sta ia N° SOGAMPI-JA-213 MEMORANDUM PARA: GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO DE: SECRETARIA DE JUNTA ADMINISTRADORA ASUNTO: —NOTIFICACION DE CASOS - JUNTA ADMINISTRADORA No. 17-2015, FECH) 12 DE NOVIEMBRE DE 2015 ‘Tengo el agrado de difgime a usted en vitud a lo considerado en el Directorio de la Sociedad, celebrado el dia miércoles 04 de noviembre de 2018, correspondiente a la Sesién Ordinaria de Junta Administradora N° 47- 2018, al respecto cumplo con informarle que en la misma se acordé lo siguiente: 1. Punto de Cuenta N° 000287 de fecha 27/10/2015, procadente de la Gerencia de Planificacién y Presupuesto, con el cual se somete a consideracién y/o aprobacién de la Junta Administraddra “Actualizacién de Manuales varios y Organigrama de cargos de SOGAMPI, S.A”. Punto que fle presentado por el Lic. Pedro Sarmiento, quien explicé que con la finalidad de actualizar y unificar Ibs normas de control interno, contenidas en los diferentes Manuales y documentos que rigen| a SOGAMPI, S.A., se presenta la actualizacién de: 1. Organigrama de cargos de SOGAMPI, S.A. 2.- Manual de Organizacion: . * Gerencia de Administracion y Finanzas. * Gerencia de Recursos Humanos. * Gerencia de Planificacién y Presupuesto * Gerencia de Riesgos. 3.- Manuales: * MNP de Tesoreria * Descriptivo de Cargos. * Organizacién y Descripcién de Funciones para la GestiGn Integral de Riesgos. Manifest que las actualizaciones de estos documentos obedecen a la reciasificacién de cargos ¢n las unidades administrativas de Administracion y Finanzas, Recursos Humanos, Planificacion| y Presupuesto y Riesgos. Las precitadas reciasificaciones, no implican incremento de la plantilla $e trabajadores de SOGAMPI, S.A, Los Directores conformes con la exposicién, aprobaron per unanimidad las actualizaciones propuestas. Con atentos saludos, ‘mpc/acm.-cépiGo: 1 MANUAL DE ORGANIZACION a | } 4 | | VIGENCIA: [ACTUALIZAC me canara L o | UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL 04-11-2015 SS en arene a foe iB tegrar un Especiaisia de Tesoreria, a los ines de sincerar la estructura de cargos actusl con el perschat {ue labora en ia Gerencia, quedands su estructura de cargos de la siguiente manera Estructura de Cargos do la Gorencia de Administracién y Finanzas: | 01 Gerente. 01 Asistonto de Gerencia, | (04 Contadorte) General 01 Especialista de Cobranza 02 Especialistas de Contabitdas 01 Especialista de Bienes Publicos. 01 Tesorero (a) 01 Analista de Cobranza 07 Analisia de Contabitcas. 0f Especialista de Tesoreria, 01 Especiaista de Compras. 01 Asistente de Servicios Generales, 01 Recepcionista 01 Menssjero Motorizado. i 03 Auxilares de Mantenimionto, ST A 6 (08-09-2015 Macastiaten tale ve laracl | Se procedio a la sustiucion en el area de contabiidad de un analista de contabilidad por un especialista de contabilida | auedando su estructura de cargos de ia siguiente manera: Estructura de Cargos de la Gerencia de Administracién y Finanzas: 01 Gerente, | 01 Asistente de Gerencia, 01 Contador(a) General | BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: Junta Administradora NP 17-2018. 04/11/2015 GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO a| cODIGO: = eer g MANUAL DE ORGANIZACION | A Fcwnaors ME ceva | [UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL 07 Especiaista de Cobranza 02 Especialistas de Contabildad. 01 Espocialsta de Bienes Piblicos | 01 Especialista de Tesoreria, 01 Analista de Cobranza, 01 Analista de Contabitidad. 01 Analista de Tesoreria, 01 Especialista de Compras. 01 Asistente de Servicios Generales 01 Recepcionista 01 Mensajero Metorizado, 03 Auxiiares de Mantenimiento | 5 25-08-2015 Pee eee sh procedis a actualizar el Manual, en base al cambio de denominacién del cargo de Analista de Compras por of {db "Especialista de Compras”, el cual fue presentado en la Junta Administradora N* 13-2015 de fecha 25/08/2018. GevSenE 14-08-2014. iyeelgse else each acanoone Ja Gerencia de Administracién y Finanzas, se procedio con Ia eliminacién on dicha estructura de cargos de un 1) Analista do Cobranza, Io que a su vez originé la creacién de un cargo de Especialista de Bienes Publicos, con ‘siguientes funciones: Gorencia de Administracién y Finanzas (GAP) - Especialista de Bienes Publico: -Péginas 115 yt) | Fueron desarrolladas las funciones para el Especialisia de Bienes Piblicos, adscrito a la Gerencis do) ‘Admiaistracion y Finanzas y a su vez estas fueron anexadas en conjunto con las caracteristicas del cargo que | ocupara y desempefiara esté dentro de la Sociedad, quedande de [a siguiente manera: + PROPOSITO GENERAL: Contrbuir con ta planfcacién y contol de la gestion de los Bienes Nacionales de la Sociedad, a trevés de la ‘BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: | Junta Administradora | GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Re ee ee ete | 2018| = | ___ c6ni60; | = L_esogamprcar-so.o01] 2 : Oe MANUAL DE ORGANIZACION ae | g He = & [own A so UNIDAD ADMINISTRATIVA: | _ GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL Supervision, veriicacon y eniraga de aclividades eslipuladas en la normaiiva legal vigente emnfida pot le ‘Suporintondencia de Bienes Publicos (SUDEBIP). + FUNCIONES PRINCIPALES: | = Cumplir con el eronegrama general de actividades establecido por la Superintondencia de Bienes Pubifos | (SUDEBIP) = Efectuar el control perceptivo de los bienes edauitdes, para efectuar la identificacién de Jos Biches Naclonsles, registrados contablemente como Actvo Fijo 0 Gasio, de acuerdo @ Io establecide en el Madval de Contabilidad para el Sistema Nacional de Garantias Reciprocas para la Pequetta y Mediana Empresa, + Rotular los Bienes Nacionales. | = Controlar los Bienes Nacionales que sean adauiridos, incorporados, desincorporados 0 reasignados [por Ubicacién fisica, cambio cor desuso, deterioro u obsolescencia. = Mantener actualizados los Inventerios de los Bienes Nacionales, por cade responsable Patrimoniat de usd en el Sistema Administrative ~ Resquardar y controiar las etiquetas de Actives Fijos y etiquetas de Bienes no activados. = Coordinar la Toma Fisica de los Bienes Nacionales ai menos una (01) vez al aft, ~ Elaborar los manualas y presentar los informes requeridos por la Gerencia y Organos Reguladores. » FACTORES: - RESPONSABILIDAD SOBRE: © Resultados.- El nivel de responsabilidad sobre el alcance de los objetivos de la Insttucién es Baja, © Personas.- EI rivel de responsabilidad sobre personas es Minima, ya que no tiene personal bajd su supenisién. | = Equipos.- El nivel de responsabilidad sobre equines es Mediana, ef puesto exige que se uflicen equ de oficina de mediane complejidad, costo y disefo. * CONTACTO: Las funciones del cargo exigen mantener contectos Eventuales con personas dontro y fuera de ia institucién BITAGORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: | dunta Administradora GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Ne47-2045. 08/14/2045 a1| eooico: | | EB se sosmmrent84 | of MANUAL DE ORGANIZACION Salas | eA Fess Bil ease | UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL + SUPERVISION REQUERIDA, o — Desempefa eus funciones bsjo supervision Periodica. | El trabajo se desarolla bajo condiciones Minimas de riesgo + REQUISITOS EXIGIDOS: | ‘A. Licenciado en Contaduria Publica 0 Tecnico Superior en carrera a fin B. _Experiencia no menor @ dos (02} efos en o} area edmin'svativa si es Contador Pabiico y ts (03) afios | ies Técnico Superior. ©. Preferiblemente sexo mascutino. = CONOCIMIENTOS, HABILIDADES ¥ DESTREZAS REQUERIOAS: | | = Manejo de Inventario y toma fisica. | = Capacidad de Organizacién. = Manejo de paquetes en ambiente Windows. = Pre actividad y trabajo en equipo = Faclidad de comunicacién verbal y esorita ~ Capacidad para retacionarse ean Ios usuarios. | * RIES TRABAVO: | = Capaciad paca eras informe e inverts. i BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: Junta Administradora | N° 17-2015, 04/17/2015, | GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO.conico: N* SOGAMP-GAF- +0001 en ee aes oa ical owrs2018 oursepss | | | MANUAL DE ORGANIZACION | L "UNIDAD ADMINISTRATIVA: l GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS i BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL AG 03, 22-40-2013 Ta Piginas 02 - 04/ ll, Base Legal y Administrative Agrogada y/o Actualizada: 1. Deoreto N° 9.041 con tango , Valor y fuerza de Ie Ley Organica de Bienes Publicos, publicado en Gacela df fa Repiblica Bolivarian de Venezuela, N’ 39.962 de fecha 26/06/20'2 (reimpresin) | 2. Providencia Adminisirativa N° 008-2013 de la Superintendencia de Benes Péblicos de fecha 22/02/2013, publicadd en Gacota oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, N° 40.120 de fecha 28/02/2013, 3. Estatutos Sociales ae ia Sociedad Nacional de Garantias Reciprocas para la Mediana y Pequetta industria, registratios ten fecha treinta y uro (31) de julio de 1990 ante e! Registro Mercantl Segundo de Ia Clrcunscripcién Judicial [det Distrte Federal y Estado Miranda, bajo el No. 74, Tomo 24-A Sgdo.; y su ultima modiicacién, registtada por anty la citada oficina de Registro Mercantil Segunco del Distrito Capital, en fecha ‘8 de Abril de 2013, baja el No.82, Teno 45-8-SQdo, 4, Manuel Descriptive de Cargos, Aprobado por Junta Administradora N° 19-2018, de fect 19 de Noviembre de 2013 5 Manval de Conabidad para el Sistema Nacional de Garanias Recirocas para a Pecuete y Mesiana Emorese | Debide @ la creacién de 01 cargo adscitos 2 la Gerencia, se procecio a actualizar la correspondiente estructura| de cargos: BITACORA ACTUALIZADA POR! | WANUAL APROBADO POR: | | J 6 Junta Administradora GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO | Rpts 118i ™ cOniGo: z= SOGANPLEAF-0.001 5 7 = MANUAL DE ORGANIZACION ae zl = ee or za osrvaeis FM ausanose | [UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS | BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL, [Sb procedié a anexar las funciones con sus productos generados del cargo creado. ce <9 Pagina 22 /5.8. FUNCIONES: ANALISTA DE COMPRAS: Solicitar y analizar las cofizaciones presentadas por los proveedores, de acuerdo a los requerimiontos dela Unidad requitente para eer presentadas al Comité de Compras ylo la Comision de Contrataciones Pablicas. | Tramitar las érdenes de servicios, compras y solicitudes de pagos, con [a finalidad de cancelar los compromisos ‘adquitidos por la insitucion Mantener actualizeda la informacion y Ia documentacién que soporta jos trémites de contratacién de oroveedores, con la fnalciad de contar con informacion fable en materia de contratsciones de servicios y compres. Elaborar conjuntamente con el Gerente del érea, el Plan Anual de Compras, Elaborar tablas estadisticas, cuadros y listados sobre el consumo de materiales, con la finalidad de mantener ‘actualizadas los inventarios. ‘Tramitar la roserva de boletos aéraos y de hospedeje, soliitados por el personal aue programe los vieies. Partiopar en cualquier ota actividad asignada por su supervisor inmediato, RODUCTOS: Cuadros Comparativos. Presupuostos Bases. Regist de Proveedores, Plan Anual de Compras, Inventarios. ido a la creacién del cargo de Analista de Compras, las funciones del Asistonte de Servicios Generales, se modificaron fe adaplaron a su razon de Ser y da laborar dentro de la Sociedad, quedando ce la siguiente manere: Reciiry veriflcar os meteiles que ingtesan a almacén. con la falidas 6 determina si sus caractrsicas se ajutan a tat requiciones reales, | Realaar el invertaio mensual, sobre el mates! de ofeina y de lipieze, con le Sealed do saisiacer Ios | requotmietos dela Unidad ysavaguarca ls recursos fisios de a instucsn | Ingpeccionar las areas de la Sociedad, a fin de atender oportunamente las reparaciones tanto de fas instalaciones BITACORA ACTUALIZADA POR: T MANUAL APROBADO POR: | 1 GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO L tT | Junta Administradora | NP17-2015. 04/11/2015 618‘cODIGo: IN SOGAMPLGAF-10-001 7 q MANUAL DE ORGANIZACION | o oursabs UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL [dela Sociedad, como del mobiliario que asi lo requiera 4, Parlcioar en cualquie” otra actividad asignada por su supervisor inmediato, PRODUCTOS: + inventario Mensuel Material de Oficina y de Limpieza. + ingpeceién de la Sede de fa Sociedad a! igual que a los mobiiarios, | | | |= Informes. = Pagina 27/5.8.1 FUNGIONES: ASISTENTE DE GERENCIA: proceso 2 eliminar le siguiente furcion (y la misma fue anexada dentro de las funciones del Analista de Comorasl = Tramitar la reserva de bolelos aéreos y de hospedaje, solicitacos por el personal que programe fos vies, | 1. Consttucion de la Repiblica Bolivarian de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial de la RepUblica Bolivariana| Veneauela N® 5.453 Extraordinario, del 24 de marzo de 2000: Sustituida por: Constitucién de la Repu Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial N* 36.860 de fecha 30/12/1999, enmendada seq Gaceta Oficial N° 5908 Extraordinario, de fecha 19/02/2009. 2. Ley Organica de ia Contreloria General de la Repiblice y del Sistema Nacional de Control Fiscal. publicado| Gaceta Ofciai de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Arts. 7 Peragrafo Unico, 33-5, 35, 37, 39, 85, 91-8-22-23, 91-892, Sustituida por: Ley Orginica de la Contral General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicade en Gaceta Oficial 4 3. Ley Organica de Planiticecion, publicada en Gaceta Ofcial de la Republica Bolivariana de Venezuela Extraordin N® 5.554 de fecha 13 de noviembre de 2001; Sustituids por: Ley Organica de Planificacién Péblica y Popul publicada en Gaceta Oficial de ta Repiiblica Bolivariana de Venezuela N° 6.011 Extraordinario de fecha 2 oe ica | | | | |, Randoce Sotvarane de Venezuela, N°6.013 Extraordinario de fecha 23 de Diciembre de 2010. BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO eee 7116] ‘cODIGo: |__wrsogannicars0.0ot MANUAL DE ORGANIZACION arose ARE ouruaots | UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL. Gisiambre do 2670, Decreto N* 6.233, con Rango, Velor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Organica de la Administracién Financiera del Sector Pubico, publicado en Gaceta Oficial dela Repibica Bolvariana de Venezucla N° 891 Extraorcinario oe fecha 31 de Julio de 2008; Sustituida por: Ley Organica de la Administracién Financiera del Sector Publico (ceimpresién 2012), publicado en Gacota Oficial de la Republica Bolivariana de Venazucla N° 39,955 de fecha 28 de Junio de 2012 Decreta N® 5.828, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Cortraaciones Pablicas, publicado en Gaceta Oficial de la Ropubica Boivariana co Venczucla N* 5.877 Extraordinao, de fecha 14 de marzo de 2008; Sustituida por: Ley de | Contrataciones Pablicas, publicada en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 39.503 de | focha 06 de Septiembre de 2010 Estatutos Sociales de la Sociedad Nacional do Garantias Reciorocas para la Mediana y Pequefa industria registrados en fecha trainta y uno (81) de julio de 1990 ante el Registro Mercantil Sequndo de ia Circunserioeson | Judicial cel Distrito Federal y Estado Micanda, bajo el No. 71, Tomo 24-A Sgdo.,y su dima modificacion, registraca | por ante la ctada ofcine de Rogistro, en fecha ocho (08) de abr de 2010, bajo et No0, Tomo 72-A Soa; | | | Sustituida por: Estatutos Sociales de la Sociedad Nacional de Garantias Reciprocas para Ia Mediana y | | | Pequefta industria, registrados en fecha treinta y uno (31) de julio de 1990 ante el Registro Mercantil Segundo | || ge la Circunscripcién Judicial dol Distrito Federal y Estado Miranda, bajo el No. 74, Tomo 24-A Sgdo.; y Su | | | citima moditicacién, rogistrada por ante la citada oficina de Registro, en fecha 22 de noviembre de 2011, bajo | |] etNo.30, Tomo 310 A Sado. | | | Bases Leaales Agrogad: |b. aocreto N° 251 con Rango, Valor y Fuerza de Ley que Regula el Sistema Nacional de Garantias Reciprocas pare la Peaueha y Mediane Empresa, emanada sequn Gaceta Oral Exraordnara N° 36824, de fecha 08/11/1968 | | Gompecs |. cocreton* 8.079, meant cual so dicta el Decteto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Pari dela | Ley de Insttuciones del Sector Bancario, emanada segun Gacota Oficial N’ 39.627, de fecha 02/03/2011 | Pagina 04 y 05/5.2, Estructura de Cargos: Se actualizé la estructura de cargos: 17 Funesonatios adscetos la presente Unidad Admirissativa, BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: Junta Administradora GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO ie oranie neriisais acODIGO: i nesosauencarso.con] | owas | MANUAL DE ORGANIZACION | UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS | =17 Funcienavos acsertos ala presente Unidad Administrative (Fuente: Gerencia de Recursos Humanos) ~ Péigina 10 - 26 / 5.8. Funciones: Se le incorporaron las funciones del(a) Gerente de Administracion y Finanzas. 4s ‘vez se actualizaran las funciones del personal adscrito @ esta Unidad Administrativa, asi como los productos que esto ESPECIALISTASIANALISTAS (UNIDAD) TESORERIA: | 12 Diige el proceso de emision de cheques de acuerdo las polticas fnarcieres , Suminista informacién confiabiesob‘e las disponiblivades banceriss pars que les Gerencias de Administrecién y Finarpes | y Planficacén y Prespuesto. puedan propramar ios desemibalsos a realizar. | & Suministes informacion confable para que Gerencla ée Administecién y Finanzas, conjuntamente con las auictdsbies tomen dectiones en relaién a colceacones, aperuras y cleres ve cuentas barcatas © Controls el movimiento de las diferentes cuentas barcarias mediante los procases ejecutadce por ias sacciones| yo Uniades adscrites a la Sociecad 12 Conforma ist etdanes €@ pago arocesadas, de acuerdo alos eterios establecidos por las Gevencias de Administacifn y Finanzas y Panifeacion y Presupuesto. 1 Diige,coocdina y supervisa los fujos de cals. (9. Aprusta mediante fima:chegues.ofcos y demds covrespondencia dal depariamento a su cargo propucTos: + tnformes Técnicos. 1+ _Matea de Evavacion Técnica BITACORA AGTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: Junta Administradora WP 47-2018, 0471112015 | a1 GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTOUNIDAD ADMINISTRATIV. | céniGo: IN SOGAMPLGAF-10-008 MANUAL DE ORGANIZACION GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL ° 4 k > ESPECIALISTASIANALISTAS [UNIDAD) COBRANZA: Disefare implementa polticas ce cobros con is fnsidad da sor apicacas alos dstniostipos de cents. ‘Actuaizar y anaizat en forma pertdica el nivel de endoudarianto Ge cleates par mania v ampo, y recaudar segin las palticas de cobro, Informar a clentes en forma mensvat el estado de su endeusamiene CCootdinary supervisar el proceso de recuperasién de cuentas per cobrer y vetiiar su regst. Gonttolary eustociar los documentos que correspondan al Departamento Prograrmar, contola y suparisa as actividades do los cabracoros adscztes al Deperamento, PRODUCTOS: Infores Técnicos > ESPECIALISTASIANALISTAS (UNIDAD) CONTABILIDAD: laborer oportunementa,y dentzo 6 los pla208 estabecidos por Loy, los estas financiers. ‘Apoyar a ia Oficina de Plarfcaciin y Presupuesto an las fases de prograrnacién, sjecuelén y evaluacion det proceso presunuesta‘, Realzar el egistro da as operaciones contstias y adminis los mismos, \Velar por la correcta presenlacién, actualizacién, veraicad, orden, confcenclalided, y seguridad de 10s foros que et Sistema Nacional de Contabiigad estebiece Concilar os salts ce evertas que renresenten exstencia de bienes ce capital, con los inventaresfsios, Etaberar,analzary presenta informes sore los estado fanciers de la Soced. CControlar, supervisar y veicar peviamente qua los rrrites de pago cuerten con la documentacién susientatovia fvente que conespanda y que esa se encuenie corforme @ Ley, asumiendo responsabiiad saldarta con la Unidad de “Tesoreria, [Archvary custodiar la documentacion sustontatoria do ingresos y egrescs ce ls aferertes ejeciciosNiscaes, CCoordinar,inormary remitir mensvalmente, sla Unidad Presupuesto, un censolidado de ls ingress y agreses francieros da acveido a ig direciva portinante CConcifar cportunamente con ia Unidad de Prosupuesto, las cuenis y 1s regstos coniabies. CGumpiry velar por el curplimienta da fas norms legales que regulan el sistema de contablided y las narmas corexas 0 | complementaris, |. Realzaries demas funciones efinas que le azigne a ofcna de Administecion en mateis ce su competencia, pRooUCTOS: + Estagos Financeres. + Investaro de Bienes. + Concitaciones. + Inforees: esistros Contes. BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: “Junta Administradora GERENCIA DE PLANIFIGACION Y PRESUPUESTO Rater | | | | | | | | s0018=| cODIGo: | | a Nr sogampraar-so-001 | ai MANUAL DE ORGANIZACION we fl ° cal | cwsvae Pipl ounints UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL [ > ESPECIALISTASIANALISTAS (UNIDAD) SERVICIOS GENERALES: | 4 Coorsinery ejecutar todas las acquisiiones oe bienes, materiales y equipos de ofcina de SOGAWPY. | . Planificar, coordinar y supervisar ia ejecucion de los trabsios de renaracidn, remodelacién y servicios a la Sccieces. | Cootdinary vericar as acticades concerniontas at mantenrmionte covrectvo y preventive de los equloes e itraestuctra | de lag Ofcinas de a Sociedad. | 6. Pienficary controlar la efecucion de programes ce mentenimicnto de la Sociedad Supervisor, mantener y contiotar le servicios Bésicns tales como: agua, electicidad aire aconcictonado, teletonia fp y | movi. entre ozs {. Elaborar el Plan Operatvo dei Area y haverieseguimiente a su ejscucion. 9. Eladorar el presupvesto de gastos cel Ares | hh Haver sequimiante y enc cuenta de todes Ins acthdactes asignadss a area | PRODUCTOS: Informes Técnicos Contras de Servos, Matriz de Evaluacion Técnica Ordenes de Servicios. Registo de Bienes. | Actas de Contre! Perceptive. Registre de Proveedores Iniernos. ¥ las Funciones Actualizadas y Descritas on of Manual Deseriptivo de Cargos do Sogampi, S.A.. aprobado len Junta Administradora N° 04-2012, de fecha 21 de marzo de 2012, para la Gorencia de Administracion y Finanzbs, ‘quedaron de la siguiente manera. | 1. GERENTE DE ADIINISTRACION Y FINANZAS. 2. Astinistrar los recursos materiales y ‘inancieves, con efi de alercer oporunament los requerimientos de las vndades que ‘ntegran SOGAMPI. S.A ‘Superviser. Digit y Controle: iadsponibiidad finsrcirs dela Insttucén ‘Supewuiesr, Revisar y Autorzarios pagos 2 los proveadores de Bienes y Servicios ‘er y Autofizer el pago de la némina de susldes ysalrios, Superviar, Revisar y Evalua los Estados Financiers de le Insttucion | 4. honeys 8 Coa es Pn | hn. Supervisar ia ejecucién de la cobrenzs eiectiva de comisiones por renovacion de fianzas. | [ BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: Junta Administradora (GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO copia oanjoots |CODIGO: SOGAMPLGAF=0.001 MANUAL DE ORGANIZACION ouie12098 oarssczans | [or IDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL a T Caria y Supervisar el consume y necesidades 6 culos de ana. |. Velar por la canservacicn y registro oportuno doles bienes de uso de ia Sociedad Contatary vesiiar los seguras parimoniales y de vehiculos dela Insttucién 2. CONTADOR(A) GENERAL: ‘a. Contolar y superisar ls registos contables de fas operaciones administrativas y finsncistas que goneran ‘as sistnies Unidaces furcionales dela instucion, can a fnalisad de martner el contol sobre los movimientes franceres. CCoorsinar, digi y supervsar los procesos contables de la Sociedad, con la fnalidad de contrlar {a ejecusion de los gastos Cooicina a elaboracion y preparacion mensust del Balance para ol cies cel Elerccio Contable, con la fnaigad ce analiza ©! comporamento de ios Estados Financieos y presenir clas razonabies y confabies, 4. Roviser y vesifear el proceso ae Ias concliaciones bancaras, con a finalisad ce comprobar fos mavimientes ce cisponisies y comprom sos. 8 Cooidinar y Supenvisar et proveso de céleulo y declaracién de Imeuestes Reterises © Impuosto al Vator Agregatic {VA}, asi como mantener actualzades y bse a normativa vigente lo ros Correspondientes al VA. f. Mantener actuaizados te prs legates de comaniicac 9. Goordinar y supervisar la toma fisice del inventare de Bares de Use do la Sociedac, con Ja finalidas de suministar Informacion elevante y contac, hn. Superisary controlar e] cumplmanta de los deberes formales en materia cantabie y nancies regal vigerta 4. Suministrar informacion contable sobre las operaciones fancleras, roqueriéa para i tora ce dacsiones de ies maxims ‘autorgadas cela Inettucon. |. Supenvisar y evaiuar al peczona ce su rea, promoviensa el vabejo en equipe y dafiniendo las metas y objtivos Propuestas , Elaborary PresentarInformes Técnicos, | |. Partcioar en cualquiar oa acivdad asicnada par su supervisor indo, | PRODUCTOS: Estados Financiaras Monsuaies y Teimestraios | Coneilaciones Sancariss. Lipros de Contabilcad Invantaro ae Bienes. | Infomes Tecnicas. | | stablecdes en la normative 3, ESPECIALISTA DE COBRANZA: | | | 2. coorsinarias gestones de cobranzes con elfin ogra una cobrarzaefectva ycienut la morosiac. | | |b cesionsr. anatear y acualzas la Canara de Cobranzas por concepta de les corisiones generades por tergamirto de | Fianeas, 2 indo optriza fs ingresos ol nsttucon | |e Anatzar los cieres de fa catera fnanciea pare generar fs comisiones por corceste de afiarzamiento do los crstos avalados por SOGAMP!. S.A Supernsaiaatualzsion oe ls Istados de is consiones por cobver React el ani y soguiionto dels eveiss por cobat, a fn de generar un taco resumen que perma air a gestion BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: | Junta Administradora | | | serene DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Ne 17 aie oan trent 218conic: we socauricarsocoy] | UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL ae cabanas ‘Supersery gene-ar esteiatoas dels ingresos por comisiones Registrar diaiamanta onal sistema las gostones de cobranzss realizes Eiaborar comerobantes de Ingress yfecturcién de las comsiones cobradas Superesa is tacturacores erties por la Uris |. Mantener actuaizag ' nformactn la doeumentaion ue Soparta les traits scmiistatvos, con la finsicad ee agtza a ‘eston ea Unie i Rec yrevsat los informes emtidos par as entdades fnarcirss naa la depuracion de la carters de ocbrenzes, « fhfde | setale listado para el cobo de ias Corisones 1. Reser sl Uni ce Tesorera y Comtaiides el mono rocsudado pola gestones de ccbranzas para el :eisvoy coma | respects. i | mm. Elaborarinformes, estas, euatos 0 grees rlatvos a las operaciones de Cobranzes conf aliad de suminior datos nformaion aia aia gerencia 1 Elabocer y prosentar informs Técnicos | © Partner en cuatuir ea actividad asignada por su supenisoriamedit, | PRopuctos: cartare ce Cobra Listado de Comisiones por Cobra: Estadisticas de ingresos nor Comisiones. | Comprabantes de Ingresos yfacturacion 6e las comisiones cobrades. Infommes Tecricos. 4, ANALISTA DE COBRANZA: a, Realizargestiones de cobranzas arte et soca beneficiaro ulizando herramientas comuricacionsles;lamadas, notficaciorés. ‘aulsos de cobro, v3 email ence ciros con el fin lograr una cobrarza efactvay deminuir la morosided 1. Gestionar. enslizar y actuslizar la Carers de Cobranzas por soncopte de las comisiones generadss ger otorgamieniolde Flanzes, fn de optimiza los ingresos de i nsttucion. e Amaia tos ciertes ge ta carere tnanciera pare generar las comisiones par concerto de aflanzamiente de los créckos ‘avalacos por SOGAMP!, S.A 14. Aetualza ios istados de as comisones por cobrar Reaizar el anzisis y sequimiento de las cuentas por cobra, afin de generar unistado resumen que permis facitar a gestion | ie cobrancas, Gonerarestadisioas oe los ingresos por comisiones. 19. Registrar darianente ene! sistem las gestiones de cobranzas realzacas. 1h. Elsborar comprobanias de Ingresos y faturacion de las comsiones cobradas. i Procesar, ravisary contol las lacturacones emi¢es pore Unided Martaner actuaiaaga a informacén y la documentacion que soporta los tréitas acministrativos.coa a finaldad de agiica} gestion dole Unidas k._Recbir y revisa ls inforres emis po’ las entdaves financiers pare Ia depuracion de la catera de cobrenzss | BITAGORA ACTUALIZABA POR: WANUAL APROBADO POR: 1 Junta Administradora RP 17-2015, 0411112015 j GERENCIA DE PLANIFICAGION Y PRESUPUESTO lari‘cOpIGo: SOGAMPLGAF- 10.001 onrvanrs BE ouvais [ UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 1 | | MANUAL DE ORGANIZACION Ml BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL “elualar al Tsiads para 6] 6066 Ge ls Coritones. Reportar a io unided de Tesoresiay Contensliad el monte recaudaco por as gestiones de cobranzas para el registro y contol respective. im. Elaborarinformes, estadisticas, ovsdros 0 gréfoos relatos @ las operaciones de Cobranzas, con la fnaldad de suminsvar alos @ informacion ala ata gerenci 1 Elaborary srosancar informs Técnicos. ©. Paticipar en cualquier oa actvidas asignada por su suparviserinodiato pRoouCTOS: + Carera de Cobranza + Listado de Comisiones poe Cobrar | + Estacisticas ce ingresos por Comisiones. + Comprobartas ce Ingresos y facuracion e las comisiones cobradas, + Informes Técnicos, 6, ESPECIALISTA DE CONTABILIDA a Regisvar y veriicar las operaciones contabies de los movimientos acininistratves y Financieres de la Sociedad, con ls finabead de conocer y controlar su stuactén fence ‘Analza’ las cusctas contabios. | Conirolary Analzar les Registros Contables y Operaciones Finencierss. | Elaborar le ragistos 66 los movirionos de a Cartera de Inversion Partciper en la elaboracion oe los estados fnanciors, 2a la fnaldad de proveet informacion ge manera spatuns y contable FReelzar is Concilaciones Sanceras, con la fnalidad de conirlarlos moviriertos de disponiitdad y comaromses, Presentarinfore tésnico hh Partciger en cusiquia ora actividad asignada por su supervisor inmediat, PRODUCTOS: Rogistas Contabies. Balance Mensual Estados Financiers, Invertarie de Boros. Concitaciones Sancarias Intormes Técnicos. 6. ESPECIALISTA DE TESORERIA: a. Anatzar ol compontamieto de las Iversiones Francieras de SOGAMPI, S.A. conta fraidad de buscar nuevas aternaivas | do inversion y dar a conocer a Ia Gerercia la disponbiidad diaia y si lz misma se coresponde con lo espereco y presupuastade por ia Insitucién. i . Conttolar las colocaciones, enovaciones y cancelaciones, buscende aternalvas ae inversion a cont y fargo plaza que le | reporte el mayor rencimiente ala Socie¢ad, ee ejusten a la nommativa exstentey gavaticen la trarsparencia en el manejo ce | las inversiones. aa: BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: Junta Administradora NP47-2015. 0411112015 GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Ltt 1418| copico: IN SOGAUPLGAF10-005 MANUAL DE ORGANIZACION ¢ me" ournaats PE curaebis UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMAGION EN EL MANUAL “S Gonirolar ibe depsates realzades & 69 dVaresles operadores Wrancieres, e fn de Waniorer Una elicente aawibucien defios 6 Consoigar is informacion relative 2 Ia cotzaclén de tases con les diferentes lnsilucones Financieras pare rencvaciondh y colecacicnes de recursos nueves. 2 fin e presenter infome tecnica para la toma de decisiones dela Gerercia, CCustosir y controlar el fondo de ofective (Cale Chica) asigrado a la Gerencis, manteniencolsInformada soore su mevied| resentarinformes tecnicos ce aclvidaces y Mets establecides, | 15 Partcivar en cvalevier ot actividad asignade por su superisarinrediato | pRovucTos: | + informes Técnicos: Cotizacién de las Tasas, Comporamiento de las Inversiones Financieras, Depésios y cel Fondd de Etectvo (Caja Cries). 7. ANALISTA DE CONTABILIDAD: 12. Registrar [as soictudes ce pace reclbides por la Gereneia con el fin 6 realizar ef ceguimiorto dol page y andisis de fas cxenias por pagar y egistros contebies respectives. i . Lievar et contol y andliss de tes cuentas por papa Analzar los registos contabies Je les operaciones adminitratves y neneieras que generan las cstinis unidades tunciongies ce le Irsttucien Panicipar en ta elzboracion y preparacién mansual del Balance par e! cere del Ejecico Conte Realize el eroceso 6e calovley ceclaracién de impusstos Reteni¢as © WA, ee! como emir comprotantes de etencionas alos proveederes de services ve la insitucien Contabilzar las néminas de pages dal personal ce la Insiucén, | 6 Registvar en el penal del SENIAT Ia declaracion de Impusetos Rotonidos @ IVA de ‘a Instucién, asi come amit copia 4 la Uunicad ce Tesorera para ls elaboracion del page correspondiente .Paricinar en I tore fsic del Inventario de Bienes de Uso de la Sociedad. | | Anaizsr ies eventae y registoe contatles de las operaciones admiistratvas y fnancieras, fn de mantener acvalizados}os ‘mowimientes contables que se reatzan an la Insttuion. |. Realizarlas Concitaciones Bancatas, con la fnaldad de controlar fos movimientes de cisponibiided y comoromisos. | k. Mantener aciuaiaads Ie informacion y le dacumentaesén que sooona los tries contables, conta finaidad ce aplza gestion dea Uniaae, Elaborar y Presensar informes Técnicos. my. Paricioar en cvalevier ota actividad asignads por su supervisor inmiato i pRoouctos: | + Reaisttos Cont + Balance Meneusl + Estados Finarcieros. | + Invontsna de Bienes. + Conciiaciones Barcarss. + Informes Teorioos BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POF Junta Administradora | | GERENCIA DE PLANIFICACION ¥ PRESUPUESTO ean carats |cODIGO: 1 Ni SOGAMP'-GAF-10-04 MANUAL DE ORGANIZACION SOCAMET| ouria0rs outs | DAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS @. ANALISTA DE TESORERIA: 1 BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL Fegisra as operaciones fnancieras; coleeasiones, renavaciones y cancelaciones dais, Ingreses y egresos, con la fnalcag de mantener actuaiizado e! Sistema de Tesororia, Realzar el seguimento ce las transacciones bencatias que puedan afectar la dsponbided Sancatiade a nstiveion [Suministar ala Unidad oe Cantabiided lo Estados de Cuenta Bancatios para la elaboraclon de las concilaciones bancaris. ‘Surinistrarrecausos @infermaciin contab¥s a urded adminisatva que le compete [Anelzary concias ls comes ds cuentas, con ls finalias de conocer la cisponibitdad bancaria Prasentar informes tecnicos, | Prtcinar on evalquier ota actividsa asignada por su supervisarinmediato pronucTos. Disponibiided Bancaria¢e le Insttucion, stages de Cuenta Bancarios. Gores de Cuenta, Informes Técnicos. | 9. ASISTENTE DE SERVICIOS GENERALES: | Soar yanaizar ins coizeciones prtentada cor os proveesore, de Scuerdo aos requrenienos de a Unido par ser sresenades ai Cem de Congres 2. Tramtar las érdenas ae servicos, compres y stctudes 6 pages. con la firaldae de cancer os compromics aequndee | sorta nstucon | é- Manloneracusizada ta inleiacon y la dosurentacion quo sopoTs los trames de conan db poveesors, con i finalidad de contar con informacion fable en materia de contrataciones de servicios y compras. | | | a Rectiry vertices materiales ave nares a alacen, cone raked e ctorrina us caractaraveas 0 sutan 219s | i ‘equscones ebiznsen | a. Raaizar el vert mensual sobre a! mataral de ofcna y equos ave wermenece en aimacén, con f fralced do | fotetacr oe acuotnsnios Coa Unie y savage recuse inca da ntti. \ 1 Eaborarconunamerte con el Gereno de re, el Pian Anval a Comers | 4a. Enbeat (alas estadistons, cuatros y stacos sob el consume de mettle, cons fraidad de mantener actalzados fs ‘A. Mantener archivo con los expedientes de proveecores da bienes yio servicios, | | | porcinaran evel oa acividesasgrada por su supentsorinmedato, | Provuctos: «i arse | + Orden de Compras / Servicios. | 1 Regste do trovedores, | + invertaro Morsua de Consumo i | BITAGORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: | Junta Administradora | GERENCIA DE PLANIFICAGION Y PRESUPUESTO. | eee 18/18{ coDIGo: IN SOGAMPI-GAF-10-001 i | , Bl MANUAL DE ORGANIZACION ae | a? i Fe MIGENCIAS “ACTURLIEAC| [UNIDAD ADMINISTRATIVA: | __GERENGIA DE ADMINISTRAGION Y FINANZAS | BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL 10, RECEPCIONISTA: 1. Recbir slender y ofentar& fos usuarios, clontes y nublico en general que scuden a las iferentes Unicodes, con la inl Ge garartizar una acecuada atencén, asi como mantenes un registo y conte! dels asistoncia a la hettucisn. Binder servicio de stencign y orentacion # los usvarios, operanco el sistema de comuricacones teleténices. de acuerco a noimas y praceeimentas estabiecicos Recibr organizer ydistnibur correspondercia en goneral, canalizéndola¢ Ia Unidad correspondiente. 16, Levar af contol y registra dele covrespondencia erviada y recta, con la fralidad de soportar la entrada y salve Informacion ©. Coorginar fa ruta cel menssiero motorzaco, 1. Paricigar en custouier ots actividad as'gnada por su supervisor inmediato PRODUCTOS: + Liste de Asistontes del pubico on general + Cortespondencia 11. MENSAJERO MOTORIZADO: ‘8, Organizar y citribult a cortesponcenca y oios docurmentes edminstratves, centr y fuera dela Instn, a fin de gaan un fujo de informacion acecuace. b, Efectusr‘rémies. tales come depéetos,rttesy ares trensacciores bancarias as coma el pago ce los servicios bases, [a fnaldec oe cumplir can el rabaje asignaeo por el dros, . Pattcicat en cuatovier ota actividad asignada por su supervisor inmediato 12, AUXILIAR DE MANTENIMIENTO: 4 2. Electuat & mantenimieno y linpieza dels intrastructurafsica de acverdo ales commas y crocediiento estadecices. ‘coraseondiente. CCustodiar as laves de la sede de a Insttucién con la fnaldad do ullizarias ante cuslauier eventualizes Presarar cafe ugos y bedicas para ofecevos 2 personal de a Insiucion, con la inalidad de brindar un adecuado senicic Prepara ytrasiacar ls reigeros y atencer ales vstantes en las reuniones especiales que se realzan en la Inattucon ‘Soleter. recibir y organizer lee Ingumes del cafe y de limpieza, = fn de aseguiar e| material requerico para presta 1. Paricioar en custcvier cra actividad asigrada por su supervisar inmediat. 3, ASISTENTE DE GERENCIA: 2 Redactar, transercir y despachar los cocumantoe y earresperdencia generados on Ia Gerercia, con ls fnalidac qu informacion fuya a través de los eanales regulares Reviear las instalacionee y veriicar cualquier averia 0 sei de deterioro, con Ia finaliced de reportaras al ajee | b._Organizar, administer y mantener acualzados os archivos oe coresnondencia, con le finalidad de faiar su localscidp y | BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: | Junta Administradora | NP 17-2015. 04/11/2015 iteCODIGO: | |e socawencar-s0-c01 survaars Hip ournaose | MANUAL DE ORGANIZACION 1 | IDAD ADMINISTRATIVA: } GERENCIA DEJ ADMINISTRACION Y FINANZAS BITACORA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL MANUAL Garena’ Wo concencisTGad, ast cam su guaide y astoda 7 ee 1 ce Prepara ls egenda de rounanes, con ia Snaleas de mantener iformads @ ie Garena de os compromisos patados. | 4. rocesar el thjo de informacion teletérica, con la finldad Ge gerantza’ 1a adecvada comunicacion eno tas astinias | Gerensias, Deparamenios y entes externes | ©. Proposer soictudce oe vidios, ércenes do oago,solctuces ae passjes con la finaldad de da soporte a las activicedes ave | se decarolan on fa Gerencia, 1 Reciti, alorder y oventar a 1 usuarios y pioico en gener que acuton a los cistnas uricades adminatatvas, con fraided de asogurar una adecuads atenatn y mantener una magon ce respeco ycorsiaicad 13. Elabora y evar conch do las renuiiciones do matorales de of, afin de mantener un stock minime que gerantee | operatvidad de res | Paricibar en cusluer oa actividad asignada por u super/sorinmedito BITACORA ACTUALIZADA POR: MANUAL APROBADO POR: | | “Junta Administradora | i NO 17-2045. 04/11/2015 || ernewen em annencionresuruesoMANUAL DE ORGANIZACION Caracas, Noviembre - 2015| a ‘CODIGO: Bi z w sooaue.car.o Ss MANUAL DE ORGANIZACION © luNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZA‘ CONTENIDO PAG: Introduesién a1 Objetivo 02 Aleance 02 Base Legal y Administrative 02 Definiciones 05 Organizacién de la Gerencia de Administracion y Finanzas. 5.1. Organigrama Estructural 06 8.2, Estructura de Cargos 06 5.3. Objetivo 07 5.4. Funciones o7 5.5. Productos 08 5.6. Contactos Permanentes Internos 08 5.7. Contactos Permanentes Externos 09 5.8. Funciones: 5.8.1. Gerente de Administracion y Finanzas 10 5.8.2. Contador(a) General 4 5.8.3. Especialista de Cobranza 7 13 584 Especigisa de Contabilidad 15 16 Tesotels (2) ‘APROBADO POR: | Junta Administradora [ne r7zots. oati2018 |iu leit T | | MANUAL DE ORGANIZACION | a iB PAG ‘COvIGO: SOGANPL.GAF-10. wsvaois Pop NIDAD ADMINISTRATIVA: | 5.8.6. Especialista de Bienes Publicos 5.8.7. Analista de Cobranza 5.8.8. Analista de Contabilidad 5.89. Especialista de Tesoreria 5.8.10, Especialista de Compras 5.8.11.Asistente de Servicios Generaies 5.8.12. Recepcionista 5.8.13. Mensajero Motorizado 5.8.14. Auxiliar de Mantenimiento 5.8.15, Asistente de Gerencia GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 47 18 29) 22 23| 2a 25| 26| 2i| 28| CONFORMARO POR: ‘APROBADO POR: | Dra-Maryaliy Puente resifienta Junta Administradora N° 17-2015. 04/14/2015 |‘~~ CépIGo: ( L_wesoganevcar-ioces | yrs cuissr0r8 z aa ie ea: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS | [UNIDAD ADMINISTRATIVA: INTRODUCCION El presente Manual de Organizacién tiene como finalidad, constituirse en un instrumento normativo, de gestion y apoyo administrative que detalla en forma ordenada y sistematica la estructura organizativa de la Gerencia de Administracién y Finanzas de SOGAMP!, S.A., permitiendo que los funcionarios de esta Gerencia, se desemperien con base en objetives definidos y las funciones establecidas para esta Unidad Administrative, El presente Manual de Organizacién se estructuré de acuerdo al Marco Legal que delimita el ambito Jde accién y/o competencias de la Gerencia Este marco juridico esta conformade por e! conjunto de leyes, ordenamientos, reglamentos y demas liegislacién que fundamentan la responsabilidad de la Gerencia. A su vez, se presenta el Jorganigrama estructural, objetivos, productos y funciones espectficas de ésta fff / [REVISAbOPOR: | CONFOR|AADO POR: | APROBADO POR: 0 Puente | ra, Manin Puente | Junta Administradora Pred fienta jenta N?17-2018. 04/11/2015 | otPAG F CODIGO: | wsocauptcarsofor MANUAL DE ORGANIZACION cursors A onfsz0is "UNIDAD ADMINISTRATIV, GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS | 1. OBJETIVO: Presentar un documento que se emplee como instrumento de informacién parg el conocimiento de ia estructura organizativa y ei funcionamiento formal de la Gerencia|de Administracién y Finanzas de SOGAMPI, S.A, con \a finalidad de lograr el mejor aprovechamiento de los recursos, tanto financieros como humanos y tecnolégicos, paral la ejecucién de las funciones asignadas. Ademés de establecer orientaciones para el personal técrlico y directivo adscrito a esta Gerencia, en fo que respecta a la toma de decisiones, en el marco|del logro de una eficiente y eficaz gestion administrativa. Il ALCANCE: El presente Manual de Organizacién, aplica a la Gerencia de Administracioh y Finanzas de SOGAMPI, S.A, y al personel que la integra Ill. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA: 4. Constitucién de la Reptblica Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial N° 36.860 de fecha 30/12/1999, enmendada segtin Gaceta Oficial N° 908 Extraordirfario, de fecha 19/02/2009. 2. Decreto N° 251 con Rango, Valor y Fuerza de Ley que Regula el Sistema Nacional de Garantias Reciprocas para la Pequefia y Mediana Empresa, emanada sein Gaceta Oficial Extraordinaria N° 36.824, de fecha 08/1 1/1999 (reimpreso) 3. Decreto N* 8.079, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Lay de Reforma Parcial de la Ley de Instituciones de! Sector Bancario, emanada segin G: Oficial N° 39.627, de fecha 02/03/2011 4. Decreto N° 6.217 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Organica de la Administracion Pubifca, Publicado en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 5.890 Extraordinario, de fecha 31 de julio de 2008. 5. Ley Organica de la Contraloria General de a Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicado en Gaceta Oficial de la Reptblica Bolivariana de Venezuela, N°6.913 Extraordinario de fecha 23 de Diciembre de 2010. 6. Ley Organica de Planificacién Publica y Popular, ayblcada en Gaceta Oficial de la ‘erObjica Bolvariana de Venfguela N° 6.011 Extraciefnario de fecha 21 de diciembre de REViSAD/POR”_| GONFORI|ADS POR |” APROBADO POR: Dra, Meryzeiy/ Puente Junta Administradora 015[PAs 3 | ‘CODIGO: | Ne SoGampLGAr-0ce1 | MANUAL DE ORGANIZACION ap ears | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS I UNIDAD ADMINISTRATIVA: 7. Ley Organica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N° 2.818 Extraordinaria, de fecha 01 de julio 1981, La Administracién Publica Nacional y la ‘Administracién Publica Descentralizada, integradas en la forma prevista en sus respectivas leyes orgénicas, ajustarén su actividad a las prescripciones de a presente ley. & Decreto N° 6.265, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificacién de Tramites ‘Administrativos, publicado en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 5.891, Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008 9. Ley Organica de la Administracién Financiera del Sector Publico (reimpresién 2012), publicado en Gaceta Oficial de la Republica Golivariana de Venezuela N’ 39.955 de fecha 29 de Junio de 2012 40. Decreto N° 9.041 con rango , Valor y fuerza de la Ley Organica de Bienes Publicos, publicado en Gaceta de la Republica Bolivariana de Venezuela, N° 39.952 de fecha 26/06/2012 (reimpresién). 71. Providencia Administrativa N° 006-2013 de la Superintendencia de Bienes Publicos de fecha 22/02/2013, publicada en Gaceta oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, N° 40.120 de fecha 28/02/2013, 12, Decreto N° 3.776 mediante el cual se dicta el Reglamento N® 1 de la Ley Orgénica de la ‘Administracién Financiera del Sector PUblico, sobre el Sistema Presupuestario, publicado en Gaceta Oficial de la Repiblica Bolivariana de Venezuela N° §.781 Extraordinario de fecha 12 de agosto de 2006. 43. Decreto N° 3.435, mediante el cual se dicta el Reglamento N° 2 de la Ley Organica de fa Administracién Financiera del Sector Publico, sobre el Sistema de Crédito Pubtico, publicade en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariane de Venezuela N° 38.117 de fecha 28 de enero de 2005. 14. Decreto N° 1.722, mediante el cual se dicta el Reglamento N° 3 de la Ley Orgénica de la Administracion Financiera del Sector Publico sobre el Sistema de Tesoreria, publicado en ta Oficial de la ete Bolivariana de Venezuela N?, 37.479 de fecha 9 de abril de [TRPROBADO POR | Junta Administradora |_N* 17-2015, 04/11/2015pPac _| __4 | | CODIGO: Ne soGanol.car-10}01 Rexel MANUAL DE ORGANIZACION oussi20ts “UNIDAD ADMINISTRATIV, | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 15. Decreto N° 2.259, mediante el cual se dicta el Regiamento Parcial N° 4 de ja Ley Organica de ia Administracion Financiera del Sector PUblico, sobre el Sistema de Contabilidad Publica, publicado en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana ¢e Venezuela N° 5.623 Extraordinario de fecha 29 de diciembre de 2002. 16. Ley de Contrataciones Publicas, publicada en Gaceta Oficial de a Reptiblica Bolivariata de Venezuela N° 39.503 de fecha 08 de Septiembre de 2010. 17. Decreto N° 2.621 Reglamento sobre la Organizacién del Control interno en fa Administracién Publica Nacional, publicado en la Gaceta Oficial de la Republita Bolivariana de Venezuela N° 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003. 18. Normas Generales de Control Interna Arts.3, 5, 6, 12, 15, 20, 21, 22, segun Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha 17 de junio de t 19. Decreto N° 6.732 mediante el cual se dicta la Reforma Parcial del Decreto sobje Organizacién y Funcionamiento de la Administracion Publica Nacional de fecha 02 ge Junio de 2008, publicada en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela 39.202 de fecha 17 de Junio de 2009. 20. Providencia Administrativa N° 006-2013 de fa Superintendencia de Bienes Publicos de fecha 22/02/2013, publicada en Gaceta oficial de la Republica Bolivariana de Venezuel N° 40.120 de fecha 28/02/2013, 21. Registro de Estructura de Cargos 2007, aprobado técnicamente por el Ministerio de! Poder Popular para la Planificacién y Desarrollo, 22, Estatutos Sociales de la Sociedad Nacional de Garantias Reciprocas para la Medianaly Pequefia Industria, registrados en fecha treinta y uno (31) de julio de 1980 ante ki Registro Mercantil Segundo de la Circunscripcién Judicial del Distrito Federal y Estado Miranda, bajo el No. 71, Tomo 24-A Sgdo.; y su tiltima modificacién, registrada por ante }a citada oficina de Registro Mercantil Segundo del Distrito Capital, en fecha 18 de Abril de 2013, bajo el No.82, Tomo 45-A-Sgdo. 23. Manual de Contabilided para el Sistema Nacional de Garantias Reciprocas para fa Pequetia y Mediana Empresa A rovado por Junta Admiffstradora N° 17-2016, de fecha 04 de | Junta Administradora | |_netz-2ots. oaaitors ||_PAG | 5 “CODIGO: SOGAWPLGAF-10.093 MANUAL DE ORGANIZACION IE SOGAMPI} | PNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS IV. DEFINICIONES: 5.3 54 55 5.6 57 58 59 ‘Adscripcion: Acto de asignar a una persona al servicio de un puesto 0 ubicar a una unidad administrativa dentro de otra de mayor jerarquia. Area de Contrataciones: Area encargada de coordinar, supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con los procesos de contratacién y de la administracién de los contratos, bien sea por adquisicion de bienes, prestacién de servicios y/o ejecucion de obras de las unicades aciministrativas de SOGAMPI, S.A. Area de Finanzas: Es el Area encargada de la coordinacién, manejo y control de la ejecucién fisica y financiera, Area de Servicios Generales: Area encargada de organizar, pianificar y ejecutar el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de infraestructura del ecificio. Funcién: Grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de Ia institucion, de cuyo ejercicio generaimente es responsable un érgano 0 unidad administrativa Manual de Organizacién: Documento administrative que contiene en forma detallada ordenada y sistematica informacién de la estructura organizativa, antecedentes de la organizacién, base legal, filosofia de gestién, objetivo y funciones de las diferentes Unidades Administrativas, sefialando los niveles jerarquicos, grados de autoridad y responsabilidad, organigramas. Organigrama Estructural: Representacién grafica de la estructura de una organizacion 0 de parte de ella, donde se pone de manifiesto la relacién formal existente entre las diversas unidades que {a integran, los canales de supervision y la autoridad relativa de cada unidad administrative. Unidad Administrativa: Se refiere a Despacho del Ministro (a) la Direccién del Despacho, Despachos de, los Viceministros (as), todas las Oficinas, Direcciones Generales y Areas de Trabgio. fl “APROBADO POR: Junta Administradora N° 17-2015. 04/11/2015Haut [PAG | CODIG hs soci. Gae-10. Say Suciees Cet i | MANUAL DE ORGANIZACION SOGAMPT | cctzoss, canhizots l or GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS UNIDAD ADMINISTRATIVA: | | VI. ORGANIZACION DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS: 5.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL: | ‘APROBADO POR: Junta Ad N°17-2015. 04/14/2015 istradoraae EA Pe Hee. CODIGO: |_w socanpucar-1.201 MANUAL DE ORGANIZACION a Seeman ouisrz008 cari o i | UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS | Estructura de Cargos: Estructura de Cargos de la Gerencia de Administracion y Finanzas: 01 Gerente. 01 Asistente de Gerencia 01 Contador(a) General. 01 Especialista de Cobranza 02 Especialistas de Contabilidad 01 Especialista de Bienes Pubiicos 04 Tesorero (a) 01 Analista de Cobranza. 01 Analista de Contabilidad. 01 Especialista de Tesoreria 01 Especialista de Compras 01 Asistente de Servicios Generales 01 Recepcionista. 01 Mensajero Motorizado. 03 Auxiliares de Mantenimiento. 5.3 OBJETIVO GENERAL DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS: Coordinar, evaluar, pracesar, ejecutar y controlar los requerimientos de todas las unidades que conforman a SOGAMP!, S.A., a nivel financiero y administrativo, 5.4 FUNCIONES: 4) Coordinar y supervi ie servicios administratives y financieros de la Sociedad. 2)... Efectuar los registros|de la ejecuci6n financiéra de fos gastos de la Sociedad CoNFORNgoO POR | _ APROBADO PO Dra. Haryefiuente | Junta Aaministradora [N¢47-2015, 04/11/2015, restyentaIN SOGAMPLGAF-A0 MANUAL DE ORGANIZACION E aE | cesvr20ss oui [or 3) Coordinar los precesos de contrataciones relacionadas con sus competencias, deban suseribir. 4) Coordinar y administrar la ejecucién y prestacion de los servicios generales y infraestructura, @ las Unidades de las Sociedad. 5) Coordinar los procesos de contratacién para la adquisicion de bienes y servi requeridos por fa Sociedad 6) Ejecutar los procesos de administracién, dotacién y mantenimiento de los bie propiedad de la Sociedad. 7) Participar en la planificacién, formulacién presupuestaria y control de gestién SOGAMPI, S.A GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS jos es. de 8) Las demés atribuciones que le sefialen las leyes, los reglamentos, decreto$ y resoluciones. 5.5 PRODUCTOS: + informes de ejecucién de los recursos financieros. + Informes de ejecucién de programas de mantenimiento. + Registro de los servicios + Elaboracién del Pian de Compras anual. + Compras de bienes, materiales y equipos de oficina + Proceso de contrataciones + Memoria y Cuenta de la Oficina de Administracién y Finanzas. + informes de gestién. + Plan Operative Anual 5.6 CONTACTOS PERMANENTES INTERNOS: ‘APROBADO POR: “Junta Administradora | N°47-2015. 04/11/3015MANUAL DE ORGANIZACION | owwaoss ons yz015 L |UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 57 + Consultoria Juridica. * Auditoria Interna. * Coordinacién de Atencién Al Ciudadano. + Coordinacién de Mercadeo. + Gerencia General + Gerencia de Planificacién y Presupuesto. + Gerencia de Recursos Humanos. + Gerencia de Administracién y Finanzas. + Gerencia de Tecnologia de la Informacién, + Gerencia de Afianzamiento. + Gerencia de Riesgos. CONTACTOS PERMANENTES EXTERNOS: * Oficina Nacional del Tesoro. * Oficina Nacional de Contabilidad Publica. * Banco Central de Venezuela. * Servicio Nacional Integrada de Administracién Tributaria (SENIAT). * Servicio Nacional de Contratistas (SNC). + Agencias de Vieles. + Cooperativas o Empresas de Proveedores. * Cooperativas o Empresas Contratistas. + Superintendencia de Bancos y Otras instituciones Financieras (SUDEBAN). "| CONFORMAL APROBADO POR: | Junta Administradora N° 17-2018. 04/11/2015| sernaors Toro 20s | UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 5.8 FUNCIONES: 5.8.1 GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS: a. Acministrar los recursos materiales y financieros, con el fin de atenHer oportunamente las requerimientos de las unidades que integran SOGAMPI, S.A, b. Supervisar, Dirigir y Controlar la disponibilidad financiera de la institucién. Stpervisar, Revisar y Autorizar los pagos a los proveedores de Bienes y Servict d. Revisar y Autorizar el pago de la némina de sueldos y salarios. e. Stpervisar, Revisar y Evaluar los Estados Financieros de la Institucién # Controlar y Supervisar las inversiones en Titulos Valores y Fideicomisos, con e| de evaluar las alternativas dei mercado en procura de un mejor y mi rendimiento, g. Preparar y presentar informes al Comité de Activos y Pasivos. h, Supervisar la ejecucion de le cobranza efectiva de comisiones por renovacién| fianzas. i. Controlar y Supervisar el consumo y necesidades de articulos de oficina j. Velar por ia conservacién y registro oportuno de los bienes de uso de la Socied} ks Contratar y verificar los seguros patrimoniales y,de vehiculos de la Institucién. de ‘APROBADO PO! Junta Administra N° 17-2015, 04/141MANUAL DE ORGANIZACION | east cnisr2015 Peer He pee a i UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS | fc 5.8.2 CONTADOR(A) GENERA! a. Controlar y supervisar los registros contables de las operaciones administrativas y financieras que generan las distintas unidades funcionales de la Institucién, con la finalidad de mantener el contro! sobre los movimientos finarcieros. b. Coordinar, dirigir y supervisar los procesos contables de la Sociedad, con la finalidad de controlar ia ejecucién de los gastos. c, Coordinar la elaboracién y preparacién mensual del Balance para el cierre del Ejercicio Contable, con la finalidad de analizar el comportamiento de los Estados Financieros y presentar cifras razonables y confiables. 4d. Revisar y verificar el proceso de las conciliaciones bancarias, con la finalidad de comprobar los movimientos de disponibilidad y compromises. e. Coordinar y Supervisar el proceso de calculo y declaracién de Impuestos Retenidos e Impuesto al Valor Agregado (IVA), asi como mantener actualizados y bajo fa normativa vigente los libros correspondientes al IVA. f Mantener actualizados los libros legales de contabilidad. g. Coordinar y supervisar [a toma fisica del Inventario de Bienes de Uso de la Sociedad, con a finalidad de suministrar informacién relevante y confiable, h. Supervisar y controlar el cumplimento de los deberes formales en materia contable y financiera establecidos en la normativa legal vigente. i. Suministrar informacién contable sobre las operaciones financieras, requerida para la toma de decisiones de las maximas autoridades de la institucion j, Supervisar y evaluar al personal de su area, promoviendo el trabajo en equipo y definiendo las metas y objetivos propuestos. k. Elaborar y Presentar Informes Técnicos. -Paricipar en cualafler otra actividad asignada por su supervisor inmediatoPAC CODIG PRODUCTOS: + Estados Financieros Mensuales y Trimestrales. © Conciliaciones Bancarias. «Libres de Contabilidad. + lventario de Bienes + Informes Técnicos. ntai) MANUAL DE ORGANIZACION ar | owraaans ip cur2015 | [nian ‘ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS §.8,3 ESPECIALISTA DE COBRANZA: a. Coordinar ‘as gestiones de cobranzas con el fin lograr una cobranza efectiva y disminuir la morosidad. b. Gestionar, analizar y actualizar la Cartera de Cobranzas por concepto de las comisiones generadas por olorgamiento de Fianzas, a fin de optimizar los ingresos de la Institucion ¢. Analizar los cierres de la cartera financiera para generar las comisiones por concepto de afianzamiento de los créditos avalados por SOGAMPI, S.A, d. Supervisar la actualizacién de los listados de las comisiones por cobrar. e. Realizar el andlisis y seguimiento de las cuentas por cobrar, a fin de generar un listado resumen que permita facilitar ia gestion de cobranzas. £. Supervisar y generar estadisticas de los ingresos por comisiones. 4g. Registrar diariamente en el sistema las gestiones de cobranzas realizadas. h, Elaborar comprobantes de ingresos y facturacién de las comisiones cobradas, i. Supervisar las facturaciones emitidas por la Unidad. j. Mantener actualizada la informacion y la decumentacién que soporta ios trémites administrativos, con la finalidad de agilizar fa gestion de la Unidad, k. Recibir y revisar los infarmes emitidos por las entidades financieras para la depuracién de la cartera de cobranzas, a fin de actualizar el listado para el cobro de las Comisiones. Reportar 2 la Unidgd de Tesoreria y Coniabiidad o! mento recaudado por las 1 geationes. dé cobrapzas, para el registro y confrot respectivos. ‘APROBADO POR: Junta Administradora 1/2018UNIDAD ADMINISTRATIVA: 'GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS m. Elaborar informes, estadisticas, cuacros 0 gréficos relativos @ las operaciones|de Cobranzas, con |a finalidad de suministrar datos e informacién a la alta gerenci 1. Elaborar y presentar informes Técnicos. 0. Participar en cualquier otra actividad asignada por su supervisor inmediato PRODUCTOS: + Cartera de Cobranza * Listado de Comisiones por Cobrar. \isticas de Ingresos por Comisiones. + Comprobantes de Ingresos y facturacién de las comisiones cobradas. + Informes Técnicos ‘APROBADO PO}1 [PAS I es MANUAL DE ORGANIZACION i REE iw & e a carnaote Ea cansaoss | | UNIDAD ADMINISTRATIVA: | GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. | 5.8.4 ESPECIALISTA DE CONTABILIDAD: a. Registrar y verificar las operaciones contables de los movimientos administrativos y Financieros de la Sociedad, con la finalidad de conocer y controlar su situacién financiera. . Analizar las cuentas contables. . Controlar y Analizar los Registros Contables y Operaciones Financieras. d, Elaborar los registros de los movimientos de la Cartera de Inversién @. Participar en la elaboracién de los estadios financieros, con la finalidad de proveer informacion de manera oportuna y confiable. f Realizar las Conclliaciones Bancarias, con !a finalidad de controlar los movimientos de disponibilidad y compromisos. g. Presentar informe técnico. h. Participar en cualquier otra actividad asignada por su supervisor inmediato, PRODUCTOS: Registros Contables. Balance Mensual. Estados Financieros. + Iventario de Bienes. * Conciliaciones Bancarias. H “RevisHpe Por: | CONFORpffoO POR: | _APROBADO POR: Draf th Puente. Dra; Puente | Junta Administradora jdenta idonta ——_|_N°47-2018, 04/4 “Informes Técnicos, ‘ \ an