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Material de Formacion 1
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COMUNICACIÓN EN EL NIVEL
ADMINISTRATIV
LA COMUNICACIÓN | INTRODUCCIÓN
La comunicación es la base de las relaciones de la organización, con sus colaboradores internos,
sus clientes reales y potenciales e incluso la misma sociedad, toda actividad encaminada a la Mapa
vida organizacional debe ser comunicada y mantiene activa las relaciones integrales, siempre a Conceptual
través de medios pensados en el receptor: El uso de información relevante y personalización de
los mensajes, son el fundamento de las comunicaciones exitosas.
Para alcanzar niveles de asertividad en las comunicaciones se debe aprender sobre la evolución
de la comunicación organizacional, los elementos de la misma y los niveles que se presentan en
las comunicaciones, así entonces se puede comprender, interpretar y aplicar los fundamentos
de la comunicación.
INICIAR
OPCIONES
Estructura de contenidos
1
2
3
4
5
OPCIONES
1 Comunicación Organizacional 1.1 Evolución de la Comunicación Organizacional
La moderna comunicación, en la
1 sociedad del conocimiento, es una Figura 1: Comunicación y organización empresarial
mezcla de gerencia, medios de
2 comunicación y capacidad verbal y no
verbal de los protagonistas, pero
sobretodo una gran capacidad creativa,
3 bajo este nuevo enfoque, el primer paso
que necesitan las organizaciones para
4 entrar en la era del conocimiento, como
lo propone Peter Senge (1990), deben
5 tener un pensamiento sistémico, esto
también se aplica a los individuos, y el
factor determinante es el proceso de Fuente: (SENA 2016)
comunicación.
OPCIONES
1 Comunicación Organizacional 1.1 Evolución de la Comunicación Organizacional
Las organizaciones de la actualidad están trabajando en estrategias Cuando se trata de relaciones con los clientes organizacionales, las
fuertes de comunicación y las van adaptando a los cambios pertinentes a estrategias de mercadeo no son suficientes, es necesario diseñar medios
los desarrollos de la gestión de la empresa, esto puede verse en los de comunicación, dar un excelente servicio y mantener las relaciones
estudios de clima organizacional en el que trabajan las diferentes activas con él. obtener información de su entorno para conocerla y
1 instituciones, como lo plantea García Solarte Mónica (2009). Según la realizar propuestas acordes a sus necesidades, hacer permeable la
autora, la comunicación, hace que los directivos generen procesos organización para que dicha información circule en el interior y sea
internos, que faciliten el alcance de los objetivos organizacionales. De aprovechada, generar medios alternativos de comunicación que
2 esta forma, la comunicación es la aliada en los procesos de cambio de la
estructura organizacional.
permitan una sociedad más comunicada y participativa, proponer
sistemas creativos para el manejo de la información visual y publicitaria y
por último, controlar los flujos de información que emana la organización
3 La comunicación mantiene despiertos a los protagonistas
organizacionales cuando se trata de alcanzar los objetivos porque
para que estos impacten en el entorno de manera positiva hacia los
objetivos propuestos para el proceso.
motiva, da seguridad en la gestión, cultiva las relaciones con las personas
CÓDIGO
OPCIONES
2 Elementos de la Comunicación 2.1 ¿Qué elementos conforman esa comunicación?
2.1 Página 2
• Actitud positiva frente al mensaje, que se • Facilidad para descifrar el mensaje, basada en el
5 quiere dar a conocer; así como con los conocimiento de los signos o símbolos a través de
receptores y la misma comunicación. los cuales se le va a comunicar algo.
Imagen 1, Fuente: (www.web.gov.pl) Imagen 6, Fuente: (oriente20.com)
1
2 Las organizaciones de la actualidad están trabajando en estrategias fuertes de
comunicación y las van adaptando a los cambios pertinentes a los desarrollos de la
ahorrando costos humanos, de publicidad y mercadeo y contrarresta la
individualización de la nueva tecnología.
gestión de la empresa, esto puede verse en los estudios de clima organizacional en el
que trabajan las diferentes instituciones, como lo plantea García Solarte Mónica Cuando se trata de relaciones con los clientes organizacionales, las estrategias de
3 (2009). Según la autora, la comunicación, hace que los directivos generen procesos mercadeo no son suficientes, es necesario diseñar medios de comunicación, dar un
internos, que faciliten el alcance de los objetivos organizacionales. De esta forma, la excelente servicio y mantener las relaciones activas con él. obtener información de su
comunicación es la aliada en los procesos de cambio de la estructura organizacional. entorno para conocerla y realizar propuestas acordes a sus necesidades, hacer
4 La comunicación mantiene despiertos a los protagonistas organizacionales cuando
permeable la organización para que dicha información circule en el interior y sea
aprovechada, para generar medios alternativos de comunicación que permitan una
se trata de alcanzar los objetivos porque motiva, da seguridad en la gestión, cultiva sociedad más comunicada y participativa, proponer sistemas creativos para el
5 las relaciones con las personas a través de medios pensados y ya existentes para así
mejorar o facilitar la empatía con el receptor, esta relación esta basada en el uso de
manejo de la información visual y publicitaria y por último, controlar los flujos de
información que emana la organización para que estos impacten en el entorno de
información relevante y personalización de los mensajes, ya que son el fundamento manera positiva hacia los objetivos propuestos para el proceso.
de las comunicaciones exitosas. Las organizaciones y la sociedad misma necesitan impulsar cambios que se requieren
en las personas para que sean más hábiles en el tratamiento de información, de
Además incrementa la calidad de las relaciones públicas de las organizaciones, manera que se convierta en procesos de comunicación. Los cambios también
mejora el desempeño social y la calidad de vida de las personas, pues permite presionan para cambiar las estructuras organizacionales que requieren la
conseguir la fidelidad de los diferentes clientes, sociedades más justas, agrupaciones globalización y las nuevas necesidades sociales.
más sólidas e individuos más activos y comprometidos con sus propios procesos,
OPCIONES
3 Niveles de la Comunicación 3.1 Comunicación Interna y Externa
1
Tener claro el concepto de niveles de la Figura 3: Niveles de la comunicación
comunicación, así como su diferenciación
2 en la práctica laboral, es de suma
importancia para que en las La Comunicación
3 organizaciones cada actor actué en el
mismo nivel y desde lo interno hacia
4 externo y viceversa, y así los planes de
Comunicación Organización Comunicación
comunicación interna como las Interna Empresarial Externa
herramientas de gestión produzcan los
5 resultados esperados, como lo presenta la
gráfica 3 Fuente: (SENA 2016)
OPCIONES
3 Niveles de la Comunicación 3.1 Comunicación Interna y Externa
Uno de los aspectos de vital importancia en una organización, es la y objetivos empresariales. Cada empleado tiene un lugar de vital
comunicación, por ello, jugar y divertirse se convierte en una importancia y es este lo que lo hace sentir como parte de la
herramienta de comunicación interna que permite fomentar el organización.
compañerismo, la creatividad y la motivación. De acuerdo con esto, • Ser coherente y coordinar el plan de acción: tener establecido un
1 se generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros
internos de la organización, este tipo de dinámica comunicativa, se
plan de acción coordinado exige que las estrategias de
comunicación requeridas por las organizaciones sean coherentes y
denomina comunicación interna y tiene vital importancia para el mantengan un flujo constante de comunicación de acuerdo con los
2 fortalecimiento de la comunicación entre los diversos miembros de
una empresa.
diferentes departamentos que conforman la organización.
OPCIONES
4 Plan de Comunicación Interna 4 Página 2
OPCIONES
4 Plan de Comunicación Interna 4 Página 2
OPCIONES
5 Herramientas de Gestión 5 Página 2
5 Página 3
OPCIONES
5 Herramientas de Gestión 5 Página 2
5 Página 3
• Carta al Personal: este tipo de formato exige brevedad y legibilidad. La • Manuales de estilo: Se denominan manuales, sin embargo son guías
función de este tipo de formato es la de servir para difundir información sistematizadas de procedimientos institucionales. Su estructura, se
importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. La encuentra establecida a partir de un orden que va desde la información
1 ventaja principal se refiere a la rapidez de su llegada y la impresión
emocional que despierta en el remitente. Debido a esto, se recomienda
técnica, organizativa e histórica de la empresa. Ayudan a organizar y
coordinar las actividades. Además, como la dimensión de la
no realizar una carta para múltiples destinatarios comunes sino de comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagen creando
manera personalizada. una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando
2 contradicciones.
• Carteleras: Debido a su formato, la efectividad como medio de
comunicación es contundente. Las recomendaciones para que una • Folletos: Su estructura facilita la cobertura de temas particulares como
3 cartelera logre comunicar un mensaje es que se debe colocar en un lugar las coberturas de las Aseguradoras de riesgos de trabajo (ART) o ¿Qué
de tránsito seguro del personal. Con respecto a su contenido, esta puede hacer frente a un accidente laboral? se pueden diseñar sencillos y
contener información general, normativas institucionales e prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de
4 informaciones que intercambia el personal. Para lograr que su contenido
sea bien interpretado debe seguir un orden debido que esto brinda al
concientización interna.
usuario la posibilidad de visualizar su contenido de forma rápida. Por • Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y
5 último, para evitar mal entendidos, se debe consignar en cada mensaje
los remitentes y su fecha.
cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen
informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación
ascendente, descendente y lateral. Además, la identificación de los
• Cuadernillo de Bienvenida: Este tipo de formato responde a la necesidad integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como
de servir como guía para cualquier persona que ingresa a prestar sus persona y por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se
servicios a una Institución nueva necesita saber a dónde se ha adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica
incorporado. Debido a loa anterior, algunas organizaciones diseñan este entre la redacción y el personal.
material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las
normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.
OPCIONES
5 Herramientas de Gestión 5 Página 2
5 Página 3
• Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicación para: • E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad
informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es de fijación del destinatario.
contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida
1 antelación. • Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e
instantáneo. Sólo se necesita colocar las computadoras en red.
• Línea abierta o Línea directa: Es una línea telefónica donde todos pueden
Mediante
Permiten
Aguado, J,M. (2004). Introducción a las teorías de Universidad del Valle Magíster en Administración
la información y la comunicación. Universidad de de Empresas de1994 - de 1997 Hacia un clima
Murcia. organizacional plenamente gratificante,
Maestría/Magister Tulane University Master of
Bayer, C. (2005). Comunicación eficaz una Management Agosto de 1998 – Diciembre de 1999
competencia para lograr el éxito organizacional.
Consultado el 20 de octubre de 2016 en: Kreitner, R. (2003). Comportamiento
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Chávez, N. (2013). La imagen corporativa Teoría Molina, M.H.; Conca F.F.J. (2000).Innovación
y práctica de la identificación institucional. Editorial tecnológica y competitividad empresarial,
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