Diplomado Excel

TABLA DE CONTENIDO
DIPLOMADO EN EXCEL
Módulo 1 - Microsoft Excel
Capítulo 1
Funciones ............................................................................................9
Asistente de funciones ..........................................................................9
Utilizar el asistente para funciones .......................................................11
Categoría de la función........................................................................11
Nombre de la función ..........................................................................12
Escribir funciones directamente en la celda ............................................13
Función sí ..........................................................................................13
Diagrama de evaluación de la función ...................................................14
Uso de los operadores lógicos: y / o......................................................17
Si con operadores lógicos ....................................................................18
Función condicional anidada o compuesta ..............................................18
Otras funciones ..................................................................................21
Funciones de Texto .............................................................................25
Funciones Es......................................................................................29
Funciones financieras ..........................................................................30
Capítulo 2
Formato Condicional Enriquecido ..........................................................37
Suma condicional ...............................................................................40
Asignar nombre a un rango..................................................................44
Administrador de nombres...................................................................46
Ficha vista .........................................................................................49
Vistas del libro: normal diseño de página...............................................49
Vista previa del salto de página ............................................................50
Mostrar u ocultar ................................................................................51
Zoom ................................................................................................52
Grupo ventana ...................................................................................53
Capítulo 3
Validación de datos.............................................................................57
Rodear con un círculo datos no válidos .................................................62
Borrar círculos de validación ................................................................63
Conceptos básicos de bases de datos ....................................................63
Componentes de las bases de datos ......................................................64
Funciones de búsqueda .......................................................................66
Capítulo 4
Grupo Auditoría de fórmulas.................................................................71
Texto en columnas .............................................................................73
Quitar duplicados................................................................................77
Ordenar datos ..................................................................................78
Filtros................................................................................................80
Autofiltros..........................................................................................80
Quitar filtros.......................................................................................82
Filtros avanzados ................................................................................89
Filtros avanzados con operadores lógicos ...............................................92
Capítulo 5
Esquemas ..........................................................................................95
Subtotales .........................................................................................98
Tablas dinámicas ..............................................................................103
Diseño e impresión ...........................................................................110
Definir campos en términos de % .......................................................112
Agrupar y desagrupar datos ...............................................................114
Mostrar u ocultar los detalles de un informe ........................................117
Formatos de tabla dinámica ...............................................................118
Ordenar campos en tablas dinámicas ..................................................119
Acciones en la tabla dinámica .............................................................122
Gráficos ..........................................................................................125
Tipos de gráficos...............................................................................127
Partes de un gráfico ..........................................................................128
Ilustraciones ....................................................................................135
Hipervínculos ...................................................................................137
Modificar y eliminar hipervínculos .......................................................139
Capítulo 6
Plantillas..........................................................................................141
Crear plantillas .................................................................................142
Plantillas de gráfico ...........................................................................142
Eliminar plantillas de gráfico ..............................................................144
Seguridad en Microsoft Excel 2007......................................................145
Proteger Libros .................................................................................147
Proteger Libros compartidos...............................................................148
Proteger Hojas de cálculo...................................................................148
Proteger celdas específicas en la hoja de cálculo ...................................149
Proteger rangos y permitir modificaciones a usuarios ...........................150
Módulo 2 - Herramientas de Programación
Capítulo 7
Macros en Excel ............................................................................... 155
¿Qué es una macro? ......................................................................... 155
¿Qué es la grabadora de macros? ....................................................... 155
Métodos para grabar una macro ......................................................... 156
Grabar una macro desde la ficha Vista ............................................... 156
Referencia Absoluta .......................................................................... 159
Referencia Relativa .......................................................................... 159
Grabar una macro desde Microsoft Visual Basic .................................... 161
Cuadro de diálogo macros ................................................................. 165
Niveles de seguridad en las macros .................................................... 167
Configuración de la seguridad de macros ............................................. 168
Ejecutar y asignar macros ................................................................. 170
Creando un botón en la Barra de acceso rápido .................................... 171
Editor de Visual Basic (VBA)............................................................... 175
Barras de herramientas estándar........................................................ 176
Explorador de proyectos .................................................................... 178
Ventana de propiedades .................................................................... 181
Ventana de código ............................................................................ 183
Capítulo 8
Lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ..................................... 187
Crear Procedimientos ........................................................................ 188
Variables ......................................................................................... 192
Ámbito o alcance de una variable ....................................................... 196
Alcance Global ................................................................................. 196
Alcance Local ................................................................................... 197
Estructuras de control ....................................................................... 199
Estructuras Condicionales .................................................................. 199
Estructuras de repetición o ciclos........................................................ 206
Entrada y Salida de Datos.................................................................. 214
Capítulo 9
Modelo de objetos de Excel................................................................ 223
¿Qué es un Objeto? .......................................................................... 223
¿Qué es una Propiedad? .................................................................... 223
¿Qué es un Método? ......................................................................... 224
¿Qué es un Evento? .......................................................................... 224
Objetos comunes dentro de Excel ....................................................... 225
Eventos en Excel ..............................................................................267
Acceder a un procedimiento de Eventos...............................................267
Capítulo 10
Formularios VBA ...............................................................................275
Importar y Exportar Formularios.........................................................279
Propiedades Comunes de los Controles ................................................280
Controles ActiveX..............................................................................283
Formulario .......................................................................................283
Etiqueta o Label ...............................................................................286
Cuadro de texto................................................................................288
Botón de Comando ...........................................................................291
Cuadro de lista .................................................................................297
Casilla de verificación ........................................................................300
Botón de Opción ...............................................................................301
Marco..............................................................................................301
Capítulo 11
Detección de errores y depuración de programas..................................307
Tipos de Errores ...............................................................................307
Herramientas de Depuración ..............................................................311
Ventana Locales ...............................................................................315
Ventana inmediato ............................................................................315
Ventana inspección ...........................................................................316
Manejo de errores.............................................................................317
Sentencia on Error goto etiqueta ........................................................317
Aspectos de seguridad avanzada ........................................................322
Proteger código VBA..........................................................................322
Firmar Macros Personales ..................................................................324
Crear certificados digitales .................................................................326
Adicionar una firma al proyecto VBA....................................................327
Adicionar editores o fuentes de confianza.............................................329
Modificar macro ................................................................................332
Módulo 3 - Gestión de la Información
Capítulo 12
Consolidar .......................................................................................343
Capítulo 13
Datos externos .................................................................................347
Ubicación de Confianza......................................................................347
Conexiones desde Excel a Datos de Access .......................................... 350
Microsoft Query ............................................................................... 354
Crear Conexiones a Bases de datos..................................................... 354
Crear consultas con MS Query............................................................ 357
Consultas desde la Web..................................................................... 360
Crear una consulta Web .................................................................... 361
Modificar una consulta Web ............................................................... 361
Capítulo 14
Fundamentos básicos de las bases de datos......................................... 365
Componentes de una base de datos Access ......................................... 368
Tablas ............................................................................................. 368
Consultas ........................................................................................ 369
Formularios ..................................................................................... 370
Informes ......................................................................................... 370
Ventana de Inicio ............................................................................. 371
Importar, Vincular y Exportar Información ........................................... 375
Opciones de campo........................................................................... 380
Importaciones y exportaciones guardadas ........................................... 382
Asignar la clave principal a un campo.................................................. 383
Establecer Relaciones........................................................................ 385
Tipos de relaciones ........................................................................... 386
Integridad referencial........................................................................ 388
Actualizar en cascada........................................................................ 388
Eliminar en cascada .......................................................................... 388
Crear Relaciones .............................................................................. 389
Capítulo 15
Conexiones desde Excel a Datos de Word ............................................ 393
Conexiones de Microsoft Excel con Microsoft Outlook ............................ 398
Guardar libros como WEB .................................................................. 400
Estructurar Libros usando XML ........................................................... 401
Habilitar Herramientas XML ............................................................... 402
Capítulo 16
Buscar objetivo ................................................................................ 407
Escenarios ....................................................................................... 409
Solver ............................................................................................ 413
Informes de solver............................................................................ 418
Módulo 1
Microsoft Excel
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 1
Funciones
Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee

Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero,
matemático, lógico, etc.
La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir

parámetros en la misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar

el asistente de funciones.
Asistente de funciones
Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma

fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra un gran
número de funciones organizadas por categorías.
9
El asistente tiene las categorías Usadas recientemente, en donde
almacena aquellas funciones que se han utilizado en las últimas sesiones
de trabajo.
Existe la posibilidad de insertar más funciones al grupo que se tienen

disponibles inicialmente, para esto el usuario debe ir al botón de office,
opciones de Excel, complementos de Excel, hacer clic sobre el botón
ir y luego activar uno de ellos y dar clic en Aceptar.
10
Diplomado en Excel
Utilizar el asistente para funciones
Si se desea aplicar la función utilizando el asistente para funciones se debe

activar en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmula el comando
Insertar función.
Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles.

Si se selecciona Todas en el cuadro Categorías de funciones, se
presentará una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona
cualquier otra categoría, se presentarán sólo aquellas que pertenecen a la
misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus

categorías asignadas, o en la categoría Definidas por el usuario si no se
asignan otras categorías.
11
Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están

disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las
funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de macros
está activa. El área de presentación describe la función seleccionada.
Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana

correspondiente al siguiente paso que consiste en establecer los
parámetros o argumentos de la función.
Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin

realizar ninguna introducción en la barra de fórmulas ni en la celda
seleccionada.
Argumentos
Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se seleccione

en el paso anterior. Cada línea de argumento tiene al lado derecho un
botón que permite ocultar temporalmente la ventana de la función para
seleccionar el valor correspondiente si éste se encuentra en la hoja de
cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los argumentos
requeridos, el valor calculado para la función aparece al final de los
argumentos de la función en la línea Resultado de la Fórmula =.
12
Diplomado en Excel
Escribir funciones directamente en la celda

Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda
donde se desea obtener el resultado, a continuación se escribe el nombre
de la función anteponiendo el caracter “=”, y entre paréntesis se escriben
los parámetros respectivos separados por coma.
=función(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
Función sí
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta
función comprueba si se cumple una condición (Una condición,
generalmente es una comparación entre 2 valores). Si ésta se cumple, da
como resultado un valor “X”, y si la condición no se cumple, da como
resultado un valor “Y”. Los valores de “X” y “Y”, los determina la persona
que realiza la función. Esta función se puede utilizar de tres formas
diferentes:
SÍ sencillo: Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor

verdadero o valor falso.
Sintaxis:
=SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)
13
Diagrama de evaluación de la función
Función SI
Verdadero Condición Falso

o
Prueba
Lógica
Formas de
Comparación:
Valor si Verdad > Mayor Valor si Falso

“X” < Menor “Z”
>= Mayor e
Igual
<= Menor e
Igual
= Igual
<> Diferente de
Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad
de una operación o celda determinada de la misma hoja electrónica o de
otra del mismo libro; está compuesta por tres partes:
Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre

celdas por la cual se está preguntando.
Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar

comparaciones:
> Mayor que

< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
= Igual
<> Diferente de
14
Diplomado en Excel
Dato de comparación: Es el valor, cadena de caracteres o celda contra

la cual se compara.
Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar

cuando la condición sea verdadera o falsa. Puede tener:
Texto: Que debe ir encerrado entre comillas.

Números: Que se deben escribir sin separación de miles, sin signo $, sin
comillas.
Fórmula o valor
Ejemplo 1
Tendrá un descuento del 3%, si la venta fue superior a 500000 de lo

contrario tendrá el 2% de descuento sobre la venta.
Diagrama - Solución
V Valor de la F
venta
> 500000
?
3% * valor
venta 2% * valor
venta
La función escrita en Excel:
15
La anterior función se puede realizar utilizando el asistente para funciones,
evitando posibles errores de sintaxis.
16
Diplomado en Excel
Uso de los operadores lógicos: y / o
Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las

funciones condicionales anidadas se torna mucho más difícil de crear y
entender. Esto puede simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos.
Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo

tiempo, entregando como resultado VERDADERO o FALSO.
Su Valor de Verdad depende del operador que se utilice, así:
A B Y(A,B) A B O(A,B)
V V V V V V
V F F V F V
F V F F V V
F F F F F F
Sintaxis
Y(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son
VERDADERAS.
O(Condición1;Condición2;....;Condición30)
17
Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es
VERDADERA.
Si con operadores lógicos
Con esta función se pueden evaluar hasta 30 condiciones unidas con un

operador lógico.
La función si con el operador Y quedaría así:
=SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero,

Valor_sí_Falso)
La función si con el operador O quedaría así:

=SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero,
Valor_sí_Falso)
La función si con el operador NO quedaría así:
NO: Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la

siguiente manera:
=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)
Función condicional anidada o compuesta
Es posible anidar hasta siete funciones SI, como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más
elaboradas.
Observar el siguiente ejemplo:
Se pide calcular el descuento según el siguiente criterio:
Si la forma de pago es de contado, y el Valor de Venta es mayor a

$4.500.000, entonces se dará un descuento del 4%, de lo contrario, no se
dará descuento.
18
Diplomado en Excel
Pasos
Se llama al asistente de funciones (fx) con la función SI. En la Prueba

Lógica de la función SI, en la barra de funciones en la flecha desplegable
seleccionamos la función Y, si no la encontramos en más funciones en la
categoría LÓGICAS insertamos la función Y.
En la primera prueba lógica de la función Y colocar I4 > 4500000
En la segunda prueba lógica de la función Y colocar J4=”contado”
19
En la barra de funciones, hacer clic sobre la función SI para subirse de
nivel.
En VALOR SI VERDADERO colocar i4*4%

En VALOR SI FALSO colocar 0
20
Diplomado en Excel
Otras funciones
ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
El parámetro de la función es:
=ENTERO(número)
PRODUCTO: Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve

el producto.
=PRODUCTO(número1,número2...)
Ejemplo:
C D E F
1 Nombre Vehiculo Valor Venta Cantidad Total
2
Fiat Tempra 18.500.000 3 =PRODUCTO(D2;E2)
3 Renault 9 Gts 9.250.000 2 18.500.000
4 Mazda 626 14.750.000 2 29.500.000
5 Chevrolett Sprint 13.400.000 1 13.400.000
6 Renault 9 Gts 9.250.000 1 9.250.000
Fórmula Resultado
=PROMEDIO(E2:E6) 1,80 En promedio se venden 1.8 carros diarios
=ENTERO(PROMEDIO(E2:E6)) 1,00 En promedio se vende 1 carro diario
SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condición

especificada.
PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la

condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)
=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)
21
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se evaluarán. (Rango del
criterio).
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se sumarán. Los
criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Rango de la suma: Definir el rango de celdas que se sumarán. Si se
omite este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el mismo
rango de la suma.
Rango del promedio: Definir el rango de celdas que se promediarán. Si
se omite este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el
mismo rango del promedio.
Ejemplo
C D E F
1 Nombre Vehiculo Valor Venta Cantidad Total
2 Fiat Tempra 18.500.000 3 55.500.000
3 Renault 9 Gts 9.250.000 2 18.500.000
4 Mazda 626 14.750.000 2 29.500.000
5 Chevrolett Sprint 13.400.000 1 13.400.000
6 Renault 9 Gts 9.250.000 1 9.250.000
Fórmula Resultado
=SUMAR.SI(E2:E6;">1";F2:F6) 34.500.000
=SUMAR.SI(C2:C6;"Renault 9 Gts";F2:F6) 27.750.000
=SUMAR.SI(E2:E6;1;F2:F6) 22.650.000
=SUMAR.SI(F2:F6;"<=10000000") 9.250.000
=PROMEDIO.SI(E2:E6;">1";F2:F6) 34.500.000
=PROMEDIO.SI(C2:C6;"Renault 9 Gts";F2:F6) 13.875.000
=PROMEDIO.SI(E2:E6;1;F2:F6) 11.325.000
=PROMEDIO.SI(F2:F6;"<=10000000") 9.250.000
22
Diplomado en Excel
CONTAR.SI: Cuenta el número de celdas que cumplen una condición

especificada.
Los parámetros de esta función son.

=CONTAR(Rango;Criterio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarán.
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se contarán. Los

criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Fórmula Resultado
=CONTAR.SI(E2:E6;">1") 3
=CONTAR.SI(C2:C6;"Renault 9 Gts") 2
=CONTAR.SI(E2:E6;1) 2
=CONTAR.SI(F2:F6;"<=10000000") 1
SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más

de una condición.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de acuerdo

a la condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;
Rango2_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;
Rango2_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
Rango_Suma: Seleccionar el rango de celdas que se sumarán.

Rango_Promedio: Seleccionar el rango de celdas que se promediarán.
Rango1_Criterio: Seleccionar el rango del primer criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Rango2_Criterio: Seleccionar el rango del segundo criterio.
23
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Ejemplo:
Total de ventas realizadas de Renault 9 Gts cuya cantidad vendida sea

mayor a 1
=SUMAR.SI.CONJUNTO(F2:F6;C2:C6;"Renault 9 Gts";E2:E6;">1") 18.500.000
Promedio de ventas realizadas de Renault 9 Gts cuya cantidad vendida

sea mayor o igual a 1
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(F2:F6;C2:C6;"Renault 9 Gts"; E2:E6;

">=1") 13.875.000
Ejemplo:
CONTAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más

de una condición.
Los parámetros de la función es:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;
Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)
Número de registro de ventas realizadas de Renault 9 Gts con cantidades

mayores o iguales a 1.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C6;"Renault 9 Gts";E2:E6;">=1") 2
Utilizando el asistente para funciones tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor donde se quiere el resultado de la función.

2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Seleccionar la categoría de la función así:
24
Diplomado en Excel
CATEGORÍA FUNCIÓN
Matemáticas y trigonométricas SUMAR.SI
Matemáticas y trigonométricas SUMAR.SI.CONJUNTO
Estadísticas PROMEDIO.SI
Estadísticas PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Estadísticas CONTAR.SI
Estadísticas CONTAR.SI.CONJUNTO
Seleccionar la función deseada. Para el ejemplo se hallará el promedio de

ventas realizadas de Renault 9 Gts cuya cantidad vendida sea mayor
o igual a 1. Seleccionar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
4. Se abre una ventana para ingresar los argumentos de la función.
5. Clic en Aceptar.
Funciones de Texto
MAYUSC: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en una celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en

mayúsculas.

3. Elegir la categoría Texto.
25
4. Marcar la función Mayúsc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a mayúscula
y Aceptar.
MINUSC: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada

celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos a
continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en

minúsculas.
4. Marcar la función Minusc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a minúscula

y Aceptar.
26
Diplomado en Excel
NOMPROPIO: Permite cambiar una cadena de caracteres donde la

primera letra de cada palabra quedará en mayúscula y las demás en
minúscula.
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información con la

primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás en minúscula.
4. Marcar la función Nompropio y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
CONCATENAR: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
27
Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará unida la información.

4. Marcar la función Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros el contenido de cada una de las celdas y/o
cadenas de texto a concatenar y Aceptar.
LARGO: Permite contar el número de caracteres de una cadena de texto.
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará el valor numérico de la

cantidad de caracteres existente en una celda.
4. Marcar la función Largo y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
28
Diplomado en Excel
Funciones Es
Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el resultado
es VERDADERO O FALSO.
La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Función(valor)
ESBLANCO: Permite establecer si el valor de la referencia contiene una

celda vacía o no.
ESERR: Permite identificar los valores con error #N/A.
ESERROR: Permite identificar valores con cualquier tipo de error

#¡REF!,#¡VALOR!;#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, ó #N/A.
ESLOGICO: Permite determinar si el valor se refiere a un valor lógico es

decir verdadero o falso.
ESTEXTO: Determina si el valor del argumento es texto.
ESNOTEXTO: Determina si el valor del argumento no es texto.
ESNUMERO: Determina si el valor del argumento es número.
ESREF: Determina si el valor del argumento es una referencia.
29
Funciones Financieras
Función VA: Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un

pago futuro o una serie de pagos futuros.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el valor actual.
3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función Va y Aceptar
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el

resultado del valor actual y Aceptar.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por

anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Roberto Fernández está proyectando pagar su primer semestre de carrera

en la universidad. Comenzará a ahorrar en una entidad que le ofrece una
tasa de interés del 23% anual. ¿Cuanto debe depositar hoy por una sola
vez para alcanzar la suma de $5.400.000 dentro 3 años?
Respuesta: Aplicando la función VA e ingresando en los parámetros los

valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el señor
Roberto Fernández debe depositar hoy en la cuenta de ahorros es de $ -
2.901.873,16. El valor aparecerá en Excel en color rojo y con signo
negativo porque representa el egreso que el señor Roberto Fernández
debe realizar para obtener el ahorro que necesita.
30
Diplomado en Excel
Función VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente o
una serie de cuotas uniformes.
Para utilizar esta función, se deben seguir los siguientes pasos:

4. Marcar la función Vf y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros los valores conocidos para hallar el

resultado del valor futuro y Aceptar.

Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que produce

el 22% anual. Si no se retira ninguna cantidad ¿cuánto se tendrá ahorrado
dentro de 4 años?
31
Respuesta: Aplicando la función VF e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se
obtendrá en la cuenta dentro de 4 años es de $1.772.268. Para este caso
en el parámetro Va se antepone el signo – y el valor futuro quedará
positivo.
Función PAGO: Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma

presente o una suma futura.
Para utilizar esta función, se deben realizar los siguientes pasos:
4. Marcar la función Pago y Aceptar.

resultado del pago y Aceptar.
32
Diplomado en Excel
El parámetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por

Ejemplo:
¿Cuanto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar dentro

de 36 meses $3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de interés del
3% mensual?
Respuesta: Aplicando la función PAGO e ingresando en los parámetros

los valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se
debe ahorrar mensualmente para retirar dentro de 36 meses la suma de
$3.500.000 es de $ -55.313,28.
Función TASA: Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de interés

pagado por periodo de un préstamo o de una inversión.
Para utilizar esta función, se deben seguir los pasos descritos a

continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá la tasa.

4. Marcar la función Tasa y Aceptar.
33
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado de la tasa y Aceptar.

Ejemplo:
Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira

$2.300.000 el último mes ¿A qué tasa de interés ahorró?
Respuesta: Aplicando la función TASA e ingresando en los parámetros

los valores conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al
que se ahorró mensualmente es de 1,53%.
Función NPER: Se utiliza para hallar el número de pagos realizados en

una inversión.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el número de periodos.
34
Diplomado en Excel
4. Marcar la función Nper y Aceptar.

resultado del número de periodos y Aceptar.

Ejemplo:
Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000 después

de haber depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de 2.5%
mensual. ¿Cuánto se debe esperar?
Respuesta: Aplicando la función NPER e ingresando en los parámetros

los valores conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se
debe esperar para retirar de la cuenta $70.000, después de haber
depositado $10.000 a una tasa del 2,5% mensual son 78, 8 meses.
35
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 2
Formato Condicional Enriquecido
Se puede utilizar el formato condicional para visualizar fines analíticos de

presentación. Puede implementar y administrar varias reglas de formatos
condicionales en forma de degradados de color, barras de datos y
conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas, puede cumplir
un máximo de setenta y cuatro (74) condiciones, las versiones anteriores
solo puede utilizar hasta tres (3). Los intervalos de formato condicional de
las celdas se puede superponer, pero esto no está permitido en las
versiones anteriores de Excel
• Seleccionar un rango de celdas.

• Hacer clic en la ficha inicio en el grupo estilos.
• Hacer clic en la flecha de Formato condicional, esperar a que se
despliegue un menú y seleccionar uno de los ítems de la Barra de
datos.
37
Formato condicional avanzado: Permite definir reglas (condiciones)
asignando así uno o más formatos para una misma celda o conjunto de
celdas.
Seleccionar un rango de celdas.
Hacer clic en la ficha inicio en el grupo estilos.
Hacer clic en la flecha de Formato condicional, esperar a que se despliegue

un menú, seleccionar Administrar reglas.
Dar clic en Nueva regla para activar el cuadro de diálogo nueva regla de
formato y seleccionar un tipo de regla.
38
Diplomado en Excel
Seleccionar Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.

Presenta en la parte inferior la ventana Editar una descripción de regla.
En Estilo de formato seleccionar Escala a 2 colores.
Seleccionar un Tipo de Mínima y Máxima (valor mínimo y máximo del

rango de celdas)
Clic en Color para seleccionar el color que representará los valores más
bajos y los valores más altos para el mínimo y para el máximo.
Aceptar.
39
Suma condicional
La suma condicional permite sumar un rango de celdas teniendo en cuenta

una o más condiciones. Para explicar esta herramienta se utilizará una
base de datos de ventas de vehículos y se hallará el total de las ventas
realizadas por Yolanda Piñeros de un vehículo marca Chevrolett Sprint.
La suma condicional es una herramienta que no está habilitada con solo

instalar Excel; si se quiere trabajar Suma condicional se debe habilitar el
complemento teniendo en cuenta los siguientes pasos:
Ir al botón de office, y dar clic en Opciones de Excel.
Clic en la categoría Complementos.
En Complementos de Excel hacer clic sobre el botón ir.
Activar Asistente para suma condicional.
Dar clic en Aceptar.
Se activa la herramienta en el grupo Soluciones de la ficha Fórmulas.
40
Diplomado en Excel
Pasos para trabajar la herramienta Asistente para Suma condicional:
Ubicar el cursor dentro de la base de datos.
Dar clic en Suma condicional que se encuentra en el grupo Soluciones

de la ficha Fórmulas.
Se abre una ventana indicando el Paso 1 de 4 pasos. El paso 1 permite

definir el rango de la base de datos. Si se ha ubicado dentro de ella el
rango ya está definido.
Dar clic al paso siguiente, el paso 2 de 4 permite definir el campo que se

sumará, para el ejemplo; seleccionar de la lista desplegable Columna
para sumar el campo Total.
Definir las condiciones así, en la columna el campo de criterio, en Es, el

operador de comparación y en el campo Este valor, definir la condición.
41
Para el ejemplo seleccionar la columna Nombre del vendedor Es = a el
valor Yolanda Piñeros y dar clic en Agregar condición; Columna
Nombre del Vehìculo Es = a el valor Chevrolett Sprint, dar clic en
Agregar condición.
Clic al paso siguiente, el resultado se puede dar de dos maneras,

Seleccionar Copiar sólo la fórmula en una sola celda, si no se quieren
ver las condiciones, ó seleccionar Copiar la fórmula y los valores
condicionales, si se quiere ver las condiciones y el resultado de la
fórmula. Para el ejemplo seleccionar la segunda opción.
42
Diplomado en Excel
Dar clic al paso siguiente. El paso 4 y siguientes pedirá la selección de una

celda en blanco, en ellas se mostrará cada una de las condiciones y el
resultado de la suma. Seleccionar una celda en blanco y clic en siguiente,
hacer esto mismo hasta encontrar la opción Finalizar.
43
Asignar nombre a un rango
Un nombre es una forma abreviada de referirse a una celda o rango de

celdas. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
• El primer caracter de un nombre deberá ser una letra o un caracter

de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras,
números, puntos y caracteres de subrayado.
• Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda,
como A1 o A$1.
• Un nombre debe ser único en la hoja de cálculo.
• Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Puede
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores.
• Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
• Distinción entre mayúsculas y minúsculas.
Para crear un nombre se puede:
• Seleccionar la celda o rango de celdas y escribir el nombre en el

Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas.
• Crear un nombre a partir de una selección, se puede crear

nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna
existentes mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.
También es posible con el siguiente procedimiento:
1. En la Ficha Fórmulas en el Grupo Nombres definidos activar la

opción Asignar Nombre a un rango.
44
Diplomado en Excel
2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, escribir el nombre que se

desee utilizar para la referencia en la opción nombre.
3. Para especificar la ubicación del nombre, en el cuadro de lista

desplegable Ámbito, seleccionar Libro o el nombre de una hoja de
cálculo del libro.
4. Si se desea una explicación del rango del nombre en el cuadro

comentario se puede escribir un texto con una longitud máxima de
255 caracteres.
5. En el cuadro Hace referencia a, seguir uno de los procedimientos

siguientes:
Referencia de celda: La selección actual se especifica de forma

predeterminada. Para especificar otras referencias de celdas como
argumento, hacer clic en Contraer diálogo (lo que oculta
temporalmente el cuadro de diálogo), seleccionar las celdas de la hoja de
cálculo y, a continuación, presionar Expandir diálogo .
6. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, hacer clic en Aceptar.
45
Si se desea convertir los rótulos de fila y columna existente en nombres,
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango al que se desee asignar un nombre, incluidos los

rótulos de fila o de columna.
2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, hacer clic en

Crear desde la selección.
3. En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designar la

ubicación que contiene los rótulos, activando las casillas de verificación
Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna
derecha.
Administrador de nombres
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con

todos los nombres definidos y de tabla del libro.
46
Diplomado en Excel
Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el grupo

Nombres definidos de la ficha Fórmulas, hacer clic en Administrador de
nombres.
El cuadro de diálogo Administrador de nombres, permite visualizar los

nombres definidos por el usuario o por Excel, el valor de la celda o rango,
la referencia del nombre, el ámbito y el comentario. Si se desea ajustar el
tamaño de las columnas en este cuadro de diálogo, hacer doble clic en la
parte derecha del encabezado de la columna y para ordenar la lista de
nombres en orden ascendente o descendente, hacer clic alternativamente
en el encabezado de la columna.
Utilizar los comandos de lista desplegable Filtro para que se muestre

enseguida un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se
activa o desactiva la operación de filtrado, lo que facilita combinar o quitar
distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados
deseados.
Para cambiar un nombre a un rango, seleccionar el nombre y dar clic en el

botón Editar. Cambiar algunas de las opciones en el cuadro Editar
Nombre. Si se cambia un nombre definido o de tabla, también se cambian
todos los usos de ese nombre en el libro. También se puede hacer doble
clic en el nombre.
Si se requiere eliminar un nombre de un rango, seleccionar el nombre y

dar clic en la opción Eliminar. Confirmar la eliminación. También se puede
presionar la tecla <Supr>.
Ejemplo:
Se requiere que cada columna de la base de datos posea un nombre de

rango.
Para el siguiente escenario las columnas no deben tener espacios entre

filas y columnas:
1. Ubicarse en la celda A1.

2. Oprimir las teclas <SHIFT> + <FIN> + flecha hacia derecha (→)
3. Oprimir las teclas < SHIFT> + <FIN> + flecha hacia abajo (↓)
4. Hacer clic En la ficha fórmulas, en el grupo nombres definidos dar clic
en el botón crear desde la selección.
5. Seleccionar el cuadro de chequeo fila superior.
47
6. Hacer clic en aceptar.
Observar la flecha desplegable del cuadro de nombres.
Ubicarse en la celda A21
Escribir = suma (cantidad) a continuación, oprimir la tecla <ENTER>.
De esta forma se omiten las referencias de celda en las funciones y se

opera nombres de rango.
48
Diplomado en Excel
Ficha vista
Vistas del libro: normal diseño de página
1. Ubicarse en la ficha vista, grupo vistas, botón vistas del libro.
Esta vista permite mostrar el archivo original, con formatos, Excel maneja
de forma predeterminada esta vista.
Diseño de página: Muestra el documento tal y como aparecerá de forma

impresa, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda
tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página.
Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o modificar los
márgenes de página directamente en la hoja de cálculo.
De forma predeterminada, la regla muestra las unidades predeterminadas

especificadas en la configuración regional del Panel de control. Sin
embargo, las unidades se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o
milímetros. Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se
pueden ocultar fácilmente.
49
Vista previa del salto de página
Esta vista permite observar la interrupción de las páginas en el momento

de la impresión.
Separando las líneas para abarcar mejor espacio de impresión para

informes.
50
Diplomado en Excel
Mostrar u ocultar
Este botón permite mostrar o no, las líneas de la cuadrícula, barras de

fórmulas y títulos en la hoja de cálculo seleccionada:
1. Ubicarse sobre una hoja de cálculo.
2. En la ficha vista, grupo mostrar u ocultar, hacer clic sobre el botón y

deshabilitar líneas de cuadrícula, barras de fórmulas y títulos.
51
Zoom
Este botón le permite realizar un acercamiento u alejamiento de la

información de la hoja de cálculo, también puede encontrar este botón en
la barra de estado parte derecha de la pantalla
Aumentar / disminuir el zoom de la hoja de cálculo:
1. Ubicarse en la hoja de cálculo.
2. En la ficha vista, grupo zoom, hacer clic sobre el botón Zoom.
3. Seleccionar el botón de opción 25% y hacer clic sobre el botón de

Aceptar.
52
Diplomado en Excel
Grupo ventana
Permite abrir nuevas vistas actuales de la hoja ubicada, para así verificar
información de varias hojas del libro vigente organizándola en forma de
mosaico o cascada y así inmovilizar información específica.
Nueva ventana: Abre una nueva vista de la hoja actual.
Organizar todo: Establece un ajuste de ventanas en forma de mosaico o

cascada.
Inmovilizar paneles: Permite bloquear el desplazamiento de filas o

columnas de acuerdo a la ubicación del cursor del Mouse.
Dividir ventana: Al dividir una ventana, Excel nos permite visualizar

diferentes secciones de un documento. En la figura se muestra la hoja de
cálculo dividida en 4 secciones, cada una de ellas muestra posiciones
distanciadas de la hoja de cálculo.
La sección 1 muestra información a partir de la celda A1, la sección 2

muestra información a partir de la celda R1, la sección 3 muestra
información a partir de la celda A12, y por último la sección 4 que muestra
información a partir de la celda R12.
53
Cada una de dichas secciones puede ser manejada de manera
independiente, permitiendo la visualización de varias partes de una hoja
de cálculo.
Para Dividir una ventana podemos utilizar varias formas, desde la barra de
desplazamiento o desde la cinta de opciones.
Dividir ventana a partir de las barras de desplazamiento:
1. Ubicar el puntero del mouse en el cuadro de división de las barras de

desplazamiento hasta que el puntero del mouse se muestre en forma
de cruz.
Cuadro de división
1. Dar clic sostenido hacia abajo (hacia abajo si está en la barra de

desplazamiento vertical), o hacia la izquierda (hacia la izquierda si está
en la barra de desplazamiento horizontal), hasta la Posición deseada.
Dividir ventana desde la cinta de opciones:
1. Ubicar el cursor en la posición donde se quiere dividir.
2. Dar clic al botón dividir que se encuentra en el grupo ventana de la

ficha vista.
54
Diplomado en Excel
Para quitar división se puede dar doble clic en cualquier parte de la barra
de división o bien desactivar el botón Dividir que se encuentra en la cita
de opciones.
55
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 3
Validación de datos
Esta herramienta evita la entrada de datos no validos en celda(s) como

método de integridad de la información evitando errores e inconsistencias.
Criterios de validación
Número entero: Permite el ingreso única y exclusivamente de números

que cumplan un criterio.
Decimal: Permite el ingreso de números enteros y decimales.
Lista: Permite a través de un cuadro, con flecha desplegable, seleccionar

valores de tipo texto y número.
Fecha / hora: Permite el ingreso de fechas y horas exclusivamente.
Longitud de texto: Limita el número de caracteres de un campo.
Personalizada: Usada si el ingreso de la información depende de otra

celda.
57
Tipos de mensajes
De acuerdo al tipo de validación se puede clasificar los mensajes en las

siguientes clases:
Tipo grave
Permite al usuario reintentar
el ingreso del dato o bien
cancelarlo.
Tipo advertencia
Da la posibilidad al usuario
de aceptar el ingreso dando
clic en sí, o denegar el
ingreso dando clic en no o
cancelar el ingreso del
valor.
58
Diplomado en Excel
Tipo información
Presenta un cuadro de
mensaje para que el usuario
cancele o acepte el ingreso
de datos.
Crear una validación de datos
Ejemplo:
Restringir la entrada de datos para que el campo cantidad de la base de

datos, solo acepte mínimo 10 unidades:
Ubicarse en la celda E2.
Oprimir las teclas <Ctrl> + <Shift> + Flecha hacia abajo (↓)
En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en el

botón validación.
En la pestaña configuración en la flecha desplegable, seleccionar

número entero.
En el cuadro de texto de datos, seleccionar mayor e igual que.
En el cuadro de texto mínimo, escribir 10, hacer clic en Aceptar.
59
En la pestaña de mensaje de entrada, en el cuadro de texto título
escribir “señor usuario”
En el cuadro de texto de mensaje de entrada, escribir “Recordar

cantidades mínimas”
60
Diplomado en Excel
En la pestaña mensaje de error, en el cuadro de texto título escribir

“entrada no valida”.
En el cuadro de texto de mensaje de error, escribir “verificar cantidades”
Hacer clic en Aceptar.
61
Rodear con un círculo datos no válidos
Esta herramienta muestra en círculos rojos los datos de las celdas que no
cumplan los criterios, facilitando así, la búsqueda de errores en las hojas
de cálculo.
Ejemplo:
Se requiere identificar todos los artículos cuya cantidad sea inferior a 10

unidades:
1. Seleccionar el rango de celdas correspondientes a cantidad E2:E17.
2. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en la

flecha desplegable del botón validación y seleccionar rodear con un
círculo datos no válidos.
• Se debe tener presente que este círculo sólo aplicará si las celdas
de la hoja activa están validadas.
62
Diplomado en Excel
Borrar círculos de validación
Esta herramienta quita los círculos rojos de las celdas que no cumplieron
los criterios en validación.
1. Seleccionar el rango de celdas correspondientes a cantidad E2:E17.

2. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en la
flecha desplegable del botón validación y seleccionar borrar círculos
de validación.
Conceptos básicos de bases de datos
Una base de datos es una lista organizada de información, que consta de

una serie de filas y columnas de datos relacionados. En Microsoft Excel,
puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o
subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una
base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar
la información.
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.
63
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en
la base de datos.
Cada fila de la lista es un registro en la base de datos. La primera fila está

compuesta por los títulos de las columnas, los cuales sirven para
organizar, manejar y consultar información.
Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar

información. Al crear una base de datos se deben seguir las instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y

cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de un
campo pueden ser texto, números, fechas, fórmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados en

él. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres de
campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen fórmulas o

funciones. Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se
elabora una base de datos
Tamaño de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de cálculo.
Ubicación de los nombres de los campos: La primera fila deberá

contener los nombres de los campos o también se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser valores

de tipo texto.
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un máximo de 255

caracteres.
Registros: Cada registro deberá tener los mismos campos, pero no es

necesario insertar datos en cada campo.
64
Diplomado en Excel
Uso de Mayúsculas: Se puede usar mayúsculas o minúsculas y cualquier

tipo de formato.
65
De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de cálculo y
posteriormente en programas para bases de datos.
Funciones de búsqueda
Busca un valor en una matriz vertical u horizontal basado en un campo

coincidente entre la tabla origen (La tabla origen contiene la información,
es la tabla a dónde se va a buscar) y la tabla destino (La tabla destino es
la tabla que busca la información) basado en las funciones BuscarV y
buscarH.
Es recomendable crear un nombre de rango a la matriz de origen de la

información y así agilizar los pasos en la elaboración de la fórmula y
permitir una mejor comprensión y claridad de la información.
Función BUSCARV, BUSCARH
Es utilizada la función BuscarV cuando la información de origen está en

una tabla vertical, es decir la base de datos está organizada en columnas.
La función BuscarH es utilizada cuando la información está organizada en
filas.
La función BUSCARV, proporciona la posibilidad de buscar un valor en la

primera columna de una matriz de origen para obtener valores de una
columna a la que se haga referencia y obtener el valor de la celda.
Para acceder a la función se debe poner el cursor en la celda donde se

quiere el resultado, luego dar clic en fx, buscar la categoría Búsqueda y
referencia, dar clic en BUSCARV. Presenta la siguiente caja de diálogo con
los siguientes parámetros.
66
Diplomado en Excel
Valor_buscado es el valor que se busca en la tabla de origen. El valor

buiscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en, es una tabla de información en la que se buscan los
datos.
Indicador_Columnas, es un valor numérico que indica la columna que
se traerá de la matriz_buscar_en
Odenado, es un valor lógico, se debe escribir 0 o falso para buscar el
valor exacto, o escribir 1 o verdadero para buscar un valor aproximado.
Ejemplo:
Para el siguiente ejemplo se insertará una columna por teclado:
Oprimir las teclas <Ctrl> + <Inicio>
Oprimir las teclas <Ctrl> + <Barra espaciadora>
Oprimir las teclas <Ctrl> y la tecla <+>
Resultado: inserta una columna por teclado
Colocar en la celda el nombre CODIGO.
Colocar en la celda A2 el código 20500 y en la celda A3 colocar el código

20600, seleccionar las 2 celdas y arrastrar de forma vertical hasta la
última celda.
67
Ubicarse en la celda A19, colocar el código 21400, según la base de datos
pertenece a Andrea.
Se necesita que con tan solo variar el código que se encuentra en la

celda A19, colocar en la celda B19 el nombre correspondiente a ese
código
Ubicarse en la celda B19.
Insertar la función de la categoría búsqueda y referencia BUSCARV.
Ubicarse en el cuadro de texto de Valor_buscado y escribir A19.
Ubicarse en el cuadro de texto Matriz_buscar_en y seleccionar A1:J12.
Ubicarse en el cuadro de texto indicador_de_filas y escribir 2.
Ubicarse en el cuadro de texto Ordenado y escribir 0.
68
Diplomado en Excel
La función BUSCARH, proporciona la posibilidad de buscar un valor en la

primera fila de una matriz de origen para obtener valores de una columna
a la que se haga referencia y traer el valor de la celda.
Para acceder a la función se debe poner el cursor en la celda donde se

quiere el resultado, luego dar clic en fx, buscar la categoría Búsqueda y
referencia, dar clic en BUSCARH. Presenta la siguiente caja de diálogo
con los siguientes parámetros.
Valor_buscado es el valor que se busca en la tabla de origen. El valor

buiscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en, es una tabla de información en la que se buscan los

datos.
69
Indicador_filas, es un valor numérico que indica la fila que se traerá de
la matriz_buscar_en. Es el número de la fila de la matriz y no del
nombre.
Odenado, es un valor lógico, se debe escribir 0, ó falso, para buscar el

valor exacto, ó escribir 1, ó verdadero, para buscar un valor aproximado.
Consejo:
Lo anterior se podrá simplificar, asignando un nombre al conjunto de

celdas de la matriz, y escribiéndolo en la sección de Matriz_buscar_en o
llamándola con la tecla F3. Si la fórmula se va a copiar a otros registros y
se ha hecho una selección de celdas ese rango se debe fijar (definir el
rango como absoluto) presionando F4.
70
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 4
Grupo Auditoría de fórmulas
Es una herramienta que permite a través de flechas identificar el origen de

una fórmula involucrando celda o celdas, o el grupo de fórmulas que
dependen de otras rastreando la información.
Ejemplo:
Se requiere identificar las celdas que componen el total
1. Ubicarse en la celda g2.

2. En la ficha fórmulas en el grupo de Auditoría de fórmulas en la
flecha desplegable, seleccionar Rastrear Precedentes.
71
Analiza la hoja de trabajo actual en busca de
errores.
Dibuja unas flechas indicando dónde están las

celdas involucradas en la fórmula.
Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece

la celda seleccionada, si es que pertenece a
alguna fórmula.
Elimina las flechas indicativas de celdas creadas.
Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula

para que pueda ver la fórmula y los resultados de
la fórmula de la celda activa.
72
Diplomado en Excel
Muestra la ventana de inspección para hacer un

seguimiento del valor de las celdas.
Ventana de inspección:
Facilita el cálculo de fórmulas y resultados en la hoja de cálculo.
Ejemplo:
Inspeccionar una fórmula:
1. Ubicarse en la celda de total G3.

2. En la ficha de fórmulas, en el grupo de Auditoría de fórmulas,
seleccionar ventana de inspección.
Texto en columnas
Esta herramienta permite dividir el contenido de una celda y dividirlo en

varias columnas, utilizar este método cuando se desee separar 2 campos
como Nombre y apellido, país ciudad, permitiendo la ubicación de cada
uno de estos campos en columnas diferentes, se utiliza con frecuencia
cuando se desea analizar información que se encuentra en archivos de
texto.
73
Para utilizar este asistente se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas donde está la información a separar.
En la ficha de datos, grupo herramientas de datos, hacer clic sobre el

botón texto en columnas.
Cuando se requiera separar palabras de una cadena de caracteres marcar

el tipo de archivo delimitados y presionar clic en el botón siguiente del
asistente.
El separador adecuado para distanciar las palabras es espacio, presionar

clic en el botón siguiente.
Marcar la celda de destino de la información y finalizar.
74
Diplomado en Excel
Ejemplo: Separar de la hoja de CLIENTES los campos nombre y apellido.
1. Ubicarse en la hoja clientes, seleccionar el rango de datos que se

desea convertir.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en

Texto en columnas.
3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, hacer

clic en Delimitados y luego en Siguiente.
75
En el paso 2, activar la casilla de verificación Espacio y desactivar las
demás casillas bajo Delimitadores.
76
Diplomado en Excel
En el cuadro Vista previa de los datos, se muestra el nombre y el

apellido en dos columnas distintas. Hacer clic en el botón finalizar.
Quitar duplicados
Esta herramienta elimina los registros duplicados de una fila. Un registro

duplicado es aquel en el que todos los elementos de una fila son
exactamente iguales. Para Excel 2007 es un duplicado si el contenido de
la celda es el mismo sin importar su formato, así, si en una celda se
tiene el valor $1.000.000.00 y en otra 1000000 él los verá como
duplicados.
Seleccionar el rango de celdas que tiene celdas duplicadas (a1:b10).
En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en

quitar duplicados.
77
Luego aparecerá un mensaje de tipo información indicando cuántos
valores se encontraron duplicados, y cuantos permanecen.
Ordenar datos
78
Diplomado en Excel
Excel 2007 permite ordenar los datos por color y por más de 3 niveles
(hasta un máximo de 64). También se puede filtrar los datos por color o
por fechas, mostrar más de 1000 elementos en la lista desplegable
Autofiltro.
Ejemplo:
Se requiere ordenar de forma ascendente por los campos nombres,

apellidos, artículos de forma ascendente y los campos cantidad y valor de
forma descendente:
Ubicarse en una celda dentro de la base de datos.
Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botón ordenar.
Hacer clic sobre el botón agregar nivel para cada uno de los campos que
se necesita para ordenar.
El campo Ordenar según, permite ordenar:
por color de la celda ordena por el color de fondo
color de la fuente ordena por el color del texto
icono de la celda ordena por objetos gráficos
Agrega nuevos niveles de ordenamiento.
79
Elimina niveles de ordenamiento agregados.
Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios.
Sube o baja niveles de ordenamiento en la base

de datos.
Hace distinguir entre mayúsculas y minúsculas en

los niveles.
Si la base de datos posee nombres de columna y

se quiere que no incluya el ordenamiento de ellas
mismas.
Filtros
Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen

un determinado criterio, entendiendo como criterio, una condición que se
especifica de acuerdo a los valores contenidos en un campo.
Los Filtros se pueden clasificar en Autofiltros y Filtros Avanzados:
Autofiltros
Para activar los filtros siga los siguientes pasos:
Ubicarse en una celda dentro de la base de datos en la Ficha Datos,

en el grupo ordenar y filtrar se encuentra la opción filtro.
Esta opción activa un Menú en donde se encuentra la opción de Filtro,

la cual activa unas flechas en el encabezado de cada columna. Al
dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos que se
80
Diplomado en Excel
tenga, se activan opciones de filtrado diferente y opciones de

ordenamiento. Se pueden activar varios autofiltros y la información
se basa en el filtro anterior, reduciendo la cantidad de registros
visibles.
Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un

formato, por criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen
mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Es decir
que no se puede filtrar por dos tipos de autofiltro al tiempo.
Tipos de Autofiltros
Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro

contiene valores numéricos se deben activar o desactivar las casillas
de acuerdo al criterio, como máximo soporta 10.000 entradas. Si la
lista en muy grande se debe desactivar la opción Seleccionar todo
de la parte superior, y seleccionar solamente los valores a mostrar.
Ejemplo:
Mostrar todos los artículos de memoria 2 Gb:
1. En la flecha desplegable de artículos, deshabilitar el cuadro de

chequeo seleccionar todo y seleccionar memoria 2 Gb.
2. Hacer clic en Aceptar.
Si se desea emplear filtros con rangos de comparación se debe seleccionar

la opción Filtros de Números donde aparece un Menú con opciones
específicas.
81
Quitar filtros
No se debe olvidar dar un clic sobre la flecha desplegable y

seleccionar borrar filtro del campo que trabajó.
Ejemplo:
Identificar todos los artículos cuya cantidad corresponda entre 100 y

300 unidades:
1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar

filtros de número y del nuevo submenú seleccionar el operador
entre.
82
Diplomado en Excel
2. A continuación en esta nueva ventana de autofiltro personalizado

en el cuadro de texto escribir 100 y en el segundo cuadro de
texto escribir 300.
*No se debe olvidar quitar el filtro.
Si se desea mostrar los valores más altos o bajos de un rango se debe

seleccionar la opción Diez mejores.
Ejemplo:
Mostrar los 2 productos que más cantidad tienen:
83
En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por
número y a continuación Diez mejores.
Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 2.
* No se debe olvidar quitar el filtro.
Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas numérico.
Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas numérico.
84
Diplomado en Excel
Por un formato: Si la columna a filtrar tiene diferentes colores de celdas

o fuentes, o diferentes íconos se puede activar un autofiltro por formatos,
activando la opción de Filtrar por color en el menú del autofiltro.
1. Aplicar un color al rango de celdas de la columna de valor (columna

F).
2. En la flecha desplegable de valor, habilitar la opción filtro por color.
• Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios
varían y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la
opción Filtro Personalizado.
85
Al activar la opción Filtro personalizado, Excel 2007 muestra una caja
de diálogo que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el
operador lógico “Y” y el operador lógico “O”.
En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparación

(es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la
lista desplegable derecha seleccionar el valor.
86
Diplomado en Excel
• Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Menú cuenta

con la opción Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el
manejo de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del
rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de
años, meses y días. Si se activa un nivel se desactivan los otros
niveles.
En el menú aparece la opción Filtro Personalizado, además de aplicar

filtros con los operadores de comparación, es posible aplicar operadores
lógicos (Y, O), para obtener registros que cumplan condiciones al
tiempo.
Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas <CTRL> +

<SHIFT> + <L>
Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificación

Vacías, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo
criterio para ese campo es vacío. Para volver a mostrar todos los
registros se activa la opción Borrar Filtro…
87
Filtrar por selección: También es posible activar los autofiltros dando
clic derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opción filtrar y de acuerdo
al tipo de datos seleccionar:
Para filtrar por texto, número o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.
Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.
88
Diplomado en Excel
Filtros avanzados
Los filtros avanzados muestran los registros que cumplen determinados

criterios, y a diferencia de los autofiltros permiten copiar la información
filtrada a otro lugar, admite más criterios y especifica los campos
filtrados.
Criterio
Un criterio es una condición que se debe establecer para seleccionar

registros de la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo
texto, número, fecha, hora.
El área de datos corresponde a la información que se evaluará con

respecto al título del criterio, es decir, la condición que debe cumplir el
criterio o criterios seleccionados.
Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos,

y pueden estar compuestos por uno o varios campos, el cual puede tener
conector lógico Y,O.
Definición de un solo criterio
Usado cuando la consulta debe cumplir una condición. Para definir un

Criterio sencillo, es decir con un solo campo se debe:
• Copiar el Título del campo a Condicionar.

• Desplazar el cursor una celda hacia abajo y escribir la condición que
debe cumplir el campo.
Las condiciones en los criterios de tipo numérico y fecha deben tener un

operador que permita comparar (>,<,>=,<=,<>). El signo igual se
omite.
Por ejemplo:
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones

avanzadas.
89
Si se desea que el filtro Oculte las filas que no cumplen los criterios, se
debe hacer clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. (El
resultado se muestra como en Autofiltros, dentro de la misma base de
datos)
Para filtrar los registros copiando las filas que cumplen los criterios a otra
área de la hoja de cálculo, ó a otra hoja de cálculo ó a otro archivo, se
debe activar la opción Copiar a otro lugar.
1. En el Rango de la lista se debe seleccionar el rango de los datos de la

base de datos, incluyendo los títulos de las columnas, ó también si se
tiene un nombre a la base de datos, se puede presionar la tecla <F3>
y seleccionar el nombre.
Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado

mientras se selecciona un rango, se hace clic en Contraer diálogo
y presionar Expandir diálogo , para retornar al cuadro ó presionar
la tecla <Enter>.
2. En el Rango de criterios seleccionar las celdas correspondientes a

los criterios incluidos los rótulos de criterios. Es decir las celdas:
90
Diplomado en Excel
3. Al tener activa la opción Copiar a otro lugar, se habilita la casilla

Copiar a donde se debe seleccionar la celda en la cual quedará el
filtro escrito. Se Puede seleccionar una celda en blanco, para que Excel
2007 copie todos los campos y solo los registros que cumplan la
condición.
Es posible declarar las columnas que se quieren como resultado del

filtro avanzado, copiando previamente los encabezados de las
columnas deseadas en el lugar de salida de los datos y en el cuadro
Copiar a se debe seleccionar este rango.
Si se requiere ubicar los datos filtrados en otra hoja o en otro libro, el

rango de criterios se debe ubicar en la hoja donde se mostraran los
registros filtrados.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el listado de artículos vendidos en

la ciudad de Bogotá.
1. Oprimir las teclas <Ctrl> + <*> estando en una celda de la base de

datos para seleccionarla.
2. Asignar un nombre a la base de datos.
3. Colocar en la celda N1 ciudad; en la celda N2 Bogotá.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el
botón avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y seleccionar la base de datos u
oprimir la tecla <F3>.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y seleccionar n1:n2.
7. Seleccionar el botón de opción copiar a otro lugar y en el cuadro de
texto copiar a, hacer clic sobre la celda P1.
8. Clic en el botón Aceptar.
91
Filtros avanzados con operadores lógicos
Las condiciones en los criterios de tipo numérico y fecha deben tener un

operador que permita comparar (>,<,>=,<=,<>). El signo igual se
omite.
Dos criterios conectados con y
fecha de Trae registros cuya fecha de entrega sean

ciudad mayores e iguales al día >=13/06/2007 y
entrega
que sean de la ciudad de Bogotá.
>=13/06/2007 Bogotá
Dos criterios conectados con O
Trae registros cuya venta haya sido realizada en la ciudad de

ciudad Bogotá o Cali.
Bogotá
Cali
92
Diplomado en Excel
Utilizando el operador “O” y el operador “Y”

ciudad mayores e iguales al día >=13/06/2007 y
entrega
>=13/06/2007 Bogotá que sean de la ciudad de Bogotá o Cali.
>=13/06/2007 Cali
Operadores

ciudad menores a 13/06/2007 Y que sean diferentes
entrega
<> a la ciudad de Bogotá.
<13/06/2007 Bogotá
En Rango de la lista se debe definir el rango de la base de datos; si a la

lista o base de datos se le ha definido un nombre escribirlo o presionar la
tecla <F3> para llamarlo. También se pueden seleccionar las celdas que
componen la base de datos.
En Rango de criterios se deben definir las condiciones para filtrar.

Seleccionar las celdas que componen el criterio o bien escribir el nombre
que se le haya dado al criterio o llamarlo presionando la tecla <F3>.
En Copiar a, se le debe indicar a Microsoft Excel el rango de salida. Dar

clic en una celda en blanco si se quieren todos los campos de la base de
datos y solo aquellos registros que cumplen el criterio. Si se quieren unos
campos específicos se deben copiar los encabezados de resultado en la
hoja donde se encuentre el criterio y seleccionar dichas celdas o escribir
el nombre de la salida si se ha nombrado.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el código, el nombre y el apellido

de las ventas realizadas en la ciudad de Bogotá.
1. Darle nombre a la base de datos. Oprimir las teclas <Ctrl> + <*>

estando en una celda de la base de datos para seleccionarla, asignar
el nombre base.
2. Colocar en la celda N1 ciudad; en la celda N2 Bogotá. Asignarle a

esas 2 celdas el nombre criterios.
93
3. Copiar los nombres de los campos Código, Nombre y Apellido a
partir de la celda P1. Asignarle a esas 3 celdas el nombre resultados.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el

botón avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y escribir el nombre de la base de

datos o seleccionarlo oprimiendo la tecla <F3>.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y escribir el nombre del

criterio o seleccionarlo oprimiendo la tecla <F3>.
7. Seleccionar el botón de opción copiar a otro lugar y en el cuadro de

texto copiar a, escribir el nombre de la salida o seleccionarlo
oprimiendo <F3>.
La caja de diálogo Filtro Avanzado, quedará como se muestra en el

siguiente gráfico.
8. Clic en el botón Aceptar.
Nota: Si la base de datos tiene registros idénticos, al activar la casilla

de verificación Sólo registros únicos, Excel 2007 traerá solo uno de
cada uno de los duplicados.
94
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 5
Esquemas
Esta herramienta agrupa un rango de celdas para expandirlas o

contraerlas, existen 2 tipos de esquemas en filas y columnas, los datos
deben ser apropiados para el esquema, se utilizan para trabajar niveles
de información, subtotales
1. Seleccionar el rango de celdas b2:f2 (es decir hasta la columna antes

de total).
2. En la ficha de datos, en el grupo esquema, en el botón agrupar
seleccionar agrupar.
3. Aparece una nueva ventana, seleccionar columnas y hacer clic en
Aceptar.
95
Observar que en la parte superior de la hoja de cálculo aparece una barra
que agrupa las columnas correspondientes a la selección.
Expandir columnas Contraer columnas
96
Diplomado en Excel
Contraer filas: Resume la selección por registros.
Expandir filas: Resume la selección por campos.
De esta forma se pueden agrupar subtotales, resultados de un grupo de

celdas, obteniendo así los resultados esperados, se debe tener presente
la agrupación de los registros tanto en fila como por columna de acuerdo
a la selección. Si quita un esquema mientras los datos de detalle están
ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas.
También puede agrupar oprimiendo las teclas <Alt> + <Shift> + Flecha

Izquierda o <Alt> + <Shift> + <Flecha abajo>.
97
Desagrupar
1. Seleccionar el rango de celdas a2:f2.

2. En la ficha de datos, en el grupo esquema, en el botón desagrupar
seleccionar desagrupar.
3. En la ventana de desagrupar seleccionar el botón de opción filas.
También se puede desagrupar oprimiendo las teclas <Alt> + <Shift> +

<Flecha derecha>.
Borrar esquema: Borra o elimina de la hoja de cálculo todas las

agrupaciones realizadas tanto en filas como en columnas.
Subtotales
Esta herramienta, suministra la posibilidad de aplicar una o más funciones

(suma, promedio, mínimo, máximo, contar, contara, producto, varianza,
desviación estándar) sobre rangos de información agrupados por un
determinado campo, estando previamente ordenado.
98
Diplomado en Excel
Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la lista de

acuerdo al campo por el cual se puedan generar grupos de datos, por
ejemplo Zonas, Ciudades, Áreas, etc.
Una vez generado el ordenamiento, ubicados en una celda dentro de la

lista o rango a subtotalizar damos clic en la ficha Datos, en el Grupo
Esquema donde encontramos la opción de Subtotal.
-En la lista desplegable Para cada cambio en, se debe seleccionar el

campo por el cual fue ordenada la base de datos, agrupando la
información según los diferentes valores.
En la lista desplegable Usar función, hacer clic en la función de resumen

que se desee utilizar para calcular los subtotales.
En el cuadro de lista Agregar subtotal a, activar la casilla de verificación

correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales
se deseen calcular.
La opción de Reemplazar Subtotales actuales, se utiliza para

sobrescribir los subtotales existentes.
La opción Salto de página entre grupos, se aplica cuando se desea

imprimir cada grupo en una página independiente.
Si el total se desea agregar en la parte inferior de la columna se debe

activar la casilla de Verificación Resumen debajo de los datos, de lo
contrario el total se verá reflejado al comienzo de la columna.
Ejemplo:
Calcular el Número de artículos por artículo.
Solución
1. Ordenar la base de datos por artículos, en la ficha datos, grupo

esquema, hacer clic sobre el botón subtotal.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo, de subtotales.
3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en la

palabra artículos.
99
4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar función, la palabra
suma.
5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo cantidad.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cuando se aplican los subtotales, en la parte izquierda de la hoja de

cálculo se activan unos símbolos de esquema que aparecen junto a
los números de fila. Los símbolos y permiten mostrar u ocultar las
filas de detalle de los subtotales.
100
Diplomado en Excel
Subtotales anidados
También es posible agregar Subtotales con diferentes funciones hasta 7

veces repitiendo los procedimientos descritos anteriormente y
desactivando la casilla de verificación de Reemplazar Subtotales
Actuales, para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes.
Los Subtotales se calculan con una función de resumen, el primer

argumento es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101
a 111 (pasa por alto valores ocultos) y el segundo argumento
corresponde a los rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal, que pueden ser de 1 a 254. Los números de las funciones de
resumen se describen en la siguiente tabla:
Número_función Número_función Función

(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
101
Ejemplo:
Se requiere calcular el total y el promedio de artículos vendidos por

artículo
1. Ordenar la base de datos por el campo artículo.
2. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botón

subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo de subtotales.

palabra artículos.

promedio.

subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo de subtotales.

palabra artículos.

suma.
11. Deshabilitar el cuadro de chequeo reemplazar subtotales

actuales.
102
Diplomado en Excel
Quitar subtotales

subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo, de subtotales.
2. Hacer clic sobre el botón quitar todos.
3. Hacer clic en Aceptar.
Tablas dinámicas
Los informes de tablas dinámicas permiten al usuario resumir la

información por categorías y subcategorías, totalizar los valores para
facilitar la toma de decisiones y analizar los datos desde diferentes puntos
de vista, permiten manipular grandes cantidades de datos y agregar
nuevos campos con fórmulas personalizadas. Es muy ágil el manejo de
los formatos para presentar comparaciones, facilitan la organización y el
resumen de datos en bases de datos.
103
Componentes de las tablas dinámicas
Campos de filas: Son los campos de base de datos ubicados en el área

de Fila, que representan las categorías por las cuales se resume la
información.
Campos de columnas: Son los campos de la base de datos ubicados en

el área de Columnas, que representan las categorías por las cuales se
resume la información
Campos de página: Son los campos de la base de datos ubicados en el

área de Página, que permiten mostrar los registros que cumplen un
determinado criterio, muy similar al manejo de autofiltros.
Campo de datos: Es el campo de la base de datos ubicado en el área de

Datos que se va a totalizar, con las funciones para realizar totales.
Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, pero también
puede contener texto. Los valores numéricos de forma predeterminada
utilizan la función de SUMA y los valores texto tienen como función
predeterminada CONTAR.
Elementos calculados: Son aquellas subcategorías de un campo en el

área de filas o columnas basadas en fórmulas creadas por los usuarios.
Campos calculados: Corresponden a los campos que se crean en el

área de datos con fórmulas creadas por el usuario.
Objetivo de una tabla dinámica
El objetivo de la tabla dinámica es aplicar herramientas de análisis para la

toma de decisiones, (costos, presupuestos, inventarios, ventas) en bases
de datos robustas, grandes o complejas donde la manipulación y
administración de la información es compleja.
Crear una tabla dinámica
Al crear un informe de tabla o gráfico dinámico, se conecta con un origen

de datos y luego se especifica la ubicación del informe.
Seleccionar una celda de la base de datos.
En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla dinámica

y, a continuación, en Tabla dinámica.
104
Diplomado en Excel
En el cuadro Seleccione una tabla o un rango; si se estaba ubicado en

una celda de la base de datos, el rango se visualiza en este cuadro, si la
ubicación es una celda vacía se debe seleccionar el rango de celdas o la
referencia del nombre de tabla.
Si los datos de origen se encuentran en otro archivo en una fuente de

conexión externa:
Hacer clic en Elegir conexión.
Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
105
Seleccionar en la lista desplegable Mostrar, de la parte superior del
cuadro de diálogo una de las categorías de conexiones existentes o,
Todas las conexiones (que es el valor predeterminado).
Seleccionar una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y

hacer clic en Abrir.
En la parte inferior permite activar la ubicación de la tabla dinámica.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que
empiece por la celda A1, hacer clic en Nueva hoja de cálculo.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente,

seleccionar Hoja de cálculo existente y, a continuación, escribir la
primera celda del rango de celdas donde se desea situar el informe de
tabla dinámica.
Excel crea una tabla dinámica en blanco para insertar los campos en las
diferentes ubicaciones.
106
Diplomado en Excel
Para ubicar los campos en la tabla dinámica se debe arrastrar los

encabezados de las columnas situados en la Lista de Campos de tabla
dinámica con clic sostenido al área de diseño donde aparecen los
campos de rótulos de fila, columna, o datos, dependiendo de la
información requerida.
1. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo artículos a rótulos de

fila parte inferior.
2. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Ciudad a rótulos de

columna.
3. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo cantidad a valores.
107
En la Lista de Campos el botón permite cambiar la forma de
visualización de los campos y las áreas de la tabla dinámica.
Para organizar los campos una vez elaborada la tabla dinámica se puede
dar clic derecho en el nombre de campo en una de las áreas y, a
continuación, seleccionar la opción Mover y elegir una de las opciones
siguientes:
MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINÁMICA

Subir Sube el campo una posición en el área.
Bajar Baja el campo una posición en el área.
Mover al principio Mueve el campo al principio del área.
Mover al final Mueve el campo al final del área.
Mover al filtro de informe Mueve el campo al área de filtro de informe.
Mover a rótulos de fila Mueve el campo al área de etiquetas de fila.
Mover a rótulos de Mueve el campo al área de etiquetas de
columna columna.
Mover a valores Mueve el campo al área de valores.
108
Diplomado en Excel
Configuración de campo
Para cambiar el nombre de un campo se debe situar sobre el área de

diseño y en la celda del título del campo, ubicarse en la barra de fórmulas
y escribir el nuevo nombre o en la ficha Opciones, en el grupo Campo
activo, hacer clic en el cuadro de texto Campo activo, escribir el nuevo
nombre.
Además se puede modificar el nombre situándose en la celda del nombre

del campo y con clic derecho seleccionar la opción Configuración de
campo; esta posibilidad permite controlar las diversas configuraciones
de formato, impresión, subtotales y filtros de los campos de un informe
de tabla dinámica. Así mismo obtendremos el cuadro Configuración de
campo en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo al dar doble clic
sobre un nombre de un campo.
El cuadro Configuración de campo cambia su aspecto dependiendo de la

ubicación del campo en el diseño de la tabla dinámica.
• Para campos de Fila, Columna o Página:
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el

informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún
nombre personalizado
Subtotales
Automáticos: Utiliza la función predeterminada para el campo.

Ninguno: Muestra el campo sin ningún subtotal.
Personalizados: Habilita la selección de una de las funciones
siguientes como subtotal.
Función Descripción
La suma de los valores. Es la función predeterminada de los
Suma
valores numéricos.
Contar Cuenta las celdas que tengan un valor ya sea numérico o texto
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
109
Función Descripción
Producto El producto de los valores.
Contar Cuenta las celdas que tengan un valor numérico.
números
Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde
DesvEst
la muestra es un subconjunto de toda la población.
Filtros: Incluir nuevos elementos en el filtro manual: Activar o

desactivar esta casilla de verificación para incluir o excluir nuevos
elementos en un informe de tabla dinámica con un filtro aplicado.
Diseño e impresión
Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema: Activar

esta casilla de verificación para ver los elementos de los campos en
formato de esquema.
Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna

(forma compacta): Activar o desactivar esta casilla de verificación para
mostrar u ocultar los rótulos del campo siguiente en la misma columna de
forma compacta.
110
Diplomado en Excel
Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: Si se habilita

esta casilla de verificación permite mostrar los subtotales en la parte
superior de cada grupo.
Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: Active esta

casilla de verificación para ver los elementos de los campos en formato
tabular. Esta configuración sólo afecta a los campos situados en el área
de rótulos de fila.
Insertar línea en blanco después de cada elemento: Activar esta

casilla de verificación para insertar una línea en blanco a continuación de
cada elemento y aumentar el espaciado de elementos como los
subtotales.
Mostrar elementos sin datos: Al activar esta casilla de verificación

muestra los elementos que no contengan datos.
Para campos de Valores
Nombre de origen: Indicar el nombre del campo en el origen de datos.
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el

informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún
nombre personalizado.
Resumir Por muestra: Representa la función utilizada para el resumen

de los datos en los campos de valor, si se desea modificar, se debe
seleccionar nuevamente la función.
111
Definir campos en términos de %
Función Resultado
Muestra los valores como la diferencia del valor de
Diferencia de
Elemento base en Campo base.
Muestra los valores como un porcentaje del valor de
% de
Elemento base en Campo base.
% de la Muestra los valores como la diferencia de porcentaje
diferencia de del valor de Elemento base en Campo base.
Muestra los valores de elementos sucesivos en
Total en
Campo base como un total.
Muestra el valor de cada fila o categoría como un
% de la fila
porcentaje del total de la fila o categoría.
% de la Muestra todos los valores de cada columna ó serie
columna como un porcentaje del total de la columna ó serie.
Muestra los valores como un porcentaje del total
% del total general de todos los valores o puntos de datos en el
informe.
Calcula los valores como se indica a continuación:
Índice ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) /

((Suma total de fila) x (Suma total de columna))
Ejercicio
Determinar en términos de %, las ventas por ciudad, para cada artículo.
1. En la tabla dinámica sobre el campo cantidad que se encuentra en la

sección valor, hacer clic sobre la flecha desplegable.
2. Del menú contextual seleccionar configuración del campo valor.
112
Diplomado en Excel
3. En la ventana configuración del campo valor, hacer clic sobre la

pestaña mostrar valores como.
4. De la lista desplegable seleccionar % de la fila
113
De esta forma la tabla dinámica esta en términos de porcentaje (%)
determinando que del 100% de los discos duros, en Bogotá se ha vendido
el 44.44%
Agrupar y desagrupar datos
Esta opción le permite agrupar por números o textos una sección de la

tabla dinámica.
Desagrupar celdas
Seleccionar todo el rango de celdas o clic en el rótulo del campo

artículos2.
Hacer clic derecho del mouse y seleccionar del menú desagrupar o en la

ficha Opciones dar clic en Desagrupar que se encuentra en el grupo de
opciones Agrupar.
Se pueden agrupar los elementos de los campos para generar nuevos

subconjuntos de valores de resumen adicionales. Los niveles de
agrupamiento varían de acuerdo con el tipo de datos que se utiliza:
114
Diplomado en Excel
Agrupar elementos numéricos
Seleccionar el campo numérico en el informe de tabla de dinámica que se

desea agrupar.
En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar

campos.
En el cuadro Comenzar en, escribir el primer elemento que se desee

agrupar.
En el cuadro Terminar en, escribir el último elemento que se desee

agrupar.
En el cuadro Por, escribir un número que represente el intervalo incluido
en cada grupo.
Agrupar fechas u horas
Seleccionar el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinámica que

se desea agrupar.

campos.
Escribir la primera hora o fecha que se desee agrupar en el cuadro

Comenzar en y la última en el cuadro Terminar en.
115
En el cuadro Por, hacer clic en uno o más períodos de tiempo para los
grupos. La opción de días en la parte inferior permite determinar el
número exacto.
Agrupar elementos seleccionados
Seleccionar los elementos del informe de tabla dinámica que se deseen

agrupar; para ello, hacer clic en los elementos y arrastrarlos o presionar
la tecla <CTRL> o <MAYÚS> mientras se hace clic en los elementos.

selección.
Ejemplo
En la tabla dinámica seleccionar el rango de celdas que corresponde a

memorias.
Hacer clic derecho del mouse y seleccionar Agrupar, o en la ficha

Opciones dar clic en Agrupar selección que se encuentra en el grupo
de opciones Agrupar.
116
Diplomado en Excel
Se crea un nuevo campo a la izquierda llamado artículos2, y un grupo

llamado Grupo1. Cambiar el rótulo artículos2 por Tipo Artículo, y el
rótulo Grupo 1 por Memorias simplemente ubicando el cursor en la celda
con el rótulo y sobrescribir.
Desagrupar elementos
Seleccionar los elementos que se deseen desagrupar.
En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.
También estas opciones de agrupamiento se pueden realizar dando clic

derecho sobre el campo a agrupar o desagrupar.
Mostrar u ocultar los detalles de un informe
Cuando existen diferentes categorías en los campos de fila o en los

campos de columna, es posible expandir o contraer hasta cualquier nivel
de detalle de los datos, e incluso todos los niveles en una sola operación.
Si solo se tiene un campo, la opción Expandir, permite activar nuevos
campos en el área correspondiente.
117
Para expandir o contraer un campo se puede ubicar en la Ficha Opciones
de Tablas Dinámicas, en el Grupo Campo Activo y seleccionar la
opción Expandir todo el Campo o Contraer todo el campo según
corresponda. También es viable si se da doble clic sobre la categoría del
elemento situado en el área de fila o columna o utilizando el clic derecho
del mouse sobre el elemento y seleccionar la opción Expandir/Contraer
con las siguientes alternativas:
Para ver los detalles del elemento actual, hacer clic en Expandir.
Para ocultar los detalles del elemento actual, hacer clic en Contraer.
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en
Expandir todo el campo.
Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic
en Contraer todo el campo.
Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en

Expandir hasta "<nombre del campo>".
Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en

Ocultar hasta "<nombre del campo>".
Formatos de tabla dinámica
Si se desea aplicar un formato a la tabla dinámica, estando en una celda

del área del diseño, hacer clic en la ficha Inicio, del grupo Estilos y en la
opción Dar formato como tabla y seleccionar un modelo.
118
Diplomado en Excel
Para dar un formato al área de valores se puede utilizar el cuadro

Configuración de Campo en la opción Formato de Número, si se está
ubicado en una celda de esta área, o también es posible seleccionar las
celdas a formatear y en la ficha Inicio en el grupo Estilos, seleccionar la
opción Estilos de Celdas.
Ordenar campos en tablas dinámicas
La opción ordenar, permite organizar la información de acuerdo al tipo

de datos del campo, ubicado en cualquier área de la tabla dinámica. Así
mismo la opción Ordenar activa un cuadro de diálogo que permite
organizar los elementos de un nivel en una forma que sean fáciles de
entender.
En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realizar uno de los siguientes

procedimientos:
Se debe ubicar sobre el área a organizar, luego dar clic en los íconos
Orden ascendente u Orden descendente para ordenar un campo
119
de la tabla dinámica. De acuerdo al tipo de datos se organizan los datos
en la tabla.
Para organizar también se puede utilizar la ficha Opciones, en el grupo

Ordenar, para esto se deben realizar uno de los siguientes
procedimientos:
Si el campo es de tipo Texto
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, hacer clic en Ordenar

de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, hacer clic en Ordenar

de Z a A.
Si el campo es de tipo Numérico

de menor a mayor.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, hacer clic en Ordenar

de mayor a menor.
Si el campo es Fechas y Horas

de más antiguos a más recientes.

de más recientes a más antiguos.
Actualizar
Esta opción permite actualizar el contenido de la tabla dinámica para que

refleje los cambios en los datos de origen correspondiente. Si la tabla
dinámica está basada en datos externos, al actualizarla se ejecutará la
consulta para recuperar los datos nuevos o los que hayan cambiado.
120
Diplomado en Excel
Con el teclado se pueden presionar las teclas <Alt> <F5> para actualizar
los datos.
Cambiar origen de datos
Si se aumentan registros o eliminan registros en la base de datos que

origina la tabla dinámica, se debe volver a seleccionar el origen de datos.
Para modificar el rango de origen de los datos se debe:
- En la ficha Opciones, en el grupo Datos, hacer clic en Cambiar origen

de datos y luego en Cambiar origen de datos. Aparecerá el cuadro de
diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica.
Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office Excel,
hacer clic en Seleccione una tabla o rango y luego especificar la
primera celda en el cuadro de texto Tabla o rango.
- Para usar una conexión diferente, hacer clic en Utilice una fuente de
datos externa y luego en Elegir conexión.
- Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
- En la lista desplegable Mostrar, situada en la parte superior del cuadro

de diálogo, seleccionar la categoría de conexiones para la que desea
elegir una conexión o seleccionar Todas las conexiones existentes
(opción predeterminada).
- Seleccionar una conexión del cuadro de lista Seleccione una conexión

y, a continuación, hacer clic en Abrir.
121
Acciones en la tabla dinámica
Si se requiere quitar todos los campos ubicados en el diseño de la tabla

dinámica, se debe dar clic en la ficha Opciones, en el grupo Acciones,
en la opción Borrar Todo. Si en el campo de página hay filtros activos la
opción Borrar Filtros del Grupo Acciones en la ficha Opciones, quita
los filtros mostrando nuevamente todos los registros en el informe de
tabla dinámica.
Para seleccionar información de una tabla dinámica se debe:
• Situar el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta

que cambie a una flecha descendente y, a continuación, hacer clic.
• En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, hacer clic en

Seleccionar y, a continuación, hacer clic en lo que se desee
seleccionar:
Etiquetas y datos para seleccionar ambos.
Datos para seleccionar sólo los valores de los elementos.
Etiquetas para seleccionar sólo los rótulos de los elementos.
Si se desea cambiar la posición de la tabla dinámica se debe activar la

Ficha Opciones en el Grupo Acciones y opción Mover Tabla dinámica,
donde en el cuadro de diálogo se puede cambiar la celda de inicio de la
tabla dinámica si se quiere ubicar en la misma hoja, o seleccionar la
opción Hoja nueva, para insertar una nueva hoja con la tabla dinámica.
Elementos y campos calculados en tablas dinámicas
Elemento Calculado: Es una categoría adicional de un campo de una

tabla dinámica, situado en el área de filas o columnas que utiliza una
fórmula que haya creado el usuario.
122
Diplomado en Excel
Campos Calculados: Es un campo ubicado en el área de datos en la

tabla dinámica que utiliza una fórmula que se haya creado. Los campos
calculados pueden ejecutar cálculos utilizando el contenido de otros
campos de la tabla dinámica.
Para crear un elemento calculado a un campo
1. Si los elementos del campo están agrupados, en la ficha Opciones, en

el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.
2. Hacer clic en el campo donde se desee agregar el elemento calculado.
3. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en

Fórmulas y, seleccionar la opción Elemento calculado.
4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el elemento calculado.
5. En el cuadro Fórmula, escribir la fórmula para el elemento, en la cual

se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de cálculo
iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a
los datos de la tabla dinámica (elementos), pero no pueden utilizarse
referencias de celda o nombres, posteriormente hacer clic en
Agregar.
Para crear un campo calculado a un campo
1. Hacer clic sobre un campo en el área de datos del informe de tabla

dinámica.
Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el campo.
123
4. En el cuadro Fórmula, escribir la fórmula para el campo, en las cuales
se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de cálculo
iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a
los datos de la tabla dinámica (elementos), pero no pueden utilizarse
referencias de celda ó nombres.
5. Hacer clic en Agregar.
Para modificar un elemento o campo calculado, hacer clic en Fórmulas

que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha Opciones, a
continuación, hacer clic en Elemento o Campo calculado, en el cuadro
nombre seleccionar de la lista el nombre del campo a modificar y luego
en el campo Fórmula cambiar la fórmula.
Si se tienen varios elementos o fórmulas calculados, ajustar el orden de

cálculo haciendo lo siguiente:

Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Orden de resolución.
2. Hacer clic en una fórmula y, posteriormente, hacer clic en Subir o en

Bajar.
Para mostrar una lista de todas las fórmulas utilizadas en el informe de

tabla dinámica actual.
En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en

Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Crear lista de fórmulas.
124
Diplomado en Excel
En Opciones de Tabla dinámica el último grupo Mostrar u Ocultar

permite activar o desactivar la lista de campos, los botones para expandir
o contraer elementos y los rótulos de los campos.
Gráficos
Es una herramienta que permite transformar y representar la información

y mostrarla a manera de informes, patrones, y comparaciones.
Los gráficos pueden crearse directamente en las hojas de cálculo o en

hojas nuevas de forma predeterminada con el nombre de gráfico y un
número (gráfico1).
La información de la base de datos y la hoja de gráficos van directamente

vinculadas.
Pasos para crear un gráfico
1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artículos (d1:d5) de

la base de datos referenciada en la página 40.
2. Con la tecla <Ctrl> sin soltar, seleccionar el rango de celdas

correspondiente a cantidad (f2:f5) de la misma base de datos.
3. En la ficha datos, en el grupo de gráficos, hacer clic sobre el botón

columna.
4. Seleccionar la opción todos los tipos de gráfico.
125
5. Seleccionar de la categoría columnas el primero de la lista.
126
Diplomado en Excel
Administrar plantillas: Elimina, mueve o cambia de nombre sus

plantillas.
Establecer como predeterminado: Establece un tipo de gráfico default

para utilizarlo al crear nuevos gráficos.
Tipos de gráficos
Ilustra comparaciones entre elementos y muestra los cambios que han

sufrido los datos.
Muestra las tendencias a lo largo del tiempo a intervalos.
Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie

de datos.
127
Ilustra comparaciones entre elementos individuales.
Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Partes de un gráfico
Un gráfico está compuesto de diferentes partes entre los cuales están:
Título del gráfico: Texto descriptivo que se alinea en la parte central del
gráfico, se delimita para la mayoría de tipos de gráficos.
128
Diplomado en Excel
Relleno: Intercambiar el interior de una forma.

Color de borde: Aplicar formatos a las aristas del título.
Estilos de borde: Aplicar formatos a los diferentes márgenes.
Sombra: Efectos translucidos sobre los textos.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de
imágenes, textos editando profundidad, contorno y superficies.
Alineación: Puede ser de tipo vertical y horizontal.
Leyenda: Símbolos que muestran las tramas y colores asignados a la
serie de datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del
gráfico, con colores, fuentes, estilos y efectos.
129
Fuente: Aplica a los textos, estilos, fuente de texto, tamaño y color.
Espacio entre caracteres: Delimita el espacio entre letras por palabras
y frases.
Formato de ejes
Línea que rodea el área de trazado, utiliza un marco como referencia para
delimitar planos y representación de elementos, predetermina, formatos
de número, denotación máxima y mínima de valores.
Serie de datos: Puntos de datos relacionados que se trazan en un

gráfico, que tienen relación con la información a graficar. Permite colocar
fondos, colores de línea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.
130
Diplomado en Excel
Área de gráfico: Área que delimita la representación, se ubica en él

título del gráfico, la leyenda, objetos de gráfico, se puede reubicar el
gráfico como objeto de una hoja o en hojas nuevas.
Estilos de gráfico: Teniendo presente los tipos de gráficos, se puede

cambiar de una forma ágil el estilo de un gráfico, colores de barras entre
otros.
131
Formatos: En la ficha presentación, cada grupo permite dar formato
adicional a cada una de las partes del gráfico, ejes, título del gráfico,
etiquetas, fondos, análisis.
La ficha de formato con 3 grupos permite aplicar estilos de forma, estilos

de wordart, y manejo y edición de textos.
Generar un gráfico dinámico
Los gráficos dinámicos se pueden basar sobre tablas dinámicas para

observar los informes de una manera diferente, más clara y concisa.
132
Diplomado en Excel
Ubicarse en la base de datos.
En la ficha insertar, en el grupo tablas, seleccionar de la flecha

desplegable tabla dinámica, gráfico dinámico.
Aparecerá una ventana en la cual se puede seleccionar el origen de lo que

se desea representar o bien de una base de datos externa, seleccionar el
botón de opción.
Seleccionar una tabla o rango y el botón de opción nueva hoja de

cálculo y hacer clic sobre el botón Aceptar.
133
Arrastrar el campo cantidad al área de valores.
Arrastrar el campo artículos al área de campos de ejes x.
134
Diplomado en Excel
Ilustraciones
El grupo ilustraciones permite insertar imágenes desde archivo, imágenes

prediseñada, smartArt, el cual incluye listas gráficas y diagramas de
procesos así como diagramas de Venn y organigramas.
Insertar una nueva hoja de cálculo.
Hacer clic en la ficha insertar, en el grupo ilustraciones, en el botón

galería de smartArt.
Seleccionar jerarquía.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
135
Lista: Utilizado para mostrar bloques secuenciales y no secuenciales de
la información.
Proceso: Utilizado para mostrar un progreso o escala de tiempo de pasos
de una tarea.
Ciclos: Utilizado para representar una secuencia continua de fases,
tareas o eventos de manera circular o cíclica.
Relación: Utilizado para comparar o mostrar 2 elementos, ideas.
Matriz: Utilizado para mostrar las relaciones de los componentes de un
todo en cuadrantes.
Además de las diferentes formas de smartArt, cada una de éstas permite

editarse a través de la ficha diseño, que permite crear nuevos objetos,
cambiar de diseño, estilos de smart art, y restablecer los objetos.
Cambiar el diseño de un gráfico smartArt.
1. Hacer clic sobre el gráfico smartArt.
2. En la ficha de diseño en el grupo cambiar diseño.
136
Diplomado en Excel
Hipervínculos
Un hipervínculo crea un acceso rápido a un archivo, a una página web, o

a un e_mail. El archivo al que se hace referencia puede estar almacenado
en su PC, en un servidor de red, Intranet o Internet mientras que un
marcador puede ser una hoja o un nombre creado en un libro.
Este hipervínculo puede ser creado en una celda con texto o sobre una
imagen; cuando se hace clic se abre el archivo en la posición
especificada.
Si el salto especificado en ubicación_del_vínculo no existe o no está

permitido desplazarse por él, aparecerá un error cuando se haga clic en la
celda.
Ubicarse sobre una celda.
Hacer clic sobre la ficha insertar del grupo vínculos, botón

hipervínculos.
Seleccionar el archivo por el cual se desea vincular.
137
Hacer clic sobre la palabra que se insertó en hipervínculo.
Dirección: Permite vincular texto o imágenes a páginas web o a otros

archivos.
Marcador: Si el vínculo es con el mismo archivo, Marcador permite

seleccionar la hoja o el nombre.
Dirección de correo electrónico: Permite enviar correos electrónicos a

partir de una imagen, objeto o palabra ubicada en una celda.
138
Diplomado en Excel
Modificar y eliminar hipervínculos
A hipervínculos ya creados se les puede modificar la dirección de destino,

cambiar el texto o el formato del texto.
Modificar hipervínculos
Seleccionar el objeto o la celda que contiene el hipervínculo a modificar.
Dar clic en el botón hipervínculo que se encuentra en la ficha insertar

del grupo Vínculos. Se activa una ventana Modificar hipervínculo.
En la ventana Modificar hipervínculo en el cuadro de texto Dirección

buscar la nueva dirección o en el cuadro Texto modificar el texto que se
quiere mostrar como hipervínculo.
139
Eliminar hipervínculos
Seleccionar el objeto o la celda que contiene el hipervínculo a modificar.
Dar clic en el botón hipervínculo que se encuentra en la ficha insertar

del grupo Vínculos. Se activa una ventana Modificar hipervínculo.
Dar clic al botón Quitar vínculo de la ventana Modificar hipervínculo.
140
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 6
Plantillas
Crear libros basados en plantillas
Una plantilla es un patrón que incluye formatos y/o datos para la creación
de muchas hojas de cálculo.
Creación de un libro basado en plantillas:
Dar clic en el botón de office.
Dar clic en Nuevo.
Dar clic en la categoría Plantillas instaladas. Muestra un listado de

plantillas instaladas que se crean desde la instalación de Excel.
Seleccionar el tipo de plantilla deseada.
Dar clic en la opción crear. Aparecerá una copia en un nuevo libro.
141
Hacer las modificaciones al archivo, al guardarlo se guardará como un libro
de Excel (.xlsx) y no modificará la plantilla (.xltx).
Crear plantillas
Crear un libro con la información y formatos que debe tener la plantilla. La

información es la que va a ser común en todos los libros de trabajo que se
basen en ella.
Dar clic en el botón Office.
Guardar como.
Dar el nombre a la plantilla en el campo Nombre de archivo.
Dar clic a la lista desplegable de el campo Guardar como tipo, elegir la
opción Plantillas de Excel.
Las plantillas se guardan en la carpeta plantillas para que queden

disponibles desde la opción Nuevo del Botón de Office.
Plantillas de gráfico
Se crean plantillas de gráfico cuando se crean gráficos personalizados,

dichas plantillas de gráfico quedarán guardadas en la carpeta Plantilla de
gráficos (.crtx) y se aplicarán a nuevos gráficos.
Pasos para crear una plantilla de gráfico
Seleccionar el gráfico que se desea guardar como plantilla de gráfico
Se activan unas nuevas fichas, Dar clic en Guardar plantilla, que se

encuentra en la ficha Diseño del grupo Tipo.
La plantilla se guardará en la carpeta Charts, dar el nombre del archivo.
142
Diplomado en Excel
Clic en Guardar.
Aplicar plantillas de gráfico a un nuevo gráfico
Seleccionar la información a graficar.
Dar clic en cualquier tipo de gráfico que se encuentra en la ficha Insertar

grupo Gráficos o en el indicador de cuadro de diálogo.
143
Clic en el botón Cambiar tipo, que se encuentra en el grupo Tipo de la
ficha Diseño.
Dar Clic en plantillas, y seleccionar la plantilla deseada.
Eliminar plantillas de gráfico
Dar clic en cualquier tipo de gráfico que se encuentra en la ficha Insertar

grupo Gráficos o en el indicador de cuadro de diálogo.
Dar clic en Administrar plantillas.
144
Diplomado en Excel
Botón derecho del Mouse sobre la plantilla de gráfico a eliminar y clic en

eliminar o simplemente oprimir la tecla <Supr>.
Seguridad en Microsoft Excel 2007
La seguridad puede darse mediante contraseña o a nivel de elementos

específicos de la hoja o libro.
Si se restringe mediante contraseña, se dará entrada al libro sólo si tiene

una clave de acceso, así sólo el usuario con la contraseña podrá ver o
modificar el libro protegiéndolo de accesos no autorizados.
A nivel de elementos de la hoja de cálculo, se da seguridad evitando que

un usuario no autorizado elimine, modifique y/o mueva diferentes
elementos de la hoja de cálculo o del libro.
Definir contraseña a un libro
Clic en e botón de Office y seleccionar la opción guardar como.
145
Clic al botón herramienta que se encuentra en el extremo inferior
izquierdo de la ventana Guardar como.
Seleccionar la opción Opciones generales.
Definir la contraseña de apertura para proteger el libro de accesos no

autorizados.
Definir contraseña de escritura si se desea que los usuarios abran el libro

como sólo lectura, tendrá acceso a modificaciones si conoce la contraseña
Activar la casilla de verificación Se recomienda sólo lectura si se desea

mostrar al usuario que puede abrir el archivo como, sólo lectura, cuando
abra el libro.
Dar clic en el botón Aceptar.
146
Diplomado en Excel
Proteger Libros
Cuando se protege un libro se evita que usuarios cambien el tamaño o

posición de las ventanas (en la opción ventanas), que agreguen, eliminen
o que muestren hojas de cálculo ocultas (en la opción estructura)
Clic proteger libro que se encuentra en la ficha Revisar del grupo

Cambios.
Activar la opción Proteger estructura y ventanas.
Activar la casilla de verificación Estructura y/o Ventana.
147
Escribir la contraseña si se desea que esta protección, no la quite cualquier
usuario.
Proteger Libros compartidos
Antes de protegerlo se debe cancelar el uso de libro compartido

(desactivar la casilla de verificación Permitir modificación por varios
usuarios a la vez desde el la opción Compartir libro que se encuentra
en la ficha del grupo Cambios).
Dar clic en Proteger y compartir libro que se encuentra en el grupo

Cambios de la ficha Revisar.
Activar la casilla de verificación Compartir con control de cambios.
Digitar la contraseña si se desea que otros usuarios no desactiven el uso

de libro compartido, dar clic en el botón Aceptar.
Volver a escribir la contraseña y dar clic en Aceptar.
Proteger Hojas de cálculo
Excel tiene establecido el bloqueo para todas las celdas de la hoja de

cálculo que tiene lugar en el momento de protegerla haciendo que los
usuarios no puedan hacer cambios en ella.
Dar clic en Proteger hoja que se encuentra en el grupo Cambios de la

ficha Revisar.
148
Diplomado en Excel
Digitar la contraseña para desproteger la hoja.
Activar ó desactivar las casillas de verificación de acuerdo a lo que se

quiera permitir al usuario.
Proteger celdas específicas en la hoja de cálculo
Se pueden especificar qué secciones pueden ser modificadas por los

usuarios cuando la hoja es protegida.
Activar la hoja de cálculo que se va a proteger.
Seleccionar las celdas que no se desean proteger para ser desbloqueadas.
Dar clic a la opción Formato de celda que se encuentra en el botón

Formato de la ficha Inicio Grupo Celdas.
En la ficha proteger desactivar la casilla de verificación Bloqueada.
Activar la casilla de verificación Oculta, si no se desea mostrar la fórmula

en esas celdas y dar clic en Aceptar.
Clic en la herramienta Proteger hoja que se encuentra en la Ficha

Revisión Grupo Cambios.
149
Escribir una contraseña para proteger la hoja.
Activar o desactivar las casillas de verificación de acuerdo a lo que se

quiera permitir al usuario.
Dar clic en Aceptar y volver a escribir la contraseña, nuevamente clic en

el botón Aceptar.
Proteger rangos y permitir modificaciones a usuarios
Esta herramienta sólo se podrá utilizar si el sistema operativo es Windows

2000 profesional o una versión superior y si el equipo es un cliente del
dominio. Se debe asegurar que la hoja no esté protegida para poder
acceder a esta opción.
Clic en Permitir que los usuarios modifiquen rangos que se encuentra

en el grupo Cambios de la ficha Revisar.
Dar clic en el botón Nuevo.
150
Diplomado en Excel
En el cuadro de texto Título, definir un nombre para el rango al que se va

a permitir el acceso.
En el cuadro correspondiente a las celdas, seleccionar el rango o escribir el

nombre antecedido por el signo igual.
Digitar la contraseña para que el usuario pueda acceder al rango, si no se

define contraseña, cualquier usuario podrá modificar las celdas del rango.
Dar clic en el botón permisos.
Dar clic en Agregar.
Seleccionar el nombre del usuario de la lista en la parte superior, o bien,

digitar el nombre de los usuarios a los que se desee permitir el acceso al
rango, separados por punto y coma, dar clic en el botón comprobar
nombres para verificar que sea un usuario del dominio, si no lo es,
presentará una ventana informando que hay un error y da la posibilidad de
151
borrar dicho usuario, adicionar cuántos usuarios se desea para acceder al
rango.
Dar clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Seleccionar usuarios,

computadores o grupos y nuevamente clic en Aceptar en la caja de
diálogo Permisos.
Repetir desde el paso dos hasta el paso 9, si se desean agregar permisos a

otros rangos.
Dar clic a la casilla de verificación Pegar la información sobre permisos

en un nuevo libro, si se desea tener un archivo con el registro de los
rangos y usuarios.
Dar clic en el botón Proteger hoja, proporcionar una contraseña y,

activar y desactivar las casillas de verificación según las acciones que se
quieran permitir a los usuarios, dar clic en Aceptar de la caja de diálogo
Proteger Hoja y volver a escribir la contraseña para verificar.
Dar clic en Aceptar en la caja de diálogo Confirmar contraseña.
152
Módulo 2
Herramientas de
Programación
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 7
Macros en Excel
La hoja de cálculo de Excel tiene diversos comandos que le facilitan al

usuario la realización de tareas importantes como: crear bases de datos,
crear formatos para la adecuada presentación de la información, crear
informes, reportes numéricos y listados, extraer información de fuentes de
datos externas y otras acciones. En las labores de oficina el usuario repite
ciertos procedimientos que pueden ser optimizados con las macros.
¿Qué es una macro?
Una macro es una serie de instrucciones que pueden ser ejecutadas

automáticamente con una simple pulsación de teclas o presionando un
botón. Dichas instrucciones se ejecutan de acuerdo con el orden en el cual
el usuario las realizó. Una macro es, en sí, un pequeño programa en
código Visual Basic que se graba con un nombre y que se puede invocar
en cualquier momento.
Las macros permiten automatizar las tareas repetitivas y su finalidad es

reducir el tiempo de trabajo.
¿Qué es la grabadora de macros?
La grabadora de macros le permite al usuario almacenar una serie de

acciones realizadas en la hoja de cálculo de Excel, las cuales quedarán en
lenguaje de programación, mediante el editor de Visual Basic, aun si el
usuario no sabe programar.
155
Métodos para grabar una macro
Las aplicaciones de Office ofrecen varias rutas para realizar

procedimientos, en el entorno de Excel es posible grabar macros de dos
formas, una utilizando la cinta de opciones en la ficha Vista y otra desde
la ficha Programador.
Grabar una macro desde la ficha Vista
Planear cada una de las acciones que se grabarán en la macro. Es

importante que el usuario tenga claro qué acciones se realizarán en la hoja
de cálculo de Excel para que en el momento de grabar la macro no se
cometan errores. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento
por la cinta de opciones.
Dar clic en la opción Grabar Macro que se encuentra en la ficha Vista en

el grupo Macro.
Una vez realizado el procedimiento de la figura anterior, Excel mostrará la

ventana donde se deben ingresar las características de la nueva macro.
Nombre de la macro. El nombre es la opción más importante en el

momento de definir una macro, ya que este identifica de manera única la
macro dentro del libro. Por lo tanto, el nombre debe cumplir con las
siguientes características:
156
Diplomado en Excel
No puede llevar espacios en blanco, debido a que en el editor de Visual

Basic es un procedimiento y los procedimientos no llevan espacios.
No puede comenzar con número.
Se pueden separar las palabras con el signo _ (guión abajo).
El nombre puede tener combinación de letras y números.
El nombre de la macro no puede ser una referencia de celda.
No se pueden repetir macros, si se escribe un nombre de macro existente

Excel mostrará un mensaje advirtiendo que la macro se sobrescribirá.
Método Abreviado: Digitar una letra que permita ejecutar la macro con
ayuda del teclado. Las letras minúsculas se combinarán con la tecla <Ctrl>
y las mayúsculas con las teclas <Ctrl> + <Shift>, se debe tener en cuenta
que al utilizar una letra que está asignada a otro comando, este dejará de
funcionar dándole toda la importancia a la macro, por ejemplo si se elige
la <c> que es comando copiar, este dejará de funcionar y ejecutará la
macro relacionada.
Si se asigna el mismo método abreviado a dos macros se presentará un

mensaje de advertencia para asignar uno diferente.
Guardar Macro En: Permite que la macro esté disponible para este libro,
para un archivo nuevo o para todos los archivos con la opción libro de
macros personal.
Este Libro: Las acciones quedarán grabadas y sólo se podrán ejecutar en

el libro donde se creó la macro.
157
Libro Nuevo: La macro quedará creada en un libro nuevo y sólo se podrá
ejecutar si el libro está abierto.
Libro de Macros Personal: La macro quedará creada en el libro de

macros personal, el cual se habilita automáticamente cada vez que el
usuario entra a Excel. Es decir, Esta macro se podrá utilizar desde
cualquier libro de Excel.
Descripción: Por defecto mostrará la fecha de creación de la macro y el

autor. Permite realizar anotaciones adicionales donde el usuario puede
escribir el motivo de creación y características importantes de la macro,
para que en un futuro recuerde dichas características.
Por último, presionar el botón Aceptar para comenzar a grabar cada una
de las tareas o acciones que debe ejecutar la macro planeadas en el
primer paso de este proceso. Es importante anotar que todo lo que se
realice en la hoja a partir de la pulsación de este botón quedará grabado
en la macro hasta que se detenga la grabación de la misma excepto el
desplazamiento por la cinta de opciones.
En la ficha Vista de la cinta de opciones, al dar clic en el botón Macros,

se presentan tres opciones Ver Macros, Detener grabación y Usar
referencias relativas.
La opción Ver macros, muestra un listado de macros que existen dentro

de un libro o cualquier otro libro que esté abierto permitiendo realizar
algunas tareas como eliminar, modificar, ejecutar macros, etc.
El icono detener grabación, permite suspender la grabación de las

acciones que el usuario está realizando en el libro.
El icono Usar Referencia Relativa, permite seleccionar la forma en que

se grabará la macro, es decir, si ésta es de forma Relativa o si es de forma
Absoluta.
158
Diplomado en Excel
Referencia Absoluta
Permite establecer que la macro siempre se realizará sobre la misma celda

o rango de celdas independientemente de lo que se encuentre
seleccionado al momento de ejecutar la macro. Es decir, si al grabar la
macro de manera absoluta se da clic sobre la celda A1, cada vez que se
ejecute dicha macro, esta siempre se posicionará en dicha celda (A1) sin
importar que haya seleccionado, al momento de iniciar la macro.
Para determinar que la macro sea absoluta, la opción Usar Referencia

Relativa debe estar inactiva tal como se muestra en la siguiente figura.
Referencia Relativa
A diferencia de la referencia absoluta, la macro grabada con referencia

relativa, permite establecer que las acciones grabadas dentro de la macro
se realizarán a partir de la celda o rango de celdas que se encuentren
seleccionadas en el momento de ejecutar la macro. En pocas palabras,
este tipo de referencia se utiliza cuando se desea que la macro se pueda
ejecutar en cualquier parte o rango dentro de la hoja de cálculo.
Para determinar que la macro sea relativa, la opción Usar Referencia

Relativa debe estar activo tal como se muestra en la siguiente figura.
Nota: Una macro puede combinar acciones absolutas y relativas dentro de

ella, es decir, que una parte de la macro puede ser relativa mientras la
otra parte puede ser absoluta y viceversa.
Ejemplo:
Para grabar una macro que aplique bordes a una tabla independiente del
tamaño que esta tenga debe realizar las siguientes acciones:
Seleccionar una celda cualquiera que se encuentre dentro de la tabla.
Determinar el tipo de referencia a utilizar, es decir, indicar si la macro será

Absoluta o Relativa. Seleccionar absoluta si todas las tablas a aplicar los
bordes se encuentran en la misma posición que la tabla actual. Seleccionar
159
relativa si las tablas pueden estar en diferentes posiciones a la tabla
actual.
Dar clic en el botón Grabar macro que se encuentra en la ficha Vista del
grupo Macro.
Configurar las opciones de la macro como nombre, método abreviado,

guardar macro en y descripción, tal como se muestra en la siguiente
figura.
Dar clic sobre la celda activa.
Presionar las teclas <Ctrl> + <*> para seleccionar toda la tabla.
En el menú Inicio en el grupo fuente dar clic en el botón del extremo

inferior derecho del grupo para mostrar el cuadro de diálogo Formato de
celdas, seleccionar la ficha Bordes tal como se muestra en la figura.
Aplicar bordes y presionar el botón Aceptar.
160
Diplomado en Excel
Luego dar clic en Detener grabación que se encuentra en la ficha vista

del grupo macros.
Grabar una macro desde Microsoft Visual Basic
Este método es otra de las formas por la cuales se puede crear o grabar
una macro. Para esto se debe primero habilitar la ficha Programador así:
Seleccionar el botón Opciones de Excel que se encuentra en el botón
Office, luego activar la casilla de verificación Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones que se encuentra en la categoría
Más frecuentes. Se activa la ficha programador como se muestra en la
siguiente figura:
Una vez esta visible la Ficha programador, se puede comenzar el proceso

de grabación siguiendo casi los mismos pasos que el método anterior. Los
pasos a seguir son:
161
Planear cada una de las acciones que se grabarán en la macro. Es
importante que el usuario tenga claro qué acciones realizará en la hoja de
cálculo de Excel para que en el momento de grabar la macro no se
cometan errores.
Dar clic en el botón Grabar Macro que se encuentra en el grupo código

de la ficha programador.
Establecer opciones de la macro.
Nombre de la macro.
Método abreviado.
Guardar Macro En.
Descripción.
Por último, presionar el botón Aceptar para comenzar a grabar cada una
de las tareas o acciones que debe ejecutar la macro planeadas en el
primer paso de este proceso.
Ficha Programador
La Ficha programador, permite desde un solo lugar controlar los

diferentes aspectos relacionados con la creación, ejecución y/o
modificación de las macros presentes en un libro o todos los libros que se
encuentren abiertos. Aspectos como Seguridad y el Editor de Visual Basic
pueden ser llamados desde aquí.
En la siguiente tabla se describen brevemente algunos de los presentes en

la ficha programador.
162
Diplomado en Excel
Icono Explicación
Macros: Permite ejecutar una macro
seleccionándola desde la Ventana de Macros, que
se activa al dar un clic sobre este botón.
Grabar macro: Botón para iniciar el proceso de
grabación de una macro. Muestra el cuadro de
diálogo Grabar Macro para configurar las opciones
de la macro.
Seguridad: Habilita el cuadro de diálogo centros
de confianza para establecer los niveles de
seguridad y las fuentes de confianza.
Visual Basic: Permite ir a la ventana del Editor de
Visual Basic mostrando el código de las macros
presentes en un libro. Desde allí se pueden crear
y/o modificar las macros.
Cuadro de controles: Habilita la Barra de
Herramientas Cuadro de Controles de Excel para
crear nuevos formularios sobre la hoja de cálculo.
Modo diseño: Permite cambiar al modo diseño de
un formulario creado en la hoja de cálculo de Excel
utilizando la barra de herramientas Cuadro de
Controles.
Archivo Personal.xls
Como se menciono anteriormente el archivo o libro de macros personal,

tiene la característica de que cualquier macro que se grabe dentro de él,
estará disponible para ser utilizada en el archivo o libro que se abra.
Cada vez que el usuario ingrese a Excel el archivo personal.xls se cargará

de forma automática, este archivo tiene la propiedad Oculto (Hidden) por
defecto, por lo tanto no estará visible para el usuario. No todas las macros
pueden ser grabadas en el archivo Personal, sólo aquellas que van a ser
utilizadas en cualquier libro. Haciendo referencia a la macro que aplica
bordes creada en el ejemplo anterior, esta si puede ser grabada en el libro
de macros personal, porque todas las tablas de un libro requiere de
bordes, pero una macro que calcule una formula utilizada en una hoja
específica no puede ser utilizada en todas las hojas de todos los libros, ya
163
que puede generar error o realizar un proceso que no es adecuado para la
hoja activa a partir de la ejecución de la macro.
Para grabar una macro en el archivo Personal.xls se debe seleccionar la

opción Libro de Macros Personal en Guardar macro en…. Del cuadro
de diálogo Grabar Macro tal como se ilustra en la siguiente figura.
En el caso de querer hacer modificaciones a las macros guardadas en el

Archivo Personal.xls, este debe ser visible al usuario con el fin de poder
acceder a cada una de las macros allí presentes. Para tal caso se debe
seleccionar el botón Mostrar que se encuentra en la ficha Vista en el
grupo ventana como se muestra en la figura.
Esta opción habilita el cuadro de diálogo Mostrar en el que se verá el

nombre del libro Personal para que este pueda ser visible al usuario.
164
Diplomado en Excel
Cuadro de diálogo macros
Una vez se han grabado las macros en un libro, es posible realizar algunas
tareas sobre cada una de las macros tales como ejecutar, modificar,
eliminar o cambiar sus opciones. El cuadro de diálogo Macros permite
realizar estas y otras opciones, además de mostrar una lista completa de
las macros que existen dentro de un libro o de cualquier otro libro que se
encuentre abierto en ese momento.
El cuadro de diálogo Macro se activa de dos formas posibles:
Desde la ficha Programador, en el grupo Código el botón Macros.
Desde la ficha Vista, en el grupo Macros el botón Ver macros.
Nombre de la macro: Muestra el nombre de la macro que se encuentra

seleccionada, de un listado de macros presente en un libro o todos los
libros que han sido grabadas con anterioridad.
165
Macros en: Opción que permite definir si las macros a visualizar en la
lista, son las de Todos los libros abiertos, únicamente el libro activo, o
cualquier otro libro que este abierto.
Descripción: Muestra un texto descriptivo dado a cada macro cuando

ésta fue grabada.
Botón Ejecutar: Permite ejecutar la macro seleccionada de la lista

siguiendo uno a uno los pasos como fueron definidos al momento de
grabar la macro.
Botón Cancelar: Cancela o cierra el cuadro de diálogo Macro.
Botón Paso a Paso: Permite al usuario ejecutar la macro línea por línea
desde el Editor de Visual Basic. Para continuar ejecutando la macro paso a
paso se debe utilizar la tecla <F8>.
Botón Modificar: Permite ir al editor de Visual Basic para revisar y/o

corregir el código generado en la macro. Esta opción requiere
conocimientos de programación en VBA.
Botón Crear: Como su nombre lo indica permite crear una nueva macro,
esto se hará mediante el editor de Visual Basic, lo que compromete al
usuario a tener conocimientos de lenguaje de programación.
Para crear la nueva macro se debe escribir primero el nombre de la macro

para que el botón Crear se active, que hasta entonces había permanecido
desactivado. Una vez con el nombre, dar clic en el botón Crear para
activar la Ventana del Editor de Visual Basic, desde donde se escribirán
las acciones o líneas de código a ejecutar por la macro.
Botón Eliminar: Permite eliminar la macro que esta seleccionada de la

lista del cuadro de diálogo.
Botón Opciones: Como su nombre lo indica, permite configurar y/o

modificar las opciones de una macro tales como la combinación de teclas
del Método Abreviado y la Descripción de la macro.
166
Diplomado en Excel
Niveles de seguridad en las macros
Una de las situaciones de mayor relevancia en Excel es la de poder o no

ejecutar una macro. Esto va de la mano con la posibilidad de proteger los
archivos de posibles virus que pueden venir de libros con macros, de ahí
que Excel establece unos niveles de seguridad que permiten definir si las
macros de un libro pueden ejecutarse o no.
En ocasiones cuando se abre un libro de Excel con macros, estas aparecen

deshabilitadas por el nivel de seguridad aplicado a ese computador
mostrando un cuadro de diálogo como el de la siguiente figura.
Si los libros de Microsoft Excel contienen macros, los antivirus instalados

en la máquina se encargan de analizarlos, así si se encuentran virus el
libro no podrá abrirse.
Este mensaje es típico de un entorno de Excel 2007, ya que en esta

versión el nivel de seguridad configurado de manera predeterminada es
Deshabilitar todas las macros con notificación. Si estos niveles de
seguridad no son cambiados las macros de un libro de Excel no se
ejecutarán a menos de que estas sean reconocidas como seguras por
Excel.
167
Configuración de la seguridad de macros
Para cambiar la configuración de la seguridad de macros se deben tener en

cuenta los siguientes pasos:
Clic en el botón Opciones de Excel que se encuentra en el botón de

office.
Seleccionar de la lista Centros de confianza que se encuentra al lado

izquierdo de la ventana, y a la derecha seleccionar el botón
Configuración del centro de confianza.
Se presenta una ventana Centro de confianza, con varias opciones:
168
Diplomado en Excel
Deshabilitar todas las macros sin notificación: Esta opción si está

activa deshabilitará todas las macros contenidas en los documentos, y no
se ejecutarán a menos de que el archivo esté en una ubicación de
confianza. Además no presentará avisos informativos indicando que las
macros se encuentran deshabilitadas.
Deshabilitar todas las macros con notificación: Esta opción si está

activa deshabilitará todas las macros contenidas en los documentos
presentando los avisos si el libro contiene macros.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente:

Esta opción si está activa deshabilitará todas las macros contenidas en los
documentos sin notificación, excepto si el libro contiene macros que
tengan Firmas digitales. Una firma digital certifica la autenticidad de la
macro es decir indica que no ha sido cambiada y que ha sido creada y/o
modificada por quien firma.
Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código

posiblemente peligroso): Si esta opción está activa se permite la ejecución
de todas las macros.
Clic en Aceptar.
169
Ejecutar y asignar macros
Una de las labores finales dentro de la automatización de procesos en

Excel es ejecutar procedimientos (macros) de una manera fácil y
amigable.
Hasta este punto se han visto dos formas para ejecutar una macro como
son: El cuadro de diálogo Macro y la combinación de teclas que se
asignan a una macro cuando ésta se graba. El primer método de ejecución
implica que el usuario debe conocer el nombre exacto de la macro y las
rutinas que esta realiza. En el segundo método el usuario debe tener una
lista de combinaciones de teclas para poder ejecutar la macro.
Existen otras formas de asignación y ejecución de macros donde el usuario

puede interactuar con elementos gráficos, en los cuales lo único que se
debe hacer, es dar clic sobre el icono o botón al que se le asignó la macro,
dichas formas de ejecución se describen a continuación:
A través de elementos u objetos gráficos.
Mediante un botón de la Barras de Herramientas de acceso rápido.
Ejecutando la macro automáticamente al abrir un libro.
Ejecutar mediante Objetos gráficos
Las Ilustraciones proporcionan un mecanismo que puede ser utilizado para

asignar y ejecutar una macro de manera rápida y sencilla. Cualquier
elemento del grupo Ilustraciones (una imagen, una imagen prediseñada,
una forma o un SmartArt) se pueden emplear para asignar una macro.
Es importante tener en cuenta que cuando una macro es asignada a un

objeto gráfico, esta sólo puede ser ejecutada desde la hoja de cálculo en
donde se colocó el objeto.
170
Diplomado en Excel
Para asignar la macro Bordes creada anteriormente a un objeto gráfico,

se deben seguir los siguientes pasos:
Dibujar sobre la hoja de cálculo el objeto al cual se asignará la macro.
Sobre el objeto, dar clic derecho y seleccionar la opción Asignar Macro.
En el cuadro de diálogo Asignar Macro, seleccionar la macro Bordes.
Creando un botón en la Barra de acceso rápido
La forma más común para ejecutar una macro es mediante un botón en la

barra de herramientas de acceso rápido. Las Barras de Herramientas
son elementos dentro de Excel que se pueden ocultar fácilmente sin que
estas lleguen a interferir con los datos dentro de una hoja de cálculo.
171
Cuando una macro es asignada a un botón de la Barra de acceso rápido,
esta puede ser ejecutada desde cualquier libro de Excel, siempre y cuando
se tenga la configuración de seguridad adecuada. Por defecto la Barra
quedará configurada para la aplicación de Excel.
Para asignar la macro Bordes a un botón de la Barra de Herramientas,

se deben seguir los siguientes pasos:
Dar clic en el botón Opciones de Excel que se encuentra en el Botón de

Office.
Seleccionar de la lista la opción Personalizar.
De la lista Comandos más utilizados que se encuentra al lado izquierdo

de la ventana, seleccionar Ver macros.
Dar clic en Agregar, para pasar esta opción a la lista del costado derecho
de la ventana.
172
Diplomado en Excel
El botón Ver macros se agrega a la barra de acceso rápido.
Al hacer clic al botón Ver macros de la barra de acceso rápido, se abre la

ventana Macros, seleccionar del listado la macro a ejecutar y luego clic en
el botón Ejecutar.
Si se está en un archivo diferente al que contiene la macro, la opción

Todos los libros abiertos mostrará el listado de todas las macros de los
libros abiertos, se puede seleccionar la macro y ejecutarla para el archivo
activo.
Si al ejecutar la macro Excel 2007 presenta un mensaje donde advierte

que se han deshabilitado las macros, se debe cambiar la configuración de
seguridad y volver a abrir el libro que contiene la macro.
173
Diplomado en Excel
Editor de Visual Basic (VBA)
El Editor de Visual Basic es una aplicación en la que el usuario puede crear

código de programación para realizar diferentes tareas, en el editor de
Visual Basic es posible crear formularios y módulos los cuales interactúan
con la hoja de cálculo Excel.
Las macros que se realizan con la grabadora de macros sólo sirven para
ejecutar tareas repetitivas, por lo cual, se hace necesario utilizar Visual
Basic para crear procedimientos más complejos en los cuales se pueda
tomar decisiones.
Entorno del Editor de Visual Basic
El primer paso en el desarrollo de aplicaciones con VBA, es conocer el

entorno de programación, ya que este permitirá no solo observar el código
generado por la grabadora de macros, si no también hacer procesos de
corrección y depuración de cada una de las rutinas que la aplicación
contenga.
Existen dos formas para acceder al Editor de Visual Basic:
Ir a la ficha Programador Æ Grupo Código Æ Opción Visual Basic.
Usar el método abreviado <Alt> + <F11>.
Los componentes que hacen parte del Editor de VBA son:
175
Barra de Herramientas Estándar (A)
Contiene los iconos con los comandos más usados dentro del Editor, entre
los cuales se destacan los que permiten activar las ventanas de
propiedades y el explorador de proyectos.
Icono Explicación
Permite alternar entre el Editor de Visual Basic y la
aplicación de Excel. Al dar clic en este botón Excel será
activado.
Habilita un menú de opciones para insertar uno de los
objetos tales como módulos, formularios,
procedimientos, etc., dentro del proyecto actual.
176
Diplomado en Excel
Icono Explicación
El objeto por defecto es un formulario. Pero este

cambiará según el último objeto agregado.
Guarda el libro actual de Excel, incluidos el proyecto y
todos sus componentes como formularios y módulos.
Permiten hacer procesos de edición como cortar, copiar
y pegar respectivamente.
Abre el cuadro de diálogo Buscar para encontrar un
texto dentro del código.
Utilizados para hacer procesos de edición como

Deshacer y Rehacer respectivamente.
Permite ejecutar un procedimiento si el cursor está
dentro de él, un formulario si el userform está activo o,
una macro del proyecto si no está activo un
procedimiento o formulario.
Permite interrumpir o pausar la ejecución de la
aplicación.
Detener la ejecución de la aplicación.
Activa y desactiva el modo diseño.
Abre la ventana Explorador de Proyectos, explicada

más adelante.
Abre la ventana de Propiedades, explicada más
adelante.
177
Icono Explicación
Abre el Examinador de Objetos, que presenta una lista
de objetos, tipos, clases, métodos, propiedades, y
eventos que se pueden utilizar dentro del código.
Activa y desactiva el cuadro de herramientas que
contiene los controles que se pueden adicionar sobre
un formulario.
Explorador de Proyectos (B)
Muestra todos los elementos contenidos en un proyecto o archivo, permite

seleccionar cualquier elemento de Excel o Visual Basic para ser
posteriormente modificado.
La ventana Explorador de Proyectos muestra una lista jerárquica de los

proyectos que se estén trabajando en Visual Basic y cada uno de los
componentes que lo conforman.
Cada proyecto es identificado por un nombre, el cual está conformado por

dos elementos: Primero el nombre del proyecto que por defecto es
VBAProject y segundo por el nombre del libro de Excel al que se asocia
178
Diplomado en Excel
dicho proyecto. El nombre de un proyecto se puede cambiar a través de la

propiedad Name de la Ventana de Propiedades. Un ejemplo de nombre de
proyecto es VBAProject (Libro1.xls).
Un proyecto a su vez está conformado por los siguientes componentes:
Microsoft Excel Objetos: Bajo este componente hay un nodo que

representa cada una de las hojas de cálculo que existen dentro del libro de
Excel, además de un nodo especial llamado ThisWorkBook el cual
representa el libro de Excel.
Módulos: Bajo este componente se encuentran cada uno de los módulos

que contienen los procedimientos o macros que pertenecen a un proyecto.
Cada vez que se abre el libro y se utiliza la grabadora de macros, los
procedimientos son guardados en un módulo diferente.
Formularios: Bajo este componente se encuentran cada uno de los

formularios creados con elementos ActiveX (Botones y Cuadros de
Controles), que pertenecen a un proyecto.
Partes del explorador de proyectos
Desde la ventana explorador de proyectos se pueden identificar los

siguientes elementos:
179
Ver Código (1): Este botón muestra la ventana código para que se pueda
escribir y/o editar el código asociado al componente seleccionado dentro
del proyecto.
Ver Objeto (2): Este botón muestra el objeto correspondiente al

componente seleccionado dentro del proyecto. Si está seleccionado un
objeto formulario, se mostrará la interfaz gráfica del mismo, si está
seleccionado un objeto hoja, se mostrará la hoja de cálculo dentro del libro
de Excel.
Alternar Carpetas (3): Este botón permite mostrar u ocultar las carpetas
de objetos a la vez que muestran cada uno de los elementos contenidos en
dichas carpetas.
Proyectos (4): Identifican cada uno de los proyectos que actualmente

están en uso, al igual que la jerarquía de cada uno de los componentes o
elementos que lo conforman.
Módulos (5): Identifican cada uno de los módulos que hacen parte de un
proyecto. Permiten escribir, mostrar y/o editar el código Visual Basic de los
procedimientos o macros.
UserForms (6): Identifican cada uno de los formularios o cuadros de

diálogo que crea el usuario y que hacen parte de la aplicación. A este
grupo pertenecen todos los archivos cuya extensión es frm.
180
Diplomado en Excel
Ventana de Propiedades (C)

Ventana utilizada para configurar y/o modificar las propiedades de
cualquier objeto ó formulario dentro del proyecto de VBA.
La ventana Propiedades enumera las características y valores actuales

asociados a un objeto o a un grupo de objetos seleccionados, permitiendo
además cambiar los valores de dichas propiedades.
Desde esta ventana se configuran las propiedades en tiempo de diseño de

cada uno de los objetos, es decir, configurar las propiedades iniciales o por
defecto que van a tener los elementos cuando un usuario ejecute la
aplicación.
Cuando un módulo es seleccionado desde el Explorador de Proyectos, la

única propiedad que aparece en la ventana Propiedades es el nombre del
módulo, mientras que al seleccionar un libro, hoja o formulario, la ventana
Propiedades despliega muchas de las propiedades asociadas a dicho
objeto.
Al seleccionar varios objetos o controles simultáneamente, la ventana

Propiedades muestra una lista de propiedades comunes a todos los
objetos seleccionados.
Partes de la ventana de propiedades
En el siguiente gráfico se presentan, los principales elementos de la

ventana propiedades, con un ejemplo aplicado al color de fondo en un
formulario:
181
Ventana Propiedades (1): Detalla el título Propiedades y el nombre del
objeto que se tiene seleccionado para modificar sus propiedades.
Cuadro Objeto (2): Presenta el objeto seleccionado actualmente para

modificar sus propiedades. Si se seleccionan múltiples objetos, las
propiedades comunes a los objetos y su valor, pertenecen al primero de
los objetos seleccionados. De igual forma presenta una lista de otros
objetos para ver sus propiedades.
Ficha Alfabética (3): Relaciona alfabéticamente todas las propiedades

del objeto seleccionado; puede cambiar el valor de la propiedad
seleccionando el nombre de la propiedad y escribiendo o seleccionando el
nuevo valor.
Ficha Por categorías (4): Enumera todas las propiedades del objeto
seleccionado por categoría. Por ejemplo, Backcolor, Caption y Forecolor
están en la categoría Apariencia. Puede contraer la lista para que pueda
ver las categorías o expandir una categoría para ver las propiedades.
Cuando expande o contrae la lista, verá un icono con el signo más (+) o
menos (-) situado a la izquierda del nombre de la categoría.
182
Diplomado en Excel
Propiedad (5): Característica o cualidad del elemento seleccionado, en el

ejemplo utilizado, BackColor, se refiere al color de fondo.
Valor (6): Se refiere al valor de la propiedad seleccionada, en el ejemplo

utilizado, se refiere al código del color usado, para el color de fondo del
formulario.
Ventana de Código (D)
Permite crear líneas de código de programación para los objetos y/o

formularios dentro de un proyecto Visual Basic. Cada elemento de un
proyecto tiene asociada una ventana de código, la cual se activa dando
doble clic sobre el objeto desde la ventana Explorador de Proyectos.
La ventana código es utilizada para mostrar, escribir y/o modificar el

código Visual Basic generado por la grabadora de macros o escrito
manualmente por el usuario.
Para abrir esta ventana se pueden seguir cualquiera de los siguientes

pasos:
Desde el Explorador de Proyectos, seleccionar el módulo o formulario y

dar clic en el botón Ver Código.
Desde la ventana Userform, dar doble clic sobre el control o formulario.
183
Desde el Menú Ver Æ Código ó presionando la tecla de función <F7>
Nota: Se pueden abrir tantas ventanas de Código como se deseen, por lo

que puede ver fácilmente el código de diferentes módulos y copiar y pegar
información entre ellos.
Partes de la ventana de código
En la siguiente figura se muestra cada uno de los elementos que

conforman la ventana de Código.
Lista de objetos (1): Menú desplegable que muestra el nombre del

objeto seleccionado. De igual forma, desde allí se puede seleccionar
cualquier otro objeto asociado a un formulario u objeto hoja.
184
Diplomado en Excel
Lista de procedimientos o eventos (2): Menú desplegable que

presenta una relación de todos los eventos reconocidos por Visual Basic
para un formulario, un objeto hoja u objeto libro.
La ventana código para un módulo, presenta una lista de todas las

declaraciones y/o procedimientos que existen dentro de ese módulo. Esta
lista aparece en orden alfabético para poder seleccionar y ubicar un
procedimiento fácilmente.
Barra indicadora de vista: Generalmente un módulo de código contiene

más de un procedimiento, por lo que el entorno de Visual Basic, ofrece la
opción de seleccionar entre dos vistas posibles. Esta barra se encuentra
situada en la parte inferior izquierda de la ventana de Código y, en la que
se muestran los siguientes indicadores de márgenes:
Icono Explicación
Ver Procedimiento: Permite observar el

procedimiento seleccionado ocultando los demás
procedimientos. Por lo que sólo se ve un
procedimiento a la vez.
Ver módulo completo: Permite observar todos los
procedimientos de un módulo al mismo tiempo, cada
uno separados por una línea horizontal que va de lado
a lado de la ventana. Esta es la opción por defecto.
Barra de división: Opción que permite dividir la ventana de código en

dos paneles horizontales, cada uno con sus propias barras de
desplazamiento. Es útil para ver dos partes diferentes de código al mismo
tiempo.
185
Para crear la división de la ventana, se debe arrastrar el indicador hacia
abajo. Para cerrar o quitar la división sólo hay que arrastrar hacia la parte
superior o inferior de la ventana o simplemente dar doble clic sobre la
línea de división.
186
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 8
Lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
Procedimientos
Un procedimiento es básicamente un conjunto de instrucciones en
lenguaje Visual Basic que realizan una acción o tarea específica.
Un procedimiento puede ser ejecutado como una macro de Excel, desde

un formulario de VBA o desde cualquier otro procedimiento.
Sintaxis
Un procedimiento dentro de cualquier estructura de programación debe

seguir ciertos criterios o reglas. Estas definen la sintaxis de cómo se debe
declarar un procedimiento. A continuación se presenta la forma general de
un procedimiento:
Public Sub NombreProcedimiento

Instrucciones
….. (Código Visual Basic)
End Sub
Como es de notar, un procedimiento tiene un comienzo y un fin. El

comienzo está definido por las palabras Public Sub o Sub simplemente,
mientras que el final del mismo está definido por las palabras End Sub.
Dentro de estas dos sentencias comienzo – fin, se escribe todo el código
asociado a las rutinas o tareas que debe realizar el procedimiento o macro.
Todo procedimiento debe llevar un nombre que lo identifique dentro de la

aplicación y éste al igual debe cumplir con las siguientes especificaciones:
No debe contener espacios.
El único símbolo permitido es el underscore ( _ ).
187
El nombre debe ser único dependiendo el alcance o ámbito del
mismo.
Al utilizar la grabadora de macros desde Excel, esta crea de manera

predeterminada un procedimiento Sub, que define cada unos de los pasos
que realizó desde dicha interfaz. Un ejemplo sencillo, se presentaría de la
siguiente manera:
El anterior procedimiento llamado Ocultar, selecciona la columna F, para

luego ocultarla de manera automática. Al realizar el procedimiento con la
grabadora de macros, ésta crea líneas de comentarios al inicio del
procedimiento que describen una breve reseña, la fecha y la autoría de la
macro.
Crear Procedimientos
Todas las instrucciones de un programa de VBA deben estar dentro de un

procedimiento, por lo que es importante definir la manera de cómo se
puede crear un procedimiento.
Se pueden identificar dos formas de crear un procedimiento:
Elegir la opción Procedimiento en el menú Insertar ó
Escribir la estructura del procedimiento en la ventana de código.
188
Diplomado en Excel
Desde el Menú Insertar
Al utilizar este método, el Editor de Visual Basic automáticamente crea la

estructura del procedimiento basado en una información ingresada en un
cuadro de diálogo.
Los siguientes pasos definen la forma de crear un procedimiento desde el

menú Insertar.
Abrir el editor de Visual Basic.
Desde la ventana Explorador de Proyectos, dar doble clic sobre un

módulo cualquiera.
Si no existe un módulo dentro del proyecto, dar clic en el Menú Insertar

Æ Módulo. Esto es necesario, ya que en un módulo se alojarán los
procedimientos o macros generales para el proyecto con su
correspondiente código Visual Basic.
189
Ubicarse al final del módulo.
Seleccionar el Menú Insertar Æ Procedimiento. Aparecerá un cuadro de

diálogo como el de la figura siguiente:
Ingresar nombre, tipo y ámbito para el procedimiento.
Nombre: En esta sección digitar el nombre para el procedimiento o

macro. Recordar que no puede llevar espacios.
Tipo: Seleccionar la opción Procedimiento.
Ámbito: Seleccionar el ámbito del procedimiento. Público si se desea que

el procedimiento esté disponible para cualquier parte dentro del proyecto.
190
Diplomado en Excel
Escoger Privado si se desea que el procedimiento solo pueda ser utilizado

desde el módulo que se declaró.
Hacer clic en el botón Aceptar y revisar que el código aparece de manera

automática en la interfaz del editor.
Nota: Si el nombre asignado al procedimiento ya existe, el Editor de

Visual Basic mostrará un mensaje informando de dicho error.
Desde la ventana de código
Este método para crear un procedimiento, también se denomina forma

manual, ya que es el usuario quien estructura de manera completa el
procedimiento.
Los pasos siguientes son utilizados para definir un procedimiento dentro de

la ventana de código:
Abrir el Editor de Visual Basic.
Desde la ventana Explorador de Proyectos, dar doble clic a un módulo.
Si no existe un módulo dentro del proyecto, seguir los pasos explicados en

el método anterior.
Ubicarse al final del módulo.
Digitar la sentencia: Public Sub o Sub para determinar un procedimiento

de ámbito público. O digitar Private Sub para determinar un ámbito
privado.
Después de la palabra Sub, digitar el nombre del procedimiento, siguiendo

las reglas definidas al comienzo en la sintaxis de un procedimiento.
191
Presionar la tecla <ENTER>, lo que automáticamente cerrará el
procedimiento con la sentencia End Sub.
Dentro de las sentencias Sub y End Sub, escribir las líneas de código o
tareas que debe realizar el procedimiento.
El anterior ejemplo protege la hoja activa de un libro y puede ser

ejecutado usando las opciones de ejecución de macros como se explicó
anteriormente.
Variables
Una variable se puede definir como un lugar de almacenamiento en la

memoria, con un nombre específico y que puede guardar información de
un tipo de dato específico. El nombre variable significa que el valor
almacenado puede ser modificado en cualquier momento durante la
ejecución del programa.
En términos prácticos se puede decir que una variable es un nombre (sin

espacios) al que se le asigna a un dato para utilizarlo en cualquier
momento de la ejecución del programa. Por ejemplo, en un programa que
manipula información de los estudiantes de un centro escolar existirán
diferentes variables para poder introducir los datos de los alumnos. Estas
variables pueden hacer referencia a información específica tal como:
Nombre
Primer Apellido
Segundo Apellido
192
Diplomado en Excel
Dirección
Teléfono
Documento de Identidad
Valor Matrícula
Fecha de Nacimiento
La variable Nombre, tomará valores distintos según se vaya introduciendo

los datos de los alumnos. Es posible, que a lo largo de la ejecución del
programa, la variable Nombre tome los siguientes valores:
José
Pedro
María
Luis
La variable Primer Apellido también tomará distintos valores, en la

medida que el programa sea alimentado y así sucesivamente con las otras
variables:
Suárez
Mármol
Calle
Aragonés
Declaración de una Variable
La sentencia DIM permite declarar una variable con un tipo de dato

específico (dimensiona el espacio en memoria requerido para el tipo de
dato dado). Esta declaración puede hacerse dentro de un Procedimiento,
una Función, un Formulario o un Módulo, dependiendo de la finalidad y
alcance que se quiera dar a la variable.
La sintaxis general para declarar una variable es:
Dim NombreVariable As TipoDato
El primer punto en la declaración de una variable, es establecer el nombre

que va a tener dentro de la aplicación. Por lo tanto, antes de asignar un
nombre debe tenerse en cuenta los siguientes criterios:
El nombre debe comenzar con un caracter alfabético, es decir, una letra.
El nombre NO puede contener Espacios.
El único signo permitido es el underscore o subrayado ( _ ).

193
El nombre NO puede exceder los 255 caracteres.
El nombre debe ser único dentro del mismo ámbito o alcance en donde se
haya declarado.
El segundo punto es determinar el tipo de dato, que la variable puede

aceptar, es decir, definir si ésta va a recibir valores numéricos, cadenas de
texto, fechas, entre otros.
Algunos ejemplos de declaración de variables son los siguientes:
Dim NombreProducto as String

Dim Edad as Integer
Dim Precio_Producto as Currency
Dim Fecha_Ingreso as Date
Dim Promedio1 as Double
Dim Promedio2 as Double
Nota: Al declarar una variable con la sentencia DIM, no podrá usarse

fuera del lugar donde fue creada, por eso se indica que es Privada.
Tipo de Datos
Como se vio anteriormente al declarar una variable es importante

asignarle también el tipo de dato que la acompañará. Al definir el tipo de
dato el sistema reserva sólo el espacio en memoria necesario para el tipo
de información que se va a almacenar. Tomando el ejemplo del programa
para un centro escolar, visto anteriormente, se determinará los tipos de
datos de cada una las variables a usar, de la siguiente manera:
Dim Nombre as String

Dim PrimerApellido as String
Dim Segundo_Apellido as String
Dim Documento_de_Identidad as Integer
Dim ValorMatricula as Currency
Dim Fecha_Nacimiento as Date
Como se puede apreciar en el ejemplo la mayoría de variables se han

declarado como Tipo String, es decir, que se deben alimentar con datos de
tipo texto, siendo estos: números, letras o signos. Para la variable valor de
la matrícula es utilizado otro tipo de dato denominado Currency, que
194
Diplomado en Excel
identifica la variable con el valor moneda. Para la fecha de nacimiento se

usó el tipo Date.
Como conclusión, se puede indicar que es recomendable asignar con

precisión el tipo de dato que usará cada variable, pues de esta manera se
garantizará la eficiente aplicación del programa a desarrollar. En la
siguiente tabla se presentan los tipos de datos que se puede establecer en
el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, así como sus características
más relevantes:
Tamaño de
Tipo Definición
Almacenamiento
Boolean 2 Bytes Sólo admite 2 valores TRUE o

FALSE
Byte 1 Byte Admite valores entre 0 y 255
Currency 8 Bytes Válido para valores de tipo
moneda
Date 8 Bytes Fechas, permite operar con ellas
Double 8 Bytes Admite valores decimales de doble
precisión
Integer 2 Bytes Admite valores entre -32768 y
32767
Long 4 Bytes Admite valores entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647
Single 4 Bytes Admite valores decimales con
precisión simple
String 10 Bytes + longitud de
Cadenas de caracteres
la cadena de texto
Type Según número Definido por el usuario Número
requerido de elementos requerido por los elementos
Variant 22 Bytes + longitud de
(Con la cadena 22 Bytes + longitud de la cadena
Caracteres)
16 Bytes, Cualquier
Variant 16 Bytes, Cualquier valor numérico
valor numérico hasta el
(Con hasta el intervalo de un tipo
intervalo de un tipo
Números) Double
Double
195
Error Típico
Un error típico en la programación para aplicaciones con Visual Basic, es

realizar la siguiente declaración:
Dim Variable1, Variable2, Variable3, Variable4 As String.
Esta declaración indica que la única variable de tipo String es la variable

llamada Variable4, las tres primeras toman por defecto el tipo de dato
Variant. Este error se produce al asumir que tan solo se necesita declarar
el tipo de dato, al final de la línea de código. De otra forma, si se requiere
que cada variable tenga asignado un tipo de dato específico, se debe
asignar a cada una de ellas, su respectivo tipo de dato. Un ejemplo sencillo
de esto sería el siguiente:
Dim Variable1 As Date, Variable2 As Currency, Variable3 As Boolean,

Variable 4 As String.
Ámbito o Alcance de una Variable
Se entiende como ámbito el lugar de la aplicación en donde la variable es

accesible o “utilizable”. El programador debe definir el ámbito de la
variable antes de comenzar a trabajar con ella pues esto garantiza la
efectiva aplicación de los procedimientos a utilizar, se distinguen por esto
dos ámbitos generales:
Alcance Global
Alcance Local
Alcance Global
Corresponde a una variable que es pública para el proyecto y que puede

ser utilizada en cualquier parte dentro de este. Es decir, dentro de un
procedimiento, un formulario o un módulo.
Para declarar una variable con alcance global debe utilizar los
modificadores Public o Global. El modificador Public puede ser utilizado en
la sección de declaraciones ya sea de un módulo o un formulario, mientras
que el modificador Global únicamente puede ser utilizado en la sección de
declaraciones de un módulo.
196
Diplomado en Excel
Alcance Local
Una variable Local es propia o exclusiva de un programa, módulo,

formulario, función o procedimiento, donde éste se declara e inicializa.
Para declarar una variable con alcance local se debe utilizar los
modificadores Dim o Private
El modificador Dim puede ser utilizado en la sección de declaraciones de

un módulo o formulario y dentro de un procedimiento o función, mientras
que el modificador Private únicamente puede ser utilizado en la sección de
declaraciones de un módulo o formulario.
197
Una característica de este tipo de variables, es que el valor de la variable
solo existe mientras se ejecuta el procedimiento o función quien la declara.
Es decir, la variable salario, declarada en la figura anterior, existe
únicamente mientras se ejecuta el procedimiento CalcularNomina y en
ningún otro lugar puede ser utilizada.
En un Módulo:
Al declarar una variable como Privada, no podrá usarse en otro módulo

de la aplicación.
Al declarar una variable como Pública, podrá usarse en todo el programa.
En un Formulario:
Si se declara Privada, esa variable se puede utilizar en todo el formulario,

es decir, por todos los procedimientos de todos los controles del formulario
y adicionalmente por los procedimientos que se puedan insertar en un
futuro dentro del formulario.
Si se declara como Pública, esa variable puede moverse por todo el

formulario, de la misma forma que lo haría al declararla como Privada,
pero además puede ser usada desde otro Formulario o Módulo, citándola
por el nombre del Formulario, acompañado del nombre de la variable:
Formulario.Variable
Variables Estáticas
Las variables estáticas son variables locales dentro de un procedimiento

con la característica de que estas no pierden su valor al terminar de
ejecutar la rutina, es decir, conservan su valor cada vez que se invoca o
ejecuta el procedimiento.
El modificador de acceso Static, es utilizado para declarar este tipo de

variables. Es importante anotar que estas variables sólo se pueden
declarar a nivel de procedimiento, no son válidas a nivel de módulo o
formulario. Además de que solo las puede utilizar el procedimiento que las
declaró.
198
Diplomado en Excel
Nota: Existe algún nivel de prevención en cuanto a utilizar nombres largos

para las variables pues se cree que pueden ocupar demasiado espacio en
memoria o que pueden llegar a ser de difícil recordación. Esto no debe ser
problema, en primer lugar los nombres de las variables no ocupan espacio
en memoria. Y en segundo aspecto, los nombres de las variables pueden
invocarse de manera rápida cuando al digitar el nombre de una ellas se
use el comando <Ctrl> + Barra espaciadora; lo cual mostrará un listado
de las variables más cercanas al nombre que se introdujo para que
seleccione el adecuado.
Estructuras de Control
Las estructuras de control son probablemente la parte más útil e

importante dentro de una aplicación, ya que estas pueden afectar el flujo
del programa o la ruta de ejecución del mismo dentro del lenguaje VBA.
Estas se pueden clasificar en dos grandes grupos:
Estructuras Condicionales.
Estructuras de Repetición o Ciclos.
Estructuras Condicionales
El lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, permite argumentar diversas

instrucciones que cumplen el objetivo de evaluar los datos y sobre estos
realizar determinadas acciones sólo, si se cumplen ciertas condiciones. A
esto se denomina: Sentencias para toma de decisiones.
VBA cuenta con las estructuras condicionales típicas de cualquier lenguaje

de programación como son:
Sentencia IF
Sentencia Select Case
199
Sentencias IF
Se llaman sentencias condicionales IF a aquellas que se realizan sólo si se

cumple una determinada condición. Son las sentencias básicas para toma
de decisiones en un procedimiento o macro. Los usuarios de Microsoft
Excel pueden entender esto en una forma clara, si lo relacionan con la
función Si Lógico y su correspondiente sintaxis.
Sentencia IF Sencilla
Lo descrito anteriormente toma la siguiente forma en el código Visual

Basic:
If condición Then
Instrucciones
Else
Otras instrucciones
End If
Un ejemplo sencillo de lo anterior se puede aplicar en un escenario clásico de

ventas de una empresa comercial: “Si el empleado ejecuta ventas superiores
a $2´000.000 entonces recibe una comisión del 10%, sino, recibe una
comisión del 5% sobre el valor vendido”. Usando un diagrama de flujo se
puede argumentar lo siguiente:
200
Diplomado en Excel
El procedimiento de la figura, evalúa la celda activa y si esta contiene un

valor superior a 500, aplica un formato de color rojo a la fuente, sino se
cumple la condición, aplica el color azul a la fuente respectiva. La
desventaja es que solo se puede aplicar una celda a la vez. En ese caso se
puede mejorar el procedimiento utilizando una sentencia de bucle la cual
se explicará mas adelante.
Sentencia IF Anidada
Cuando se requiere evaluar más de una condición dentro un mismo If, se

debe usar la estructura del denominado If Anidado, el cual indica que, en
el caso de no cumplirse la primera condición, se abre un abanico de dos o
más posibilidades. La sentencia If condicional presentará la siguiente
forma:
201
Lo descrito anteriormente toma la siguiente forma en el código Visual
Basic:
If Condición1 Then
Instrucciones
ElseIf Condición 2 Then
Instrucciones
ElseIf Condición 3 Then
Instrucciones
Else
Instrucciones
End If
La siguiente tabla describe cada unos de los componentes de la sentencia

IF.
Instrucción Significado
If Es el nombre de la función y significa SI.
Prueba Es la sentencia o condición que se va a
lógica evaluar.
Significa “entonces” y le da paso a las
Then acciones que se realizarán en caso de que la
prueba lógica sea verdadera.
Significa “si no” y le da paso a las acciones
Else que se deben realizar en caso de que la
prueba lógica sea falsa.
202
Diplomado en Excel
Instrucción Significado
Significa “si no si” o “en caso contrario” y
ElseIf
da paso a evaluar una nueva condición.
End If Se utiliza para cerrar el IF.
Un ejemplo de la aplicación del If Anidado, es el siguiente:
Si la celda activa contiene un valor menor o igual a 500, aplica un formato

de color rojo a la fuente, si el valor de la celda es menor o igual a 1000
aplica color verde, si el valor de la celda es menor o igual a 1500 aplica
color amarillo, si no se cumplen las anteriores condiciones aplica color azul
al dato contenido en la celda.
Sentencia IF con Operadores Lógicos
Cada vez que deseamos evaluar más condiciones, la creación de funciones

condicionales anidadas, se torna mucho más difícil de crear y entender.
Esto puede simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos.
Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo

tiempo, entregando como resultado VERDADERO o FALSO.
El siguiente procedimiento evalúa la celda activa y si ésta contiene un

valor menor o igual a 500, aplica un formato de color rojo a la fuente, la
siguiente condición establece que si el valor es mayor o igual a 1000 y
menor o igual a 1500 aplica color verde, la siguiente condición indica que
si el valor de la celda es igual a 1700 ó el valor es igual a 1900 aplica color
amarillo, y por último, sino no se cumplen las anteriores condiciones aplica
color azul al dato contenido en la celda.
203
Sentencia Select Case
Selecciona, dependiendo del caso, un determinado juego de instrucciones.

Esta función permite evaluar un dato y ejecutar unas instrucciones cuando
se cumpla una condición, la función Select Case, evalúa un dato
almacenado en una variable, lo compara con un listado de constantes y
cuando la variable sea igual a la constante ejecuta las acciones del caso
indicado.
La estructura general de una sentencia Select Case es:
Select Case variable
Case const1
Acción(es)
Case const2
Acción(es)
Case const3
Acción(es)
Case Else
Acción(es);
End Select
Un ejemplo de la aplicación del Select Case, usando el mismo ejercicio

anterior para evaluar celdas, se argumentaría de la siguiente manera:
204
Diplomado en Excel
El primer caso evalúa si la celda activa contiene un valor menor o igual a

500 y aplica un formato de color rojo a la fuente, el segundo caso
establece que si el valor de la celda es menor o igual a 1000 aplica color
verde, el tercer caso indica que si el valor de la celda es menor o igual a
1500 aplica color amarillo, y el último caso aplica color azul al dato
contenido en la celda. Este procedimiento resulta mucho más sencillo y
rápido que las sentencias If…Then…Else, explicadas anteriormente, cuando
el margen de elección sea mayor que 2.
Sentencia Select Case con operadores lógicos
Una variación mas compleja es anidar o unir los valores a evaluar con
operadores lógicos de tipo Y o O. Esto permite hacer más efectiva la
validación de los datos lo que hace la sentencia más funcional. Se presenta
un ejemplo a continuación:
El primer caso evalúa si la celda activa contiene un valor igual a 1000 ó

1500 ó 2000, este se argumenta separando los valores por comas, y aplica
205
un formato de color rojo a la fuente, el segundo caso establece que si el
valor de la celda es menor que 1500 aplica color verde, el tercer caso
indica que si el valor de la celda esta entre 1500 y 2000, (se usa la
instrucción TO para indicar esto) aplica color amarillo a la fuente, y el
último caso (Case Else) aplica color azul al dato contenido en la celda, de
no cumplirse ninguna de las anteriores condiciones.
Estructuras de repetición o ciclos
Son también conocidas como estructuras de bucle permitiendo la

repetición de determinadas acciones. Una manera sencilla de entender
esto es pensar en una tarea típica dentro del ambiente laboral como es la
de repetir números dentro de un listado; el usuario siempre preferirá
ahorrar tiempo en esta actividad y la mejor solución es que el programa se
ocupe de esto, sobre todo cuando son bastantes números los que hay que
digitar. Para esto se usará una sentencia denominada For Next para
realizar esta acción, la cual se explicará mas adelante. Otro caso que se
puede presentar, es el de realizar una acción mientras se cumpla una
condición o mientras no se cumpla una condición, para esto se usarán las
sentencias de bucle: Do While…Loop y Do Until…Loop.
Un escenario típico de lo anterior, es el de buscar ciertos números dentro

de una base de datos y eliminarlos o resaltarlos de alguna manera. El
usuario puede programar el momento en que el proceso debe detenerse,
simplemente introduciendo en el código una condición específica para que
lo haga. Esta condición puede ser que la acción se detendrá al completar
1000 números o cuando aparezca una celda que se encuentra vacía o
cuando aparezca cierta palabra.
Es por esto que las estructuras de control son tan importantes, pues
permiten programar con anticipación ciertas tareas que aunque son
rutinarias consumen mucho tiempo.
Do Until Loop
Es un ciclo que permite ejecutar una serie de acciones hasta que una
condición sea Verdadera. De ahí que este tipo de ciclo se denomina Haga
Hasta Que…
En los ciclos Do Until hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
El ciclo se repite si la condición da un valor de Falso.
206
Diplomado en Excel
El ciclo finaliza cuando la condición da un valor de Verdadero.
La estructura general de un ciclo Hasta que… es:
Do Until prueba lógica

Acción(es)
Loop
En la figura anterior, se define una macro con el ciclo Do Until. En esta

macro se ejecutarán una serie de instrucciones hasta que la celda actual
contenga un valor mayor o igual a 8000. Si la celda activa es menor que
5000 aplica un formato al interior de la celda color rojo con letra amarilla,
sino, aplica un fondo de color azul con letra blanca. Luego se desplaza una
celda hacia abajo.
Los ciclos como cualquier otra estructura VBA, se pueden combinar con
otras estructuras. La siguiente figura muestra una macro con el ciclo Do
Until combinada con la sentencia Select Case.
207
Las acciones de la macro anterior se ejecutarán hasta que encuentre una
celda con el valor mayor o igual a 1900.
Do While … Loop
Es un ciclo que permite ejecutar una serie de acciones mientras que una
condición sea Verdadera. De ahí que este tipo de ciclo se denomina Haga
Mientras Que…
En los ciclos Do While hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
El ciclo se repite si la condición da un valor de Verdadero.
El ciclo finaliza cuando la condición da un valor de Falso.
La estructura general de un ciclo Mientras que… es:
Do While Condición
Acción(es)
Loop
208
Diplomado en Excel
En la figura anterior, se define una macro con el ciclo Do While. Esta

macro ejecutará una serie de instrucciones mientras que la celda activa
sea diferente de vacío (representado por doble comilla). Si la celda activa
es menor que 5000 aplica un formato al interior de la celda color Cian con
letra negra, sino, aplica un fondo color amarillo con letra roja. Luego se
desplaza una celda hacia abajo sobre la misma columna, y repite la
secuencia mientras se cumpla la condición. Es decir se detendrá cuando
encuentre una celda vacía.
La siguiente figura muestra una macro con el ciclo Do While combinado con
la sentencia Select Case.
Aunque el procedimiento contiene varias líneas de código, es fácil

determinar su aplicación. La primera acción ubica el cursor en la celda B2,
209
luego se indica que la macro solo se ejecutará mientras la celda sea
diferente de vacío, si esto se cumple pasa a determinar con la sentencia
Select Case (Seleccione el Caso) distintos valores numéricos; esto es, si
la celda contiene un dato menor o igual que 1300, aplicará color rojo a la
fuente, si es menor o igual que 1700, aplicará color azul y si es mayor
que 1700 enviará un mensaje de caja con el texto “Dato Excedido del
Presupuesto”, finaliza la selección del caso y se ubica una celda debajo de
la selección allí termina la acción.
For … Next
El ciclo For, también conocido como el ciclo Para, es un ciclo que permite
ejecutar una serie de instrucciones o acciones un número determinado de
veces. A diferencia de los ciclos anteriores, este es utilizado cuando se
sabe de antemano cuantas veces deben repetirse las líneas de código que
están dentro del ciclo.
En los ciclos Para, hay que tener en cuenta los siguientes criterios:
Se debe definir una variable “contador”, quien controlará la cantidad de
veces que se repetirá el ciclo.
Se debe especificar un límite inferior o un valor inicial, quien definirá desde

qué valor iniciará a contar el ciclo.
Se debe especificar un límite superior o valor final, quien definirá hasta

qué valor se repetirá el ciclo.
Se puede especificar un valor de incremento, quien definirá el valor que

debe aumentar la variable “contador” para llegar al valor final. Si esta no
se define, se toma un valor de uno por defecto.
La estructura general de un ciclo Para es:
FOR contador = ValorInicial TO ValorFinal [STEP incremento]

Acción(es)
NEXT Contador
210
Diplomado en Excel
En la figura anterior, se crea una macro con un ciclo For que rellenará las
celdas con los números del uno hasta el diez. Los siguientes son los
criterios que se definen dentro del ciclo For:
Dentro del ciclo, se define una variable “contador” llamada i.
Esta variable contador tomará un valor inicial de 1 y un valor final de 10.

Por lo que el ciclo se repetirá 10 veces.
No existe valor de incremento por lo que supone que aumentará de uno en

uno.
Cada vez que se ejecute el ciclo, colocará en la celda activa el valor de la

variable contador y se desplazará un celda hacia abajo.
En el siguiente ejemplo se realiza un proceso similar al anterior, pero esta

vez colocando los números de dos en dos. Los criterios que se siguen son
los siguientes:
Dentro del ciclo, se define una variable “contador” llamada i.
Esta variable contador tomará un valor inicial de 2 y un valor final de 20.

Se define un valor de incremento de 2 mediante la sentencia Step. Por lo
que el ciclo se repetirá 10 veces.
Cada vez que se ejecute el ciclo, colocará en la celda activa el valor de la

variable contador y se desplazará un celda hacia abajo.
211
Con las estructuras de control, el desarrollador de aplicaciones para Excel
puede realizar un sin número de tareas que comúnmente no se pueden
hacer utilizando la grabadora de macros. De ahí nace la importancia de
tener claro cada una de las estructuras que se pueden usar y como estas
se implementan dentro del código VBA.
Al utilizar dichas estructuras de manera individual o manera combinada, se

pueden ejecutar procedimientos con tareas específicas, según las
necesidades de la aplicación o del usuario.
La siguiente figura, muestra un ejemplo claro de un procedimiento en el

que se hace uso de las estructuras de control como son sentencias For,
sentencias While y sentencias If. Este procedimiento sigue las siguientes
pautas:
Las tareas definidas dentro de este procedimiento, se realizarán mientras

que la celda activa sea diferente de vacío.
Si la condición anterior se cumple, se evalúa el valor de la celda activa. Si

esta tiene un valor de cero, la fila completa será eliminada, mostrando un
mensaje informando de la eliminación.
Después se desplaza una celda hacia abajo.
Al llegar al final de la columna, dada por la condición del ciclo While, se

ubica en la siguiente columna hacia la derecha.
212
Diplomado en Excel
Estas tareas se ejecutarán cuatro veces, tal como se define en el ciclo For
al comienzo del procedimiento.
El siguiente ejemplo, es otra aplicación práctica que permite convertir

cualquier cadena de caracteres o texto que esté en minúsculas a su
correspondiente cadena en mayúsculas. Este caso muestra también una
combinación de las estructuras de control For, While e If.
En este procedimiento se definen las siguientes pautas:
Se establece un ciclo For que tendrá un contador de 1 hasta 2, es decir

que se aplicará a dos columnas. Esto se puede modificar según el número
de columnas a evaluar.
El proceso se realizará por columna mientras que la celda activa sea

diferente de vacío.
213
La variable “dato”, se define como el valor de la celda activa.
Si el dato es una cadena de caracteres (es el valor tipo vbString) entonces

se cambiará por letra mayúscula (UpperCase). En el caso que se demande
cambiar a letra minúscula, se debe usar LCase (dato). Es decir,
LowerCase.
Al final, el procedimiento ubicará el cursor de manera automática en la

columna de la derecha y repetirá este proceso, tantas veces como se haya
indicado en la sentencia For.
El proceso se cierra con un cuadro de mensaje (msgbox) que le indica al

usuario el éxito de la macro.
Entrada y Salida de Datos
Comando Msgbox
Los cuadros de mensajes o Msgbox, son utilizados para mostrar una

determinada información, aviso, o pregunta al usuario para que este tenga
conocimiento de ella y pueda actuar según las necesidades del programa.
Estos son utilizados por Excel para mostrar cualquier información de las
acciones que se están realizando sobre la aplicación. Por ejemplo, cuando
se intenta modificar una celda sobre una hoja que está protegida, Excel
mostrará un mensaje como el de la figura, eso es un Msgbox.
214
Diplomado en Excel
Dentro del desarrollo de aplicaciones con VBA, se pueden mostrar cuadros

de mensaje mediante la utilización del comando Msgbox. Estos pueden ser
usados para realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Para mostrar mensajes sencillos.
Para hacer preguntas sobre las decisiones que debe realizar un usuario
durante la ejecución de un procedimiento o macro.
Para establecer una comunicación directa entre el usuario y la aplicación.
Estructura de un Msgbox
Un cuadro de mensaje esta conformado por cuatro partes fundamentales

como son: el mensaje, los botones, el icono y un título.
Teniendo estos componentes como base, la sintaxis del comando Msgbox

es la siguiente:
Msgbox Prompt, Buttons + Icons, Title
Prompt: Elemento obligatorio que representa el mensaje ha mostrar

dentro del comando Msgbox. Este valor debe ir entre comillas.
Buttons: Elemento utilizado para determinar los botones que deben

aparecer dentro del cuadro de mensaje. Por ejemplo los botones Aceptar
y Cancelar.
Si este elemento no se define, el botón Aceptar aparece de manera

predeterminada.
215
Icons: Elemento para definir el icono a mostrar dentro del cuadro de
mensaje. Si no se establece el cuadro de mensaje aparecerá sin un icono
representativo.
Title: Representa el texto que debe aparecer como título del cuadro de
mensaje. Por defecto siempre aparece el texto “Microsoft Excel”. Para
cambiar la opción por defecto escriba el texto entre comillas del título
deseado.
Si se digita en la celda activa el número 123, entonces se mostrará un

cuadro de mensaje con el texto “Clave Acertada”, sino se cumple la
condición, se mostrará un mensaje con el texto “Clave Errada”, aunque no
se está configurando algún nivel de protección o de seguridad en la
aplicación, se trata de un ejercicio didáctico que muestra la utilidad de la
función Msgbox.
Botones dentro de un Msgbox
Como se mencionó anteriormente, los cuadros de mensajes también

pueden ser utilizados para hacer preguntas al usuario y que este tome una
decisión con respecto al procedimiento que se está ejecutando. Por
ejemplo, se puede preguntar si desea continuar o no con la ejecución de
una macro ó, preguntar si realmente se desea salir o no de la aplicación
que se está utilizando.
Esta característica se puede implementar con la utilización de botones

dentro del cuadro de mensaje. Dependiendo de las opciones que se
quieran ofrecer, puede escoger entre botones como Aceptar, Cancelar, Si,
No, entre otros. La siguiente tabla muestra los posibles botones a utilizar,
los valores y las combinaciones que este permite.
216
Diplomado en Excel
Botones Ejemplo Código
Aceptar VbOKOnly
Aceptar;
VbOKCancel
Cancelar
Anular,
Reintentar, VbAbortRetryIgnore
Omitir
Si, No,
VbYesNoCancel
Cancelar
Si, No VbYesNo
Reintentar;
VbRetryCancel
Cancelar
En el siguiente ejemplo se muestra un procedimiento que valida una clave,

si esta es correcta, el procedimiento muestra un cuadro de mensaje en el
cual se solicita al usuario si desea continuar o no con la creación de la
página Web, ya que esto es un proceso demorado. Si el usuario escoge SI,
se abrirá la ventana del Internet Explorer y mostrará la información como
página Web. Si el usuario escoge NO, el proceso no se realizará y se saldrá
del procedimiento.
En caso de que la clave no sea la correcta se mostrará un mensaje

indicando el error y que la página Web no será mostrada.
217
Se debe revisar que en este caso se definió una variable denominada “Rta”
con tipo de datos “Variant”, la cual almacenará la respuesta que el usuario
seleccione del cuadro de mensaje. Esto se determina al encerrar el
contenido del cuadro de mensaje entre paréntesis; lo cual solo se debe
hacer cuando se demanda almacenar la respuesta por parte del usuario en
una variable. Por lo tanto, para almacenar la respuesta de un Msgbox, esta
se debe asignar a una variable para ser usada posteriormente. Dentro del
procedimiento se debe estructurar como:
NombreVariable = MsgBox ( "Prompt", VbBotones + vbEstilo, "Title" )
Iconos dentro de un Msgbox
En un cuadro de mensaje se pueden mostrar cuatro tipos de iconos

diferentes, entre los cuales el usuario puede seleccionar dependiendo del
mensaje que quiera expresar.
La siguiente tabla muestra los posibles iconos que se pueden mostrar y

sus valores correspondientes.
Iconos Código Explicación

Este icono puede ser utilizado cuando
vbCritical se quiera representar mensajes de
Error.
vbQuestion se quiera representar mensajes de
Pregunta.
218
Diplomado en Excel
Iconos Código Explicación

vbExclamation se quiera representar mensajes de
Advertencia.
VbInformation se quiera representar mensajes de
Información.
Comando InputBox
Los cuadros de entrada o Inputbox, son utilizados para solicitar

información al usuario que pueda ser necesaria para la aplicación o el
procedimiento. Un ejemplo típico de este tipo de comando, es cuando
Excel solicita ingresar la contraseña para desproteger una hoja de cálculo
que está protegida.
Dentro del desarrollo de aplicaciones con VBA, se pueden utilizar los

comandos de entrada para realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Para solicitar contraseñas de ejecución de algún procedimiento.
Para solicitar valores numéricos o porcentuales que puedan ser utilizados

en operaciones dentro de un procedimiento o macro.
219
Estructura de un Inputbox
Un cuadro de entrada está conformado por tres partes fundamentales

como son: el mensaje, el título y un valor por defecto.
Teniendo estos componentes como base, la sintaxis del comando Inputbox

es la siguiente:
Inputbox (Prompt, Title, Default)
Prompt: Elemento requerido que representa el mensaje a mostrar en el

cuadro de diálogo. Este valor debe ir entre comillas y puede tener una
longitud máxima de aproximadamente 1024 caracteres.
Title: Representa el texto que debe aparecer como título del cuadro de
entrada. Por defecto siempre aparece el texto “Microsoft Excel”. Para
cambiar la opción por defecto, se debe escribir el texto entre comillas del
título deseado.
Default: Elemento opcional que permite establecer un valor por defecto

como respuesta si el usuario no ingresa nada.
220
Diplomado en Excel
El procedimiento de la figura anterior, solicita al usuario que ingrese una

clave a través de un cuadro de entrada. El valor ingresado se almacena en
una variable llamada “Clave” de tipo String, para luego evaluarla a través
de un condicional. Si el valor es correcto, se lanza un mensaje de texto
con la frase “Clave Acertada”, sino, se lanza otro mensaje con el texto
“Clave Errada”.
Se puede usar el mensaje de entrada para alimentar ciertas variables y

con estas realizar algún tipo de operación numérica usando los datos
introducidos, muy similar al ejemplo que se usó en el ejercicio anterior
pero en este caso se mostrará el resultado consecuencia de los valores y
su correspondiente operación.
Al finalizar la operación se mostrará en un cuadro de mensaje el resultado

de la operación, en este caso de la suma efectuada:
Los procedimientos que demandan introducir datos o alimentar una

variable a través de mensajes de entrada (InputBox), pueden ejecutarse
de una mejor manera, si estos se alojan dentro de un formulario. Los
formularios, su uso y su correspondiente aplicación se explicarán mas
adelante.
221
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 9
Modelo de objetos de Excel
Uno de los principales aspectos en el desarrollo de aplicaciones con Excel,

es entender el modelo de objetos del mismo, ya que este emula cada uno
de los componentes de la interfaz gráfica de Excel. Es decir, las celdas, las
hojas, los libros y la misma aplicación entre otros tienen su representación
dentro del lenguaje VBA. Es por eso que este capítulo da una introducción
a los objetos más relevantes con los que se trabajará comúnmente.
Pero, antes de comenzar a hablar del modelo de objetos, es importante

definir unos conceptos claves que permitirán entender mejor el flujo de
este capítulo.
¿Qué es un Objeto?
Si se habla en términos de Excel, se puede decir que un objeto es la

representación a nivel de programación de un elemento dentro de la
misma aplicación de Excel. En otras palabras se dice que un gráfico
(Chart), una tabla dinámica (PivotTable), una hoja (WorkSheet), etc. se
conocen como objetos. Si se hace la analogía con el mundo real se puede
decir que un reloj, un carro e inclusive una persona son objetos.
¿Qué es una Propiedad?
Las propiedades son características que definen a un objeto y que de

alguna manera lo diferencia de los demás. Por ejemplo: el color, el
tamaño, el peso son propiedades que definen al objeto reloj. Si se
compara con objetos de Excel, se puede mencionar que el nombre
(Name), el tipo de gráfico (ChartType), el color de fondo (Color) son
propiedades del objeto gráfico. Otros ejemplos son: el color de fondo
(Interio.Color), el color de letra (Font.Color), el contenido (Value) entre
otras son propiedades del objeto Celda (Range); el color de fondo
223
(BackColor), el nombre (Name), el titulo (Caption) son propiedades del
objeto Formulario (Form).
Nota: Una de las propiedades más importantes dentro del desarrollo de

aplicaciones para cualquier objeto es la propiedad Nombre (Name), ya
que mediante esta se accede al objeto para modificar otras propiedades o
invocar sus métodos.
¿Qué es un Método?
Los métodos son acciones o comportamientos que pueden realizar los

objetos. Por ejemplo: el objeto carro se puede prender, se puede mover;
el objeto persona puede hablar, caminar, correr, reír, llorar, etc. Dentro
del modelo de objetos de Excel, cada uno de los objetos tiene métodos
que permiten realizar acciones sobre ellos, es así que el objeto Hoja
(WorkSheet) tiene métodos como: eliminar (Delete), mover (Move),
seleccionar (Select), proteger (Protect) y, el objeto Celda (Range) tiene
métodos como copiar (Copy), pegar (Paste), etc.
¿Qué es un Evento?
Los eventos son señales que un objeto recibe desde diferentes elementos,
como el mouse, el teclado, o cualquier otro con el que un usuario
interactúe dentro de la aplicación y que ejecutan una serie de rutinas
establecidas por el desarrollador según las necesidades que este defina.
Por ejemplo, si se menciona un evento del objeto reloj, se puede referir el
evento Alarma, que reproduce un sonido cuando llega a la hora
determinada por el usuario.
Si hablamos de eventos a nivel de objetos de Excel, se puede decir que el

objeto hoja (WorkSheet) tiene eventos como: Cambiar (Change) que
sucede cuando una celda dentro de la hoja de cálculo es modificada por el
usuario y que podría definirse como acción guardar el libro cada vez que
algo cambie dentro de la hoja de cálculo. De la misma manera se podría
hablar del evento Activar (Activate) que sucede cuando el usuario
selecciona una hoja de cálculo dentro del libro y que podría desencadenar
una serie de rutinas como por ejemplo, solicitar una contraseña para
verificar si el usuario puede o no realizar cambios sobre ella. Como es de
notar, a este nivel, el desarrollador juega un rol muy importante ya que
224
Diplomado en Excel
es él quien define qué comportamiento tendrá la aplicación según los

eventos y las acciones que establezca dentro de la aplicación.
Objetos comunes dentro de Excel
Como se ha venido mencionando anteriormente, Excel proporciona una

serie de objetos con los que el usuario puede interactuar dentro del
desarrollo de aplicaciones y de los cuales se destacan los cuatro (4) más
importantes como son:
Application
WorkBook
WorkSheet
Range
Al estudiar el modelo de objetos, se puede definir que este tiene una

forma de árbol jerárquico, en el que el objeto Application está en el nivel
superior de la jerarquía, seguido del objeto WorkBook, luego el objeto
WorkSheet y para terminar el objeto Range.
225
Application
WorkBook
WorkSheet
Range
Entendiendo esta estructura, se puede calificar completamente el objeto

dentro del código VBA, siguiendo toda la ruta de la jerarquía. Por ejemplo
si se quiere hacer referencia a la Celda A2 de la Hoja Inventarios del Libro
Modelo de objetos de Excel.xls, se podrá utilizar el siguiente código:
Application.Workbooks("Modelo de
Objetos.xls").Worksheets("Inventarios").Range("A2").Value = 12
En realidad NO es necesario calificar la ruta completa, es decir, se puede

obviar el objeto Application de la línea de código anterior y se obtendrá
el mismo resultado, por ejemplo:
Workbooks("Modelo de
Objetos.xls").Worksheets("Inventarios").Range("A2").Value = 12
Este código puede hacerse aún más simple, si se está considerando que el
valor de la Celda A2 a modificar es el de la Hoja activa del Libro activo, por
lo tanto el código quedará expresado como:
Range("A2").Value = 12
Ahora bien, se pregunta el porqué de esta explicación, sencillamente se

debe considerar el caso en el que se desee hacer referencia a la celda B5
de la Hoja Ventas que existe en dos Libros diferentes. El código que se
deberá implementar dentro la macro que se está realizando debería ser
como el siguiente:
Workbooks("Libro1.xls").Worksheets("Ventas").Range("B5").Value =
InputBox(“Ingrese valor porcentual”)
Workbooks("Libro2.xls").Worksheets("Ventas ").Range("B5").Value =
InputBox(“Ingrese cantidad deseada”)
226
Diplomado en Excel
Colecciones
En los ejemplos anteriores se habrá notado que se habla de WorkBooks y

WorkSheets, elementos que son totalmente diferentes a WorkBook y
WorkSheet que se han venido mencionando. En este punto es importante
entender la diferencia y cómo estos elementos se aplican en el lenguaje
VBA.
Hay que partir de que WorkBook hace referencia a un Libro, mientras que
WorkBooks hace referencia a un grupo de Libros, de igual manera sucede
con WorkSheet que hace referencia a una Hoja y WorkSheets a un
grupo de Hojas. Por lo tanto se puede decir que una colección es un
grupo o conjunto de objetos del mismo tipo.
El Libro “Libro1.xls” es un objeto de la colección de WorkBooks y la Hoja

“Ventas” es un objeto de la colección WorkSheets. El siguiente ejemplo
muestra la manera de cómo ocultar la Hoja Ventas mediante código
haciendo uso de la colección WorkSheets y el objeto WorkSheet.
Las dos macros anteriores cumplen la misma funcionalidad. En cuanto a

líneas de código se puede evidenciar que es más corta la primera macro
que la segunda, pero en escritura de código resulta más útil la segunda
debido a que ésta ayuda al programador mostrando una lista de las
propiedades y los métodos del objeto en cuestión, algo que no sucede si
se utiliza el esquema de la primera macro.
227
Nota: Dentro de VBA existe la colección Sheets que también hace
referencia a un grupo de hojas como lo hace la colección WorkSheets,
por lo que se está en la autonomía de utilizar cualquiera de las dos
colecciones ya que tienen el mismo funcionamiento.
Trabajando con los Objetos dentro del código VBA
Una de las cosas que posiblemente se ha notado durante el desarrollo de

este libro, es la manera de cómo hacer uso de los objetos, propiedades y
métodos dentro del lenguaje VBA, de no ser así, aquí se reafirmará y se
comprenderá el uso de los mismos.
Cuando se trabaja con objetos, es importante identificar el mismo de

manera única, de ahí como se mencionó anteriormente cada objeto tiene
un Nombre el cuál es usado para referenciarlo dentro del código VBA.
Ahora, el nombre del objeto por sí solo no cumple ninguna funcionalidad,
por lo que debe emplear las propiedades o métodos del mismo.
Para establecer las propiedades de un objeto, emplear la siguiente

sintaxis:
NombreObjeto.Propiedad = Valor
Donde el nombre del objeto se encuentra separado de la propiedad por un

punto (.) y esta se iguala a un valor dependiendo del tipo de dato que esta
requiera.
Si lo que se desea, es obtener el valor de la propiedad, tener en cuenta la

siguiente sintaxis:
228
Diplomado en Excel
NombreVariable = NombreObjeto.Propiedad
Los métodos de un objeto también tienen su sintaxis para ser invocados:
NombreObjeto.Metodo ( [Argumentos] )
Donde el nombre del objeto se encuentra separado del método por un

punto (.) y se especifican los argumentos que éste necesite entre
paréntesis.
Nota: Los argumentos en algunas ocasiones son necesarios y en otras son

opcionales, por eso la palabra Argumentos en la sintaxis anterior se
encuentra entre paréntesis cuadrados.
Objeto Range (Rango o Celda)
El objeto Range representa una Celda, un Rango de Celdas (contiguas o

no), una Fila y/o una Columna. Este es el objeto con el que más se trabaja
dentro del desarrollo de aplicaciones VBA y por ende es el que mejor se
debería conocer.
Para comenzar, aprenderá a seleccionar cada uno de los elementos a que

hace referencia el objeto Range.
Código Explicación
Seleccionar la celda especificada
Range( “B5” ).Select entre las comillas, en este caso la
celda B5
Range( “A1:D10”
).Select ó Seleccionar el rango de celdas desde
Range( “A1” , ”D10” A1 hasta D10.
).Select
Range( “B5, C10, E7” Seleccionar las celdas B5, C10 Y E7
).Select respectivamente
Range( "C22:E27 , Seleccionar los rangos de celdas no
229
Código Explicación
G28:I31" ).Select contiguos C22 hasta E27 y G28 hasta
I31
Range( "5: 5" ).Select
ó Seleccionar la Fila 5
Rows( "5: 5" ).Select
Range( "C: C" ).Select
ó
Seleccionar la Columna C.
Columns( "C: C"
).Select
ActiveCell y Selection
Cuando se crea una Macro utilizando la Grabadora de Macros, se habrá

notado que Excel automáticamente hace referencia a una celda o un
conjunto de celdas con alguno de estos dos comandos.
ActiveCell significa celda activa y ésta representa una sola celda de la

selección actual, mientras que Selection que significa selección, puede
contener más de una celda, pero sólo una de ellas es la activa. El siguiente
ejemplo aclara la diferencia entre ActiveCell y Selection, en el que
Selection referencia todo el rango de A1 hasta D10, mientras que
ActiveCell solo referencia la primera celda del rango en este caso la celda
de la esquina superior izquierda.
230
Diplomado en Excel
Propiedades comunes del objeto range
Value - Formula - FormulaR1C1: Estas tres (3) propiedades del objeto

Range permiten asignar u obtener el contenido de una celda o selección
de Excel. Para comenzar es importante aclarar que cada una de ellas
cumple una funcionalidad diferente, dependiendo del contenido a mostrar
de la celda.
La macro MostrarContenido, especificada en el ejemplo, se posiciona en la

celda D12 que contiene una sumatoria de los sueldos entre las celdas D6 y
D10 y, despliega en un cuadro de mensaje el resultado y la diferencia de
llamar las tres propiedades anteriores.
End: Esta propiedad permite ubicarse o desplazarse entre los límites

finales de una región o selección. Esto es equivalente a presionar las teclas
<Ctrl> + Flecha Arriba ó <Ctrl> + Flecha Abajo ó <Ctrl> + Flecha
Derecha ó <Ctrl> + Flecha Izquierda, por lo que se deberá especificar la
dirección que se debe tomar. Esta dirección se especifica con las
sentencias xlUp, xlDown, xlToRight y xlToLeft respectivamente.
En el siguiente ejemplo la macro UbicarseAlFinal permite realizar los cuatro

diferentes desplazamientos entre los límites finales de una tabla, para
hacer esto, primero se ubica en la celda A5 y luego busca el final hacia
231
abajo ubicándose en la celda A12, después busca el final hacia la derecha
para ubicarse en la celda D12, posteriormente busca el final hacia arriba
ubicándose en la celda D5 y para terminar busca el final hacia la derecha
para volver a la celda A5.
De igual forma con esta propiedad, se puede seleccionar un rango

completo. Esto es equivalente a presionar las teclas <Shift> + <Ctrl> +
Flecha Arriba ó <Shift> + <Ctrl> + Flecha Abajo ó <Shift> + <Ctrl> +
Flecha Derecha ó <Shift> + <Ctrl> + flecha izquierda.
La macro SeleccionarRango permite seleccionar toda la tabla buscando los

extremos finales de la misma. Hay que tener en cuenta que la macro
funciona satisfactoriamente si se ubica en la esquina superior izquierda de
la tabla, por eso esta macro se posiciona en la celda A5 para luego
seleccionar el rango de A5 hasta D5 presionando <Shift> + <Ctrl> +
Flecha Derecha y por último presionar <Shift> + <Ctrl> + Flecha Abajo
para terminar de seleccionar todo el rango de A5 hasta D12.
CurrentRegion: La propiedad CurrentRegion le permite seleccionar la

región actual de una tabla dentro de Excel. El rango seleccionado está
demarcado por los límites de la tabla, es decir, por filas y columnas
totalmente vacías alrededor de la misma. Esta propiedad es equivalente al
<Ctrl> + <*> dentro de Excel.
232
Diplomado en Excel
La característica de esta propiedad es que para seleccionar toda la tabla,

se puede estar ubicado en cualquier lugar dentro de ésta. El siguiente
ejemplo selecciona la tabla asumiendo que se está en cualquier celda
dentro del rango de A5 hasta D12 y luego se presiona <Ctrl> + <*>.
Offset: Esta propiedad permite realizar desplazamientos relativos entre

las celdas de la hoja de cálculo, por lo que se necesitan especificar dos
parámetros importantes que son el número de filas y el número de
columnas a desplazar. Estos parámetros son conocidos como RowOffset y
ColumnOffset respectivamente.
RowOffset representa un valor numérico que puede ser positivo o

negativo, dependiendo del tipo de desplazamiento que se quiera hacer. Si
el valor es positivo indica un desplazamiento hacia abajo, mientras que si
es negativo el desplazamiento se hará hacia arriba.
De igual forma, ColumnOffset representa un valor numérico positivo o

negativo. Si este es positivo indica un desplazamiento hacia la derecha,
mientras que si es negativo indica un desplazamiento hacia la izquierda.
El siguiente ejemplo muestra una macro llamada DesplazamientoOffset

que busca realizar unos movimientos sobre la hoja de cálculo siguiendo las
posiciones marcadas con los números 1, 2, 3 y 4 respectivamente. El
ejercicio inicia ubicándose en la celda A2 y desde allí realiza un
desplazamiento de 3 filas hacia abajo y 2 columnas hacia la derecha para
encontrar la posición 2 que está representada por la celda C5. Luego
realiza un desplazamiento de 5 filas hacia abajo y 0 columnas por
encontrarse en la misma columna de la posición inicial para encontrar la
posición 3 representada por la celda C10. Para terminar realiza un
desplazamiento de -3 filas hacia arriba y de -2 columnas hacia la derecha
para encontrar la posición 4 representada por la celda A7.
233
Otro ejemplo un poco más complejo, busca realizar una tabla que coloque
sobre las celdas de la hoja de cálculo los números del 1 hasta un número
definido por el usuario en bloques de 10 tal cual se ve en la figura. Esta
macro llamada DesplazamientosRelativos, realiza este procedimiento
solicitando al usuario que ingrese el número límite y dentro del ciclo va
colocando uno a uno los números haciendo un desplazamiento de 1 fila
hacia abajo y 0 columnas. Por otra parte, dentro del ciclo existe un
condicional que va verificando si el número es un múltiplo de 10 para
pasar a la siguiente columna haciendo un desplazamiento de -10 filas
hacia arriba y de 1 columna hacia la derecha para continuar colocando los
números restantes hasta llegar al límite especificado por el usuario.
Borders: Como su nombre lo indica esta propiedad es utilizada para

aplicar bordes a una celda o a un rango de celdas seleccionadas. Pero esta
propiedad no funciona sola, deben especificarse otras propiedades o sub-
propiedades para especificar cada uno de los valores deseados. La
siguiente tabla muestra algunas de las propiedades complementarias para
la propiedad Borders.
Propiedad Explicación
LineStyle Permite especificar el tipo de línea a aplicar. Esta
propiedad puede adoptar uno de los siguientes valores:
xlContinuous, xlDash, xlDashDot, xlDashDotDot, xlDot,
xlDouble, xlSlantDashDot ó xlLineStyleNone.
234
Diplomado en Excel
Ejemplo: Selection.Borders.LineStyle = xlContinuous
Weight Para especificar el grosor de la línea. Esta propiedad

puede recibir cualquiera de los siguientes valores:
xlHairline, xlThin, xlMedium ó xlThick.
Ejemplo: Selection.Borders.Weight = xlThin
ColorIndex Propiedad para asignar el color a los Bordes. El valor
asignado a esta propiedad es un valor numérico entre 1 y
56.
Ejemplo: Selection.Borders.ColorIndex = 43
El siguiente código le permite ver cada uno de los colores
permitidos sobre las celdas de Excel.
Color Al igual que la propiedad ColorIndex, permite asignar el

color de los bordes, con la característica de poder utilizar
la función:
RGB(CantidadRojo, CantidadVerde, CantidadAzul)
El valor permitido para cada cantidad de color esta entre
0 y 255. Por ejemplo si se quiere obtener el color verde,
la función debería ser RGB (0,255,0) donde se está
expresando que quiere 0 de tonalidad Roja, 255 de
tonalidad Verde y 0 de tonalidad Azul.
Otros colores pueden ser los siguientes:
Función RGB() Color
RGB(255,0,0) Rojo
RGB(0,0,255) Azul
RGB(255,255,0) Amarillo
RGB(0,255,255) Agua Marina
RGB(255,255,255) Blanco
235
RGB(0,0,0) Negro
RGB(228,228,228) Gris Claro
Nota: Se puede hacer cualquier combinación de colores.
La macro AplicarBordes muestra el código usado para colocar los bordes

de una tabla. Esta macro primero se ubica en la celda A5 y luego realiza
una selección de la región actual. Sobre la selección aplica un borde
continuo y delgado de color verde lima a toda la tabla, para después solo
seleccionar el borde inferior y aplicar un borde doble y grueso de color
anaranjado.
Interior: Esta propiedad permite asignar un color de fondo y una trama

para las celdas seleccionadas. Al igual que la propiedad anterior necesita
de otras propiedades.
ColorIndex Asignar u obtener el color de fondo de la
celda. El valor asignado a esta propiedad es
un valor numérico entre 1 y 56.
Ejemplo: Selection.Interior.ColorIndex = 25
Color Asignar el color de fondo utilizando la función
RGB(0,0,0)
Ejemplo: Selection.Interior.Color =
RGB(255,255,0)
236
Diplomado en Excel
Pattern Propiedad para especificar la trama a la celda.
Esta puede adoptar

uno de los siguientes
valores: xlSolid,
xlGray75, xlGray50,
xlGray25, xlGray16,
xlGray8, xlHorizontal, xlVertical, xlDown,
xlUp, xlChecker, xlSemiGray75,
xlLightHorizontal, xlLightVertical,
xlLightDown, xlLightUp, xlGrid, xlCrissCross.
Ejemplo: Selection.Interior.Pattern =
xlVertical
PatternColorIndex Propiedad para indicar el color de la trama.
Ejemplo: Selection.Interior.PatternColorIndex
= 29
El siguiente ejemplo aplica color de fondo y de trama a la fila de

encabezamiento de la tabla. Para ello se ubica en la celda A5 y hace una
selección desde esa celda hasta el final hacia la derecha usando <Shift> +
<Ctrl> + Flecha Derecha. Después aplica un color de fondo turquesa claro
y una trama tipo grilla de color amarillo.
Font: Esta propiedad permite especificar propiedades de fuente como

nombre, tamaño, color, etc. al objeto seleccionado, en este caso a la celda
o rango de celdas. La siguiente tabla muestra las propiedades adicionales.
Name Propiedad para especificar entre comillas el nombre

del tipo de fuente a aplicar.
Ejemplo: Selection.Font.Name = "Trebuchet MS"
FontStyle Para definir el estilo de fuente como Normal, Cursiva,
237
Negrita y Negrita Cursiva.

Ejemplo: Selection.Font.FontStyle = "Cursiva".
Otra forma de especificar estos tipos de estilos puede
ser utilizando las propiedades Bold e Italic.
Ejemplo: Selection.Font.Bold =True y
Selection.Font.Italic =True.
Size Propiedad para establecer el tamaño de la fuente.
Ejemplo: Selection.Font.Size = 11
ColorIndex Utilizada para definir el color de la fuente.
Ejemplo: Selection.Font.ColorIndex = 12
La macro AplicarFuente permite configurar las opciones de fuente para la

fila de encabezamiento de la tabla tal como se ve en la figura. Esta macro
primero se ubica en la celda A5 y luego selecciona buscando el final hacia
la derecha utilizando <Shift> + <Ctrl> + Flecha Derecha; una vez esta
seleccionado el rango, se establece el tipo de fuente en “Trebuchet MS”
con estilo negrita de tamaño 11 y color rojo oscuro.
Address: Esta propiedad devuelve una cadena de caracteres que contiene

la referencia de la celda o rango de celdas seleccionado. La referencia
puede estar expresada como “$A$1” si se está ubicado en una celda o
como “$A$1:$D$10” si hay seleccionado un rango.
Es de notar que el lenguaje VBA devuelve dicha referencia en forma de

posición absoluta, por lo que implica que esta propiedad consta de
parámetros que permiten definir si se desea en forma absoluta o relativa.
Estos parámetros se llaman RowAbsolute y ColumnAbsolute, los cuales
tienen un valor de Verdadero de manera predeterminada, así que no es
necesario establecerlos si se desea la referencia de manera absoluta.
238
Diplomado en Excel
El ejemplo siguiente busca determinar cual es la referencia en la que se

encuentran los sueldos de la tabla, los cuales están ubicados en la última
columna de la misma. Para esto, la macro ObtenerReferencia se posiciona
en la celda A5 y se desplaza buscando el final de la tabla hacia la derecha,
utilizando <Ctrl> + Flecha Derecha ubicándose en la celda D5. Después
selecciona el rango desde la celda activa hasta el final de la tabla hacia
abajo con <Shift> + <Ctrl> + Flecha Abajo. El resultado mostrará en un
cuadro de mensaje originado por el MsgBox la referencia de forma
absoluta como “$D$5: $D$12”, luego en otro cuadro de mensaje la
referencia de forma relativa como “D5:D12”.
Name: Esta propiedad es utilizada para asignar o devolver el nombre de

una celda o rango de celdas dentro de Excel.
En el ejemplo siguiente, la macro AsignarNombre permite establecer el

nombre de “Nomina” al rango de celdas comprendido entre A5 y D10.
Una de las características fundamentales de Excel, es que se puede utilizar

el nombre para referir o seleccionar una celda o rango de celdas, es decir,
la sentencia Range (“A5:D10”).Select es equivalente a decir Range
(“Nomina”).Select.
Count: Esta propiedad devuelve un valor numérico indicando la cantidad

de objetos ya sean celdas, filas o columnas de un rango seleccionado.
El siguiente ejemplo define una macro que permite determinar la cantidad

de celdas, filas y columnas que conforman una tabla. La macro se ubica en
239
la celda A5 y selecciona la región actual, luego en la celda C1 coloca la
cantidad de celdas, en la celda C2 coloca la cantidad de Filas y en la celda
C3 la cantidad de columnas contenidas dentro del rango seleccionado.
Métodos comunes del objeto range
Select: Método que permite seleccionar una celda o rango de celdas.
ClearContents: Este método del objeto Range permite borrar o eliminar

el contenido de la celda o rango de celdas seleccionadas. Este método es
el equivalente a presionar la tecla <Supr> o <Delete>.
Clear: A diferencia del método anterior, este permite no solo borrar el

contenido de la celda o rango de celdas, sino también cualquier tipo de
formato que haya sido aplicado sobre estas. Esta funcionalidad es la
equivalente a seleccionar el Menú Edición Æ Borrar Æ Todo.
La macro Borrar del siguiente ejemplo selecciona el rango de celdas de A5

hasta D6 y borra el contenido de las celdas conservando los formatos que
sobre estas estén aplicados. Luego selecciona el rango de celdas entre A9
y D10 y elimina todo lo que se encuentre dentro del mismo.
Copy: Como su nombre lo indica, este método permite copiar el contenido

y/o formatos de la celda o rango de celdas seleccionadas en el
portapapeles o en un rango específico. Este método por defecto copia la
información al portapapeles, lo que indica que después de copiar debe
240
Diplomado en Excel
seleccionar el destino y luego seleccionar la opción de pegar tal cual como

ya se conoce.
La macro CopiarDatos sigue esas especificaciones. Primero se ubica en la

hoja Nomina en la celda A5, luego llama al método copiar el cual copia la
información al portapapeles. Después selecciona la hoja Inventarios y se
ubica en la celda C2 para allí pegar la información.
Ahora bien, si se desea se puede obviar los pasos anteriores y especificar

en el método copiar el nuevo rango en donde se copiarán los datos
especificados. El siguiente ejemplo selecciona en la hoja Nomina el rango
de celdas de A5 a B10 y los copia en la hoja Inventarios a partir de la
celda A2.
Cut: El método cortar del objeto Range tiene el mismo funcionamiento que
el método copiar visto anteriormente.
PasteSpecial: Este método del objeto Range, permite realizar un proceso

de pegado especial sobre la celda o rango de celdas de la hoja de cálculo.
Al ejecutar este método la información a pegar es traída del Portapapeles,
por lo que previamente debió existir un proceso de copiar o cortar como se
explico anteriormente.
241
El método PasteSpecial es el equivalente a la opción Pegado especial del
menú Edición en Excel, el cual activa un cuadro de diálogo para especificar
las opciones que se deben cumplir al momento de realizar el pegado. Por
tal motivo este método tiene una serie de parámetros que definen cada
una de esas opciones presentes en el cuadro de diálogo y las cuales se
explican en la siguiente tabla:
Parámetro Explicación
Paste El parámetro paste define que es lo que se

quiere pegar, es decir, si es todo o
únicamente los valores o todo excepto los
bordes, etc. Este parámetro puede recibir
cualquiera de los siguientes valores:
xlPasteAll, xlPasteFormulas, xlPasteValues,
xlPasteFormats, xlPasteComments,
xlPasteValidation, xlPasteAllExceptBorders,
xlPasteColumnWidths,
xlPasteFormulasAndNumberFormats,
xlPasteValuesAndNumberFormats
Ejemplo: Selection.PasteSpecial (
Paste:=xlPasteValues )
Operation El valor del parámetro Operation, permite
establecer si se desea realizar alguna
operación con los datos a pegar y los datos
que existan en las celdas destino. Los valores
permitidos son los siguientes: xlNone, xlAdd,
xlSubtract, xlMultiply, xlDivide.
Ejemplo: Selection.PasteSpecial ( Operation
242
Diplomado en Excel
:=xlAdd )
SkipBlanks Este parámetro es utilizado cuando se desea
evitar el reemplazo de celdas vacías del área
copiada en el área de pegado. Este
parámetro recibe un valor de True o False, si
no se especifica este es False por defecto.
Ejemplo: Selection.PasteSpecial (SkipBlanks
:=True )
Transpose Permite cambiar las filas de datos copiadas a
columnas y viceversa. Recibe un valor de
True o False, si no se define es False por
defecto.
Ejemplo: Selection.PasteSpecial (Transpose
:=True )
El ejemplo siguiente muestra la macro PegadoEspecial, en la cual se

selecciona el rango de celdas de A15 a A18 y se copia. Después se ubica
en la celda A21 y hace un pegado especial estableciendo las opciones de
pegar solo valores y transponer.
Find: Este método busca información específica dentro de un rango y se

ubica en la primera celda que cumpla con la condición dada. Para realizar
este proceso el método cuenta con unos parámetros que se describen en
la siguiente tabla.
What Con este parámetro se especifica el valor a

buscar dentro de las celdas del rango
seleccionado. Este valor puede ser una
cadena de caracteres o cualquier otro dato de
Excel.
243
Ejemplo: Selection.Find ( What :=”Juan

Martinez” )
After Permite determinar la celda a partir desde la
cual se debe empezar a buscar la
información. Generalmente está representada
por la celda activa, si no se especifica, la
búsqueda inicia a partir de la celda de la
esquina superior izquierda del rango.
Ejemplo: Selection.Find ( Alter :=ActiveCell )
LookIn El valor de este parámetro permite establecer
la opción Buscar dentro de… Es decir, si el
valor a encontrar se debe buscar entre las
fórmulas, los valores o los comentarios. Estas
opciones se definen como xlFormulas,
xlValues o xlComments respectivamente.
Ejemplo: Selection.Find ( LookIn :=xlValues)
LookAt Parámetro para establecer si el valor buscado
debe coincidir exactamente con el contenido
de la celda o si el valor puede ser parte del
contenido ya sea al comienzo o final de la
misma. Los valores posibles son xlWhole o
xlPart respectivamente.
Ejemplo: Selection.Find ( LookAt :=xlWhole)
SearchOrder Permite establecer el orden en el que se
efectúa la búsqueda, el cuál puede ser por
filas o por columnas. Las opciones son
xlByRows o xlByColumns respectivamente.
Ejemplo: Selection.Find ( SearchOrder
:=xlByRows)
MatchCase Este parámetro acepta un valor de True
(Verdadero) para que se distingan entre
mayúsculas y minúsculas. Si no se especifica
el valor por defecto es False (Falso).
Ejemplo: Selection.Find ( MatchCase :=False)
En el ejemplo siguiente la macro BuscarRegistro selecciona la región actual

y busca dentro del rango la primera celda que contenga la palabra “Lin”
para luego aplicar un color de letra rojo.
244
Diplomado en Excel
Insert: Este método permite insertar celdas, filas o columnas en la hoja

de cálculo, dependiendo del rango que previamente se haya seleccionado y
la dirección en la que se desplazarán las celdas. La dirección define si el
desplazamiento se hará hacia la derecha para insertar columnas o hacia
abajo para insertar filas. Por lo tanto, el método insertar puede tener un
parámetro que establece dicha dirección utilizando los valores de
xlShiftToRight para columnas y xlShiftDown para filas; si este
parámetro se omite la acción tomada por Excel dependerá de la forma del
rango que se haya seleccionado.
La siguiente tabla, muestra diferentes formas en las que se pueden

insertar filas, columnas o celdas.
Para Código
Insertar Filas Para insertar filas se puede utilizar dos formas

diferentes:
La primera es seleccionar la fila en donde se desea
insertar y luego llamar el método Insert del objeto
Range. Por ejemplo:
Rows("17:17").Select
Selection.Insert (xlDown)
La segunda es seleccionar la fila en donde se desea
insertar y utilizar la propiedad EntireRow del objeto
Range. Por ejemplo:
Rows("17:17").Select
Selection.EntireRow.Insert
Insertar Para insertar columnas se puede utilizar las mismas
Columnas opciones que para insertar filas pero cambiando la
dirección.
La primera es seleccionar la columna en donde se
desea insertar y luego llamar el método Insert del
objeto Range. Por ejemplo:
Rows("D:D").Select
Selection.Insert (xlToRight)
245
Para Código
La segunda es seleccionar la columna en donde se

desea insertar y utilizar la propiedad EntireColumn del
objeto Range. Por ejemplo:
Rows("D:D").Select
Selection. EntireColumn.Insert
Insertar Para insertar celdas se debe
Celdas seleccionar el rango
deseado y luego indicar el
tipo de dirección para
determinar si estas se
desplazan hacia la derecha
o hacia abajo. Esto es
equivalente a dar clic
derecho sobre una celda y escoger la opción Insertar.
El código sería algo como:
Rows("B5:B10").Select
Selection.Insert (xlToRight)
La macro InsertarColumnasFilas del ejemplo siguiente, selecciona la hoja

“Nomina”, luego selecciona las columnas D y E para insertar dos columnas
haciendo el desplazamiento hacia la derecha. Después selecciona las filas
10 y 11 para insertar dos filas complets.
Delete: El método delete permite eliminar celdas, filas o columnas dentro

de la hoja de cálculo. Este método tiene el mismo funcionamiento como el
método Insert, lo único que varía son los valores que indican la dirección
de desplazamiento para las celdas. Estos valores son xlToLeft para
eliminar columnas y xlUp para eliminar filas.
246
Diplomado en Excel
Objeto WorkSheet (Hoja de Cálculo)
El objeto WorkSheet representa una hoja de cálculo dentro de un libro de

Excel. Este objeto es un elemento dentro de la colección WorkSheets,
que como ya se había mencionado en temas anteriores, se refiere al grupo
total de hojas presentes en un libro.
Para acceder a una hoja de cálculo, se usa WorkSheets (Índice), donde el

índice representa el número o el nombre de la hoja que se desea
seleccionar. Si se decide utilizar el número, hay que tener en cuenta que
este se define por la posición en la que se encuentre la hoja dentro del
libro, empezando de izquierda a derecha, por ejemplo si se tiene tres
hojas llamadas “Nomina”, “Inventarios” y “Facturación” estas estarían
numeradas como uno (1), dos (2) y tres (3) respectivamente, por lo que si
se quiere ubicar en la hoja “Facturación” se podría utilizar cualquiera de
las dos siguientes líneas de código:
WorkSheets(“Facturación”).Select ó WorkSheets(3).Select
Algo importante de anotar es que generalmente se utiliza el nombre de la

hoja en lugar del número, ya que se pueden mover las hojas de la manera
más adecuada a las necesidades, lo que implicaría que posiblemente la
hoja tres (3) ya no sea la hoja “Facturación” y por ende la macro no
funcione adecuadamente.
Nota: Dentro de VBA existe la colección Sheets que también hace

referencia a un grupo de hojas como lo hace la colección WorkSheets,
247
por lo que se está en la autonomía de utilizar cualquiera de las dos
colecciones ya que tienen el mismo funcionamiento.
ActiveSheet
Como ya se sabe, dentro de un libro pueden existir una gran cantidad de

hojas, pero solo una de ellas podrá ser la hoja activa. Para hacer
referencia a esta hoja se podrá utilizar la opción ActiveSheet. Por
ejemplo, suponer que se desea imprimir la hoja de cálculo “Inventarios”, la
cual es la hoja activa en ese momento. Las siguientes líneas de código
pueden ser usadas para realizar dicha labor:
WorkSheets(“Inventarios”).PrintOut ó ActiveSheet.PrintOut
Propiedades Comunes del Objeto WorkSheet
Name: La propiedad Name del objeto WorkSheet permite obtener o

establecer el nombre de una hoja dentro de un libro de Excel.
El siguiente ejemplo muestra una macro para obtener el nombre de la hoja

activa dentro del Libro de Excel.
Este otro ejemplo define una macro llamada CambiarNombre la cual

pregunta al usuario si realmente desea cambiar el nombre de la hoja y, de
ser así, solicita el nuevo nombre a través de InputBox.
248
Diplomado en Excel
Visible: Esta propiedad permite ocultar o mostrar una hoja de cálculo.

Puede adoptar dos valores posibles: False si se desea ocultar la hoja o
True si se desea mostrar la hoja. Esta propiedad es equivalente ha cuando
selecciona el Menú Formato Æ Hoja Æ Ocultar o Menú Formato Æ Hoja
Æ Mostrar… dentro de Microsoft Excel.
La siguiente macro describe el código para ocultar la hoja “Nomina” dentro

del actual libro de Microsoft Excel.
Nota: Es importante tener en cuenta, que no se pueden ocultar todas las

hojas de un libro, este debe tener siempre por lo menos una hoja visible.
Count: Devuelve el número total de hojas presentes en el actual libro de

Excel, así hayan hojas ocultas. Esta propiedad es de sólo lectura.
Métodos comunes del objeto WorkSheet
Select: Método que permite seleccionar una hoja de cálculo dentro del
libro de Excel.
Add: El método Add permite adicionar o insertar una hoja de cálculo

dentro del libro activo. Este tiene el mismo funcionamiento a la opción del
Menú Insertar Æ Hoja de Cálculo en Excel.
Delete: Utilizar este método para eliminar una hoja de cálculo. Tener en
cuenta que este método muestra un cuadro de diálogo que solicita
confirmación para eliminar la hoja, si se selecciona el botón Eliminar se
eliminará definitivamente la hoja, si se presiona el botón Cancelar la
eliminación no se efectuará.
El ejemplo siguiente muestra una macro que permite adicionar una nueva
hoja de cálculo en el libro activo y, solicita al usuario que ingrese el
nombre para la misma mediante un InputBox. De igual forma elimina la
hoja llamada “Taller” también del libro activo.
249
Copy: El método copiar permite obtener un duplicado de la hoja de cálculo
en el mismo libro donde ésta se encuentra o en un libro diferente. Este
método consta de dos parámetros opcionales como son Before y After. El
parámetro Before define que la hoja copiada debe colocarse antes de la
hoja establecida en este parámetro, mientras que el parámetro After
define que la hoja copiada debe colocarse después de la hoja establecida
por este parámetro.
Es importante anotar que estos parámetros no se pueden definir al mismo

tiempo, es decir, si utiliza el parámetro After no puede definir el parámetro
Before y viceversa.
Nota: Si ninguno de los parámetros es definido, la hoja se copiará en un
libro nuevo.
Un ejemplo de este método es obtener una copia de la hoja “Inventario” y

colocarla después de la hoja “Taller” tal como se muestra en la macro
CopiarHoja.
Move: Este método permite mover una hoja de cálculo a un lugar dentro
del mismo libro o a un libro diferente. Este método tiene el mismo
funcionamiento como el método Copy.
La macro llamada MoverHoja, mueve la hoja “Facturación” y la coloca

como última hoja del libro activo.
250
Diplomado en Excel
Paste: Método utilizado para pegar el contenido del portapapeles en la

hoja y en la celda o rango de celdas seleccionado.
Protect: Utilizar este método si se desea proteger la hoja de cálculo de

cualquier modificación. Este método utiliza una lista de parámetros los
cuales se explican en la siguiente tabla:
Password Define la contraseña de protección. Este parámetro

es opcional, por lo que si se omite se podrá
desproteger la hoja con facilidad.
Hay que tener en cuenta que se distinguen
mayúsculas de minúsculas, es decir, “contraseña”
es diferente de “CONTRASEÑA”.
Ejemplo: Activesheet.Protect ( Password
:=”Macros”)
DrawingObjects Este parámetro puede adoptar dos valores posibles
True o False. Si se define como True se protegerán
las figuras o formas que existan en la hoja de
cálculo. El valor predeterminado es False.
Ejemplo: Activesheet.Protect (DrawingObjects :=
True)
Contents Permite proteger el contenido de la hoja de cálculo
incluyendo no solo las celdas bloqueadas sino
también los gráficos. Los valores de este parámetro
son True o False, donde True es el valor por
defecto.
Ejemplo: Activesheet.Protect (Contents := True)
Scenarios Asigne un valor de True para proteger los
escenarios que existan en la hoja de cálculo. Este
valor es por defecto.
Ejemplo: Activesheet.Protect (Scenarios := True)
251
El siguiente ejemplo muestra una macro para proteger la hoja “Nomina”
en la cual se da una contraseña, habilita la protección de objetos o figuras,
el contenido y los escenarios.
Unprotect: Este método remueve la protección de la hoja de cálculo.

Consta de un parámetro llamado Password que permite definir la
contraseña utilizada para proteger la hoja, si este se omite y existía una
contraseña, Excel mostrará un cuadro de diálogo para que el usuario
ingrese la contraseña.
La siguiente macro permite desproteger la hoja “Nomina” cuya contraseña

era la cadena “Macros”.
PrintOut: El método PrintOut es utilizado para imprimir una hoja de

cálculo. Este consta de varios parámetros opcionales como se describen en
la siguiente tabla:
From Este parámetro opcional establece el número de la

página desde donde se debe empezar a imprimir. Si se
omite, la impresión comienza desde la primera página.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( From :=1)
To Parámetro opcional que indica el número de la página
hasta donde se desea imprimir. Si se omite, se
imprime hasta la última página.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( To :=1)
252
Diplomado en Excel
Copies Permite establecer el número de copias a imprimir.

Este valor por defecto es 1.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( Copies :=3)
Preview Utilizado para ver una vista previa de los datos antes
de que estos sean impresos. Asignar un valor de True
o False. El valor por defecto es False.
Ejemplo: Activesheet.PrintOut( Preview := True)
Nota: Para imprimir una selección utilice el comando Selection.PrintOut.

A continuación se muestra un ejemplo que permite imprimir 4 copias de la
hoja “Facturación”.
SetBackgroundPicture: Este método permite establecer una imagen de

fondo para la hoja de cálculo. Esto es equivalente a seleccionar el Menú
Formato Æ Hoja Æ Fondo. Se debe indicar la imagen a través del
parámetro FileName.
En la siguiente figura se muestran dos macros: la primera EstablecerFondo

la cual coloca de fondo la imagen Paisaje.jpg que está en el disco duro y la
segunda EliminarFondo la cual quita la imagen de fondo para lo hoja
activa.
ShowDataForm: Utilizar este método para desplegar un formulario de

datos asociados a una tabla en la hoja de cálculo. Para que este funcione
correctamente, Excel debe ser capaz de determinar la selección actual
253
como parte de una lista, tabla o base de datos. Este método aplica la
funcionalidad del Menú Datos Æ Formulario en Excel.
El siguiente ejemplo tiene una macro llamada ActivarFormulario la cual

primero se ubica o selecciona el rango cuyo nombre es “Facturas” y luego
activa el formulario de datos tal como se ve en la figura.
Objeto Workbook (Libro de Excel)
El objeto WorkBook representa un único libro de Microsoft Excel. Este

objeto es un elemento dentro de la colección WorkBooks, el cual contiene
una colección de todos los libros abiertos que actualmente se tienen en
Excel.
Para acceder a un objeto WorkBook, se usa WorkBooks (Índice), donde

el índice representa el número o el nombre del libro al que se desea
acceder. El número de índice esta dado por el orden en el que se abrieron
los libros, por ejemplo WorkBooks(1) hace referencia al primer libro que
se abrió y WorkBooks (WorkBooks.Count) hace referencia la último libro
abierto dentro de la aplicación.
254
Diplomado en Excel
Anteriormente se mostraron las opciones del menú Ventana con una lista
de los libros que en ese momento se encontraban abiertos. Es importante
saber que el orden que se ve en esta lista es diferente al orden que se está
hablando cuando se trabaja con macros en VBA, es decir, en el entorno de
Excel, el libro “Modelo de Objetos” que está marcado como número 3,
realmente fue el primer libro que se abrió y por ende cuando se programa,
el índice sería el número 1. De igual forma el libro “Información
Compuclub” que en Excel está marcado como número 1, fue el último libro
que se abrió por lo que en programación este se referenciaría con el índice
3. Por lo tanto, si se desea ubicar en el libro “Información Compuclub” se
podrá hacer de cualquiera de las dos formas siguientes:
WorkBooks(“Información Compuclub”).Activate ó
WorkBooks(3).Activate
Nota: Para ubicarse en un libro específico se debe utilizar el método

Activate, ya que el método Select no funciona para el objeto WorkBook.
ActiveWorkBook
Este objeto como su nombre lo indica, representa el libro activo dentro de la

Aplicación de Excel. Si no existe ningún libro abierto, este objeto adquiere un
valor de Nothing (Nada). Suponer que se desea guardar el libro con el que
se está trabajando, el código VBA para realizar esta operación podría ser:
WorkBooks(“Modelo de Objetos”).Save ó ActiveWorkbook.Save
255
Propiedades Comunes del Objeto WorkBook
Name – Path - FullName: Estas tres propiedades permiten obtener

información acerca del libro como son su nombre y ubicación. La propiedad
Name devuelve el nombre del libro, mientras que la propiedad Path
retorna la ubicación en disco de ese archivo. La propiedad FullName es
una combinación de las dos anteriores, en la que retorna tanto la ruta
como el nombre del archivo.
Las tres propiedades son de solo lectura, lo que indica que si se desea
cambiar el nombre del libro no se puede utilizar la propiedad Name como
se hacía con otros objetos, para esto, se debe utilizar el método SaveAs
del objeto WorkBook.
La siguiente macro coloca el nombre, la ruta y el nombre completo del

libro actual a partir de la celda A1.
Count: Esta propiedad devuelve el número de libros actualmente abiertos

dentro Excel. El funcionamiento de ésta, es similar a la propiedad Count
del objeto WorkSheets.
Password – WritePassword: Estas dos propiedades permiten establecer

las contraseñas para apertura y modificación de un libro de Excel. La
propiedad Password devuelve o establece la contraseña para abrir el libro
especificado, mientras que la propiedad WritePassword devuelve o
estable la contraseña de escritura del libro especificado.
La macro ProtegerGuardar del ejemplo siguiente, establece la contraseña

de apertura en “123” y la contraseña de escritura en “456”, para luego
guardar el libro.
256
Diplomado en Excel
ReadOnly: Devuelve un valor Verdadero o True indicando que el libro fue

abierto de solo lectura, lo que indica que no puede guardar cambios
efectuados sobre este libro.
ProtectStructure: Propiedad que devuelve un valor de Verdadero o True

indicando que se encuentra protegida la estructura del libro, es decir, que
no se pueden insertar, eliminar o mover hojas de cálculo en ese libro.
Saved: Esta propiedad es utilizada para saber si se han efectuado cambios

ya sea de contenido o de estructura en un libro. Si el libro a sufrido
cambios, esta propiedad adquiere un valor de False, lo que indica que al
cerrar el libro Excel muestra un mensaje en el que puede decidir guardar
el libro.
Al establecer el valor de True a esta propiedad mediante el código, se
estaría indicando que cualquier cambio efectuado desde la última vez que
se guardó no debe ser tomado en cuenta, por lo que Excel sencillamente
no solicitará guardar el libro.
Métodos Comunes del Objeto WorkBook
Activate: Método que permite activar un libro dentro del Aplicativo de

Excel. Es importante que al utilizar este método el libro debe estar abierto,
de no ser así, ocurrirá un error y la macro dejará de funcionar.
Add: Utilizado únicamente con la colección WorkBooks y permite crear o

adicionar un nuevo libro. El nuevo libro será el libro activo.
El siguiente ejemplo se activa el libro “Modelo de Objetos.xls” y se

selecciona la hoja “Taller”, luego se resalta el rango de celdas
comprendido entre A1 y C3 para copiar los datos allí presentes. Después
adiciona un nuevo libro y sobre la celda A1 pega los datos.
257
Open: Al igual que el método anterior, solamente puede ser utilizado con
la colección WorkBooks, y permite abrir un libro de Excel existente. Este
método tiene un parámetro cuyo valor define la ruta y nombre del archivo
a abrir, este parámetro se llama FileName.
Save: Este método permite guardar el libro especificado. Es el equivalente

a seleccionar Menú Archivo Æ Guardar desde el entorno de Excel. No
tiene parámetros definidos.
SaveAs: Utilizado para guardar los cambios de un libro con un nombre

diferente o con opciones diferentes al original. Es el equivalente a
seleccionar Menú Archivo Æ Guardar como. Este método tiene unos
parámetros entre los cuales se destaca el FileName, el cual se utiliza para
definir el nombre del archivo con el que se desea guardar el libro.
La siguiente macro muestra un ejemplo de la utilización de los 3 métodos

anteriores. Primero, se abre un archivo llamado “VentasCali.xls” y se
selecciona el rango cuyo nombre es “Facturas” para copiar sus datos.
Segundo, se adiciona un nuevo libro y allí se pegan los datos. Por último
se guarda el libro con el nombre de “Historial.xls”, luego se cierra este
libro y para terminar se guarda el libro “VentasCali.xls”.
258
Diplomado en Excel
Close: Utilizado para cerrar un libro de Excel. Este método tiene tres
parámetros que se pueden definir o no, tal cual se explican en la siguiente
tabla:
SaveChanges Este parámetro opcional es utilizado para guardar los

cambios efectuados en el libro antes de cerrarlo.
Si el libro no ha sufrido cambios este parámetro se
ignora, en caso contrario actuará según el valor que
se asigne a este parámetro.
Valor Explicación
True Guardar los cambios. Si el libro se guarda
por primera vez el nombre del libro será el
que se especifique en el parámetro
FileName; si no existe este parámetro,
Excel pedirá que ingrese el nombre a
utilizar. Pero si el libro ya había sido
guardado utiliza el mismo nombre que
tiene asignado.
False No guarda los cambios.
Omitido Si no se especifica este parámetro y el
libro ha sufrido cambios Excel mostrará un
cuadro de diálogo preguntando si se
desean guardar los cambios
Ejemplo: ActiveWorkBook.Close SaveChanges:=True
FileName Utilizado para definir el nombre del libro con el que
será guardado.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Close FileName :=
“C:\Compuclub\Archivo.xls”
Nota: Si se utiliza el método Close con la colección WorkBooks como por

ejemplo WorkBooks.Close, Excel cerrará todos los libros abiertos,
preguntando si se desean guardar los cambios para cada uno de ellos.
Protect: Utilizar este método si se desea proteger el libro de Excel de

cualquier modificación ya sea a nivel de estructura o de ventanas. Este es
el equivalente a seleccionar el Menú Herramientas Æ Proteger Æ
Proteger Libro. Este método utiliza una lista de parámetros los cuales se
explican en la siguiente tabla:
259
Password Define la contraseña de protección. Este parámetro es

opcional, por lo que si se omite se podrá desproteger
el libro con facilidad.
Hay que tener en cuenta que se distinguen
mayúsculas de minúsculas, es decir, “contraseña” es
diferente de “CONTRASEÑA”.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Protect ( Password
:=”Contraseña”)
Structure Este parámetro puede adoptar dos valores posibles
True o False. Si se define como True se protegerá la
estructura del libro impidiendo insertar, eliminar y
mover hojas. El valor predeterminado es False.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Protect (Structure := True)
Windows Permite proteger la estructura de las ventanas del
libro, impidiendo que estas se pueden minimizar o
restaurar, de igual forma no permite generar nuevas
ventanas del mismo libro, ni crear divisiones, en pocas
palabras deshabilita la gran mayoría de opciones del
Menú Æ Ventana.
Ejemplo: ActiveWorkBook.Protect (Windows := True)
El siguiente ejemplo crea una macro que protege la estructura y el diseño

de ventanas del libro activo antes de cerrarlo.
Unprotect: Este método remueve la protección del libro. Consta de un

parámetro llamado Password que permite definir la contraseña utilizada
para proteger el libro, si este se omite y existía una contraseña, Excel
mostrará un cuadro de diálogo para que el usuario ingrese la contraseña.
PrintOut: El método PrintOut del objeto WorkBook es utilizado para

imprimir todas las hojas de cálculo del libro especificado, es el equivalente
260
Diplomado en Excel
a seleccionar el Menú Archivo Æ Imprimir Æ Todo el libro. Este método

tiene el mismo funcionamiento que el método PrintOut del objeto
WorkSheet.
Objeto Application (Aplicación de Excel)
El objeto Application es el objeto que se encuentra en el nivel superior

dentro del Modelo de Objetos de Excel y este representa la misma
aplicación y todos los hijos que existen dentro de este. Con la
implementación del objeto Application se tiene acceso a valores y
opciones de toda la aplicación como son las que se encuentran desde el
Menú Herramientas Æ Opciones, así como otras que son muy útiles al
momento de desarrollar las aplicaciones.
Propiedades Comunes del Objeto Application
Cursor: Propiedad para definir la apariencia del puntero del Mouse dentro
de Microsoft Excel. Esta propiedad puede adoptar cualquiera de los
siguientes valores:
xlDefault Establece el puntero predeterminado de

Excel.
xlBeam Establece el puntero de texto que
generalmente es en forma de I.
xlWait Establece el puntero de ocupado,
conocido como el Reloj de Arena.
xlNorthWestArrow Establece el puntero de selección
representado por una flecha mirando
hacia el noroeste.
Nota: Se debe tener en cuenta que si se cambia el puntero del Mouse este
no se restablece solo, se deberá volver a su estado normal asignando el
valor de xlDefault.
El siguiente ejemplo muestra una macro que realiza una serie de

actividades o procesos dentro de Excel, lo importante a notar es que antes
de iniciar dichos procesos el puntero del Mouse se coloca en forma
ocupado, indicando al usuario que se está realizando alguna tarea y que
debería esperar hasta que este termine. Antes de finalizar la macro, el
puntero del Mouse se devuelve a su estado normal.
261
Interactive: Permite establecer si el usuario puede o no puede interactuar
con la aplicación ya sea con el teclado o con el Mouse. Esta propiedad
recibe el valor de True o False, en donde el valor de False impide al
usuario de trabajar con Excel hasta que esta vuelva a recibir el valor de
True.
Esta propiedad es útil para evitar que el usuario interfiera con la ejecución
de una macro, modificando, moviéndose o seleccionando objetos que
pueden alterar el correcto funcionamiento de la misma.
Nota: No olvidar establecer esta propiedad a True una vez que se haya
finalizado la macro, ya que de no ser así, el usuario no podrá trabajar
sobre Excel.
El siguiente ejemplo modifica la macro anterior colocando en False la

propiedad Interactive antes de iniciar los procesos de la macro y al
finalizar la restaura a su estado normal colocándola en true.
ScreenUpdating: Esta propiedad permite desactivar la actualización de

pantalla evitando que se vean los saltos o brincos entre celdas, hojas o
262
Diplomado en Excel
libros, haciendo la ejecución de la macro más rápida. Asignar un valor de

False para desactivar la actualización y un valor de True para restaurarla.
Nota: No olvidar colocar en True esta propiedad al finalizar la ejecución de

la macro.
La siguiente macro realiza una serie de rutinas en las que se hacen saltos
entre celdas y hojas para recrear o simular un ambiente donde debería
utilizarse la propiedad ScreenUpdating. Para comprender la diferencia en la
implementación o no de esta propiedad, habilitar e inhabilitar la primera
línea de código de la macro y ejecutarla, se notará la diferencia y la
rapidez con que se realizan los procesos.
DisplayAlerts: La propiedad DisplayAlerts, es utilizada para definir si se

deben o no mostrar mensajes de advertencia o alerta durante la ejecución
de una macro. Entendiéndose como mensajes de advertencia, aquellos que
Excel muestra cuando el usuario debe tomar ciertas acciones, por ejemplo,
cuando se cierra un libro que ha sufrido cambios Excel preguntará al
usuario si desea guardar los cambios o no, este y otros tipos de mensajes
pueden deshabilitarse asignando un valor de False a esta propiedad.
En el siguiente ejemplo se muestra una macro que deshabilita los

mensajes de alerta cuando se desea guardar un libro con un nombre de
archivo ya existente, por lo que Excel automáticamente sobrescribirá el
archivo sin preguntar al usuario si desea sobrescribirlo o no.
263
WindowState: Propiedad para definir los tres estados diferentes que
puede tener una ventana, como son: Maximizada, Minimizada y Normal.
Los valores que se pueden asignar a esta propiedad son xlMaximized,
xlMinimized y xlNormal.
La siguiente macro establece que se debe maximizar la aplicación de Excel

cada vez que se abra el archivo “Modelo de Objetos.xls”.
WorksheetFunction: Dentro del desarrollo de aplicaciones con VBA, las

funciones de Microsoft Excel pueden utilizarse o ejecutarse mediante el
uso de esta propiedad. Por ejemplo, funciones como BuscarV( ), Max( ),
Min( ), Promedio( ), entre otras, son ofrecidas por WorksheetFunction.
La siguiente macro usa la función Max( ) para obtener el mayor valor de

un rango especificado. Primero se declara una variable de tipo Range y se
le establece el rango de A2 hasta D6. En otra variable llamada Respuesta
se almacena el resultado de aplicar la función Max( ). Por último, el valor
de respuesta se muestra en un cuadro de mensaje.
264
Diplomado en Excel
Métodos Comunes del Objeto Application
GetOpenFilename: Este método despliega el cuadro de diálogo Abrir y

devuelve el nombre y ruta del archivo que se selecciona sin abrir el libro.
Si el usuario cancela la operación este devuelve un valor de Falso. Este
método consta de parámetros que configuran desde que tipos de archivos
puede abrir hasta el título del cuadro de diálogo.
FileFilter Define los tipos de archivos que el cuadro de diálogo

debe buscar para abrir. Es decir, si se desea abrir
únicamente archivos de texto, se puede configurar
este parámetro como “Archivos de texto | *.txt”.
Si se omite este parámetro se tomará el valor por
defecto que es “Todos los archivos, *.”
Ejemplo: Application.GetOpenFileName ( FileFilter := _
”Archivos de Excel, *.xls , Archivos de
Texto, *.txt”)
FilterIndex Establece cual de los tipos de archivos definidos en el
parámetro FileFilter es el predeterminado. Este
parámetro recibe un valor numérico indicando la
posición del filtro, es decir, para que el cuadro de
diálogo muestre por defecto los archivos de texto, el
valor del parámetro FilterIndex debe ser de 2.
Si se omite escoge el primer filtro como el
predeterminado.
Ejemplo: Application.GetOpenFileName ( FileIndex :=
2)
Title Permite establecer el título para el cuadro de diálogo,
si se omite por defecto es “Abrir”
Ejemplo: Application.GetOpenFileName ( Title :=
“Archivos planos” )
265
El siguiente ejemplo muestra la macro AbrirArchivos la cual despliega el
cuadro de diálogo Abrir configurando los tipos de archivos a “Archivos
Excel,*.xls” ó “Archivos Texto,*.txt”. Después pregunta si la variable
strArchivo es diferente de False por si el usuario dio cancelar en el cuadro
de diálogo, para abrir el archivo utilizando el método Open de la colección
WorkBooks.
GetSaveAsFilename: Método utilizado para desplegar el cuadro de

diálogo Guardar. Este comando es el equivalente a seleccionar el Menú
Archivo Æ Guardar Como desde el entorno de Excel y al igual que el
método anterior tiene parámetros que describen el comportamiento de
este cuadro de diálogo, por lo que el funcionamiento de este método es
igual al método GetOpenFilename.
Quit: Permite cerrar Microsoft Excel, independientemente del número de

libros que estén abiertos y si estos han sido guardados o no. Al invocar
este método si algún libro no se ha guardado, Excel mostrará el cuadro de
diálogo Guardar. Pero si la propiedad DisplayAlerts está configurada
como False, Excel saldrá de la aplicación sin preguntar al usuario y sin
guardar los cambios efectuados sobre cada uno de los libros.
El ejemplo muestra una macro que antes de cerrar Excel recorre cada uno
de los libros abiertos y los guarda. Este procedimiento primero crea una
variable de tipo WorkBook que representará cada libro, para luego
recorrerlos dentro de la colección WorkBooks y llamar el método Save.
Por último cierra la aplicación de Excel.
266
Diplomado en Excel
Eventos en Excel
Hasta este punto, se han visto las propiedades y métodos más comunes
de los objetos de Excel, pero no los Eventos que están asociados a estos y
es importante conocerlos porque mientras se trabaja con Excel muchos de
esos eventos pueden estar sucediendo sin que el usuario se de cuenta.
Como se mencionó al comienzo de este capítulo, los eventos son señales

que un objeto recibe desde diferentes elementos, como el mouse, el
teclado, o cualquier otro con el que un usuario interactúe dentro de la
aplicación. Por ejemplo, cuando se crea una hoja, un evento se está
disparando o ejecutando, aunque no se vea muestra de ello.
Es bueno decir que inicialmente los eventos no realizan ninguna acción,

debido a que no han sido programados para tal fin, de ahí que la segunda
parte de la definición de un evento es que ellos ejecutan una serie de
rutinas establecidas por el desarrollador según las necesidades que este
defina. Siguiendo con el ejemplo anterior de la creación de una hoja, se
puede pensar que al escuchar el evento nueva hoja (NewSheet), éste
mueva la hoja colocándola al final, algo que Excel no realiza de manera
predeterminada. Para resumir, el propósito de un evento es simplemente
permitir al desarrollador VBA escribir el código que se ejecutará siempre
que un evento se escuche.
Acceder a un procedimiento de Eventos
Lo primero a destacar es que no todos los objetos están en la capacidad de

escuchar eventos, de ahí que solamente algunos de ellos como son el
objeto WorkSheet y el objeto WorkBook proporcionan dicha habilidad.
Conociendo esto se puede decir que lo segundo a mirar es como se
acceden a dichos eventos. Suponer que se desea acceder al evento nueva
hoja (NewSheet) mencionado anteriormente, los pasos a seguir son los
siguientes:
267
Acceder a la ventana Explorador de Proyectos.
Dar doble clic sobre el elemento ThisWorkBook, el cual hace referencia al

libro en el que se está trabajando.
En el menú desplegable Objeto, donde está la opción General,

seleccionar WorkBook.
De manera predeterminada se habilita el evento Open para programar las

rutinas que este evento debe realizar. Para configurar otro evento, en el
menú desplegable Procedimiento, seleccionar el evento a programar. En
este caso el evento NewSheet.
Por último, colocar las acciones que el evento debe ejecutar cada vez que
se adicione una nueva hoja de cálculo al libro de Excel.
268
Diplomado en Excel
Nota: Los pasos anteriores definen la manera de cómo programar los

eventos para un objeto WorkBook, en el caso de querer programar los
eventos para el objeto WorkSheet, en vez de dar doble clic sobre el
elemento ThisWorkBook como se mencionó en el paso 2, dar clic en
alguno de los elementos Hoja que se encuentran dentro de Microsoft Excel
Objetos del Explorador de Proyectos.
Eventos del Objeto WorkBook
NewSheet: Se produce al crear o insertar una nueva hoja de cálculo en el

libro de Excel. El siguiente ejemplo programa el evento NewSheet para
que cada vez que se inserta una hoja de cálculo, esta se coloque al final de
todas las hojas.
Activate: Este evento ocurre cuando un libro de Excel se activa. Hay que
tener en cuenta dos consideraciones importantes: La primera es que este
evento no ocurre cuando se alterna entre dos ventanas que muestran
información del mismo libro y la segunda, que tampoco ocurrirá al crear
una nueva ventana.
269
Deactive: Evento que se produce cuando se desactiva un libro, es decir,
cuando cambia de un libro a otro.
Open: Ocurre cada vez que se abre el libro de Excel. El siguiente ejemplo
se protege cada una de las hojas de cálculo cada vez que abre el libro de
Excel.
SheetActivate: Este evento se escucha cuando cualquier hoja de cálculo

es activada y/o seleccionada dentro del libro de Excel. Consta de un solo
parámetro.
Sh Representa un objeto WorkSheet. Este parámetro
permite obtener información de la hoja de cálculo que
fue seleccionada dentro del evento SheetActivate.
BeforeClose: Este evento se produce antes de que el libro de Excel se

cierre. Consta de un parámetro llamado Cancel que permite cancelar la
operación de cierre y mantener el libro abierto si se configura con valor de
True (Verdadero). En el siguiente ejemplo, el evento BeforeClose pregunta
al usuario si realmente desea salir. Si se selecciona NO se cancela la
operación por lo que el libro seguirá abierto, si se selecciona SI el libro se
guarda y luego se cierra.
270
Diplomado en Excel
SheetBeforeDoubleClick: Evento que se produce antes de ejecutarse la

acción del doble clic sobre cualquier celda de cualquier hoja de cálculo
dentro del libro de Excel. Este evento consta de los siguientes parámetros:
disparó el evento.
Target Permite obtener información acerca de la celda más
cercana al puntero del Mouse cuando se realizó el
doble clic sobre la hoja de cálculo.
Cancel Para cancelar la ejecución de este evento si se asigna
un valor de True (Verdadero) a este parámetro.
BeforePrint: Evento que se escucha antes de que el libro o cualquier

elemento de este se imprima.
BeforeSave: Ocurre antes de que el libro se guarde. El parámetro Cancel,

es utilizado para cancelar la operación si se le asigna un valor de True
(Verdadero).
SheetBeforeRightClick: Ocurre antes de la acción del clic derecho

efectuado sobre cualquier celda de cualquier hoja de cálculo. Consta de
tres parámetros que son:
disparó el evento.
Cancel La acción predeterminada del clic derecho no se
efectuará al finalizar el procedimiento si este
parámetro asume un valor de True (Verdadero).
SheetChange: Este evento se produce cuando una celda de cualquier

hoja de cálculo se modifica, ya sea por parte del usuario o por un enlace
externo. Dos parámetros ofrecen información sobre este evento:
271
Sh Representa la hoja de cálculo donde se efectuó las
modificaciones.
Target Representa información acerca del rango de celdas
que se han modificado.
SheetCalculate: Evento que se dispara después de actualizar una hoja de

cálculo o de trazar los datos modificados en un gráfico.
SheetSelectionChange: Este evento se produce cada vez que se

selecciona un rango diferente dentro de cualquier hoja de cálculo. Consta
de dos parámetros:
Sh Representa la hoja de cálculo donde se efectuó la
selección.
Target Representa información acerca del rango de celdas
que se han seleccionado.
Eventos del Objeto WorkSheet
Activate: Evento sucede cuando la hoja de cálculo específica es activada o

seleccionada.
272
Diplomado en Excel
BeforeDoubleClick: Ocurre antes de realizar la acción predeterminada

del doble clic sobre una celda de la hoja de cálculo específica.
Cancel La acción predeterminada del clic derecho no se
efectuará al finalizar el procedimiento si este
parámetro asume un valor de True (Verdadero).
BeforeRightClick: Se produce antes de la acción del clic derecho

efectuado sobre una celda de la hoja de cálculo específica. Tiene los
mismos parámetros del evento BeforeDoubleClick.
Calculate: Evento que sucede después de que se actualice una hoja de

cálculo o se tracen nuevos datos sobre un gráfico.
Change: Evento que ocurre cuando una celda dentro de la hoja de cálculo
específica es modificada por el usuario o por un enlace externo.
Target Obtiene información de la celda o rango de celdas que
se hayan modificado.
Deactivate: Ocurre cuando la hoja actual es desactivada, es decir, si

selecciona otra hoja de cálculo dentro del libro se dispara este evento. Por
ejemplo, en la siguiente rutina se protege la hoja de cálculo cuando se
selecciona cualquier otra hoja dentro del libro.
SelectionChange: Este evento se produce cada vez que se selecciona un

rango diferente dentro de la hoja de cálculo específica.
273
Target Representa información acerca del nuevo rango de
celdas que se han seleccionado.
274
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 10
Formularios VBA
La hoja de cálculo de Excel ofrece al usuario una interfaz de filas y

columnas para ingresar, modificar y eliminar información, esta forma
resulta en muchas oportunidades monótona. Por eso el programador
puede utilizar el editor de Visual Basic para crear los formularios, que son
la interfaz gráfica donde el programador diseña cuadros de diálogo
utilizando controles ActiveX.
Crear Formularios
Los formularios o UserForms como se conocen dentro del entorno Visual

Basic, se pueden crear utilizando ya sea la Barra de Menús o la Barra de
Herramientas.
Utilizando la Barra de Menús, dar clic en el Menú Insertar Æ UserForm.

Utilizando la Barra de Herramientas Estándar, dar clic en el icono
insertar Userform.
275
Una vez se ha adicionado un formulario al proyecto, se activa el Cuadro
de Herramientas, el cual contiene los controles más comunes para
diseñar la interfaz gráfica deseada por el usuario. Este cuadro de
Herramientas se puede activar o desactivar dando clic en el icono Cuadro
de Herramientas de la Barra de Herramientas Estándar, como se
muestra en la figura.
Para construir la interfaz gráfica, basta con arrastrar el control deseado

desde el Cuadro de Herramientas hacia el Formulario o con dar doble clic
sobre el control y luego dar clic sobre el formulario en la posición en la que
se desea quede el control.
276
Diplomado en Excel
En la siguiente tabla se describe brevemente la funcionalidad de cada uno

de los controles presentes en el Cuadro de Herramientas:
Icono Explicación
Seleccionar Objetos: Para mover objetos, duplicarlos,
cambiarles el tamaño, las propiedades, es necesario que
este control esté activado
Etiqueta: Se utilizan para crear títulos, leyendas,
comentarios. Una etiqueta no se utiliza para alimentar
datos de origen, es un objeto independiente y al ejecutar
el formulario mostrará siempre la misma información
Cuadro de texto: Le permite al usuario escribir
información para alimentar un origen de datos, al
desplazarse entre los registros del origen de datos el
control cambiará la información.
Cuadro combinado: Se utiliza para crear una lista de
valores y mostrarla en el evento de presionar clic en la
flecha que muestra este control.
Cuadro de lista: Muestra una ventana con una lista de
valores, de las cuales el usuario tiene la posibilidad de
elegir uno o varios de esos valores.
Casilla de verificación: Le permite al usuario elegir
entre 2 valores que pueden ser: Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado, Si/No. Si el usuario selecciona la
casilla de verificación mostrará y el valor almacenado
será Si o Verdadero o Activado. Al crear varias casillas de
verificación dentro de un grupo, el usuario podrá marcar
varias opciones.
Botón de Opción: Permite elegir entre 2 valores:
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, Si/No. Si el
botón está marcado almacenará un Si, o verdadero o
activado. Al crear varios botones de opción dentro de un
marco, el usuario podrá elegir sólo una de las
alternativas propuestas.
Botón de Alternar: Este control al igual que la casilla de
verificación almacena 2 valores: Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado, Si/No. Si el botón está marcado
almacenará un Si, o Verdadero, o Activado. En un
marco, sucederá lo mismo de las casillas de verificación,
277
Icono Explicación
el usuario podrá marcar varios botones de alternar.
Marco: Permite crear un grupo de casillas de
verificación, o un grupo de botones de opción o un grupo
de botones de alternar
Botón de comando: Ejecuta una serie de acciones en el
evento de hacer clic sobre él. Resulta importante dibujar
botones de comando en los formularios, ya que para la
ejecución de los procedimientos este es el control que
más se utiliza.
Barra de tabulaciones: Se utiliza para agrupar un
conjunto de controles, que pueden ser vistos desde
tabuladores diferentes. El usuario visualizará los mismos
controles en todas las fichas
Página múltiple: Permite insertar varias páginas
independientes y en cada página crear un grupo de
controles. A diferencia de la barra de tabulaciones el
usuario visualizará múltiples fichas o páginas, cada una
con controles diferentes.
Barra de desplazamiento: Es un objeto que se puede
crear en el formulario de forma horizontal o vertical, para
crear barras que den la posibilidad de realizar
desplazamientos dentro del formulario.
Botón de número: Permite modificar otro objeto del
formulario, aumentando o disminuyendo mediante el
control botón de número. Ejemplo: Se puede aumentar o
reducir el tamaño de un objeto y aumentar o disminuir la
hora con el botón de número.
Imagen: Permite mostrar una imagen dentro de un
formulario. Si la imagen requiere cambios se debe utilizar
un editor de imágenes. Los formatos de imagen que se
pueden trabajar en este control son: .bmp, .cur, .gif,
.ico, .jpg.
RefEdit: Permite seleccionar un rango de celdas dentro
de la hoja de cálculo.
Los formularios y cada uno de los elementos del cuadro de herramientas

poseen unas propiedades para especificar atributos y características
278
Diplomado en Excel
especiales a dichos objetos. Cuando el programador crea un nuevo

formulario debe revisar que la ventana del Editor de Visual Basic muestre
la ventana de propiedades. Si esta ventana no aparece se debe presionar
clic en el icono ventana de propiedades de la barra de herramientas
estándar .
Importar y Exportar Formularios
Los programadores pueden utilizar formularios o módulos desarrollados en

otros archivos mediante la herramienta importar archivo. Para llevar
formularios o módulos a otros archivos se utiliza la opción exportar
archivo.
Para acceder a esta opción se debe presionar clic derecho sobre el

formulario o módulo ubicado en la ventana Explorador de Proyectos o,
también entrando por el Menú Archivo.
279
Propiedades Comunes de los Controles
Cada control del Cuadro de Herramientas tiene una serie de propiedades

que permiten modificar la apariencia de los mismos. Algunas de estas
propiedades son comunes para todos los controles, ya que cumplen la
misma funcionalidad en cada uno de ellos.
Name: Se utiliza para identificar un control. El nombre especificado no

puede llevar espacios en blanco y debe ser único en cada formulario.
Todos los controles del cuadro de herramientas poseen esta propiedad.
BackColor: Permite especificar el color de fondo de un objeto. Todos los

controles tienen esta propiedad excepto página múltiple. Ofrece 2 paneles
280
Diplomado en Excel
para elegir un color de la paleta o un color del sistema. A nivel mundial los
colores que más se eligen para crear formularios son los de sistema
porque están definidos como estándar para el desarrollo de aplicaciones.
ForeColor: Se utiliza para especificar el color de texto de un objeto. Todos

los controles tienen esta propiedad excepto imagen y página múltiple.
Font: Permite especificar la fuente de un objeto, con la posibilidad de

cambiar el tipo de letra, tamaño y estilo. Todos los controles tienen esta
propiedad excepto página múltiple, barra de desplazamiento, botón de
número e imagen.
281
Width: Permite especificar el ancho o distancia de un objeto, tomando
como referencia que la medida comienza en el extremo de la parte
superior izquierda hasta el extremo de la parte superior derecha. Todos los
controles tienen esta propiedad excepto página múltiple.
Height: Permite especificar el alto o distancia de un objeto, tomando

como referencia que la medida comienza en el extremo de la parte
superior izquierda hasta el extremo de la parte inferior izquierda. Todos los
controles tienen esta propiedad excepto página múltiple.
Visible: Se utiliza para determinar si un objeto esta visible u oculto. Esta

propiedad se aplica en todos los controles, excepto en el formulario.
Enabled: Permite determinar si un objeto puede o no, recibir el enfoque

presionando clic con el Mouse y responder a eventos generados por el
usuario. Esta propiedad se puede especificar en todos los controles.
TabIndex: Permite especificar el orden que tomará cada objeto dentro de

un formulario cuando el usuario presione la tecla Tabulador <TAB>. Esta
propiedad se puede aplicar en todos los objetos excepto página múltiple,
imagen y formularios.
282
Diplomado en Excel
TabStop: Permite determinar si un objeto recibe o no el enfoque al

presionar la tecla Tabulador <TAB>, para que el objeto reciba el enfoque
la propiedad debe estar en True. Esta propiedad se puede aplicar en todos
los objetos excepto página múltiple, imagen y formularios.
Controles Activex
Diseñar y programar formularios es una tarea fácil, agradable y rápida

para el programador debido a los elementos ActiveX que estos formularios
poseen, a continuación se hará una explicación de los controles más
importantes y sus respectivas propiedades.
Formulario
Es el objeto que ofrece la interfaz gráfica entre el usuario e información de

la hoja de cálculo de Excel.
283
Propiedades más comunes del formulario
Caption: Permite especificar el título del formulario. Además de aplicarla

en los formularios también se puede aplicar en etiquetas, casillas de
verificación, botón de opción, botón de alternar, marco, botón de
comando. Para el formulario el título aparecerá en la barra azul de la parte
superior de la ventana.
Picture: Permite insertar una imagen en el fondo del formulario. Los

objetos que pueden tener la imagen son: etiqueta, casilla de verificación,
botón de opción, botón de alternar, marco, botón de comando, página
múltiple e Imagen.
284
Diplomado en Excel
ScrollBars: Se puede aplicar en formularios, cuadros de texto, marcos,

página múltiple. Permite definir si los controles tendrán barra de
desplazamiento horizontal, vertical, ambas o no tendrán barras de
desplazamiento.
StartUpPosition: Sólo se puede aplicar en los formularios. Se utiliza para

establecer la posición donde se ubicará el formulario dentro de la pantalla
una vez sea ejecutado. Manual y predeterminado de Windows
muestran el formulario en la esquina superior izquierda de la pantalla,
mientras que las opciones Centrar en propietario y centrar en pantalla
muestran el formulario en el centro de la pantalla.
Métodos más comunes del formulario
Show: Se utiliza para mostrar un formulario.
Hide: Se utiliza para ocultar un formulario. Se debe considerar que el

formulario no se descarga.
Eventos más Comunes del Formulario
Los eventos de cualquier control se habilitan dando doble clic sobre este. En
la Ventana de Código se puede seleccionar el Evento deseado, dando clic
285
sobre el menú desplegable procedimiento/evento tal como se muestra en
la figura.
Activate: Se utiliza para ejecutar líneas de código cuando el formulario

pasa a ser la ventana activa. Este evento se produce sólo si el formulario
está visible. Para hacer visible el formulario se puede utilizar el método
Show.
Deactivate: Permite ejecutar un procedimiento cuando la ventana deja de

ser la activa. Este no se produce cuando se descarga el formulario.
Initialize: Este evento se produce después de cargar el formulario y antes

de mostrarse. Se utiliza normalmente para preparar la asignación de
valores a variables, también para cargar valores que deben ser vistos una
vez cargue el formulario en los controles.
Terminate: Este evento se produce después de descargarse el formulario,
ocurre cuando se quitan de la memoria las referencias de una instancia.
Etiqueta o Label
Este objeto muestra información descriptiva o títulos en un formulario.

Este control no almacena, ni muestra información de campos de tablas de
origen.
Propiedades más Comunes del Label
Autosize: Permite especificar si un objeto cambia de tamaño de acuerdo a

la información que va a ser mostrada en el objeto. Almacena True o False.
Con True el objeto cambia el tamaño automáticamente, mostrando todo su
contenido. Con False mantiene fijo el tamaño que haya especificado el
programador. Esta propiedad se puede aplicar en todos los objetos,
286
Diplomado en Excel
excepto en el cuadro de lista, marco, barra de tabulaciones, página

múltiple, barra de desplazamiento, botón de número.
Caption: En un Label esta propiedad permite especificar la información

que se escribirá dentro del objeto.
TextAlign: Permite alinear el texto dentro del label. Esta propiedad se

puede aplicar en todos los objetos, excepto en el marco, botón de
comando, barra de tabulaciones, página múltiple, barra de
desplazamiento, botón de número, imagen.
SpecialEffect: Se utiliza para modificar la apariencia de un objeto,

mostrando el label hundido, con altorrelieve, con borde en el contorno.
Esta propiedad se puede aplicar en todos los controles, excepto en el
botón de alternar, botón de comando, barra de tabulaciones, página
múltiple, barra de desplazamiento, botón de número.
287
Eventos más comunes del label
Click: Permite que se ejecuten las instrucciones o acciones del

procedimiento al presionar clic sobre el Label.
Cuadro de texto
Le permite al usuario escribir información para alimentar un origen de

datos, al desplazarse entre los registros del origen de datos el control
cambiará la información.
Propiedades más Comunes del Cuadro de Texto
Text: Se utiliza para asignar o devolver el texto del cuadro de texto y del
cuadro combinado.
288
Diplomado en Excel
MaxLength: Se utiliza para especificar el máximo número de caracteres

que el cuadro de texto puede recibir. Esta propiedad también se puede
aplicar en cuadros combinados y objetos RefEdit.
PasswordChar: Se utiliza para especificar el caracter que ocultará por

razones de seguridad la información a ingresar en el cuadro de texto. Es
útil para definir cuadros de texto en donde se deben ingresar contraseñas.
Esta propiedad también se puede aplicar en objetos RefEdit.
TextAlign: Permite definir la alineación del texto dentro del Cuadro de

Texto. Puede adoptar cualquiera de los valores normales de alineación
como: Izquierda, Derecha y Centrado.
TextLenght: Propiedad que devuelve un valor numérico que identifica la

longitud de la cadena contenida en la propiedad Text.
Multiline: Permite que el cuadro de texto muestre o no, múltiples líneas

de texto. La opción True admitirá múltiples líneas, la opción False sólo
admitirá una línea. Además del cuadro de texto, también es posible aplicar
esta propiedad en objetos RefEdit.
WordWrap: Se utiliza para que la información a ingresar en el cuadro de

texto se ajuste en varios renglones, sólo funciona si la propiedad MultiLine
es verdadera. Tiene los estados True y False. Esta propiedad también se
puede aplicar en otros objetos tales como: etiqueta, casilla de verificación,
botón de opción, botón de comando, RefEdit, botón de alternar.
SelectionMargin: Deja un pequeño espacio en el margen izquierdo del

objeto para que el usuario pueda seleccionar la información del objeto con
289
el puntero del Mouse. Además de aplicar esta propiedad en cuadros de
texto, también se puede aplicar en cuadros combinados y objetos RefEdit.
Locked: Permite especificar si un cuadro de texto puede o no recibir

información. Puede estar en estado True y el cuadro de texto queda
bloqueado para no recibir información, en estado False el cuadro de texto
puede ser modificado e ingresar información.
Métodos comunes del cuadro de texto
SetFocus: Permite que el cuadro de texto reciba el enfoque. El cursor

quedará ubicado en el cuadro de texto una vez realice este método.
Eventos comunes del cuadro de texto
Change: Este evento se disparará cada vez que el usuario modifique el

contenido de un cuadro de texto.
AfterUpDate: Este evento se produce después que el usuario actualiza la

información del cuadro de texto.
Enter: Este evento se produce antes que el objeto reciba el enfoque. Se
puede utilizar para seleccionar el texto que se encuentra actualmente
sobre el cuadro de texto cuando el usuario seleccione el control, tal como
se ve en la figura.
Exit: Este evento se produce después de que un objeto pierde el enfoque.

Se puede utilizar para hacer procesos de validación sobre la información
que el usuario ha ingresado sobre el control.
290
Diplomado en Excel
KeyPress: Este evento se produce cuando el usuario presiona cualquier

tecla que genere un caracter imprimible, exceptuando las teclas <TAB>,
<ENTER> y cualquier flecha de dirección.
Botón de Comando
Es el que más usa el programador, este objeto puede ser dibujado en un

formulario y aplicarle el evento clic, para que al ejecutarlo realice cada acción
de acuerdo a lo indicado en el procedimiento.
Propiedades Comunes del Botón de Comando
Caption: Se utiliza para especificar el título del botón de comando.
291
Accelerator: Esta propiedad se utiliza para especificar una tecla de acceso
directo para el botón de comando. Al presionar <Alt> + letra, ejecutará
las líneas de código definidas dentro del evento clic.
AutoSize: Permite definir que el tamaño del botón de comando se ajuste

automáticamente al texto del botón, especificado en la propiedad Caption.
BackStyle: Esta propiedad permite determinar si un control es

transparente u opaco. Si es transparente, el control asume el mismo color
de fondo del formulario. Si es opaco el control asume el color de fondo
definido en la propiedad BackColor.
Controltiptext: Permite escribir el mensaje que mostrará el formulario

cuando sea ejecutado y cuando el usuario acerque el puntero del Mouse
sobre el botón. En la parte derecha de la figura que se muestra a
continuación se observa el aviso informativo que se genera una vez
ejecutado el formulario. Esta propiedad se puede aplicar en todos los
controles.
292
Diplomado en Excel
Picture: Permite insertar una imagen en el fondo del botón.
Métodos más comunes del botón de comando
Move: Permite que al ejecutar el formulario y el botón de comando, éste

cambie de acuerdo a los parámetros establecidos en el método Move. Los
parámetros de este método son Left, Top, Width, Heigh, Layout.
Left Permite especificar la coordenada del borde izquierdo

del botón.
Top Permite especificar la coordenada vertical del borde
superior del botón.
Width Se debe especificar un valor que indicará el ancho del
botón.
Height Se debe especificar un valor que indicará el alto del
botón.
293
Eventos más comunes del botón de comando
Click: Es un método muy común en el botón de comando debido a que en

los formularios se diseñan botones para ser ejecutados con clic.
DblClick: Este método permite ejecutar el botón de comando al presionar

doble clic sobre este.
MouseMove: Este evento se produce cuando el usuario pasa el puntero

del Mouse sobre el control.
Cuadro Combinado
Permite elegir un elemento de una lista desplegable.
294
Diplomado en Excel
Propiedades más comunes del cuadro combinado
RowSource: Se utiliza para especificar el origen que contiene los valores

que se mostrarán en la lista desplegable. Resulta muy fácil cargar una lista
de datos, si en Excel se crea la lista y se le asigna un nombre. Después en
la propiedad RowSource se escribe el nombre asignado a dicha lista.
En la siguiente figura se observa un rango de datos en Excel al cual se le

asignó el nombre productos, para luego escribirlo en la propiedad
RowSource y así visualizar un cuadro combinado con la lista de productos
una vez se ejecute la aplicación.
ColumnCount: Se utiliza para determinar el número de columnas que se

mostrarán en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Sólo es posible
aplicar esta propiedad en cuadros combinados y cuadros de lista.
BoundColumn: Se utiliza para determinar el número de la columna que

identifica el elemento a almacenar como valor del control. Es decir,
siguiendo el ejemplo de la lista de productos, si el valor de esta propiedad
es 2 (segunda columna) y el usuario selecciona la opción p-13, se
almacenará como valor del control el nombre del producto que en este
caso sería Impresora.
ListRows: Se utiliza para especificar el máximo número de filas que

puede tener un cuadro combinado. Esta propiedad se puede aplicar
únicamente en cuadros combinados.
Si el número de elementos es mayor que el valor de la propiedad

ListRows, se mostrará una barra de desplazamiento al lado derecho del
cuadro combinado.
295
Text: Se utiliza para definir u obtener el texto en un control cuadro de
texto o cuadro combinado.
Value: Permite recuperar el valor de la propiedad BoundColumn del

elemento seleccionado actualmente dentro del control. Por ejemplo, al
seleccionar de la lista la opción p-14, la propiedad Text almacenará el
código del producto, mientras que la propiedad Value almacenará el
nombre del producto. Esto si la propiedad BoundColumn está configurada
a 2.
Métodos más comunes del cuadro combinado
AddItem: Este método permite agregar un elemento a un cuadro

combinado o a un cuadro de lista en tiempo de ejecución.
296
Diplomado en Excel
Eventos más comunes del cuadro combinado
Change: Este evento se produce cuando se cambia el valor de la

propiedad Value, sin importar que el cambio se genere por ejecución de
código o una acción del usuario a través de la interfaz de usuario.
DropButtonClick: Este se produce cada vez que el usuario muestra u

oculta una lista desplegable.
Click: El evento clic se genera siempre que el usuario selecciona una

opción de la lista de valores con el Mouse.
Cuadro de lista
Este control es muy similar al cuadro combinado, la diferencia es que este

muestra varios valores a la vez, mientras que el cuadro combinado
muestra un solo valor. Por lo tanto varias de las propiedades son comunes
para los dos controles, entre las que se pueden mencionar RowSource,
BoundColumn entre otras.
297
Propiedades más comunes del cuadro de lista
MultiSelect: Permite que en una lista se pueda seleccionar uno o más

elementos de la lista. Esta propiedad sólo se puede aplicar en cuadros de
lista.
Los valores que se pueden utilizar son:
Valor Explicación
Es el valor predeterminado de la propiedad y
0 - fmMultiSelectSingle
permite que en la lista sólo se pueda elegir
un elemento.
1 - fmMultiSelectMulti Permite que al presionar clic en varios
elementos de la lista estos queden
seleccionados. También se pueden desactivar
los elementos presionando otro clic sobre el
elemento o pulsando la barra espaciadora.
2 - Se utiliza para marcar varios elementos de la
fmMultiSelectExtended lista. Se pueden seleccionar con ayuda de la
tecla <Ctrl> ó <Shift> sostenido más clic.
MatchEntry: Permite encontrar elementos de la lista de acuerdo a la

información digitada por el usuario, es posible digitar la primera letra de
un elemento de la lista para que automáticamente aparezca el elemento
completo. Además del cuadro de lista, también se puede aplicar en
cuadros combinados.
298
Diplomado en Excel
Los valores que se pueden utilizar son:
Valor Explicación
0 – Cuando el usuario ingrese el primer carácter
fmMatchEntryFirstLetter de un elemento de la lista automáticamente lo
encontrará. El usuario sólo podrá ingresar un
caracter.
1 - Cuando el usuario necesite encontrar un
fmMatchEntryComplete elemento de la lista, puede escribir la cadena
de caracteres del elemento y
automáticamente lo encontrará.
2 - fmMatchEntryNone No permite que el usuario encuentre un valor
de la lista digitando la primera o primeras
letras del elemento.
Métodos más comunes del cuadro de lista
AddItem: Este método permite agregar un elemento a un cuadro

combinado o a un cuadro de lista en tiempo de ejecución.
Eventos más comunes del cuadro de lista
Change: Este se genera cuando el usuario cambia la información del

cuadro de lista. Ejecuta todas las acciones del procedimiento en el evento
de cambiar la información del cuadro de lista.
Click: El evento clic se genera siempre que el usuario selecciona una

opción de la lista de valores con el Mouse.
299
Casilla de verificación
Le permite al usuario elegir entre 2 valores que pueden ser:

Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, Si/No. Si el usuario selecciona la
casilla de verificación mostrará y el valor almacenado será Si o
Verdadero o Activado. Al crear varias casillas de verificación dentro de un
grupo, el usuario podrá marcar varias opciones.
Propiedades más comunes de la casilla de verificación
Accelerator: Permite asignar una letra de acceso directo para seleccionar

la opción mediante la combinación de teclas <Alt> + letra, de forma
similar al llamado que se le hacen a los menús desde la hoja de cálculo.
Esta propiedad también se puede utilizar en etiquetas, botones de opción,
botones de alternar, Botones de comando, páginas múltiples.
Caption: Permite especificar la información o el texto que se escribirá

dentro del control.
Value: Propiedad que almacena el estado del control. Este valor es True si
la casilla de verificación esta seleccionada, es False si la casilla de
verificación no esta seleccionada.
GroupName: Se utiliza para crear grupos de controles que se excluyan

mutuamente. Con esta propiedad no hay necesidad de usar el control
marco, que es el que permite crear grupos de casillas de verificación y
grupos de botones de opción.
300
Diplomado en Excel
Eventos más comunes de la casilla de verificación
Change: Este evento se produce cuando se cambia el valor de la

propiedad Value, sin importar que el cambio se genere por ejecución de
código o una acción del usuario a través de la interfaz de usuario.
Click: El evento clic se genera siempre que el usuario selecciona este

control para activar o desactivar la opción.
Botón de Opción
Permite elegir entre 2 valores: Verdadero/Falso, Activado/Desactivado,

Si/No. Si el botón está marcado almacenará un Si, o verdadero o activado.
Al crear varios botones de opción dentro de un marco, el usuario podrá
elegir sólo una de las alternativas propuestas.
Este control asume las mismas propiedades y eventos que el control

Casilla de Verificación.
Marco
Permite crear un grupo de casillas de verificación, o un grupo de botones

de opción o un grupo de botones de alternar.
301
Propiedades más comunes del marco
ScrollBars: Se utiliza para mostrar o no, las barras de desplazamiento

dentro del marco. Para que funcione se deben especificar las dos
siguientes propiedades.
ScrollHeight: Permite especificar el alto del área total que puede tener un
marco cuando se utilizan las barras de desplazamiento.
ScrollWidth: Permite especificar el ancho del área total que puede tener
un marco cuando se utilizan las barras de desplazamiento.
Propiedades más comunes del objeto imagen
Picture: Propiedad para establecer la imagen a mostrar sobre el control.
302
Diplomado en Excel
PictureAlignment: Permite especificar la ubicación de la imagen en el

fondo del objeto. Esta propiedad puede adoptar cualquiera de los valores
definidos en la siguiente tabla:
Valor Explicación
0 – Ubica la imagen en la esquina superior
fmPictureAlignmentTopLeft izquierda del objeto.
1 - Ubica la imagen en la esquina superior
fmPictureAlignmentTopRight derecha del objeto.
2 - fmPictureAlignmentCenter Ubica la imagen en el centro del objeto.
3 - Ubica la imagen en la esquina inferior
fmPictureAlignmentBottomLef izquierda del objeto.
t
4 - Ubica la imagen en la esquina inferior
fmPictureAlignmentBottomRig derecha del objeto.
ht
PictureSizeMode: Ajusta la imagen en el fondo del objeto. Esta

propiedad puede adoptar cualquiera de los valores definidos en la
siguiente tabla:
Valor Explicación
0 – Recorta cualquier parte de la imagen
fmPictureSizeModeClip que sea más grande que el control
1 - Estira la imagen para llenar el control,
fmPictureSizeModeStretc pero deforma la imagen tanto en
303
Valor Explicación
h dirección horizontal como vertical
2 - Amplía la imagen, pero no la deforma.
fmPictureSizeModeZoom
PictureTiling: Permite mostrar la imagen en mosaico en el fondo del

objeto, cuando la propiedad está activa como True.
Métodos más comunes del objeto imagen
Move: Permite desplazar o redimensionar las medidas del control de

acuerdo a los parámetros establecidos por el método Move. Los
parámetros de este método son Left, Top, Width, Heigh, Layout.
Left Permite especificar la coordenada del borde izquierdo

del control
Top Permite especificar la coordenada vertical del borde
superior del control
Width Se debe especificar un valor que indicará el ancho del

control
Height Se debe especificar un valor que indicará el alto del
control
304
Diplomado en Excel
RefEdit
Permite seleccionar un rango de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Propiedades más comunes del objeto RefEdit
Multiline: Permite que el objeto RefEdit muestre o no, múltiples líneas de

texto. La opción True admitirá múltiples líneas, la opción False sólo
admitirá una línea.
Autosize: Permite especificar si un objeto cambia de tamaño de acuerdo a

la información que va a ser mostrada en el objeto. Almacena True o False.
Con True el objeto cambia el tamaño automáticamente, mostrando todo su
contenido. Con False mantiene fijo el tamaño que haya especificado el
programador.
Value: Propiedad que establece el rango de celdas seleccionadas mediante

este control.
305
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 11
Detección de errores y depuración de programas
Durante el desarrollo y ejecución de aplicaciones VBA, es muy probable que

se presenten errores en el código, ya sea en tiempo de diseño (mientras se
construye la aplicación) y/o en tiempo de ejecución (cuando el usuario final
esta utilizando la aplicación).
El Editor de Visual Basic ofrece varias herramientas llamadas Herramientas

de Depuración, que permitirán manejar esas dos modalidades de errores,
evitando que la aplicación falle y realice procesos inesperados.
Tipos de Errores
En el entorno de Visual Basic se pueden presentar diferentes tipos de

errores, los cuales se pueden clasificar en: Errores Lógicos, Errores de
Sintaxis y Errores en Tiempo de Ejecución. Dependiendo del tipo de error
que se haya presentado, este se puede corregir de una manera fácil, ya
que el Editor de Visual Basic mediante el compilador, indica al usuario el
tipo de error y se ubica en la línea de código donde éste se generó.
Errores lógicos
Se producen cuando la aplicación muestra resultados que no son los

esperados por el usuario. Estos errores resultan difíciles de corregir debido
a que hay que buscar la causa por la que se está generando el error.
Errores de Sintaxis o Compilación
Estos errores aparecen mientras se escribe el código (fase de diseño), por

lo que el Editor de Visual Basic va comprobando cada instrucción a medida
que se escribe y avisa de los errores que detecta cuando el compilador no
reconoce la línea a ejecutar.
307
Este tipo de error es el más común dentro del desarrollo de un proyecto y
se produce cuando el código no cumple con las normas del lenguaje VBA,
es decir, si se presenta cualquiera de las siguientes situaciones:
Se hace el llamado a funciones que NO existen.
Al ingresar más parámetros de los que requiere una función.
Al no especificar todos los parámetros necesarios que requiere una

función.
Al NO cerrar correctamente una estructura de control.
Al digitar mal las líneas de código por errores de ortografía u omitir letras.
La siguiente figura muestra un ejemplo clásico, en el que se invoca o llama

a un procedimiento que no se ha creado dentro del proyecto VBA.
308
Diplomado en Excel
El siguiente ejemplo muestra una macro que permite encontrar los números
pares entre 0 y 10, pero presenta un error de compilación al no cerrar
correctamente la estructura del ciclo FOR.
Nota: Algunos errores de sintaxis o compilación se detectan fácilmente ya

que estos se representan con una línea de color rojo dentro del Editor de
Visual Basic.
Para que el Editor de Visual Basic compruebe los Errores de Sintaxis debe
estar activa la opción Comprobación automática de sintaxis del Menú
Herramientas Æ Opciones – ficha Editor.
309
Errores en tiempo de ejecución
Como su nombre lo indica, son errores que se producen cuando el usuario ya

está utilizando la aplicación (Tiempo de Ejecución) y ocurren cuando el
compilador intenta ejecutar una línea de comando que no es correcta.
Algunos ejemplos clásicos de este tipo de errores se dan cuando el usuario
declara variables de tipo Integer y captura valores de tipo String, lo que
producirá un error en tiempo de ejecución. Otro ejemplo es cuando el usuario
intenta guardar un archivo en la unidad de disco de 3 ½ y no se ha insertado
un disquete.
Al presentar un error de este tipo se mostrará una ventana mostrando una

breve descripción del tipo de error que se produjo y los botones Finalizar
y Depurar. Con el botón Finalizar, el procedimiento terminará
abruptamente sin hacer todas las tareas que debería realizar. Con el botón
Depurar, el usuario será ubicado en la línea de código que produjo el
error, para que se puedan hacer las modificaciones necesarias.
310
Diplomado en Excel
Herramientas de Depuración
Las Herramientas de Depuración, ofrecen opciones al usuario para que no

solo se puedan manejar los errores que se presentan dentro de una
aplicación, si no también, permiten revisar y comprender la lógica
desarrollada dentro de una macro, revisando cada línea de código dentro
de ella, con opciones como paso a paso por instrucciones o paso a paso
por procedimientos entre otras.
Las opciones ofrecidas por las Herramientas de Depuración, se pueden

activar ya sea desde el Menú Depuración o desde la Barra de
Herramientas Depuración.
Desde este menú no solo se ven las opciones de Depuración, sino

también, las teclas de acceso directo a cada una de esas opciones.
311
La Barra de Herramientas Depuración contiene botones que dan la
posibilidad al usuario de corregir errores que se pueden presentar en el
momento de la ejecución del código. Para ver esta Barra de Herramientas,
se debe dar clic en el Menú Ver Æ Barras de Herramientas Æ
Depuración.
A continuación se da una breve descripción de la funcionalidad de cada

uno de los iconos de la Barra de Herramientas de Depuración.
Icono Explicación
Modo de diseño: Habilita o deshabilita el modo diseño.
Ejecutar Sub/UserForm: Ejecuta un procedimiento o
un módulo si el cursor está ubicado sobre él. También
ejecuta un formulario si está previamente seleccionado.
Interrumpir: Detiene la ejecución del procedimiento o
módulo.
Restablecer: Reinicia las variables del módulo o
procedimiento.
Alternar punto de interrupción: Permite marcar o
desmarcar líneas de código donde el programa debe
detenerse cuando se ejecute.
Paso a paso por instrucciones: Ejecuta el código de
un procedimiento línea por línea.
Paso a paso por procedimientos: Ejecuta el código
procedimiento por procedimiento.
Paso a paso para salir: Ejecuta las líneas de código
que se encuentran ubicadas después de la posición del
cursor.
Ventana Locales: Permite mostrar u ocultar la ventana
locales, donde aparecerán las variables o
procedimientos que se están ejecutando.
312
Diplomado en Excel
Icono Explicación
Ventana Inmediato: Permite mostrar la ventana
inmediato, donde se pueden escribir líneas de código
que van a ser comprobadas antes de ejecutar el
procedimiento completo. Es necesario ubicar el cursor
después de la línea de código y presionar <ENTER>
para ejecutarla.
Ventana Inspección: Se utiliza para hacer una
revisión detallada de expresiones del procedimiento.
Inspección rápida: Se utiliza para ver en una pequeña
ventana el módulo donde está creada la línea de código,
la expresión y el valor.
Pila de llamadas: Se utiliza para mostrar la lista de los
procedimientos que están en uso en la aplicación.
Paso a Paso por Instrucciones <F8>
Una vez el programador está ubicado en cualquier línea de código dentro

de un procedimiento y presiona la tecla <F8> o elige la opción paso a
paso por instrucciones del Menú Depuración, el procedimiento se
empezará a ejecutar línea por línea. La línea a ejecutar estará
representada por una franja de color amarillo que irá cambiando a medida
que se presiona la opción paso a paso por instrucciones.
En la figura siguiente, se puede apreciar un ejemplo de ejecución paso a

paso por instrucciones, en donde a la derecha aparece el Editor de Visual
Basic con el código del procedimiento y en la parte izquierda la ventana de
Excel con las celdas e información que se está enviando desde el
procedimiento. En el Editor aparece una línea de código resaltada,
producto de la ejecución paso a paso por instrucciones, además del valor
que contiene la variable respuesta cuando se acerca el puntero del Mouse
sobre la variable.
313
Paso a Paso por Procedimientos <Shift> + <F8>
Paso a paso por procedimientos es similar al paso a paso por

instrucciones, excepto si la actual línea de código a ejecutar es un llamado
a otro procedimiento y no se desea entrar al detalle del mismo. Esto es
útil si se sabe que el procedimiento no contiene errores y no se quiere
ejecutar línea por línea el código.
Ejecutar hasta el cursor <Ctrl> + <F8>
Cuando el Editor de Visual Basic está en modo interrupción, se puede

ejecutar varias líneas de código al mismo tiempo usando la opción
Ejecutar hasta el Cursor. Simplemente hay que colocar el cursor sobre la
línea de código siguiente a la última línea que se desea ejecutar y
presionar <Ctrl> + <F8>.
314
Diplomado en Excel
Ventana Locales
Abre un área nueva donde se pueden observar las variables locales que se
están utilizando en el procedimiento o programa e informan al
programador el valor actual de la variable y el tipo de dato como está
declarada.
Elementos de la ventana locales
Expresión: Se muestran los nombres de las variables utilizadas en el

procedimiento que se está ejecutando paso a paso.
Valor: Muestra el valor actual que contiene la variable.
Tipo: Muestra el tipo de dato con el que se ha declarado esta variable.
Ventana inmediato
Permite revisar el contenido de variables cuando el programa se está

ejecutando paso a paso. Además ofrece la posibilidad de cambiar los
valores de variables en la ejecución paso a paso, esto con el fin de hacer
pruebas. Cuando el programador desea ejecutar una sola instrucción, lo
315
puede hacer mediante esta ventana, digitando la línea de código que
desea comprobar y luego presionar la tecla <ENTER>. Para averiguar el
valor de una variable se escribe signo de interrogación (?) seguido del
nombre de la variable.
Ventana inspección
Permite hacer un seguimiento y mostrar los valores almacenados en las

variables del procedimiento que se está ejecutando paso a paso o de
cualquier otra variable ya sea una variable global o de otro procedimiento.
Aquí también se pueden agregar expresiones que permitan determinar si
se cumple o no una condición.
Para agregar una variable o expresión a esta ventana, hay que seleccionar
la variable o expresión y dar clic derecho sobre esta. Luego dar clic en la
opción Agregar Inspección.
316
Diplomado en Excel
Después de agregar la inspección aparecerá en pantalla una ventana que

muestra de manera detallada la procedencia o contexto de la línea de
código o variable que se está analizando, también muestra el valor y tipo
de dato de la variable.
Manejo de errores
Uno de los tipos de errores más importantes para controlar son los errores
en tiempo de ejecución, ya que estos cuando ocurren dentro de un
programa, el entorno VBA detendrá la ejecución de la aplicación y
desplegará un mensaje de error en el que el usuario podrá seleccionar una
de las cuatro opciones posibles: Continuar, Finalizar, Depurar o Ayuda.
Pero esto no será útil cuando otra persona es quien ejecute la aplicación
que se ha desarrollado, por la sencilla razón que resulta ilógico que otro
usuario depure la aplicación.
VBA ofrece varias herramientas para el manejo de errores en tiempo de

ejecución tales como: On Error, Resume, el objeto Err, entre otros.
Sentencia on Error goto etiqueta
Es habitual que dentro de una aplicación que no haga manejo de errores, en

algún determinado momento, un procedimiento o macro puede presentar un
317
error, el cual obliga a la aplicación a detenerse y mostrar un mensaje de error
tal cual se muestra en la figura.
La sentencia On Error permite definir dentro del entorno VBA qué debe
hacerse dentro del procedimiento cuando en este ocurra un error en
tiempo de ejecución. La sintaxis de esta sentencia es:
On Error GoTo Etiqueta
Donde, la palabra Etiqueta, identifica una posición dentro del mismo

procedimiento que presenta el error, indicando desde allí los pasos que
deben realizarse para el manejo del mismo y evitar que la aplicación
finalice abruptamente. Etiqueta puede recibir cualquier nombre que el
usuario le quiera asignar, lo importante es que este no puede contener
espacios y tampoco referir a algún elemento ya existente dentro de VBA o
de Excel.
La siguiente figura muestra la estructura de una sentencia On Error

dentro de un procedimiento.
318
Diplomado en Excel
El nombre de la Etiqueta que define la posición dentro del procedimiento,

debe finalizar con dos puntos (:), esto es para indicar al entorno VBA que
hace referencia a una etiqueta y no a una variable u otro procedimiento
que deba ejecutarse.
La figura anterior muestra un ejemplo sencillo del uso de la sentencia On

Error, en la cual la macro IngresoInformación tiene en su primera línea
de código la sentencia On Error GoTo ManejoError, lo que indica que
cualquier línea de código hacia abajo que presente un error, será
manejado a partir de la etiqueta ManejoError. La macro solicita al
usuario ingresar mediante un cuadro de mensaje la edad y esta es
almacenada en la variable entera edad. Ahora, nadie garantiza que el
319
usuario ingrese correctamente este valor, suponer que allí se escribe unas
letras en lugar de un número o, que el número ingresado es demasiado
grande, por lo que un error se presentará.
Algo muy importante a resaltar es la sentencia Exit Sub, la cual aparece

antes de la etiqueta ManejoError. Esta sentencia es obligatoria ya que de
no presentarse error, la macro no debe ejecutar el código presente en la
sección de manejo de error.
Objeto Err
El objeto Err pertenece al modelo de objetos de Excel y es quien contiene

información acerca del error que se ha presentado. Esta información
incluye propiedades y métodos que permiten manipular este objeto según
las necesidades del usuario. La siguiente tabla describe las propiedades y
métodos del objeto Err.
Number Devuelve o establece un valor numérico que identifica
el error.
Description Contiene el mensaje de error el cual puede ser
mostrado al usuario a través de un cuadro de mensaje.
Source Devuelve o establece el nombre del actual proyecto
VBA quien generó el error.
Clear Método del objeto Err que permite borrar cualquier
información de error asignada a sus propiedades.
Raise Método que permite crear errores definidos por el
usuario. Este método tiene parámetros como se
describen a continuación:
Number Parámetro obligatorio que identifica al
error mediante un valor numérico.
Utilizar la constante vbObjectError
más un número para signar este valor.
Description Parámetro opcional para definir el
mensaje descriptivo del error.
320
Diplomado en Excel
Source Parámetro opcional para establecer el
origen de donde se haya generado el
error.
El ejemplo siguiente emplea el objeto Err para desplegar un mensaje con

el número y descripción del error que genera Excel al tratar de acceder a
una hoja llamada “Captura Datos” la cual no existe dentro del libro de
Excel activo.
La figura siguiente muestra un ejemplo de cómo crear un error

personalizado por el usuario. Este procedimiento valida la edad ingresada,
preguntando si ésta es mayor que 120, de ser así dispara un error definido
por un número y descripción específica.
Sentencia Resume
Es posible incluir la sentencia Resume en la sección de código que

controla el manejo de errores dentro de un procedimiento. Esto causará
que la ejecución pueda seguir en la misma línea de código que generó el
321
error, en la línea siguiente a la línea que generó el error o en una posición
específica dentro del mismo procedimiento que causa el error.
Las tres formas de esta sentencia son:
Resume
Resume Next
Resume Etiqueta
La primera forma permite a VBA seguir en la misma línea de código que

genera el error. Esta se puede utilizar si la sección de manejo de errores
corrige el error antes de volver a ejecutar la línea de código.
La segunda forma permite a VBA seguir en la siguiente línea de código a la

que generó el error. Esta se puede utilizar si se desea omitir el error y
seguir con la ejecución del procedimiento, esto si más delante no necesita
utilizar información que pudo a ver generado la línea del error.
La tercera forma permite a VBA seguir en una posición específica dentro

del mismo procedimiento que genera el error.
Aspectos de seguridad avanzada
Proteger código VBA
Una de las características que ofrece el Editor de Visual Basic, es la

posibilidad de proteger mediante una contraseña, las macros y funciones
asociadas al libro de Excel, para que estas no puedan ser consultadas ni
modificadas por el usuario final de la aplicación. Esto permite asegurar que
la aplicación trabaje adecuadamente, porque el usuario no podrá ni alterar
ni eliminar una macro que esté dentro del libro de Excel, además de
proteger los derechos de autor de las mismas.
Para proteger el código VBA se deben seguir los siguientes pasos:

Abrir el Editor de Visual Basic
Ingresar a las Propiedades del Proyecto. Este paso se puede hacer de dos
formas posibles:
322
Diplomado en Excel
Seleccionar el Menú Herramientas Æ Propiedades de VBAProject ó

Dar clic derecho al nombre del proyecto desde la ventana Explorador de
Proyectos y seleccionar Propiedades de VBAProject.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades del Proyecto.
Seleccionar la ficha Protección.
323
Activar la casilla de verificación Bloquear proyecto para visualización.
Asignar una contraseña y confirmar la contraseña.
Nota: Para que los cambios tomen efecto, se debe guardar, cerrar y
volver a abrir el libro de Excel.
Ahora las macros están protegidas. La próxima vez que se quiera tener
acceso a los módulos que contienen las macros, Excel solicitará la
contraseña.
Firmar Macros Personales
Como se mencionó anteriormente en este manual, una de las cosas más

importantes, es proteger la información de posibles virus que puedan venir
de libros de Excel con macros malintencionadas. Por eso es que los niveles
de seguridad juegan un rol primordial en la protección de dicha
información.
324
Diplomado en Excel
Nivel de De
Firmado Acción tomada por Excel
Seguridad confianza
Habilitará las macros para ese
Bajo SI/NO SI/NO
Libro de manera automática
SI SI
Preguntará si se confía en la
Medio SI NO fuente para habilitar las macros
de ese Libro
Preguntará se si habilitan o no
NO
las macros.
SI SI
Preguntará si se confía en la
Alto SI NO fuente para habilitar las macros
de ese Libro
No habilitará las macros para
NO
ese Libro.
SI SI
Muy Alto No habilitará las macros para

SI NO
ese Libro.
No habilitará las macros para
NO
ese Libro.
Es recomendado configurar el nivel de seguridad a un nivel Alto o Muy

Alto. Pero esto implica que las macros de un libro de Excel deben estar
firmadas, además de pertenecer a una fuente de confianza para que se
puedan ejecutar sin ningún problema. Aquí hay que entender dos
conceptos importantes: Firma Digital y Fuentes o Editores de Confianza.
Firma Digital: Es un código que se puede asociar a un documento o

mensaje y que permite identificar de manera única al creador o editor de
dicho documento o mensaje. Al igual que las firmas comunes en papel, las
325
firmas digitales buscan garantizar que la persona quien crea el documento
es realmente quien dice ser.
Fuente o Editor de Confianza: Es una lista de firmas en las que Excel

confía plenamente y de las cuales puede abrir libros de Excel con macros
sin necesidad de preguntar si debe habilitarlas o no.
La siguiente tabla muestra el comportamiento de Excel con respecto a los

libros con macros, según el nivel de seguridad configurado y las opciones de
firma digital y editores de confianza existentes.
Crear certificados digitales
Para poder firmar un proyecto, primero debe existir un certificado digital.

Los certificados digitales se pueden obtener de una autoridad certificadora
como VerigSign Inc., o de una autoridad certificadora creada dentro de la
organización por el administrador de la red de la compañía. O bien se
puede crear un certificado personal utilizando la herramienta de Microsoft
Office llamada SelfCert.exe.
Nota: Es importante definir, que los certificados digitales creados por el

usuario, no son emitidos por una entidad certificadora oficial. Lo que
quiere decir, que los proyectos de Visual Basic firmados con este tipo de
certificados, únicamente funcionarán sobre la máquina que los ha creado.
Si el libro se envía a otro usuario ya sea vía e-mail o a través de un
disquete, esa otra máquina debe tener configurado un nivel de seguridad
medio, para que pueda utilizar las macros de ese libro, de no ser así, las
macros no se pueden habilitar debido a que no se podría agregar como
fuente de confianza.
Para crear un certificado personal se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el Menú Inicio Æ Todos los Programas Æ Microsoft Office

Æ Herramientas de Microsoft Office y dar clic en la opción Certificado
digital para proyectos de VBA.
Desde el cuadro de diálogo Crear Certificado Digital, escribir el nombre

con el cual debe quedar el certificado personal.
326
Diplomado en Excel
Aparecerá un cuadro de diálogo, indicando que se ha creado

correctamente un nuevo certificado.
Adicionar una firma al proyecto VBA
Una vez se ha creado un certificado digital, se puede firmar un proyecto

de VBA. Al firmar digitalmente un proyecto, se garantiza que las macros
presentes en ese proyecto son seguras y que un usuario puede confiar o
no en ellas. Para firmar un proyecto de VBA, se deben seguir los
siguientes pasos:
Abrir el Editor de Visual Basic.
Desde el Explorador de Proyectos, seleccionar el proyecto a firmar.
Ir al Menú Herramientas Æ Firma Digital.
Aparece el cuadro de diálogo Firma Digital.
327
Dar clic en el botón Elegir.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar Certificado, mostrando una

lista de certificados presentes en la máquina.
Una vez se haya seleccionado el certificado, dar clic en el botón Aceptar.
Para terminar, dar clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Firma
Digital.
Nota: La firma se aplica únicamente al proyecto VBA, no a los datos del

libro de Excel, por lo que se puede cambiar la información contenida en las
hojas de cálculo sin importar que exista firma o no.
328
Diplomado en Excel
Adicionar editores o fuentes de confianza
Como se mencionó anteriormente, los editores de confianza permiten

establecer una lista de personas o firmas digitales, en las que Excel
confiará plenamente para la ejecución de las macros de manera
automática.
Estos editores de confianza se agregan a la lista únicamente abriendo

proyectos de VBA que estén firmados. Por lo que se deben seguir los
siguientes pasos:
Abrir el Libro de Excel que contenga macros y estén firmadas.
Si el nivel de seguridad está configurado a Medio, Alto o Muy Alto,

aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia de Seguridad, en el que se
podrá decidir si se confía o no en la persona quien firma las macros.
Activar la casilla de verificación Confiar siempre en las macros de este

Editor.
Dar clic en el botón Habilitar Macros.
Al agregar un editor de confianza, de ahí en adelante, cada vez que se

abra un libro con macros firmadas por ese editor, se habilitarán de manera
automática sin mostrar el cuadro de diálogo Advertencia de Seguridad.
Para verificar o eliminar un editor de confianza dentro de Excel, se debe ir

al Menú Herramientas Æ Macro Æ Seguridad y seleccionar la ficha
Editores de Confianza.
329
Taller Práctico
Crear un archivo para acumular las ventas de varias ciudades, las ventas
estarán en archivos diferentes y existirá un archivo llamado acumulado para
recibir toda la información.
Ejercicio 1
Preparar Archivos.
Para que esta macro funcione, es importante que los archivos involucrados
tengan el mismo formato.
Crear un archivo nuevo en Excel, con los siguientes campos y registros.
Fecha Vendedor Ventas Ciudad

31/12/01 Luis $ Cali
1.800.000,00
11/1/02 Pedro $ Cali
2.500.000,00
30/12/01 Carlos $ Cali
3.000.000,00
330
Diplomado en Excel
Guardar el archivo con el nombre ventas Cali.
Crear una copia del archivo y llamarlo Bogotá.
Cambiar los datos de la ciudad por Bogotá, agregar más registros.
Crear una copia del archivo y llamarlo Medellín.
Cambiar los datos de la ciudad por Medellín, agregar más registros.
Crear una copia del archivo y llamarlo Acumulado ventas.
Agregar cuatro registros.
Grabar macro.
La función de la macro es abrir un archivo de ventas de cualquier ciudad,

copiar los datos al archivo Acumulado ventas y cerrar el archivo de la
ciudad.
Ubicarse en el archivo Acumulado ventas y cerrar el resto de archivos

abiertos.
En el menú herramientas elegir la opción macro – grabar nueva

macro.
Asignar nombre acumular.
Digitar la letra a, como método abreviado de teclas.
Pulsar Aceptar.
Elegir la opción abrir del menú archivo.
Abrir el archivo Cali.
Hacer clic en la celda A2.
Pulsar el icono Referencia relativa.
331
Pulsar en el teclado <Ctrl> + <Shift> + <flecha abajo> + <flecha
derecha> (esta opción selecciona todos los datos existentes)
Copiar Información. <Ctrl> + <c>
Elegir la opción cerrar del menú archivo. (el archivo se cierra y muestra
nuevamente el archivo Acumulado ventas).
Hacer clic en la celda A2.
Pulsar en el teclado <Ctrl> + <flecha abajo> (esta opción sitúa el cursor

en el último registro).
Pulsar en el teclado <Flecha abajo> (esta opción sitúa el cursor en el

siguiente registro en blanco).
Pegar Información <Ctrl> +<V>.
Pulsar el icono Detener Macro.
Modificar macro
Esta macro funciona pero no obstante siempre pondrá los datos del
archivo Cali, para que la macro pueda abrir cualquier archivo, se
realizarán los siguientes cambios en el código:
Abrir el editor de Visual Basic <Alt> + <F11>.
Hacer doble clic en la carpeta módulos y a continuación en módulo 1.

El código es el siguiente:
332
Diplomado en Excel
La primera línea de código abre un libro de trabajo con el archivo Cali.xls,

para que abra cualquier archivo se creará una variable que almacene el
nombre del archivo abierto y a continuación realizar el resto de proceso:
Crear una variable llamada archivo de tipo variant.
Dim archivo as Variant
Asignar a la variable el siguiente código: (este código permite abrir

cualquier archivo de Excel y guardar el nombre en la variable) archivo =
Application.GetOpenFilename(“,*.xls”)
Asignar como valor la variable archivo al código workbooks.Open

Filename.
Workbooks.Open Filename:=archivo
333
Cerrar el editor de Visual Basic.
Ejecutar la macro <Ctrl> + <a>, se abrirá la ventana de abrir archivo.
Elegir el archivo Medellín y aceptar.
La macro agregará los datos de Medellín al archivo Acumulado ventas.
Ejercicio 2
Crear un sistema de formularios para ingresar y modificar datos en una

base de datos de Excel.
Preparación de la hoja de cálculo.
Crear un archivo nuevo de Excel.
Crear una hoja llamada datos y otra privado.
Digitar a partir de la celda A1 (horizontalmente) de la hoja datos:
334
Diplomado en Excel
Cédula Nombre Cargo Salario Ciudad
Digitar a partir de la celda A1 (verticalmente) de la hoja privado:
Bogotá
Cali
Medellín
Cartagena
Pereira
Tunja
Valledupar
Definir el nombre ciudades para la tabla anterior.
Creación de Formularios.
Entrar al editor de Visual Basic.
Crear los siguientes formularios y cambiarle la propiedad name por la que

se describe debajo de cada formulario, la descripción que muestra al
frente, permite saber qué función realiza cada objeto. (es sólo la
descripción, la programación estará en la parte inferior).
Formulario Descripción
Name: Menu Contiene 4 botones:
Los 2 primeros muestran nuevos
formularios,
El botón 3 tendrá una instrucción
para salir de Excel.
El botón 4 llevará a un formulario el
cual pide una clave para poder
realizar cambios en el archivo de
Excel.
Name: Ingresar Contiene 3 cuadros de texto y un

cuadro combinado:
Los cuadros de texto recogerán los
datos de un nuevo registro para la
335
base de datos.
El cuadro combinado tendrá nombre
de ciudades.
Name: Consultar. Contiene 3 cuadros de texto y un

cuadro combinado, tres botones para
ir a otros formularios
El cuadro de texto 1 estará activo, se
utilizará para digitar un número de
cédula existente y al pulsar <ENTER>
mostrará los datos de la persona en
los demás cuadros.
Los cuadros nombre, cargo, salario y
ciudad estará desactivado y su
función será mostrar los datos de la
cédula relacionada en el texto 1
El botón modificar y menú llevarán a
otro formularios.
El botón salir cierra todo y guarda
cambios.
Name: Administrar. Contiene un cuadro de texto y un
botón:
El cuadro de texto solicita la clave
correcta para poder realizar cambios
en el archivo de Excel, esa clave esta
almacenada en una variable.
El botón aceptar compara las claves y
si estas coinciden, abre el archivo de
Excel.
336
Diplomado en Excel
Name: Contraseña. Contiene un cuadro de texto y un
botón:
El cuadro de texto solicita la clave
correcta para poder realizar cambios
en los datos del registro, esa clave
debe estar almacenada en una
variable.
El botón aceptar compara las claves y
si estas coinciden permite que el
usuario cambie los datos.
Programación:
Una vez que existen los formularios, la hoja de cálculo y conocimiento del
proceso se debe comenzar a programar cada uno de los formularios.
Formulario Menú.
337
Formulario Administrar.
Formulario Ingresar.
338
Diplomado en Excel
Formulario Formato
339
Módulo 3
Gestión de la
Información
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 12
Consolidar
Esta opción combina valores de varios rangos de celda y las combina en

un nuevo rango, puede resumir y registrar resultados de hojas de
cálculo; se encuentra en el grupo datos.
Se pueden consolidar datos de las siguientes formas: Utilizando por

posición, por categorías y fórmula. En este capítulo se presentará el
método por posición, es decir, cuando los datos de todas las áreas de
origen se organizan en idéntico orden y localización; por ejemplo, para
combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la
misma plantilla.
Si se tienen rangos numéricos en una o más hojas de cálculo, se puede

obtener un total de éstos.
Por ejemplo, si se tienen las ventas de tres años consecutivos clasificadas
por trimestres según artículos, es posible realizar operaciones
acumuladas como suma, promedio etc.; y así poder analizar sobre un
total acumulado o promediar utilizando consolidación.
Copiar el siguiente escenario en Excel a partir de la celda A1.
343
Para consolidar por años se debe realizar lo siguiente:
Insertar una nueva hoja de cálculo, asignarle como nombre a la hoja de

cálculo consolidado.
Hacer clic sobre la ficha de datos, en el grupo herramientas de datos,

consolidar.
344
Diplomado en Excel
En el cuadro de texto de referencia existe un cuadro que permite

seleccionar celdas o rangos seleccionar de la hoja año 2005 el rango
de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botón Agregar.
En el cuadro de texto de referencia seleccionar de la hoja año 2006 el

rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botón Agregar.
En el cuadro de texto de referencia seleccionar de la hoja año 2007 el

rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botón Agregar.
Seleccionar los cuadros de chequeo fila superior y columna izquierda.

(Estos se deben seleccionar si las referencias fueron agregadas
incluyendo los títulos de filas y columnas, para el ejemplo si se incluyeron
los artículos (columna izquierda) y los meses (fila superior)).
Seleccionar el cuadro de chequeo crear vínculos con los datos de

origen.
345
Se pueden utilizar las funciones: suma, promedio, max, min, contar
números, desvestp, desvest, var varp.
Permite mostrar el detalle de un grupo de celdas.
Permite ocultar el detalle de un grupo de celdas.
Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, hacer clic en Examinar

para buscar el archivo y, a continuación, hacer clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
346
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 13
Datos externos
Normalmente, la BD tiene una gran cantidad de información que no

siempre es necesaria tenerla toda al tiempo, sino que con algunos de los
campos de la BD es suficiente, o con solo algunos de los registros, se
puede obtener los resultados que se requieren. En un capítulo anterior,
se explico la forma de filtrar la información de una BD, a través de los
auto filtros y de los filtros avanzados. Sin embargo, cuando se requiere
un mejor manejo de la información, Excel nos ofrece una posibilidad de
generar nuevas BD y nuevas consultas utilizando MS Query, una
herramienta de Office.
Al conectarse a datos externos se puede hacer un análisis de los datos sin

tener que tener la información en Excel. Es necesario tener habilitada la
conexión de datos en el centro de Confianza, o ubicar el archivo en un
centro de confianza.
Ubicación de Confianza
Una ubicación de confianza no es más que un espacio en el disco duro,

una carpeta o un recurso de red, si un archivo está en una ubicación o
centro de confianza este puede abrirse sin que Excel lo compruebe.
Crear Ubicaciones de confianza
Clic en el Botón de Office

Clic en Opciones de Excel.
Clic en la categoría Centros de confianza.
347
Clic en configuración de centros de confianza y luego en
Ubicaciones de confianza.
Clic en Agregar nueva ubicación.
348
Diplomado en Excel
En el cuadro Ruta de acceso, buscar la carpeta que se usará como

centro de confianza con el botón examinar.
349
Si se quiere que las subcarpetas también sean centros de confianza se
debe activar la casilla de verificación Las subcarpetas de esta
ubicación también son de confianza.
Clic en Aceptar.
Conexiones desde Excel a Datos de Access
Esta herramienta permite recuperar en Excel la información de una tabla

o consulta de un archivo de Access permitiendo el análisis de la
información periódicamente sin tener que importarlos nuevamente de
Access.
350
Diplomado en Excel
Pasos para realizar conexiones:
Ubicarse en la celda donde se quieren dejar los datos que se traerán de

Access.
Clic en la opción Desde Access, que se encuentra en la ficha datos

grupo Obtener datos externos.
Seleccionar el archivo de Access del que se desean importar los datos.
Seleccionar la tabla o consulta que se desea importar y clic en Aceptar.
Se activa el cuadro de diálogo Importar datos, presentando tres

opciones:
351
Tabla: Trae la información como una tabla.
Informe de tabla dinámica: Si se quiere resumir la información.
Informe de gráfico y tabla dinámicos: Si se quiere crear la tabla
dinámica y un gráfico dinámico para resumir información.
Definir ¿Dónde desea situar los datos?, seleccionar Hoja de cálculo

existente y seleccionar la celda a partir de la cual se quiere la
información ó, seleccionar la opción Nueva hoja de cálculo.
Clic en Aceptar.
Conexión a Datos externos
Clic a conexiones existentes que se encuentra en la ficha Datos grupo

obtener datos externos.
Se activa el cuadro de diálogo conexiones existentes.
352
Diplomado en Excel
En la lista desplegable Mostrar presenta 4 opciones: Todas las

conexiones, Conexiones en este libro (si se quiere el listado de las
conexiones utilizadas recientemente), Archivos de conexión en la Red
(para mostrar solamente las conexiones disponibles de un archivo de
conexión que solo se accede desde la red), Archivos de conexión en
este equipo.
Seleccionar la conexión y dar clic en Abrir.
Se activa el cuadro de diálogo Importar datos presentando 3 opciones:
353
Tabla: Trae la información como una tabla.
Informe de tabla dinámica: Si se quiere resumir la información.
Informe de gráfico y tabla dinámicos: Si se quiere crear la tabla
dinámica y un gráfico dinámico para resumir información.
Definir en dónde desea situar los datos, Seleccionar Hoja de cálculo

existente y seleccionar la celda a partir de la cual se quiere la
información ó, seleccionar la opción Nueva hoja de cálculo.
Clic en Aceptar.
Microsoft Query
Microsoft Query permite traer información de bases de datos relacionales

permitiendo tener actualizada la información en Excel si se ha actualizado
en la base de datos de origen.
Microsoft Query permite obtener datos de bases de datos como Microsoft

Access, Microsoft SQL, FoxPro, Oracle, Archivos de texto, o de Microsoft
Excel.
Crear Conexiones a Bases de datos
Seleccionar la opción de otras fuentes que se encuentra en el grupo

Obtener Datos externos de la ficha Datos.
354
Diplomado en Excel
Seleccionar la opción Desde Microsoft Query.
Presenta una caja de diálogo Elegir Origen de datos.
Seleccionar la opción Nuevo origen de datos.
En el cuadro de diálogo Crear Nuevo Origen de datos, escribir un

nombre para identificar el origen de datos y luego seleccionar un
controlador de la lista desplegable y luego dar clic en Conectar.
355
Especificar qué se hará con la base de datos, seleccionar para abrir,
Crear, Reparar o compactar la base de datos. Al dar clic en Seleccionar se
abre la caja de diálogo seleccionar base de datos, seleccionar el
archivo y clic en Aceptar.
356
Diplomado en Excel
Si se quiere que una tabla o consulta aparezca automáticamente

seleccionarla en el paso 4 del cuadro de diálogo nuevo Origen de
datos.
El nombre del origen aparecerá en el cuadro de diálogo Elegir Origen.
Crear consultas con MS Query
Ms Query permite realizar consultas de una o más tablas permitiendo

seleccionar uno o más campos de cada una de las tablas seleccionadas y
además permitiendo definir criterios para extraer un conjunto de
registros teniendo en cuenta la condición.
Cuando se consulta información de dos tablas o más las tablas deben

tener un campo coincidente para poderlas relacionar. Un campo
357
coincidente es un campo idéntico en las tablas. El asistente es capaz de
reconocer el campo de relación es decir un campo con el mismo nombre
en otra tabla.
Seleccionar la opción de otras fuentes que se encuentra en el grupo

Obtener Datos externos de la ficha Datos.
Seleccionar la opción Desde Microsoft Query.
Presenta una caja de diálogo Elegir Origen de datos (para usar el

asistente activar la casilla de verificación Usar el Asistente para crear
consultas o modificar consultas.
Seleccionar el origen de datos y Aceptar.
Presenta el listado de tablas que pertenecen a la base de datos

seleccionada. Seleccionar las tablas y/o campos que se quieran para las
consultas (recordar que las tablas deben tener una relación) y llevarlos al
campo Columnas en la consulta, por medio del botón y clic al paso
siguiente.
358
Diplomado en Excel
Si se desea filtrar los registros seleccionar el campo y definir el criterio en

la sección derecha de la pantalla. Si no se quiere filtrar clic en siguiente.
Si se quiere ordenar seleccionar el campo y clic en Siguiente.
359
Definir qué se desea hacer Devolver datos a Microsoft Office Excel, ó
Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query y clic en
Finalizar.
Consultas desde la Web
Las consultas Web son utilizadas para traer información de una página
Web organizada en tablas a un documento de Excel y ser actualizados
según los cambios que surjan en la página Web o bien mantener la
información sin cambios.
En Excel 2007 se instalan unas consultas predeterminadas que se

encuentran en la carpeta Archivos de programa\Microsoft
Office\Office11\QUERIES
Índices de referencia de MSN MoneyCentral Investor.iqy

Índice de cotizaciones de MSN MoneyCentral Investor.iqy
Mercado de divisas de MSN MoneyCentral Investor.iqy
Para obtener datos de una página Web se puede realizare de dos formas:
360
Diplomado en Excel
Copiando y pegando de una página web a una hoja de Excel. Con las
opciones de pegado se puede hacer que la información se actualice o que
permanezca igual.
Clic con el botón derecho del Mouse y seleccionar la opción Exportar a

Microsoft Excel. Se abre un nuevo libro en Excel con la información de
la tabla.
Crear una consulta Web
Dar clic al comando Desde la Web que se encuentra en el grupo

Obtener datos externos de la ficha Datos.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta Web escribir la dirección de la

que se desean recuperar los datos.
Clic en Ir.
Modificar una consulta Web
Hacer clic al comando conexiones que se encuentra en el grupo

Conexiones de la ficha Datos.
361
En el cuadro de diálogo Conexiones del libro seleccionar la consulta
Web.
Dar clic al botón propiedades, se abre un cuadro de diálogo

Propiedades de conexión. En la ficha Definición dar clic en
Modificar Consulta.
362
Diplomado en Excel
Clic en Editar consulta. En el cuadro de diálogo Modificar consulta,

seleccionar una nueva página web o seleccionar las tablas que se
quieren importar dando clic al recuadro amarillo que aparece en el
extremo superior izquierdo de cada tabla de la página y luego dar clic
en el Botón Importar.
363
Clic en Aceptar y luego en Cerrar.
364
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 14
Fundamentos básicos de las bases de datos
Los siguientes fundamentos se encuentran orientados a aquellos usuarios

novatos en el uso de cualquier tipo de programa de manipulación o
administración de bases de datos. Estos conceptos no solo serán útiles en
Microsoft Access 2007, sino también se podrán tener en cuenta en otros
programas del mismo tipo:
Base de Datos: Colección de datos y objetos relacionados entre si, con

un tema o propósito determinado. Por ejemplo, los datos concernientes a
clientes, los empleados dentro de una nómina, los productos del inventario
de un almacén, etc.
En el ejemplo hay una base de datos con los datos básicos de los
empleados de una compañía.
Ident- Fecha- Codigo-

Nombre Apellido Ciudad Cargo Salario
Empleado Ingreso Cargo
1111111111 Carlos Ardila Bogotá 03/09/2007 1 Director 5.000.000,00
2222222222 María Granados Bogotá 03/09/2007 2 Subdirector 4.000.000,00
3333333333 Diana Gómez Bogotá 03/09/2007 3 Secretaria 800.000,00
4444444444 Daniela Jiménez Bogota 03/09/2007 4 Administrador 1.500.000,00
5555555555 Juan Suárez Cali 05/09/2007 1 Director 5.000.000,00
6666666666 Alberto Cárdenas Bogotá 05/09/2007 4 Administrador 1.500.000,00
7777777777 Pedro Ortiz Medellín 06/07/2006 5 Auxiliar 433.000,00
8888888888 María Suárez Cali 06/07/2006 5 Auxiliar 433.000,00
9999999999 Claudia Díaz Cartagena 06/08/2006 5 Auxiliar 433.000,00
Base de Datos relacional: Es una base de datos, en la cual los datos se

almacenan en varias tablas que son conectadas o relacionadas entre sí, lo
que permite un manejo de forma más eficiente, evitando la redundancia
de datos.
365
Tabla: Es la estructura fundamental de un sistema de administración de
bases de datos relacional. En Microsoft Access 2003, una tabla es un
objeto que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan
registros y las columnas campos. Los datos almacenados en una tabla se
refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo,
datos personales de los empleados, horas extras trabajadas por cada
empleado, datos de sueldos por cargo, datos de los proveedores de un
almacén, datos de clientes.
En la gráfica mostramos la tabla de Empleados.
366
Diplomado en Excel
Campo: Es el componente de una tabla que contiene un elemento

específico de información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones,
ciudades, códigos de productos, valores de productos, etc.
En el ejemplo se muestra el campo nombre y el campo apellido.
Registro: Un conjunto de datos acerca de un evento, persona, lugar, o

algún otro elemento en una tabla. Por ejemplo, datos de los clientes.
367
Clave principal (Llave principal): La clave principal es un campo o
conjunto de campos que permiten identificar de manera única un registro.
La clave principal no puede contener valores duplicados, ni valores nulos
(o en blanco). Esta clave principal es la que determina al crear las
relaciones la forma como se conduce la información dentro de las tablas.
Componentes de una base de datos Access
Los componentes u Objetos de una base de datos Microsoft Access 2007,

son controlables desde la cinta de opciones. Cada uno de estos objetos
(Tablas, Formularios, Informes y Consultas) se encuentra en la ficha Crear
de la cinta de opciones cumpliendo una función específica dentro de
Access 2007.
Tablas
Las tablas son objetos básicos dentro de una base de datos, la función
vital es ser despensa de datos y son diseñadas de tal forma que permiten
evitar la redundancia de información. Las tablas están compuestas por
campos y registros, los cuales permiten el ingreso de datos.
368
Diplomado en Excel
Consultas
Las Consultas son los objetos a través de los cuales se puede editar,
modificar, adicionar, eliminar y visualizar o consultar el estado de los
datos almacenados en las tablas en un momento determinado. Se puede
consultar información almacenada en una o más consultas. Esta es una
vista de diseño de una consulta utilizando dos tablas de la base de datos.
369
Formularios
Con estos objetos se puede crear la interface gráfica de usuario G.U.I.

(Grafical User Interfase), la cual permite al usuario tener contacto e
interactuar con los datos almacenados de forma agradable. Estos pueden
contener adicionalmente imágenes, gráficos, documentos de Word y
presentaciones de PowerPoint entre otros.
Informes
Los informes o también llamados en otros programas reportes, son para

que el usuario pueda visualizar la información contenida dentro de las
tablas y/o consultas por medio de un formato impreso, el cual posee
facultades para controlar formatos de textos, fondos, agrupar campos y
operaciones totalizadoras.
370
Diplomado en Excel
Ventana de Inicio
Al Iniciar Access 2007 muestra una ventana de introducción dividida en 3

secciones que se describen a continuación.
Panel izquierda: presenta el panel de exploración, presenta un listado

de plantillas, según la selección del panel de exploración en la sección
centro se muestran las diferentes opciones. Por defecto está activa la
categoría de plantillas destacado, mostrando en la sección central varias
opciones para la creación de bases de datos.
Panel central: Está dividido en tres secciones en donde se seleccionan

opciones para la creación de Bases de Datos y además una sección
informativa que se describirán a continuación.
1. Nueva Base de Datos en blanco: Se selecciona esta opción si se

quiere implementar un modelo de base de datos personalizado.
2. Plantillas destacadas en línea: Ofrece una serie de modelos de
diferentes temas de bases de datos. Plantillas son bases de datos
prediseñadas con tablas formularios e informes, se trabajan
plantillas si se desea ahorrar tiempo en diseño y creación de objetos.
371
Las plantillas pueden ser descargadas de acuerdo al tema
seleccionado y ser utilizadas de forma inmediata para alimentarlas.
Por medio de plantillas se pueden hacer seguimientos a activos,
contactos, problemas, eventos, proyectos, tareas, etc.
3. Novedades de Access 2007: Da información sobre las mejoras y

novedades de la herramienta.
La extensión de los archivos de Microsoft Access 2007 es accdb, de esta

manera su archivo quedará guardado con el nombre elegido así:
nombre.accdb.
Panel derecha: Muestra el listado de las bases de datos abiertas

recientemente además de la posibilidad para buscar un archivo que no se
encuentre en dicha lista.
372
Diplomado en Excel
Partes de la pantalla:
1. Cinta de opciones: Situada en la parte superior de la ventana,

muestra de forma permanente todos los objetos que se utilizarán para
trabajar una base de datos en Access agrupadas por fichas. Cada una
de sus fichas contiene los comandos que frecuentemente se utilizan
para crear y modificar la estructura de los objetos de forma rápida. Al
dar doble clic sobre el nombre de una ficha se ocultan las opciones de
la cinta de opciones, se vuelven a mostrar las opciones dando
nuevamente sobre una ficha.
La cinta de opciones está compuesta por:
Fichas de comandos: Aparecen en el momento en que se necesitan

mostrando y combinando comandos.
Fichas de comandos textuales: Contienen los comandos más

comúnmente utilizados según la tarea que se esté realizando. (Aparecen
según la tarea que se está realizando).
Por ejemplo al crear una nueva tabla, se activa la ficha Hoja de datos que
contiene todos los grupos de opciones pertinentes para la creación de la
nueva tabla, pero si se da clic en el menú inicio, y clic a la opción vista de
diseño se activa la fecha diseño con todos los grupos de opciones
necesarios para modificar la tabla.
El acceso por teclado a la cinta de opciones se hace presionando la tecla

<Alt> apareciendo unos recuadros junto a las fichas y opciones mostrando
la tecla o teclas que se deben pulsar para acceder a la opción. Las
opciones a las que no se tienen acceso aparecen semitransparentes. Para
desactivar el acceso por teclado se debe presionar nuevamente la tecla
<Alt>.
373
2. Barra de herramientas de acceso rápido: Está presente en la parte
superior de la cinta de opciones que permite acezar rápidamente a los
comandos usados frecuentemente. Habitualmente contiene las opciones
deshacer, rehacer y guardar. Permite adicionar las herramientas que se
utilizan con mayor periodicidad para tenerlas a la mano y así agilizar el
trabajo.
Para agregar botones a esta barra se da clic con el botón derecho del
Mouse en la herramienta que se quiere adicionar, y seleccionar la opción
“Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido”.
3. Botón de office: ofrece las opciones para la administración del

archivo, como abrir, crear uno nuevo, guardar. Para tener acceso por
teclado presionar las teclas <Alt> <A>.
4. Panel de exploración: Está situado en la parte izquierda de la

ventana, muestra lo que hay en la base de datos que se está utilizando
como tablas, formularios, consultas e informes.
Para ocultar el contenido del panel de exploración, dar clic en el botón

ocultar o desplegando la cabecera del panel de exploración definir que
objetos mostrar en el panel.
5. Barra de estado: Ubicada en la parte inferior de la ventana su

objetivo es dar información sobre el estado de la aplicación. La barra de
374
Diplomado en Excel
estado permite configurar los elementos de los que se quiere o no dar

información además cambiar de vista.
6. Minibarra de herramientas: está ubicada en el extremo derecho de

la barra de estado, y permite cambiar la vista entre Hoja de datos,
Tabla dinámica, Gráfico dinámico, y vista de diseño.
Importar, Vincular y Exportar Información
Estando en la base de datos en la que se quiere vincular o importar una

nueva tabla, seleccionar la ficha Datos externos, en el grupo importar
presenta un listado de tipos de archivos desde donde se permite importar.
Seleccionar alguno de los orígenes de bases de datos y seguir el asistente
375
Importar o vincular desde una base de datos de Access:
Por medio de un asistente obtener datos externos, se busca el archivo que

será el origen de los datos dando clic en examinar se puede buscar y
seleccionar el archivo.
Selecciona si se quiere importar o vincular la tabla. (Access 2007 permite

importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos, es
376
Diplomado en Excel
decir todos los objetos que hacen parte de una base de datos), y clic en
aceptar.
Presenta una ventana de importación de objetos, seleccionar en cada una

de las fichas los objetos a importar y luego clic en aceptar.
Clic en el botón Guardar importación, para finalizar el asistente.
El siguiente paso presenta una ventana dando la opción de guardar los

pasos de importación, esto permitirá repetir la acción sin utilizar el
asistente. Al activar la casilla de verificación guardar pasos de
importación presenta una caja de texto para dar el nombre y una breve
descripción.
377
Si se ha seleccionado la opción vincular al origen de datos creando
una tabla vinculada, presenta la posibilidad de vincular una o más
tablas, seleccionar la tabla a vincular y clic en aceptar. Las tablas
vinculadas se identifican con una flecha al lado izquierdo del nombre de la
tabla.
Importar o vincular desde una hoja de cálculo de Excel.
Por medio de un asistente obtener datos externos, se busca el archivo que

será el origen de los datos dando clic en examinar se puede buscar y
seleccionar el archivo
378
Diplomado en Excel
Presenta 3 opciones, Importar el origen en una nueva tabla, se

selecciona esta opción si la tabla destino no existe. Si existiera, Access
2007 reemplazará la tabla existente por una nueva.
Anexar una copia de los registros de la tabla, en caso de que la tabla

exista y se quiera agregar los registros de la tabla origen. Si esta es la
opción seleccionada se debe especificar la tabla en la que se traerán los
registros.
Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, seleccionar

esta opción en caso de que se quiera seguir manejando las actualizaciones
de registros en la tabla original (que para este caso será la base de datos
de Excel) a partir de Access.
Dar clic en aceptar.
Seleccionar la hoja dónde están los datos a vincular o bien el nombre que
los contiene. Y clic en siguiente.
379
Activar la casilla de verificación si la base de datos de Excel contiene los
nombres de los campos y clic en siguiente.
Especificar la información sobre cada campo de la tabla a importar,

seleccionando el campo y cambiando las opciones de campo.
Opciones de campo
Nombre de campo: Si se desea modificar el nombre del campo de la

tabla original.
Tipo de dato: Seleccionar de la lista desplegable el tipo de dato con que
se quiere almacenar los datos en la tabla importada.
Indexado: Determinar si se quiere crear o no, un índice para cada campo
especificando si admite o no duplicados.
No importar el campo: Si no se quiere que ese campo haga parte de la
tabla importada y dar clic a Siguiente.
380
Diplomado en Excel
Access 2007 recomienda la definición de la llave primaria, permitiendo a

Access agregar la clave principal, para ello Access crea un campo
autonumérico llamado ID, o elegir la clave principal en la lista
desplegable, o bien no definir una clave principal. Dar clic en Siguiente.
381
Definir el nombre de la tabla en el cuadro de texto importar tabla y clic
en el botón Siguiente.
Clic en el botón cerrar y la tabla ya se ha importado.
Dar nombre a la tabla importada y clic en siguiente.
Access 2007 permite guardar los pasos de importación, si se desea se

activa la casilla de verificación Guardar pasos de importación, para
finalizar el asistente.
Importaciones y exportaciones guardadas
Como se ha venido explicando con el proceso de importación se pueden

guardar los pasos para evitar activar el Asistente nuevamente, en caso de
que se requiera de la importación o exportación continua. Para ejecutar las
importaciones o exportaciones guardadas.
382
Diplomado en Excel
En la ficha Datos externos, dar clic importaciones guardadas del

grupo Importar.
Seleccionar de la lista las importaciones o exportaciones guardadas.
Dar clic en el botón ejecutar, si se quiere volver a importar o vincular los

objetos, clic en el botón eliminar, si se quiere eliminar la importación o
exportación guardada.
Clic en cerrar, para finalizar el asistente.
Asignar la clave principal a un campo
Llave principal es la información que identifica de manera única un registro

de los demás existentes o posibles existentes dentro de una tabla. Puede
estar conformada o compuesta por uno o más campos de la tabla.
383
Es importante para la integridad de los datos que cada una de las tablas
tenga definida su llave principal. Aunque Access permite crear tablas sin
ninguna, no es aconsejable hacerlo.
Para definir la llave principal de una tabla, basta con ubicarse en el

selector de registros, ubicado en la parte izquierda de los campos de la
tabla; seleccionar el campo o campos que se van a definir como llave y
luego hacer clic en el icono en forma de llave ubicado en la barra de
herramientas.
El campo o conjunto de campos que conforman la clave principal no

pueden contener valores nulos y no pueden haber duplicados, es decir no
se permitirá ingresar dos registros con el mismo valor en los campos clave
principal.
Se debe asignar la clave principal antes de guardar la tabla. Seleccionar el

campo o campos que serán la clave principal. Si es más de uno se debe
presionar la tecla <Ctrl> y simultáneamente clic en el campo a
seleccionar.
Clic en la ficha Diseño.
Clic en clave principal que se encuentra en el grupo Herramientas.
Si se intentara insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos
condiciones Access 2007 no permite guardar el valor y presenta un
mensaje de error.
384
Diplomado en Excel
Establecer Relaciones
Hasta el momento se han definido únicamente tablas que se encuentran

separadas como islas independientes, el paso siguiente es definir
relaciones para darle funcionalidad y operabilidad a la base de datos como
un todo.
La importancia y la clave de una base de datos relacional, es tener las

tablas y relacionarlas de tal forma que permitan cumplir un objetivo
previamente trazado y diseñado en el modelo entidad relación.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de crear o definir relaciones entre

tablas:
Los campos a relacionar deben ser del mismo tipo de datos, sin importar
que tengan diferente nombre de campo.
Como mínimo, un campo de los extremos de la relación, debe ser llave

principal.
Si la llave principal de una tabla está compuesta por más de un campo, la

tabla con la que se va a relacionar igualmente debe contar con un campo
coincidente, para establecer la relación.
En el caso que la relación sea entre campos numéricos, adicionalmente

debe tenerse en cuenta que sean del mismo tamaño.
385
Tipos de relaciones
Access sin importar la versión, presenta tres tipos distintos de relaciones:
Relación uno a varios
En una relación uno a varios, un registro en la tabla A puede tener más de

un registro coincidente en la tabla B, y un registro en la tabla B puede
tener no más de un registro coincidente en la tabla A.
Cuando se establece una relación uno a varios, la tabla principal es la que

está del lado de la relación uno, y la tabla relacionada es la que está del
lado de la relación varios.
Ejemplo:
En la tabla de empleados, a cada registro le pueden corresponder varios

registros en la tabla de Novedades, y a cada registro en la tabla de
Novedades, le corresponde un sólo registro en la tabla de empleados.
Quiere decir esto que 1 empleado puede estar relacionado más de una vez
en la tabla Novedades pues se pueden hacer muchas horas extras en
diferentes días. Pero un registro de la tabla Novedades puede estar solo
una vez en la tabla Empleados.
386
Diplomado en Excel
Relación varios a varios
En una relación de varios a varios, un registro en la tabla A puede tener

más de un registro coincidente en la tabla B, y un registro en la tabla B
puede tener más de un registro coincidente en la tabla A.
No debe existir una relación de varios a varios directa en Access, él la

definirá como una relación indeterminada. Así que se debe tener una tabla
puente para que la relación sea varios a varios.
Ejemplo:
En la base de datos del ejercicio no existe ningún ejemplo para demostrar

este caso, pero se puede explicar de la siguiente forma, la relación que se
presenta entre los pedidos de una fábrica y los productos que ésta vende.
Una orden de pedido puede incluir varios productos. De tal manera que en
la tabla de pedidos, un registro puede tener muchos registros coincidentes
en la tabla de productos. Adicionalmente, cada producto puede aparecer
en muchos pedidos. Entonces, para cada registro en la tabla de productos,
puede existir en la tabla de pedidos más de un registro coincidente.
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, un registro en la tabla A puede tener no más

de un registro coincidente en la tabla B, y un registro en la tabla B puede
tener no más de un registro coincidente en la tabla A. Este tipo de relación
no es muy frecuente.
Ejemplo:
Se puede presentar una relación uno a uno, entre los datos referentes a
préstamos entre los empleados y el fondo de empleados. A un registro de
la tabla empleados le puede corresponder un registro en la tabla
préstamos, y a un registro en la tabla préstamos le corresponde sólo uno
en la tabla empleados.
En algunos casos, en los que se presenta una relación uno a uno, se

podría pensar en que las dos tablas fueran una sola, pero en el ejemplo
387
anterior no se podría dar este caso, ya que muchos campos quedarían
vacíos, puesto que no todos los empleados realizan préstamos.
Cuando en una relación entre dos tablas se exige el cumplimiento de la

integridad referencial, se puede especificar el tipo de relación que las
tablas van a tener, uno a uno o uno a varios.
Cuando ya se han establecido las relaciones entre tablas, la ventana

Relaciones, se ve como se muestra en la siguiente figura.
La línea entre las dos tablas significa la relación, 1 identifica el lado uno de
la relación y ∞ en el otro lado de la relación, indica que se está exigiendo
integridad referencial.
Integridad referencial
La integridad referencial permite garantizar que las relaciones entre las

tablas sean válidas. La integridad se pude aplicar para cumplir las
siguientes reglas:
1. No se permite eliminar registros de la tabla original cuando hay

registros coincidentes en la tabla relacionada.
2. No se pueden agregar registros en una tabla relacionada que contengan
valores no coincidentes con la tabla principal.
Actualizar en cascada
La actualización en cascada, permite cambiar el valor del campo o llave en

la tabla principal y que automáticamente se actualicen los datos de los
registros coincidentes en la tabla relacionada. Por ejemplo, el código de un
cliente es cambiado en la tabla Clientes, los registros relacionados en la
tabla pedidos correspondientes a ese cliente, se cambiará
automáticamente.
Eliminar en cascada
Esta opción es un poco peligrosa si no se tiene pleno conocimiento de lo

que hace, ya que cuando se borra un registro de la tabla uno de la
relación, igualmente se buscan y borran los registros relacionados de la
388
Diplomado en Excel
otra tabla. Para ilustrar con un ejemplo lo anterior, se presenta la

siguiente situación. Si se borra un registro de la tabla clientes, se borrarán
igualmente todos los registros relacionados en la tabla pedidos que
pertenecen a ese cliente.
Crear Relaciones
Para crear relaciones se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
En vista de base de datos, dar clic en la ficha Herramientas de bases de

datos, y clic en el botón Relaciones que se encuentra en el grupo
Mostrar u ocultar.
Se abre la ventana Mostrar tabla, se deben agregar las tablas a

relacionar seleccionándolas y dando clic en el botón Agregar. Access
permite agregar las tablas una a una, o agregarlas simultáneamente si se
seleccionan las tablas con clic sostenido.
389
Se abre la ventana Relaciones con las tablas que han sido agregadas.
Se identifican los campos comunes entre las dos tablas, dar clic sostenido
desde el campo coincidente de la tabla principal, al campo coincidente de
la tabla relacionada. Para este caso de código de Cargo de la tabla Salarios
por Cargo hasta el campo Código de Cargo de la tabla Empleados.
Al soltar el botón del Mouse se activa una ventana Modificar Relaciones

mostrando dos columnas, al lado izquierdo el nombre de la tabla principal
con el nombre del campo coincidente, y al lado derecho el nombre de la
tabla relacionada con el campo coincidente.
390
Diplomado en Excel
Exigir Integridad referencial, si está activa la casilla de verificación

significará que solo pueden existir registros en la tabla relacionada si
existen en la tabla principal.
Si hay integridad referencial, Access 2007 permite Actualizar o Eliminar en

cascada.
Con la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos

relacionados activa, al eliminar registros en la tabla principal, se
eliminarán todos los registros de la tabla relacionada.
Con la casilla de verificación Eliminar en cascada los campos

relacionados activa, al eliminar registros en la tabla principal, se
eliminarán todos los registros de la tabla relacionada.
Clic en el botón crear.
Nótese que en la parte inferior de la pantalla, presenta el tipo de relación,

para este ejemplo la relación es de uno a varios.
NOTA: Para el uso correcto de este método, se recomienda crear la

relación antes de incluir datos en las tablas con registros. También se
debe asignar las configuraciones necesarias (Integridad referencial, Claves
principales) para que el control de los datos sea el correcto.
391
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 15
Conexiones desde Excel a Datos de Word
Esta herramienta permite recuperar en Excel la información de una tabla

de Word insertándola o incrustándola, si una tabla es incrustada los datos
de la tabla destino se cambiarán si se cambian en el origen. Se pueden
traer también tablas copiando los datos de Word y pegándolos a Excel.
Pasos para realizar conexiones a Microsoft Word:
Seleccionar la tabla en Word y seleccionar el comando Copiar para llevar

la información al Visor de portapapeles.
En Excel, Ubicar el cursor en la celda, a partir del cual se quiere insertar

la tabla.
Dar clic a Pegado especial que se encuentra en la ficha Inicio del grupo
portapapeles.
393
Si se quiere vincular el archivo, dar clic en pegar vínculos para que se
actualicen los datos del destino (tabla en excel) cada vez que se hagan
cambios en el orígen (tabla de word).
Seleccionar Texto Unicode o Texto para pegarlo como una tabla.
Clic en Aceptar.
Quitar conexión de datos
Al quitarla conexión los datos vinculados se convertirán en valores. Para

quitar la conexión se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
Dar clic en el comando Editar vínculo que se encuentra en la ficha

Datos del grupo conexiones.
394
Diplomado en Excel
En la caja de diálogo Modificar vínculos dar clic en Romper vínculo.
Se activa una ventana advirtiendo la ruptura de vínculo y que ellos serán

convertidos en valores. Dar clic en Romper Vínculos.
Importar Archivos de texto
Para importar archivos de texto, Microsoft Excel utiliza un asistente quien

se encarga de analizar el documento para traer la información
correctamente. Para esto se deben tener en cuenta los siguientes pasos.
Clic al comando Desde texto que se encuentra en la ficha Datos del

grupo Obtener datos externos.
Seleccionar el archivo que se importará y dar clic a importar.
Se activa el asistente para importación de archivos de texto. El paso 1

permite definir el tipo de archivo. Si el archivo contiene información
395
separada por coma, punto y coma, tabulaciones, etc. O si los campos
están alineados en columnas. Dar clic en Siguiente.
El paso 2 permite seleccionar el caracter que separa las columnas del

archivo de texto. Activar la casilla de verificación Considerar
separadores consecutivos como uno solo, si los datos contienen
varios caracteres entre campos como delimitador. Dar clic al paso
siguiente.
396
Diplomado en Excel
El paso 3 permite definir el formato o tipo de datos de cada una de las

columnas y además permite no importar una columna si se activa la
casilla de verificación No importar columna (saltar).
397
Clic al botón Finalizar.
Definir en dónde quedarán los datos si en la hoja de cálculo actual o en

una nueva hoja de cálculo. Clic en Aceptar.
Conexiones de Microsoft Excel con Microsoft Outlook
Si el libro que está trabajando debe ser remitido a un usuario a través del
correo, Excel nos permite enviarlo directamente a través de la opción
Enviar a, que se encuentra en el botón de Office.
398
Diplomado en Excel
Al seleccionar la opción se abre la ficha Mensaje con el archivo adjunto,

listo para seleccionar el destinatario de correo y enviar el mensaje.
399
Guardar libros como WEB
Es posible publicar cualquier hoja o libro de Excel en la página WEB,

poniendo los datos en la WEB para que cualquier usuario los pueda ver:
Llamar la opción guardar como, del botón de office.
En el tipo de archivo seleccionar Página Web (*htm;*html). Se activan

dos botones, Cambiar título, para asignar un título a la página y
Publicar, para publicar el archivo.
Definir si se publicará todo el libro o solo una hoja del libro activando
los botones de opción.
Dar clic en Cambiar título. Se abre la ventana establecer título de la

página. En el cuadro de texto escribir el título y dar clic a Aceptar.
400
Diplomado en Excel
Dar clic en publicar. Seleccionar el elemento a publicar y clic en Publicar.

Si se ha activado la casilla de verificación Abrir la página en el
explorador Web, se abre el archivo publicado.
Estructurar Libros usando XML
XML es un lenguaje basado en etiquetas utilizado para el intercambio de

datos entre bases de datos.
Los documentos XML contienen información delimitada por medio de

Etiquetas así como los HTML. En HTML las etiquetas permiten definir el
formato y el funcionamiento de la información. En XML las etiquetas
definen la estructura de los datos y permiten definir qué son los datos.
Las etiquetas XML están regidas por un conjunto de reglas, si un archivo

XML no se ajusta a esas reglas no funcionará, así si no abre un archivo
XML en Microsoft Excel o en cualquier programa Office debe ser porque
no está creado según las reglas y presentará un mensaje de error.
401
Los Sistemas XML utilizan dos elementos adicionales los esquemas y
transformaciones.
Esquema, es un archivo XML con extensión .xsd que contiene las reglas
de lo que puede y no puede residir en el archivo .xml (archivo de datos
XML) permitiendo validar los datos.
Un esquema contiene entonces los elementos (datos) que se utilizarán en

el archivo XML y el tipo de datos que residirá en cada elemento, si es
entero, si es string, si es lógico, etc. Validando así la entrada de datos y
ayudando a que no se dañen los datos.
Transformación, es el mecanismo para reutilizar los datos. Una vez

validada la información con los esquemas se pueden aplicar
transformaciones de manera que se pueda generar un informe en Excel o
un informe en Microsoft Word mientras almacena información en las
diferentes tablas de páginas web o tablas de administradores de Bases de
datos.
Habilitar Herramientas XML
Clic en el botón de Office.
Clic en el botón Opciones de Excel.
Clic en más frecuentes.
En Opciones principales para trabajar con Excel activar la casilla de

verificación Mostrar ficha Programador en la cita de opciones.
Clic en Aceptar.
Para crear Archivos de datos XML y esquemas XML a partir de datos

guardados en una hoja de cálculo se deben tener en cuenta los siguientes
pasos:
Descargar y activar el complemento de herramientas XML.
Convertir un rango de celdas en una tabla XML.
402
Diplomado en Excel
Exportar la tabla a un archivo XML.
Guardar el esquema XML en un archivo.
Descargar el complemento en esta dirección de Microsoft:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=72852247-
6AFD-425C-83B1-1F94E4AC2775&displaylang=en
Activar el Complemento XML
Clic en el botón de Office.
Clic en Opciones de Excel.
Seleccionar la categoría complementos.
En el cuadro Administrar hacer clic en Complementos de Excel y clic

en Ir.
En el cuadro de diálogo Complementos clic en Examinar, buscar el

archivo XmlTools.xla
Seleccionar el archivo y clic en Aceptar.
403
Activar la casilla de verificación del complemento XmlTools y clic en
Aceptar.
404
Diplomado en Excel
Se activa la ficha Complementos con un grupo Comandos de menú.
Convertir un rango de celdas en una tabla XML
Abrir el archivo que se quiere convertir en tabla XML.
Dar clic a la flecha del comando XML Tools que se encuentra en el grupo
Comandos del menú de la Ficha Complementos.
Clic en Convert a Range to an XML List….
Seleccionar el rango que se convertirá en tabla XML como posición

absoluta.
405
En el grupo Use first row as column names?, seleccionar No si la
primera fila contiene datos o Yes si la primera fila contiene los nombres
de los campos y dar clic al botón OK.
Excel crea un esquema XML y crea una tabla XML.
Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML
Clic en Exportar, que se encuentra en el grupo XML de la ficha

Programador.
En el cuadro nombre del archivo de la ventana Exportar XML escribir el

nombre del archivo y seleccionar su ubicación.
Clic en Exportar.
Guardar el esquema en un archivo de esquema XML (.xsd)
Seleccionar cualquier celda de una tabla de Excel asignada a XML.
Dar clic a la flecha del comando XML Tools que se encuentra en el grupo
Comandos del menú de la Ficha Complementos.
Clic a Create XSD files for the XML Schema at the active cell. Excel crea
un archive en el bloc de notas.
Guardar el archivo del bloc de notas dando el nombre y la extensión .xsd
Clic en Guardar.
406
Diplomado en Excel
CAPÍTULO 16
Buscar objetivo
Buscar objetivo, permite cambiar el valor de una celda donde exista

fórmula, indicando el valor exacto que el usuario quiere obtener; para ello
Excel modifica el valor de otra celda que dependa de la fórmula, se aplica
a perfiles financieros, comerciales, estadísticos entre otros.
El objetivo es incrementar las ventas de artículos de la hoja enero. Si se

quiere obtener una venta de $ 5.850.000 ¿cuántas memorias deben
venderse?
Solución:
Ubicarse en la celda H2.
Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la flecha

desplegable de análisis y si, seleccionar buscar objetivo.
407
En el cuadro de texto definir la celda escribir h2.
En el cuadro de texto con el valor escribir 5850000.
En el cuadro de texto para cambiar la celda escribir f2.
408
Diplomado en Excel
Escenarios
Los escenarios es una herramienta que cambia un conjunto de celdas

para ver cómo afecta el resultado de las fórmulas. Se pueden guardar
para reemplazar de forma temporal los valores y evaluar los diferentes
resultados.
Ejemplo:
El objetivo es presupuestar los totales de los artículos y manejar varios

presupuestos definiendo valores diferentes para ellos y guardándolos para
mostrar en cualquier momento los diferentes resultados.
Calcular a manera de presupuesto:
Empresa digital Services Empresa: orions bag
memorias DDR memorias DDR

1024 140.000 1024 150.000
memoria usb 1 80.000 memoria usb 1 100.000
GB GB
impresoras 190.000 impresoras 210.000
409
lexmark 210 lexmark 210
Seleccionar las celdas que corresponden a valor G2:G4 (suponiendo que

los precios de los artículos están en dichas celdas)
Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la flecha

desplegable de análisis y si, seleccionar administrador de escenarios.
Hacer clic en el botón Agregar.
En el cuadro de texto nombre del escenario colocar el primer nombre

de la empresa digital Services.
410
Diplomado en Excel
Aparecerán 3 cuadros de texto, colocar sobre cada cuadro de texto la

información correspondiente a la compañía digital Services.
Repetir los pasos 2 al 5 y hacerlo con la empresa orions bag
Hacer clic sobre el escenario digital Services y hacer clic sobre el botón
mostrar.
Observar la hoja de cálculo y sus cambios.
411
Agregar: Permite agregar nuevos escenarios a la hoja de cálculo.
Eliminar: Borra el escenario seleccionado sin opción de recuperar.
Modificar: Permite realizar cambios a los escenarios creados.
Combinar: Permite traer escenarios de otras hojas y compararlos.
Resumen: Permite el mostrar cada uno de los escenarios a manera de

información en una nueva hoja de cálculo ó como informe de una tabla
dinámica.
412
Diplomado en Excel
Solver
Es una herramienta que permite en una celda con fórmula buscar un

valor óptimo según un grupo de celdas relacionadas con la fórmula, de
esta forma se halla la mejor solución a un problema mediante
restricciones. Solver entonces ajusta las celdas cambiantes para dar el
resultado especificado en el valor objetivo, teniendo en cuenta todas sus
restricciones.
Así, Solver, permite hallar la mejor solución a un problema teniendo en

cuenta condiciones y restableciendo valores.
El complemento Solver, es un programa que está disponible cuando

instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para ser utilizado en Excel
primero se debe cargar.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
Habilitar solver
Hacer clic sobre el botón de Microsoft office y luego clic en el botón

opciones de Excel.
Hacer clic en Complementos, en el cuadro Administrar, seleccionar

Complementos de Excel.
Hacer clic en Ir.
En el cuadro Complementos disponibles, activar la casilla de

verificación Complemento Solver, a continuación, hacer clic en Aceptar.
Hacer clic sobre la ficha datos, botón análisis, solver.
413
414
Diplomado en Excel
Celda Objetivo: Especificar una celda con fórmula a la que se desee

calcular el mínimo valor, el máximo valor o un valor específico.
Valores de: Activar el botón de opción de acuerdo al objetivo, si se

desea calcular un valor específico, digitarlo en el cuadro de texto.
Cambiando las Celdas: Especificar las celdas que Microsoft Excel debe
calcular para lograr el valor objetivo. Estas celdas deben estar
415
relacionadas directa o indirectamente en la fórmula de la celda objetivo, y
deben ser celdas sin fórmulas.
Sujetas a las Siguientes restricciones: Muestra el listado de las

restricciones agregadas. Para agregarlas, dar clic en el botón Agregar y
especificar la restricción; si se desea cambiar una condición, se debe
seleccionar y dar clic en el botón cambiar, y de la misma manera,
seleccionar una restricción y dar clic en el botón eliminar, si se desea
quitar una restricción.
Agregar: En Referencia de la celda, definir la celda a la que se va a

aplicar la restricción, a continuación definir el operador de comparación,
<=, =, ó >= y especificar la restricción en el cuadro, ya sea una celda o
un valor.
Utilizar Solución de Solver: Al dar clic en Aceptar con ese botón de

opción activo, Solver modificará los valores en la hoja de cálculo sin
poder deshacerse.
Restaurar valores originales: Solver deja los valores iniciales en la

hoja de cálculo.
Guardar escenario: Los nuevos valores sugeridos por solver serán

guardados como escenario, de manera que puedan ser analizados mas
adelante.
416
Diplomado en Excel
Ejemplo: La compañía desea para el próximo semestre cumplir una meta

comercial, 600.000.000 millones, cuántos artículos se deben vender de
cada uno para cumplir esa meta.
Ubicarse en la celda h19.
Realizar una suma del campo total =SUMA(H2:H17).
Hacer clic sobre la ficha datos grupo análisis, solver.
Seleccionar el botón de opción valores de la celda objetivo y escribir a

600000000.
Hacer clic sobre el botón estimar.
Hacer clic sobre el botón resolver.
Hacer clic sobre el botón de opción utilizar solución de solver.
Hacer clic sobre la palabra respuestas.
417
Informes de solver
Existen tres tipos de informe, informe de respuesta, sensibilidad y límite.
Para el informe de respuesta, solver crea una nueva hoja mostrando

los valores originales y los valores con la solución tanto para celdas
cambiantes como para la celda objetivo. En el informe de Sensibilidad
solver muestra los nuevos valores de las celdas cambiantes. Informe de
límites muestra al usuario los valores nuevos de la celda cambiante y de
la celda objetivo, y además, muestra el valor del límite inferior y límite
superior de cada celda cambiante y cuál sería en tal caso, el valor
objetivo.
418

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TABLA DE CONTENIDO

Módulo 1 - Microsoft Excel

Módulo 3 - Gestión de la Información

Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee

La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir

Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar

Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma

Existe la posibilidad de insertar más funciones al grupo que se tienen

Utilizar el asistente para funciones

Si se desea aplicar la función utilizando el asistente para funciones se debe

Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles.

Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus

Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están

Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana

Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin

Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se seleccione

Escribir funciones directamente en la celda

SÍ sencillo: Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor

=SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)

Verdadero Condición Falso

Valor si Verdad > Mayor Valor si Falso

Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre

Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar

> Mayor que

Dato de comparación: Es el valor, cadena de caracteres o celda contra

Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar

Texto: Que debe ir encerrado entre comillas.

Tendrá un descuento del 3%, si la venta fue superior a 500000 de lo

La función escrita en Excel:

Uso de los operadores lógicos: y / o

Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las

Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo

Su Valor de Verdad depende del operador que se utilice, así:

Si con operadores lógicos

Con esta función se pueden evaluar hasta 30 condiciones unidas con un

La función si con el operador Y quedaría así:

=SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero,

La función si con el operador O quedaría así:

La función si con el operador NO quedaría así:

NO: Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la

=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Función condicional anidada o compuesta

Es posible anidar hasta siete funciones SI, como argumentos

Observar el siguiente ejemplo:

Se pide calcular el descuento según el siguiente criterio:

Si la forma de pago es de contado, y el Valor de Venta es mayor a

Se llama al asistente de funciones (fx) con la función SI. En la Prueba

En la primera prueba lógica de la función Y colocar I4 > 4500000

En la segunda prueba lógica de la función Y colocar J4=”contado”

En VALOR SI VERDADERO colocar i4*4%

PRODUCTO: Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve

SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condición

PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la

Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.

=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)

=SUMAR.SI(C2:C6;"Renault 9 Gts";F2:F6) 27.750.000

=PROMEDIO.SI(C2:C6;"Renault 9 Gts";F2:F6) 13.875.000

CONTAR.SI: Cuenta el número de celdas que cumplen una condición

Los parámetros de esta función son.

Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarán.

Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se contarán. Los

SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más

PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de acuerdo

Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.