.
cheques y la autorización de El dinero que sirve para pagar
los pagos la hará el dueño impuestos debe ser
personalmente: Revisar estos considerado como un gasto.
pagos, da al pequeño Conviene ir acumulando un
empresario un conocimiento fondo con destino al pago de
más claro de la situación de impuestos, para no tropezar
sus finanzas. En el caso de con dificultades al vencimiento
cuentas incobrables, cuando de los plazos para pagarlos.
hay cobradores en la empresa,
el propietario tiene que
autorizar cualquier cuenta que